1、KJ-GL-00 Rev1.3时间管理时间管理 讲师：曾敏 2009年6月9日目目 录录第一章第一章 认认 识识 时时 间间 管管 理理1 1第二章第二章 时时 间间 管管 理理 的的 原原 则则2 2第三章第三章 实实 现现 自自 我我 管管 理理3 3第四章第四章 学学 会会 管管 理理 他他 人人4 4第五章第五章 小小 工工 具具 分分 享享 5 5案例：小杨的烦恼案例：小杨的烦恼 忙人快照健康健康 学习事业事业时间时间时间时间时 间 之 轮时 间 之 轮不 堪 重 负不 堪 重 负娱乐娱乐亲人朋友亲人朋友休息休息家务家务怎么办？时间管理救命稻草救命稻草 矛盾（时间矛盾（时间 事情）事
2、情）=提高工作效能提高工作效能提高生活效率提高生活效率提高生命质量提高生命质量善用和分配时间善用和分配时间有效的运用时间有效的运用时间实现自我管理实现自我管理时间管理时间管理内内 容容意义意义 精打细算，收支平衡何为时间管理？何为时间管理？快乐工作，忙而不盲！何为时间管理？何为时间管理？认识时间认识时间供给毫供给毫无弹性无弹性无法积无法积蓄蓄无法取无法取代代无法失无法失而复得而复得时间时间 匆匆 -朱自清目目 录录2 2第二章第二章 时时 间间 管管 理理 的的 原原 则则 讨论讨论-时间流逝时间流逝时间不够时间不够用的原因用的原因时间杀手时间杀手v想要管理你的时间，首先要了解你的时间花费在哪
3、里。时间不够用的原因时间不够用的原因1.欠缺计划欠缺计划2.行事优先级错误行事优先级错误3.事必躬亲事必躬亲4.沟通不良沟通不良5.会议太多会议太多6.拖延借口拖延借口7.不好意思拒绝不好意思拒绝8.电话干扰电话干扰9.文件满桌，找不到文件满桌，找不到10.出差太多出差太多11.上司找麻烦上司找麻烦难以授权难以授权计划安排计划安排干扰干扰缺乏自律缺乏自律10.77.05.36.0四个影响时间效率的因素四个影响时间效率的因素人们并不尊重时间，他们不了解其重要性人们并不尊重时间，他们不了解其重要性人们视时间为不可竭尽的资源，并未未了人们视时间为不可竭尽的资源，并未未了解其自然规律解其自然规律人们不
4、善于检查提高时间管理办法，不知人们不善于检查提高时间管理办法，不知道道“重要重要”与与“紧要紧要”之区别之区别有时间观念的人不善于控制时间，他们不有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统知怎样制定一个时间管理系统 怎么办？怎么办？时间管理的原则时间管理的原则1234自自我我管管理理管管理理他他人人目目 录录第三章第三章 实实 现现 自自 我我 管管 理理3 3缺乏自律缺乏自律拖拖延延时时间间的的借借口口1.期限未到，急什么？期限未到，急什么？2.它太令人感到不愉快它太令人感到不愉快!3.它很难它很难!4.目前我很忙，匀不出时间做那件目前我很忙，匀不出时间做那件事！事！5.
5、兹事体大，我怎么能贸然采取行兹事体大，我怎么能贸然采取行动？动？6.我现在没心情做这件事我现在没心情做这件事!7.我在压力下工作绩效较佳我在压力下工作绩效较佳!8.在行动前，我要先休息一下在行动前，我要先休息一下!当你决定把事情做好的时候总能找到方法，当你决定把事情做好的时候总能找到方法，当你不愿意做某件事的时候总能找到借口！当你不愿意做某件事的时候总能找到借口！没有任何借口没有任何借口-费拉尔凯普费拉尔凯普（美）（美）严于自律合理计划安排合理计划安排时间时间分配分配明确明确目标目标拟定拟定计划计划工作工作分类分类工作安排四步法工作安排四步法明确目标明确目标 要明确自己的角色要明确自己的角色一
6、一层层含含义义二二层层含含义义 每个角色的终极目标是什么？每个角色的终极目标是什么？角色之间的平衡角色之间的平衡要明确工作的目标要明确工作的目标 目标要具体目标要具体 具有可实现性具有可实现性 写下目前的角色写下目前的角色 工作中：工作中：家庭中：家庭中：社会中：社会中：不希望用一个不希望用一个工程师的薪水工程师的薪水请你来，而让请你来，而让你去做打扫卫你去做打扫卫生的工作生的工作有计划、有组织地进行工作有计划、有组织地进行工作墨菲定律：计划很重要墨菲定律：计划很重要5W2H：作计划之前要搞清楚的问题：作计划之前要搞清楚的问题订计划的一般方法订计划的一般方法 计划工具表计划工具表why？Wha
7、t?Who?When?where?how?Howmuch?滚动计划法滚动计划法 弹性计划法弹性计划法 分层计划法分层计划法甘特图甘特图工作计划分析表工作计划分析表重点工作甘特图重点工作甘特图重点工作甘特图重点工作甘特图第七周第八周第九周以后编号工作项目11三12四13五16一17二18三19四20五23一24二1年度培训计划修订完成2年度培训计划发布发布3培训制度修订修订沟通完成4培训制度发布发布5讲师第一批课程认领完成6内训课程启动会开会7一季度课程计划8课程调研与课件开发开始935门重点课程完成10班组长项目完全总结11管理组培训需求调查发布12三八节系列培训13第一批讲师开会开会14第一
8、批讲师培训开始完成15培训需求审核16内训工作实施方案完成17第一批讲师试讲与评估3月9日项目时间甘特图项目时间甘特图每周工作看板每周工作看板每周工作看板每周工作看板 第第9 9周（周（2.232.272.232.27）工作计划工作计划完成情况完成情况KPICPICPI其其它它每日工作记录每日工作记录日期日期上午工作上午工作下午工作下午工作2009-2-23（周一）2009-2-24（周二）2009-2-25（周三）2009-2-26（周四）2009-2-27（周五）重要事情重要事情你个人觉得有价值且对你的你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有使命、价值观及首要目标有意义的事和活动。
9、意义的事和活动。如果它成功地完成，你或别如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重的收益越高，这项任务的重要程度越高。要程度越高。紧急事情紧急事情 你或别人认为需要立刻你或别人认为需要立刻注意的事和活动。注意的事和活动。如果不能如果不能按按期完成，它期完成，它对你对你或别或别人的价值会减人的价值会减少甚至消少甚至消失。失。工作轻重缓急分类工作轻重缓急分类危机危机紧急的问题紧急的问题有限期的任务、会议有限期的任务、会议准备事项准备事项准备事项准备事项预防工作预防工作价值观的澄清价值观的澄清计划计划关系的建立关系的建立真正的休闲充电真正的休闲充
10、电授能自主管理授能自主管理干扰，一些电话干扰，一些电话一些信件、报告一些信件、报告许多紧急事件许多紧急事件许多凑热闹的活动许多凑热闹的活动细琐、忙碌的工作细琐、忙碌的工作一些电话一些电话浪费时间的事浪费时间的事“逃避性逃避性”活动活动无关紧要的信件无关紧要的信件看太多的电视看太多的电视紧急紧急不紧急不紧急重重要要不不重重要要时间管理矩阵图时间管理矩阵图 要事第一要事第一 如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去,你也你也许以后永远都没有机会把它们再放进去了许以后永远都没有机会把它们再放进去了.合理地安排时间合理地安排时间去寻找用去寻找用20%20%的努力就可得到的努
11、力就可得到80%80%的效果的领域。的效果的领域。集中精力解决少数重要问题集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题。而不是解决所有问题。在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作。在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作。帕累托原则帕累托原则时间安排对比时间安排对比成功人士的时间安排成功人士的时间安排一般人士的时间安排一般人士的时间安排时间管理架构时间管理架构1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻 1.决胜于庙堂之上 2.授权均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事重要的事情着重在重要的事情着重在 Plan，Plan 着重
12、在着重在 DoDo 着重在着重在 CheckCheck 着重在着重在 Action压力人从容人无聊人无用人压力；精疲力竭；危机处理；忙于收拾残局。有远见，有理想；平衡；纪律；自制；少有危机。短视近利；危机处理；被视为巧言令色；轻视目标与计划；缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，至破裂全无责任感；工作不保；依赖他人或机构维生。紧急 不紧急重要 不重要你所在的象限你所在的象限第四章第四章 学学 会会 管管 理理 他他 人人4 4授权的心理困扰授权的心理困扰 1、担心部属做错事 2、担心下属表现太好 3、担心丧失对下属的控制 4、不愿意放弃得心应手的工作 5、找不到合适的下属授权合理授权合理授权明确授
13、权什么明确授权什么挑选合适的人信任他挑选合适的人信任他要根据员工状况，循序渐进地授权；要根据员工状况，循序渐进地授权；进行适当的控制进行适当的控制 授权的方法授权的方法 授权的好处授权的好处抓大放小抓大放小提高效率提高效率培养下属培养下属发掘潜能发掘潜能培养下属培养下属发掘潜能发掘潜能授予内容，不干涉具体做法授予内容，不干涉具体做法建立信任感建立信任感进行合理的检查进行合理的检查学会分配讨厌的工作学会分配讨厌的工作减少反向授权减少反向授权评价风险评价风险审查并改进授权的技巧审查并改进授权的技巧合理授权合理授权应付干扰应付干扰（1）先打断他的话。）先打断他的话。（2）站起来）站起来（3）把握好时
14、间）把握好时间（4）把握好说话内容）把握好说话内容（5）态度要友善）态度要友善 学习说学习说“不不”集中时间处理文件集中时间处理文件 学会结束无休止的谈话学会结束无休止的谈话以后，经常反省自己：以后，经常反省自己：1、我做了什么根本不需要做的事？、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3、我做了什么耗时过长的事？、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时间的事？、我做了什么会浪费别人时间的事？目目 录录第五章第五章 小小 工工 具具 分分 享享 5 5时间管理的工具时间管理的工具1.日历2.日程表3.
15、手机4.闹钟5.便条纸6.笔记本1.1.四维工作分类记录单四维工作分类记录单2.2.每周工作看板每周工作看板3.3.重点工作甘特图重点工作甘特图4.4.项目时间甘特图项目时间甘特图5.5.每日事务清单每日事务清单6.6.OUTLOOKOUTLOOK7.7.常见时间管理软件常见时间管理软件备忘录时间管理的利器时间管理的利器备备忘忘录录紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划Schedule List1.Meeting2.行事历3.纪念日Routine Work1.日常工作2.定期约会四维工作分类记录单四维工作分类记录单*重要紧急重要紧急*1 1、2 2、3 3、*重要不急重要不急*1 1、2 2、3 3、*紧急次要紧急次要*1 1、2 2、3 3、*其它事项其它事项*1 1、2 2、3 3、今日三件事今日三件事待完成事务优先度计划时间完成情况每日事务清单每日事务清单实践计划实践计划实践计划实践计划本课程我感触最深的地方是：本课程我感触最深的地方是：我将在自己的工作（生活）中改变如下：我将在自己的工作（生活）中改变如下：预计期限预计期限课程总结课程总结一、讲师综述一、讲师综述二、学员分享二、学员分享培训的结束就是行动的开始培训的结束就是行动的开始选择选择23个适合自己的时间管理工具，并坚持使用！个适合自己的时间管理工具，并坚持使用！
