1、业务助理工作流程及跟单、验货知识贝林：张慧2014年8月12日一.业 务 工 作 流 程 客户询价客户询价 我司报价我司报价 沟通协商（议价）沟通协商（议价）达成协议，达成协议，签订签订正式订单（销售合同）正式订单（销售合同）下单下单给工厂给工厂（采购合同）（采购合同）工厂备货工厂备货（产品生产）（产品生产）验货验货（质量监控）（质量监控）订舱订舱（租船订舱，运费）（租船订舱，运费）报关报关（发票，箱单，报关资料）（发票，箱单，报关资料）结算（收汇，工厂开票结算（收汇，工厂开票及工厂货款结算及工厂货款结算）退税退税,ISO 9001，退税备案，退税备案业务部：开拓市场，负责与客户进行沟通协调。
2、在前阶段对客户的询价，我司作出相应的报价后，收到客户订单，业务员进行审单，包括：价格、质量要求、交货期、付款条款、运输方式等。审核无误后交采购部。采购部：与工厂协调，签订采购协议。按客户的产品要求和交货期制作采购合同，并与工厂签定采购协议。采购部将客户订单和采购合同交单证员制单，并交验货组安排验货。物流部配船、制单、发货等1、单证员审单：客户订单、工厂采购合同的交货期、付款方式、包装打字等。若L/C，应对信用证条款进行审核，检查有无我们无法办到的条款和所需单据。若前T/T，确保预付款已经到帐。2、单证员根据客户交货期，跟踪工厂备货情况，并确保出货前验货已检验放行。3、选择货贷公司或船公司，租船
3、订仓。4、制单制作商检单、报关单、发票、装箱单等。收到进仓通知，通知工厂发货数量，包装要求，唛头、进仓时间等，安排货物进仓待发。船公司报关开船后，进行提单确认。单证员认真核对，及时修改，确保提单正确无误。按价格条款制作保险单。按客户要求和国别制作产地证FORM A 或C/O。L/C（或D/P）所需的其他单据。5、销售、统计交单，押汇。6、传真发票、装箱单、提单正本复印件给客户，寄结汇单据。7、收汇、退税,备案等。品保部、技术研发部、产品生产过程中的检验 保证产品质量，验货放行 画图纸 生产工艺的合理化建议 新产品的设计及研发。其他部门：行政部财务部后勤部门等等二、业务助理的重要性 业务助理是保
4、障公司销售部门正常运转，方便销售部门制定销售计划和实现销售目标必不可少的岗位；是为公司销售部门提供后勤服务，为业务人员提供必要协助的岗位，提高业务人员的工作效益。业务助理素质的高低和处理业务的综合能力直接影响销售部门的整体业绩和公司形象。业务助理对上是业务经理，是业务经理信息来源和整理的重要帮手，是帮业务经理处理业务锁事的人物。三、业务助理的工作职责(1)1、接待客户日常来访、来电、来函等咨询服务，为销售部提供后勤服务。2、协助业务人员进行订单制作、跟单、样品寄送，并跟进，为销售部提供帮助。3、处理制作业务员交给的报表，单据，文件，资料等。4、受理客户的投诉电话，做好相关记录，及时联系相关业务
5、人员处理。三、业务助理的工作职责(2)5、定期对重点客户进行电话回访，帮助业务人员做好客情，主动和客户增进了解，介绍公司的企业文化，让客户更加信赖公司的产品。6、每月总结整理客户的投诉资料，分析出客户最不满意的情况并总结出来，为公司后期改进和制定方案作参考。7、协助业务员回收货款，并及时提醒业务员相关货款的回收情况。8、及时提出合理化建议，针对在外出差的业务员，电话跟踪咨询是否有需要提供帮助。9、配合公司其它部门积极开展工作，如：配合仓库的开单发货工作。四.业务助理、跟单需具备的知识、技能1.要有良好的心态 对业务助理而言，则是对业务经理负责。从发展来说，业务助理是一种经历，是独立担业务的有效
6、过渡。2.要有强烈的责任心3.做个有心人，熟悉产品。掌握了产品知 识，跟客人和工厂的沟通就会变得轻松，赢得客户的信任和工厂的尊重。4.专业知识技能：客户对产品质量的要求,生产流程。5.单证知识。客户信息（国家，港口）；是否投保信用保险。产品的质量要求；合同交货期；运输方式（by sea;by air)；成交方式(CIF;FOB;DDP;DDU;EXW)6.英语基础：看懂客户订单信息 客户信息（国家，港口）；7.沟通谈判能力：同工厂的沟通，同货代的沟通。8.细致。形式发票（PI)交货期（起运日期；到港日期）收汇方式（预付；T/T;D/P;L/C)币别(USD,EUR)信用保险:国家；规模。国际贸
7、易术语解释通则国际贸易术语解释通则由国际商会制订，目前通用的是由国际商会制订，目前通用的是1990年的修订版，称为年的修订版，称为1990年国年国际贸易术语解释通则际贸易术语解释通则（INCOTERMS 1990），于），于199O年年7月月1日正式生效。日正式生效。该通则共包含四组13种贸易术语。见表E组：启运EXW工厂交货适用于各种运输方式F组：主运费未付FCA交货承运人适用于各种运输方式FAS装运港船边交货适用于海运和内河运输FOB装运港船上交货适用于海运和内河运输C组：主运费已付CFR成本加运费适用于海运和内河运输CIF成本加保险费、运费适用于海运和内河运输 出厂价(exw)（Ex W
8、orks）,工厂交货 离岸价（FOB）FOB的全文是Free On Board(named port of shipment)，即船上交货(指定装运港)，习惯称为装运港船上交货。按此术语成交，由买方负责派船接运货物，卖方应在合同规定的装运港和规定的期限内，将货物装上买方指定的船只，并及时通知买方。货物在装船时越过船舷，风险即由卖方转移至买方。到岸价(=cost insurance and freight)CIF 中文意思为成本加保险费加运费（指定目的港），指当货物在装运港越过船舷时，（实际为装运船舱内），卖方即完成交货。货物自装运港到目的港的运费保险费等由卖方支付.最低保险金额应包括合同规定价
9、款另加10%（即110%），并应采用合同货币。DDU Delivered duty unpaid 未完税交货(指定目的地)是指卖方在指定的目的地将货物交给买方处置,不办理进口手续,也不从交货的运输工具上将货物卸下,即完成交货。DDP:Delivered duty paid(DDP)完税后交货价(简写为ddp):这种交货价用于售货方必须在购货方的地址交货.是指卖方在指定的目的地,办理完进口清关手续,将在交货运输工具上尚未卸下的货物交与买方,完成交货。exw术语下卖方承担最小责任,而ddp术语下卖方承担最大责任。五.业务助理同采购部之间的联系按照客户订单要求，准确下单给采购商（工厂）：质量要求，交
10、货期。六.业务助理同单证的联系将备货情况告诉单证，安排出货，单证员按要求制作报关，结汇单据。七.业务助理同工厂之间的联系催货，要求工厂按时，按质完成产品生产。提前联系好工厂，验货。八.业务助理和验货之间及时申请检验，准确传达订单质量要求；提供生产进度信息；业 务助理与其他部门的联系 九.验货的作用 避免交货上的延误和产品的缺陷，在第一时间采取应急和补救措施；减少或避免由于收到劣质产品而引起的消费者投诉、退换货及商业信誉的损失；降低因销售劣质产品而引发索赔。为采购部提供工厂规模，工厂管理情况。工厂生产的产品型号，主要客户等其他信息。该工厂周边的生产厂家，扩大货源。技术支持。十.验货员的知识、技能
11、 专业知识：对产品的理解产品生产工艺流程特殊要求检验的方式，方法 （抽检，全检）沟通能力过程控制。十一.验货的内容和方法：过程检验;成品检验（一）在交货期前一周，要通知公司验货员验货。告知品保部检验时还须注意包装及打托情况（如唛头，托盘尺寸是否合格，托盘是否牢固等）。（二）如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并与其商量具体验货时间，让工厂准备好货物以待检验。验货前准备：了解生产的工厂情况，生产的品种，了解合同的大致内容，熟悉生产要求和我司的质量要求，熟悉检验标准，要求和检验的重点。安排检验的时间 检验产品的质量，颜色，大小，数量等。检验内容：产品质量；包装:内包装
12、，外包装，托盘。标识：打字等。要根据不同的产品，不同的要求，严格检验。所检验的项目要全面、详细，如果没有检验的项目或不能检验的项目都要在检验报告上明确显示。货物必须经过品保部负责人员签字同意放行后才能安排出运，质量不过关的不予出运，应视具体情况决定返工或退货。填制检验报告质检部门验货完毕后必须向物流部门提供验货报告，以便物流部门存档。打电话:告诉自己的全名，公司名称，讲清楚自己打电话的目的。感情投资：同客户，工厂做朋友.走下去；多去生产现场，更多地了解真实信息。特殊日期：生日问候交货期延迟的处理：分析延迟原因:原材料延迟；停电，限电因素；配件因素质量问题：返工，换供应商。货物未送进仓库：司机电
13、话，仓库情况。货款情况客户到访：准备图纸，样品，报价，会议纪要。十十.常见问题分析及案例常见问题分析及案例 常见问题分析及案常见问题分析及案例例跟单流程中需要特别注意的事项 1、信用证注意：客户一般开出信用证后会传真一份给我司，仔细看里面的要求，翻译各条款，需要的单据有哪些，具体有些什么要求。要求逐字逐句翻译清楚，边翻译，边在旁边注明信用证要求。检查是否存在错误，交货期能否保障，信用证条款是否有做不到的地方等。如有问题应立即通知业务员，要求客户改证。跟单流程中需要特别注意的事项 2、货款预付款部分前T/T见提单付款后T/T 天 3、信用保险跟单流程中需要特别注意的事项4、关于催货一般在合同交货
14、期15-20天前提醒工厂需按时交货，且每隔三、四天必须催一次，以保证工厂按时交货。在催货过程中出现问题应及时向业务员汇报，群策群力解决问题。注意：催货过程中，除了催工厂型号，数量，交货时间，还应注意提醒工厂订单中的特殊要求。如果使用我司纸箱或定牌包装的，还应提前确认仓库纸箱有库存，让工厂来拿包装，或者由包装厂提前直接发包装箱到工厂。跟单流程中需要特别注意的事项 5、箱单注意：如果是几家工厂同时出货的，应安排好托盘编号，箱单做好后，跟工厂要再次确认实际发货有没有变动，做好装箱单后传真一份给工厂确认，各工厂装箱信息分别传真，确保无误。做到货单一致。跟单流程中需要特别注意的事项 6、注意贸易条款，F
15、OB,CIF （一）如果跟客户签定的合同是FOB CHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况。应在交货期两周之前向货运公司询价，发出书面订仓通知。（二）如果是由我方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司。（三）向运输公司订仓时，一定要传真书面订仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。跟单流程中需要特别注意的事项7、报关资料 单证员应提前对ERP信息进行录入审批，提前申领核销单，制作报关单据。注意：在进行ERP 信息录入时，应注意合同
16、签订时间，汇率，运费预提金额，船期等信息，要求真实合理。报关单中，特别注意合同币别是USD 还是EUR，境内货源地是慈溪还是其他地方，金额是否同实际收汇金额，商品是轴承还是滑轮，或者其他商品，H.S 编码是否正确等。报关数量及重量要求同提单，结汇的发票箱单信息一致。跟单流程中需要特别注意的事项8、原产地证书：注意：产地证申领时间，在发票日期和船期之间，不能为节假日。9、保险单保单尽量在开船前申请，避免风险发生。因此，开船前12天催讨提单确认件非常重要。提单确认件传真来时，要求有船名航次，提单号码等信息，及时跟货代沟通联系，按时申请保险单。跟单流程中需要特别注意的事项 10、预录单、开票 要求报
17、关后就可以问货代催要预录单，核对报关信息是否有误。预录单拿到后，将进行ERP数据回填，此时可以进行数据修改，要求回填的ERP数据同实际外销金额，报关数据一致。将预录单、工厂发货信息、结汇发票核对无误后进行开票。及时催讨工厂开具增值税发票，特别注意发票备注栏信息同预录单一致，开票单位是“套”，“个”，还是“千克”等。思考：如何提高工作效率？计划性敏锐性预见性 考虑问题要周全每天要做的事1、邮件：每天打开电脑，首先要看下邮件：客户订单，询价，客户的其他邮件。订单马上打印出来，填合同追踪表和质量要求表，交采购下单。询价上午传真给工厂，传好后电话打一下，尽量当天报价给客户。2、收汇：每天查看ERP资金
18、管理，看是否有客户收汇进来。一般上午9点左右看下，下午4点左右在看下，每天系统一般2次更新。3、催货：每天看下自己负责的几个客户的订单表格，催工厂货，打电话联系生产情况如何了。4、ERP信息输入：本周是否有出运计划，ERP 是否已经在做外销合同，明细单了。5、报关资料：当天是否有报关资料要寄的，核销单是否已经申领好？6、发货：进仓单是否提前拿到？是否已经传给工厂？工厂是否已经安排好发货了？预计几点能到仓库？司机电话可否告诉我们？7、进仓：头天发货的，第二天要打仓库电话问下，货物是否已经进仓，进仓编号是否正确？尽量让工厂传一份进仓回执给我司。8、发票箱单：正确的结汇发票箱单是否已经做好？9、运费
19、：货代运费是否已经确认？发票寄来没有？是否已经申请费用付款？10、提单：提单COPY件是否已经先传真给我们？船开了没有？正本提单是否已到？11、保险、产地证：是否需要投保险？是否需要做产地证？12、预录单、开票：预录单是否已到？是否有传开票资料给工厂？13、销售：工厂发票是否已齐，是否可以交销售了？14、寄单：查看结汇条款，后T/T的，正本提单等资料是否准备好，是否可以快递正本单据给客户了？15、退税单，核销单：每天要看下核销单退单是否可以让货代寄回来了。退税单越早拿到，我司退税越快。一般开船20天后可向宁波报关行要求退核销单，开船后30天左右可向上海报关行要核销单.16、备案：ISO9000，备案资料是否已经做好。17、客户档案管理：客户的报价，图纸，技术要求，投诉等资料要存档，产品工艺追踪表要详细填写，如有任何修改或者变动，要及时增加上去。18、样品留样：产品一定要留样，将客户来样，工厂做样，图纸，合同附件，检测报告等技术要求、信息，随样品一起存档在样品盒子里。
