1、全国计算机等级考试二级教程 Access数据库程序设计 第5章报表目录 Contents5.1 报表概述5.2 创建报表5.3 编辑与使用报表5.4 计算报表5.5 上机指导对数据进行分组汇总以格式化形式输出数据输出标签、发票、订单和信封等不同样式的信息显示包含子报表及图表的数据可以嵌入图像或图片等数据进行计数、求平均、求和等统计计算5.1.1 报表的功能显示效果与报表视图相似，但在此视图中可以调整控件布局。布局视图可以设计和修改报表内容。设计视图显示创建的报表内容报表视图显示报表内容打印到纸张后的效果打印预览视图5.1.2 报表的视图Access 2010 共包含4 种报表视图，分别是报表视
2、图、打印预览视图、布局视图和设计视图。5.1.3 报表的组成在报表的设计视图中可以看到报表由图所示的几个区域组成，各区域的作用分别如下。l 报表页眉：用于显示报表的标题、图形或其他说明性文字。l 页面页眉：显示报表的字段名称或其他需要在每一页都显示的内容。l 主体：报表的主要的数据输出区域。l 页面页脚：显示本页的汇总说明或其他需要在每一页都显示的内容，如页码等。l 报表页脚：显示整份报表的汇总信息或其他说明信息。目录 Contents5.1 报表概述5.2 创建报表5.3 编辑与使用报表5.4 计算报表5.5 上机指导5.2.1 快速创建报表快速创建报表可以利用已有的数据表轻松完成报表的创建
3、工作。快速创建报表的方法：打开作为报表数据源的数据表，在【创建】【报表】组中单击“报表”按钮即可，如图所示。创建报表后可单击快速访问工具栏中的“保存”按钮或按【Ctrl+S】组合键将报表保存到数据库中。5.2.2 添加字段创建报表如果需要自行决定报表中显示的字段，则可利用“空报表”按钮来创建报表，具体操作方法：在【创建】【报表】组中单击“空报表”按钮，然后在显示的界面的“字段列表”任务窗格中双击需添加到报表中的字段选项即可，如图所示。5.2.3 通过向导创建报表通过向导创建报表可以在向导的引导下，选择报表字段，指定分组和排序字段，并能设置报表布局，这是一种高效的创建专业报表的方法。例如，在“s
4、amp3.accdb”数据库中创建一个报表，报表字段为表“tTeacher”中的所有字段，其中“学历”字段为分组字段，按“出生日期”字段降序排列报表数据。报表布局方式为“递阶”，报表名称为“rTeach”。具体操作如下。1添加字段2指定分组字段5.2.3 通过向导创建报表3 指定排序字段和排序方式4 设置布局方式5.2.3 通过向导创建报表5 设置报表标题6 创建的报表效果5.2.4 自主设计报表前面介绍的几种方法虽然简单快捷，但有时无法满足实际工作中对报表内容的需要，此时可以在设计视图中自主设计报表，使报表符合需求。例如，在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rStud”，在
5、报表的报表页眉区域添加一个标签控件，名称为“bTitle”，标题为“团员基本信息表”。具体操作如下。1创建标签控件 2设置标签名称5.2.4 自主设计报表在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rStud”，在报表的主体区域添加一个文本框控件，显示“性别”字段值。将该控件放在距上边0.1cm、距左边5.2cm 处，并命名为“tSex”。具体操作如下。1创建文本框控件并设置名称 2设置控件位置5.2.4 自主设计报表3 设置控件的数据来源目录 Contents5.1 报表概述5.2 创建报表5.4 计算报表5.5 上机指导5.3 编辑与使用报表5.3.1 在报表中添加时间和日期报表
6、可以提供准确的日期和时间信息，以供使用者筛选数据。在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rPrice”，请在报表页眉区域显示系统当前的日期和时间。其中，日期格式为“年 月 日”，时间格式为“:上午”。具体操作如下。1设置日期和时间格式 2插入的日期和时间函数5.3.2 在报表中添加页码l 通过单击“页码”按钮在报表中添加页码：在【报表设计工具 设计】【页眉/页脚】组中单击“页码”按钮，打开“页码”对话框，在其中设置页码的格式、位置和对齐方式，单击按钮即可，如图所示。l 通过在文本框控件的控件来源中设置表达式，以添加页码。常用的页码表达式如表所示。5.3.2 在报表中添加页码在“
7、samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rEmp”，使报表页面页脚区域内名为“tPage”的文本框控件以“页码/总页数”的形式显示页码。具体操作如下。利用表达式插入页码5.3.3 在报表中添加分页符默认情况下，报表会在每一页充分显示数据后，才会继续在下一页显示剩余内容。但分页符可以强制报表在指定的位置分页显示，即从该位置起，剩余内容必须从下一页开始显示。在报表中添加分页符的方法：在报表的设计视图中单击【报表设计工具 设计】【控件】组中的“插入分页符”按钮，然后在目标位置单击鼠标左键，插入分页符。插入的分页符将以5 个黑色小点的形式显示在视图左侧。选择该符号后按【Delete】键可以将
8、其删除。5.3.4 排序报表记录排序报表记录是设置报表数据以某个字段为标准，按照一定的方式进行排列显示的操作。在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rEmp”，将该报表按照“性别”字段降序(先女后男)排列输出。其具体操作如下。设置报表记录的排列顺序5.3.5 分组报表记录分组报表记录可以按某个字段下的相同记录进行分类、汇总和输出。比如，统计男生和女生各自的人数、男生和女生各自的平均分等。在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rEmp”。将报表“rEmp”按照“性别”字段分组降序排列输出。其具体操作如下。对报表记录进行分组显示5.3.6 编辑组页眉与组页脚在报表中
9、对数据进行分组后，一般需要通过组页眉和组页脚来进一步显示分组信息。编辑组页眉和组页脚的方法：在“分组、排序和汇总”任务窗格中选择设置的分组选项，单击“更多”按钮，在右侧显示的下拉列表框中依次选择“有页眉节”选项和“有页脚节”选项。此时报表的设计视图中将显示以分组字段为名称的页眉和页脚区域，在其中利用标签、文本框等各种控件来显示和计算需要的数据即可。如图所示即为设置组页眉后的效果。目录 Contents5.1 报表概述5.2 创建报表5.5 上机指导5.3 编辑与使用报表5.4 计算报表5.4.1 在报表字段中计算数据有时需要在报表已有字段或新增字段中计算数据，此时可以通过设置字段的控件来源计算
10、表达式来得到需要的结果。例如，在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“tTeacher”，根据教师的工作时间计算教师工龄，并将结果以左对齐方式进行显示。具体操作如下。1设置控件来源2设置对齐方式5.4.2 在报表中进行统计计算统计汇总报表数据需要通过添加控件来完成，方法与在报表字段中计算数据是完全相同的，首先在指定的目标区域建立控件，然后对控件来源进行设置即可。在报表中计算数据时，除了前面介绍的SQL 聚合函数，还可以使用域聚合函数，这类函数的特点是可以设置精确的条件表达式，以得到筛选后的结果。如表所示为常用的函数。目录 Contents5.1 报表概述5.2 创建报表5.3 编
11、辑与使用报表5.4 计算报表5.5 上机指导案例目标5.5.1 编辑图书销售情况表l 对报表进行适当设置，使报表显示查询“qSell”中的数据。l 对报表进行适当设置，使报表标题栏上显示文字“销售情况报表”；在报表页眉区域添加一个标签，标签名称为“bTitle”，显示文本为“图书销售情况表”，字体名称为“黑体”，颜色为“褐色”（褐色的代码为“#7A4E2B”），字号为“20”，文字不倾斜。l 对报表中名称为“txtMoney”的文本框控件进行适当设置，使其显示每本书的金额（金额=数量 单价）。考生文件夹中存在一个数据库文件“samp3.accdb”，该数据库中已经设计好表对象“tOrder”“
12、tDetail”“tBook”，查询对象“qSell”，报表对象“rSell”。请在此基础上按照以下要求对报表“rSell”进行相关操作。案例目标5.5.1 编辑图书销售情况表报表效果l 在报表的适当位置添加一个文本框控件（控件名称为“txtAvg”），计算每本图书的平均单价。本案例虽然整体难度不大，但涉及的操作较为全面，具体操作思路如图所示。操作思路5.5.1 编辑图书销售情况表操作步骤5.5.1 编辑图书销售情况表文本框控件的控件来源设置案例目标5.5.2 设置入学学生信息表考生文件夹中有一个数据库文件“samp3.accdb”，该数据库中存在已设计好的表对象“tStud”和查询对象“qS
13、tud”，同时还存在以“qStud”为数据源的报表对象“rStud”。请在此基础上按照以下要求完成各种操作。l 在报表的报表页眉区域添加一个标签控件，名称为“bTitle”，标题为“1997 年入学学生信息表”。l 在报表的主体区域添加一个文本框控件，显示“姓名”字段值。将该控件放在距上边0.1cm、距左边3.2cm 的位置，并命名为“tName”。l 在报表的页面页脚区域添加一个计算控件，显示系统年月，显示格式为“年月”（注意：不允许使用格式属性）。计算控件放在距上边0.3cm、距左边10.5cm 的位置，并命名为“tDa”。案例目标5.5.2 设置入学学生信息表l 按“编号”字段的前4 位
14、分组统计每组记录的平均年龄，并将统计结果显示在组页脚区域。将计算控件命名为“tAvg”。报表效果本案例的操作思路如图所示。本案例的难点在于计算控件的设置以及组页眉和组页脚的编辑，会涉及字段的分组设置、控件的创建、控件来源表达式的设置等操作。特别是在分组设置中，会涉及本章未介绍的一些操作，包括分组时设置字段的哪些部分为分组依据，分组后各组数据是否显示在同一页面等。操作思路5.5.2 设置入学学生信息表操作步骤5.5.2 设置入学学生信息表2 分组字段1 设置控件来源全国计算机等级考试二级教程 Access数据库程序设计学习进步海量图书方便查询免费申请样书下载配套资源优惠购书成为作者更多样书申请和资源下载需求，请登录人邮教育社区（)囊括各大品类，您想要的应有尽有教师免费申请样书，我们将安排快递迅速送达教学视频、PPT课件、教学案例、习题答案、模拟试卷等丰富资源免费下载教师可以申请最低折扣学生直接优惠购买图书欢迎写文章投稿，我们强大的编辑团队将为您提供专业和高效的编辑出版服务
