1、e化秘書達人的會議管理化秘書達人的會議管理 游振昌 Gibson資訊平方有限公司 執行總監台灣微軟資深顧問臺灣微軟公司/中國微軟資深顧問資訊平方有限公司執行總監前端作業系統發表DOS 6.X、Windows 3.X、Windows 95 Windows 98 Windows CE Windows XPMicrosoft Office系列 上市發表會 主講人Microsoft Office 95、97、2000、XP、2003Microsoft Outlook 98Microsoft Project 95、97、98、2000、2003Microsoft Publisher 2000Micros
2、oft PhotoDraw 2000、V2 2000Microsoft Small Business Pack、Microsoft Home PackMicrosoft Windows CEMicrosoft FrontPage 95、2000VISIO 2000、2002、2003Microsoft SharePoint Team ServiceMicrosoft Windows XP for 中國(北京、上海、廣州、深圳、南京、瀋陽、成都)Microsoft Tech NetMicrosoft TechEd微軟之友Microsoft Small Business ServerY2K 說明會
3、電子商務知識管理記者營for Office&Windows 各類活動第一屆 萬人教師Office研習營 教學教材負責人T3 企業內部Office 97、2000、XP教學負責人中國(北京 上海 廣州)T3 企業種子老師訓練 總教官企業種子老師訓練 CTEC 中心總教官知識管理種子老師訓練 CTEC 中心老師中小企業種子老師訓練 CTEC 中心總教官第一屆 總統大選 中大頻道 程式撰寫負責人Microsoft Office Mous Master大師等級 老師中國生產力中心 資訊教育組 專案負責人衛普電腦台 主講人空中大學 資訊節目 講師哈佛管理顧問公司講師天下趨勢 管理顧問公司講師為百大多家企
4、業指定教育訓練講師為多家電腦雜誌專欄作者著作：輕鬆打造數位辦公室 Microsoft Office 2000企業升級與應用完全手冊知識管理叢書21世紀智慧企業必備工具 快速建構你的數字辦公室知識管理與通訊交換平臺完全手冊-Microsoft Exchange 與 Outlook 整合應用中文Microsoft Visio 2000 完全使用手冊82 法則重點快速學習 專案管理 Project 2000十分鐘快速體驗Microsoft Office XP中文Microsoft Visio 2002 完全使用手冊Office XP 專家秘笈手冊.大綱大綱了解會議管理的重點了解會議管理的流程如何善用
5、e化工具來進行會議管理Microsoft OneNote 的簡介E 化工具在會議文件製作上的幫助如何運作中、大型會議於掌握會議的宗旨與目的下運作會議管理的重點會議管理的重點設計流程(有效掌握人、事、時、地、物)執行與協調檢討與跟催會議的種類會議的種類 以性質來分 例行會議、公司內部會議、經銷商會議、客戶討論會議 以人數分 2人 4 人微型會議 5人 10人小型會議 50人100人中型會議 100人500人大型會議 500人以上超大型會議 以地址分 公司內召開 在國內召開 在國外召開會議的流程會議的流程會議前議程會議時間控制會議紀錄追蹤小型會議前的準備小型會議前的準備(公司內部公司內部)會議室的
6、預定 茶水講義相關資料 相關會議設備 時鐘 白板 投影機/單槍投影機 電腦(準備一個Check List可以有效掌握是否在會議前遺漏了哪些)會議室的預定可以善用會議室的預定可以善用Outlook 行事曆分享來運行事曆分享來運作作會議紀錄會議紀錄 XX 會議 日期/時間地點 參加人員/缺席的人/代理人/列席 相關議程與報告事項 交辦事項 討論事項 臨時動議 下次會議時間在進行會議紀錄時一般人不願意被錄音E 化工具在會議紀錄上的幫助化工具在會議紀錄上的幫助 一般人常用的方式為 Word(善用樣式可以讓會議紀錄更具組織 但是您還有更好的選擇認識 Microsoft OneNote 操作介面認識 Mi
7、crosoft OneNote 操作介面認識 Microsoft OneNote 操作介面認識 Microsoft OneNote 操作介面會議追蹤會議追蹤 需要多人傳閱的文件可以善用 Word 傳閱功能 主題 會議日期 負責人 完成期限 備註 電話追蹤雖然比較直接，但也容易得罪 用E-mail 以列表的方式把已經交的列出；沒交的列出中型會議前的準備中型會議前的準備 活動時間與地點 時間的選擇:重要人物的時間?大家的想法?場地的選擇:近一點?遠一點?依賴某個特別因素?.確認會來的人 重要人物(長官，講師)的邀請 簽到表議程表時間看板名牌Welcome 茶水點心講義相關資料 相關會議設備 麥克風
8、白板投影機單槍投影機 電腦(準備一個Check List可以有效掌握是否在會議前遺漏了哪些)會議的邀請會議的邀請 重要人物的日期時間確認 活動地點(地圖)客戶的需求投影機？白板？錄影機？車位個人喜好其他 會議的完整行程表 接待E 化工具在會議邀請上的幫助化工具在會議邀請上的幫助 先以電話溝通再利用工具 Outlook 電子郵件中的讀取回條 Outlook 行事曆的會議邀請重要人物的日期時間確認透過透過Outlook 行事曆分享可以更快掌握他人資訊行事曆分享可以更快掌握他人資訊E 化工具在會議文件製作上的幫助化工具在會議文件製作上的幫助善用Publisher 輕鬆製作與設計出版物中中-大型會議的
9、運作大型會議的運作 縱使是一個經驗豐富的秘書也不一定時常規劃大型活動 請求協助是有必要的 同事或曾經做過的朋友 曾經合作過的公關公司 由參加的協會尋求協助 上網找相關資料 利用時間進度表/職責分配表來有效掌控 凡走過需要留下痕跡(工作流程的檔案管理)會議的規劃會議的規劃一般人的e化規劃方式:Microsoft Excel 善用善用 Project 有效規劃活動的方式有效規劃活動的方式 設定專案開始時間為今天 把放假日排除 規畫需要進行的有哪些工作 不清楚可以詢問以下幾種同事或曾經做過的朋友曾經合作過的公關公司/協會上網找相關資料 如果有必要再進行組織 把工作之間的前後關係列出 列出哪些工作確認需要多少時間 不清楚的話用Try&Error 規劃出要徑 重新Try 每個任務，直到此專案的完成日期符合為止演讲完毕，谢谢观看！
