1、档案业务知识讲座县市场监管局 查雪红2017年5月19日一、档案工作概述一、档案工作概述二、档案工作要求二、档案工作要求（一）档案的定义档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。2、档案是保存备查的历史文件。3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。n档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用：n 1、凭证作用n 从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接
2、使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。n 2、参考借鉴作用n 档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部 人与人的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有方泛的参考作用。（二）档案的作用 从一个事例来看档案工作的重要性 武汉市区的鄱阳街上一座古老的建筑（6层）叫景明大楼，建于1917年。1997年的某天，楼房业主收到一封来自英国某建筑设计事务所的挂号信件，
3、很奇怪。拆开信一看才明白并连声称赞：原来信中内容为：景明大楼为本建筑设计所所建，设计年限为80年，现已超期服役，敬请业主注意。假如：当年不归档假如：档案在80年保管中损毁假如：档案在库房中沉睡假如：没有档案利用的机制故事就不会发生（三）档案的种类按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案按信息表达方式分：文字档案、音像档案、电子档案、实物档案。目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案（会计档案、案件档案、登记档案、监管档案）、声像档案、实物档案、电子档案。（四）档案工作的性质和意义（四）档案工作的性质和意义 中共中央、国务院在1985年就明确指出：“档案工作是维护
4、党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的重要环节”。这一论断深刻地阐明了档案工作的性质和意义。管理性服务性政治性科学性文化性档案工作是一项的工作（四）档案工作的性质和意义（四）档案工作的性质和意义 李瑞环同志为档案工作的题词比较好地概况了档案工作的意义：对历史负责为现实服务替未来着想 二、档案工作要求二、档案工作要求 档案工作要总体要求与其他工作同布置同检查同落实同总结 宏观上：宏观上：档案工作是单位的一项基础性管理工作，是各部门工作的重要档案工作是单位的一项基础性管理工作，是各部门工作的重要组成部分。组成部分。微观上：微观上：把好“两关”文件材料的形成关文件材料的收集
5、整理关二、档案工作要求二、档案工作要求 档案由文件直接转换而来档案由文件直接转换而来（文件是档案的前身，档案是文件的归宿），若文件存在先天不足，必然给档案带来后遗症若文件存在先天不足，必然给档案带来后遗症。（一）对文件材料形成的要求（把好形成关）（一）对文件材料形成的要求（把好形成关）二、档案工作要求二、档案工作要求1 1、对文件书写材料的要求：（纸质档案）、对文件书写材料的要求：（纸质档案）用纸：党政机关公文格式（GB/T704-2012）规定用纸质量：公文用纸一般使用纸张定量为60g/M280g/M2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85-90，横向耐折度15次，不透明85，PH值7.59.
6、5。用纸规格：行政机关采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm 存在的问题：正式印刷的文件尚可（红头文件）文件处理单、统计报表、会议记录、行政执法 文书、文稿用纸存在问题多。二、档案工作要求二、档案工作要求 用墨：纸质文件的字迹耐久性关系到档案寿命的长短，字迹发生褪变，如褪色、扩散等变得模糊不清时，就会影响档案的利用。字迹的耐久性取决于字迹色素成分和字迹转移固定方式（笔墨与纸张的结合方式）字迹耐久等级字迹耐久等级 色素成分色素成分 字迹转移固定方式字迹转移固定方式应用的范围应用的范围最耐久的碳 黑结 膜墨、墨汁、碳素墨水、黑色油墨比较耐久的颜 料结膜或吸收蓝黑墨水、彩色油墨、印泥不耐
7、久的染 料吸 收纯蓝墨水、红墨水、复印纸、圆珠笔油、印台油粘 附铅 笔返回章目录二、档案工作要求二、档案工作要求 对字迹不耐久的文件，归档时的处理方法：对字迹不耐久的文件，归档时的处理方法：采用复印的方式进行复印（为防粘连，要单面复印），热敏纸传真件复印（传真机的选用）国家行政机关公文处理办法第四十三条：拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。安徽省行政机关公文处理实施细则第五十一条：草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符合存档要求。文档左侧装订线外，不得签批和修改。二、档案工作要求二、档案工作要求2 2、对公文稿本的要求：、对公文稿本的要求：文稿类别
8、草稿：公文的原始文稿，不具正式公文的效用。形式有：讨论稿、征求意见稿，送审稿、草案。重要法规性公文及重大事项的公文，历次修改草稿需归档定稿：已经履行法定批准程序的公文文稿，是印刷公文正本的依据和标准，能产生正式法定效用。正本：是依据定稿并按规定格式要求制作的正式文本，具有法定效用。副本：即公文正本的复制本或与正本同时复制的重份公文，其形式和内容与正本一致，供备查，传阅存档备查之用。存本：副本与定稿一同归档的文本。二、档案工作要求二、档案工作要求 ：要求（注意事项）A:重要文件的历次草稿要归档 B:使用微机起草文稿的，若印件与定稿一致，可不存定稿，但必须存发文处理单 C：国家行政机关公文处理办法
9、第四十八条：联合办理的公文，原件由主办单位归档。原件指有定稿的文件。二、档案工作要求二、档案工作要求 3、对文件标题的要求文件标题关系到档案的检索和查找。公文标题：指用准确、简要的文字概况公文主要内容并标明公文种类的部分。公文标题一般由发文机关名称（作者）、公文主题（事由）、文种（公文名称）三部分组成。字数应在2030字左右。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关。）存在问题：公文标题不能准确简要的概括公文主要内容：A代码表事由或含义不清 如：“关于贯彻实施国家食品药品监管局第8号令的通知”应该写具体名称.B 无事由 如：通知，
10、应改为:关于*的通知公文排版格式要求公文排版格式要求 返回章目录页面设置:上3.4厘米,下2.8厘米,左2.9厘米,右2.5厘米.段落,行间距:30磅上面空6行,第7行是发文字号公文标题:2号方正小标宋字体一级标题“一、”3号黑体,末尾不加标点符号二级标题“（一）”3号楷体,末尾可加也可不加标点符号三级标题“1.”3号仿宋,末尾要加标点符号。四级标题“（1）”3号仿宋,末尾要加标点符号。正文:3号仿宋版记:4号仿宋上行文要加“签发人”页 码二、档案工作要求二、档案工作要求4、对特类常用文书的要求：机关在日常工作中经常使用，主要有：规章制度类：在业务管理活动种，为约束组织成员或规范行为而制订的各
11、种章程、条例、规定、规则等计划类：如规划、计划、工作重点等总结类：简报类：如信息、情况反映、工作动态合同类：记录类：如会议记录、领导人讲话记录、电话记录、值班记录、大事记等统计类：（留存的底稿要盖章）返回章目录二、档案工作要求二、档案工作要求注意事项：并非“红头文件”才是文件文件外延最大，除书面文件外，还有声像文件、光盘文件、机读文件等非纸质文件文书书面文件，包括公务文书、私人文书公文专指国家机关和其他社会组织在公务活动中形成的书面文件二、档案工作要求二、档案工作要求 5、对文件处理单的要求：发文处理单：是制发文件的依据，必须随正本归档。发文稿纸模板.doc 二、档案工作要求二、档案工作要求
12、收文处理单收文处理单 反映并记录了收文办理的全过程，可以明确办文责任、提高办文质量和效率。随收文归档。签收签收 登记登记 审核审核 拟办拟办 批办批办 承办承办 催办催办 注办注办（是指对公文承办情况和结果，由经办人在收文处理单上简要注明。如“已阅毕”、“已复文复文日期和文号”、“口头或电话答复的情况等等。）文 件 处 理 标签.doc 二、档案工作要求二、档案工作要求（二）对文件材料收集的要求（把好收集整理关）（二）对文件材料收集的要求（把好收集整理关）1 1、树立、树立“人人有责人人有责”的责任意识的责任意识 档案法第十条：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构
13、或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。国家行政机关公文处理办法第三十八条：个人不得保存应归档的公文。从文件形成的广泛性等工作实际来看，没有机关全体工作人员的参与和配合，文件材料的收集难以达到“齐全、完整”的要求。二、档案工作要求二、档案工作要求2 2、明确机关文件材料的归档范围、明确机关文件材料的归档范围 根据2006年12月18日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 机关文件材料归档范围是：机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、
14、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、档案工作要求二、档案工作要求 机关文件材料不归档范围是：机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成
15、的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。二、档案工作要求二、档案工作要求3 3、收集的方法：、收集的方法：帐内收文登记发文登记帐外会议材料（会议通知、议程、签到表、会议资料、会议记录、会议图片和信息等）调研调查形成的文件材料 简报、信息、内部刊物统计报表声像文件荣誉证书机关内容管理形成的文件材料（如制度、财产登记、合同等）“文电合一”的电报、传真、电话记录要防止重“红头文件”轻其他文件材料 要主动收集与积极配合我局有关档案工作的文件n石市监管201520号 市场监管局档案保管期限表.docn石市监管201522号关于加强档案管理工作的通知.docn石市监管201561号关于印发基层所档案管理办法的通知.docn33号食品药品考核评价细则电子档案的收集整理电子档案的收集整理电子档案的收集整理电子档案的收集整理电子档案的收集整理
