1、档案利用与服务档案利用与服务 陈绪波陈绪波 二二0 0一一0 0年八月年八月第一章第一章 档案利用与服务概述档案利用与服务概述第一节第一节 档案利用与服务的基本含义档案利用与服务的基本含义v一、档案利用与服务的基本含义一、档案利用与服务的基本含义v(一一)档案利用档案利用v档案利用是利用者以阅览、复制、摘录等方档案利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。式使用档案的活动。v档案利用的过程是档案利用者通过档案部门档案利用的过程是档案利用者通过档案部门查找利用档案信息实现档案价值。查找利用档案信息实现档案价值。第一章第一章 档案利用与服务概述档案利用与服务概述第一节第一节 档案利用与服
2、务的基本含义档案利用与服务的基本含义v(二二)档案服务档案服务v档案服务是档案部门以馆、室藏档案信息资档案服务是档案部门以馆、室藏档案信息资源为基础，以满足利用者某方面需求为目的，源为基础，以满足利用者某方面需求为目的，通过一定的方式和途径主动为利用者提供服通过一定的方式和途径主动为利用者提供服务的工作。务的工作。v档案服务的过程是档案部门提供档案信息给档案服务的过程是档案部门提供档案信息给利用者使用实现档案价值。利用者使用实现档案价值。第一章第一章 档案利用与服务概述档案利用与服务概述第一节第一节 档案利用与服务的基本含义档案利用与服务的基本含义v二、档案利用与服务的主要内容二、档案利用与服
3、务的主要内容v(一一)档案利用的主要内容与条件档案利用的主要内容与条件v1、基础条件：档案档案信息资源建设；建立、基础条件：档案档案信息资源建设；建立档案检索体系；建立相关管理制度；配备相档案检索体系；建立相关管理制度；配备相关设施；熟悉馆（室）藏档案、资料情况；关设施；熟悉馆（室）藏档案、资料情况；了解档案利用范围的规定；开展档案与档案了解档案利用范围的规定；开展档案与档案工作宣传等。工作宣传等。v2、主要内容：根据利用者需要及时提供档案、主要内容：根据利用者需要及时提供档案、资料供利用者阅览、复制和摘录。资料供利用者阅览、复制和摘录。第一章第一章 档案利用与服务概述档案利用与服务概述第一节
4、第一节 档案利用与服务的基本含义档案利用与服务的基本含义v(二二)档案服务的主要内容与条件档案服务的主要内容与条件v1、基础条件：同上。、基础条件：同上。v2、主要内容：档案展览、公布与开放档案、主要内容：档案展览、公布与开放档案、编辑出版档案文献汇编或档案参考资料、开编辑出版档案文献汇编或档案参考资料、开展与媒体的合作、开展政府信息公开查阅场展与媒体的合作、开展政府信息公开查阅场所服务、建立爱国主义教育基地服务等。所服务、建立爱国主义教育基地服务等。第一章第一章 档案利用与服务概述档案利用与服务概述第二节第二节 档案利用与服务的宗旨与要求档案利用与服务的宗旨与要求v一、档案利用与服务的基本宗
5、旨与要求一、档案利用与服务的基本宗旨与要求v宗旨：满足社会各方面对档案信息的需求，宗旨：满足社会各方面对档案信息的需求，实现档案价值，是档案利用与服务的基本实现档案价值，是档案利用与服务的基本宗旨。宗旨。v要求：为实现上述宗旨，在开展档案利用要求：为实现上述宗旨，在开展档案利用时要广泛宣传、热情接待、细心查找；在时要广泛宣传、热情接待、细心查找；在开展档案服务时要目光敏锐、积极开发、开展档案服务时要目光敏锐、积极开发、主动提供。主动提供。第一章第一章 档案利用与服务概述档案利用与服务概述第二节第二节 档案利用与服务的宗旨与要求档案利用与服务的宗旨与要求v二、档案利用与服务的基本原则二、档案利用
6、与服务的基本原则v（一）依法开放原则；（一）依法开放原则；v（二）简化便利原则；（二）简化便利原则；v（三）复制品替代原则；（三）复制品替代原则；v（四）保守秘密原则；（四）保守秘密原则；v（五）主动及时原则；（五）主动及时原则；v（六）全面覆盖原则。（六）全面覆盖原则。v三、档案利用与服务的法规制度要求三、档案利用与服务的法规制度要求(略略)第一章第一章 档案利用与服务概述档案利用与服务概述第三节第三节 档案利用与服务的地位和作用档案利用与服务的地位和作用v一、档案利用与服务的地位一、档案利用与服务的地位v在档案工作各业务环节中，档案利用与服务在档案工作各业务环节中，档案利用与服务处于主导和
7、支配的地位。处于主导和支配的地位。第一章第一章 档案利用与服务概述档案利用与服务概述第三节第三节 档案利用与服务的地位和作用档案利用与服务的地位和作用v二、档案利用与服务的作用二、档案利用与服务的作用v（一）直接体现档案工作的根本目的。（一）直接体现档案工作的根本目的。v（二）直接检验各项档案基础业务工作的质（二）直接检验各项档案基础业务工作的质量，推动各项档案基础业务工作水平不断提量，推动各项档案基础业务工作水平不断提高。高。v（三）是联系社会的纽带，了解利用与服务（三）是联系社会的纽带，了解利用与服务需求的窗口，为档案工作带来活力和生机。需求的窗口，为档案工作带来活力和生机。第二章第二章
8、档案利用档案利用v档案利用是利用者以阅览、复制、摘录等方档案利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。式使用档案的活动。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v一、档案资源建设一、档案资源建设v档案资源是档案利用的客观对象；档案资源是档案利用的客观对象；v国家档案资源分别由档案室和档案馆两个系国家档案资源分别由档案室和档案馆两个系统保管。统保管。v（一）档案室档案资源的来源及建设要求（一）档案室档案资源的来源及建设要求v档案室是国家机构、企事业单位或其他社会档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门组织内部设置的集中
9、管理本单位档案的专门机构，是国家档案工作组织体系中最普遍的机构，是国家档案工作组织体系中最普遍的基层业务机构，也是档案馆工作的基础。基层业务机构，也是档案馆工作的基础。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v档案室档案资源建设的根本要求是：凡依法档案室档案资源建设的根本要求是：凡依法成立的国家机关、武装力量、政党、社会团成立的国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位，都要建立档案室；档案体、企业事业单位，都要建立档案室；档案室要将本单位职能活动中形成的有保存价值室要将本单位职能活动中形成的有保存价值的各种门类和载体的材料完整、准确、系统的各种门类和载体
10、的材料完整、准确、系统地收集归档，保证能真实反映单位活动的历地收集归档，保证能真实反映单位活动的历史面貌。史面貌。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v（二）档案馆档案资源的来源及建设要求（二）档案馆档案资源的来源及建设要求v档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构，档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构，是永久保存档案的基地，是提供档案信息为是永久保存档案的基地，是提供档案信息为社会服务的中心，也是科学文化事业机构。社会服务的中心，也是科学文化事业机构。v我国各级国家档案馆的档案资源主要通过依我国各级国家档案馆的档案资源主要通过依法接收、公开征集和接受捐赠三
11、种方式获得。法接收、公开征集和接受捐赠三种方式获得。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v合理的馆藏结构主要体现在以下两个方面：合理的馆藏结构主要体现在以下两个方面：v（1）馆藏档案质量要优化、数量要充足；）馆藏档案质量要优化、数量要充足；v（2）馆藏档案内容要丰富，要有特色。）馆藏档案内容要丰富，要有特色。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v二、建立健全档案利用工作制度二、建立健全档案利用工作制度v档案利用制度内容包括：档案利用制度内容包括：v1.阅览室接待的对象和进入阅览室的要求；阅览室接待的对象和进入阅览室的要求；
12、v2.馆、室藏档案和资料的借阅范围和手续；馆、室藏档案和资料的借阅范围和手续；v3.利用档案须知以及违反须知事项的处罚与利用档案须知以及违反须知事项的处罚与处理办法；处理办法；第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v4.档案复制件和摘录内容的管理档案复制件和摘录内容的管理v5.有偿服务项目及收费标准；有偿服务项目及收费标准；v6.阅览开放时间。阅览开放时间。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v三、建立和完善档案检索体系三、建立和完善档案检索体系v档案检索体系是指从不同角度揭示馆、室藏，档案检索体系是指从不同角度揭示馆、室藏
13、，为满足利用者多方面的需要而建立起来的各为满足利用者多方面的需要而建立起来的各种检索工具的体系。种检索工具的体系。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v（一）档案检索（一）档案检索v档案检索是利用档案检索工具，对所需的档档案检索是利用档案检索工具，对所需的档案进行查找的过程。案进行查找的过程。v档案检索的任务，是为档案利用者快速、准档案检索的任务，是为档案利用者快速、准确、完整地找到其需要的档案信息或档案实确、完整地找到其需要的档案信息或档案实体。体。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v档案检索的一般程序：明确利用需求档
14、案检索的一般程序：明确利用需求形成检索表达（提问）形成检索表达（提问）选定检索途径角选定检索途径角度并确定使用检索方式与具体检索工具度并确定使用检索方式与具体检索工具实际检索实际检索完成检索行为并形成检索结果完成检索行为并形成检索结果评价检索结果评价检索结果或结束该次检索或进或结束该次检索或进行再次修正、调整、扩展性检索行再次修正、调整、扩展性检索最终结最终结束检索。束检索。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v（二）档案检索工具（二）档案检索工具v档案检索工具是用于储存、查找和报道档案档案检索工具是用于储存、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、
15、索引、信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。指南等的统称。v档案检索工具有存贮和检索两种基本职能。档案检索工具有存贮和检索两种基本职能。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v档案检索工具的种类，按编制方法划分，可档案检索工具的种类，按编制方法划分，可分为目录、索引、指南三大类；按检索手段分为目录、索引、指南三大类；按检索手段划分，可分为手检工具与机检工具两大类；划分，可分为手检工具与机检工具两大类；按使用对象分，可分为公务性与开放性的检按使用对象分，可分为公务性与开放性的检索工具；按检索功能划分，可分为查找性与索工具；按检索功能划分，可分为查
16、找性与报道性两种；按检索范围划分，可分为全宗报道性两种；按检索范围划分，可分为全宗(或其部分或其部分)目录或专题目录；按其档案检索目录或专题目录；按其档案检索工具的载体形态分，可分为卡片式检索工具、工具的载体形态分，可分为卡片式检索工具、簿册式检索工具、缩微胶卷（片）式检索工簿册式检索工具、缩微胶卷（片）式检索工具和计算机检索系统。具和计算机检索系统。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v（三）档案检索体系建设（三）档案检索体系建设v档案检索体系，是指从不同角度揭示馆、室档案检索体系，是指从不同角度揭示馆、室藏，为满足利用者多方面的需要而建立起来藏，为满足利
17、用者多方面的需要而建立起来的各种检索工具的体系。的各种检索工具的体系。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v1.构成一个健全检索体系的条件：构成一个健全检索体系的条件：v必须由两种以上的不同的检索工具组成；必须由两种以上的不同的检索工具组成；v各种检索工具之间有明确分工而又互为补充；各种检索工具之间有明确分工而又互为补充；v能从不同角度去揭示馆、室藏档案的内容和能从不同角度去揭示馆、室藏档案的内容和外形特征，可提供较多的查找线索，具有一外形特征，可提供较多的查找线索，具有一定的检索效率。定的检索效率。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件
18、档案利用的条件v2.建立档案检索体系的要求。建立档案检索体系的要求。（1）建立档案检索体系，必须依据一定的条）建立档案检索体系，必须依据一定的条件，一切从实际出发。件，一切从实际出发。（2）建立档案检索系统，必须以效率为先，）建立档案检索系统，必须以效率为先，讲求方便实用。讲求方便实用。（3）建立档案检索系统，要防止检索工具之）建立档案检索系统，要防止检索工具之间的重复和平行，保持每一检索工具的专一间的重复和平行，保持每一检索工具的专一性。性。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v（三）几种常见的档案检索工具（三）几种常见的档案检索工具v1、分类目录、分类目
19、录(略略)第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v(专题目录、人名目录略专题目录、人名目录略)v2、库藏档案存放位置索引、库藏档案存放位置索引v库藏档案存放位置索引，是根据各档案馆、库藏档案存放位置索引，是根据各档案馆、室库藏档案的具体存放位置而编制的一种档室库藏档案的具体存放位置而编制的一种档案索引工具。案索引工具。v库藏档案存放位置索引一般置于档案库房内库藏档案存放位置索引一般置于档案库房内第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v库藏档案存放位置索引样式库藏档案存放位置索引样式v（1）使用档案箱的档案室库房）使用档案箱的档
20、案室库房v库档案存放位置索引库档案存放位置索引第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v（2）使用档案密集架的档案室库房）使用档案密集架的档案室库房存存 放放 位位 置置分类分类号号年度年度起止起止件号件号库号库号 组号组号 列号列号 节号节号 层号层号12121A119981-105第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v3.全宗指南全宗指南v全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。又称全宗介绍。又称全宗介绍。v
21、全宗指南一份置于档案目录柜，一份归入全全宗指南一份置于档案目录柜，一份归入全宗卷。宗卷。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v全宗指南由封页、正文、备注三部分组成全宗指南由封页、正文、备注三部分组成v（1）封页。项目包括：全宗指南名称、时间、）封页。项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。全宗号。v（2）正文。全宗指南的正文部分又分为：全）正文。全宗指南的正文部分又分为：全宗构成者沿革简介；全宗内档案情况简介；宗构成者沿革简介；全宗内档案情况简介；全宗内档案内容与成分介绍。全宗内档案内容与成分介绍。v（3）备注。内容主要包括：本全宗指南的编）备注。内容主要包括
22、：本全宗指南的编制情况和有关全宗内档案的补充说明。制情况和有关全宗内档案的补充说明。全宗指南的特点全宗指南的特点v全宗指南是一种引导性的检索工具，与目录全宗指南是一种引导性的检索工具，与目录式、索引式档案检索工具不同：式、索引式档案检索工具不同：v目录式、索引式档案检索工具主要是向利用目录式、索引式档案检索工具主要是向利用者介绍档案的档号与存放位置。者介绍档案的档号与存放位置。v全宗指南一是简要介绍立档单位历史沿革，全宗指南一是简要介绍立档单位历史沿革，二是着重介绍本档案室有哪些种类和内容的二是着重介绍本档案室有哪些种类和内容的档案材料，一般不标明档案的档号与具体存档案材料，一般不标明档案的档
23、号与具体存放位置。放位置。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v4.档案馆指南档案馆指南v档案馆指南是全面介绍和报道档案馆基本情档案馆指南是全面介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅况、馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料的工具书。利用档案、资料的工具书。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v5、计算机检索系统、计算机检索系统v计算机检索系统是借助某种计算机档案管理计算机检索系统是借助某种计算机档案管理软件，按照一定的格式著录档案内容和外形软件，按照一定的格式著录档案内容和外形特征，利用计
24、算机查找利用档案的系统。特征，利用计算机查找利用档案的系统。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v四、设施设备和工作人员的配备四、设施设备和工作人员的配备v（一）设施设备的配置（一）设施设备的配置v1.阅览场所阅览场所第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v2.复制工具复制工具v3.专用记录纸笔专用记录纸笔v4.有声像档案和档案缩微品的档案馆、室，有声像档案和档案缩微品的档案馆、室，应配备录音机、录像机和缩微阅读器应配备录音机、录像机和缩微阅读器v5.配备必要的辅助参考资料与工具书，如中配备必要的辅助参考资料与工具书，如中文
25、字典、辞典，专业工作手册等。文字典、辞典，专业工作手册等。第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v（二）工作人员的配备（二）工作人员的配备v1.档案利用工作人员的职责：档案利用工作人员的职责：v（1）热情接待利用者，指导利用者使用检索）热情接待利用者，指导利用者使用检索工具，帮助利用者选择和查找所需要的档案工具，帮助利用者选择和查找所需要的档案材料；材料；v（2）维护阅览秩序，认真办理利用和复制档）维护阅览秩序，认真办理利用和复制档案的有关手续，耐心解答利用者提出的问题；案的有关手续，耐心解答利用者提出的问题；v（3）仔细检查借出与收回时档案状况，做好）仔细检
26、查借出与收回时档案状况，做好档案交接；档案交接；第二章第二章 档案利用档案利用第一节第一节 档案利用的条件档案利用的条件v（4）登记与统计阅览人数、卷数，收集利用）登记与统计阅览人数、卷数，收集利用效果；效果；v（5）听取利用者对档案工作的意见和建议，）听取利用者对档案工作的意见和建议，研究利用工作的特点和规律；研究利用工作的特点和规律；v（6）负责收取有偿服务费用和管理阅览室。）负责收取有偿服务费用和管理阅览室。v2.档案利用工作人员的要求：必须熟悉馆、档案利用工作人员的要求：必须熟悉馆、室藏档案资料情况。室藏档案资料情况。第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的
27、规定v一、档案开放和控制范围的规定一、档案开放和控制范围的规定v按照我国现行法律法规的规定，国家档案可按照我国现行法律法规的规定，国家档案可分为开放档案和未开放档案两大部分。分为开放档案和未开放档案两大部分。v（一）开放档案（一）开放档案v“开放档案开放档案”，一是指档案馆将达到一定期，一是指档案馆将达到一定期限无需控制使用的档案向社会公开提供利用限无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动；二是指依法可以向社会公开提供利的活动；二是指依法可以向社会公开提供利用的档案。用的档案。第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v1987年颁布的中华人民共和国档案法年颁布
28、的中华人民共和国档案法（以下简称档案法）第十九条规定：国（以下简称档案法）第十九条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满起满30年向社会开放；经济、科学、技术、年向社会开放；经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年；涉及国家安全或者重大利益以及其他年；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于以多于30年。年。第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v按照按照2008年年5月月1日起
29、施行的中华人民共和日起施行的中华人民共和国政府信息公开条例的规定：行政机关和国政府信息公开条例的规定：行政机关和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织对涉及公民、法人或者其他组织切身利组织对涉及公民、法人或者其他组织切身利益的；需要社会公众广泛知晓或者参与的；益的；需要社会公众广泛知晓或者参与的；反映本行政机关机构设置、职能、办事程序反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的；其他依照法律、法规和国家有关等情况的；其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的政府信息，应当主动公规定应当主动公开的政府信息，应当主动公开。开。第二章第二章 档案利用档
30、案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v单位的档案部门保存的涉及政府信息公开范单位的档案部门保存的涉及政府信息公开范围的档案也应视同开放档案。围的档案也应视同开放档案。v（二）未开放档案（二）未开放档案v未开放档案是指依法未能向社会公开提供利未开放档案是指依法未能向社会公开提供利用的档案，包括四部分：用的档案，包括四部分：v一是保存在档案馆的自形成之日起未满一是保存在档案馆的自形成之日起未满30年年的档案；的档案；第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v二是自形成之日起满二是自形成之日起满30年仍不宜开放的档案；年仍不宜开放的档案；v三是行政机关和法
31、律、法规授权的具有管理三是行政机关和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织保存的不属于政府信息公共事务职能的组织保存的不属于政府信息公开范围的档案；公开范围的档案；v四是其他机关、团体、企事业单位和组织的四是其他机关、团体、企事业单位和组织的档案机构保存的档案。档案机构保存的档案。第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v二、档案利用者及其利用档案的规定二、档案利用者及其利用档案的规定v（一）档案利用者的划分（一）档案利用者的划分v档案利用者可分为三类：一是中华人民共和档案利用者可分为三类：一是中华人民共和国大陆公民和组织；二是台、港、澳同胞和国大陆公民和组
32、织；二是台、港、澳同胞和华侨；三是外国组织和个人。华侨；三是外国组织和个人。第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v（二）各类利用者利用档案的范围（二）各类利用者利用档案的范围v1.中华人民共和国大陆公民和组织，可以利中华人民共和国大陆公民和组织，可以利用各级国家档案馆的已开放档案，经有关档用各级国家档案馆的已开放档案，经有关档案馆或档案保存单位同意，还可利用档案馆案馆或档案保存单位同意，还可利用档案馆保存的未开放档案以及机关、团体、企事业保存的未开放档案以及机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交
33、的档案。案馆移交的档案。第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v2.台、港、澳同胞和华侨，可以利用各级国台、港、澳同胞和华侨，可以利用各级国家档案馆已开放档案。家档案馆已开放档案。v3.外国组织和个人，可以利用各级国家档案外国组织和个人，可以利用各级国家档案馆的已开放档案。馆的已开放档案。第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v（三）各类利用者利用档案的手续（三）各类利用者利用档案的手续v1.中华人民共和国大陆公民和组织中华人民共和国大陆公民和组织v（1）利用各级国家档案馆保存的已开放档案，）利用各级国家档案馆保存的已开放档案
34、，只须持有介绍信或工作证、身份证等合法证只须持有介绍信或工作证、身份证等合法证明（只须其中一种），可直接到档案馆办理明（只须其中一种），可直接到档案馆办理利用手续；利用手续；v（2）利用档案馆保存的未开放档案，须经保）利用档案馆保存的未开放档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时须经有关的存该档案的档案馆同意，必要时须经有关的档案行政管理部门审查同意；档案行政管理部门审查同意；第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v（3）利用机关、团体、企事业单位和其他组）利用机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档织的档案机构保存的尚未向档案馆移
35、交的档案，本单位利用者利用一般的档案，可直接案，本单位利用者利用一般的档案，可直接办理利用手续，需控制使用的档案须经有关办理利用手续，需控制使用的档案须经有关负责人批准；外单位利用者如需利用，须经负责人批准；外单位利用者如需利用，须经档案保存单位领导人批准。档案保存单位领导人批准。第二章第二章 档案利用档案利用第二节第二节 档案利用的规定档案利用的规定v2.台、港、澳同胞和华侨台、港、澳同胞和华侨v（1）查取本人及亲属历史证明，可持本人回）查取本人及亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到有关档案乡证或身份证等有效证件，直接到有关档案馆利用；馆利用；v（2）利用其他开放档案，须经
36、大陆邀请单位、）利用其他开放档案，须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，提前合作单位或接待单位介绍，提前30天向档案天向档案馆提出申请。馆提出申请。v3.外国组织和个人外国组织和个人第二章第二章 档案利用档案利用第三节第三节 档案利用的方式档案利用的方式v一、档案阅览一、档案阅览v（一）馆、室内阅览（一）馆、室内阅览v开展馆、室内阅览服务时应注意以下事项：开展馆、室内阅览服务时应注意以下事项：v1.对于特别珍贵的或具有特殊意义的档案，对于特别珍贵的或具有特殊意义的档案，以及已遭破坏、残缺不全、纸张脆化的档案，以及已遭破坏、残缺不全、纸张脆化的档案，应提供其复制件。应提供其复制件。第二章第二
37、章 档案利用档案利用第三节第三节 档案利用的方式档案利用的方式v2.利用者要按规定进行借阅登记。利用者要按规定进行借阅登记。v3.不能让利用者将档案带出指定的阅览场所。不能让利用者将档案带出指定的阅览场所。v4.要加强监管，防止利用者损毁、涂改档案。要加强监管，防止利用者损毁、涂改档案。第二章第二章 档案利用档案利用第三节第三节 档案利用的方式档案利用的方式v（二）外借阅览（二）外借阅览v1.外借阅览的控制外借阅览的控制v（1）外借对象控制）外借对象控制v（2）外借原件控制）外借原件控制v（3）外借利用控制）外借利用控制v（4）外借时间控制）外借时间控制v2.外借阅览的手续外借阅览的手续v填写
38、借阅单；履行签收手续；经有关领导填写借阅单；履行签收手续；经有关领导批准批准第二章第二章 档案利用档案利用第三节第三节 档案利用的方式档案利用的方式v二、档案复制二、档案复制v利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法成为档案复制。的技术和方法成为档案复制。v（一）复制利用的手续（一）复制利用的手续v提出申请，经批准后，由档案保管单位工作提出申请，经批准后，由档案保管单位工作人员进行复制后交档案利用者。人员进行复制后交档案利用者。第二章第二章 档案利用档案利用第三节第三节
39、档案利用的方式档案利用的方式v（二）档案复制件的效力（二）档案复制件的效力v档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。具有与档案原件同等的效力。第二章第二章 档案利用档案利用第三节第三节 档案利用的方式档案利用的方式v（三）档案复制件的管理（三）档案复制件的管理v1.禁止私自携运出境。禁止私自携运出境。v2.可以在研究著述中引用，但不能擅自以任可以在研究著述中引用，但不能擅自以任何形式公布。何形式公布。v3.赠送、交换、出卖档案复制件要审批。赠送、交换、出
40、卖档案复制件要审批。第二章第二章 档案利用档案利用第三节第三节 档案利用的方式档案利用的方式v三、档案摘录三、档案摘录v摘录主要是指在阅览档案的过程中，选择需摘录主要是指在阅览档案的过程中，选择需要的档案内容抄录下来的行为。而通过摘录要的档案内容抄录下来的行为。而通过摘录形成的记录则可称之为形成的记录则可称之为“档案摘录档案摘录”。第三章第三章 档案服务档案服务第一节第一节 档案服务的基本定位档案服务的基本定位v一、服务基层和民生一、服务基层和民生v二、服务社会和大众二、服务社会和大众v三、服务经济和大局三、服务经济和大局 档案服务是档案部门以馆、室藏档案信档案服务是档案部门以馆、室藏档案信息
41、资源为基础，以满足利用者某方面需求为息资源为基础，以满足利用者某方面需求为目的，通过一定的方式和途径主动为利用者目的，通过一定的方式和途径主动为利用者提供服务的工作。提供服务的工作。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v一、建立一、建立“三个体系三个体系”v（一）（一）“三个体系三个体系”建设的内容要点建设的内容要点v档案资源体系、档案利用体系、档案安全保档案资源体系、档案利用体系、档案安全保障体系。障体系。v（二）基层档案室（馆）如何建设（二）基层档案室（馆）如何建设“三个体三个体系系”：第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方
42、法档案服务的措施方法v1.对各门类、各载体形态的档案实行集中统对各门类、各载体形态的档案实行集中统一管理并对档案信息进行有效融合；一管理并对档案信息进行有效融合；v2.编制各种档案检索工具，开辟各种档案利编制各种档案检索工具，开辟各种档案利用服务途径和渠道；用服务途径和渠道；v3.改善档案保管保护环境和条件，实现档案改善档案保管保护环境和条件，实现档案异质备份和异地备份。异质备份和异地备份。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v二、开展档案信息的编研二、开展档案信息的编研v所谓档案信息编研，就是以档案信息为主要所谓档案信息编研，就是以档案信息为主要对
43、象，按照一定的题目，通过汇编、编述、对象，按照一定的题目，通过汇编、编述、著作等手段，以一定的成果形式提供给利用著作等手段，以一定的成果形式提供给利用者的一项工作。者的一项工作。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v（一）档案信息编研的内容（一）档案信息编研的内容v1.编辑档案文献汇编。这是按照一定的选题，编辑档案文献汇编。这是按照一定的选题，在保持档案原文原意的前提下，将有关档案在保持档案原文原意的前提下，将有关档案材料选编成册，转换为文献出版物的过程。材料选编成册，转换为文献出版物的过程。v目前，档案部门经常编辑的有发文汇编、专目前，档案部门经常
44、编辑的有发文汇编、专题文件汇编等。题文件汇编等。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v2.编写档案参考资料。这是按照一定的选题，编写档案参考资料。这是按照一定的选题，根据档案内容综合编写的文字材料。根据档案内容综合编写的文字材料。v目前档案部门经常编写的档案参考资料主要目前档案部门经常编写的档案参考资料主要有大事记、组织沿革、统计数字汇编等。有大事记、组织沿革、统计数字汇编等。v3.参与历史研究和编史修志。参与历史研究和编史修志。v4.撰写论文专著。撰写论文专著。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v（二）
45、档案信息编研的意义（二）档案信息编研的意义v1.通过档案信息编研，可以为档案利用者提通过档案信息编研，可以为档案利用者提供主动的、系统的和有针对性的服务，从而供主动的、系统的和有针对性的服务，从而提高档案服务的效率。提高档案服务的效率。v2.通过档案信息编研，可以促进和改善档案通过档案信息编研，可以促进和改善档案管理各环节工作，进而促进档案管理整体水管理各环节工作，进而促进档案管理整体水平的提高。平的提高。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v3.通过档案信息编研，可以有效地保护档案，通过档案信息编研，可以有效地保护档案，使档案长久传存。使档案长久传
46、存。v一是减少直接利用档案原件造成磨损、污染一是减少直接利用档案原件造成磨损、污染等危害；等危害；v二是形成大量档案复制品，扩大了保存范围，二是形成大量档案复制品，扩大了保存范围，延长了档案生命周期，延续了人类社会文明。延长了档案生命周期，延续了人类社会文明。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v4.通过档案信息编研，可以扩大档案部门的通过档案信息编研，可以扩大档案部门的影响，进一步引起社会各界对档案工作的重影响，进一步引起社会各界对档案工作的重视和支持，提高档案部门在历史研究中的地视和支持，提高档案部门在历史研究中的地位。位。第三章第三章 档案服务
47、档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v（三）档案信息编研的一般步骤（三）档案信息编研的一般步骤v确定选题确定选题组织准备组织准备查选材料查选材料加工编排加工编排（或编写）（或编写）撰写辅文撰写辅文成果审核成果审核v（四）档案信息编研的要求（四）档案信息编研的要求v政治方向正确；史料内容真实有效；材料编政治方向正确；史料内容真实有效；材料编排科学有序排科学有序v（五）档案信息编研中的选题（五）档案信息编研中的选题v1.确定选题应考虑的因素确定选题应考虑的因素第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v（1）选题方向）选题方向v选题符合党
48、的各项方针政策，符合国家的法选题符合党的各项方针政策，符合国家的法律法规，并且能够满足长远与现实的需要，律法规，并且能够满足长远与现实的需要，使之在社会主义物质文明、政治文明、精神使之在社会主义物质文明、政治文明、精神文明和生态文明建设中发挥应有的作用。文明和生态文明建设中发挥应有的作用。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v（2）选题依据）选题依据v客观条件，一是要有客观需要，二是要有档客观条件，一是要有客观需要，二是要有档案文献基础；主观条件，要考虑实现选题所案文献基础；主观条件，要考虑实现选题所应具备的编辑和编写力量。应具备的编辑和编写力量。v
49、（3）选题角度）选题角度(P43-44)v人物活动；工作活动；会议活动；人物活动；工作活动；会议活动；历史事件；历史沿革；重要文件等历史事件；历史沿革；重要文件等v2.选题名称的拟写要求选题名称的拟写要求(略略)第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v（六）档案文献汇编的编辑（六）档案文献汇编的编辑v1.档案文献汇编的概念及特点档案文献汇编的概念及特点v档案文献汇编是根据一定的需要，按照确定档案文献汇编是根据一定的需要，按照确定的题目，收集并选择具有参考价值的档案文的题目，收集并选择具有参考价值的档案文献，依据一定的体例和要求进行加工编排，献，依据一定
50、的体例和要求进行加工编排，成为彼此间具有内在联系的一个有机集合体。成为彼此间具有内在联系的一个有机集合体。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措施方法v档案文献汇编的基本特点是：它忠实地转录档案文献汇编的基本特点是：它忠实地转录了档案文献的原文，保持了档案文献的原貌，了档案文献的原文，保持了档案文献的原貌，属于一次文献的汇集。属于一次文献的汇集。v根据提供利用范围的不同，可以将档案文献根据提供利用范围的不同，可以将档案文献汇编分为公开出版和内部使用两种。汇编分为公开出版和内部使用两种。第三章第三章 档案服务档案服务第二节第二节 档案服务的措施方法档案服务的措
