1、摘要摘要l会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段，会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。现将会前筹备、会中服务、会后总结“三部曲”细化量化为20个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。 1.拟订会议方案拟订会议方案 l会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食参会范围、日程安排、文件材料目录
2、、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、会议工作机构组成及职责分工宿行安排、安全保卫、会议工作机构组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人（各工作组组长、副组长）召开协调会，对各项任人（各工作组组长、副组长）召开协调会，对各项任务进行分解，明确工作要求及完成时限。务进行分解，明确工作要求及完成时限。 2准备会议材料准备会议材料 l在拟召开会议前，要充分
3、准备相关材料，包括在拟召开会议前，要充分准备相关材料，包括领导讲话稿、情况通报文件、表彰决定、交流领导讲话稿、情况通报文件、表彰决定、交流材料、目标责任书、主持词、致辞、欢迎辞等材料、目标责任书、主持词、致辞、欢迎辞等（根据不同会议拟定会议材料）。县级部门以（根据不同会议拟定会议材料）。县级部门以县委、县政府名誉（或邀请县级领导出席讲话）县委、县政府名誉（或邀请县级领导出席讲话）召开的会议，要将相关材料一般至少提前一周召开的会议，要将相关材料一般至少提前一周报县委办、县政府办审定，并报县级分管领导报县委办、县政府办审定，并报县级分管领导审核后方可印制。审核后方可印制。 3起草、审核、下发会议通
4、知起草、审核、下发会议通知 l会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到及会议时间和地点、参会范单位、主要内容、报到及会议时间和地点、参会范围、主持人、会议议程、有关事项等。会议通知一围、主持人、会议议程、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，然后报有关部门
5、和般由会议的承办单位负责起草，然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作，关键在于落实会签领导审核签批。做好这项工作，关键在于落实会签制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。把关，又要迅速及时。起草、审核、下发会议通知起草、审核、下发会议通知 l下发会议通知要把握好两点：一是及时，使参下发会议通知要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意语言的使用，避免出现通知时，要注
6、意语言的使用，避免出现“明明天天”、“后天后天”等字眼，必要时说明等字眼，必要时说明“星期星期几几”，防止产生歧义。下发会议通知前，根据，防止产生歧义。下发会议通知前，根据会议规格、规模，先预订会议室，确定出席会会议规格、规模，先预订会议室，确定出席会议领导及主持人。召开会议前，要将有关会议议领导及主持人。召开会议前，要将有关会议材料提前送给出席会议的领导，会议开始半小材料提前送给出席会议的领导，会议开始半小时前，要以电话或短信方式提醒领导。时前，要以电话或短信方式提醒领导。4落实参会人员落实参会人员 l按照会议通知要求的时间，对与会人员按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记。原
7、则上，要求主逐一落实并做好登记。原则上，要求主要领导参会的，不得安排其他领导或工要领导参会的，不得安排其他领导或工作人员参会，因事因病不能会的，要向作人员参会，因事因病不能会的，要向组织会议的单位或相关领导请假，并在组织会议的单位或相关领导请假，并在参会人员名单后备注请假事由。参会人参会人员名单后备注请假事由。参会人员落实后，并及时向有关领导报告。员落实后，并及时向有关领导报告。 5编印会议须知编印会议须知 l与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大
8、型会议要制订会议须知或会议指南，须知要有目录、大型会议要制订会议须知或会议指南，须知要有目录、温馨提示（天气预报）、会议服务联系人及电话（会温馨提示（天气预报）、会议服务联系人及电话（会议现场服务、后勤服务、医疗服务、安保服务等）、议现场服务、后勤服务、医疗服务、安保服务等）、就餐时间及地点、日程安排（会议议程）、参会人员就餐时间及地点、日程安排（会议议程）、参会人员（姓名、单位、职务、酒店、房号）、分组讨论名单（姓名、单位、职务、酒店、房号）、分组讨论名单及地点、注意事项等，会议安排实地考察议程的，要及地点、注意事项等，会议安排实地考察议程的，要有乘车安排表（车号，乘坐人员名单，跟车讲解服务
9、有乘车安排表（车号，乘坐人员名单，跟车讲解服务员）。须知编排要求准确、周密、合理、简洁。员）。须知编排要求准确、周密、合理、简洁。 6制作会议证件制作会议证件 l有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。全的原则设计制作。 7会场布置会场布置 l会场布置是会议准备工作的重要会场布置是会议准备工作的重要一个环节。要根据会议性质、会一个环节。要根据会议性质、会议规模等情况定会场类型。会
10、议议规模等情况定会场类型。会议大致可以分为四种类型：大致可以分为四种类型： 工作动员部署类会议l这类会议都设有主席台，如：创建国家卫生县这类会议都设有主席台，如：创建国家卫生县城动员会，元阳县教育工作会议，这种类型主城动员会，元阳县教育工作会议，这种类型主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。出入席等方面综合考虑。工作动员部署类会议工作动员部署类会议 l这种会议要突出主要领
11、导，如出席领导人数是单数时，先把主要这种会议要突出主要领导，如出席领导人数是单数时，先把主要领导定中摆放，然后根据职务大小或机构排序按左右、左右的顺领导定中摆放，然后根据职务大小或机构排序按左右、左右的顺序摆放（县委、人大、政府、政协），如出席领导数是双数时，序摆放（县委、人大、政府、政协），如出席领导数是双数时，先把先把1、2号领导定中，号领导定中，1号在左，号在左，2号在右，之后按左右、左右号在右，之后按左右、左右的顺序罢放。还一种情况大家都很难把握，比如：以创建国家卫的顺序罢放。还一种情况大家都很难把握，比如：以创建国家卫生县城动员大会，出席会议的有副州长、州政府副秘长、州卫计生县城动员
12、大会，出席会议的有副州长、州政府副秘长、州卫计委主任、县委书记、人大主任等。按一般情况来说，除副州长外，委主任、县委书记、人大主任等。按一般情况来说，除副州长外，副秘书长、卫计委主任都在摆上县委书记的前面，但这次是的顺副秘书长、卫计委主任都在摆上县委书记的前面，但这次是的顺序是副州长、县委书记、副秘书长、卫计委主任，因为这是县级序是副州长、县委书记、副秘书长、卫计委主任，因为这是县级召开的动员会，除副州长外，就要突出县委书记。所以，摆放座召开的动员会，除副州长外，就要突出县委书记。所以，摆放座签也要灵活掌握。如果有发言、签责任书、表彰等议程，要提高签也要灵活掌握。如果有发言、签责任书、表彰等议
13、程，要提高准备好发言席、责任书的桌子、责任书、笔、奖牌、证书等相关准备好发言席、责任书的桌子、责任书、笔、奖牌、证书等相关工作。工作。工作汇报类会议工作汇报类会议 l比如：元阳县上半年重点工作督查考核情况汇比如：元阳县上半年重点工作督查考核情况汇报暨反馈会。这种会议不设主席台，而是要布报暨反馈会。这种会议不设主席台，而是要布置成方型，上级领导坐在靠主席台一方，县级置成方型，上级领导坐在靠主席台一方，县级领导及部门领导正对坐。这种类型会场要根据领导及部门领导正对坐。这种类型会场要根据参会人员的多少来调节会场松紧程度，主要以参会人员的多少来调节会场松紧程度，主要以领导出入方便、环境舒适、整体协调美
14、观为原领导出入方便、环境舒适、整体协调美观为原则。参会人数较少的（则。参会人数较少的（40人以下），以可以人以下），以可以安排在元阳会务中心多功能会议室，也就是圆安排在元阳会务中心多功能会议室，也就是圆桌型。如图。桌型。如图。 座谈类会议座谈类会议 l比如：元阳县教育工作座谈会，这种与汇报类比如：元阳县教育工作座谈会，这种与汇报类的会场类型差不多，只是参会的人员不同。如的会场类型差不多，只是参会的人员不同。如果会前安排固定发言人，但没有设发言席时，果会前安排固定发言人，但没有设发言席时，指定发言人要安排在围桌范围内，以便发言。指定发言人要安排在围桌范围内，以便发言。 评审类会议评审类会议 l元
15、阳县城市总体规划方案审查会、元阳县传统村落改元阳县城市总体规划方案审查会、元阳县传统村落改造设计方案审查会等等。这类会议都会邀请一些专家造设计方案审查会等等。这类会议都会邀请一些专家来审查，所以会场布置突出领导、汇报方、有关专家来审查，所以会场布置突出领导、汇报方、有关专家及涉及紧密的部门、乡镇。这类会议一般都采用及涉及紧密的部门、乡镇。这类会议一般都采用PPT汇报，所以座位安排要便于观看汇报，所以座位安排要便于观看PPT。会前，要通知。会前，要通知汇报方提前汇报方提前30分钟调试好分钟调试好PPT，确保万无一失。，确保万无一失。 除以上几种类型外，工作中还有遇到其他类型除以上几种类型外，工作
16、中还有遇到其他类型（视频会议、开工仪式、启动仪式等），在不违背大（视频会议、开工仪式、启动仪式等），在不违背大的原则前提下，可根据实际情况灵活掌握布置。的原则前提下，可根据实际情况灵活掌握布置。 8制作会标制作会标 l会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议，还需要悬挂党徽、国徽等法定徽章。如党代会、人代会、政协会等。除特殊会议外，会场有投影仪或LED电子显示屏的，就不用布标，降低会议成本。 9检查会议室卫生、桌椅、音响、灯光、检查会议室卫生、桌椅、音响、灯光、空调空调 l根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落根据会议议程安
17、排话筒的数量和摆放位置，并严格落实实“三检查三检查”：布置会场时检查，会前半小时检查，：布置会场时检查，会前半小时检查，会前十分钟检查。某些法定会议播放会前十分钟检查。某些法定会议播放国歌国歌、国国际歌际歌或播放专题片，要提前进行演练并做好备份，或播放专题片，要提前进行演练并做好备份，并指定专人负责播放，确保万无一失。检查会场内是并指定专人负责播放，确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前进行更换，检查空调否有灯泡损坏，如有损坏，提前进行更换，检查空调是否好，会前要提前打开空调，并调试到舒适温度是否好，会前要提前打开空调，并调试到舒适温度（26度左右），有投影演示时需及时调节灯光
18、，拉起度左右），有投影演示时需及时调节灯光，拉起窗帘。窗帘。 10编制座区图，摆放座签编制座区图，摆放座签 l大型或特别重要的会议，合理安排与会人员的大型或特别重要的会议，合理安排与会人员的会场座次，编制座区图。座区图和坐签要反复会场座次，编制座区图。座区图和坐签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现单位或进行核对，防止遗漏、重复，防止出现单位或姓名错误的现象。姓名错误的现象。 11组织调度会议用车组织调度会议用车 l大型会议活动或安排现场参观考察内容的，需要借用大型会议活动或安排现场参观考察内容的，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的调度，车辆较多或租用车辆。要安排专人负责车辆的调度，
19、车辆较多时要编排分组乘车，对车辆进行编号，并安排时要编排分组乘车，对车辆进行编号，并安排1名随名随车工作人员，负责引导坐车、清点人数、讲解、发放车工作人员，负责引导坐车、清点人数、讲解、发放矿泉水、草帽等服务工作。租用车辆要选择信誉好、矿泉水、草帽等服务工作。租用车辆要选择信誉好、车况好、车辆干净卫生的公司及车辆，并办理好相关车况好、车辆干净卫生的公司及车辆，并办理好相关手续。同时，提前对行车路线进行模拟试车，掌握行手续。同时，提前对行车路线进行模拟试车，掌握行车速度及到达每个点的时间，并对演练中发现问题及车速度及到达每个点的时间，并对演练中发现问题及时整改，优化方案。时整改，优化方案。 12
20、安排新闻报道安排新闻报道 l需要新闻报道的会议，要提前通知有关新闻单位，并落实记者名单。 13安排会场警卫和交通疏导安排会场警卫和交通疏导 l通知相关部门做好会场警卫及交通疏导工作，通知相关部门做好会场警卫及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近、与会人员驻地到会场的道路进行交通疏导。近、与会人员驻地到会场的道路进行交通疏导。重要会议要安排安保人员对会场进行保卫。重要会议要安排安保人员对会场进行保卫。 14电力保障电力保障 l会前与供电部门沟通联系，安排保电
21、任务，同会前与供电部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。重要会议过程时安排会议场所进行内部检修。重要会议过程中，供电公司要安排专人值班，以便应对突发中，供电公司要安排专人值班，以便应对突发情况。非常重要的会议，要有应急预案，确保情况。非常重要的会议，要有应急预案，确保会场用电正常。会场用电正常。 15组织会议报到l会议报到是与会人员身份再确认的过程，是与会议报到是与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住宿手会人员领取会议证件、文件材料、办理住宿手续的必要环节。通过报到能及时使与会人员了续的必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排，掌握会议动态
22、，同时也能使会议解会议安排，掌握会议动态，同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。要求热情周到、迅速准确、有条不紊。 16分发会议材料分发会议材料 l会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。要做到与会人员桌上。要做到“三不三不”：即不错一字；：即不错一字；不漏一份；不掉一人。对摆放在主席台上的材不漏一份；不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差料
23、，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差错。错。 17与音响师对接 l准备一套会议材料，包括会议的主持词提交给音响师，以方便其把握议程安排与音响的调配。 18会场服务会场服务 l会议开始前会议开始前30分钟，在场外安排人员进行签到，并核分钟，在场外安排人员进行签到，并核对到会情况。会议中，指定一名工作人员（一般是办对到会情况。会议中，指定一名工作人员（一般是办公室主任、副主任）负责协调会场内部的相关工作及公室主任、副主任）负责协调会场内部的相关工作及外部的联系工作。提醒工作人员定时供应茶水，巡回外部的联系工作。提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温等情况，关注会场外检查会场内
24、的音响、灯光、室温等情况，关注会场外围的噪音，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向围的噪音，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度地减少对会议的影响，如可采取递纸条的方式。同度地减少对会议的影响，如可采取递纸条的方式。同时，会前要指定专人负责会议记录、录音、照像和移时，会前要指定专人负责会议记录、录音、照像和移动话筒等工作。（移动话筒时要先关闭开关再移动，动话筒等工作。（移动话筒时要先关闭开关再移动，然后再开，如有领导讲话未开话筒开关时，要迅速上然后再开，如有领导讲话未开话筒开关时，要迅速上前帮其打开）
25、前帮其打开） 19维护会场秩序维护会场秩序 l会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温不火。会议开始后安排专人到会场清点人数，不火。会议开始后安排专人到会场清点人数，对迟到、缺席者进行登记。会议时间到但未到对迟到、缺席者进行登记。会议时间到
26、但未到会场的参会人员，要安排人员打电话催促。会场的参会人员，要安排人员打电话催促。 20会议资料总结归档会议资料总结归档 l会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。有些会议要求出会议纪要，会议纪要查回收。有些会议要求出会议纪要，会议纪要成文时间一般超过一天。成文时间一般超过一天。
