1、日程安排、值班、日程安排、值班、突发事件处理突发事件处理 案例分析冯秘书的苦恼一天，双达公司经理办公室主任从外面出差回来，一天，双达公司经理办公室主任从外面出差回来，见办公室新来的冯秘书在办公桌前生闷气，便主见办公室新来的冯秘书在办公桌前生闷气，便主动询问。原来刚才冯秘书被经理责骂了一通，心动询问。原来刚才冯秘书被经理责骂了一通，心中很委屈。他向主任诉苦道：中很委屈。他向主任诉苦道：“经理每天都要交经理每天都要交给我很多项工作，这项工作没完成，另一项工作给我很多项工作，这项工作没完成，另一项工作又来了，搞得我不知如何是好，该先干哪项工作又来了，搞得我不知如何是好，该先干哪项工作呢？结果，经理骂
2、我无能。其实，我从早忙到晚，呢？结果，经理骂我无能。其实，我从早忙到晚，有时还加班加点，经理说我有时还加班加点，经理说我效率低下，瞎忙效率低下，瞎忙乎乎，主任，你说我该如何办？，主任，你说我该如何办？”主任应该怎样给冯秘书一个满意的答复呢？主任应该怎样给冯秘书一个满意的答复呢？办事效率的要素：一是准确（质量），二是迅速办事效率的要素：一是准确（质量），二是迅速（时间、数量）。合理安排时间：（时间、数量）。合理安排时间：把明天必须做的工作写下来，按重要、紧急程度编上序把明天必须做的工作写下来，按重要、紧急程度编上序号，并规定完成每项工作的具体时间；号，并规定完成每项工作的具体时间；用精力最佳的时
3、间干最重要的工作，把例行公事放在精用精力最佳的时间干最重要的工作，把例行公事放在精力稍差的时间去做；力稍差的时间去做；保持时间上的保持时间上的“弹性弹性”。一是时间利用要有余地，以防。一是时间利用要有余地，以防突发事件发生，二是注意劳逸结合，适当调节才能使工突发事件发生，二是注意劳逸结合，适当调节才能使工作有持久性；作有持久性；善于集中时间。集中时间以处理较重要、耗时最多的工善于集中时间。集中时间以处理较重要、耗时最多的工作，切忌把时间分割或零散化；作，切忌把时间分割或零散化；使一般工作案例化，固定工作标准化。处理一般工作只使一般工作案例化，固定工作标准化。处理一般工作只要按上次处理的方法即可
4、，固定工作要制订出标准，用要按上次处理的方法即可，固定工作要制订出标准，用规章制度约束进行。出现新问题、新工作时，就有足够规章制度约束进行。出现新问题、新工作时，就有足够时间去做了。时间去做了。先请示，后救火先请示，后救火z20002000年年1111月，某市一家棉花仓库大火足足烧了月，某市一家棉花仓库大火足足烧了35个小时，经过个小时，经过500名消防战士的力救，大火才被扑名消防战士的力救，大火才被扑灭，成了该市触目惊心的大新闻。灭，成了该市触目惊心的大新闻。z那天凌晨那天凌晨0：45分，在离仓库不远的码头处值班的分，在离仓库不远的码头处值班的孔某最先发现仓库冒烟，孔某立即赶到仓库，告诉孔某
5、最先发现仓库冒烟，孔某立即赶到仓库，告诉另一值班人员陆某，两人随后到仓库查看，发现确另一值班人员陆某，两人随后到仓库查看，发现确有火情，便向值班干部吴某报告。有火情，便向值班干部吴某报告。1：08分，孔某分，孔某打电话至科长家，称棉花仓库发现冒烟，问是否需打电话至科长家，称棉花仓库发现冒烟，问是否需要打要打119报警？科长表示要报警，同时吴某打电话报警？科长表示要报警，同时吴某打电话给书记，汇报火情。宝贵的给书记，汇报火情。宝贵的24分钟就在这样东请示分钟就在这样东请示西汇报的过程中悄悄溜走。西汇报的过程中悄悄溜走。1：09分消防部门接到分消防部门接到报警，火速赶来，然而，星星之火已经燎原。报
6、警，火速赶来，然而，星星之火已经燎原。z问题：问题：y三位值班人员在处理火情时错在哪里？三位值班人员在处理火情时错在哪里？y面对紧急情况，秘书应如何应对？面对紧急情况，秘书应如何应对？意外事故的处理意外事故的处理z 一家公司的员工在下班回家时遭遇车祸身亡，其家属纠集一家公司的员工在下班回家时遭遇车祸身亡，其家属纠集亲戚朋友冲进公司，硬要拉总经理去向死者磕头，总经理亲戚朋友冲进公司，硬要拉总经理去向死者磕头，总经理见势，赶紧回避了。其家属朋友不罢休，在公司里大吵大见势，赶紧回避了。其家属朋友不罢休，在公司里大吵大闹，弄得公司一片混乱。关键时刻秘书小仇挺身而出，冷闹，弄得公司一片混乱。关键时刻秘书
7、小仇挺身而出，冷静地向死者家属说：静地向死者家属说：“我们公司的员工，自然是我们的亲我们公司的员工，自然是我们的亲人，他的不幸罹难，我们都很悲痛，我是总经理秘书，我人，他的不幸罹难，我们都很悲痛，我是总经理秘书，我一定代表总经理前来吊唁，并参加治丧。与这次交通肇事一定代表总经理前来吊唁，并参加治丧。与这次交通肇事有关单位的交涉及处理善后工作，我会向总经理请示并与有关单位的交涉及处理善后工作，我会向总经理请示并与有关部门协调，尽快给你们答复。有关部门协调，尽快给你们答复。”一席话说得对方哑口一席话说得对方哑口无言，虽然还有人蛮不讲理地要求领导出来，但许多人已无言，虽然还有人蛮不讲理地要求领导出来
8、，但许多人已不再胡搅蛮缠，一场风波基本平息。不再胡搅蛮缠，一场风波基本平息。z 面对突发事件，秘书应如何应付？面对突发事件，秘书应如何应付？z 小仇的做法，有什么值得我们借鉴？小仇的做法，有什么值得我们借鉴？电话防诈，至关重要1988年年7月月27日凌晨日凌晨3时，唐山市委值班室突然接时，唐山市委值班室突然接到市地震局办公室张某的电话：根据上级地震部到市地震局办公室张某的电话：根据上级地震部门指示和各地震测报点报告情况，经局防震领导门指示和各地震测报点报告情况，经局防震领导小组综合分析认定，今晨小组综合分析认定，今晨6时，我市将发生时，我市将发生7级以级以上强烈地震，请市委、市政府本着对全市人
9、民生上强烈地震，请市委、市政府本着对全市人民生命财产极端负责的精神，立即公开广播，组织疏命财产极端负责的精神，立即公开广播，组织疏散，采取紧急措施，严加防范。散，采取紧急措施，严加防范。在在1976年年7月月28日唐山大地震日唐山大地震12周年前夕，又值周年前夕，又值“气候异常气候异常”、“龙年多难龙年多难”、“又要有大地震又要有大地震”的传言颇多，在许多人恐惧不安的情况下接到这的传言颇多，在许多人恐惧不安的情况下接到这样的电话，值班室觉得问题严重。值班人员应该样的电话，值班室觉得问题严重。值班人员应该怎么办？怎么办？值班人员立即查阅了值班人员立即查阅了“值班日志值班日志”、和、和“领导交办领
10、导交办事项登记簿事项登记簿”，却毫无这方面的情况记载。但是，却毫无这方面的情况记载。但是，按电话通知，距发震时间只有按电话通知，距发震时间只有3个小时了，稍有迟个小时了，稍有迟疑，便措手不及，铸成大罪。值班人员感到已来不疑，便措手不及，铸成大罪。值班人员感到已来不及进一步核实，为防不测，便将情况报告了秘书长，及进一步核实，为防不测，便将情况报告了秘书长，接着请来了在家的市委书记、市长和有关领导。接着请来了在家的市委书记、市长和有关领导。“问题这样重大，消息却如此突然（近、远期毫无问题这样重大，消息却如此突然（近、远期毫无预报），这里边或许有什么问题。预报），这里边或许有什么问题。”领导们几乎提
11、领导们几乎提出了同样的疑问。为防万一，一方面紧张地研究可出了同样的疑问。为防万一，一方面紧张地研究可能采取的应急措施，同时，紧急招来了地震局及有能采取的应急措施，同时，紧急招来了地震局及有关方面的领导和工作人员。果然不出所料，他们都关方面的领导和工作人员。果然不出所料，他们都一口否认发布过这样的消息，而且，本局办公室也一口否认发布过这样的消息，而且，本局办公室也根本没有张某其人。至此，一个骗局宣告破产，一根本没有张某其人。至此，一个骗局宣告破产，一场虚惊宣告结束，从而避免了一次可能酿成的重大场虚惊宣告结束，从而避免了一次可能酿成的重大政治和经济事件。政治和经济事件。文书擅盖公章，政府赔了巨款（
12、一）文书擅盖公章，政府赔了巨款（一）z某蛋鸡场会计小余拿着一份该场拖欠某粮油公司某蛋鸡场会计小余拿着一份该场拖欠某粮油公司52万余元债款的万余元债款的“还款计划还款计划”急急走进镇政府办急急走进镇政府办公室，找镇政府文书姚某，他是受单位负责人老公室，找镇政府文书姚某，他是受单位负责人老丁之托来盖担保章的。姚某稍稍瞄了一下这张丁之托来盖担保章的。姚某稍稍瞄了一下这张“还款计划还款计划”，便毫不犹豫地打开抽屉，拿出一，便毫不犹豫地打开抽屉，拿出一枚标有枚标有“某镇人民政府某镇人民政府”字样的印章敲在了担保字样的印章敲在了担保单位一栏上。据姚某到案后交代，他当时这样做单位一栏上。据姚某到案后交代，他
13、当时这样做是因为老丁是他的邻居，平时抬头不见低头见，是因为老丁是他的邻居，平时抬头不见低头见，不盖章情面上过不去。不盖章情面上过不去。z翌年翌年6 6月月1010日，蛋鸡场因经营不善，未能按日，蛋鸡场因经营不善，未能按“计计划书划书”中的约定履行还款义务，粮油公司于是以中的约定履行还款义务，粮油公司于是以蛋鸡场及某镇人民政府为被告向法院提起诉讼，蛋鸡场及某镇人民政府为被告向法院提起诉讼，文书擅盖公章，政府赔了巨款（二）文书擅盖公章，政府赔了巨款（二）z请求判令被告支付货款并承担诉讼费。请求判令被告支付货款并承担诉讼费。z1010月月1010日上海市某区人民法院向某镇人民日上海市某区人民法院向某
14、镇人民政府下达政府下达“执行通知书执行通知书”，责令其在，责令其在5 5日内日内按判决书规定的义务承担赔偿责任，赔偿按判决书规定的义务承担赔偿责任，赔偿5252万元，逾期将依法强制执行。万元，逾期将依法强制执行。z问题：问题：y造成镇政府承担赔偿造成镇政府承担赔偿5252万元的主要责任人是万元的主要责任人是谁？为什么？谁？为什么？y秘书应如何管理好印章和介绍信？秘书应如何管理好印章和介绍信？管好你公司的公章和空白合同书管好你公司的公章和空白合同书 上海某品牌服装公司（中外合资），上海某品牌服装公司（中外合资），20022002年与天津年与天津某公司签订了一份销售代理协议，约定天津公司在某公司签
15、订了一份销售代理协议，约定天津公司在天津代销上海某品牌服装，并约定了销售提成、广天津代销上海某品牌服装，并约定了销售提成、广告宣传、其他有关费用等事项，有效期为一年。告宣传、其他有关费用等事项，有效期为一年。到了到了20032003年年4 4月，上海公司为配合其公司月，上海公司为配合其公司5 51 1黄金周黄金周在天津劝业场举行的宣传活动，又与天津公司签订在天津劝业场举行的宣传活动，又与天津公司签订了一份销售代理协议，约定黄金周结束后一个月内，了一份销售代理协议，约定黄金周结束后一个月内，天津公司应将代理销售的货款付清，未售完服装如天津公司应将代理销售的货款付清，未售完服装如数还给上海公司，但
16、在数还给上海公司，但在20042004年黄金周结束后几个月年黄金周结束后几个月时间内，天津公司未按协议付款，上海公司多次来时间内，天津公司未按协议付款，上海公司多次来津催办此事都无功而返，于是告上法庭，并于立案津催办此事都无功而返，于是告上法庭，并于立案当天向法院申请诉讼财产保全。法院冻结了天津公当天向法院申请诉讼财产保全。法院冻结了天津公司司2020多万元存款，查封了库存服装。多万元存款，查封了库存服装。即将开庭时，上海公司接到法院送达的天津公司的即将开庭时，上海公司接到法院送达的天津公司的反诉状，要求上海公司给付反诉状，要求上海公司给付20032003年度天津公司为其年度天津公司为其代销服
17、装承诺给予的奖励款、装修费及广告费共计代销服装承诺给予的奖励款、装修费及广告费共计5050万元。依据是万元。依据是20042004年元月双方签订的协议：经天年元月双方签订的协议：经天津公司一年的努力和宣传，上海公司的服装品牌在津公司一年的努力和宣传，上海公司的服装品牌在天津消费群体中的知名度、认同度显著提高，为表天津消费群体中的知名度、认同度显著提高，为表示感谢，上海公司以天津公司在示感谢，上海公司以天津公司在20032003年度销售其品年度销售其品牌服装的总销售额的牌服装的总销售额的8%8%作为奖励。作为奖励。开庭时，上海公司对这份开庭时，上海公司对这份20042004年元月的协议很诧异，年
18、元月的协议很诧异，说公司根本没有而且不可能签订这份有悖常理的协说公司根本没有而且不可能签订这份有悖常理的协议，并对该协议的真假提出质疑。议，并对该协议的真假提出质疑。后经司法鉴定，认定该协议上的公章确为上海公司后经司法鉴定，认定该协议上的公章确为上海公司的公章。的公章。上海公司不但讨不回货款和服装，法院还判决倒上海公司不但讨不回货款和服装，法院还判决倒付给天津公司付给天津公司2020多万元报酬，而且还赔上了不少多万元报酬，而且还赔上了不少差旅、诉讼及代理费。差旅、诉讼及代理费。事后上海公司一直说没有跟天津公司签订这份奖事后上海公司一直说没有跟天津公司签订这份奖励协议，一定是他们伪造的，但他们又
19、提供不出励协议，一定是他们伪造的，但他们又提供不出证据，法院鉴定的确是上海公司的公章，判决无证据，法院鉴定的确是上海公司的公章，判决无错误。错误。上海公司应加强内部管理。上海公司应加强内部管理。法律规定：有公司公章的协议、合同、承诺，该法律规定：有公司公章的协议、合同、承诺，该公司都要承担相应的民事、行政甚至是刑事责任。公司都要承担相应的民事、行政甚至是刑事责任。印章管理的漏洞印章管理的漏洞 挂靠挂靠提供印章给与己无关的公司，收取管理费；提供印章给与己无关的公司，收取管理费；少盖少盖 办事人员随意轻心，忘记盖章，文件无效；办事人员随意轻心，忘记盖章，文件无效；偷盖偷盖 疏于管理，给别有用心之人有可乘之机；疏于管理，给别有用心之人有可乘之机；随意担保随意担保 为照顾人情、面子、关系，充当为照顾人情、面子、关系，充当“替罪羊替罪羊”；私刻伪造私刻伪造 废章流失废章流失 公章作废后，不及时收缴，流落私人手中，招摇撞骗。公章作废后，不及时收缴，流落私人手中，招摇撞骗。
