1、公文的重要性公文的重要性 信息交流、传达指示、汇报情况的工具 效率的保证 企业的记忆 企业形象的标志之一什么是公文管理？什么是公文管理？狭义上的公文管理指的就是文件的立卷归档。从文件的最初拟稿到文件最后的保存或销毁，皆属广义上的公文管理。广义公文管理广义公文管理 公文分类 公文写作 公文办理 公文编码 公文保存公文主要类别 按行文方向划分按行文方向划分 上行文 下行文 平行文 主送（报）、抄送（报）等。公文主要类别公文主要类别 按行文内容划分按行文内容划分 决定决议类 通告通知类 请示报告类 指示批复类 函件类公文特征公文特征 准确 及时 精炼 有保存价值 有保密性公文写作规范和要领公文写作规
2、范和要领 有头有尾有头有尾 使用正确的文头，有称谓、署名、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。内容完整内容完整 时间、地点、人、事情。用语正规用语正规 客观、标准、规范，以准确表达为主旨，不夸张，不过分修饰。Exp:问题公文问题公文 通知通知 集团拟于下月15日举行新员工演讲比赛，地点为A座16楼会议室。望新员工踊跃报名，认真准备，届时一展风采！集团办公室 Exp:规范公文规范公文通知通知集团各部门：为丰富员工生活，增进新老员工的交流，*集团拟于11月15日举行新员工演讲比赛。比赛地点为广场A座16楼会议室，演讲题目不限。望各部门新员工踊跃报名，认真准备。集团办公室 2004年10月20日公
3、文办理公文办理 收文办理收文办理 收 办 注 存 发文办理发文办理 写 发 注 存公文编码公文编码 系统性，反映公文的性质 公司、部门、日期、序号 文件级别 如：京发2004第011号（红头文件）/2004/011（以公司名义发文）/ZB/2004/011（以部门名义发文）公文保存公文保存 立卷归档 分类立卷 案卷编码 卷内文件的排列、登记文档管理规范 各部门文档管理（暂行）办法 公文管理（暂行）规范文件版头类型 信纸版头 红头文件版头 发文版头（发由头）传真版头 签呈版头公文编码方法公文编码方法 京发年份编号/年份/编号/部门代号/年份/编号 如：2004第011号（红头文件）/2004/0
4、11（以公司名义发文）/ZB/2004/011（以部门名义发文）文档案卷的分类、编码和登记文档案卷的分类、编码和登记 分类 分内部文件案卷和外部文件案卷两大类。两大类之下，各部门根据自身情况分小类立卷。编码 内部：-部门代号-N案卷编号 外部：-部门代号-W案卷编号 登记（基础管理台账目录）文员工作规范：收文文员工作规范：收文收到其他部门的发文，在对方发文登记簿上签字。在本部门收文登记簿上登记。认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导意见。部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注明批办日期。根据领导指示开展工作。如有必要，组织本部门全体人员学习文件。将文件归档。办理
5、结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期。“备注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、“已执行”、“已组织学习”等。文员工作规范：行文和发文文员工作规范：行文和发文 根据公文的性质选择文头，草拟文稿。依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的相应栏目。负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。复印、存档。发文，让收文人在发文登记簿上签字。如收文部门有回馈信息，在“备注”栏注明，如“已复文”等。文员工作规范：档案管理文员工作规范：档案管理 按本部门情况分立案卷，给案卷编号。及时归档保存文件。在卷内文件目录上登记入卷文件。保证文档
6、的完整和安全。文员工作规范：文员工作规范：计划、总结和纪要计划、总结和纪要 按部门例会精神撰写每周和每月工作计划。按实际工作情况撰写每周和每月工作总结。撰写部门例会纪要。发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报 招商速报是对集团领导的汇报文件。属于“报告类”上行文。应使用发文版头。发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报拟稿拟稿 简明扼要地介绍招商情况，准确汇报数据即可。语言应简练，不必作修饰。例文：今天，共接到咨询电话50个，接待来访商户80人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签订出租合同300份，实际出租摊位400个。发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报正文正文招商
7、速报招商速报第三十期 今天，共接到咨询电话50个，接待来访商户80人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签订出租合同300份，实际出租摊位400个。2004年10月15日发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报文件形成 确定发文编号 由于是以公司名义发文，使用“/年份/编号”的编号方法。到总办领取文号，由总办进行发文登记。确定分送单位 属于直接上报集团领导的文件，“主送”栏直接书写领导姓名及职务即可，如“王友德副总裁”。填写日期、发由、拟稿等栏目发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报签发和存档 签字 总经理在“签发”一栏签名。复印、存档 上报前复印文件，将复印件存入相应案卷。以公司名义发文，由总办存档。属于内部文件，存入JFNG-ZB-N类案卷，在卷内文件目录上登记。发文办理实例：招商速报发文办理实例：招商速报发文 送交收文人，由收文人在发文登记簿上签字。发文办理完毕其他其他 文件借阅 印章使用管理 Q&A
