1、 电子文件 管理基础宁波市档案局第二讲第二讲 电子文件概述电子文件概述第三讲第三讲 电子文件管理工作概述电子文件管理工作概述 目录提纲第四讲第四讲 电子文件的积累、鉴定与归档电子文件的积累、鉴定与归档 第一讲第一讲 信息技术的发展与档案工作信息技术的发展与档案工作第一讲第一讲 信息技术的发展与档案工作信息技术的发展与档案工作 第一节第一节 计算机的过去、现在和未来计算机的过去、现在和未来一、计算机发展简史一、计算机发展简史 1946年，美国科学家研制成功了世界上第一台数字式电子计算机 “埃尼阿克埃尼阿克（ENIAE）”该机用了18000只电子管、1500只继电器、重量达30吨，运算速度为每秒5
2、000次。计算机的发展阶段，从硬件发展来说可以用“代”来表示，从1946年算起，至今已经经历了四代。1、第一代计算机：第一代是电子管计算机时代，运算速度慢，内存容量小，使用机器语言和汇编语言编写程序。主要用于军事和科研部门的科学计算。第一代电子管计算机（ENIAC)一、计算机发展简史一、计算机发展简史2、第二代计算机：第二代是晶体管计算机时代，其主要特征是采用晶体管作为开关元件，使计算机的可靠性得到提高，而且体积大大缩小，运算速度加快，其外部设备和软件也越来越多，并且高级程序设计语言应运而生。第二代晶体管计算机IBM360一、计算机发展简史一、计算机发展简史3、第三代计算机：第三代计算机是中、
3、小规模集成电路计算机时代，它是以集成电路作为基础元件，这是微电子与计算机技术相结合的一大突破，并且有了操作系统。第三代计算机一、计算机发展简史一、计算机发展简史4、第四代计算机：第四代计算机是大规模集成电路(Large Scale Integration)和超大规模集成电路(VLSI)时代，软件方面发展了数据库系统，分布式操作系统，网络软件等。第四代计算机)二、计算机的发展趋势二、计算机的发展趋势1、巨型化 巨型机的研制水平可以衡量一个国家的科技能力、工业发展水平、和国家中和实力。我国研制巨型机的水平已经列入世界先进行列。先后有银河I号、银河号、神威I号、曙光等大型机。“银河号”2、微型化 微
4、型化是指由于微电子技术和超大规模集成电路技术的迅猛发展，使计算机体积微型化。我国的微型计算机产业正方兴未艾，生产了“长城”“联想”“方正”等系列微型计算机。无盘工作站 二、计算机的发展趋势二、计算机的发展趋势3、多媒体化 多媒体技术赋予计算机综合处理声音、图像、动画、文字、视频和音频信号的功能，是20世纪90年代计算机的时代特征。4、智能化 智能化指使计算机具有类似人类的部分智能。例如定理证明、学习系统，使计算机具有推理、学习能力。三、计算机的应用领域三、计算机的应用领域 科学计算(数值计算)自动控制系统 数据处理 CADCAMCAI 人工智能以上也是电子文件产生的源泉第二节第二节 网络的产生
5、与发展网络的产生与发展 2计算机网络的发展历程计算机网络的发展历程 1919世纪世纪4040年代年代2020世纪世纪3030年代年代电磁技术广泛用于通信电磁技术广泛用于通信 2020世纪世纪3030年代年代6060年代年代 电子技术广泛用于通信电子技术广泛用于通信 2020世纪世纪6060年代年代8080年代年代 计算机技术和通信技术相结合计算机技术和通信技术相结合1计算机网络的定义计算机网络的定义二、计算机网络的分类二、计算机网络的分类 按按地理覆盖范围来划分，网络可以分为三类：地理覆盖范围来划分，网络可以分为三类：1.局域网局域网LAN（Local Area Network）(1)地理覆盖
6、范围的直径大约在几公里之内地理覆盖范围的直径大约在几公里之内(2)信息传输的速率高信息传输的速率高(3)信息和传播一般采用广播的方式信息和传播一般采用广播的方式(4)网络属一个单位所有网络属一个单位所有2.广域网广域网WAN（Wide Area Network）(1)地理覆盖范围大，可以从几公里到上千或上万公里地理覆盖范围大，可以从几公里到上千或上万公里(2)信息传输速度较低信息传输速度较低(3)信息传输采用点到点的方式信息传输采用点到点的方式(4)网络属于多个单位所共有网络属于多个单位所共有3.城域网城域网MAN（Metropolitan Area Network）1 什么是什么是Inter
7、netInternet又称国际互联网，是将世界各地的局域网，广域网通又称国际互联网，是将世界各地的局域网，广域网通过电话线，光缆，微波或卫星连接在一起，共同遵守过电话线，光缆，微波或卫星连接在一起，共同遵守TCP/IP协议，从而构成的一个网际网或称网络的集合。协议，从而构成的一个网际网或称网络的集合。欧洲及其他地区FIX-ESprint LinkNASASIESNETFIX-WNSFNET亚洲太平洋地区CIXGIX地区网校园网地区网地区网用户2 Internet的起源和发展的起源和发展 ARPANET网网 ARPANET与与MILNET合合并形成并形成Internet的早期主干网的早期主干网(
8、1982)NSFNET Internet1987年，我国中科院高能物理所，通过低速的年，我国中科院高能物理所，通过低速的X.25专线实现了国际远程联网。专线实现了国际远程联网。1988年实现与欧洲、年实现与欧洲、北美地区的北美地区的Email通信。通信。1994年正式加入全球年正式加入全球Internet互互联网络。联网络。1997年，中国互联网络信息中心年，中国互联网络信息中心(CNNIC)在北京成立。在北京成立。3 Internet3 Internet的的主要服务主要服务1.1.电子邮件服务电子邮件服务(E-mail)(E-mail)2.2.文件传送服务文件传送服务(FTP)(FTP)3.
9、3.WWWWWW信息浏览服务信息浏览服务(WWW)(WWW)4.4.网络新闻服务网络新闻服务(USENET(USENET和和BBS)BBS)5.5.远程登录服务远程登录服务(TELNET)(TELNET)6.6.文件名查询服务文件名查询服务(ARCHIE)(ARCHIE)7.7.信息查找服务信息查找服务(GOPHER)(GOPHER)8.8.广域信息服务广域信息服务(WAIS)(WAIS)第三节第三节 电子文件产生与管理的社会背电子文件产生与管理的社会背景景 电子文件的产生个人生活电子商务电子政务办公领域设计领域生产领域电子文件电子政务与政府职能转变电子政务与政府职能转变高效率政府高效率政府
10、阳光型政府阳光型政府 敏捷政府敏捷政府工作效率工作效率监管能力监管能力勤政廉政勤政廉政政务公开政务公开危机管理危机管理应急响应应急响应电子政务电子政务基本模式电子政务基本模式（1 1）G2GG2G电子政务模式电子政务模式-政府与政府之间政府与政府之间（2 2）G2BG2B电子政务模式电子政务模式-政府与企业之间政府与企业之间（3 3）G2CG2C电子政务模式电子政务模式-政府与公众之间政府与公众之间（4 4）IEEIEE内部效率效能模式内部效率效能模式-政府与公务员间政府与公务员间（1 1）G2GG2G电子政务模式电子政务模式-政府与政府之间政府与政府之间 （政务网）（政务网）1 1）电子公文
11、流转）电子公文流转2 2）电子司法档案）电子司法档案3 3）电子财政管理）电子财政管理4 4）电子统计）电子统计5 5）视频会议）视频会议（2 2）G2BG2B电子政务模式电子政务模式-政府与企业之间政府与企业之间1 1）电子采购与招标）电子采购与招标2 2）电子税务）电子税务3 3）电子工商）电子工商4 4）电子信用）电子信用5 5）信息咨询服务）信息咨询服务6 6）中小企业服务）中小企业服务（3 3）G2CG2C电子政务模式电子政务模式-政府与公众之间政府与公众之间1 1）教育培训服务）教育培训服务2 2）公众就业服务）公众就业服务3 3）远程医疗服务）远程医疗服务4 4）社会保险服务）社
12、会保险服务5 5）公众信息服务）公众信息服务6 6）交通管理服务）交通管理服务7 7）公众税务服务）公众税务服务8 8）电子政件服务）电子政件服务设计领域生产领域 计算机辅助设计（Computer Aided Design,简称CAD）和计算机辅助制造（Computer Aided Manufacturing,简称CAM）,常称为CAD/CAM。CAD/CAM技术是产品设计人员和组织产品制造的工艺设计人员在CAD和CAM系统的辅助之下，根据产品的设计和制造程序进行设计和制造的一项新技术，是人的智慧和创造力与计算机系统功能的巧妙组合。CAD/CAM技术的应用 机械制造工业中的应用航天航空、造船、
13、机床制造、工模具 电子工业中的应用电子印刷板、集成电路、电子产品等 其他方面的应用建筑工程、纺织服装电子商务电子商务的运行过程电子商务的运行过程 电子商务中涉及的参与者相当多，商家（企业）和用户电子商务中涉及的参与者相当多，商家（企业）和用户（个人）是最基本的参与者。（个人）是最基本的参与者。电子商务虚拟环境电子商务虚拟环境电子支付平台电子支付平台物流服务平台物流服务平台商务交易平台商务交易平台认证监督平台认证监督平台认证机构认证机构快速物流企业快速物流企业网络银行网络银行商务平台公司商务平台公司商品供应商商品供应商网上消费者网上消费者客观实际客观实际客观实际客观实际客观实际客观实际因特网际因
14、特网际信息服务平台信息服务平台电子警察平台电子警察平台网络监察机构网络监察机构信用服务企业信用服务企业围绕商务交易，由专业实体在因特网上组围绕商务交易，由专业实体在因特网上组建各种专业平台，形成电子商务虚拟社区建各种专业平台，形成电子商务虚拟社区信用服务平台信用服务平台信息门户公司信息门户公司电子商务的发展历程（中国）电子商务的发展历程（中国）以互联网行业本身的起落为线索进行划分：以互联网行业本身的起落为线索进行划分：第一阶段第一阶段萌芽到初步成型（萌芽到初步成型（1995年年1月以前）月以前）第二阶段第二阶段第一次高峰（第一次高峰（1995年初年初2000年中期）年中期）第三阶段第三阶段发展
15、低谷（发展低谷（2000年中期年中期2003年底）年底）第四阶段第四阶段第二次高峰（第二次高峰（2003年底年底今）今）其中：其中：2004年是我国互联网企业新一轮上市热潮；年是我国互联网企业新一轮上市热潮；2005年是我国互联网进行并购重组的一年。年是我国互联网进行并购重组的一年。领域领域国际排名国际排名国内排名国内排名123123通信服务通信服务企业名称企业名称VERIZSONDEUTSCHETELEKOMFRANCE TELECOM中国电信中国电信中国移动中国移动中国联通中国联通营业总额营业总额72406.071987.658651.019465.819210.08190.0硬件制造硬件
16、制造企业名称企业名称IBMDELLCISCO联想集团联想集团浪潮电子浪潮电子方正科技方正科技营业总额营业总额97026.051051.024146.0软件生产软件生产企业名称企业名称MICROSOFTORACLESAP神州数码神州数码东软软件东软软件中创软件中创软件营业总额营业总额38919.010997.09674.7互联网应用互联网应用企业名称企业名称YAHOO!GOOGLEVERISIGN淘宝网淘宝网阿里巴巴阿里巴巴易趣网易趣网营业总额营业总额3990.53794.11338.3信息化改造信息化改造企业名称企业名称沃尔玛沃尔玛英国石油英国石油通用汽车通用汽车宝山钢铁宝山钢铁上海通用上海通
17、用一汽大众一汽大众营业总额营业总额287989.0285059.0193517.0资料来源：资料来源：商业周刊商业周刊2005年度全球信息技术公司百强排行榜；年度全球信息技术公司百强排行榜；财富财富2005年度世界五百强；年度世界五百强；福布斯福布斯2005年全年全球球2000大企业排名榜；大企业排名榜；世界经理人世界经理人2004年度中国企业信息化年度中国企业信息化500强；强；中关村在线中关村在线2005年中国电脑商强榜名单；年中国电脑商强榜名单；“中国站长中国站长”电子商务排行（电子商务排行（http:/ 市值单位：百万美元 第一节、电子文件的产生与发展第一节、电子文件的产生与发展一、历
18、史的必然一、历史的必然 二、电子文件的发展二、电子文件的发展历程历程 三、电子文档在我国三、电子文档在我国发展的现状发展的现状第二节第二节 电子文件的概念电子文件的概念 一、电子文件名称与含义的演变一、电子文件名称与含义的演变 1机读文件与机读档案 2电子文件电子档案 二、电子文件的概念二、电子文件的概念 电子文件定义为：指在数字设备及环境中生成，以指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。送的文件。上述定义有两条要点：一是
19、生成环境，即计算机和其他数码设备。二是可处理的数码文件。三、电子时代文件与档案的关系三、电子时代文件与档案的关系 第一，文件与档案原本就是同一事物。第二，文件与档案之间已不再具有非常明显的时间过程与空间异域的区分 第三，电子文件与电子档案概念的一体化，有利于文档管理的一体化。第四，“档案”是一个历史性的概念，当历史翻过去了的时候，这个概念也应回归历史。四、电子文件的种类四、电子文件的种类 1 1电子文件按载体划分，主要有两大类电子文件按载体划分，主要有两大类 2 2按照电子文件产生的领域，可以把它划分按照电子文件产生的领域，可以把它划分为三大类为三大类 3 3按电子文件的格式划分类别按电子文件
20、的格式划分类别 数字文本(Digital Text)文件 数字影像(Digital Image)文件 数字图形(Digital Graphic)文件 数字语音(Digital Voice)文件 数字视频(Digital Video)文件 4 4按电子文件的组成方式可将其划分为按电子文件的组成方式可将其划分为三大类三大类 (1)简单文件 (2)复合文件 (3)复杂文件 第三节第三节 电子文件的特点电子文件的特点 一、信息的非人工直接识读性信息的非人工直接识读性1 1人与信息之间关系发展的三个阶段人与信息之间关系发展的三个阶段(口口相传、信信相传、机电相传口口相传、信信相传、机电相传)2 2科学地
21、客观地认识科学地客观地认识“非人工直接识读性非人工直接识读性”二、对计算机系统管理的依赖性二、对计算机系统管理的依赖性要点之一：电子文件管理是系统管理要点之一：电子文件管理是系统管理要点之二：系统之间的排斥性要点之二：系统之间的排斥性(美国档案馆美国档案馆)三、三、文件信息的自由移动性文件信息的自由移动性1.1.凝固的历史凝固的历史 2.2.被解放的文件信息移动被解放的文件信息移动 第一，文件信息在某一保管单位（无论是一个软盘、一个光盘还是一个文件夹）内的自由逻辑组合。第二，文件信息在不同载体间通过物理与逻辑方式（介质与网络）进行的自由迁移。四、信息存储的高密度性四、信息存储的高密度性五、多种
22、信息媒体的集成性五、多种信息媒体的集成性 六、文件形成与更改的可操作性六、文件形成与更改的可操作性1 1随心所欲的文件制作随心所欲的文件制作 2 2会会“变脸变脸”的比特的比特 第三讲第三讲 电子文件管理工作概述电子文件管理工作概述 第一节第一节 电子文件管理工作的原则与要求电子文件管理工作的原则与要求第二节电子文件的管理体制第二节电子文件的管理体制 一、电子文件管理体制的基本原则一、电子文件管理体制的基本原则集中统一集中统一 具体内容主要包括三个方面：1国家电子文件与电子档案也应按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理2全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分
23、专业管理。3对党政电子文件工作实行统一管理 二、机构内部电子文件的管理体制二、机构内部电子文件的管理体制 1 1机构内部电子文件管理的组织体制机构内部电子文件管理的组织体制 2 2机构内部电子文档管理的技术机制机构内部电子文档管理的技术机制 三、电子文件管理有关法规与标准三、电子文件管理有关法规与标准 中华人民共和国电子签名法国家标准：电子文件归档与管理规范 GBT 188942002电子公文归档管理暂行办法 国家档案局第6号令公务电子邮件归档与管理规则 中华人民共和国电子签名法信息化领域第一部法律2005年4月1日施行国家标准：电子文件归档与管理规范 GBT 188942002 引用了两个标
24、准：DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 管理者的重要性 管理者必备的知识技能v档案管理基础知识v电子计算机应用及自然科学基础知识v一定的外语能力第三节电子文件的管理者第三节电子文件的管理者 第四讲第四讲 电子文件的积累、鉴定与归档电子文件的积累、鉴定与归档 第一节电子文件的第一节电子文件的收集收集积累和鉴定积累和鉴定 一、电子文件的收集积累的范围一、电子文件的收集积累的范围 二、电子文件收集积累的要求二、电子文件收集积累的要求 三、电子文件的登记三、电子文件的登记 四、文件的确认与采集四、文件的确认与采集 背景信息背景信息 元数据元数据 五、整理电子文件收集积累的要
25、求 真实性：电子文件的内容、背景信息是否与形成时一致。可通过安全措施、元数据认定。完整性：电子文件的内容、结构、背景信息等是否完整。有效性：电子文件能否被使用和理解。电子文件的收集和积累方式文字文字、表格表格图像图像声音、视频声音、视频数据库数据库图形图形DB输入、自动生输入、自动生成、成、OCRCAD、CAM、自动生成自动生成扫描、数码相扫描、数码相机、转换、自机、转换、自动生成动生成数码摄像机、数码摄像机、视频和动画设视频和动画设计、转换计、转换 电子邮件电子邮件 （多媒体）（多媒体）电子文件的收集和积累途径OAOA系统系统收文、发文、其他需收文、发文、其他需归档的电子文件归档的电子文件模
26、拟信息数字化模拟信息数字化扫描、转录、条目扫描、转录、条目录入录入外部邮件外部邮件公务邮件和与公务有公务邮件和与公务有关的私人邮件关的私人邮件信息发布系统信息发布系统动态网页和信息动态网页和信息业务处理系统业务处理系统数据库、电子文件数据库、电子文件其他系统其他系统工艺流程图、基建设工艺流程图、基建设计图、计图、CADCAD制图、图制图、图表生成系统等表生成系统等归档文归档文件库件库各类电子文件的收集要求 文本型电子文件 推荐推荐XMLXML、RTFRTF、TXTTXT格式格式；在登记表上注明文字处理工具及在登记表上注明文字处理工具及版本信息版本信息；因保真、保密需要，可采用因保真、保密需要，
27、可采用PDFPDF、DOCDOC等流行专利格式等流行专利格式。采用其他格式时，应在归档时转采用其他格式时，应在归档时转换成以上格式，如无法转换，应换成以上格式，如无法转换，应归档相关软件及环境参数。归档相关软件及环境参数。通用电子通用电子文件文件转换转换非非通用通用文档文档各类电子文件的收集要求 图像型电子文件 推荐JPEG、TIFF格式 采用其他格式时，应在归档时转换成以上格式 图像格式转换或压缩时，尽量不要丢失原有精度。GIFPNGPICJPEG TIFFWMFICOSVG各类电子文件的收集要求 视频型电子文件 推荐推荐MPEGMPEG、AVIAVI格式格式；对非通用格式，应同时收集解对非
28、通用格式，应同时收集解码器及播放软件码器及播放软件；各类电子文件的收集要求音频型电子文件 推荐推荐MP3MP3、WAVWAV格式格式；同时收集相关采样率等参数同时收集相关采样率等参数；电子文件的收集、归档流程转换转换原始电子原始电子文件文件标准电子标准电子文件文件移交移交暂存暂存存储器存储器电子文件电子文件登记表登记表备备份份备份备份库库自动登记自动登记归档电子文归档电子文件登记表件登记表归档电归档电子文件子文件逻辑逻辑归档归档脱机下载脱机下载物理物理归档归档扫描扫描拟稿拟稿接收接收三、电子文件的登记 电子文件登记表应与电子文件一道流转、归档；要求系统自动生成和填写登记表的大部分信息；在流转中
29、应不断补充信息，并最终生成归档电子文件登记表；登记表建议采用RTF或XML格式。RTFRTF样例样例 XMLXML样例样例电子文件的登记 电子文件的稿本代码 M-草稿性电子文件 U-非正式电子文件 F-正式电子文件电子文件的登记 电子文件的类别代码 T-文本文件 I-图像文件 G-图形文件 V-影像文件 A-声音文件 O-超媒体链接文件 P-程序文件 D-数据文件光盘编号：61-2006.Y-002表示:61全宗,2006年度永久性文本电子文件，光盘序号为002。第二节电子文件的归档第二节电子文件的归档 一、依法归档一、依法归档 1明确档案室和档案馆在电子文件管理中的地位，赋予档案室、档案馆接
30、收、保管电子文件的职能 2通过相应的法规明确电子文件的制作规程、确认方式、归档手续等 3明确电子文件的法律效力 二、电子文件归档的组织管理二、电子文件归档的组织管理1 1加强电子文件归档的组织领导加强电子文件归档的组织领导 2 2采取措施，保证电子文件归档的质量采取措施，保证电子文件归档的质量 三、电子文件的归档方式三、电子文件的归档方式逻辑归档逻辑归档 物理归档物理归档四、电子文件的归档范围四、电子文件的归档范围 五、电子文件的归档时间五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年六、电子文件的归档要求六、电子文件的归档要求 归档电子文件的要求 真实性：电子文件的内容、背景信息是否与
31、形成时一致。可通过安全措施、元数据认定。完整性：电子文件的内容、结构、背景信息等是否完整。有效性：电子文件能否被使用和理解。电子文件归档流程初步鉴定初步鉴定已归档已归档应归档应归档不保存不保存资料资料产成电子文件产成电子文件文本文本图像图像影像影像数据库数据库其他其他收集应归档文件收集应归档文件搜索文件搜索文件集中保存集中保存置已归档标记置已归档标记鉴定和检测鉴定和检测有效性有效性一致性一致性病毒检测病毒检测最后版本最后版本标准格式标准格式分类整理分类整理分类排列分类排列编制档号编制档号补充著录补充著录物理归档物理归档脱机存储脱机存储移交归库移交归库逻辑归档逻辑归档格式转换格式转换初步整理初步整理登记、著录登记、著录3 3个月个月电子文件归档流程 物理归档过程：将逻辑归档的电子文件集中、分类整理；拷贝至耐久性好的载体（软盘除外，如只读光盘、一次写光盘等）；复制一式3套（封存保管、查阅使用、异地保存）；贴上载体标签并归库保存。八、归档电子文件的整理 以件为单位整理 同一全宗内可按年度、年度保管期限、年度一保管期限一机构（问题）分类 在分类层次下，按类别代码相对集中存储到脱机载体 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 七、电子文件的移交七、电子文件的移交 介质移交介质移交 在线移交在线移交 谢谢 谢！谢！
