1、办公室事务管理LOGO主编卢海燕中国人民大学出版社第1章办公环境管理办公资源管理日常事务管理信息工作参谋咨询目录 CONTENTS第2章第3章第4章第5章接待工作差旅事宜调查研究会务工作第6章第7章第8章第9章第10章文档管理 知识目标1.掌握布置办公室的方法;2.了解办公环境中常见的安全隐患;3.学会设计办公室的布局,科学管理办公环境。能力目标1.能够区分各类办公布局的优缺点,并根据实际需要选择合适的办公布局;2.能够随时发现办公环境中的隐患,采取措施排除常见隐患,从而创造健康、安全的工作环境;3.能够通过对办公室自然环境加以合理的设计、控制和组织,使其达到最优状态;4.能够牢固树立保密观念
2、,保证对办公室的各种信息保密。学习目标第一节办公室的布局一、办公室的布局办公室的布局是指同一个专门房间内的各种设备和人员的安排。常见的办公室布局有封闭式办公室布局、开放式办公室布局、组合式办公室布局、活动中心型办公室布局。1.封闭式办公室布局 封闭式办公室布局是一种较为传统的办公室布局,是把组织内部的各职能部门独立安排在一个个小房间内,组成一个个小办公室。这种办公室布局的优点在于安静,互不干扰,提高工作效率;缺点在于使用面积大,开支多,不利于同事之间的沟通,不利于检查监督。第一节办公室的布局2.开放式办公室布局 开放式办公室布局就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元,把组织内部的各
3、职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。这种办公室布局的优点在于便于集中管理,节约空间,减少开支,有利于相互沟通、互相监督;缺点在于相互干扰较大。第一节办公室的布局3.组合式办公室布局 组合式办公室布局是指在开放式办公室布局的基础上,用组合式家具或其他材料,将分工不同的人员或机构隔开。这种办公室布局的优点在于可以减少互相干扰,可以从大体上监督、控制;缺点在于开支多,监督、控制力度小。第一节办公室的布局4.活动中心型办公室布局 活动中心型办公室布局是指会议室、讨论间、接待处、打字复印处、资料室等一应俱全,工作人员根据工作任务的不同在不同的活动中心之间移动,每人仍保留一个小小
4、的传统式个人办公室。这种办公室布局较适合项目型的工作。第一节办公室的布局二、办公室的布置 1.办公环境的物理条件(1)光线(2)声音(3)空气环境(4)节能(5)环保第一节办公室的布局2.办公室布置的要求(1)办公设备的放置要使人感觉舒适、方便。(2)公用物品应有序摆放。(3)座位的安置要有利于提高办公效率。第一节办公室的布局3.办公室布置的程序(1)对各部门的工作内容与性质加以考察分析,明确各部门及其员工间的关系,以此为依据来确定每位员工的工作位置。(2)列表将各部门的工作人员及其工作内容分别记录下来,按工作人员的数量及办公所需空间设定办公室的大小。通常办公室的大小会因各人工作性质的不同而异
5、。但一般而言,每个人的办公空间,大者可3m210m2,普通者1.5m28m2即可。(3)根据工作需要,选配相应的家具、桌椅等,并列表分别详细记录。(4)绘制办公室座位布置图,然后依图布置。(5)对设备的安放提出合理建议。案例位于大都会商厦28楼的英国总领事馆办公区大约有40名工作人员,他们经常到世界各地出差,办公室内配备了40台左右的电脑,还有10多台打印机、复印机等设备。从2008年5月开始,为了搞好废品回收,他们在办公室内设置分类的垃圾箱;为了节约用纸,他们在每台复印机和打印机上放一个盒子,用于盛装只打印了一面的纸张;为了节能,他们专门制作一个表单提醒大家每天下班时关掉所有不使用的电器设备
6、,如电脑显示器、打印机、复印机等。解析节能环保是当下人们关注的主题。高科技带来了办公室工作的方便快捷,但这种方便快捷加剧了办公室的能耗与污染。因此,办公室人员要尽力减少高能耗、高浪费,善于挖掘“低碳细节”,日积月累,就能得到“低碳大效果”。同时还要注意到,在设计办公用品的摆放时,要巧妙布置,考虑办公环境整体上的协调、美观。第一节办公室的布局第二节办公环境的优化一、日常维护秘书日常需要维护的区域主要有三个:秘书办公区、上司办公区、公共办公区。1.秘书办公区秘书的直接办公空间,一般指秘书办公室的办公设备、办公用具等。秘书应该在每天上班后或下班前做好如下工作,以保证办公室始终是一个舒适、高效的场所。
7、上班后:打扫办公室,擦好办公桌、档案柜、电话机等;为办公室内的花卉浇水、整理枯叶等;清除纸篓内的纸屑;把办公室的空调调节好,使室内温度适宜;办公室内有百叶窗的,要调整好百叶窗的角度;日历要翻至当天日期,检查时钟显示的时间是否正确;盖章用的橡皮印改为当天日期;把报纸、杂志等排列整齐,及时补充墨水、便条纸、圆珠笔、铅笔等;准备好日常饮用水;将日程表和必要的文件资料置于上司和自己的桌上;准备好当天的报纸及重要的文件,让上司能及时阅读。下班前:将所有散置的纸张放进抽屉里,如果这些纸张必须留在办公桌上,可以将它们装进文具用品盒里;查看办公室内的所有办公设备是否已关闭,电源是否切断,抽屉、橱门是否已锁好。
8、第二节办公环境的优化2.上司办公区秘书整理上司的办公区前,要注意应当事先经上司授权。秘书每天早晨为上司整理办公室时要做好以下工作:(1)定时开窗通风,保持空气的自然清新,并定时测量室内的温度和湿度,保持上司习惯的温度和湿度。(2)整理上司的办公室和办公桌,将文件和物品摆放整齐,文件柜、书架、报纸架和各种陈设要保持清洁。(3)经上司授权后,定期对上司的文件柜进行清理,将文件资料归类保管存放,将一些无用的文件及时清退或销毁。(4)上司办公室内的花卉、盆景,要及时浇水、施肥、剪枝,保持其美观;上司办公室内的金鱼要及时喂食,清理鱼缸内的浊物,保持水质的清洁。(5)给上司削好铅笔,补充好办公用品,如曲别
9、针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放的不规整,应该把它们码放好,使其并排朝向手这边,以提高上司的工作效率。(6)上司进办公室后,应根据上司的习惯或爱好,给上司沏茶或泡咖啡。(7)把当天早晨收到的报纸、杂志交给上司。如果上面有与本公司或本行业有关的信息,应用红笔在标题下画上波浪线,以提请上司注意。如果网上有同样的信息,应下载打印出来一并交给上司。(8)上司接待客人后,要及时对烟灰缸、茶具等进行清洗和整理。(9)确保纸篓里没有堆放的垃圾,确保钟表、日历显示的时间和日期正确。(10)经常对安全、卫生等状况进行检查,发现问题及时通知有关人员进行修理或打扫。第二节办公环境的优化3.公共办公区公共办公
10、区一般设有秘书经常使用的传真机、复印机,以及秘书与同事共同使用的档案柜、书柜、报纸架、办公室的茶水桌及由秘书负责的接待区、会议室等。(1)要保持上司会客室和会议室的清洁,在来访客人离开及会议结束后,要及时通知保洁员进行打扫和清理。(2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公设备,保持周边的整洁,发现问题自己动手解决或及时找人维修。(3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常清理,对报刊、文件及公用的办公用品,用后要及时放回原处,保持整洁有序。(4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患,并及时提出建议或通知有关人员进行整改。第二节办公环境的
11、优化第二节办公环境的优化二、办公室环境的美化办公室的用具设计要精美、坚固耐用,适应现代化要求。若条件允许,可采用自动升降办公椅,以适应工作人员身体高度的不同。同时,应根据不同的工作性质,设计不同样式的办公桌椅。为了不让办公室显得过于沉闷,可以根据个人的爱好和习惯适当悬挂或放置一些有品位的字画及工艺品,以改变办公室内单调的氛围。案例一某公司总经理办公室和技术部的工作人员一起加班到深夜。第二天早上秘书刚上班,还没走进办公室,就看到门口等候了两位未预约的客人。这两位客人是总经理刚刚结识的重要客人,其中一位是欲与总经理谈合作的在某世界五百强企业担任全球副总裁的客人。一进办公室,发现办公室杂乱不堪,办公
12、桌上、沙发上、茶几上、地上到处都是文件材料,室内空气污浊所有的东西都不在正确的位置上。解析秘书每天下班前或者每项活动结束后,一定要迅速打扫办公区域。如果时间来不及,应当在第二天早晨提前来到办公区域进行打扫。任何时间,秘书都应保持办公环境的整洁,因为办公室的很多工作具有不确定性。第二节办公环境的优化案例二美国一家家具工厂利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境,工作人员可以穿着海滩短裤、T恤上班,享受100%的新鲜空气和自然光。有趣的是,据美国商业周刊报道,这家公司的生产率因此提高了15%,其中,有8位跳槽的员工在离职两星期后自动回来报到,原因竟是他们无法忍受其他公司晦暗的工作环境。解
13、析办公室环境美化是工作效率的保证。办公设备的合理摆放和现代化装饰品、花卉植物的合理布置,会给人一种舒适的感觉,能陶冶人的性情,提高工作效率。本案例中的管理人员重视办公环境与工作效率之间的关系,因而能够主动设计、模拟员工期望的办公环境,这是值得每位办公环境管理者借鉴的。第二节办公环境的优化案例三在一次业务交流研讨会上,某公司经理的秘书介绍了这样一条经验:每天下班前花十几分钟的时间将自己的办公桌面整理一下;作了批示的文件及时转交出去,绝不隔夜;暂时不用的文件存入档案柜,绝不杂乱堆积;尚需处理的文件放在办公桌的显眼位置,对待办事项做到心中有数。她说,如果每天都能坚持这么做,一定会有收获。解析整理好办
14、公桌面,其实是一个打理工作的过程,也是一个打理心情的过程。如果不加整理,满桌的文件、纸张也许会让自己感觉还有很多事没有做完,长期如此会导致心情紧张,工作效率也将受到影响。腾出十几分钟的时间整理桌面,舒缓一下心情,然后在整洁有序的环境里深呼吸,心情愉快地结束一天的工作,信心满怀地迎接明天的到来,工作质量一定会有所提高。第二节办公环境的优化第三节办公环境的安全管理海潮公司的秘书张洁每周都对办公室及办公室内的所有设备进行一次安全检查,对发现的隐患立即采取补救措施或报告上司,并做好记录工作。这天又到了张洁进行安全检查的时间了,她来到工作区,发现有两扇窗户关不严密,如果遇到大风天气,玻璃很容易打碎;新来
15、的小刘个子很高,但他的电脑键盘桌面过低,难以用正确的姿势操作;办公区的电源插座稍显紧张,应该再加两排插座。张洁将这些问题一一记录下来,与相关部门进行协调,当天下午,上述问题即得到解决。案例导入第三节办公环境的安全管理一、识别办公室安全隐患1.办公室常见的有碍健康和安全的隐患2.办公室常见的潜在危险第三节办公环境的安全管理二、正确处理安全问题1.树立安全意识保证办公场所和设备的安全是极为重要的,中华人民共和国宪法和中华人民共和国劳动法中都有明确的规定,政府及各个组织也制定了一系列的相关规定。为了营造健康、安全的工作环境,每一名秘书都要树立安全意识,做到以下几点:(1)掌握基本的法律知识,树立安全
16、意识,维护公司的利益,用法律保护自己的合法劳动权益。(2)上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和用人单位制定的安全规定和环保规定,以及组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定等。(3)细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患,并及时排除或向上司报告,尽快解决,以维护好健康安全的工作环境。(4)对常用的设备故障要立即报告,并填写“设备故障登记表”。第三节办公环境的安全管理2.进行安全检查(1)确定安全检查周期,定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查。(2)发现隐患后,在职责范围内排除隐患或减少隐患。(3)发现个人无法排除的隐患,有责任和义务报告、跟进,直到解决。
17、(4)将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在“隐患记录及处理表”上。第三节办公环境的安全管理3.安全管理的重点(1)防盗。在办公大楼内,应有专门的保安人员24小时值班。(2)防火。火灾首重预防,电器、电线应作定期检查,以防走火、跑电引起火灾。(3)防止意外伤亡。为防止意外伤亡事故的发生,应对职员进行防止意外事故发生的教育,使之在平时就养成安全的工作习惯。第三节办公环境的安全管理三、健康、安全办公环境的基本要求(1)办公建筑必须坚固、安全,地面、墙面、天花板要完好、整洁,门窗开启要灵活,室内要有基本装修。(2)办公室内的光线应充足,局部照明要达到要求,且灯光不闪烁,阳光直射的窗户应该安装挡
18、板或者窗帘,注意光线不应引起计算机屏幕的反射。(3)办公室内的温度要适宜,应根据天气设置供暖、供冷设备,室温最好不低于16。(4)办公室要注意通风,保持室内空气流通和空气的质量,禁止在办公室吸烟,可以在办公区外设立吸烟区。(5)办公室空间及座位空间要适当,座位间要留有通道,力求员工工作舒适。(6)办公室内的噪音要尽量小,可利用屏风、地毯、隔音罩减少噪音。(7)办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求,包括工作台面、座椅、各种存储设备和必要的锁等。案例一2000年1月6日凌晨4时32分,广州市海珠南路146号AA面包屋发生重大火灾,二楼、三楼的房屋及天台全部被烧毁,过火面积达120平方米,火灾
19、中有5人死亡(两男三女)。经调查认定,这起火灾是因AA面包屋二楼办公室内的空调电源线短路引起的。解析安全工作无小事,办公室内的电器比较密集,若管理制度不健全或不按照规定流程管理,极容易发生火灾,负责办公室环境管理的秘书人员必须高度关注,慎之又慎。第三节办公环境的安全管理案例二一日,王秘书在办公室办公时,不经意间闻到了物体燃烧的异味。她循着异味快步跑出去,发现洗手间的角落里有一个垃圾桶在燃烧。王秘书迅速将火扑灭,未造成任何损失。事后,经调查发现,是有人随意扔烟头所致。王秘书高度重视此类隐患,及时向领导汇报了相关情况,征得领导的同意后,下发通知:禁止在办公场所以及存在安全隐患的地方吸烟。为了使管理
20、人性化,特为吸烟者设立了吸烟室。解析乱扔烟头是最常见的火灾隐患。很多单位都要求员工在工作期间禁止吸烟,但仍然会有人关起门来吸烟或者躲在卫生间、楼梯口吸烟。如果条件允许,可以设立吸烟室,如果没有设立吸烟室的条件,秘书需要经常提醒吸烟者,注意防范吸烟带来的安全隐患。第三节办公环境的安全管理案例三“十一”国庆节假期将至,办公室刘秘书在进行节前的安全隐患例行检查工作时,发现某部门办公区内的电脑处于待机状态,电脑长时间待机,极易引起火灾。刘秘书发现此情况后,及时将电源切断。节后上班,刘秘书对节前的安全检查进行了专题汇报,为了严肃纪律,杜绝此类事件再次发生,领导要求刘秘书起草有关问题的通报,印发各部门,并
21、告诫全体工作人员以此为鉴。解析定期进行安全检查是秘书的一项职责。尤其是临近节假日,一定要做好详细的检查工作,以免节日期间发生事故。一旦发现隐患,应立即排除,否则,将造成不堪设想的后果。第三节办公环境的安全管理第四节办公室信息安全在一次商务会议后,新来的秘书面对一大堆会议文件资料不知该怎样存放。她把主要文件与一般文件混在一起,连同本次会议的议程与日程等所有资料,装在了一个文件夹里,文件夹的封面上标注:会议文件资料。秘书韩笑看到这种情况后,耐心地告诉她立卷归档的基本程序及注意事项,并手把手地教她具体的操作步骤。首先将涉及商业秘密的重要文件存放在设有加密装置的文件柜里,将普通文件及会议材料按照会议的
22、议程排序装订成册,用自动打号机在每页的右上角打上顺序号,在封面上标注好日期、会议名称、卷别号,进行归档。案例导入一、秘书工作与信息安全随着社会的发展,秘书的职能虽然有了很大的扩展,但保密工作仍是一条主线,几乎贯穿于秘书所有的工作之中。同其他工作人员相比,秘书工作的涉密性更加明显。第四节办公室信息安全第四节办公室信息安全1.知密时间早在接触秘密的时间上,一般先于其他人员,包括领导者。这是因为机关的秘密事项在发生和形成过程中,秘书人员都参与了。例如,一份秘密文电的撰拟与办理,一次重要会议的组织与落实,一项重大决策的制定与实施,一起重要人事的任免与处理等,诸如此类,都有秘书人员参与其中,因而他们知道
23、这些秘密的时间比较早。第四节办公室信息安全2.知密内容多在接触秘密的内容上,一般多于其他人员,甚至多于分管领导者。这是因为秘书人员作为领导者的参谋与助手,其工作范围几乎涉及企业各个方面,不仅知悉企业的发展战略、新产品的开发和销售等方面的秘密,而且知悉上级、同级和下级单位的秘密事项。可见,他们所了解的秘密的内容和范围是非常广泛的。第四节办公室信息安全3.知密程度深在在接触秘密的程度上,一般深于其他人员。这主要是指秘书知悉企业发展的核心秘密,特别是企业高管的秘书,其知悉秘密的程度更高。由于秘书人员的特殊地位和工作条件,使他们能够接触大量的秘密。对于这些秘密,秘书人员应承担保密、不泄密责任,这也是秘
24、书人员应尽的责任。秘书人员应该把信息安全工作作为自己的首要职责。二、信息安全的内容秘书的信息安全工作涉及范围很广,时时、事事、处处都要特别注意。对于无形的秘密,秘书要牢固树立保密观念,养成随时随地保密的习惯。对于有形的秘密,秘书要注意以下三个方面的内容:第四节办公室信息安全第四节办公室信息安全1.文件保密秘书经常与各种文件、资料、图表等打交道,按照保密规定,所有涉及商业秘密的文件、资料,都要放在有安全措施的保密室或阅文室等地方,不准随意存放。秘书人员在文件保密方面一定要注意把好“十关”,即:文件拟稿关;文件印制关;文件传递关;文件阅读关;文件登记关;文件送批关;文件翻印关;文件保管关;文件清退
25、关;文件销毁关。第四节办公室信息安全2.会议保密一般来说,重要会议都要进行必要的保密安排。会议召开之前、会议期间及会议结束后,对会议是否公开、何时公开、向谁公开都应由主管领导决定。在未正式公开之前,秘书人员不得泄露。对高层领导在会议上的重要讲话和会议的重要内容,不准随意扩散。具体来说,会议保密的范围是:内部会议的日期、地点、议题、议程和日程安排等;内部会议的出席者、列席者和工作人员等;内部会议的具体活动、讲话、发言等;内部会议的文件、记录和参阅资料等;内部会议的录音、录像、摄影等。第四节办公室信息安全3.科技保密科学技术以及研发创新是企业发展的源泉,是企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的关键。
26、秘书的工作性质决定其需要与各种人接触,包括客户、同行、媒体、政府部门等,做好这方面的保密工作是非常重要的。如果企业新产品的开发、市场活动和价格政策等信息被竞争对手获知,企业将蒙受巨大损失;企业长期积累的客户信息一旦被竞争对手所掌握,企业的老客户将很容易被挖走,使企业失去大宗业务和合同。为了搞好科技保密,要妥善处理好五种关系:科技交流合作与保密的关系;友好与保密的关系;援助与保密的关系;引进人才与保密的关系;宣传教育与保密的关系三、信息安全工作方法根据办公室信息存储的载体(纸质载体和磁性载体),可以将信息安全工作分为三类:口头信息安全、纸质信息安全、电子信息安全。相对于不同的信息载体,我们要采取
27、不同的方法来实施信息安全保障。第四节办公室信息安全123口头信息安全纸质信息安全电子信息安全第四节办公室信息安全案例一某金融机构由于业绩突出,被市委宣传部评为全市红旗单位。不久,市委宣传部便组织了一个由新闻媒体及监察、审计等部门组成的联合考察组,深入该金融机构,对其经营情况及执行国家政策情况进行全面考察、全面报道。由于相关资料中会涉及该金融机构的存款规模、贷款规模、贷款投向、经营数据、存贷款比例、不良资产等相关数据,而其中的经营数据、存贷款比例、不良资产数据等又涉及国家经济运行的秘密以及国家政策的秘密。该金融机构的秘书立即请示领导,领导随即将这几组有针对性的数据删掉,市委宣传部对此表示理解。解
28、析个案例值得我们思考的是,企业中的一些秘密之所以被泄露,除了外在因素外,就是企业自己人在无意中向外泄露了秘密。在对外发布信息时,办公室的秘书人员一定要把好关,注意内外有别,一丝不苟地执行保密审查制度,尤其是在宣传报道中,要把好保密这个关口,哪些可以报道,哪些不可以报道;哪些可以对外宣传,哪些不可以对外宣传;哪些可以向记者提供,哪些不可以向记者提供,都要有明确规定,以杜绝一切泄密现象。第四节办公室信息安全案例一某企业于年底召开全系统工作会议,总结本年度工作的同时部署下一年度的具体工作。会议地点设在了某宾馆的多功能厅,参加人员除了本系统的管理决策层外,还特意邀请了市政府领导和新闻单位参加。本次会议
29、的中心议题是企业领导所做的主题报告,由于该主题报告是对全年工作的总结及下一年度的工作部署,其中会涉及很多详细的数据。为了做好相关信息的保密工作,办公室王秘书在开会前,与新闻媒体的记者召开了见面会,对邀请的新闻记者提出了明确的要求:所有关于本次会议的相关报道,在新闻稿公布前,必须将样稿送到本企业办公室,由办公室主任审阅,得到同意后方可发稿;在会议期间,不准录音,须关闭个人通信设备。解析会议是交流和传达信息的重要途径,也是管理决策层经常举行的一种活动,其中有些内容不可避免地带有秘密性质,因此,在召开涉密会议时,必须在会前、会中、会后等各个环节采取严格的保密措施。第四节办公室信息安全第1章办公环境管
30、理办公资源管理日常事务管理信息工作参谋咨询目录 CONTENTS第2章第3章第4章第5章接待工作差旅事宜调查研究会务工作第6章第7章第8章第9章第10章文档管理l 知识目标知识目标1.掌握办公用品及易耗品库存管理的基本要求和常识;2.掌握订购、接收及保管办公用品和易耗品的基本知识;3.掌握节约办公用品的措施;4.掌握调配和利用办公资源的方法、程序及步骤。l 能力目标能力目标1.熟悉办公用品及易耗品的采购、保管、发放等各个环节的流程与要求;2.学会制作和填写办公用品及易耗品管理中经常使用的各种表单;3.掌握采购办公资源的基本技能,学会加强管理与控制;4.能够合理调配和利用办公资源。学习目标第一节
31、办公用品的购置1.办公用纸2.留言便笺3.办公用笔4.笔记本5.信封6.装订用品7.归档用品8.办公设备专用易耗品9.其他办公易耗品一、办公用品及易耗品的种类第一节办公用品的购置1.选择供应商选择供应商(1)价格和费用。因为办公用品和易耗品需要常年购买,需求量较大,所以首先应该考虑此类产品的价格。供应商一般会根据订购产品的质量和数量以及是否含税等进行报价。(2)质量和价格。购买办公用品及易耗品时应该检查、比较货品的质量,保证购买后能满足办公需求,不要买后才发现物非所值。(3)服务和位置。考察供应商为客户提供的服务是否方便,订货后的交货时间是否准确,不满意能否退货,能否保持按需订货等。(4)安全
32、性和可靠性。购买办公用品和易耗品,最好与供应商保持长期合作。应认真考虑供应商的销售手续及相关发票、单据是否齐全,如检查订货单、交货单、发票的编号、日期、品名、签收等是否一应俱全,还应了解供应商规模的大小、信誉度等。二、办公用品的采购第一节办公用品的购置2.办公用品及易耗品的订购办公用品及易耗品的订购方式方式(1)电话订购。(2)传真订购。(3)订购单订购。(4)互联网订货。(5)去商店购买。二、办公用品的采购第一节办公用品的购置3.办公用品和易耗品的购买办公用品和易耗品的购买程序程序第一,由需要购买办公用品的人填写公司内部的办公用品申购表并签字,经过部门领导批准后交给采购人员。第二,由采购人员
33、向供应商发出购买需求,各供应商会返回对应的报价单或估价单,采购人员经过比较、筛选后,填写正式的订购单,说明订购办公用品的详细情况,发送给选定的供应商。该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准,同时应将该订购单复印一份交给财务部门,表示开始购货,并准备付款或交预付款。第三,收到供应商的办公用品后,采购人员要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物,查明货物的数量、质量,证实符合要求后,将签收后的交货单送到财务部门。第四,采购人员要根据收到的办公用品填写入库单,货物入库后,库房人员要在入库单上签字。第五,财务部门收到发票后,对照交货单、入库单和订购单,三单的货名、数字应当相符,经财务主管签字批准
34、后,再支付货款。二、办公用品的采购第一节办公用品的购置4.办公用品采购的注意办公用品采购的注意事项事项(1)办公用品不允许随意、无序购买。(2)尽量货比三家,买到物美价廉的办公用品。(3)应保留一张货物订单,以便收到货物时核对。(4)为防止缺货,应当有提前购买的意识。(5)对于消耗量大的物品,购买数量要充足。二、办公用品的采购案例一在某公司的一次座谈会上,很多下属分公司反映需要总公司统一提供便笺纸和便签纸盒。王秘书请示办公室丁主任之后,丁主任表示,既然大家都有此需要,应立即联系有关厂家,定制20000套。王秘书上网查找相关图片,联系了几家供应商,与供应商进行磋商以后,请供应商将样品及报价单用快
35、递的方式邮寄过来。三天以后,王秘书将选定的三家样品及报价单交给主管领导。领导指定某供应商以后,王秘书立即通过电话与该供应商联系,希望近日来公司商谈合作事宜。解析办公用品是每个工作人员都必不可少的。随着互联网的发展,秘书应该掌握通过互联网采购办公用品的方法。秘书在选择供应商时,应该多选择几家,将样品及报价汇报给领导,最终由领导选定一家供应商。第一节办公用品的购置案例二经过征求公司各部门对去年办公用纸A4纸的质量反馈意见,很多员工认为,去年的办公用纸颜色发黄、纸质发脆,希望今年能换换。于是,王秘书决定重新选一种A4纸的品牌。向主管领导汇报此情况后,领导认为办公室对A4纸的需求量很大,最好用公开招标
36、的方式进行筛选。于是,王秘书拟写了“办公用纸招标采购公告”,重点写明了货物质量及服务要求,随后,及时对外公开竞标,期望与符合条件的纸业公司合作。解析关于办公用品及易耗品的购买,是一个容易引起非议的话题。因此,如果本单位的办公用品或易耗品的年需求量较大,相关负责人最好采用公开招标的形式选择供应商,一是可以保证购置环节公平、公开、公正,二是可以保证货物的质量。第一节办公用品的购置第二节库存控制1.入库前接收订购的办公用品的程序入库前接收订购的办公用品的程序(1)用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物,发现数量不对时,应该立即通知采购部门联系供应商。(2)及时将接收数量通知采购部门,以
37、便及时按照数量支付货款。(3)接收的每一类货物的详情,应该记录到办公用品库存卡的接收项中。(4)接收后,要及时更新库存余额。一、库存管理的程序第二节库存控制2.将接收的货物按照办公用品存储规定存放好将接收的货物按照办公用品存储规定存放好办公用品入库时,要首先大致确定比较合理的摆放方式,将办公用品保存在安全的地方,并且进行有序的摆放,这样既防止物品损坏、浪费或失窃,需要的时候又能够很容易找到。此外,还要消除火灾隐患。一、库存管理的程序第二节库存控制3.确立物品发放制度确立物品发放制度,确定物品发放人确定物品发放人(1)指定人员发放。(2)按各部门的需求量确定发放周期。(3)急需物品时必须有相应的
38、处理程序。(4)必须填写物品申请表,并由授权人签字批准。(5)发放办公用品时,必须清点核实。(6)提醒使用部门和人员节约使用办公用品。一、库存管理的程序第二节库存控制企业在运营中所需要的办公用品、易耗品等应当充足,但又不能占用库房的太大面积和积压大量的存货,因此需要建立库存记录。秘书人员在进行库存管理的时候,需要对库存进行详细的记录,这样才能随时掌握库存的变化情况,从而及时进行进货、发货等管理活动,保证日常工作的需要顺利得到满足。二、建立库存记录第二节库存控制二、建立库存记录库存控制卡库存控制卡第二节库存控制 秘书可以根据不同目的选择不同的监督类型及时间间隔等。秘书在库存监督中若发现问题,就要
39、缩短监督的时间间隔,以保证库存符合要求。(1)检查实际库存,将库存中实际存放的物品余额与库存控制卡上的余额相比较,看是否有出入,其目的是防止物品浪费和被盗,而且可以准确计算库存的价值;剔除那些从未被申请使用的物品,可以发现和纠正库存记录的错误填写。这种库存监督通常有规定的时间间隔,如每个季度一次。(2)检查库存物品申请表和库存记录卡,从而了解各部门和个人使用物品的情况,其目的是防止物品的过度使用。这种库存监督通常每两个月进行一次。(3)定期检查库存记录卡,了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再订购量,其目的是了解公司发展变化后,在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些数量;也可以通过监督来
40、处理那些过期和多余的物品。这种库存监督通常一年进行两次。三、库存监督第二节库存控制1.节约文件纸的使用对于各部门的文件纸要限量使用,有些文字材料的打印最好采用双面打印。较昂贵的复印纸如彩色复印纸,一般不能随意使用,可由中心服务区根据部门需要复制,并由各个部门独立核算成本。2.节约办公设备的使用很多单位已在日常工作中提供互联网、打印机、复印机、传真机等,要注意昂贵设备的限制使用;严格监督互联网的使用,严禁办公时间用QQ等聊天工具聊天。3.控制办公电话的使用频率在工作中,控制国内、国际长途电话的使用;按单位有关规定使用办公电话;定期检查并核对电话账单以控制开销。4.减少中性笔和圆珠笔的使用量应当妥
41、善保管各种中性笔和圆珠笔的笔套,以通过更换笔芯重复使用笔套。5.延长软盘和光盘的使用期限四、节约使用办公用品的措施案例一天地公司综合办公室的小王一直掌管着公司库房的钥匙,最近公司的体制发生了变化,改制成了股份制公司,由于业务发展的需要和部门增加,相应的办公用品无论是种类还是数量都明显增加了。小王感觉自己的工作太忙,于是向领导提出申请,将库房管理的工作交给综合办公室的文员小刁,双方刚交接完不久,小刁便生病了,要在家休半年病假,临休病假前,她将钥匙交给了同办公室的文员小张代管。小张是刚毕业的大学生,从未做过库房管理工作。于是,谁要领办公用品,小张就直接将其领到库房,让其进库房自己选。解析库房管理必
42、须责任到人,钥匙应该由专人专管,如果由于工作变动等原因,不能继续管理库房,一定要有相关的交接手续,并及时清点库房。如果掌管库房的人临时有事,要经主管领导同意才能完成临时交接手续,不可以自作主张,将库房钥匙任意转交给其他人代为管理。第二节库存控制案例一崔秘书近日调到了单位综合办公室,领导将库房钥匙交给她管理。她走进库房时,发现原始档案及办公用品和易耗品(日用暖水壶、电话机、毛巾、拖布、笔记本、档案盒等)堆放在各个角落。崔秘书一一记下办公用品及易耗品的种类,然后联系商户,买了两个货架,并运到库房。在货架旁边清楚地贴上标签,将体积大、分量重的物品放在下面,将小物品放在上面,将不常用的物品放在里面,将
43、常用的物品放在外面。崔秘书忙活了一周以后,库房中的各类用品都有了所属的位置,进库房再也不会有不知道脚往哪里放的尴尬了。解析由于办公用品种类繁杂、规格不一,而且很多单位的库房阴冷发潮,因此为了对办公用品进行有效管理,秘书要注意采取有效措施。为了不使物品受潮,最好订做摆放物品的货架。在摆放物品时,要注意分类存放,以便需要时能够迅速找到相关物品。第二节库存控制第三节办公资源的管理1.确定不同区域的功能及所需的设备种类确定不同区域的功能及所需的设备种类不同区域的设施配备取决于组织的类型和工作人员的职责范围。一般的区域所涉及的配套设施有:(1)日常办公活动所需要的设备,如电脑、电话、桌椅、传真机等。(2
44、)确保来访者和工作人员安全的设备,如急救包、来访人员登记表、资料柜等;有关安全系统包括录像探头等监视系统以及门锁安全系统。(3)显示公司有关信息的设备,如布告板、宣传海报折页架等。一、选择所需设施的方法及程序第三节办公资源的管理2.采用合理的选购方法采用合理的选购方法秘书要亲自对需要选购的办公设备及耗材进行登记,能独立地从供应商处获取有关办公设备及耗材的详细信息,进行多家供应商的性价比分析,从而为本单位选购最适宜的办公设备及耗材。购买前应考虑:(1)确定要购置的办公设备及耗材是当前或预期所必需的且考虑与原有设备的匹配关系;(2)确定要购置的办公设备及耗材所放置的位置,要安全可靠且有利于工作流程
45、的安排;(3)对不同供应商所提供货物的质量、性能、价格、供货地点、支付方式及售后服务等进行比较。一、选择所需设施的方法及程序第三节办公资源的管理(1)在自己的职权范围内,依照单位大宗物品的购置程序,及时向主管领导请示。(2)在选购前,应多征求使用者的反馈意见。(3)按照采购程序与供货方确定货物种类、产品定价、交货时间和售后服务等相关事宜,双方意见达成一致后,形成书面文字。(4)按照进货、验货程序,检查所购置的办公设备和办公用品的型号、质量、数量及相关单据。(5)若发现供应商提供的货物或票据不符合要求,要立即与供应商联系。(6)按照本单位的财务制度,进行财务核算及单据的处理。二、选购办公设备的注
46、意事项第三节办公资源的管理1.掌握办公资源的使用掌握办公资源的使用情况情况(1)了解企业所有设备的基本情况,包括名称、放置的地点、功能等;(2)了解各设备的应用情况,即能否充分发挥设备应有的功能和作用;(3)如果某些部门的设备长期闲置,而有的部门又急需,应适当进行调配,以充分利用办公资源。三、调配和利用办公资源第三节办公资源的管理2.及时记录相关信息及时记录相关信息(1)设备的购买信息。(2)设备的保修信息。(3)设备的维修合同。(4)设备的操作指南。(5)设备的基本信息。(6)所有设备情况列表。(7)设备的日志记录和故障登记。三、调配和利用办公资源案例一天地公司为了给VIP客户提供优质服务,
47、领导决定在所属32个分支机构的VIP客户服务区设立配套的服务设施。综合办公室卢秘书首先征求了各所属分支机构负责人的意见和建议,统计出所需设备的种类:咖啡机、茶台、冰吧、沙发、书柜、电视等。卢秘书将所需物品的种类汇报给综合办公室丁主任,丁主任按照公司的大宗物品采购制度,要求卢秘书与财务部门、审计部门的相关人员一起选购所需物品。公司规定,每件物品需要选定三个不同厂家,最后由公司主管领导确定具体的供应商。卢秘书按照丁主任的要求认真执行,待领导确定每件物品的具体供应商后,卢秘书与供应商商议了合同文本,签订了购销合同。按照指定的供货时间,厂家将公司购置的物品送到了各分支机构,分支机构的负责人亲自验货,并
48、将货物的型号、质量、数量等情况一一提供给卢秘书,卢秘书进行统一汇总并核对无误后,拿着发票及购销合同到财务部门进行结算。第三节办公资源的管理解析每个单位都有严格的办公设备购置程序,秘书要按照程序认真执行。在广泛征求意见的基础上,主动向主管领导请示,征得各方同意后,慎重选择供应商,商定好相关事宜后,需要签订书面合同,并按照进货、验货程序检查所购用品,确定准确无误后,到财务部门进行结算。第三节办公资源的管理实训项目一办公室使用的设备应该保留建档记录和相关信息。请你为所在系实训室的设备按照设备的购买信息、保修信息、操作指南、基本信息、情况列表、日志记录六项内容建档。实训项目二根据业务需要,天地公司决定
49、为24个部门总经理配备手提式电脑。假如你是办公室秘书,负责此次采购任务,请结合当地电脑销售商的实际情况,进行实地调查,包括电脑的性能、价格、付费方式、供货时间、交货方法、售后服务以及供应商的信誉等,选择三家以上的供应商,进行性价比,并阐明你选择的理由。第三节办公资源的管理第1章办公环境管理办公资源管理日常事务管理信息工作参谋咨询目录 CONTENTS第2章第3章第4章第5章接待工作差旅事宜调查研究会务工作第6章第7章第8章第9章第10章文档管理l 知识目标知识目标1.了解值班工作的内容和要求;2.了解印章及介绍信的管理要求;3.了解时间表、工作日志的基本内容和要求。l 能力目标能力目标1.能掌
50、握接打电话的步骤,学会处理通话过程中的各类问题;2.能掌握正确的邮件收发程序和方法;3.能合理安排日常工作和上司交办的工作;4.学会通过编制时间表进行时间管理。学习目标第一节电话事务1.接听电话前的准备2.“三声”之内接听电话3.自报家门4.辨明身份5.明确意图并提供服务6.礼貌道别一、接听电话的步骤第一节电话事务1.拨打电话前的准备2.正确拨号3.自报单位名称和姓名 4.陈述内容5.适时结束通话 二、拨打电话的步骤第一节电话事务(1)对重要的电话和无法作出决定的电话,应及时请示上司。电话记录要准确,并及时核对、处理。(2)对授权范围内的电话要及时处理。(3)对打给同事的电话要及时转接或传达,
