1、营运手册之 库存管理手册库存管理手册 营运中心：评估部2022年9月29日目目 录录 第一单元、库调管理第一单元、库调管理 一、前言；四、信息系统界面；二、库调流程及管理要求；五、案例分析；三、库调的监控；六、训练要点；第二单元、补货管理第二单元、补货管理 一、前言；三、编号表格；二、补货一般流程；四、案例分析；第三单元、内部转码调拨第三单元、内部转码调拨 一、前言；四、案例分析；二、一般流程及注意事项；五、教育要点；三、信息界面；第四单元、盘点管理第四单元、盘点管理 一、前言；四、案例分析；二、一般流程及注意事项；五、教育要点；三、信息界面；第一单元、库调管理第一单元、库调管理一、前言前言1
2、.1、课程目的、课程目的 u规范库调操作流程，明确库调操作过程管理要求。u提高库调效率提供技巧支持。u新进人员迅速把握库调技巧提供支持。一、前言一、前言1.2、专用名词、专用名词损耗率损耗率 损耗损耗=库调损耗库调损耗+盘点损耗盘点损耗 =（库调报损（库调报损+库调报溢）库调报溢）+（盘点损耗（盘点损耗+盘点升溢）盘点升溢）损耗率损耗率=损耗损耗/销售销售 说明：说明：财务角度一般从成本角度计算损耗率，即损耗商品成本损耗商品成本/库存成本库存成本；业务角度直接与销售进行比较。报损及报溢报损及报溢 报损指实际库存或实际价值较系统库存少，需要进行公司损失处理；报溢指实际库存或实际价值较系统库存多，
3、需要进行升溢处理。一、前言一、前言1.3、流程分类、流程分类 从信息管理的角度讲，所有针对现有库存的修正均称为库调，包含生鲜、食品及非食品各个营运组的库存调整，从数据变动类型上包含报损和报溢两种情形。不同的库调类型，需要不同的监督环节和审批侧重点，我们将库调的情况区分如下：1.3、流程分类、流程分类类型类型库调原因库调原因备注备注类型类型库调原因库调原因备注备注库库调调 报报损损S1-无理由损耗不能阐述原因的报损，或不含本表的类型库库调调 报报溢溢Y01-无理由升溢不能阐述原因的升溢，或不含本表的类型；S2-商品损坏无责任人损坏或非人为损坏Y2-回收报溢无责任人损坏或非人为损坏残值销售回收；S
4、3-偷盗需防损签字确认Y3-盗窃追回需防损签字确认；S4-临保报损临近保质期的报损Y4-临保回收临保商品报损后再次销售回收；S5-盘错调损上次盘点多盘了，过账库存比实际库存多，出现错误，多出数量需报损Y5-盘错调溢上次盘点少盘了，过账库存比实际库存少，少出数量需报溢;S6-串码转损窜到其他商品上的品项，需报损Y6-串码转溢被窜码品项需报溢；S7-拆零转损用来拆零的大包装商品，需报损Y7-拆零转溢拆零的商品，需报溢；S8-组合品转损用来组合的小包装商品，需报损Y8-组合转溢组合成的大包装需报溢；销销毁毁X1-鲜品销毁仅适用于生鲜初级商品的减损销毁，生鲜初级品包括蔬菜、水果、肉品、熟食、面点等不以
5、工业品整包装出现的品项。Y9-鲜品升溢仅适用于生鲜初级商品的库调；X2-原料归损适用鲜活商品的分割及组合库调情况，用于加工为其他商品的原材料。Y10-鲜活品归溢适用鲜活商品的分割及组合出的品项库调情况；X3-销毁适用于食品、非食品中标准化工业产品的销毁。Y11-供应商补差需收货组签字确认二、二、各种情形库调流程及管理要求各种情形库调流程及管理要求2.1、无理由库调及损坏库调无理由库调及损坏库调 操作流程操作流程主管填写库调审批单审批：500元以内部门经理审批，超过500元的由店总审批录入中心录入库调单据系统生成库调记录无理由库调及损坏库调流程无理由库调及损坏库调流程营运主管确定库调原因注明库调
6、类型必要情况下应安排实物盘点，清查单品流动 月度内，门店督导部必须建立针对无理由库调异常台帐的审查，督察 管理责任。月度内非生鲜品超过三次三次的无理由或损坏库调应报督导部复核。2.2、偷窃库调偷窃库调 操作流程操作流程 偷窃库调月度累计值，归属防损部月度考核指标。主管填写库调审批单审批：500元以内部门经理审批，超过500元的由店总审批录入中心录入库调单据系统生成库调记录偷盗库调流程偷盗库调流程营运主管携带偷盗残留或与防损核对监控录像确定可进行偷盗理由库调注明库调类型及原因防损签字认可2.3、临保库调临保库调 操作流程操作流程主管填写库调审批单审批：500元以内部门经理审批，超过500元的由店
7、总审批库调单录入中心录入库调单据系统生成库调记录临保库调流程临保库调流程营运主管携带临保商品，确定临保报损注明库调类型及原因S4残值销售回收价值按“临保回收”填库调单报溢2.3、临保库调临保库调 临保商品的报损是公司重点考核的内容，应属于营运组质量管理责任。临保一般指距离商品保值期到期仅有总保值期天数1/4天左右的时段。如7天保质期的前2天；30天保质期的前一周，90天保质期的前25天；应尽力回收商品价值。对于即将到期商品，营运组一般可以通过退货、调拨、促销进行先期处理；若无法处理的，先进行报损，然后通过削价、捆绑赠送等方式回收残值。不可退货过保质期商品，直接按照库调理由s4进行报损。针对不可
8、退货的，临近保质期的商品，先按照“临保报损”理由进行报损库调；报损后仍有回收价值，有销售而出现的负库存，再按照“y4临保回收”库调理由进行报溢操作；供应商补损的，按照“y11供应商补差”报溢。临保商品需直接销毁的，按照库调理由“x3销毁”操作，原则上应以临保报损为主。2.4、盘点错误盘点错误 操作流程操作流程确定库存差异，主管填写库调审批单审批：单张库调单金额500元以内部门经理审批，超过500元的由店总审批库调单录入中心录入库调单据系统生成库调记录盘点错误库调流程盘点错误库调流程注明库调类型及原因录入中心签字，确定是否为录入原因 盘点错误包括盘点调损和盘点调溢；上次盘点多盘了，过账库存比实际
9、库存多，出现错误，多出数量需报损，使用“s5盘点调损”；上次盘点少盘了，过账库存比实际库存少，出现错误，少出数量需报溢，对应S5使用“y5盘点调溢”。2.5、库转库转 操作流程操作流程 库转是库调中调整数量有严格对应关系的类型，具体包括三种情形：串码（串码转损和转溢）、拆零（拆零转损和转溢）和组合（组合转损和转溢）。主管填写库调审批单审批：500元以内部门经理审批，超过500元的由店总审批录入中心录入库调单据系统生成库调记录库转库调流程库转库调流程营运主管确定库调原因（库转）注明库调类型查询系统，确定转损与转溢对应关系2.5、库转库转 串码库转审核重点在于：如若10个单位的商品A串码为商品B，
10、商品A的系统库存量应大于或等于10个单位，否则不可能发生10个单位的串码。整箱拆零库调整箱拆零库调序号商品代码商品名称规格型号单位系统数量实际数量库调数量进价库调金额库调原因备注1A-12串码转损报损2B12串码转溢报溢整箱拆零库调示例表（零合整，与之相反）整箱拆零库调示例表（零合整，与之相反）序号商品代码商品名称规格型号单位系统数量实际数量库调数量进价库调金额库调原因备注1A20-2拆零转损报损2a048拆零转溢报溢2.6、鲜品报损鲜品报损 操作流程操作流程 生鲜品的报损分为两类：生鲜品的报损分为两类：p鲜品报损及报溢p生鲜类的分割和组合主管填写库调审批单生鲜经理签批，金额过大的，予以损耗反
11、馈监控库调单录入中心录入库调单据系统生成库调记录鲜品库调流程鲜品库调流程营运组称重注明库调类型及原因防损监督销毁或丢弃，并签字确认。超过500元由总经理签批2.7、销毁及供应商补差销毁及供应商补差 销毁操作流程销毁操作流程主管填写库调审批单防损监督销毁或丢弃，并签字确认。库调单录入中心录入库调单据。系统生成库调记录销毁操作流程销毁操作流程营运组清点数量注明原因部门经理审核，500元以上需总经理审批存货处置必须由总经理审批2.7、销毁及供应商补差销毁及供应商补差 供应商补差操作流程供应商补差操作流程主管填写库调审批单审批：单张库调单金额500元以内部门经理审批，超过500元的由店总审批库调单录入
12、中心录入库调单据系统生成库调记录供应商补差库调流程供应商补差库调流程供应商送达补差商品注明库调类型及原因收货组签字供应商补差一般以盘点损耗对应或此前其他类型报损对应，以实际原因为主；营运组填补差报溢单时必须同时批注此前对应报损事项，以便主管经理审批。2.8、内控流程管理要求内控流程管理要求 门店一次性存货报损50000元应报总裁审批；一类企业10000元，二类企业存货报损5000元应报事业部总经理审批；一类企业10000元，二类企业存货报损1万元 ,二类企业 0.5万元报事业部总经理审批；单笔5万元应报总裁/总裁班子审批；抽盘人员确认营运组盘点人员盘点数量错误的，记录错误商品信息，并由盘点人签
13、字确认，并报人事部处罚；盘点后财务部将各部组实际损耗率参照允许损耗率进行考核；盘点小组清盘结束后须提交详细盘点报告，对清盘对象盘点态度与盘点差异情况进行反馈与评估；财务对相关差异处理进行帐务处理，包含折入毛利、计入应收款，追查罚没赔偿等；2.14、盘点责任盘点责任 如果营运组盘点损耗金额低于公司允许比例，则按照实际盘点损耗结果由部门经理审核确定后在信息系统中核销；如果营运组盘点损耗金额高于公司允许比例，参照本办法规定计算损耗金额超出部分，由营运组全体员工共同负责赔偿。计算公式为：实际赔付金额=实际盘点过帐损耗额（进价）核定允许损耗额（进价)；对于各个班组超标损耗的处理办法为：部门经理：承担总金
14、额的10%，营运主管：承担总金额的40%。全体理货员、长期促销员、跨月度的短期促销员共同负责余下的50%，平均分摊；因个人原因或不良动机出现重大或明显不合理损耗情况的，不在本办法规定之内，而由相关责任人全权负责赔偿并追究其司法责任；收银、防损、收货部门员工按照大统华总体核定损耗率进行考核，如公司总体超出核定损耗率，则承担部分责任即指标超出部分金额的50%，根据员工人数平均分摊；具体商品有指定品牌促销员且属于专柜、专厅或买断排面的，该商品盘点数量和系统库存的差异由其促销员按照商品进价负责承担。如该品牌有两个以上促销员的，由其共同全额承担盘点差异；如只有一名促销员的，则承担其差异的一半金额。如是几
15、个促销员共同负责几个上述指定品牌或其中之一的，由其共同承担差异金额的一半；如差异部分其供应商承诺承担的，该商品对应促销员则承担工作失误责任，按照供应商承担金额的10%处罚；每月实际盘点过帐损耗额=（电脑系统库存与实际清点库存之差额信息系统异常），关于“促销员或特殊责任人承担商品差异部分”和“供应商同意承担商品差异部分”的金额，经行库调升溢操作，转为下个月的库存；供应商承诺承担商品盘点差异的，补差商品到货时供应商必须有另列送货清单；2.15、盘点考核盘点考核 营运组盘点人员在盘点过程中少盘、错盘或漏盘，被抽盘人员核实的，负工作失责责任，公司按每单品/每次10元进行处罚，如该员工重复或经常出现上述
16、现象，则另处以行政处分，直至辞退；抽盘人员不认真履行抽盘监督职责，在抽盘时弄虚作假，敷衍了事，导致库存失真的，公司对其罚款100元，行政处分，直至辞退；信息中心员工擅自改动营运组盘点库存数字，不履行监督之职或在验收检查时发生差错的，对直接责任人罚款100元，行政处分，直至辞退。录入员经常发生录入错误，严重影响盘点工作的，参照上面进行处理；营运组盘点人员不认真盘点却照抄系统内库存数据，弄虚作假的，对盘点人、营运主管各罚100元，行政处分，直至辞退；2.16、盘点总结盘点总结 门店历次盘点后一周内必须组织盘点总结会议，盘点总结会重点在于盘点组织、盘点损失分析及下次盘点注意事项传达为主；盘点工作分析
17、以盘点损失原因的分析为重点之一，实际盘点的数量金额与帐面产生差异的原因有：l系统的不稳定性(暂时现象)l员工的内部偷窃行为及顾客的偷窃行为 l商品的变价手续引起的错误；定价错误引起的差异 l收银作业的操作错误失真；折扣的商品数量及金额记录不实；或移转达手续错误 l进出货错误；或递送传票、填写传票的失误 l商品盘点时的盘存错误 对差异较大品类，应当形成针对性的控制方案；盘点工作分析以书面形式报事业部备案；三、信息界面三、信息界面3.1、步骤1：进入myshop系统，进入操作界面；点击库存管理盘点作业货架及商品陈列维护单进入界面（图1）；再点击“新建单据”：图图1：myshop系统操作界面系统操作
18、界面三、信息界面三、信息界面3.2、步骤2：在“营运组编码”中输入相对应的编码，在“是否删除营运组编码与商品关系”中打“”，点击“保存”：图图2：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.3、步骤3：点击“单据审核”，直接“确定”，不抄单据号：图图3：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.4、步骤4：再点击“新建单据”，在“营运组编码”中输入相对应的编码，在货架编码和商品条码中相对应“营运组货架商品陈列表”的内容：图图4：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.5、步骤5：进入myshop系统，进入操作界面 图图5：mys
19、hop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.6、步骤6：点击库存管理盘点作业盘点通知单进入界面（图2）；再点击“新建单据”：图图6：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.7、步骤7：在“执行日期”中选盘点日期，选择“盘点类型”中选择“按类别盘”，在类别级别中选“营运组”，在“类别”选项对应的柜组，点击“全选”，点击“保存”：图图7：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.8、步骤8：点击“单据审核”，抄下“单据号”（此号就为盘点通知单号）图图8：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.9、步骤9：进入mys
20、hop系统，进入操作界面：图图9：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.10、步骤10：点击“库存管理-盘点作业-盘点录入单”进入界面，点击“新建单据”图图10：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.11、步骤11:在“盘点通知单号”中选择相对应柜组的单据号，在“商品条码”“本次录入数量”输入“商品盘点报告表”中的内容，输入结束后，点击“保存”但不审核：图图11：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.12、步骤12：盘点当天，进入myshop系统，进入操作界面：图图12：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界
21、面三、信息界面3.13、步骤13：点击库存管理盘点作业货架及商品陈列维护单进入界面，点击“单据审核”，不抄单据号：图图13：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.14、步骤14：进入myshop系统，进入操作界面，点击“报表查询”：图图14：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.15、步骤15：点击“基础资料”中“货架盘点报表”：图图15：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.16、步骤16：在“营运组枚举”中输入营运组号码，点击“执行”，只打印有货架的报表，交柜组：图图16：myshop系统操作界面系统操作界面三、
22、信息界面三、信息界面3.17、步骤17：进入myshop系统，进入操作界面（待日结后，方可录入）：图图17：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.18、步骤18：点击库存管理盘点作业货架盘点录入单进入界面，点击“新建单据”图图18：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.19、步骤19：在“盘点通知单号”“货架编码”中选相应的内容，按“回车”，点击“保存”：图图19：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.20、步骤20：在“本次录入数量”中输入相对应报表中盘点的数量：图图20：myshop系统操作界面系统操作界面三、信
23、息界面三、信息界面3.21、步骤21：点击“保存”，点击“单据审核”，再盘点录入中找到相应柜组的单据并审核：图图22：myshop系统操作界面系统操作界面3.22、步骤22：进入myshop系统，进入操作界面，点击“报表查询”三、信息界面三、信息界面3.23、步骤23：在“营运分析库存报表门店盘点盈亏（分仓）数据查询审核前盘点单号等于执行”出现差异，交柜组主管：图图23：myshop系统操作界面系统操作界面三、信息界面三、信息界面3.24、步骤24：柜组再盘，调整差异。若要增加，可直接在“盘点录入单”中输入；若要减少，看单据上“仓库货架”上的数量是否有减得数量，不够就要在货架和仓库上分开减，之
24、后在点击“保存”“单据审核”，再重复步骤24，就可以四、编号表格四、编号表格DTH-O-03401-XX有限公司月度盘点计划表有限公司月度盘点计划表门店门店 月度盘点计划表月度盘点计划表盘点原因盘点原因盘点时间盘点时间盘点单位盘点单位总负责人总负责人盘点协调人盘点协调人录入人员录入人员监盘人员监盘人员生鲜部生鲜部食品部食品部非食品非食品盘点计划盘点计划项目项目落实日期落实日期检查责任人检查责任人备注备注仓库整理仓库整理货架整理货架整理抄货架陈列表抄货架陈列表货架陈列表录入货架陈列表录入仓库盘点日期仓库盘点日期盘点日期盘点日期过帐日期过帐日期内容内容预算预算责任人责任人安排地点安排地点员工班次员
25、工班次员工夜宵员工夜宵盘点工具安排盘点工具安排四、编号表格四、编号表格DTH-O-03402-XX有限公司货架陈列表有限公司货架陈列表大统华货架商品陈列表大统华货架商品陈列表营运组：营运组：共共 页页 第第 页页货架号货架号商品条码商品条码货架号货架号商品条码商品条码货架号货架号商品条码商品条码 填表人：填表人：四、编号表格四、编号表格DTH-O-03403-XX有限公司仓库盘点表有限公司仓库盘点表江苏大统华购物中心有限公司商品盘点报告表江苏大统华购物中心有限公司商品盘点报告表部门名称：部门名称：共共 页页 第第 页页商品代码商品代码条码条码品名规格品名规格货号货号单位单位售价售价盘存数盘存数
26、货架代码货架代码 复核：复核：盘点人：盘点人：四、编号表格四、编号表格DTH-O-03404-XX有限公司盘点检查表有限公司盘点检查表 项目项目检查内容检查内容检查记录检查记录责任人责任人帐务整理（盘点前7天检查）1、收银台欠款是否全部了结，无未输入欠帐，暂存帐部门经理、综合管理部2、是否存在未验收情况3、退货商品是否集中进行处理；仓库原则上不得发现退货品及残次品4、残次品是否进行处理。仓库整理（盘点前一周检查）1、是否安排整仓，商品堆放整齐，除大量库存商品外无同种商品分处堆放店长、部门经理2、仓库储位卡与货架商品对应正确，标准：一人顺利通过，起立可以方便点数3、散装商品使用包装箱进行集中4、
27、盘点前控制来货量，但不得出现大量缺货，重点检查大库存和零小库存排面整理（盘点当天上午检查）1、排面里外、上下对其一致，盘面整理要求，站立可清晰看清陈列数量店长、部门经理2、堆头、货架下部整理干净3、商品是否集中4、标价签与商品对应是否整理5、排面是否足够销售盘点安排（盘点前一日必须逐项检查，盘点当晚核实）1、陈列表是否完毕，核对打印陈列表与实际陈列位置是否一致，店长2、抽问员工是否知悉盘点要求及纪律，盘点前1日核对陈列表时。3、员工区域安排工作量是否合理：盘点及休息，询问主管针对员工盘点区域安排；行政部准备员工夜宵及饮水，区域安排4、特殊陈列位置盘点安排5、货架陈列表是否打印及时完备6、信息中
28、心人员安排是否到位：值班与休息7、辅助人员安排是否到位8、员工休息、夜间集中区域是否划定、纪律是否约定9、盘点工具（生鲜称台、踏步车、封装带、封装袋及购物车篮等）是否准备到位（盘点前1日检查，）盘点情况记录1、正确性抽盘人员、综合管理部2、人员效率3、主管协调及现场安排4、监盘与抽盘人员安排是否到位5、员工点数、计算小字条及工具是否到位6、盘点表格签字是否到位（盘点人员、监盘人员必须签字）四、编号表格四、编号表格DTH-O-03405-XX有限公司损耗情况汇总表有限公司损耗情况汇总表江苏大统华购物中心有限公司损耗情况汇总表江苏大统华购物中心有限公司损耗情况汇总表序号序号柜组柜组期间库调结果期间
29、库调结果本次盘点本次盘点合计合计期间销售期间销售综合损耗率综合损耗率部门小计部门小计超市合计超市合计五、案例分析五、案例分析n盘点准备不充分严重影响盘点效率盘点准备不充分严重影响盘点效率 某次大盘过程中某柜组把货架陈列表弄丢掉，到盘点的时候才发现丢掉的，后及时组织人员重新录入货架陈列表。某新开店，由于主管缺乏经验，门店盘点通知后很早即录入了货架陈列表，由于人员不足，主管也未安排员工负责的排面和区域，并未对员工进行必要的知识培训，盘点当晚，排面未作有效整理，商品重复出样、陈列位置变动、员工区域盘点重复及遗漏情况严重，致使当次盘点错误严重，只能组织重新盘点。干杂组开业时第一次盘点，员工不清楚盘点流
30、程，抄完货架陈列表以后，新品到货后仍然加到排面上，并且因为考虑到排面出样的美观程度，对其他商品也进行了一定程度上的排面调整，造成盘点时根本找不到货架陈列的排头和排尾，严重影响盘点的速度。五、案例分析五、案例分析n马虎盘点导致的库存混乱马虎盘点导致的库存混乱 某次盘点录入时弹出该“编码不存在”提示框，正确的做法是点击确定继续录入下一条，而我们的录入人员把该编码删除了，导致数据乱位了；盘点时由于员工的记录错误，如“件数”误写为“个数”，导致盘点的数据错误。某次盘点，由于某组商品众多，工作量较大，在其他营运组均盘点结束后，该组才录完第一遍差异，主管比较着急，加之员工十分疲惫，在未认真复核数据的情况下
31、，仅简单的修改了库存差异数字，结果导致次月库存异常混乱，不得不一周过后再次组织盘点。某店的调味组在某次一次月度盘点中，由于信息中心在仓库盘点表的录入工作上未做好交接工作，出现重复录入的错误，结果数据生成后差异巨大。五、案例分析五、案例分析n盘点盘出的巨大损耗盘点盘出的巨大损耗 某店的某次盘点，主管为刚刚上任三个月，前两月的盘点中均顺利过账，但在本月的盘点中，财务发现巨大的毛利异动，为此财务进行复核分析，结果发现某批次单品未做点数即直接过账，而这批库存帐实之间存在巨大的差异，新主管在交接时未认真复核即简单接手；而原主管已经离职。六、教育训练要点六、教育训练要点6.1、主管应熟知各种盘点流程、主管应熟知各种盘点流程：内控手册关于盘点作业流程的要求内控手册关于盘点作业流程的要求。盘点各环节的注意事项盘点各环节的注意事项。信息系统实际进行盘点作业操作信息系统实际进行盘点作业操作。6.2、了解内容：、了解内容：盘点的财务影响。盘点的财务影响。上述案例给您什么启发。上述案例给您什么启发。
