1、第九章第九章 元数据与电子文件管理元数据与电子文件管理 第一节第一节 元数据的概念元数据的概念一、元数据在档案管理中的应用一、元数据在档案管理中的应用 在档案管理领域中，元数据其实早已使用多年。传统在档案管理领域中，元数据其实早已使用多年。传统的文件处理过程中，档案工作者通过制作索引、文件清单的文件处理过程中，档案工作者通过制作索引、文件清单和其他辅助工具又创建了新的元数据信息，用来帮助用户和其他辅助工具又创建了新的元数据信息，用来帮助用户快速找到并理解他们要查找的文件，即使文件此时已经被快速找到并理解他们要查找的文件，即使文件此时已经被转移到产生地以外的处所，也依然不会因此而迷失方向。转移到
2、产生地以外的处所，也依然不会因此而迷失方向。 在电子文件领域，元数据在文件管理中占据了更加重在电子文件领域，元数据在文件管理中占据了更加重要的地位。对于电子文件工作者来说，元数据会成为他们要的地位。对于电子文件工作者来说，元数据会成为他们管理电子文件内容、背景和结构的重要工具。管理电子文件内容、背景和结构的重要工具。 第一节第一节 元数据的概念元数据的概念二、元数据的内涵二、元数据的内涵1.第一阶段第一阶段引入元数据定义阶段引入元数据定义阶段2.第二阶段第二阶段著录元数据阶段著录元数据阶段 3.第三阶段第三阶段电子文件管理元数据电子文件管理元数据 第一节第一节 元数据的概念元数据的概念三、元数
3、据与著录信息的异同三、元数据与著录信息的异同（一）元数据与著录信息的区别（一）元数据与著录信息的区别l目的不同目的不同 l方式不同方式不同 l环境不同环境不同 l过程不同过程不同 l手段不同手段不同 第一节第一节 元数据的概念元数据的概念（二）元数据与著录信息的联系（二）元数据与著录信息的联系l元数据与传统著录信息的联系体现在其个体的共同性元数据与传统著录信息的联系体现在其个体的共同性上，如反映文件内容的题名、反映责任对象的责任者、上，如反映文件内容的题名、反映责任对象的责任者、反映文件生成时间的日期等，这些个体在元数据中有反映文件生成时间的日期等，这些个体在元数据中有它们，在传统的著录信息中
4、也有它们。它们，在传统的著录信息中也有它们。l尽管元数据在以上这些方面存在区别，但是以上这些尽管元数据在以上这些方面存在区别，但是以上这些方面并没有穷尽它们的所有性质，除以上这些性质之方面并没有穷尽它们的所有性质，除以上这些性质之外，在某些性质上两者又具共通性；所以，研究元数外，在某些性质上两者又具共通性；所以，研究元数据又不能不注意到传统档案著录信息，寻求它们之间据又不能不注意到传统档案著录信息，寻求它们之间的共性，以实现对传统档案与电子文件在计算机系统的共性，以实现对传统档案与电子文件在计算机系统中的集成管理。中的集成管理。 第二节第二节 元数据的类型与特性元数据的类型与特性一、元数据的类
5、型一、元数据的类型 按元数据的实际功能划分，元数据分为按元数据的实际功能划分，元数据分为:l管理型元数据管理型元数据l描述型元数据描述型元数据l维护型元数据维护型元数据l技术型元数据技术型元数据l利用型元数据利用型元数据l其他其他 第二节第二节 元数据的类型与特性元数据的类型与特性二、元数据的特性二、元数据的特性（一）元数据的（一）元数据的还原性还原性（二）元数据的（二）元数据的结构性结构性（三）元数据的（三）元数据的跟踪性跟踪性（四）元数据的（四）元数据的系统性系统性第二节第二节 元数据的类型与特性元数据的类型与特性三、元数据的作用三、元数据的作用（一）提供了对电子文件的全面描述（一）提供了
6、对电子文件的全面描述（二）保障电子文件的真实性（二）保障电子文件的真实性（三）保护电子文件的完整性（三）保护电子文件的完整性（四）保证电子文件的可读性（四）保证电子文件的可读性（五）支持电子文件信息的组织和查询（五）支持电子文件信息的组织和查询（六）支持电子文件的全程控制（六）支持电子文件的全程控制（七）支持电子文件管理流程的集成与优化（七）支持电子文件管理流程的集成与优化第三节第三节 元数据的设计与实施元数据的设计与实施一、元数据的设计一、元数据的设计（一）（一）确定元数据元素确定元数据元素（二）明确元数据与文件之间的关系（二）明确元数据与文件之间的关系（三）明确相关元数据之间的联系方式（三
7、）明确相关元数据之间的联系方式（四）（四）确定元数据的格式确定元数据的格式第三节第三节 元数据的设计与实施元数据的设计与实施二、元数据的实施二、元数据的实施（一）元数据实施的基本原理（一）元数据实施的基本原理 元数据实施的基本原理是反映系统理论元数据实施的基本原理是反映系统理论的质点原理。即电子文件的凭证价值，取决于的质点原理。即电子文件的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份电子文件的元元数据的整体性，如果对于某份电子文件的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份电子数据整体中某一项元数据缺失，那么该份电子文件的凭证价值也就丧失。文件的凭证价值也就丧失。 第三节第三节 元数据的设计与实施
8、元数据的设计与实施（二）元数据实施的基本方式（二）元数据实施的基本方式1.一体式一体式2.分体式分体式3.混合式混合式第四节第四节 元数据元素集元数据元素集一、元数据元素集的内涵一、元数据元素集的内涵 元数据是电子文件管理的重要工具，标准化是元数据是电子文件管理的重要工具，标准化是提高电子文件管理质量的重要策略。从已经出台的元提高电子文件管理质量的重要策略。从已经出台的元数据标准来看，其主要内容是元数据元素集数据标准来看，其主要内容是元数据元素集（Metadata Element Set），元数据元素集是指需要），元数据元素集是指需要捕获的所有元数据元素的集合，简称元数据集。这些捕获的所有元数
9、据元素的集合，简称元数据集。这些元数据标准对元数据集中各元素的名称、作用、使用元数据标准对元数据集中各元素的名称、作用、使用条件、相互关系、编码体系等作出较为详尽的规定。条件、相互关系、编码体系等作出较为详尽的规定。 第四节第四节 元数据元素集元数据元素集二、标准元数据集的特点二、标准元数据集的特点（一）纳入电子文件管理系统（一）纳入电子文件管理系统（二）可选择性（二）可选择性（三）可扩展性（三）可扩展性（四）兼容性（四）兼容性第四节第四节 元数据元素集元数据元素集三、元数据元素的类型三、元数据元素的类型（一）（一）国际标准国际标准档案著录规则（总则）档案著录规则（总则）（二）（二）档案著录规
10、则档案著录规则（DA/T18DA/T1819991999）（三）美国匹兹堡大学项目（三）美国匹兹堡大学项目（四）（四）SPIRTSPIRT项目项目（五）（五）政府电子文件元数据集政府电子文件元数据集 第五节第五节 基于元数据的电子文件管理基于元数据的电子文件管理一、元数据在电子文件管理系统设计阶段一、元数据在电子文件管理系统设计阶段二、元数据在电子文件形成阶段二、元数据在电子文件形成阶段三、元数据在电子文件运行阶段三、元数据在电子文件运行阶段四、元数据在电子文件的维护阶段四、元数据在电子文件的维护阶段五、元数据应用于电子文件管理的意义五、元数据应用于电子文件管理的意义本章结束第三节第三节 元数
11、据的设计与实施元数据的设计与实施（一）确定元数据元素（一）确定元数据元素1.1.名称和标识名称和标识2.2.定义定义 3.3.类型类型 4.4.编码体系编码体系 5.5.著录时间著录时间 6.6.著录方式著录方式 返回第三节第三节 元数据的设计与实施元数据的设计与实施（四）确定元数据的格式（四）确定元数据的格式1.MARC格式格式 2.关系型数据库格式关系型数据库格式 3.XML格式格式 4.HTML格式格式 5.文本格式文本格式 返回第四节第四节 元数据元素集元数据元素集（五）政府电子文件元数据集（五）政府电子文件元数据集1.1.标识类标识类2.2.内容类内容类 3.3.结构类结构类 4.4
12、.背景类背景类 5.5.期限和条件类期限和条件类 6.6.管理类管理类 返回第四节第四节 元数据元素集元数据元素集1.标识类标识类l编号编号 l名称名称返回第四节第四节 元数据元素集元数据元素集2.2.内容类内容类l题名题名 l主题主题 l说明说明 l语种语种 返回第四节第四节 元数据元素集元数据元素集3.结构类结构类 l著录层次著录层次l稿本稿本l版本版本l文种文种l模板模板l附件附件l载体载体l媒体类型媒体类型l数据格式数据格式l存储位置存储位置l系统环境系统环境l密码密码l数字签名数字签名 返回第四节第四节 元数据元素集元数据元素集4.背景类背景类 l形成者形成者l日期日期l保存史保存史
13、l关联关联l法律依据法律依据 返回第四节第四节 元数据元素集元数据元素集5.期限和条件类期限和条件类 l紧急程度紧急程度l秘密程度秘密程度l重要程度重要程度l利用条件利用条件返回第四节第四节 元数据元素集元数据元素集6.管理类管理类l记录号记录号l元数据管理者元数据管理者l记录格式记录格式l附注附注 返回第五节第五节 基于元数据的电子文件管理基于元数据的电子文件管理四、元数据在电子文件的维护阶段四、元数据在电子文件的维护阶段（一）在电子文件的鉴定与归档环节（一）在电子文件的鉴定与归档环节（二）在电子文件的整序与保护环节（二）在电子文件的整序与保护环节（三）在电子文件的检索和利用环节（三）在电子
14、文件的检索和利用环节（四）脱机电子文件的管理（四）脱机电子文件的管理 返回第五节第五节 基于元数据的电子文件管理基于元数据的电子文件管理五、元数据应用于电子文件管理的意义五、元数据应用于电子文件管理的意义l元数据应用于电子文件管理能够解决电子文件管理中的元数据应用于电子文件管理能够解决电子文件管理中的三大难题：即电子文件的长期可用、电子文件的真实性三大难题：即电子文件的长期可用、电子文件的真实性和电子文件的完整性。和电子文件的完整性。l元数据应用于电子文件管理能够改善现有的电子文件管元数据应用于电子文件管理能够改善现有的电子文件管理模式和方法。理模式和方法。 l利用元数据管理大大降低了电子文件管理的风险。利用元数据管理大大降低了电子文件管理的风险。 l元数据的引入将大大改进电子文件的检索和利用效率。元数据的引入将大大改进电子文件的检索和利用效率。 l元数据为分布式档案信息的组织提供了整合工具和纽带，元数据为分布式档案信息的组织提供了整合工具和纽带，为实现电子文件的分布式管理创造了条件。为实现电子文件的分布式管理创造了条件。 l元数据能够支持电子文件信息资源的开发。元数据能够支持电子文件信息资源的开发。 返回
