1、办公室工作讲义办公室工作讲义 办公室是单位的综合管理机构,具有多功能的性质，主要职责是“参与政务,管理事务,协调关系,搞好服务”。明显地有别于其他各类科室，具有其自身的特殊性。内容提要内容提要l办公室的含义l办公室的地位和作用l办公室工作的特点l政务大厅办公室具体职责l日常工作中几项重要的制度l办公室工作纪律办公室的含义办公室的含义 办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内设的综合部门，是沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽，是领导工作的辅助性机构,大的一般称办公厅，小的一般叫办公室。作为工作机构的办公室就是今天我们学习的重点。办公室的地位和作用办公室的地位和作用 办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右
2、的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。因此，办公室工作做得好坏直接关系到党和国家的路线方针政策能否在本单位的贯彻落实,直接关系到本单位的形象和声誉。办公室工作的特点办公室工作的特点 1.工作政策性强。办公室的重要任务是处理公文、传递信息、办理公务、答复问题，这些都是政策性很强的工作。特别是对于重要公文、重要电话、重要信件，一字之差就会造成重大差错;说话办事稍有不慎就有可能造成一个部门乃至全局的被动。2.要求高，时间性强。办公室要充分发挥助手作用，必须从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为实行科学化管理，从被动服务转变为主动服务。办公室各项工作
3、如果没有高标准、严要求，就不能保证工作质量，同时办公室人员应有很强的时间观念。没有时间观念，就谈不上工作效率，更当不好领导的助手，办公室工作的特点办公室工作的特点3.内容杂，服务面宽。办公室是具体办事机构，上下左右、大大小小的事都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。但这些工作都是为单位发挥人、财、物的最佳效益而服务，为实现单位总体计划，管理目标而服务,必须认真落实。4.联系广，协调任务重。办公室处于枢纽中心地位，工作头绪多，涉及面广，来往人员复杂，很多问题都需要办公室来协调或牵头。5.机要保密性强。办公室保密范围很广，诸如文件保密、会议保密、传真保密等等，这是办公室保密工作的一个主要特点。办公
4、室人员要有很强的保密观念，自觉遵守保密制度。6.工作被动性强。办公室作为领导的辅助层，处于从属地位，办公室必须随时按照领导的指示和意图办事，不能自行其是；办公室又是单位的枢纽，每天要面对与处理一些事先不可能都估计到的事件，这是被动性的另一方面。政务大厅办公室具体职责政务大厅办公室具体职责(一)负责来人来访的接待、招待工作及大厅的后勤保障服务工作。(二)负责党政、工团等日常事务。(三)负责报刊文件的收发，资料的收集、整理、归纳及管理工作。(四)负责本部门的文秘宣传工作。(五)负责报刊征订及办公用品和其它物品的申报、采购、管理和配发。(六)负责各种会议的承办、筹备及通知，文件的上传、下达等工作。(
5、七)负责大厅的物业管理及报修（水电暖）。(八)负责大厅国有固定资产管理工作。(九)负责大厅车辆的管理工作（车辆派遣、加油、保养、维护）。(十)负责办公区的卫生保洁工作。办公室具体职责办公室具体职责(十一)负责大厅安全保卫工作。(十二)负责大厅的财务管理工作。(十三)协助领导搞好基础设施建设。(十四)负责办公室的各项规章制度的制定及监督执行，负责办公室人员的工作调配和分工。(十五)承办领导交办的其他工作。日常工作几项重要制度日常工作几项重要制度l政务大厅接待制度l政务大厅物品采购管理规定l政务大厅物品报修制度l政务大厅财务管理制度l政务大厅安全管理制度l政务大厅卫生管理制度l政务大厅车辆管理制度
6、l政务大厅值班制度政务大厅接待制度政务大厅接待制度l一、接待原则 接待要本着“热情节俭”的原则，正常有序进行，要厉行节约，勤俭办事。l二、接待范围 1、上级领导或业务主管部门领导。2、兄弟市县单位来大厅进行各类公务活动的领导干部。3、应领导邀请来我县的各界人士，以及与招商引资有关的重要客商。4、领导交代需要接待的其他客人。l三、接待程序 凡大厅日常来往的所有接待、招待，必须报大厅主要领导同意后，再由办公室负责统一安排；结算时由办公室报分管领导审核，主要领导签批后方可报销。备注：1.政务大厅招待礼品详单2.政务大厅招待明细表政务大厅物品采购管理规定政务大厅物品采购管理规定 为厉行节约，提高效率，
7、减少管理层面，有利于大厅后勤服务工作和中心物品采购工作有序规范，特制定本管理规定。l一、物品采购原则一、物品采购原则 1、勤俭节约，价廉物美，按需实施，杜绝浪费。2、严格程序、规范操作，所有物品采购须经大厅主要领导同意后由办公室 负责操作。l二、采购程序和实施方法二、采购程序和实施方法 1、使用部门须提前将使用计划报办公室，由办公室负责填写物品采购单报请分管领导审核、主要领导签批后，由办公室集中采购。2、采购人采购过程中，在多方寻找货源和供货渠道的基础上，高质量采购，做到货比三家。采购过程中要严把质量关、价格关，及时完成采购任务。3、物品到货后，办公室要及时按照采购单数量、单价、金额进行清点、
8、检验入库、做好统计，合理发放。备注：办公用品、物品采购申请表政务大厅物品报修制度政务大厅物品报修制度l一、各科室、窗口单位在使用各类设施、设备及办公用品过程中，要爱护使用的物品，若发现损坏，要由各科室、窗口单位带队领导向办公室提出报修事宜，并填写报修单，由办公室报分管领导、主要领导同意后方可维修。l二、在报修的同时，各部门负责人先要对物品损坏原因给予认定，若发现是人为损坏的，部门负责人有责任协助办公室查询当事人，经查属实的，由当事人赔偿。l三、办公室接到报修并经领导同意后，要及时进行修理，做到急事急办。自己能修的当日办，自己无法修理的，应尽快与供货商或者维修部门联系维修。备注:物品报修单政务大
9、厅财务管理制度政务大厅财务管理制度 为了使政务大厅财务、物品管理有章可循，特制定财物管理制度如下：l一、大厅一切经费开支和资金往来，实行大厅主任一支笔审批制度。l二、单位人员出差或其他原因需借用公款的，必须填制借据并且报请主任签字批准。出差归来借款人应在三日内及时结清借条。l三、报销各类 单据必须持原始凭证，经办人员签署姓名，事由清楚合理，并由相关人员证明，经分管主任审核把关后报主任审签方可报销。l四、财务人员必须严格执行财经纪律和会计制度，不得挪用公款，未经主任批准不得调度资金。财务印章管理要按规定分开保管，相互监督，坚持管钱不管帐，管帐不管钱的原则。同时要及时搞好会计出纳对帐，单位与银行对
10、帐。l五、财务人员要及时交纳电话费、水电费等，做好单位人员各类保险金的交纳和对接工作。政务大厅财务管理制度政务大厅财务管理制度l六、实行月度财务报告制度。财务人员每月做财务报表，详细列清本月的收、支情况，报大厅主任、分管主任。l七、财务人员要严格保密制度。l八、严格招待管理，单位所有招待须经大厅主任同意，未经同意的招待由个人负责。所有招待费单据应附有就餐安排单，经办人注明招待事由、对象及时间地点，报分管主任把关审核、主任审签方可报销。l九、办公室负责管理办公用品。负责物品的采购、保管、发放，同时做好物品领用登记台帐。如需添置办公用品，应事先向办公室申报并列出数量和费用清单，由办公室报分管主任、
11、主任批准后，统一安排购置。l十、对大厅的设施设备等固定资产物品，进行分类造册登记，注明物品的价值和使用状况。l十一、有关大厅设施设备的维修，应事先列出维修清单并说明原因，统一联系维修。政务大厅安全管理制度政务大厅安全管理制度 为保证政务大厅良好的工作秩序，杜绝各类事故的发生，制定本制度。l一、大厅设立安全工作领导小组，负责大厅的安全管理工作。大厅主任任组长，副主任任副组长，各科室负责人、各窗口单位负责人任成员。各窗口单位指定一名安全员，具体负责各单位的安全管理工作。l二、值班人员和安全员要坚守岗位，认真履行职责，不得擅离职守。对重点部位要定时进行巡视检查，发现问题及时处理并报告带班领导。每天下
12、班后，安全工作领导小组办公室负责对大厅办公区和大厅隐蔽部位进行检查，按规定认真填写值班日志，落实交接手续。l三、大厅要加强对全体工作人员的安全、消防知识培训，全体人员应树立高度的安全消防意识。安全员要熟悉大楼配套的公共设施、机电设备，并熟练掌握各种消防器材的使用方法，发现可疑情况要立即查明，妥善处理，并及时报告值班领导。l四、安装和维修电器设备线路，必须由电工按照电力设计技术规范进行，严禁各单位私设使用电热器具，严禁使用不符合规格的保险装置、电器设备或线路，不得超负荷运行。政务大厅安全管理制度政务大厅安全管理制度l五、对电器设备和线路要经常检查，对消防器材要定期进行检查，发现隐患及时整改。l六
13、、各窗口单位要妥善保管好自己的电脑、电话和日常办公用品。不准乱拿乱动他人物品，杜绝小偷小摸现象，一经发现，严肃处理。l七、窗口工作人员要严格遵守大厅的作息制度。下班时，各窗口单位、科室要切断所有电器电源，关好门窗。值班人员每天对大厅各窗口单位的电器电源进行检查通报。大厅每天定时关闭，无特殊事由并未经大厅领导同意，不得加班。l八、加强保密管理，严禁泄密事故发生，未经大厅领导批准，不得擅自录像、拍照。l九、大厅内严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品带入政务大厅。l十、大厅全体工作人员要对所有来大厅办事的人员进行安全宣传，发现携带易燃易爆等物品的要及时制止并报告大厅办公室。政务大厅卫生管理制度政务大厅卫生管
14、理制度 为营造一个良好的工作环境,保持政务大厅卫生清洁，特制定本制度。l一、大厅实行卫生区域责任包干制度。各窗口单位负责本窗口工作区域内的卫生；大厅各科室负责领导办公室和本科室的卫生；公共区域（包括会议室、接待室、楼道、公共走廊、卫生间等）由专职保洁员打扫，大厅办公室负责督促检查。l二、各窗口单位要保持责任区的卫生整洁，做到桌椅、办公用品等摆放整齐；要将垃圾放到指定位置，不乱扔纸屑，不随地吐痰，地面、桌椅面、墙角经常擦扫，确保无灰尘。l三、工作人员负责爱护保养计算机及其配套设备，保持设备卫生整洁无灰尘，正常运转。l四、大厅工作人员要按要求统一着装，佩证上岗；接待申办人要端庄大方，讲文明用语，不
15、讲服务忌语；不蓄须，不染发，不浓妆艳抹，不留奇异发型；严禁吸烟。l五、大厅成立卫生检查小组，由办公室、业务督查科、综合信息科负责人和当日值班长组成，定期不定期进行检查，发现问题及时整改，并将检查结果定期公布。l六、各窗口单位、各科室除自觉搞好本责任区的卫生外，要按两个中心要求积极参加各项集体性卫生清理活动。l七、对各窗口单位的卫生检查结果，纳入大厅对各窗口单位的月份和年度考核。政务大厅环境卫生检查奖惩办法政务大厅环境卫生检查奖惩办法 为确保大厅公共区域环境卫生整洁，进一步提高大厅环境卫生管理水平，确保大厅卫生质量，鼓励先进，鞭策后进，特制订本办法。l一、大厅卫生实行各窗口、各科室负责制度。各窗
16、口、各科室要严格按照卫生场所责任分工，对责任区域，坚持每日小清扫，每周大清扫。“门前五包”责任区的卫生实行分组负责制度，要做到每周大清扫一次，确保大厅及“门前五包”卫生责任区清洁卫生。l二、卫生检查评比每周进行一次，有重大活动或安排随时进行检查。每星期一为大厅卫生劳动日，各责任窗口、科室不得以任何理由不参加卫生劳动与检查。卫生检查时间为每星期一下午，遇上级组织的卫生检查时，时间另行安排。l三、卫生检查由领导牵头，办公室具体负责，每科室参加一人，组成检查评比小组。因故不能参加者，不影响检查正常进行。l四、每周卫生检查成绩列入年度考核。卫生检查分为最清洁、清洁、不清洁。对评为最清洁的窗口、科室，在
17、年度考核中给予加分奖励。对评为不清洁的窗口、科室，责令其对责任区的卫生立即进行整改。卫生检查评比结果与本年度评先树优工作直接挂钩。政务大厅车辆管理制度政务大厅车辆管理制度 为加强政务大厅车辆管理,坚持节俭自律、统一调度、合理使用的原则，保证工作需要，减少费用开支,确保车辆安全行驶,制定本制度。l一、实行派车制度。驾驶员出车必须经领导安排后接受行车任务，严禁没有派车私自外出。车辆由办公室统一安排管理，办公室应认真履行职责，从严把关，确保合理安排，优先保证中心领导公务用车，杜绝不合理用车。l二、坚持上下班制度。驾驶员要自觉遵守大厅的考勤制度，没有任务时必须在办公室待命，保证随叫随到，不准擅离职守。
18、无特殊情况，下班时间、公休日、节假日车辆必须入库，双休日若无其他特殊情况，须将车钥匙于周五下午交办公室统一保管。l三、车辆原则上不能私用和外借。单位人员如果有私事用车，须报请大厅领导同意，办公室方可安排。如确有必要外借的，须经大厅主要领导同意。l四、严格油料管理制度。1、车辆加油实行车辆行驶里程、加油登记表登记制度，办公室每日登记行驶里程，每加油一次登记加油量，每月考核一次百公里耗油量。政务大厅车辆管理制度政务大厅车辆管理制度 2.车辆加油原则上用IC卡，加油卡由办公室主任负责保管、加油后填写车辆加油登记表并由驾驶员签字确认。特殊情况用现金加油须在车辆加油登记表上注明现金。3、办公室负责每月1
19、日下载中国石化石油IC卡台帐对账单，该单与车辆加油登记表核对无误后，由办公室主任签字后报分管领导、主要领导审查。l五、实行车辆修理派工单制度。驾驶员平时要爱护车辆，及时检修。车辆维修、设备更换和增添，须经大厅主要领导同意，由办公室审核确认后，填制修车派工单，到指定地点修理，修理后情况应及时报办公室，并在修车派工单中填写审核意见后方可报销。l六、严禁驾驶员疲劳驾驶和酒后驾车，确保安全。定期搞好车辆保养，及时排除故障，保持车辆卫生整洁、车况良好。同时要做好车辆保险、正常年审等管理工作。l七、驾驶员须自觉遵守工作纪律和单位各项工作制度。保证燃油有效利用，保证公务用车需要。政务大厅值班制度政务大厅值班
20、制度 为强化办公室值班人员的责任感与服务意识，加强办公室的管理，维持正常的办公秩序，特制定本值班制度：l一、日常值班 （一）值班时间及分工 周一至周五，每天一人轮流值班。(二）值班要求 1.值班人员必须在8:00前到岗，打扫好各主任办公室卫生（整理室内物品、擦桌椅、浇花、拖地、倒垃圾、检查饮水机等）。2.中午、下午下班时间值班人员应自动延长20到30分钟下班，主要领导若没下班，值班人员应待领导离开办公室后，负责将办公室电灯、电脑、空调关掉，锁好门窗后离开。3.工作时间值班人员要在职在位，不准迟到、早退、不得未经允许擅离岗位。值班时间及值班范围内出现问题，由值班人员负全部责任。政务大厅值班制度政
21、务大厅值班制度l二、周末及节假日值班 （一）值班时间 政务大厅在周末及国家法定节假日实行值班制度，值班具体时间为：早 上八点至下午五时。（二）值班人员节假日由政务大厅办公室安排值班人员，由政务大厅办公室制作值班表。（三）值班人员工作职责 1、做好值班电话的记录和交接班记录；2、及时处理领导电话及其他来电、来访；3、完成领导交办的其他事项。（四）值班要求 1、值班人员必须按时到岗，不得迟到早退，不得擅自脱岗、离岗；2、不得在值班期间因私事占用值班电话。3、认真做好值班记录，对重大事项要及时向值班领导汇报，由值班领导负责处理.4、按时交接班，并做好交接班记录。办公室工作人员工作纪律办公室工作人员工
22、作纪律 为切实转变工作作风，严肃工作纪律，提高服务质量，树立良好形象，特制定以下制度：l1、办公室全体人员必须在8：00以前到岗到位，值班人员必须在7：50前到办公室及时打扫各主任室及办公室卫生。l2、养成雷厉风行的作风，对领导安排的工作要争取时效，积极完成，不拖延、不积压。l3、服从指挥、服从领导安排，对领导不当面顶撞，不背后议论，如有不同意见应婉转相告或书面陈述。l4.注重品行修养，戒除不良嗜好，举止文明礼貌，待人接物态度谦和，热情大方,不发表有损单位形象的言论，以维护单位良好形象。l5.上班时间内禁止上网聊天、打游戏、嬉笑打闹及做其他与工作不相干的事情。办公室工作人员工作纪律办公室工作人
23、员工作纪律l6、工作时间内不准擅离职守办私事，生病、及外出办事时间较长（一小时以上）要向办公室负责人请假，并认真执行好大厅的请销假制度。l7、严格执行好大厅的值班制度。l8、加强学习，提高理论修养和业务水平，加强办公自动化的学习应用。l9、严格执行好大厅的其他各项规章制度。几点意见和建议几点意见和建议1.政务大厅窗口业务办理人员可统一编发工号，并在大厅显要位置设立工作人员监督台。通过评选优秀服务标兵，提高大厅窗口工作人员的积极性和服务水平。2.可在业务窗口放置评议卡，同时在大厅显要位置设立意见箱，供办理业务者选投。3.可设立投诉举报电话和投诉卡，以此监督窗口工作人员严格按照规定办理业务。4.为了保障大厅的安全，可在大厅内设置多处“禁止吸烟”的温馨提示。5.可在大厅显要位置张挂窗口工作人员工作和行为规范，提高窗口工作人员的服务水平。6.可要求窗口工作人员在窗口统一设置工作牌，标注“办理业务项目名称、办理人员姓名、办理人员照片、工作电话”。
