1、书面沟通第十章 书 面 沟 通了解书面沟通的特点及原则了解书面沟通的基本形式掌握几种常见公文的撰写掌握有效书面沟通的策略学习目标书面沟通基本认知1几种公文的撰写2有效书面沟通的策略3第十章 书 面 沟 通目录第一节 书面沟通基本认知书面沟通是以文字为媒介的信息传递，其形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等。书面沟通，一般不受场地的限制，通常在解决较简单的问题或发布信息时采用。第一节 书面沟通基本认知一、书面沟通的特点书面沟通的缺点书面沟通的适用情形面沟通的优点第一节 书面沟通基本认知1.书面沟通的优点书面沟通从本质上讲是间接的，这使得其有许多优点：可以是正式的或非正式的，可长可短。第一节 书
2、面沟通基本认知1.书面沟通的优点可以使写作人能够从容地表达自己的意思，词语可以经过仔细推敲、不断修改，直到满意表达出个人风格。第一节 书面沟通基本认知2.书面沟通的缺点书面沟通的间接性给其造成了一些缺点和不足：发文者的语气、强调重点、表达特色，以及发文的目的经常被信息接收者忽略而使理解有误；信息及其含义会随着信息内容所描述的情况，以及发文和收文时的部门而有所变更。第一节 书面沟通基本认知3.书面沟通的适用情形（1）简单问题于小范围内沟通时，如35人沟通产出物最终的评审结论等。第一节 书面沟通基本认知3.书面沟通的适用情形（2）需要大家先思考、斟酌，短时间内不需要或很难有结果时，如项目组团队活动
3、的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等。第一节 书面沟通基本认知3.书面沟通的适用情形（3）传达非重要信息时，如分发周项目状态报告等。（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。第一节 书面沟通基本认知二、书面沟通的原则完整准确 清晰 简洁 具体 礼貌 体谅第一节 书面沟通基本认知1.完整书面沟通应完整地表达想要表达的内容和意思，包括何人、何时、何地、何种原因、何种方式等。第一节 书面沟通基本认知2.准确文稿中的信息表达应准确无误，从标点、语法、词序到句子结构均无错误。第一节 书面沟通基本认知3.清晰所有的语句都应能够非常清晰地表现真实的意图，读者可以不用猜测就领会作者的意图
4、，避免双重意义的表示或者模棱两可。第一节 书面沟通基本认知4.简洁用最少的语言表达想法，通过去掉不必要的词，把重要的内容呈现给读者，节省读者的时间。第一节 书面沟通基本认知5.具体文件内容要具体且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。第一节 书面沟通基本认知6.礼貌文字表达在语气上应该表现出一个人的职业修养，客气且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。第一节 书面沟通基本认知7.体谅为对方着想，这是书面沟通一直强调的原则，即站在对方的立场来换位思考。第一节 书面沟通基本认知三、书面沟通的基本形式根据不同的形式，书面沟通可以分为备忘录、电子
5、邮件、商务信函、建议书、报告和摘要等。根据不同的用途，书面沟通又可分为内部的和外部的。第一节 书面沟通基本认知三、书面沟通的基本形式商务信函电子邮件备忘录第一节 书面沟通基本认知1.备忘录备忘录是组织内部信息传递的方式，它可以写在空白纸上，而不一定要写在印有组织抬头的信笺上。备忘录均比较简明扼要，较长的信息应采用附件的形式。第一节 书面沟通基本认知2.电子邮件电子邮件一般遵循备忘录的格式，它是通过采用软件或服务器程序来实现沟通的。电子邮件既可作为组织内部的书面沟通媒介，也可作为组织外部的书面沟通渠道。第一节 书面沟通基本认知3.商务信函商务信函主要作为组织外部信息传递的方式。信函应该写在印有组
6、织抬头的信笺上，通常使用质量较好的纸张。第二节 几种公文的撰写撰写纪要的撰写通知的撰写商务信函的撰写报告的撰写第二节 几种公文的撰写一、商务信函的撰写商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。第二节 几种公文的撰写1.商务信函的特点语气口语性格式规范性内容直接性主旨单一性地位平等性态度真诚性要求时限性第二节 几种公文的撰写2.商务信函的结构信头正文信尾第二节 几种公文的撰写（1）信头信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。第二节 几种公文的撰写（2）正文正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问
7、题。第二节 几种公文的撰写（3）信尾信尾部分包括祝颂语、签署、日期和附件四部分内容。第二节 几种公文的撰写3.商务信函的写作范例第二节 几种公文的撰写二、报告的撰写这里的“报告”是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文。国家行政机关公文处理办法对报告功能的表述是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。第二节 几种公文的撰写1.报告的特点1.单向性2.陈述性3.事后性第二节 几种公文的撰写2.报告的类型报送报告答复报告建议报告情况报告工作报告第二节 几种公文的撰写3.报告的写法报告的正文报告的标题和主送机关第二节 几种公文的撰写（1）报告的标题和主送机关 报告的标题。报告的主送
8、机关。第二节 几种公文的撰写（2）报告的正文报告导语报告主体报告结语第二节 几种公文的撰写三、通知的撰写通知的写作格式1通知的写作范例2第二节 几种公文的撰写1.通知的写作格式通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属于下行公文。第二节 几种公文的撰写四、纪要的撰写1.纪要的写作格式12.纪要的写作范例2第二节 几种公文的撰写2.纪要的写作范例第三节 有效书面沟通的策略正确运用语气克服书面沟通的心理障碍对不同的个体进行分析第三节 有效书面沟通的策略一、正确运用语气语气可以揭示撰写者对待读者的态度，它对书面沟通的有效性起到了制约作用。第三节 有效书面沟通的策略二、克服书面沟通的心理障碍（1）积极参与公司的活动。（2）掌握各种写作技巧。（3）树立写作的自信心。（4）就写作问题多与他人交流。第三节 有效书面沟通的策略三、对不同的个体进行分析分析谨慎型与果断型理智型与情感型内向型与外向型知觉型与直觉型
