1、 广东电网公司清远供电局2013.06.022013.06.02 施工单位施工单位 第1页，共37页。目目 录录一、文件材料收集一、文件材料收集二、照片收集二、照片收集三、文件材料整理组卷三、文件材料整理组卷 四、照片整理四、照片整理 五、档案中间检查五、档案中间检查六、项目文件的移交归档六、项目文件的移交归档第2页，共37页。一、文件材料收集一、文件材料收集：1、工程开工时，也就是工程档案资料编制的起步时刻，应征求监理工程师及建设单位对工程竣工资料的填写、收集、整理、装订要求和竣工图纸编制要求等。2、制作“档案收集盒”，参照电网公司基建项目档案作业指引手册（以下简称“手册”）附录1基建项目文
2、件归档范围、分类、保管期限参照表中的案卷题名和分类号，标示在文件盒上即可形成“档案收集盒”。3、根据收集范围，鉴定文件材料是否需收集归档，并在确认后同时把文件材料放入所形成的“档案收集盒”内。4、收集的内容：反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件（包括各种载体文件、图表及照片、录像带、录音带、光盘等），应收集齐全，归入建设项目档案，参见手册附录1基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表。第3页，共37页。5、文件的质量要求1）归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件,红头文件业主、抄送单位除外。施工单位移交给建设单位的文件除批量生产的原材料质量证明单可用复印件外（在
3、此复印件上应加盖经销商红章），其余施工文件均应移交原件。2）归档文件材料幅面要求采用A4纸(297210mm)尺寸。施工记录表格应符合电力行业标准。3）文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，如碳素墨水、蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档。（开工前必须对相关人员明确要求）第4页，共37页。4）项目文件应字迹清楚、字体端正，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。签名必须手签。5）打印施工检查及评级记录、施工方案等资料时，应留出左（竖向）或顶（横向）边距2.53cm，以备装订。6）项目文件具体收集范围参照手册中附录1基建项目文件归档范围、分类、
4、保管期限参照表。提示：提示：案卷复印件须在备考表中备注清楚原件的去向，备考表签名确认须为全部手签。第5页，共37页。二、照片收集二、照片收集 1）所有新建及大型扩建工程参建单位必须移交照片档案。2）归档的照片，必须主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁、准确、系统、说明齐全。3）归档的照片，必须是原版、原件，光盘数据与照片的影像相符。4）数据光盘中的每张照片名称与照片档案中的照片号应一致，另必须填写属性：标题项目名称、主题事由、作者摄影单位。5）照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值，尤其是具有历史意义的照片，工程照片收集的主要内容如下：第6页，共37页。a）开工仪式，反映举行开
5、工典礼活动过程。b）重要现场会议，重要领导人到现场指导工作。c）图纸会审。d）技术交底。e）工程协调会议，应突出会议主题。f）文明施工。项目部办公室、宿舍布置，五牌一图、宣传标志设置，加工场、材料堆放等。g）站班会，或现场质量、安全、技术学习、考试等。h）安全检查，能反映检查过程的情况，重点工程要有两次以上录像资料。第7页，共37页。i）质量验收与竣工投产。j）特殊技术，对新技术、新工艺进行的试验、评审与使用；施工中采用的特殊措施。k)工程全貌，工程的原貌和全貌，能反映出特殊施工环境、地质、地貌、重要跨越、施工难点等。l）技术交流、质量回访等重要活动。m）基础施工，隐蔽工程及中间验收，包括复测
6、、围塘、土石方、钢筋制作、浇制和拆摸成品、接地、大型挡土墙等。n）立塔施工及中间验收，能反映不同塔型的组立，大越跨等高塔组立施工必须能反映两次以上不同立塔阶段。第8页，共37页。o）架线施工及隐蔽工程，包括牵力场、张力场、重要跨越情况及施工过程。p）附件安装，包括跳线、紧线、附件安装，重点突出施工工艺。q)竣工验收，竣工后线路总体概况。注：注：由于照片都是施工过程的记录，所以在工程开工前应把规范要求向相关施工人员明确。第9页，共37页。三、文件材料整理组卷三、文件材料整理组卷 1.对项目文件材料进行分类组卷对项目文件材料进行分类组卷 1）立卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的自然形成规律，保持
7、卷内文件材料的有机联系；分类科学，组卷合理。2）具体分类参照手册中附录1基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表来分类组卷。3）竣工图厚度如超过6cm时，可分开若干卷，每卷分别编档号，案卷题名在原来的题名后加上（共几卷，第几卷），并在备考表说明原图的序号。第10页，共37页。2.对卷内文件进行排列对卷内文件进行排列 1）文字材料按时间、专业顺序排列参见手册中附录1基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表。2）竣工图按专业、图号顺序排列。3）同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。4）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，
8、图纸排后；有译文的外文资料，译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；打印件在前，定（底）稿在后；复文在前，来文在后。第11页，共37页。3.对卷内文件进行编页对卷内文件进行编页（1）文件材料文件材料 1）装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。每卷单独编号，页号由“1”开始，用打码机逐张标注，采用黑色油墨。2)印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，如整本材料的编号保持连贯性，不必重新编写页码；如整本材料的编号不能保持连贯性，则需重新编写页码，不装订的案卷，每件都需盖档号章。3）编页的原则：均以有效书写内容的页面编写页号，
9、空白页不编页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。4）档号章应盖在每件文件首页右上角，“档号章”样式见附录2。第12页，共37页。（2）竣工图竣工图1）竣工图的编页方法：竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，但每件需盖档号章。原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。2）竣工图须逐张加盖设计单位出图专用章、竣工图章，并经施工、监理单位审核盖章的竣工图章。3）竣工图章应使用不褪色红印泥，盖在标题栏附近空白处或折叠后外翻标题栏上方。并且竣工图章中的内容应使用碳素墨水书写材料签署，签署应齐全、清楚，不得代签。4）档号章应加盖在图样标题栏的右上方或空白处，并要在“序号”这一栏从“1”开始填写流水号
10、（使用碳素墨水）。5）编制变更通知单与竣工图对照一览表，格式见附录4-12。提示：提示：加盖档号章时，如右上角没有空白，则可在首页的空白处加盖档号章。第13页，共37页。4.编制案卷封面编制案卷封面 1）案卷封面采用案卷内封面（大封面）形式，装订的案卷需将案卷封面装订在卷内目录前，不装订的案卷需打印案卷封面放在盒内最前面，档案盒不需要再粘小封面。“案卷封面”编制内容包括：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期及保管期限。2）档号应由目录号、分类号和案卷号组成。目录号：应填写目录编号，由建设单位档案管理部门统一拟定。分类号：参照手册中附录1基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表中“分类号”确定。
11、案卷号：应为分类号下的流水号，从“01”开始编写。第14页，共37页。3）案卷题名应简明准确反映卷内文件的内容，主要包括项目名称及卷内文件的内容，项目名称。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；可参照手册中附录1基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表中案卷题名的拟定。4）立卷单位应填写文件组卷部门（单位）或项目负责部门。5）起止日期应填写案卷内全部文件材料形成的起止日期，包括年、月、日（年度应填写四位数字）。6）保管期限分为永久、长期、短期三种。第15页，共37页。提示：提示：1）各类文件的保管期限详见手册中附录1基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表。2）如同一案卷内有不同保管期限
12、的文件，该案卷保管期限应从长。3）使用“工程档案管理软件”录入“档号、案卷题名、立卷单位、起止日期及保管期限”后，生成“案卷封面”，格式见附录4相关表格。第16页，共37页。5.编制卷内目录编制卷内目录 1）卷内目录编制内容包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、页数。a.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。b.文件编号：应填写文件文号或图样的图号。c.责任者：填写文件的直接形成单位（即公章的单位）或个人，有多个责任者时，选择主要责任者，其余用“等”代替。竣工图的“责任者”应填写设计单位。d.文件材料题名：亦称文件标题，填写文件材料标题的全称。一般要按文件标
13、题照实抄录，不得随意更改和简化。如没有标题的文件要重新拟写标题，重新拟写的题名应用括号“”括起来；标题不能说明文件内容的，要在标题后用括号“”标注文件提要。第17页，共37页。e.日期：填写文件形成的日期，竣工图日期应填写竣工图章上的日期。f.页号：填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。g.页数：填写该份文件的页数（用于不装订案卷，如竣工图纸、设备厂家资料的卷内目录中，填写每份文件材料的页数）。提示：提示：使用“工程档案管理软件”录入“序号、责任者、文件编号、文件材料题名、日期、页号、页数”的内容，自动生成“卷内目录”，格式见附录4相关表格。第18页，共37页。6.编制卷内备考表编制卷内备考
14、表 1）备考表编制内容包括：说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期及互见号。a.说明：主要标明卷内文件的件数、总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。b.立卷人：应由该案卷组卷人员签名。c.立卷日期：应填写该案卷组卷完成日期。d.检查人：应由案卷质量审核者签名。e.检查日期：应填写审核的日期。f.互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。提示：提示：1）立卷人、立卷日期、检查人、检查日期应手签。第19页，共37页。7.编制案卷脊背编制案卷脊背 1）案卷背脊编制内容包括：保管期限、档号及案卷题名。2）使用
15、“工程档案管理软件”录入数据后，可生成“案卷脊背”，格式见附录4-4。第20页，共37页。8.装订案卷装订案卷 1）案卷装订的顺序是：案卷封面卷内目录文件材料备考表。2）案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。3）案卷内破损的文件要先修复，幅面不一致的科技文件材料必须折成或裱成一致的幅面，幅面采用国际标准A4型（297mm210mm）。如小于A4的文件用A4标准的白纸托裱（例如材料出厂合格证等），文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，必须用白乳胶，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。4）案卷装订时，应去掉金属物（如订书针、大头针等），装订时做到右下齐、
16、无倒面、不漏订，用棉线按三孔一第21页，共37页。线的方法装订（孔距8cm，装订线距纸边1.5cm，）在案卷左边，活结应打在文件材料的背面。装订要求结实、整齐、美观。5）以件为单位装订的（单份文件可采用不锈钢钢钉进行装订，永久保存的除外），其科技文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序，并在每份文件材料的首页右上方加盖档号章，档号章内容有：档号、序号，档号填写此文件所在案卷的档号，序号用阿拉伯数字填写此文件在本案卷中的顺序号。档号章样式见附录2。第22页，共37页。6）装订的厚度：装订的案卷，厚度以20 mm或30 mm左右为宜，一般不超过40mm。7）粘贴脊背时必须使用“白乳胶”粘贴，不可使用
17、浆糊或胶水，粘贴要求平整、牢固、不起皱。8）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。9）折叠竣工图：统一折叠成A4图幅（210mm297mm），归档图纸折叠时按手风琴式，图幅内折，以便长久保护档案寿命；也可保留设计院提供的折叠方法，但标题栏应露在右下角。第23页，共37页。第24页，共37页。第25页，共37页。9.编制工程档案移交书编制工程档案移交书 1）“工程档案移交书”由“基建项目档案移交表”，基建项目档案移交清册封面、案卷移交目录、卷内目录共同组成，格式详见附录4，并按照此顺序装订成册。第26页，共37页。10.编制档案目录夹编制档案目录夹 1）档案目录夹的编制包括：竣
18、工档案立卷说明、科技档案分类目录及对应分类目录中的卷内目录。2）竣工档案立卷说明应包含下列内容：a.工程概况：包括工程名称、开工时间、竣工时间、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、运行维护单位、工程造价等。b.立卷依据、案卷数量、信息化程度及保管条件、档案编制有关人员等。c.标题字体采用二号黑体、正文字体采用三号仿宋体。d.编制竣工档案立卷说明。3）编制科技档案分类目录：科技分类目录中各项目内容填写需与案卷封面内容一致；格式见附录4-5。第27页，共37页。四、照片整理四、照片整理 1）照片档案的构成应当由照片、文字说明和数据光盘三部分组成,缺一不可。2）照片档案要求分组排列，每组照片按时
19、间顺序排列。照片档案经过系统整理后，应组成案卷，案卷要有照片总说明、卷内目录和备考表。“总说明”（格式可参考附录4）要求填写工程概况及本册照片所反应的情况。卷内目录应与每张照片的文字说明（照片卡）内容一致。3）编目每张照片都要填写照片题名卡（题名卡格式可参考附录4），题名卡的内容分别包括10项：题名、照片号、底片号、光盘号、参见号、时间、地点、摄影者、张数、文字说明。第28页，共37页。题名：简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素。照片号：固定和反映每张照片在全册照片档案中的字符代码。底片号：固定和反映每张照片在全册照片档案中的字符代码，须应与照片号相对应。光盘号：是目
20、录号分类号。参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，没有的可不填。时间：用8位阿拉伯数字表示，第14位表示年，56位表示月，78位表示日，如：2008年11月26日，表示为2008-11-26。地点：被拍摄物所在的具体地点。摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。张数：照片的张数，用阿拉伯数字表示。第29页，共37页。文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述。文字说明“六要素“的内容：事由：照片反映事件、事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间
21、(用阿伯数字表示)；地点：被拍摄物所在的具体地点；人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份；背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。第30页，共37页。五、档案中间检查五、档案中间检查.中间检查主要内容中间检查主要内容1.是否配备足够的项目文件管理人员及建立相应的项目文件管理机制；2.是否应用收集袋（盒）、关联表等收集方法保证项目文件材料收集齐全、完整；（注：关联表用于建设单位项目管理部门，施工单位、监理单位不需使用。）3.是否应用OAK工程档案管理软件录入竣工资料案卷、卷内目录等信息。4.看现场项目文件保管条件是否符合要求；5.是否进行档案工作交底。第31
22、页，共37页。六、项目文件的移交归档六、项目文件的移交归档（1）移交时间：广东电网公司要求工程竣工投产45天内给业主项目部，但因结算资料要求30天内必须移交才能进行结算工作，因此，我公司要求工程竣工投产30天内移交。（2）移交数量：数量按各单位合同要求。一般是项目档案：一套原件、两套复印件；竣工图：三套原件。三套档案一同移交给业主项目部，再由业主项目部将其中一份原件交由档案室。第32页，共37页。（3）移交内容：1）文件材料 2）竣工图3）照片4）OAK电子目录及电子化移交数据5）光盘（OAK电子目录数据、电子化移交数据及数码照片）第33页，共37页。（4）移交程序：1）各阶段形成的项目文件材
23、料办理移交时需办理“基建项目档案移交表”，并附基建项目档案移交表（由移交清册封面、案卷移交目录、卷内目录共同组成，并按照此顺序装订成册）；基建项目档案移交清册一式三份，移交方、接收方、业主项目部三方各存一份。2）建设单位业主项目部逐卷清点核对并接收，参建单位（设计、施工及监理单位）所移交的整个项目的文件材料、管理性文件、竣工图、声像资料、OAK电子目录及电子化移交数据、数据刻录光盘。3）参建单位项目档案移交人核对无误后，在移交书的“移交人”上签字盖章。第34页，共37页。4）建设单位业主项目部负责人核对无误后，在移交表及移交清册上的“归档文件审核人”上签字盖章。5）建设单位档案管理部门检查项目档案分类、整理、排列、装订等是否符合档案管理要求，符合要求的，在移交表及移交清册上的“接收人”上签字盖章。第35页，共37页。第36页，共37页。演讲完毕，谢谢观看！第37页，共37页。
