1、 工程项目文件管理制度1 范围本制度规定了工程项目建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、供应商之间的项目文件管理关系和职责范围等管理程序，明确了工程项目文件接收、整理和分发、保管、归档的工作流程。本制度适用于所有参建单位。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 28-20023 职责3.1 工程各有关单位应在工地设立一个与工程建设任务相适应的技术资料管理部门，作为工程项目文件的归口管理部门，统一负责项目文
2、件的接收、处理、分发、传递、保管和归档工作。并要求配备足够的专（兼）职人员负责做好责任范围内的工程项目文件管理工作，由一位工地副总工程师以上的领导负责工程项目文件全过程的管理工作。3.2 建设单位作为整个工程项目文件的归口管理单位，负责对项目前期文件、设计基础文件和设计文件、综合管理文件、设备文件及现场施工等所形成的文件进行过程管理。 3.3 设计单位负责提交各阶段设计图纸、设计变更文件以及对接收文件的处理工作。设计单位必须按合同中规定的图纸交付进度、图纸数量及时提供工程图纸资料。3.4 供应商负责提交合同规定设备文件，以及对联系单、传真的处理工作。3.5 施工单位负责提交各阶段施工文件，以及
3、做好设计文件、设备文件及联系单、传真等文件的管理工作。3.6 监理单位负责提交对工程进行质量、安全、进度、投资控制、合同和信息管理以及协调等方面进行监理形成的文件材料，负责做好设计文件、设备文件及联系单、传真的签审及处理工作。3.7 设备监造单位负责做好设备监造过程中形成的监造报告、总结等文件。4 管理内容和方法4.1 工程项目文件的范围4.1.1 工程前期依据性文件；4.1.2 设计基础资料和勘测报告；4.1.3 工程设计文件；4.1.4 工程及设备招投标文件4.1.5 施工文件；4.1.6 设备文件；4.1.7 整套启动试运和调试文件；4.1.8 程质量监督文件；4.1.9 工程监理文件；
4、4.1.10 设备监造文件；4.1.11 工程验收交接文件；4.1.12 未完项目文件；4.1.13 生产准备与试运行期间文件；4.1.14 财务、资产管理文件4.1.15 与工程项目有关的标准、图书及其他参考资料。4.2 项目前期文件、设计基础材料、综合管理文件的接收与归档4.2.1 建设单位的各相关部门在收到项目前期文件、设计基础材料、综合管理文件后，应做好文件材料的登记工作，按规定的责职范围做好项目凭证性文件原件收集、保管和归档工作。需要发放给相关部门或单位的文件材料要做好发放签收工作。4.2.2 建设单位文件管理部门应做好工程项目日常收发文件工作，每年或工程项目建设结束时把接收的全部文
5、件原件整理后移交档案部门进行组卷、归档。4.3 设计单位、供应商提供的设计、设备文件管理4.3.1 施工图设计文件的接收和审查建设单位工程部资料室在收到由设计单位提供的施工图纸及设计变更通知单之后，做好图纸、文件的接收台帐，并按专业、内容进行分类整理、清点、登记，清点无误后，将相关信息包括：图纸/资料名称、图号、版本、编制日期、单位、机组号、专业名称、套数/张数等信息录入计算机内，此项工作要求在二个工作日内完成。完毕后送监理单位审查，监理单位应在规定时间内进行审查，其中设计变更单应在二天内审查完毕，并将审查意见提交给建设单位。未经审查的施工图纸、设计修改通知单一律不得在工程中使用。4.3.2
6、施工图纸的签发与发放4.3.2.1 建设单位工程部资料室将接收到的施工图纸目录清单送有关领导进行审核，有关领导根据合同的规定或工程项目施工的具体情况进行签发后，资料室进行发放。如设计单位提供图纸份数不够，建设单位应复制相应份数进行发放。如施工单位需要增加份数，应以联系单的方式提出要求，经建设单位分管领导批准后，资料室负责办理。4.3.2.2 施工图发放时，建设单位工程部资料室要及时通知相关单位的资料管理部门前来领取，应在一天内将图纸资料领走，同时办理领用登记手续。图纸资料的接收、发放工作应在三个工作日内完成。4.3.2.3 建设单位工程部资料室在图纸资料的管理过程中，要严格控制施工图纸的修订状
7、态和版本情况，及时在项目局域网上进行动态公布施工图纸的有效版本。对于图纸、资料有修改版时，建设单位工程部资料室要做好工程图纸作废记录，及时通知原图纸接收单位领取修改版图纸，并要求其将旧版图纸作废处理，以保证施工图纸的有效性。4.3.2.4 施工图纸一般以借阅为主，不进行电子扫描。外单位借阅施工图纸必须经单位主管领导批准。同时管理公司要做好施工图纸、设计变更单的归档工作。 施工图纸的管理见附件A：施工图纸接收、发放流程图。4.3.3 设备文件的接收和发放4.3.3.1 建设单位工程部资料室在收到供应商提供的设备文件后，应按专业、内容进行分类整理、清点、登记，清点无误后，做好接收台帐，将相关信息输
8、入到计算机。对没有图号的设备图纸可编制相应的检索号，便于保管、查阅，并及时在项目局域网上公布收到的设备图纸的相关信息。4.3.3.2 随机设备文件包括装箱单、设备图、设备质保书、合格证、出厂试验报告等文件。为了便于管理，可由负责设备开箱单位的物资部门在设备开箱时对设备文件进行收集、清点和整理，并把用于安装施工的设备图纸、质保书、合格证、试验报告等及时交给建设单位工程部资料室发放，资料室要做好接收台帐及信息录入工作；其他设备开箱文件如装箱单等可先由物资部门按机组、设备、箱号分类保管，待工程结束整理组卷后移交给建设单位工程部资料室归档。4.3.3.3 为了确保随机设备文件的齐全，负责设备开箱的物资
9、部门应在开箱记录上列出随机设备文件目录，以便建设单位工程部资料室进行核对。4.3.3.4 用于安装施工的设备文件发放范围和份数，建设单位工程部资料室应根据与厂商签订合同的份数及设备安装施工合同情况经主管领导签发后进行发放或借阅，并做好发放领用记录。4.3.3.5 设备文件、资料的接收、发放及存档详见附件B：设备文件、资料接收及发放流程图。4.3.4 工程项目文件的档案管理对于其它渠道得来的工程项目文件、资料，如部门或个人在培训、学习、考察、开会、工作和谈判等过程中得到的技术资料，由有关部门或人员负责收集、保管，经整理后及时交给资料室统一保管。如因工作需要使用，由资料室负责复印并发放给其他相关人
10、员。4.3.5 施工图纸的发放领用范围和数量施工图：建设单位 按专业人员需要发放监理单位 按合同规定发放施工单位 按合同规定发放竣工图：建设单位 按合同由设计或施工单位在项目完工后移交。4.3.6 施工图纸、设备文件的催交4.3.6.1 建设单位应根据工程进度及施工图到达现场的进度，定期或不定期召开图纸资料协调会议，根据各部门职责进行图纸催交；对工程项目建设有重大影响的，应及时进行催交。4.3.6.2 设计单位或设备厂家未按合同要求提供图纸，由签订合同的建设单位计划合同部或设备部向设计单位或供应商进行催交；属于设计范围缺项的图纸及工程实施过程中临时需要的图纸资料由建设管理处工程部负责催交。4.
11、3.6.3 如果发现接收的图纸与所附清单目录有出入，包括图纸资料缺页、缺项、份数不全或版面不清楚，由资料室向设计单位或供应商进行催交和补齐。4.3.6.4 各施工单位如需调整供图协议或供货合同中图纸的供应时间，应提前一个月上报图纸供应变更清单，以利于图纸的催交工作。4.4 工程联系单及传真的接收、发放与归档4.4.1 工程联系单一般包括设计修改联系单、工作联系单、技术联系单、工程量签证单等四种。4.4.2 建设单位各部门形成的工作联系单，由各部门负责完成审批后，提供相应原稿份数给资料室进行发放，原稿份数要满足需归档份数。资料室在接收联系单后，由专职人员负责联系单的接收登记、复印、分发和保管归档
12、，发放份数根据合同的要求决定，并做好接收、分发台帐。4.4.3 外来工程联系单由建设单位工程部资料室统一接收登记后，送有关主管领导签发，资料室根据签发意见分发给有关部门和人员，并做好接收、分发台帐。一份原稿归档保管。4.4.4 各单位、部门在接收工程联系单时应办理交接签字手续，并对发出和收到的联系单进行分类、编号、登记，妥善保管，对于需要回复的联系单要及时进行回复，资料室应在登记记录上对回复联系单闭环情况进行标记。4.4.5 联系单由资料室当日送至主管领导或责任部门审批，各部门在办理联系单时应迅速给出处理意见，不得压件，会签的联系单应在所附的会签专用页上用签字笔及时签署意见，并返回给有关部门（
13、单位），不得压件。4.4.6 工程建设项目内部已建立局域网的，联系单可采用电子文件方式进行流转，但必须保证归档或联系单主送单位有一份纸质原稿。单位内部各部门间的工作联系单由本部门自己保管发放。4.4.7 工程联系单所有栏目必须填写清楚，书写要符合归档要求，对不符合归档要求的工程联系单和传真，资料室办理人员有权拒收，工程联系单具体要求按工程联系单管理规定执行。4.4.8 传真的接收与发放。传真的接收与发放应做好接收与签收记录，按签发的份数进行发放，一份原件归档，并做到当天接收当天发送。4.4.9 其他部门或个人在收到外单位送来的与工程项目有关的联系单或传真后，应及时转交给资料室进行登记发放。4.
14、4.10 对已归档保存的联系单和传真，资料室应进行分类、登记及信息录入，妥善保管，方便人员查阅及档案移交。4.5 其它工程项目文件的收发管理4.5.1 施工单位提供的施工方案、施工组织设计、技术措施等文件经报审后，按规定份数提供给管理公司资料室进行分发。监理文件、设备监造文件及会议纪要等技术性文件，由于在产生过程中已经审批、会签，资料室在收到此类文件后，不再送审，直接进行分发。资料室要做好收发台账，同时做好归档及借阅管理工作。4.5.2 设备及施工合同管理的执行部门，在合同签订后，对需要分发的单位及部门经主管领导签发后由资料室分发给有关单位和部门，并在合同执行完毕后，将合同的正本（包括招投标、
15、决算文件、审计文件）等交资料管理部门进行整理归档。4.5.3 资料室应及时收集工程所需的各类标准、规范、技术刊物、科技信息等资料，整理编目后将有关信息输入计算机，建立检索条目以方便查阅。各类法规、规范及标准要做好有效控制，对修订状态进行标识，及时对作废标准进行处置。4.5.4 资料室应及时将接收到各类项目文件信息录入到数据库中进行动态管理，便于工程人员查询、借阅。4.6 项目文件的保管、借阅、归档4.6.1 项目文件的保管份数要满足归档及借阅要求。对于由施工单位编制竣工图的，需预留编制竣工图所需施工图套数，同时对于专项验收所需文件材料、施工图纸应提前预留好。4.6.2 为了便于工程项目文件的借
16、阅，可在供借阅的一套文件材料上编上保管号便于借阅。作为归档的文件材料一般规定不外借，只允许在阅览室内查阅，如确实因工作需要，经主管领导批准后方可借出，并及时归还。4.6.3 工程人员需借阅工程项目文件时，应办理借阅手续，对利用效果大的归档文件，有关人员要及时反馈给档案部门，协助做好档案利用效果收集工作。4.6.4 项目文件的保管条件要符合档案库房管理要求。4.6.5 归档的项目文件在项目结束时按工程项目竣工档案管理制度要求执行。5 相关支持文件5.1 工程联系单管理制度 5.2 工程项目竣工档案管理制度6 附录6.1 附录 A（规范性附录）：施工图纸的接收、发放流程图6.2 附录B（规范性附录
17、）：设备文件接收、发放流程图6.3 附录C（规范性附录）：设计修改通知、工程联系单接收、发放流程图6.4 附录D（规范性附录）：其它项目文件接收、发放流程图AA附录A （规范性附录）施工图纸的接收、发放流程图设计院提供的施工图纸接收、相关信息录入发现问题 OK监理审查按协议份数打印发放清单，领导签名 实物分发、签收 存档闭环B附录B （规范性附录）设备文件接收、发放流程图设备文件（包括设备图）接收、相关信息录入、部分技术文件需扫描领导审批施工安装图纸、技术文件设备过程图纸、技术资料信息发布、借阅按协议份数打印发放清单、领导签字存档复印、实物分发、签收归还、保存待工程结束后集中处理闭环C附录C （规范性附录）设计修改通知、工程联系单接收、发放流程图工程联系单、设计修改通知存档实物分发、签收闭环将修改信息录入相应施工图信息栏中按规定份数打印发放清单，领导签名接收、信息录入、扫描文件NO监理审查OKD附录D （规范性附录）其它项目文件接收、发放流程图初设、招投标文件、合同闭环报批经有关单位审核信息录入（部门文件扫描）信息录入领导签发分发、签收存档监理文件、设备监造、会议纪要其他项目文件工程施工技术文件_15
