1、采购管理办法及采购流程采购管理办法及采购流程陈红波陈红波20092009年年1 1月月内内 容容术术 语语职职 责责工作程序工作程序 采购流程图采购流程图首营企业和首营商品所需首营企业和首营商品所需资料资料药品质量保证协议药品质量保证协议术术 语语首营企业：首营企业：与公司首次发生供需关系的商品与公司首次发生供需关系的商品生产或经营企业。生产或经营企业。首营品种：首营品种：公司从生产型企业首次购进经营公司从生产型企业首次购进经营的商品，含新规格、新剂型、新包的商品，含新规格、新剂型、新包装等品种。装等品种。绿卡：绿卡：供货单位提供的全部资格认证资料经供货单位提供的全部资格认证资料经审核合格后，
2、公司向其发放的业务审核合格后，公司向其发放的业务往来单位资格证明。往来单位资格证明。术术 语语库存下限：库存下限：是指为了保证商品正常销售需求是指为了保证商品正常销售需求的最低库存量。的最低库存量。库存上限：库存上限：是为了避免商品库存积压而允许是为了避免商品库存积压而允许的最大库存量。的最大库存量。新品种：新品种：首营品种中除去属于现已在经销品首营品种中除去属于现已在经销品种更换包装或规格范围以外的其他种更换包装或规格范围以外的其他品种。品种。缺货品种：缺货品种：指我公司从未经营的品种或虽经指我公司从未经营的品种或虽经销但已脱销的品种。销但已脱销的品种。职职 责责采购员职责采购员职责1. 1
3、.根据公司库存和销售情况适时采购产品，根据公司库存和销售情况适时采购产品，以满足经营需求；以满足经营需求；2. 2.优化与拓宽采购渠道，引进有优势的新品优化与拓宽采购渠道，引进有优势的新品种，调整和优化库存产品结构，保证所购种，调整和优化库存产品结构，保证所购商品的有效销售，减少库存积压、加速资商品的有效销售，减少库存积压、加速资金周转。金周转。3. 3.负责采购计划的制订、入库商品单据审核负责采购计划的制订、入库商品单据审核与标价、购进商品退出、付款审核等相关与标价、购进商品退出、付款审核等相关工作。工作。职职 责责购进结算员购进结算员 负责供货单位的账务处理工作。负责供货单位的账务处理工作
4、。财务部财务部 配合采购部做好资金管理、返利催收等工配合采购部做好资金管理、返利催收等工作。作。质管部质管部 负责供货单位基本资料维护和商品基础资负责供货单位基本资料维护和商品基础资料维护，并配合采购部做好首营企业和首料维护，并配合采购部做好首营企业和首营品种的审核、药品入库验收工作。营品种的审核、药品入库验收工作。信息中心信息中心 保障系统中采购信息模块的正常运作。保障系统中采购信息模块的正常运作。工作程序工作程序- -流程图流程图1 .1 .对于销售人员反馈的缺货新品种及供应商业务员上门推对于销售人员反馈的缺货新品种及供应商业务员上门推销的新品种，采购员要予以记录，并开展新品引进的销的新品
5、种，采购员要予以记录，并开展新品引进的调研分析。调研分析。2 .2 .新品种的市场调研主要针对新品种的市场调研主要针对销售需求销售需求、销售利润销售利润、合作合作前景前景三个方面展开三个方面展开。（1 1）采购员要通过我公司同类品种的历史销售情况、新）采购员要通过我公司同类品种的历史销售情况、新品种在集团其他兄弟公司的销售情况、销售客户反馈品种在集团其他兄弟公司的销售情况、销售客户反馈该品种缺货的普遍性及需求大小来分析该新品种的销该品种缺货的普遍性及需求大小来分析该新品种的销售需求量。售需求量。（2 2）从兄弟公司、同行业、客户等多渠道了解商品的采）从兄弟公司、同行业、客户等多渠道了解商品的采
6、购价格、销售价格，对比该品种与同类品种的价格，购价格、销售价格，对比该品种与同类品种的价格，评估价格优势，分析利润空间大小。评估价格优势，分析利润空间大小。（3 3）分析供应商销售模式、销售政策，特别是对新品种）分析供应商销售模式、销售政策，特别是对新品种的终端投入程度，判断新品引进后销售实现的难易程的终端投入程度，判断新品引进后销售实现的难易程度。度。工作程序工作程序- -新品种调研新品种调研1. 1.采购员经过调研分析准备引进的新品种，采购采购员经过调研分析准备引进的新品种，采购员首先填写员首先填写首营品种采购申请表首营品种采购申请表交采购副交采购副总进行审核，确认是否可以采购。总进行审核
7、，确认是否可以采购。2. 2.经采购副总审核通过后，采购员联系供货单位经采购副总审核通过后，采购员联系供货单位业务员提交首营品种或首营企业的相关资料，业务员提交首营品种或首营企业的相关资料，由质管部按由质管部按GSPGSP的要求对供应商的资质及新品的要求对供应商的资质及新品种的合法性进行审核，审核通过后办理绿卡方种的合法性进行审核，审核通过后办理绿卡方可进行业务往来。可进行业务往来。工作程序工作程序- -新品种资质审核新品种资质审核1 .1 .确定采购品种确定采购品种（1 1）采购员每日按）采购员每日按A A类、类、B B类、类、C C类商品的优先顺序核查类商品的优先顺序核查责任范围内各商品的
8、库存量，对当前库存数量接近或责任范围内各商品的库存量，对当前库存数量接近或低于库存下限的商品要进行记录，考虑安排采购补货。低于库存下限的商品要进行记录，考虑安排采购补货。（2 2）采购员经调研确定可以引进且资质审核合格的新品）采购员经调研确定可以引进且资质审核合格的新品种，要纳入当期采购计划。种，要纳入当期采购计划。（3 3）对当前库存为）对当前库存为0 0，且尚未下达采购订单的商品列入当，且尚未下达采购订单的商品列入当期采购计划。期采购计划。（4 4）采购员在查询某一品种当前库存数量低于库存下限）采购员在查询某一品种当前库存数量低于库存下限时，应查询以下该供货单位相关品种的库存数量，对时，应
9、查询以下该供货单位相关品种的库存数量，对于接近库存下限的品种也要进行记录，考虑安排采购于接近库存下限的品种也要进行记录，考虑安排采购计划。计划。工作程序工作程序- -制订采购计划制订采购计划2. 2.确定采购数量确定采购数量（1 1）采购员确定采购数量时，应充分考虑商品近期销量、）采购员确定采购数量时，应充分考虑商品近期销量、现有库存可销售天数、商品采购周期（从下达采购订现有库存可销售天数、商品采购周期（从下达采购订单到商品采购入库的时间）、价格变动、付款要求等单到商品采购入库的时间）、价格变动、付款要求等因素。因素。（2 2）在排除了涨价备货、销售折扣等因素外，要尽量遵）在排除了涨价备货、销
10、售折扣等因素外，要尽量遵循以下原则保证满足销售需求，同时避免造成商品库循以下原则保证满足销售需求，同时避免造成商品库存积压：存积压： A A类商品少量多频次采购，类商品少量多频次采购，B B类商品适量采购，类商品适量采购，C C类商类商品大量少频次采购；（这里的少量、适量、大量根据品大量少频次采购；（这里的少量、适量、大量根据销售情况而定）销售情况而定） 2 2* *库存下限库存下限当前库存数量当前库存数量+ +采购数量采购数量库存上限。库存上限。（3 3）对于即将涨价的品种，采购员根据可获利润及资金）对于即将涨价的品种，采购员根据可获利润及资金情况确定采购量，一般根据前三个月的销量总量来制情
11、况确定采购量，一般根据前三个月的销量总量来制定采购计划，能够满足后三个月的销量来采购备货。定采购计划，能够满足后三个月的销量来采购备货。（4 4）对于新品种的采购要坚持少量拿货试销的原则。）对于新品种的采购要坚持少量拿货试销的原则。工作程序工作程序- -制订采购计划制订采购计划1. 1.采购员拟订当期采购计划后，与供应商业务员采购员拟订当期采购计划后，与供应商业务员通过面谈、电话、传真、邮件等多种方式联系，通过面谈、电话、传真、邮件等多种方式联系，沟通并确认采购品种、数量、价格、批号等主沟通并确认采购品种、数量、价格、批号等主要信息。要信息。2. 2.当商品涨价时或跌价时，采购员要向供货单位当
12、商品涨价时或跌价时，采购员要向供货单位争取更多价格政策，确保公司利益。采购员了争取更多价格政策，确保公司利益。采购员了解到同一产品的采购有更优的渠道时，要及时解到同一产品的采购有更优的渠道时，要及时与供货单位联系，争取降价、冲价，弥补公司与供货单位联系，争取降价、冲价，弥补公司损失。损失。3. 3.采购商品销售业绩不佳时，采购员要主动与供采购商品销售业绩不佳时，采购员要主动与供货单位联系，要求采取有效的促销手段，促进货单位联系，要求采取有效的促销手段，促进商品销售。商品销售。工作程序工作程序- -采购谈判采购谈判1. 1.签订质量保证协议签订质量保证协议（1 1）采购员每年年初都必须根据供货单
13、位企业性）采购员每年年初都必须根据供货单位企业性质，与非首营企业签订质，与非首营企业签订药品质量保证协议药品质量保证协议。（2 2）采购员与供货单位首次签订采购合同时，须）采购员与供货单位首次签订采购合同时，须根据对方企业性质，签订根据对方企业性质，签订药品质量保证协药品质量保证协议议。工作程序工作程序- -签订采购合同签订采购合同2. 2.签订采购合同签订采购合同（1 1）每笔采购业务都要求签订采购合同，并按合同审核）每笔采购业务都要求签订采购合同，并按合同审核权限递交相关领导审核。权限递交相关领导审核。（2 2）在签订合同时，要明确约定相关条款，主要包括数）在签订合同时，要明确约定相关条款
14、，主要包括数量、批号要求、价格、付款时间、付款方式、到货的量、批号要求、价格、付款时间、付款方式、到货的时间及违约责任等具体信息。时间及违约责任等具体信息。（3 3）采购员签订合同须严格按照）采购员签订合同须严格按照GSPGSP相关规定要求，详相关规定要求，详细填明包括质量要求在内的每项条款。细填明包括质量要求在内的每项条款。（4 4）对于重要品种或需先打预付款的合同，采购员须事）对于重要品种或需先打预付款的合同，采购员须事先向相关领导请示，同意后方可签订合同。先向相关领导请示，同意后方可签订合同。（5 5）合同签订后要交合同管理员进行格式审核并盖章存）合同签订后要交合同管理员进行格式审核并盖
15、章存档。双方的往来信件、传真、函电、票据、单证等，档。双方的往来信件、传真、函电、票据、单证等，均应作为合同的有效组成部分与合同一起存档备查。均应作为合同的有效组成部分与合同一起存档备查。工作程序工作程序- -签订采购合同签订采购合同1. 1.送货到广州分公司商品，采购员接到送货相关送货到广州分公司商品，采购员接到送货相关凭证（出库单、送货单或运单等）时，要标注凭证（出库单、送货单或运单等）时，要标注入库单位编号，核实品种、规格、数量、批号、入库单位编号，核实品种、规格、数量、批号、价格，无误后签名，请收货人员收货。对于首价格，无误后签名，请收货人员收货。对于首营品种与急销品种要在送货单据上特
16、别注明便营品种与急销品种要在送货单据上特别注明便于收货，于收货，2. 2.送货到中山公司商品，由中山收货组长根据送送货到中山公司商品，由中山收货组长根据送货单进行审核确认，对于不确定的商品，收货货单进行审核确认，对于不确定的商品，收货组长电话通知责任采购员对收货相关品种进行组长电话通知责任采购员对收货相关品种进行核实，确认无误后指导收货。核实，确认无误后指导收货。工作程序工作程序- -到货确认到货确认 收货组、验收组根据公司制度进行数量验收、质量验收，采购商品验收入库具体流程与要求见入库管理办法。工作程序工作程序- -验收入库验收入库1 1. .责任采购员每日根据时空系统中界面提取责任采购员每
17、日根据时空系统中界面提取药品采购入库通知单，对送货单位名称、药品采购入库通知单，对送货单位名称、单位编码、品种、收货数量、批号、规格等单位编码、品种、收货数量、批号、规格等进行审核，确认无误后按照采购价格进行标进行审核，确认无误后按照采购价格进行标价并存盘。价并存盘。2 2. .采购员标价后，经仓储部录入员根据送货单采购员标价后，经仓储部录入员根据送货单核对入库单位、数量和入库价格进行核对明核对入库单位、数量和入库价格进行核对明细，若有不一致的地方，采购员应向录入员细，若有不一致的地方，采购员应向录入员说明原因，确认无误后形成采购入库单；说明原因，确认无误后形成采购入库单；3 3. .购进商品
18、入库标价后，采购员须将产品到货购进商品入库标价后，采购员须将产品到货的信息通知销售部开票员，明确产品的销售的信息通知销售部开票员，明确产品的销售政策。政策。工作程序工作程序- -商品标价商品标价1 1. .仓储部录入员根据商品入库通知单白联仓储部录入员根据商品入库通知单白联提示，对入库的基本信息进行核对，在提示，对入库的基本信息进行核对，在“时时空空”系统中录入采购价格，并打印商品验系统中录入采购价格，并打印商品验收入库单。当日入库的商品均须当日完成收入库单。当日入库的商品均须当日完成价格确认。价格确认。2 2. .仓储部录入员要根据每日的入库单，整理当仓储部录入员要根据每日的入库单，整理当天
19、购进单据汇总表，并将汇总表与上述入库天购进单据汇总表，并将汇总表与上述入库单据一起交财务部做帐。单据一起交财务部做帐。工作程序工作程序- -入库上账入库上账采购员审核采购员审核（1 1）采购员对供货单位业务员提交税票等相关资料在）采购员对供货单位业务员提交税票等相关资料在时空系统中对照进行审核，确认结款的顺序、采购时空系统中对照进行审核，确认结款的顺序、采购数量和金额是否一致，无误后在税票上标明单位编数量和金额是否一致，无误后在税票上标明单位编码，并将税票编号登记在税票登记本上。码，并将税票编号登记在税票登记本上。（2 2）当时空系统显示资料不齐全的单位（资料专门的）当时空系统显示资料不齐全的
20、单位（资料专门的模块以模块以”Y”Y”或或”N”N”的形式表示），采购员要求供的形式表示），采购员要求供货业务员先到质管部审批，通过后在办理结算，否货业务员先到质管部审批，通过后在办理结算，否则不予办理。则不予办理。（3 3）采购员根据采购合同付款约定，结合目前公司财）采购员根据采购合同付款约定，结合目前公司财务资金周转状况、产品的销售业绩与供货单位业务务资金周转状况、产品的销售业绩与供货单位业务员协商付款方式、时间与金额。员协商付款方式、时间与金额。（4 4）采购员在办理付款前应查询前期的退货是否已处）采购员在办理付款前应查询前期的退货是否已处理完毕，是否有退补价或冲价等情况，处理完毕方理完
21、毕，是否有退补价或冲价等情况，处理完毕方可结款。可结款。（5 5）采购员在银行付款单或领款单上填写单）采购员在银行付款单或领款单上填写单位编码、入库时间、金额大小写、付款方式等，双位编码、入库时间、金额大小写、付款方式等，双方核对无误后签字。方核对无误后签字。工作程序工作程序- -采购结算采购结算购进结算员审核购进结算员审核（1 1）采购部购进结算员审核银行付款单或）采购部购进结算员审核银行付款单或领款单的供货方业务员和责任采购员是领款单的供货方业务员和责任采购员是否签字确认，审核付款明细、金额、单位等否签字确认，审核付款明细、金额、单位等要项是否正确，在时空系统中查询相关资料要项是否正确，在
22、时空系统中查询相关资料是否齐全，结款的顺序是否和时空系统中的是否齐全，结款的顺序是否和时空系统中的入库顺序一致，否则反馈给责任采购员并说入库顺序一致，否则反馈给责任采购员并说明原因。明原因。（2 2）购进结算员在审核时，注意检查前期是否）购进结算员在审核时，注意检查前期是否有退货、退补价、代垫运费、未支付返利等有退货、退补价、代垫运费、未支付返利等情况，并提醒采购员做相应的扣减。情况，并提醒采购员做相应的扣减。工作程序工作程序- -采购结算采购结算税票管理员审核税票管理员审核（1 1）税票管理员按照财务制度，收取税票并做）税票管理员按照财务制度，收取税票并做好税票帐目记录，对付款的相关单据（税
23、票、好税票帐目记录，对付款的相关单据（税票、付款单、领款单、现金收据、易货结算单、付款单、领款单、现金收据、易货结算单、抵款协议等）进行再次审核。抵款协议等）进行再次审核。（2 2）审核税票内容与实际结算内容是否相符，）审核税票内容与实际结算内容是否相符，对税票价格高于结算价格单位通知采购员做对税票价格高于结算价格单位通知采购员做采购退补价处理。采购退补价处理。工作程序工作程序- -采购结算采购结算领导审核领导审核（1 1）采购部部长根据与付款单位的合作情况，）采购部部长根据与付款单位的合作情况，对付款金额在对付款金额在2020万元以下付款单进行审核并万元以下付款单进行审核并签字。签字。（2
24、2）采购副总根据与付款单位的合作情况，结）采购副总根据与付款单位的合作情况，结合公司的实际情况，对付款金额在合公司的实际情况，对付款金额在2020万元以万元以上付款单进行审核并签字。上付款单进行审核并签字。（3 3）审核通过后购进结算员办理下账手续，财）审核通过后购进结算员办理下账手续，财务部按要求打款，采购结算的具体要求及流务部按要求打款，采购结算的具体要求及流程参见采购结算管理办法。程参见采购结算管理办法。工作程序工作程序- -采购结算采购结算1 1. .对采购回来的品种，采购部、对采购回来的品种，采购部、营销部营销部等相关等相关部门应在每周的业务会议中沟通采购成本、部门应在每周的业务会议
25、中沟通采购成本、销售状况、市场反馈等方面的信息，便于采销售状况、市场反馈等方面的信息，便于采购部及时采取措施调整品种结构，降低采购购部及时采取措施调整品种结构，降低采购成本。成本。2 2. . 对于新品种，责任采购员应每周关注其销量，对于新品种，责任采购员应每周关注其销量，并在引进并在引进3 3个月后通过评估决定是否继续经营。个月后通过评估决定是否继续经营。3 3. . 对于滞销品种，采购员与销售部共同分析其对于滞销品种，采购员与销售部共同分析其市场需求、销售状况、利润空间等因素后，市场需求、销售状况、利润空间等因素后，确定促销、清退等处理方式，避免库存积压。确定促销、清退等处理方式，避免库存
26、积压。工作程序工作程序- -采购品种评估采购品种评估1 1. .采购部根据集团业务总部应定期下发的各公司同采购部根据集团业务总部应定期下发的各公司同一品种的采购成本价进行对比、分析，比对时要一品种的采购成本价进行对比、分析，比对时要考虑冲补价、返利、地区差异等因素。考虑冲补价、返利、地区差异等因素。 2 2. .采购部每月对部门内各个采购员的采购价格进行采购部每月对部门内各个采购员的采购价格进行内部的比价，进行对比、分析，监督采购价格。内部的比价，进行对比、分析，监督采购价格。3 3. .采购部根据业务信息反馈了解公司采购价格以及采购部根据业务信息反馈了解公司采购价格以及太和医药网站上的价格进
27、行对比、分析相关价格太和医药网站上的价格进行对比、分析相关价格情况，来监督采购价格。情况，来监督采购价格。4 4. .对同一品种采购价格异常且无合理解释的，采购对同一品种采购价格异常且无合理解释的，采购部进行仔细核实，经查证采购异常的交法务监察部进行仔细核实，经查证采购异常的交法务监察部按员工奖惩制度进行处理。部按员工奖惩制度进行处理。工作程序工作程序- -采购价格监督采购价格监督首营企业和首营品种资料收集一览表首营企业和首营品种资料收集一览表首营企业首营企业首营品种首营品种1.首营企业审核表首营企业审核表1.首营品种审批表首营品种审批表2.生产（经营）企业营业执照复印件复印件生产（经营）企业
28、营业执照复印件复印件2.药品注册证书（国药准字批文）药品注册证书（国药准字批文）3.生产（经营）企业药品经营许可证复印件生产（经营）企业药品经营许可证复印件3.药品质量标准药品质量标准4.生产（经营）企业卫生许可证（保健食品、食品）生产（经营）企业卫生许可证（保健食品、食品） 4.药品物价公示表药品物价公示表5.生产（经营）企业税务登记证生产（经营）企业税务登记证5.药品识别条码证药品识别条码证6.生产（经营）企业机构代码证生产（经营）企业机构代码证6.OTC产品另附非处方药品审核登记证书产品另附非处方药品审核登记证书7.供货企业资质审核表（信誉调查表）供货企业资质审核表（信誉调查表）7.食品
29、药品监督局对药品包装、标签、说食品药品监督局对药品包装、标签、说明书的审批件明书的审批件8.质量保证协议质量保证协议8.商标注册证复印件商标注册证复印件9.生产（经营）企业销售人员法人委托书原件生产（经营）企业销售人员法人委托书原件9.近期报告书近期报告书10.生产（经营）企业销售人员身份证复印件、一生产（经营）企业销售人员身份证复印件、一寸彩照寸彩照10.大、中、小包装的包装数量、长、宽、大、中、小包装的包装数量、长、宽、高、重量和条码信息高、重量和条码信息11.供货企业销售人员营销证明复印件供货企业销售人员营销证明复印件11.进口药品应提供加盖单位质管部门或公进口药品应提供加盖单位质管部门或公章的口岸药检所进口药品检验报告书（通章的口岸药检所进口药品检验报告书（通关单）及进口药品注册整关单）及进口药品注册整12.GMP/GSP证书证书说明：以上供货企业所提供的企业证明文件和产品证明文件均需为有效文件，均需加盖企业原说明：以上供货企业所提供的企业证明文件和产品证明文件均需为有效文件，均需加盖企业原印章。印章。药品质量保证协议药品质量保证协议.doc.doc祝大家：祝大家：学有所成，学有所成，业有所就！业有所就！
