1、2022年10月24日星期一项目管理的策略及导入项目管理的策略及导入專案管理專案管理計劃計劃,執行執行,管控管控,溝溝通通+專案管理的組織 部門為主 專案為主 弱勢矩陣 平勢矩陣 強勢矩陣專案管理所需要的技能根據美國專案學會的一項調查,以下六種管理技能對專案經理人來說最為重要,你知道有那些?何者最重要?溝通 組織 團隊 領導適應 技術為什麼專案會成功?用者直接參與用者直接參與(17.5%)高級主管參與高級主管參與(15.9%)專案需求清楚專案需求清楚(15.0%)計劃適當計劃適當(11.6%)要求合理要求合理(10.2%)分階漸進分階漸進(8.7%)能力過人能力過人(8.2%)誰的專案誰的專案
2、(6.3%)目標明確目標明確(3.9%)工作努力工作努力(3.4%)資料來源:The Standish Project Leadership Conference Chicago Presentation,為什麼專案會失敗?不完整的需求不完整的需求(13%)用者不直接參與用者不直接參與(12%)缺乏資源缺乏資源(11%)不合理的期望不合理的期望(10%)高級主管不支持高級主管不支持(9%)常常變需求常常變需求(9%)沒有計劃沒有計劃(8%)不需要了不需要了(8%)資訊管理缺乏資訊管理缺乏(6%)其他其他(4%)資料來源:The Standish Project Leadership Confe
3、rence Chicago Presentation,造成專案成員衝突的主要原因?1234567性格性格優先次序優先次序技術技術成本成本行政行政人力人力時間表時間表資料來源:Sloan Management Review專案管控流程確定專案計劃實際資料變動管控實際 VS 計劃決定原因及評估衝擊沒有差異有差異衝擊很小衝擊很大採取矯正行動修改原計劃報告現況如何訂定專案的目標?用動詞來描述目標用動詞來描述目標用可以衡量的數字來作為完成目標的根據用可以衡量的數字來作為完成目標的根據有特定的時間期限有特定的時間期限註明最多花多少錢註明最多花多少錢例一例一:計劃評核表(PERT CHART)的技術運用行動
4、12345678開始結束事事項項事事項項先置行動後置行動日0510152025303540455055閒置行動計劃評核表的主從關係1234567812ACDBFEG主主從從計劃評核表-要徑法(Critical Path Method)的計算AIJBCDEFGH122522323211CPM=1+2+5+2+3+2=15天計劃評核表的例子-整修建築物(AR)A專案開動G外牆裝修-8 M內部裝修-5 B完成工作計劃-15 H裝窗戶-3 N內部油漆-3 C穫得整修許可-16 I外牆油漆-8 O電器安裝-2D打地基-10J電線架設-7 P清理完畢-3E牆及屋頂架構-8 K空調安裝-3 Q地板安裝-2F
5、完成屋頂-4L隔熱處理-5 R專案完工電線架設-7 完成屋頂-4 內部裝修-5 電器安裝-2 外牆裝修-8 牆及屋頂架構-8 穫得整修許可-16 外牆油漆-8 完成工作計劃-15打地基-10 專案開動 專案完工內部油漆-3 空調安裝-3 地板安裝-2裝窗戶-3 隔熱處理-5 清理完畢-3CPM=?天專案成本估計的方法-利用工作細分結構圖根據非相關經驗,35%的範圍根據相關經驗,15%的範圍根據細節,5%的範圍專案風險分析-樹枝決擇法(Tree Decision Method)機率機率 X 結果結果 =預估價值預估價值0.20 x 100,000 =$20,0000.80 x -20,000 =
6、-$16,0000.70 x 10,000 =$7,0000.30 x -20,000 =-$6,000?進度激進計劃進度激進計劃進度保守計劃進度保守計劃專案報告的要點:目前的進度應該的進度下一個進度如何到達?需要什麼資源?何時可到達?專案見壞即收的原則破除麻將心理破除麻將心理不服氣也得服命已無後台老板已無後台老板政治氣候變了人亡政息需求已改變需求已改變市場改變客戶改變技術重大錯誤技術重大錯誤執行重大錯誤執行重大錯誤人事重大錯誤人事重大錯誤難民收容所難民收容所ABCD5 6 77 6 510 9 88 9 10合作深思謹慎安靜意見中庸隨合第二線避免權力不領頭愛問競爭急進冒險積極意見強烈主動第一
7、線爭取權力領頭愛答12347 8 99 8 712 11 1010 11 12熱情/親和力開放/不設防沒時間觀念重視意見穿著,言行隨合意見,行為戲劇化寬容的態度感情用事城府不深主觀而喜怒於色容易相處重視友誼6冷淡/獨立保守/設防有時間觀念重視事實穿著,言行正式意見,行為有分寸嚴格的態度理智用事城府較深客觀而自我控制要求嚴格公事公辦 D C 自我控制 B A12說34情緒化問孔明Analytical劉備Amiable關公張飛DriverExpressive張飛型的特徵優點:行事果斷作風積極有一貫性好勝心強工作勤勞有話直說缺點:作風強悍沒有耐心講話太快造成壓力輕諾寡言 相處時避免:吱吱唔唔 妄自猜
8、測浪費時間 太顧細節見招拆招 失掉重點留下漏洞 出人意外故充百曉 過份熱絡 關公型的特徵優點:自信心強樂觀進取待人熱情不易放棄工作勤勞有話直說缺點:過份樂觀信口開河言多必失不顧細節常鬧情緒 相處時避免:斤斤計較 太多規範不通情理 冷酷無情毫無反應 三緘其口不給面子 依賴數字吹毛求疵 過份刻板 孔明型的特徵優點:能力很強考慮周到標準很高具分析能力技術掛帥刻苦耐勞缺點:顧慮太多企圖不大缺乏抗爭心容易萎縮過份細節見樹不見林相處時避免:毫無頭緒 亂耍花腔太過隨便 亂猜一氣過份急躁 訴諸權威見招拆招 強詞奪理亂用資料 感情用事 劉備型的特徵優點:熱情友善善做聽眾細心體貼合群忍耐容易相處不爭功勞缺點:缺乏
9、果斷容易受傷沒有彈性反應遲鈍佔有性強 相處時避免:超之過急 涵意不清過份嚴肅 太多意見要求太多 拒人千里強調數字 步調太快 D C 自我控制 B A12說34情緒化問專案成本的處理過程專案的原有預算專案的原有預算:BAC(Budget at Completion)目前的評估目前的評估:EAC(Estimate at Completion)完工時的成本差異完工時的成本差異:VAC=BAC-EAC(Variance at Completion)已完工成本已完工成本:BCWP(Budgeted Cost of Work Performed)依計劃完成的預算成本依計劃完成的預算成本:BCWS(Budg
10、eted Cost of Work Scheduled)專案的表現指數專案的表現指數:SPI=BCWP/BCWS(Schedule Performance Index)專案的實施成本專案的實施成本:ACWP(Actual Cost of Work Performance)專案成本表現指數專案成本表現指數:CPI=BCWP/ACWP(Cost Performance Index)EAC=BAC/CPI or EAC=ACWP+Remaining BAC)如何獲得上級的重視重視重視+投入投入=視為己任視為己任集思廣集思廣義義全力而全力而為為溝通良溝通良好好權職分權職分明明珍惜時珍惜時間間重視後重視
11、後續續團隊精團隊精神神應變計劃如何制定?一定要相信“墨非”定律 重要的任務交給最能幹的人,急迫的任務交給最努力的人.口說無憑,一定要寫下來 多多演練及預習一定要問對問題的瞭解是否有共識?共識是根據什麼方法建立起來的?怎麼知道你對顧客的需求絕對瞭解?有沒有把最嚴重的問題寫下來?專案的主要任務是什麼?誰是專案的受益人?受益人滿意的條件是什麼?受益人之間利益是否有差距?差距如何彌補?專案的目標是什麼?專案各主要階段的產品是什麼?最後的產品有什麼用?專案的範圍是什麼?專案的風險有那些?對風險的應對方法如何?誰可以對專案計劃可以拍板定案?專案成員的水準如何?成員對扮演的角色清不清楚?溝通的方法和管道是什
12、麼?理想專案經理的畫像-管理手冊12條第一條:計劃為避免大錯之本好的計劃不能擔保專案一定成功,但壞的計劃擔保一定失敗重視別人的意見放眼看全局目標要有共識保持日程,進度,適當的彈性設定一般遊戲規則確定個人的責任理想專案經理的畫像-管理手冊12條第二條:執行為勝敗關鍵之本戰事的成敗決定在戰場上把握關鍵工作的進展用幫忙解決問題的態度來影響部下的表現原有的計劃不是不能改,但改計劃不能變成習慣為部下爭取資源理想專案經理的畫像-管理手冊12條第三條:追蹤為確保專案品質之本會打球的人,眼睛一定是放在球上定時與專案小組成員討論專案進展在必要時,不排除對個人或團體加以表揚追蹤的方式可以不拘形式,但其結果必須公開
13、,並做成記錄在問題變的不能解決前,先處理掉理想專案經理的畫像-管理手冊12條第四條:進度評估為避免失控之本風箏飛的再高,線還是要抓在手裏因材施教,不同的人需要不同的管理對張飛型的人要注意細節對關公型的人要看證據對劉備型的人要提供方向和指導對孔明型的人要把握要點理想專案經理的畫像-管理手冊12條第五條:過錯為吸取寶貴經驗之本將事情做對所花的時間遠比解釋為何做錯所花的時間要少的多過錯(error)和錯誤(mistake)並不一樣;過錯不改才會變成錯誤保持冷靜,大多數的專案都不是什麼人命關天的專案在挫折中學習經驗理想專案經理的畫像-管理手冊12條第六條:上下關係為團隊精神之本在專案管理中,專案成員扮
14、演的角色隨功能而變,上司和部下的關係通常是短暫的專案管理是不同的人在不同的時間戴不同的帽子,和功能有關,和職位薪水無關專案經理的責任是教練,裁判,輔導而不是監督要懂得說”不”要避免”意料之外”理想專案經理的畫像-管理手冊12條第七條:士氣為不畏艱難之本士氣和專案的時間成反比,和成就感成正比要有肩膀,不怕負責光環給別人戴懂得將專案化整為零的道理公開表揚,私下勸勉要有壯士斷腕的勇氣,不要讓一個害群之馬影響別人的士氣理想專案經理的畫像-管理手冊12條第八條:溝通為化解誤會之本在專案管理上,有所謂的”太多的溝通”最有效的溝通還是面對面的溝通最重要的是知道:我在那?應該在那?怎麼到那?何時到那?需要什麼
15、幫助才能到那?什麼人領我到那?如果不能到那又如何?統一溝通的標準和方式絕對不能讓謠言滿天飛理想專案經理的畫像-管理手冊12條第九條:衝突為考驗智慧之本在專案的過程中,有衝突是好現象,見不到的衝突最可怕面對衝突,尋求解決之道殺雞儆猴的必要性千萬避免公開的衝突絕對避免團體對團體的衝突理想專案經理的畫像-管理手冊12條第十條:資源運用為檢驗效率之本追求十全十美的人沒資格做專案經理懂得取捨原則的重要性將最能幹的人用在最重要的地方省時比省錢重要花一個半人的錢請一個能幹的人,遠比請兩個人花一個人的錢要划算人多的麻煩比人少的麻煩要大理想專案經理的畫像-管理手冊12條第十一條:經驗為駕輕就熟之本在成功中學到的知識是學問,在失敗中學到的知識是經驗經驗比知識重要失敗的經驗比成功的經驗重要自己的經驗比別人的經驗重要最近的經驗比過去的經驗重要多方的經驗比長久的經驗重要理想專案經理的畫像-管理手冊12條第十二條:人際關係為萬事順暢之本到了最後,歸根究底還是人的問題不要期望張飛一覺醒來就變孔明張飛永遠不會變劉備不要試圖去改變別人保持作風的一貫性個人的名譽是最重要的資產
