1、2007.9.22公文写作与处理公文写作与处理集团总经办叶 伟2007.9.22课程大纲一、公文的定义及执行标准一、公文的定义及执行标准二、公文的文种、适用范围及分类二、公文的文种、适用范围及分类三、公文的格式三、公文的格式四、公文的行文规则四、公文的行文规则五、公文的写作技巧五、公文的写作技巧六、公文处理六、公文处理2007.9.22一、公文的定义及执行标准 公文的定义 公文就是公务文书。公文是公文是党政机关、企事业单位以及群众团体在公务活动中形成并固定使用的一种具有特定格式的文书材料文书材料，是是依法行政或进行公务活动的重要工具工具。2007.9.22一、公文的定义及执行标准公文的产生 1
2、、需求-社会管理 2、条件-文字的产生 2007.9.22一、公文的定义及执行标准一、公文的执行标准（一次制定、四次调整、一次修订）（一次制定、四次调整、一次修订）1、1931年中央秘书处文书处置办法2、1951.9.29中央人民政府政务院公文处理暂行办法3、1981.2.27国务院办公厅国家行政机关公文处理暂行办法4、1987.2.18国务院办公厅国家行政机关公文处理办法5、1993.11.21国务院办公厅国家行政机关公文处理办法（修订）6、2000.8.24国务院办公厅国务院办公厅国家行政机关公文处国家行政机关公文处理办法理办法（2019年年1月月1日执行）日执行）关于实施关于实施国家行政
3、机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法涉及的几个具涉及的几个具体问题的处理意见体问题的处理意见（国办函（国办函20191号）号）2007.9.22二、公文的文种、适用范围及分类二、公文文种 新标命令（令）决定公告通告通知议案通报旧标命令（令）决定公告（通告）通知议案通报新标会议纪要报告请示批复意见函旧标会议纪要报告请示批复指示函2007.9.22二、公文的文种、适用范围及分类三、不适宜企业使用的文种（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）通告：适用于公布社会各有关方面社会各有关方面应当遵守或者周知
4、的事项。（三）议案 适用于各级人民政府各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。2007.9.22二、公文的文种、适用范围及分类四、企业使用文种及其适用范围（一）华美常用的文种1、决定 适用于对重要事项或者重大行动对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。2、通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。3、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。4、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。5、报告 适用于
5、向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。2007.9.22二、公文的文种、适用范围及分类四、企业使用文种及其适用范围（二）华美不常用的文种1、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。2、批复：适用于答复下级单位的请示事项。3、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。4、函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。5、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。2007.9.22二、公文的文种、适用范围及分类五、华美在应用公文文种时的不当（一）华美应该常用的文种 通知、会议纪要、通报、报告、请示、请示、批复、意见批复、意见、函、函（二）华美不应该常用的
6、文种 决定、公告 2007.9.22二、公文的文种、适用范围及分类六、公文的分类（一）按行文关系分：上行文、下行文、平行文按行文关系分：上行文、下行文、平行文（二）按性质作用分：指挥性公文、报请性公文、知照性公文、规范性公文（三）按公文内容分：原则性公文、事务性公文（四）从处理的角度分：收文、发文（五）按涉密程度分：绝密件、机密件、秘密件（六）按办理时限分：特急件、急件、平件（七）按公文的用途分：主件、附件、承办件、参阅件按公文的用途分：主件、附件、承办件、参阅件 其中：上述（一）至（三）的分类用以指导公文写件；（四）至（七）的分类用以指导公文处理。2007.9.22二、公文的文种、适用范围及
7、分类行文关系：根据发文单位与收文单位的隶属关系和职责范围确定的公文授受关系授受关系，也称行文方向行文方向。1、上行文请示、报告。2、下行文批复、决定、通知、会议纪要等。3、平行文函。特殊：意见上行文、下行文、平行文；公告、通告通行文2007.9.22三、公文的格式公文的格式包括以下几个方面举例结论：必备要素发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、主题词共 9个。非必备要素秘密等级和保密期限、紧急程度、附件说明、附注、附件、抄送单位、印发单位、印发日期共8个。2007.9.22四、公文的行文规则一、公文的行文规则1、行文的必要性。2、行文关系的确定根据隶属关系和职责
8、范围确定，不越级请示和报告3、党、政系统的行文党领导政，党在先，政在后4、下属单位内的行文重要文件抄送集团公司5、集团部门行文仅以“函”的形式在部门之间、部门与下属公司之间行文，且仅用于商洽工作、询问和答复问商洽工作、询问和答复问题题，其他情况下一律以集团公司名义行文。6、不得向领导个人报请“请示”、“意见”和“报告”。2007.9.22四、公文的行文规则二、易混淆文种的辩析（一）“请示”和“报告”的区别。（二）“意见”与“报告”的使用。（三）“请示”与“函”的区别。2007.9.22四、公文的行文规则（一）“请示”和“报告”的区别。相同点：从行文方向看：从行文内容看：2007.9.22四、公
9、文的行文规则不同点 文种区别请示报告行文目的为解决某一问题请求请求上级单位的指示和批准指示和批准。为让上级单位了解、掌握情况了解、掌握情况，答复答复上级机关的询问询问。性质要求属请求性公文，需要需要上级单位给予答复答复。属陈述性公文，不需要不需要上级机关回复回复。正文构成由请示原由、请示事项和请求语三部分构成。由报告目的、报告内容和结束语三部分构成。篇幅含量必须一文一事，篇幅相对较短。一事数事皆可，篇幅较长。结尾用语“当否，请批复。”、“以上请示，请批准。”、“以上请示，请审批。”“特此报告。”、“如有不当，请指正。”行文时间必须在事前行文。在事前、事后及事情进展中皆可行文。2007.9.22
10、四、公文的行文规则“请示”与“报告”混淆的原因透析1、两个文种的适用范围长期不明晰，导致部分应用文书籍的错误阐述引起的误解。初始阶段，1951年年的公文处理办法中“请示”与“报告”无明显界限无明显界限。自1987年年才明确明确“请示”与“报告”的不同之处不同之处，但但依然模糊依然模糊：“报告”适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，提出意见或建议，答复上级机关的询问。“请求”适用于向上级单位请求指示和批准请求指示和批准。2000年增加年增加“意见意见”文种文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法。从原“报告”中将“向上级单位提出意见或建议”剥离出来，严格区分了严格区分了“请示请示”
11、与与“报告报告”的的界限界限。2007.9.22四、公文的行文规则“请示”与“报告”混淆的原因透析2、组织内部领导的要求和办公室人员唯领导是从的作风。2007.9.22四、公文的行文规则（二）“意见”与“报告”的区别1、从渊源关系上看：“意见”源于“报告”。2、从“意见”的文种使用上看：“意见”可用于上行文、下行文和平行文。（1）上行文，两个知识点：A、按请示性公文的程序和要求办理；其中，正文中所提意见与他部门职能范围内的工作出现相交叉事项其中，正文中所提意见与他部门职能范围内的工作出现相交叉事项时时商洽，若一致按一致意见办理；不一致需在意见中阐明各方理商洽，若一致按一致意见办理；不一致需在意
12、见中阐明各方理据，请上级定夺。据，请上级定夺。B、上级单位应当对下级单位报送的“意见”做出处理或给予答复。（2）下行文对贯彻执行有明确要求的遵照执行遵照执行；无明确要求的参照执行参照执行。（3）平行文提出的意见供对方参考。2007.9.22四、公文的行文规则3、上行意见的分类呈报性意见与呈转性意见。呈报性意见：（1）下级单位就工作中的重要问题向上级单位提出意见或建议，供上级单位决策时参考。（2）这类意见一般不需要上级机关答复。呈转性意见占上行意见的大多数。（1）下级单位在工作中遇到难以解决的重大问题或需要上级单位给予支持、有关部门给予配合的重要工作时，向上级单位呈送意见并请示批转。（2）这类意
13、见的标志性结束语“此意见如无不当，请批转各单位执行。”2007.9.22四、公文的行文规则4、呈转性意见的使用（1）本部门无权力也无能力时。（2）属本部门职能范围的工作，但因事关全局时。（3）需明确各相关部门的职责，避免推诿扯皮时。2007.9.22四、公文的行文规则5、上行意见的处理与答复方式（1）印发会议纪要（2）用通知批转意见。（3）用下行意见处理（答复）上行意见。2007.9.22四、公文的行文规则（三）“请示”与“函”的区别1、“请示”与“函”的适用范围2、区别：文种项目请示函行文关系上行文平行文适用范围小，上级单位请求指示、批准大，商洽工作，询问和答复问题，也可向主管部门请求批准。
14、行文对象的身份发文单位法定的、对应的、有隶属关系的上级，行政受其领导不存在行政上的法定隶属关系。2007.9.22四、公文的行文规则“请示”与“函”混淆的原因1、概念模糊。对“上级单位”和“主管部门”分辩不清。“上级单位”是顶头上司，有法定的上下级关系；“主管部门”是仅存在业务上的指导关系，不存在领导与被领导关系。例：供电局与企业的关系、供水公司与企业的关系。2007.9.22四、公文的行文规则2、明知故犯 官本位意识和官僚作风，导致收文单位被尊重欲极强，喜欢别人“请示”。2007.9.22五、公文的写作技巧 上联：苦坐苦等苦思苦想苦茶入口苦不堪言 下联：愁纲愁线愁情愁理愁眉苦脸愁断肝肠 横批
15、：2007.9.22五、公文的写作技巧（一）选择恰当的文种（二）准确把握公文主题（三）公文结构和格式（四）公文的语言（五）公文写作中几类特殊表达方式的运用2007.9.22五、公文的写作技巧（一）选择恰当的文种1、缺乏主动性和灵活性公文写作与文学写作的根本区别之一。2、选择恰当文种的方法：行文方向、公文性质、公文功能三方面开展。2007.9.22五、公文的写作技巧（二）准确把握和提炼公文的主题1、了解和掌握国家、地方的方针、政策、法律、法规以及本单位的“家法”。2、准确了解领导制文意图，体现公文的应命性实现拟稿人由个人到组织的第一次个人到组织的第一次“角色转换角色转换”。3、写作前了解和掌握本
16、单位的实际，写作后实现由组织到由组织到受众的第二次受众的第二次“角色转换角色转换”，确保文稿符合实际、收到实效的客观需要。受众一：执行者；受众二：社会大众；受众三：股东单位。2007.9.22五、公文的写作技巧（三）公文结构与格式（1）确定标题A、规范式发文单位+事由+文种（庄重、级别高）B、灵活式“发文单位+文种”“事由+文种”“转发+原发文单位及发文标题+通知”“文种”（周知性、不重要）书写要求：移行移行时词或词组要完整完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列居中排列，匀称美观。2007.9.22五、公文的写作技巧（三）公文结构与格式（2）掌握总体结构模式 “三段式”：开头主体结
17、尾开头：开篇明意，简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、综合式等写法。主体：表述主要内容并列式、递进式两种结构；表达方式叙述、议论、说明。结尾：表述发文单位对文件办理的要求或希望。2007.9.22五、公文的写作技巧（三）公文结构与格式（3）掌握公文格式和编写格式参照国家行政机关公文处理办法熟练运用华美集团公文管理制度2007.9.22五、公文的写作技巧草拟公文时应注意公文编写格式：1、各公司文件“发文单位标识”，使用各公司全称。字体采用一号加粗黑体红字。2、公文标题居中，字体采用三号加粗黑体；3、正文字体采用四号仿宋体，行距为1.5倍。4、页边距采用电脑初始设置值。5、当公
18、文署名和日期因以上设置必须单独打印一页时，应在署名及日期上文标注“（此页无正文）”。6、人名、地名、引文准确。7、结构层次序数明确。第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“、”，第四层为“（）”。8、正文内使用非规范化简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。9、日期应当写明具体的年、月、日。10、公文中的数字使用阿拉伯数字和汉字。2007.9.22五、公文的写作技巧（四）公文语言1、公文语言的特色（1）词汇特色总体特色：简练、质朴、明快、庄重书面语；成语、文言词语、关联词语；统称、规范化简称、数称；模糊语；专业术语、习惯用语（词汇）。2007.9.2
19、2五、公文的写作技巧（2）语法特色介词结构：介词结构：“关于”、“为了”、“根据”、“按照”、“自以来”无主句：无主句：“要”祈使句：祈使句：“请”、“望”、“不能”、“不准（许）”匀称句式匀称句式2007.9.22五、公文的写作技巧2、语气语调与相关文种相符 带有强制性和规范性的文件坚定、严肃 指导性文件缓和 须立即执行的文件“快”、“及时”报请性、函告性文件恳切、委婉、礼貌，忌生硬2007.9.22五、公文的写作技巧3、公文语言应注意防止歧义（习题）p语序不当造成被限定说明的对象不明。p语句中个别词的词性不明引起歧义。2007.9.22五、公文的写作技巧4、防止错字、别字现象（习题）200
20、7.9.22五、公文的写作技巧（五）公文写作中几类特殊表达方式的运用1、时间表达p 下列情况必须使用汉字：（1）成文日期（2）正文中涉及的农历日期（3）星期几一律用汉字（4）正文中涉及中国清代及以前的历史纪年p 下列情况必须使用阿拉伯数字：（1）公文标题中的年份（2）发文字号中的发文年度（3）正文中涉及的阳历日期（4）正文中涉及人物生卒年月日2007.9.22五、公文的写作技巧2、专用名称表达单位名称、人物职务、岗位、姓名的使用（1）同一名称多次出现时，保持前后一致。（2）单位名称第一次出现时，使用全称或规范性简称。（3）当一个人担任多种职务时，只列出与文件内容有关的职务。领导人姓名出现时，应
21、使用其姓名全称或“职务+姓名”的全称。（4）当必须同时出现一个人的两个或两个以上职务时，表述应该先党内后党外，由大至小排序。2007.9.22五、公文的写作技巧3、数量表达（1）表示数量、长度、重量等各种计量数据时应使用阿拉伯数字，其后加相应的量词。（2）表述事物的数量时一般“名词”在前，“量词”在后。（3）当人或物数量较大时，通常应列出一个代表者。（4）百分比的表示应用阿拉伯数字。（5）特殊情况下使用约数、概数外，公文中的数量概念应使用确数。（6）表示增加时用倍数或分数，表示减少时则用分数而不用倍数。（7）在用“以上”、“以下”表示数字分界时，为准确起见，应注明本数是否包含在内。（8）“两”
22、与“二”的区别。（9）“增加、提高、增长、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面带“到、至、为”与带“了”或不带“了”字相比，应注意区别。2007.9.22五、公文的写作技巧4、范围表达表示全部的词所有、凡、全部、任何一个、总共、统统、个个；表示部分的有些、有的、部分、绝大部分、百分之几。在使用时应注意：（1）全面肯定或否定时，用表示全部的词语。（2）表示部分时应使用词义精确的词，如百分比等。（3）不能在一个语句中同时出现表示全部和部分的词语，（4）句子中出现的表示范围的词语前后不能互相矛盾。2007.9.22五、公文的写作技巧如何提高驾驭公文语言的水平（1）在员工中吸取语言营养。（2）
23、在优秀的公文中吸取语言营养。（3）扩大阅读视野、丰富知识面，培养语感。2007.9.22六、公文的处理（一）公文处理原则（二）公文处理的分类、概念（三）公文处理的流程及注意事项（四）其他方面2007.9.22六、公文的处理 （一）公文处理的原则“准确、迅速、保密”准确反映问题、汇报情况、整理材料迅速及时保密2007.9.22六、公文的处理（二）公文处理的分类和概念1、发文处理：制发公文的过程。2、收文处理：收到公文的办理过程。2007.9.22六、公文的处理（三）公文处理的流程及注意事项1、发文处理的流程草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。缮印：缮印：会签、校核：会签、校核：
24、2007.9.22六、公文的处理2、发文处理的注意事项（1）草拟过程在公文写作中均已涉及。（2）审核指草拟部门的业务审核。（3）会签指相关业务单位知悉确认公文有关信息的过程。（4）校核指公文管理部门的审核环节，审核的重点是：是否确需行是否确需行文文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则行文规则和拟制公文拟制公文要求，公文格式是否符合华美集团公文管理办法的要求等。（5）签发由本单位的负责人或主持工作的相关人员签发。（6）复核由公文管理部门负责发放文件的人员负责。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。经复核需对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。（7）用印由
25、印章管理部门负责。用印注意原则“齐年盖月”。（8）登记公文管理部门制作的发文登记表。（9）分发2007.9.22六、公文的处理3、收文处理的流程签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。签收、登记并行；审核、拟办并行；催办需强化。2007.9.22六、公文的处理4、收文处理的注意事项（1）“签收”与“登记”收到公文及时填写华美集团公文处理单，并在来文登记表中登记。（2）“审核”与“拟办”收到下级单位上报需办理的公文（阅知的公文除外），公文管理部门负责人应当审核，提出拟办意见（体现承办件、参阅件的含义）。（3）批办交单位负责人批示。（4）承办承办部门及时办理相关事项。（5）催办紧急公文跟踪
26、催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。2007.9.22六、公文的处理5、公文的归档（1）公文办理完毕后整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。（2）归档范围内的公文齐全、完整、便于利用。（3）归档范围内的公文确定保管期限、定期移交。2007.9.22六、公文的处理（四）其他注意事项1、关于公文的翻印问题。2、公文复印件的使用。3、公文的存档电子文档与纸质文档。4、不具备归档和存查价值的公文可以销毁。销毁公文需由二人以上监销，保证不丢失和漏销。5、单位合并时公文合并；单位撤销时整理（立卷）、移交档案部门。6、公司的制度文件，依照有关规定执行。2007.9.22结束语结束语符 合 政 令，行 文 周 严，格 式 规 范，遵 守 规 则，表 述 精 当！与全体从事公文工作的同事共勉！55谢谢！谢谢！
