1、时间管理与会议管理时间管理与会议管理 周辉周辉 博士博士 一汽富维大学生职业发展项目一汽富维大学生职业发展项目2一、认识时间和时间管理一、认识时间和时间管理二、时间管理实务二、时间管理实务三、会议管理三、会议管理今日主题今日主题3 什么是时间？什么是时间？时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。牛顿力学中的时间：是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。4时间的基本特性时间的基本特性 客观公正 供给毫无弹性 无法积蓄 无法取代 无法失而复得 时间的特性时间的特性 我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的
2、时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。时间是最有价值的资源，而且是最 难以有效利用最经不起浪费的资源。5时间陷井时间陷井情不自禁事必躬亲过分客套例行公事犹豫不决漫不经心碌碌无为国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：查显示：管理管理人员平均每人员平均每8 8分钟被打扰一次；分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在业务系统的管理人员平均每周花在 会
3、议上的时间不少于会议上的时间不少于1010小时；小时；行政管理人员每周会议行政管理人员每周会议2020小时。小时。心理学家指出：心理学家指出：恢复思路平均时间为恢复思路平均时间为3 35 5分钟分钟6什么是什么是“时间管理时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。TQ(Time quotient)时间商数-对待时间的态度和运用时间创造价值的能力。7时间管理理论演变时间管理理论演变四代时间管理理论的对比四代时间管理理论的对比理论的演进理论的演进特点特点优点优点缺点缺点第一代时间管理备忘录型，写纸条，完成一项划掉一项应变力很强，没有压力忽略整体规划，可能遗漏重要事
4、情第二代时间管理行事例，强调规划与准备，制订时间表，记录要做的事追踪约会事件达成率比较高凡事都要安排缺少思考及重点第三代时间管理强调价值规划，制定优先顺序以价值为导向，做有价值的事，而不是要做的事情，提高生产率忽略了自然法则，缺乏远见第四代时间管理自然法则和罗盘理论效率方向对8倒着看四代时间管理倒着看四代时间管理 并不是有了第四代时间管理，前三代时间管理就没用了。用第四代时间管理的原理，遵循自然法则，平衡工作、家庭、健康、生活等各个方面的目标。围绕上面的目标，用第三代时间管理的原理，锁定目标，把时间花在有价值的事情上，逐步实现目标。用第二代时间管理的原理，寻找最省时省力的实现目标的方法。根据第
5、二代时间管理分解出来的每日工作计划，对于简单任务，用第一代时间管理的方法，保证每日计划逐项落实9一、认识时间和时间管理一、认识时间和时间管理二、时间管理实务二、时间管理实务三、会议管理三、会议管理今日主题今日主题10时间管理的五大误区时间管理的五大误区 误区之一：工作缺乏计划 误区之二：组织工作不当 误区之三：时间控制不够 误区之四：整理整顿不足“帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供 完成工作的时间”“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便 填满可供堆积的空间。”误区之五：进取意识不强 11案例分析：马林的工作安排案例分析：马林的工作安排12时间管理的九个黄金法则时间管理的九个黄金法则
6、黄金法则一：分清轻重缓急，排定优先顺序 黄金法则二：设定明确目标，制定可行计划 黄金法则三：立即采取行动，坚决杜绝拖延 黄金法则四：制定工作规则，善于有效授权 黄金法则五：保持环境整洁，控制自我情绪 黄金法则六：积累生活窍门，善用零碎时间 黄金法则七：掌握拒绝技巧，积攒整块时间 黄金法则八：咨询专人专线，花钱赢得时间 黄金法则九：管好业余时间，不断自励进取13时间管理黄金法则一时间管理黄金法则一分清轻重缓急分清轻重缓急排定优先顺序排定优先顺序14时间管理分类图时间管理分类图紧急紧急不不 紧紧 急急重重要要 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 救火，抢险 客户投诉找上门 防范未然 改进产能 建立
7、人际关系 发掘新机会 学习，做计划，谈心，体验不不重重要要 不速之客 某些电话、会议 某些信件、报告 必要而不重要的问题 受欢迎的活动 打麻将三缺一 突然有人请吃饭 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 娱乐、消遣碎石型碎石型巨石型巨石型细沙型细沙型流水型流水型15 紧紧 急急 不不 紧紧 急急重重要要 偏重第一类事务 结果结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 偏重第二类事务 结果结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机不不重重要要 偏重第三类事务 结果结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力 怪罪他人 人际关系浮泛、破裂 偏重第
8、三、四类事务 结果结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构 维生16时间管理分类矩阵的运用时间管理分类矩阵的运用 先确定轻重，后确定缓急 别把巨石打碎减少重要又紧急的事，让生命张弛有道重要不紧急的事情拖着不做，就容易变得重要又紧急 别让细沙蒙住眼睛控制紧急不重要的事，让人生的价值得到体现多点主动的掌控，少点被动的应急 别让流“金”岁月变成似“水”年华预防不重要又不紧急的事情侵蚀人生缺乏自控能力，时间会象流水一样，充满你的全部生命17工作流程优化工作流程优化 壳牌公司的一位销售主管斯图尔特坎普，他为销售代表设计了工业产品的推销方法，他给每个人一张已经设计好的表格-工作流程表，并建议他们在每
9、周开始前将它填好（花费30分钟左右的时间，在填完后每个人都找出访问顾客的最佳途径及每个停留点上该做的事，也都记在上面，一目了然）。而且，要求推销员把事情依其重要性列成工作清单，从最重要的开始做，并时时核对表格。这样一来，他所带领的团队总是在该公司的销售排行榜上稳居第一。18并行串行的兼顾性并行串行的兼顾性什么情况下能并行工作什么情况下能并行工作起床起床洗脸刷牙洗脸刷牙出门出门热牛奶热牛奶更衣化妆更衣化妆整理公文包整理公文包热面包早点热面包早点吃早餐吃早餐小王的一个早晨小王的一个早晨看电视早新闻看电视早新闻5 5分钟分钟5 5分钟分钟5 5分钟分钟5 5分钟分钟5 5分钟分钟5 5分钟分钟5 5
10、分钟分钟5 5分钟分钟2 2分钟分钟起床起床洗脸刷洗脸刷牙牙出门出门热牛奶热牛奶更衣化更衣化妆妆整理公整理公文包文包热面包热面包早点早点吃早餐吃早餐看电视看电视早新闻早新闻19时间管理黄金法则二时间管理黄金法则二设定明确目标设定明确目标制订可行计划制订可行计划20设定目标的设定目标的SMARTSMART法则法则 Specific （具体的）Measurable （可衡量的）Attainable （可达到的）Relevant （相关的）Time-based （基于时间的）21制定可行计划制定可行计划 有开始时间 否则就是假话，因为不会付诸行动 有结束时间 否则就是空话，因为谁也不知道计划什么时候
11、能完成，包括自己 有检验标准 否则就是瞎话，因为谁也不知道计划执行到了什么程度以及是否达到目标，包括自己 有信心阶梯 否则就是大话，因为根本坚持不到底22只做重要的事情只做重要的事情六项工作法：六项工作法：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：1.1.2.2.3.3.4.4.5.5.6.6.23日计划日计划ABAB表表A表 六项工作 每项工作开始及结束时间 每项工作完成情况B表 未完成事项 未完成原因 是否需要移到明天继续做？明天能否完成？24时间管理黄金法则三时间管理黄金法则三立即采取行动立即采取行动坚决杜绝拖延坚决杜绝拖延25克服拖延的诀窍克服
12、拖延的诀窍 磨洋工怎么办？养成快速的节奏感 一次做好，追求零缺点工作，出现差错，立刻处理，不要“等有时间的时候”再处理 记录每一天做每一件事情的时间，寻找“溜”走的时间 寻找“成功伙伴”26 必须养成好的行动习惯必须养成好的行动习惯每天要花10分钟作计划要有书面的待办单、日计划、周计划和 月度计划每周都将你的工作排出优先顺序能在高效的时间里做完你的重要工作有明确的生活和工作目标必须有时限，有明确的开始和结束时间建立工作日志，当日事，当日毕27时间管理黄金法则四时间管理黄金法则四制定工作规则制定工作规则善于有效授权善于有效授权28制定规则，让工作更加富有成效制定规则，让工作更加富有成效第一时间给
13、别人信息，以免以后被打搅把任务归类，同类事情同时处理特殊任务定时处理让别人知道你的原则，避免反复麻烦你与他人时间达成协作，避免互相耽误时间常规事情程序化，把精力放在处理例外事情上29有效授权，使个人能力得到延伸有效授权，使个人能力得到延伸 向上授权获得上司的帮助让上司做选择题，更容易获得上司的尽快答复 向下授权不插手下属的工作细节不做下属可以做的决定让下属做思考题30时间管理黄金法则五时间管理黄金法则五保持环境整洁保持环境整洁控制自我情绪控制自我情绪31外部环境和内心环境外部环境和内心环境 根据美国一份调查资料显示，一个72岁的美国人，平均花在找东西方面的时间有1年。一个人的工作效率受到外环境
14、和内环境双重因素的影响。整洁的，有条理的外部环境能够提高效率积极、乐观、快乐的情绪也能提高效率32办公室的时间管理办公室的时间管理 简洁就是速度，条理就是效率 简洁和条理也是一种办公室和工作场地的美学物以类聚东西用毕，物归原处，不乱放东西把整理好的东西贴上标签好记性不如烂笔头，勤记录 处理文件的三环节每份文件处理一次，需要回复的迅速回复迅速归档案，以免文件弄乱或弄丢不用的文件及时销毁（包括张贴的文件、通知等）33保持好的心情保持好的心情 情绪会传染，并且产生连锁反应 用你的情绪去感染别人34时间管理黄金法则六时间管理黄金法则六积累生活窍门积累生活窍门善用零碎时间善用零碎时间35“省省”出来的时
15、间和出来的时间和“冒冒”出来的时间出来的时间 掌握一些生活的窍门，可以省出一些时间。善于利用零碎时间，可以冒出很多时间。36时间管理黄金法则七时间管理黄金法则七掌握拒绝技巧掌握拒绝技巧积攒整块时间积攒整块时间37说说NoNo是一种力量，也是一种艺术是一种力量，也是一种艺术“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。38接受请托之前的思考接受请托之前的思考 接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮
16、助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番经过这一番“成本成本效益分析效益分析”之后，之后，你就可以决定取舍了。你就可以决定取舍了。39减少被打断的机会减少被打断的机会 寻找相对独立的空间 制造相对独立空间挂牌：除特急事情，请在下午4点后找我戴耳机：音乐声音不要太大，能盖住外界的噪音就可以 主动出击，主动汇报，主动协调 把重要事情安排在不会被打断的时间每天早晨1个小时的读书时间 40时间管理黄金法则八时间管理黄金法则八咨询专人专线咨询专人专线花钱赢得时间花钱赢得时间41用好资源办大事用好资源办大事 专人好朋友（可交心的朋友）顾问扩大社交层面 专线114，160
17、中央图书馆Internet图书馆 购买他人成功的经验听演讲，看书评 雇佣他人做事写书的计划 用钱赚钱不动产投资实业投资请专才42时间管理黄金法则九时间管理黄金法则九管好业余时间管好业余时间不断进取自励不断进取自励43享受平衡人生享受平衡人生 再忙，也要留给自己思考的空间 让亲人和朋友感受你的温暖 保持良好睡眠，偶尔打个盹 体验生活，享受娱乐参加具有创造性的活动锻炼身体，参加一些户外活动44为什么为什么“知易行难知易行难”？挑战自我舒适区 改变习惯的三个阶段17天：导入期 有意识，不自然721天：适应期 有意识，自然2190天：养成期 下意识，自然45案例分析：任经理的一天案例分析：任经理的一天
18、46一、认识时间和时间管理一、认识时间和时间管理二、时间管理实务二、时间管理实务三、会议管理三、会议管理今日主题今日主题47会议的困境会议的困境 平均一生中9000小时的会议 每年企业中30%在开会 中层管理人员开会时间超过35%高层管理人员开会时间超过50%全美每天开会人数超过1000万 年人事费用的7%-15%无效会议损失人均800美元/年 一、会议功能和目的一、会议功能和目的48 开展有效的沟通 资讯传达 监督员工的工作进展 达成协议,解决问题 决策和资源共享 开发创意 激励员工士气 巩固经理人的地位会议会议的目的的目的49n经理联络会经理联络会n主管联络会主管联络会n部门内联络会部门内
19、联络会n班长联络会班长联络会n早会早会汇报型会议：汇报型会议：n周会周会n月度总结会月度总结会n品质管理会品质管理会评审型会议：评审型会议：n质量管理体系质量管理体系评审会评审会n产品认证会产品认证会教育型会议：教育型会议：nTPMTPM（全面生产（全面生产管理）指导会管理）指导会nTPMTPM专题教育专题教育n全员教育全员教育n专题型教育专题型教育达成决议或解决问题型会议：达成决议或解决问题型会议：n缺点改善讨论会缺点改善讨论会nQCQC小组研讨会小组研讨会n新产品开发研讨会新产品开发研讨会会议明细与举例会议明细与举例联络型会议：联络型会议：50成立会务工作机构制定会议预算拟定会议议程、日程
20、、程序制发会议通知准备会议材料制发会议证件会场布置大中型会务筹备大中型会务筹备51 （1 1）会议前的原因）会议前的原因 欠缺目标，欠缺议程。与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。会议时间不当(周一早上或周五下午)。开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)开会通知内容欠周详会议地点不当，场地设备欠佳与会者无准备而来。会议不能准时开始。未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。二、会议失败的原因二、会议失败的原因52（2 2）会议中的原因）会议中的原因 外界干扰 与会者发言离题或者不表明真正感受或意见
21、 会议主持人驾驭控制能力不足 参会者之间争论，导致会议不能正常进行 资料不充足，却贸然决策 少数人垄断会议 与会者欠缺热心，交头接耳 会议超出预定时间 主持人未能总结会议成果53（3 3）会议后的原因）会议后的原因 欠缺会议记录。不能对决议事项进行追踪。不能对会议成败得失进行检讨。不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。与会者对会议感到不满。54u会前：会前：会前准备工作会前准备工作 要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过
22、程。论过程。u会中：会中：议事过程议事过程 是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。u会后：会后：决议追踪决议追踪 会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。三、高效率的会议管理技巧三、高效率的会议管理技巧55（1 1）会前准备清单）会前准备清单开会目的是否清楚；决定与会者名单；决定由谁来担任会议
23、主席与会议记录者；决定会议时间、长度与会议地点；准备好会议所需辅助设备；决定哪些与会者该做简报与何时做；暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；分发开会通知。切记:会前准备失败了,就意味着准备失败!56 会议人员依目的而定，尽量减少参加人数，明确会议目的。事先分送议程、议题或草案，以使参加人员有所准备。出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免。选定最适当的时间、日期、地点（场所）。主席预估会议可能的状况及结果。会议前之沟通 指定专人记录和签到。主席报告本议案和与会人员之关系，及回应会中应决定的问题。（2 2）会议）会议前前的的要要领领57 准時开会，准時散会，遵守制度，避免
24、离席 会议目的，人人清楚，充分参与，全员发言 发表意見，条理清楚，不推責任，不诽他人 发生争辩，设法缓和，掌握议程，按部就班 集中主題，不谈废话，时间太长，中途休息 集中精力，减少走动，相关事项，作好記录 议题结论，复述一遍，达成共议，分配工作（3 3）会议进）会议进行中行中的的要要领领 58会议参考流程会议参考流程导言：导言：主席开场白主席开场白讨论过程：讨论过程：理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。1 1、找出并分析问题的原因：分别是（、找出并分析问题的原因：分别是（1 1）（2 2）（3 3）（主席确认以上原因各与会者都无异议
25、，再进行下一步骤）。（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。2 2、商讨并列出可能的对策：分别是（、商讨并列出可能的对策：分别是（1 1）（2 2）（3 3）（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。3 3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（并达成决议、确定对策（1 1）（2 2）（3 3）结论：结论：1 1、请会议记录者重述已达成的决议；、请会议记录者重述已达成的决议；2 2、询问与会者有无异议；、询问与会者有无异议
26、；3 3、确认工作分配完成并已记录妥当。、确认工作分配完成并已记录妥当。59会前计划预备开会相关事项会前计划预备开会相关事项事先了解议题内容事先了解议题内容双向沟通开放式的引导出席者讨论双向沟通开放式的引导出席者讨论归纳会中的意见，造成全体的共识归纳会中的意见，造成全体的共识四、会议主持技巧四、会议主持技巧60 设定讨论主题，以及预期成果 决定是否召开会议 设定议程：决定议题及列下所有的议题 指定与会者名单与角色分派 会议的场地及时间 通知61 对议题有直接权限和责任的人 对议题有相关知识和经验的人 与执行议题的结论相关的人 对议题有兴趣并关心的人62 会议主席：作裁决 会议主持：会议程序管理
27、、内容管理 记录员：记录会议的重点并将记录下发 时间控制员：提醒时间保证会议顺利进行 与会者：参与议题的讨论和资料收集63641、会议中可能会有哪些干扰行为？2、如何处理呢？65 保持冷静轻松的方法 引导干扰者朝正面行为发挥 提醒参会者会议的规则 尽量善用其他参会者来处理干扰行为 简单总结或澄清在干扰行为出现前 的议题，把大家的注意力重新集中 当其他方法都无效时，直接对干扰说明 尝试找出引起干扰行为的动机 试尽各种方法干扰继续存在，可以休息一下66 双赢的策略 空中交通指挥 保留发言权 将想法写在纸上 鼓励新设想 避免干扰 简扼的主题 希望67 决定需要完成的工作 任务分派 总结进度 会议评估
28、 确定下次会议 感谢与会者68 记录力求简要，设计一定的格式，项目包括：会议名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、讨论事项、决议事项及工作分配、负责人员、完成期限，上次会议决议执行追踪结果。下次会议先提出讨论或进度报告 平时或定时追踪会议后的进会议后的进行要行要领领69给会议记录的几点建议给会议记录的几点建议 重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循；除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真；会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；将整理好的会议记录分发给各与会者。70案例讨论：会议与时间管理案例讨论：会议与时间管理71感谢各位！感谢各位！
