1、第三章第三章 文书处理文书处理【内容提要内容提要】文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容之一。文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容之一。本章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了本章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书制作的基本环节，对文书的撰写、传递和处理的文书制作的基本环节，对文书的撰写、传递和处理的基本程序及操作要点做了专门介绍。学习本章内容，基本程序及操作要点做了专门介绍。学习本章内容，可以帮助学习者正确认识文书在管理中的作用，掌握可以帮助学习者正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处理的方法与技能。文书处理的方法与技能。第三章第三章 文书处理文书处理 1234文书处理的
2、基本知识文书的撰写与编辑收文处理发文处理5文稿的校对与装订第一节第一节 文书处理的基本知识文书处理的基本知识一、文书处理的含义二、文书的分类三、文书处理的基本原则 四、文书处理的内容 五、文书处理的工作要求一、文书处理的含义文书、文件、公文、文书处理文书、文件、公文、文书处理“文书文书”是一个整体概念。是一个整体概念。“文件文件”，英文为，英文为document，在书面范畴是指，在书面范畴是指公文、信件及有关政治、时事、学术研究等方面的文公文、信件及有关政治、时事、学术研究等方面的文章。章。“公文公文”是公务文书的简称。是公务文书的简称。“文书处理文书处理”又称文件处理、文书工作、公文处又称文
3、件处理、文书工作、公文处理、文件管理，是国家机关、企事业单位和各社会组理、文件管理，是国家机关、企事业单位和各社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。是行政管理的重要组成部分。二、文书的分类 按行文关系分类按行文关系分类 按制文机关的不同分类按制文机关的不同分类 按性质作用分类按性质作用分类三、文书处理的基本原则实事求是实事求是准确规范准确规范精简高效精简高效安全保密安全保密2012年年7月月1日施行的党政机关公文处理工作日施行的党政机关公文处理工作条例第一章第五条提出：条例第一章第五条提出：“公文处理工作
4、应当坚公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。则。”四、文书处理的内容公文拟制。公文拟制。包括起草、审核、签发等程序。包括起草、审核、签发等程序。发文处理。发文处理。包括文书的复核、登记、印制、核发等包括文书的复核、登记、印制、核发等工作。工作。收文处理。收文处理。包括收进文书的签收、登记、初审、承包括收进文书的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等工作。办、传阅、催办、答复等工作。文书管理。文书管理。包括文书的日常管理和文书的立卷与归包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作。档工作。文书保密。文书保密。五、文书处理的工
5、作要求五、文书处理的工作要求 及时及时 准确准确 安全安全 统一统一【小测试】1开始写之前，我明白这份文件的目的。（）开始写之前，我明白这份文件的目的。（）2开始写之前，我能明确考虑读者的特点。（）开始写之前，我能明确考虑读者的特点。（）3每写一篇之前，我自信我可以写好它。（）每写一篇之前，我自信我可以写好它。（）4看到什么，感觉到什么，我都会用笔记下来，积累起来。（）看到什么，感觉到什么，我都会用笔记下来，积累起来。（）5我会把最重要的内容放在文件开头或结尾部分。（）我会把最重要的内容放在文件开头或结尾部分。（）6定稿的时候会检查标题、时间、名称是否有误。（）定稿的时候会检查标题、时间、名称
6、是否有误。（）7用最简洁的语言表达最为清晰的意思。（）用最简洁的语言表达最为清晰的意思。（）8我总是用以前写过的文件格式来做样本，仅做内容上的改动。（）我总是用以前写过的文件格式来做样本，仅做内容上的改动。（）9我每次都会抽时间对文件进行修改和润色。（）我每次都会抽时间对文件进行修改和润色。（）10我不明白的东西不会写在文件里。（）我不明白的东西不会写在文件里。（）以上问题每打一个以上问题每打一个“”得得1分。得分低于分。得分低于5分，说明对文书工作缺乏认识分，说明对文书工作缺乏认识，必须认真学习本章内容；得分为，必须认真学习本章内容；得分为68分，说明有一定文书知识，需要通过分，说明有一定文
7、书知识，需要通过学习本章内容加以总结和提高；得分为学习本章内容加以总结和提高；得分为910分，说明有一定文书写作功底，分，说明有一定文书写作功底，应该重点学习本章理论性强的内容。应该重点学习本章理论性强的内容。第二节第二节 文书的撰写与编辑文书的撰写与编辑一、文书的撰写二、文书的字体与字号三、文书的排印一、文书的撰写（一）文书的用语（一）文书的用语 1.开头用语开头用语一般可以用为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、一般可以用为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、兹派等。由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、兹派等。2.承启用语承启用语一般可以
8、用下列表述：根据一般可以用下列表述：根据现决定；根据现决定；根据特通告特通告如下；依据如下；依据公告如下；为了公告如下；为了现决定；为现决定；为通通报如下；为此报如下；为此现就现就问题请示如下；现将问题请示如下；现将报报告如下；现就告如下；现就问题，提出如下意见；经问题，提出如下意见；经批准，批准，现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经研究，研究，答复如下；等等答复如下；等等。一、文书的撰写 3.引述用语引述用语一般可用如悉、收悉、敬悉、欣悉等。一般可用如悉、收悉、敬悉、欣悉等。4.称谓用语称谓用语可以用我、贵、你、本、该等，如可以用我、贵、你、本、该
9、等，如“贵公司贵公司”“”“本单位本单位”等。等。5.经办用语经办用语一般可用经、业经、兹经、未经、拟、拟办、拟定、施行、一般可用经、业经、兹经、未经、拟、拟办、拟定、施行、暂行、试行、可行、参照执行、审定、审批等。暂行、试行、可行、参照执行、审定、审批等。一、文书的撰写 6表态用语表态用语一般可用同意、不同意、原则同意、可、不可、照办、望协一般可用同意、不同意、原则同意、可、不可、照办、望协助办理、尽快见复等。助办理、尽快见复等。7结尾用语结尾用语当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；以上意见如无当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；以上意见如无不妥，请批准为荷；妥否，请批复；请予函复；
10、盼复；不妥，请批准为荷；妥否，请批复；请予函复；盼复；特特此报告，请审阅；此复；特此批复；特此通告；特此通知；此报告，请审阅；此复；特此批复；特此通告；特此通知；等等。等等。一、文书的撰写（二）文书中数字的用法（二）文书中数字的用法 1.使用阿拉伯数字使用阿拉伯数字 （1）统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。）统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。（2）文中公历世纪、年代、年、月、日以及时间中的）文中公历世纪、年代、年、月、日以及时间中的时、分、秒使用阿拉伯数字。年份必须写全位数，如时、分、秒使用阿拉伯数字。年份必须写全位数，如2011年。年。（3）物理量的值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定）物理量
11、的值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。计量单位。（4）非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。）非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。一、文书的撰写 2.使用使用汉汉字字 （1）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。（2）中国干支纪年和夏历月日要求使用汉字。）中国干支纪年和夏历月日要求使用汉字。（3）相邻的两个数字并列表示概数，必须使用汉字，）相邻的两个数字并列表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号隔开。连用的两个数字之间不得用顿号隔开。二
12、、文书的字体与字号（一）文书字体（一）文书字体文书的字体分为文书的字体分为汉字字体汉字字体、外文字体外文字体和和数码字体数码字体三种。三种。1.汉字字体。写作中常用黑体、宋体和仿宋体。汉字字体。写作中常用黑体、宋体和仿宋体。2.外文字体。公务文书中常用的外文字体是白正体。外文字体。公务文书中常用的外文字体是白正体。3.数码字体。公务文书中常用的数码字体是白正体。数码字体。公务文书中常用的数码字体是白正体。二、文书的字体与字号（二）文书字号（二）文书字号1.号数制号数制号数制是用以计算字面大小的制度，常用的有号数制是用以计算字面大小的制度，常用的有11种：初种：初号、小初号、号、小初号、1号、号
13、、2号、号、3号、号、4号、小号、小4号、号、5号、小号、小5号号、6号、号、7号等。号等。2.点数制点数制点数制是国际上通用的计算字面大小的制度，以点数制是国际上通用的计算字面大小的制度，以“点点”数多少区别字面的大小。数多少区别字面的大小。3.级数制级数制级数制是照排计算字面大小的制度，以级数制是照排计算字面大小的制度，以“级级”数多少区数多少区别字面的大小。别字面的大小。三、文书的排印（一）公文用纸及版面尺寸（一）公文用纸及版面尺寸党政机关公文格式党政机关公文格式规定：公文用纸一般使用纸张定量为规定：公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280g/m260g/m280g/m2的胶版印刷纸或
14、复印纸。纸张白度的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80809090，横向耐折度，横向耐折度1515次，不透明度次，不透明度8585，pHpH值为值为75759595。公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用国际标准公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用国际标准A4A4型纸，其成品幅型纸，其成品幅面尺寸为面尺寸为210mm210mm297mm297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）37mm37mm1mm1mm，订口（左白边）为订口（左白边）为28mm28mm1mm1mm；版心尺寸为；版心尺寸为156mm156mm225mm(225mm(不含页码）。不含页码）。公
15、文中文字的颜色为黑色（有特殊说明的除外）。公文中文字的颜色为黑色（有特殊说明的除外）。三、文书的排印（二）排版规格与印制装订要求（二）排版规格与印制装订要求排版规格（页面设置）：正文用排版规格（页面设置）：正文用3 3号仿宋体字，一般每面排号仿宋体字，一般每面排2222行，每行排行，每行排2828个字。个字。装订要求：公文应左侧装订，不掉页，不脱落。装订要求：公文应左侧装订，不掉页，不脱落。不得随意改换字体和字号，同一篇文书中不采用几种字体。不得随意改换字体和字号，同一篇文书中不采用几种字体。从左至右横写、横排。从左至右横写、横排。三、文书的排印1010正文正文1111附件说明附件说明1212
16、附件附件1313发文机关署名、成文日期和印章发文机关署名、成文日期和印章1414附注附注1515抄送机关抄送机关1616印发机关和印发时间印发机关和印发时间1717版记中的分隔线版记中的分隔线1818页码页码（三）公文的文面内容排版规范（三）公文的文面内容排版规范1 1份号份号2 2秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限3 3紧急程度紧急程度4 4发文机关标志发文机关标志5 5发文字号发文字号6 6红色分隔线红色分隔线7 7签发人签发人8 8公文标题公文标题9 9主送机关主送机关三、文书的排印（四）公文的表格排版规范（四）公文的表格排版规范A4A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保纸型的
17、表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。边。（五）特殊情况说明（五）特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面。不可采取标识文同处一面。不可采取标识“此页无正文此页无正文”的方法解决。的方法解决。【知识链接】文书的稿本文书的稿本一、文书的文稿一、文书的文稿 草稿草稿：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。定稿：定稿：指公文的草稿
18、经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。二、文书的文本二、文书的文本 正本正本：根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。正本又可分为定型本、试行本、暂行本、修订本。副本：副本：指再现文书正本内容及全部或部分外形特征的复制本或正本的复份（如抄本、复印本等），供存查、知照用。存本：存本：发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。第三节第三节 收文处理收文处理 收文，是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和收文，是指收进外部送达本机关、单位的
19、公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与管理。管理。第三节第三节 收文处理收文处理一、收受与分流阶段二、办理收文阶段 三、组织传阅与催办阶段 四、处置办结公文阶段 收文处理收文处理一、收受与分流阶段一、收受与分流阶段 （一）签收（一）签收 作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证，二是为了作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证，二是为了保证文件运行安全。保证文件运行安全。（二）登记（二）登记登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三
20、种。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。二、办理收文阶段二、办理收文阶段 （一）初审（一）初审（二）承办（二）承办收文处理收文处理三、组织传阅与催办阶段三、组织传阅与催办阶段（一）传阅（一）传阅（二）催办（二）催办（三）答复（三）答复四、处置办结公文阶段四、处置办结公文阶段 包括立卷归档、清退、暂存、销毁等程序。包括立卷归档、清退、暂存、销毁等程序。收文处理与发文处理示意图收文处理与发文处理示意图第四节第四节 发文处理发文处理一、文稿的形成阶段二、文稿的制作阶段 三、处置办结公文阶段 一、文稿的形成阶段 起草起草 审核审核 签发签发 复核复核 登记登记二、文稿的制作阶段二、文稿的制作阶段
21、 印制印制 核发核发三、处置办结公文阶段 立卷立卷归档归档暂存暂存销毁销毁第五节第五节 文稿的校对与装订文稿的校对与装订 一、校对二、公文的装订一、校对一、校对 文稿的校对是保证文稿形式规范、内容正确的重要文稿的校对是保证文稿形式规范、内容正确的重要环节。环节。校对的方法：校对的方法：对校法对校法 折校法折校法 读校法读校法 人机结合校对法人机结合校对法 二、公文的装订二、公文的装订骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边缘各缘各70mm70mm处。平订钉锯与书脊间的距离为处。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm3mm5mm。【思考与练习思考与练习】
22、1.1.秘书文书处理的内容包括哪些？秘书文书处理的内容包括哪些？2.2.规范的公文由哪些部分组成，各有什么要求？规范的公文由哪些部分组成，各有什么要求？3.3.文书中数字的使用有哪些规定？文书中数字的使用有哪些规定？4.4.党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例中，公文办理包括哪三方面中，公文办理包括哪三方面工作？其中收文与发文办理的工作程序是什么？工作？其中收文与发文办理的工作程序是什么？5.5.对一篇撰拟好的公文定稿按照公文格式要求进行排版。对一篇撰拟好的公文定稿按照公文格式要求进行排版。【案例分析案例分析】怎样写才正确怎样写才正确小王是应届的硕士研究生,今年毕业后分配到一家研究
23、院下属的第三研究所工作，这家研究院下属五个研究所和两个部。正巧，所里办公室助理职位空缺,领导就让他担任这个职务。他本来以为学过这方面的知识，做事情应该能够得心应手,谁知他上任后做的第一件事就让他感到困惑。事情是这样的:主管技术的刘副所长让他给科技部起草一份公文,申请采购一套试验设备。小王心想这写文件可难不倒他,在大学上应用文写作课，他可是学得很认真，下了不少功夫的。小王回到办公室，静下心来仔细琢磨刘副所长交代的任务，分析行文的目的。根据刘副所长的意图，小王认为这次行文的文种应该确定为公函。因为根据行文规则，公函属于平行文,是平行机关和不相隶属机关之间请求和批准时使用的公文。他们所与科技部两者之
24、间就是平行关系，所以即使是请他们批准采购，那也应该用平行文公函这个文种来行文。【案例分析案例分析】怎样写才正确怎样写才正确确定好文种后,小王根据所学知识,很快就写好一篇格式规范、内容充实、文字顺畅的公文，他兴冲冲地拿着写好的公文给刘副所长审阅。谁知刘副所长拿过公文一看，说:“不行,文种写错了，应该是请示，怎么能用公函呢?”小王说：“不会错，根据国家公文处理办法的规定，就应该用公函行文，我在学校就是这么学的。”刘副所长一听不高兴，对小王说:“小王，你太不谦虚了,我在这所里这么多年了，给科技部的类似内容的文都是用请示的。我们和科技部是平级单位，可在业务上归其领导，你不能把课本的知识死搬硬套，太教条了，赶紧拿回去重写。”小王困惑了，到底谁错了？【案例分析案例分析】问题：问题：1.以上案例反映了秘书办文工作的哪些问题？2.你认为按照行文关系和公文内容选择哪种文体最合适，为什么？3.听了领导的意见，小王应当怎么与领导沟通并很好地处理这件事？
