1、2006年年3月月19日日高效的时间管理高效的时间管理P2关于时间管理的思考时间管理是什么时间管理三步曲明确人生追求设定目标制定计划并实施时间矩阵图时间管理四象限高效利用时间的方法目录目录ContentP3时间是什么？有什么特点？时间是什么？有什么特点？时间是一种特殊的稀缺资源它是不能再生的它不能被节省或储存下来它对每一个人都是均等的，但又是有限的P4P5时间管理三步曲时间管理三步曲 明确人生追求 设定目标 拟定计划并实施P6（一）明确人生追求（一）明确人生追求假如没有明天，你今天想做什么？P7（一）明确人生追求（一）明确人生追求人生的意义是什么？人生的意义是什么？P8（一）明确人生追求（一）
2、明确人生追求进取型使其达到集团和系统的最高地位。安全型追求认可、工作安全、尊敬和成为“圈内人”。自由型在工作过程中得到最大的控制而不是被控制。攀登型得到刺激、挑战、冒险和“擦边”的机会。平衡型视成功为家庭、工作、自我事务等均衡协调发展。不同类型的人对成功的需求不同。不同类型的人对成功的需求不同。德尔（德尔（C.Brooklyn DerrC.Brooklyn Derr,1988,1988）总结出公司员工有五种不同的成）总结出公司员工有五种不同的成功方向：功方向：P9（一）明确人生追求（一）明确人生追求鼓励更深入地思考你的人生澄清什么对你是真正重要的将自我抉择的价值观及目的牢记心中提供方向及价值协
3、助你向长期目标进展为什么要明确人生追求？为什么要明确人生追求？P10（一）明确人生追求（一）明确人生追求我究竟是什么样的人？我最强的才能及天赋是什么？当.,我感到真正的快乐。我想成为什么样的人？有哪些品格是我想拥有的？有哪些东西是我觉得重要并想拥有的？个人使命宣言个人使命宣言P11起草个人使命宣言起草个人使命宣言假如船不知道该驶向哪个港口，那么吹什么风都没有用处假如船不知道该驶向哪个港口，那么吹什么风都没有用处我们要将一个人成功地送上月球，并能使他安全地返回地球。“让每一个办公桌和每一个家庭都有一台计算机。”“为人民服务”VS“为人民币服务”提供优质培训课程VS成为“五星讲师”（一）明确人生追
4、求（一）明确人生追求P12 要事第一要事第一 个人的使命宣言是衡量事情是否重要的标准我们真的花了时间去做这些对我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗我们一生都很重要的事情了吗（一）明确人生追求（一）明确人生追求P13（二）设定目标（二）设定目标更有效地实现目标更有效地实现目标改善绩效改善绩效提高你实现目标的动机提高你实现目标的动机提高对你成就的自豪和满足提高对你成就的自豪和满足提高你的自信心提高你的自信心有计划地消除你止步不前和不高兴的想法有计划地消除你止步不前和不高兴的想法设定目标的好处设定目标的好处P14增加销量增加销量发展员工发展员工提高员工的生产力提高员工的生产力开发新客
5、户，拓展全系列开发新客户，拓展全系列改进管理层和员工的沟通改进管理层和员工的沟通实现业务成果（利润，市场占有率，股票价值）实现业务成果（利润，市场占有率，股票价值）.你的目标是什么你的目标是什么（二）设定目标（二）设定目标P15目标的目标的SMART原则原则 S(specific)：明确的明确的 M(measurable)：可衡量的可衡量的 A(attainable)：可达成的可达成的 R(relevant)：合乎实际的合乎实际的 T(time-based)：时效性的时效性的我觉得我觉得.我感觉我感觉.我认为我认为.(这是管理的艺术这是管理的艺术,而不是管理的科学而不是管理的科学)管理的管理的
6、“艺术艺术”船到桥头自然直船到桥头自然直-?!-?!车到山前必有路车到山前必有路 -?!-?!（二）设定目标（二）设定目标P16 n充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能；充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能；n预测问题，防范于未然；预测问题，防范于未然；n事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么；要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么；n协助评估目标的可行性；协助评估目标的可行性；n避免不必要的重复，减少无谓的浪费；避免不必要的重复，减少无谓的浪费；n建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班建立优先顺序
7、，按部就班，不赶工，不加班良好计划的好处良好计划的好处（三）设定计划并实施（三）设定计划并实施P17通过计划帮您有效地利用时间通过计划帮您有效地利用时间把每天要做的事情列一份清单把每天要做的事情列一份清单确定优先次序，从最重要的事情开确定优先次序，从最重要的事情开始做起始做起每天都这么做每天都这么做（三）设定计划并实施（三）设定计划并实施P18关于时间管理的思考时间管理是什么时间管理三步曲明确人生追求设定目标制定计划并实施时间矩阵图时间管理四象限高效利用时间的方法目录目录ContentP19影响我们选择花费时间的要素：影响我们选择花费时间的要素：P20重要不重要不紧急紧急第一象限第三象限第二象
8、限第四象限P21重要性和紧急性释意重要性和紧急性释意重要性：重要性：与目标有关的活动，凡与目标有关的活动，凡是有价值的有利于组织和个人目是有价值的有利于组织和个人目标实现的就是重要的事标实现的就是重要的事紧急性：紧急性：是指必须立即处理的事，是指必须立即处理的事，急迫之事通常都显而易见，拖延急迫之事通常都显而易见，拖延不得；也可能较讨好、有趣却不不得；也可能较讨好、有趣却不一定很重要一定很重要P22活动的重要性和紧急性分析活动的重要性和紧急性分析重要性重要性A 非常重要；必须做非常重要；必须做B 重要；应当做重要；应当做C 不太重要；可能有用，但不是非做不可不太重要；可能有用，但不是非做不可D
9、 不重要；没有任何效果不重要；没有任何效果紧急性紧急性A 非常紧急；必须马上做非常紧急；必须马上做B 紧急；应当赶紧做紧急；应当赶紧做C 不太紧急；推迟一段时间再做也行不太紧急；推迟一段时间再做也行D 时间不作为考虑的因素时间不作为考虑的因素P23时间矩阵图时间矩阵图讨论：可以举例说明哪些事情各属于哪个象限吗？P24 紧紧 急急 不紧急不紧急 重要重要.危机危机 急迫的问题急迫的问题.防患未然防患未然 改进产能改进产能 建立人际关系建立人际关系 发掘新机会发掘新机会 规划、休闲规划、休闲 不重要不重要.不速之客不速之客 某些电话某些电话 某些信件与报告某些信件与报告 某些会议某些会议 必要而不
10、重要的问题必要而不重要的问题 受欢迎的活动受欢迎的活动.繁琐的工作繁琐的工作 某些信件某些信件 某些电话某些电话 浪费时间之事浪费时间之事 有趣的活动有趣的活动 P25时间管理的策略时间管理的策略第一象限的事情应该首先做第一象限的事情应该首先做应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上，这样应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上，这样就可以从容地处理各种问题了就可以从容地处理各种问题了第三象限的事尽量少做第三象限的事尽量少做第四象限的事最好别做第四象限的事最好别做P26时间矩阵图时间矩阵图虚假的虚假的必要的必要的危机有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的领导的干扰一些会议一些报告
11、浪费的浪费的逃避的活动P274 D 原原 则则DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授权授权不做不做立即做立即做P284D原则原则Do it nowDo it now（要自己做的）：（要自己做的）：不能丢掉不管、不能拖一不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。Do it laterDo it later（稍后再办）：（稍后再办）：把重要但不紧急的工作，把重要但不紧急的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。暂时挂在一边，待有空时再去处理。Delegate itDel
12、egate it（可授权的）：（可授权的）：学会授权，将能派出去的学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。Dont do itDont do it（丢掉不管）：（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管无效益的事，应差的事丢掉不管P29时时 间间 管管 理理 要要 务务焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说“不”参照你的使命宣言、目标规划时间重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。歌德人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是来自 百分之二十的活动。20/80 法则P30
13、普通人的时间安排普通人的时间安排25-30%25-30%15%15%50-60%50-60%2-3%2-3%2-3%25-30%P31成功人士的时间安排成功人士的时间安排20-25%65-80%15%1%20-25%65-80%15%1%P3280/20原则原则P3380/20原则原则去寻找用去寻找用20%20%的努力就可得到的努力就可得到80%80%的效果的领域的效果的领域集中精力解决少数重要问题集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作意的工作P34更有效地利用时间更有效地利
14、用时间“创造创造”更多的时间更多的时间减少会议对时间的浪费减少会议对时间的浪费有效地利用等待时间有效地利用等待时间很好地利用旅行时间很好地利用旅行时间与上司沟通时如何更有效利用时间与上司沟通时如何更有效利用时间对付电话所引起的时间的浪费对付电话所引起的时间的浪费避免不速之客带来的时间的浪费避免不速之客带来的时间的浪费P35创造更多的时间创造更多的时间有两种方法可以创造工作时间：有两种方法可以创造工作时间：早起晚睡早起晚睡通过授权的技能通过授权的技能P36减少会议对时间的浪费减少会议对时间的浪费会议前会议前：发问有必要以会议形式进发问有必要以会议形式进行商讨吗？行商讨吗？尽量减少与会人数。尽量减
15、少与会人数。当关键人物无法与会时，当关键人物无法与会时，原则上不应开会。原则上不应开会。为避免会议冗长，可将会为避免会议冗长，可将会议安排在午餐前或下班前。议安排在午餐前或下班前。要有明确的会议议程。要有明确的会议议程。计算会议成本。计算会议成本。会议中会议中：会议中等候迟到者，则等于惩罚准时者 不要令与会者太舒服。避免受电话或访客之干扰 视实际需要，可让部分与会者参加会议的一部分会议后会议后：整理会议记录发给有关人士 跟进会议中决定的事项P37与上司沟通时如何更有效利用时间与上司沟通时如何更有效利用时间“听而不闻听而不闻”的上司的上司应开门见山，单刀直入。应开门见山，单刀直入。技巧性地指明你
16、与他谈论的事端对他所可能产生的利害关系。技巧性地指明你与他谈论的事端对他所可能产生的利害关系。见异思迁的上司见异思迁的上司当他指派工作时，多作询问的工夫当他指派工作时，多作询问的工夫如你的工作繁多，请他为你决定完成工作的优先次序。如你的工作繁多，请他为你决定完成工作的优先次序。询问他完成工作的限时。询问他完成工作的限时。以你为听众的上司以你为听众的上司尽量避免发问或对他的话语作出评论尽量避免发问或对他的话语作出评论P38如何避免电话引起的时间的浪费如何避免电话引起的时间的浪费事后回复电话的办法值得采用。事后回复电话的办法值得采用。尽量将须打出去的电话集中在一起。尽量将须打出去的电话集中在一起。
17、避免电话捉迷藏的两个原则：避免电话捉迷藏的两个原则：如果是对方的助理、秘书接的电话，务必打听何时如果是对方的助理、秘书接的电话，务必打听何时可以联络到此人可以联络到此人留话时别忘了请对方在某个时刻或期间回话留话时别忘了请对方在某个时刻或期间回话P39如何避免不速之客的时间的浪费如何避免不速之客的时间的浪费你并不一定总是热情好客你并不一定总是热情好客让别人知道别打搅你让别人知道别打搅你在办公室外接见不速之客在办公室外接见不速之客定期安排和下属或同一阶层的同事见面定期安排和下属或同一阶层的同事见面P40时间管理理论的发展时间管理理论的发展第一代：利用便条和备忘录第一代：利用便条和备忘录第二代：强调日历与日程表第二代：强调日历与日程表第三代：讲求优先顺序第三代：讲求优先顺序第四代：以原则为重心，着眼个人第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进效果和效率齐头并进P41 注重结果，而不是注重忙忙碌碌。注重结果，而不是注重忙忙碌碌。P42有效的时间管理有效的时间管理鹅卵石的故事P43更高效的时间安排更高效的时间安排P44我们是每分钟的主人我们是每分钟的主人否则便是每分钟的奴隶否则便是每分钟的奴隶我们利用时间我们利用时间否则时间利用我们否则时间利用我们谢谢 谢谢
