1、欢迎大家的到来会议管理培训课程会议管理培训课程前前 言言會必有議，議必有決，決必有行，行必有果。是大家對會議的共同期待，是求問題的解決，工作目標的達成！會議的定義：會議的定義：多數人聚集在一起討論議事。多數人聚集在一起討論議事。壹、會議結構與流程說明壹、會議結構與流程說明一、會議結構一、會議結構 (1)宣達 (2)檢討 (3)協調 (4)解決問題 (5)收集意見 (1)計畫 (2)執行 (3)確認 (4)修正二、會議流程二、會議流程 貳、貳、會議的目的與成功會議因素會議的目的與成功會議因素？一、會議的一、會議的目的目的 集合集合 眾人智慧與資源，共謀解決問題之策 二、成功的會議二、成功的會議因
2、素因素 (1)主持人的角色 (2)會議討論的結構 (3)主持會議的技巧 議題 與會人 (4)會議後的追蹤事項三、會議常見的問題三、會議常見的問題 (1)未經深思及充分準備就主持會議 (2)會前未發開會通知 (3)開會議程未事先規劃 (4)無法控制討論主題 (5)沒有記錄會中決議及同意的行動計劃問題？問題？四、會議異常的問題處理四、會議異常的問題處理 (1)不必召開會議的方法 重点：a.目的 b.理由 c.方法 (2)不得不召开会议的理由 重点：具體與明確化 參、有效的會議結構參、有效的會議結構一一.會議的計劃會議的計劃二二.議程規劃與通知議程規劃與通知三三.議程內容的準備議程內容的準備四四.會
3、議討論可能問題點會議討論可能問題點五五.會議進行控制會議進行控制六六.會議總結及記錄會議總結及記錄步驟一步驟一.計劃會議計劃會議1.1.1.1.想清楚你的確切想清楚你的確切目標目標1.2.1.2.確定為什麼開會確定為什麼開會1.3.1.3.列下主題列下主題步驟二步驟二.議程規劃與會議通知議程規劃與會議通知2.12.1規劃開會前確認事項：規劃開會前確認事項：(1)確定出席者知道主題確定出席者知道主題 (2)(2)清楚標示各個主題討論目的清楚標示各個主題討論目的 (3)(3)出席名單及人員出席狀況確認出席名單及人員出席狀況確認 (4)(4)不克出席者應預先取得主席同意，並指定職務代理人不克出席者應
4、預先取得主席同意，並指定職務代理人 A.A.議程規劃：議程規劃：2.22.2規劃開會進行流程結構：規劃開會進行流程結構：(1)(1)宣佈開會的內容與時間配置宣佈開會的內容與時間配置 (2)(2)報告出席的人數、時間配置報告出席的人數、時間配置 (3)(3)報告會議的議程、時間配置報告會議的議程、時間配置 (4)(4)宣讀上次會議記錄、時間配置宣讀上次會議記錄、時間配置 (5)(5)報告上次決議案執行情況、時間配置報告上次決議案執行情況、時間配置 (6)(6)進行本次會議預定討論事項、時間配置進行本次會議預定討論事項、時間配置 (7)(7)臨時動議、時間配置臨時動議、時間配置 (8)(8)宣讀決
5、議事項、時間配置宣讀決議事項、時間配置 (9)(9)宣佈散會、時間配置宣佈散會、時間配置2.32.3規劃開會後工作事項：規劃開會後工作事項：(1)(1)會議記錄擔當者會議記錄擔當者 (2)(2)會議內容校對會議內容校對 (3)(3)會議內容呈報對象會議內容呈報對象 (4)(4)會議內容確認作業流程會議內容確認作業流程 (5)(5)會議記錄分發作業與建檔會議記錄分發作業與建檔 2.42.4準備開會通知注意事項準備開會通知注意事項 內容不要過於內容不要過於簡單或模糊簡單或模糊 通知項目應適度的分類通知項目應適度的分類 最理想的會議通知時間是最理想的會議通知時間是 “?“?天前天前”B.B.會議通知
6、會議通知步驟三步驟三.議程內容的準備議程內容的準備3.1.3.1.將討論主題依將討論主題依邏輯邏輯排列排列3.2.3.2.分配每個主題討論時間分配每個主題討論時間3.3.3.3.決定主題先後次序決定主題先後次序,以以 “重要性重要性”為主為主,非緊急性為次非緊急性為次步驟四步驟四.會議討論可能問題點會議討論可能問題點以下幾個思考點:4.1.4.1.那些地方可能會出現問題那些地方可能會出現問題?4.2.4.2.這些問題存在多久了這些問題存在多久了?4.3.4.3.目前情況發展的趨勢或程度的後果目前情況發展的趨勢或程度的後果?4.4.4.4.分析診斷問題癥結分析診斷問題癥結?4.5.4.5.有什麼
7、解決方案有什麼解決方案?步驟五步驟五.會議進行控制會議進行控制 在詮釋及行動先提示證據在詮釋及行動先提示證據 避免其他人穿插不相關問題避免其他人穿插不相關問題 不要停留在沒有決議的問題打轉不要停留在沒有決議的問題打轉步驟六步驟六.會議總結及記錄會議總結及記錄6.1.6.1.每個主題討論確定決議事項後每個主題討論確定決議事項後,主席應彙整並確認同意事項主席應彙整並確認同意事項6.2.6.2.製作會議記錄並定時追蹤執行結果製作會議記錄並定時追蹤執行結果肆、會議主持的程序肆、會議主持的程序1.導入導入 議題議題2.引出引出 意見意見4.導出導出 結論結論3.歸納歸納 要點要點q第一階段第一階段 導入
8、議題導入議題q建立可自由發言的氣氛建立可自由發言的氣氛q使與會人員的關注力得以使與會人員的關注力得以集中集中q詳細說明主題及目的詳細說明主題及目的q明確表示會議的預定程序明確表示會議的預定程序q須通知全體人員的事項須通知全體人員的事項第二階段第二階段 引出意見引出意見q應討論的事項及其順序應討論的事項及其順序q所期望的意見及資訊屬於何種層面所期望的意見及資訊屬於何種層面q發問的內容架構發問的內容架構q使全體人員發言使全體人員發言q使發言內容不致偏離主題使發言內容不致偏離主題第三階段第三階段 歸納要點歸納要點q發言內容的整理方法發言內容的整理方法q檢討的事項為何檢討的事項為何?其標準為其標準為?
9、q少數意見應如何處理少數意見應如何處理?q如何獲得全體的同意如何獲得全體的同意q結論歸納的方法結論歸納的方法第四階段第四階段 導出結論導出結論q執行結論要點整理時目的的再確認執行結論要點整理時目的的再確認q完成討論的項目完成討論的項目q應對執行的內容求得同意應對執行的內容求得同意q表達謝意表達謝意1.1.如何做好會議的準備如何做好會議的準備2.2.會議中的溝通與報告技巧會議中的溝通與報告技巧伍、會議參與者的技巧伍、會議參與者的技巧 1.1 1.1 參加前的準備參加前的準備 1.1.11.1.1與會者有哪些人與會者有哪些人 1.1.2 1.1.2會議的目的會議的目的 1.1.3 1.1.3應準備
10、哪些資料應準備哪些資料 1.2 1.2 會議中應注意事項會議中應注意事項 1.2.11.2.1提早到會場提早到會場 1.2.2 1.2.2不要中途離席不要中途離席 1.2.3 1.2.3儀容要整潔儀容要整潔 1.2.4 1.2.4發言簡單扼要切中主題發言簡單扼要切中主題1.1.如何做好會議的準備如何做好會議的準備 2.12.1溝通技巧溝通技巧 2.1.1 2.1.1重點是說明內容重點是說明內容 2.1.2 2.1.2對事不對人的要領對事不對人的要領 2.2 2.2報告流程報告流程 2.2.1 2.2.1首先報告結果首先報告結果 2.2.2 2.2.2其次報告內容其次報告內容 2.2.3 2.2
11、.3最後報告建議最後報告建議2.2.會議中的溝通與報告技巧會議中的溝通與報告技巧陸、主持會議的技巧與實務陸、主持會議的技巧與實務 6.1.1討論議題的技巧討論議題的技巧 A.A.會議一開始會議一開始,主席應確認今天會議必完成議題準備討論事項主席應確認今天會議必完成議題準備討論事項 B.B.主持人也許可以提供一些選擇主持人也許可以提供一些選擇 C.C.主持人需要確認每一成員都知道要討論的議題及討論的目的主持人需要確認每一成員都知道要討論的議題及討論的目的 D.D.萬一議題內容太複雜萬一議題內容太複雜,則需拆成幾個細目分類討論，避免誤會則需拆成幾個細目分類討論，避免誤會 及混亂是主席的責任及混亂是
12、主席的責任 E.E.針對討論主題針對討論主題,適度甄詢專業人士的經驗或事實真相適度甄詢專業人士的經驗或事實真相 F.在複雜問題討論過程中在複雜問題討論過程中,主持人要適時協助過濾整主持人要適時協助過濾整 理要點簡化討論內容理要點簡化討論內容 G.G.如果是討論一草案如果是討論一草案,發現有錯誤時發現有錯誤時,應指定專人限應指定專人限 時修正時修正,並另外擇時再開會討論以節省時間並另外擇時再開會討論以節省時間 H.H.針對再費時整理準備取得實據或陷入爭議短期針對再費時整理準備取得實據或陷入爭議短期 無法取得共識的項目無法取得共識的項目,主席應適時制止並另外擇主席應適時制止並另外擇 時再開會討論時
13、再開會討論 I.I.每一項目討論結果後每一項目討論結果後,主席應簡單清楚彙總同意主席應簡單清楚彙總同意 事項及行動計劃並記錄於會議記錄中事項及行動計劃並記錄於會議記錄中 6.2.6.2.安排人的技巧安排人的技巧 .嚴格要求與會人準時出席嚴格要求與會人準時出席 .會議環境的安排會議環境的安排:a.會議桌 b.環境的安排 .控制喋喋不休的場面控制喋喋不休的場面 .鼓勵沉默者表答意見鼓勵沉默者表答意見 .保護弱者保護弱者 .鼓勵不同意見產生鼓勵不同意見產生 .建議是明日成功的種子建議是明日成功的種子,所以留意建議不要受到不必要的排擠所以留意建議不要受到不必要的排擠 .越資深的人越後徵詢他的看法越資深
14、的人越後徵詢他的看法,可以刺激建議的多樣化可以刺激建議的多樣化 .達成共識時要馬上記錄達成共識時要馬上記錄 6.3.6.3.主持人的技巧主持人的技巧 (1)(1)開場白程序與技巧開場白程序與技巧 程序：問候程序：問候 說明目的說明目的 技巧：技巧：適時的讚美適時的讚美 (2)(2)結論程序與技巧結論程序與技巧 程序：說明與會者建議與想法程序：說明與會者建議與想法 說明處置方式說明處置方式 技巧：技巧：具體可行才提出具體可行才提出 (3)(3)發問程序與技巧發問程序與技巧 程序：程序：開放式的詢問開放式的詢問 運用跟的話語運用跟的話語 技巧：技巧：5why 5why .(4)(4)傾聽程序與技巧
15、傾聽程序與技巧 程序：程序：要求詳述要求詳述 覆誦的話語覆誦的話語 技巧：技巧：能不能能不能.(5)(5)時間不足的處理技巧時間不足的處理技巧 程序：程序：喊停喊停 說明處置方式說明處置方式 技巧：技巧：停、停、停停、停、停 .(6)(6)澄清程序與技巧澄清程序與技巧 程序：程序：重複發言者的重複發言者的話語話語 要求說明容內要求說明容內 技巧：技巧：如果我沒聽錯如果我沒聽錯.6.4 6.4 會議主持人的檢核清單會議主持人的檢核清單 1.1.形成問題事項為何形成問題事項為何?(?(產生困擾的事項為何產生困擾的事項為何?)?)2.2.能否在會議上提出能否在會議上提出?3.3.目的為何目的為何?(
16、?(期望的會議結果為何期望的會議結果為何?)?)4.4.會議的型態為何會議的型態為何?5.5.主題主題 6.6.主席人員主席人員 7.7.召開日期召開日期,需要時間需要時間 8.8.場地場地 9.9.準備當天攜帶的資料準備當天攜帶的資料 10.10.分發預先通知的資料分發預先通知的資料 11.11.當日所需要的實際數據與資料當日所需要的實際數據與資料 12.12.當天的工作分配當天的工作分配(何種工作何種工作?何人負責何人負責?時間如何時間如何?)?)13.13.討論的要點討論的要點,議程議程 柒、會議控制的技巧柒、會議控制的技巧1.1.如何處理與會人員不發言如何處理與會人員不發言2.2.如何
17、處理人身攻擊如何處理人身攻擊3.3.如何處理離題的狀況如何處理離題的狀況4.4.如何處理爭議的議題如何處理爭議的議題5.5.如何處理部門的本位主義如何處理部門的本位主義6.6.如何處理爭功諉過的情況如何處理爭功諉過的情況7.7.如何處理抱怨的情況如何處理抱怨的情況8 8、如何处理少数人垄断会议、如何处理少数人垄断会议9 9、如何处理主席离题、如何处理主席离题 1.1.如何處理與會人員不發言如何處理與會人員不發言 step1.step1.說出對方不發言的現象說出對方不發言的現象 step2.step2.說出自己的感受與建議說出自己的感受與建議 step3.step3.要求對方給予看法或承諾要求對
18、方給予看法或承諾例：例：step1.step1.老馮，今天你對會議都沒有意見（老馮，今天你對會議都沒有意見（看法或是想法看法或是想法）喔，）喔，step2.step2.我我（個人）（個人）覺得這樣不發表意見你就失去了表達自己立場覺得這樣不發表意見你就失去了表達自己立場 的機會囉，多少講點話吧！的機會囉，多少講點話吧！step3.step3.把你對本次議題的看法說出來嘛，至少可以讓大家知道你在想什麼，把你對本次議題的看法說出來嘛，至少可以讓大家知道你在想什麼，或做了多少吧！或做了多少吧！2.2.如何處理人身攻擊如何處理人身攻擊 step1.step1.說出對方的問題點說出對方的問題點 step2
19、.step2.說出自己的感受與建議說出自己的感受與建議 step3.step3.要求對方停止要求對方停止 step4.step4.要求對方針對議題給意見要求對方針對議題給意見 例：例：step1.step1.老馮，你怎麼可以罵人家的老母呢？老馮，你怎麼可以罵人家的老母呢？step2.step2.我認為罵人家的老母似乎是不太有修養我認為罵人家的老母似乎是不太有修養（偏題了！）（偏題了！），這這 不是你不是你平日平日會做的事情耶會做的事情耶(或說不像你平日作風或說不像你平日作風)，step3.step3.請你請你停止停止（停止評論停止評論），step4.step4.請請你該回到議題，對這件事情表達
20、你的意見和立場。你該回到議題，對這件事情表達你的意見和立場。3.3.如何處理離題的狀況如何處理離題的狀況 step1.step1.直接說出對方的目前離題狀況直接說出對方的目前離題狀況 step2.step2.說出自己的感受與建議說出自己的感受與建議 step3.step3.要求對方針對議題給意見要求對方針對議題給意見例：例：step1.step1.老馮，我問你雞蛋一斤多少錢，你告訴我的野雞很美味，老馮，我問你雞蛋一斤多少錢，你告訴我的野雞很美味，這並不是我要的答案這並不是我要的答案？step2.step2.謝謝你告知，謝謝你告知，別別再談野雞的事情了好嗎？再談野雞的事情了好嗎？step3.st
21、ep3.請你告訴我雞蛋究竟一斤多少錢請你告訴我雞蛋究竟一斤多少錢？4.4.如何處理爭議的議題如何處理爭議的議題 step1.step1.說出雙方的問題點與立場說出雙方的問題點與立場 step2.step2.說出自己的感受與建議說出自己的感受與建議 step3.step3.要求雙方立刻停止要求雙方立刻停止 step4.step4.要求雙方針對議題給具體可行辦法要求雙方針對議題給具體可行辦法 例：例：step1.step1.老馮和老馬，你們兩個一個堅持比較粗比較好，老馮和老馬，你們兩個一個堅持比較粗比較好，一個說比較長比較好，一個說比較長比較好，我知道你們都有自己的立場我知道你們都有自己的立場。s
22、tep2.step2.但是我覺得這樣爭下去也不是辦法，但是我覺得這樣爭下去也不是辦法，step3.step3.在我（個人）認為小黃瓜是脆而多汁比較好請停止這種爭辯，在我（個人）認為小黃瓜是脆而多汁比較好請停止這種爭辯，step4.step4.這樣吧你們各自提出；你們這樣吧你們各自提出；你們要如何要如何種的小黃瓜要如何可以變得又脆又多汁。種的小黃瓜要如何可以變得又脆又多汁。例：例：step1.step1.老馮你們清潔部是負責公司的清潔任務，而老馬的打雜部本是負老馮你們清潔部是負責公司的清潔任務，而老馬的打雜部本是負 責換責換 廁所的燈泡和衛生紙的，廁所的燈泡和衛生紙的，step2.step2.我
23、（個人）不讚同你們為了廁所的馬桶，我（個人）不讚同你們為了廁所的馬桶，究竟該誰來清究竟該誰來清潔搞得面紅耳赤！潔搞得面紅耳赤！請你們兩部門為了同仁上廁所的舒適而努力吧。請你們兩部門為了同仁上廁所的舒適而努力吧。step3.step3.請（停止）不要再吵了。請（停止）不要再吵了。step4.step4.那請你們提出對於廁所維的責任區域和責任提出建言吧。那請你們提出對於廁所維的責任區域和責任提出建言吧。5.5.如何處理部門的本位主義如何處理部門的本位主義 step1.step1.說出各部門的立場與任務說出各部門的立場與任務 step2.step2.說出自己的感受與建議說出自己的感受與建議 step
24、3.step3.要求與會者立刻停止要求與會者立刻停止 step4.step4.要求與會者制要針對議題給具體可行辦法要求與會者制要針對議題給具體可行辦法 6.6.如何處理爭功諉過的情況如何處理爭功諉過的情況 step1.step1.說出與會者的立場與任務說出與會者的立場與任務 step2.step2.說出自己的感受與建議說出自己的感受與建議 step3.step3.同意與會者功過的情況同意與會者功過的情況 step4.step4.要求與會者制要針對議題給具體可行辦法要求與會者制要針對議題給具體可行辦法例：例：step1.step1.老馮，這次參加此會議是為了討論環境清潔，老馮，這次參加此會議是為
25、了討論環境清潔，與與改進議題與各人的任務分組。改進議題與各人的任務分組。step2.step2.你們每個人都說廁所掃得很乾淨是自己的功勞你們每個人都說廁所掃得很乾淨是自己的功勞step3.step3.我同意環境保養得好，是各位的功勞，我同意環境保養得好，是各位的功勞，step4.step4.希望你們能對於環境的改善提出更具體的建議。希望你們能對於環境的改善提出更具體的建議。7.7.如何處理抱怨的情況如何處理抱怨的情況 step1.step1.說出對方的抱怨的情況說出對方的抱怨的情況 step2.step2.同意對方的感受同意對方的感受 step3.step3.要求對方停止要求對方停止 step
26、4.step4.要求對方只要針對議題給意見要求對方只要針對議題給意見例：例：step1.step1.老馮，你似乎對於你的份內工作打掃廁所老馮，你似乎對於你的份內工作打掃廁所有所抱怨有所抱怨，step2.step2.我相信你一定對於這工作內容我相信你一定對於這工作內容有有不同看法，不同看法，step3.step3.但是請你停止抱怨，但是請你停止抱怨，step4.step4.請你對於如何讓廁所變得更乾淨整潔提出你的建議。請你對於如何讓廁所變得更乾淨整潔提出你的建議。8.8.如何处理少数人垄断会议如何处理少数人垄断会议 step1.step1.說出目前會議發言的狀況說出目前會議發言的狀況 step2
27、.step2.同意少數的熱心的見解同意少數的熱心的見解 step3.step3.謝謝他們的參予並於停止謝謝他們的參予並於停止 step4.step4.要求其他與會人員針對議題給意見要求其他與會人員針對議題給意見9.9.如何处理主席离题如何处理主席离题 step1.step1.立即謝謝主席討論的話題立即謝謝主席討論的話題 step2.step2.謝謝主席的關心謝謝主席的關心 step3.step3.提醒主席會議時間要求主席可否另闢時間再行研議提醒主席會議時間要求主席可否另闢時間再行研議1.1.會後的提醒工作會後的提醒工作 1.1.1.1.依本次依本次會議記錄會議記錄確定下次開會時間確定下次開會時間 1.2.1.2.準備下次準備下次開會通知開會通知 1.3.1.3.追蹤本次會議同意行動方案進展追蹤本次會議同意行動方案進展 1.4.1.4.追蹤本次會議與會人同意行動方案的進展度追蹤本次會議與會人同意行動方案的進展度 1.5.1.5.提醒與會人準時參加下次開會提醒與會人準時參加下次開會 捌、會議後續工作事項捌、會議後續工作事項
