1、办公自动化简明教程办公自动化简明教程1.1 电脑的基本组成电脑的基本组成 一台电脑主要由主机（箱）、显示器、键盘和鼠标一台电脑主要由主机（箱）、显示器、键盘和鼠标4个个基本部件构成。除此之外，我们还可以根据需要为电脑配基本部件构成。除此之外，我们还可以根据需要为电脑配置一些外部设备，如音箱、打印机和扫描仪等。置一些外部设备，如音箱、打印机和扫描仪等。1.2 打开电脑打开电脑 要打开电脑，操作非常简单：打开显示器上的电源开要打开电脑，操作非常简单：打开显示器上的电源开关，然后按下主机的电源开关即可。如果设置了多个用户关，然后按下主机的电源开关即可。如果设置了多个用户名，则在打开的名，则在打开的W
2、indows XP界面中单击用户名称左侧的正界面中单击用户名称左侧的正方形图案。如果用户设置了密码，则需在方形图案。如果用户设置了密码，则需在“输入密码输入密码”编编辑框中输入用户密码，然后单击辑框中输入用户密码，然后单击“输入密码输入密码”右侧的右侧的 按按钮即可进入钮即可进入Windows XP桌面。桌面。1.3 熟悉熟悉Windows XP的桌面的桌面 Windows XP的桌面主要由桌面快捷方式图标区及位于下方的桌面主要由桌面快捷方式图标区及位于下方的的“任务栏任务栏”组成，其中，组成，其中，“任务栏任务栏”上又包含有上又包含有“开始开始”按按钮。钮。桌面桌面快捷方式图标任务栏开始按钮
3、语言栏1.4 使用鼠标使用鼠标 1.4.1 鼠标的组成及把握方法鼠标的组成及把握方法 正确把握鼠标的方法是：食指和中指分别自然放置在鼠正确把握鼠标的方法是：食指和中指分别自然放置在鼠标的左键和右键上，拇指横向放在鼠标左侧，无名指和小指标的左键和右键上，拇指横向放在鼠标左侧，无名指和小指放在鼠标的右侧，拇指与无名指及小指轻轻握住鼠标；手掌放在鼠标的右侧，拇指与无名指及小指轻轻握住鼠标；手掌心轻轻贴住鼠标后部，手腕自然垂放在桌面上，操作时带动心轻轻贴住鼠标后部，手腕自然垂放在桌面上，操作时带动鼠标做平面运动。对于带滚轮的鼠标，要滚动滚轮，使用食鼠标做平面运动。对于带滚轮的鼠标，要滚动滚轮，使用食指
4、轻轻按住滚轮并前后滚动即可指轻轻按住滚轮并前后滚动即可 1.4.2 鼠标使用与桌面操作鼠标使用与桌面操作 鼠标的几种常用操作主要是：移动、单击、右击、双鼠标的几种常用操作主要是：移动、单击、右击、双击、拖动选择和拖放操作。击、拖动选择和拖放操作。单击选中对象右击弹出菜单拖动选择拖放操作1.5 关闭电脑关闭电脑 单击单击“开始开始”按钮，在弹出的菜单中选择按钮，在弹出的菜单中选择“关闭计关闭计算机算机”选项，屏幕上显示出选项，屏幕上显示出“关闭计算机关闭计算机”对话框，单对话框，单击击“关闭关闭”按钮。按钮。2.1 认识键盘认识键盘 键盘也是电脑重要的输入设备，主要用于输入文字和命键盘也是电脑重
5、要的输入设备，主要用于输入文字和命令参数。令参数。2.2 如何操作键盘如何操作键盘 通常情况下，我们应将各手指放在基准键位通常情况下，我们应将各手指放在基准键位“A”、“S”、“D”、“F”、“J”、“K”、“L”、“；”上。上。在基准键位的基础上，对于其他字母、数字和符号都采在基准键位的基础上，对于其他字母、数字和符号都采用与基准键位相对应的位置来记忆。用与基准键位相对应的位置来记忆。2.3 输入法的选择输入法的选择 单击语言栏上的输入法图标单击语言栏上的输入法图标 ，在弹出的输入法列表在弹出的输入法列表中选择所需的输入法。中选择所需的输入法。2.4 使用全拼输入法使用全拼输入法 2.4.1
6、 输入单个汉字输入单个汉字 打开全拼输入法，分别敲击键盘上的按键，屏幕将显打开全拼输入法，分别敲击键盘上的按键，屏幕将显示代码输入框和汉字候选窗，然后在候选窗中选择所需汉示代码输入框和汉字候选窗，然后在候选窗中选择所需汉字即可。字即可。候选窗代码输入框 2.4.2 输入词组输入词组 输入方法与输入单个汉字相同。输入方法与输入单个汉字相同。2.5 输入法的使用技巧输入法的使用技巧 2.5.1 中英文输入状态切换中英文输入状态切换 单击输入法提示条中的中英文切换按钮，可在中英文单击输入法提示条中的中英文切换按钮，可在中英文输入状态之间切换。输入状态之间切换。2.5.2 半角和全角的切换半角和全角的
7、切换 单击输入法提示条中的单击输入法提示条中的 按钮，该按钮将变为按钮，该按钮将变为 形形状，表示切换至全角状态，此时输入的英文字母或数字占状，表示切换至全角状态，此时输入的英文字母或数字占两个字节，与汉字相同。两个字节，与汉字相同。2.5.3 中英文标点符号的切换中英文标点符号的切换 默认情况下，输入的标点符号均为全身标点（汉字标默认情况下，输入的标点符号均为全身标点（汉字标点）。单击输入法提示条中的点）。单击输入法提示条中的 按钮，该按钮将变为按钮，该按钮将变为 形形状，表示输入英文标点。状，表示输入英文标点。2.5.4 使用模拟键盘输入特殊符号使用模拟键盘输入特殊符号 右击输入法提示条中
8、的右击输入法提示条中的“模拟键盘模拟键盘”按钮按钮 ，可从打可从打开的快捷菜单中选择拼音符号、标点符号、数学符号、数开的快捷菜单中选择拼音符号、标点符号、数学符号、数字序号、单位符号等菜单项，然后在打开的模拟键盘中单字序号、单位符号等菜单项，然后在打开的模拟键盘中单击所需符号即可。击所需符号即可。2.6 五笔字型输入法五笔字型输入法 2.6.1 五笔字型编码基础五笔字型编码基础 1五笔字型中汉字的笔画五笔字型中汉字的笔画 汉字可以划分为笔画、字根、单字三个层次。汉字可以划分为笔画、字根、单字三个层次。在书写汉字时，不间断地一次写成的一个线条叫汉在书写汉字时，不间断地一次写成的一个线条叫汉字笔画
9、；由若干笔画复合连接所形成的，相对不变的结构字笔画；由若干笔画复合连接所形成的，相对不变的结构叫字根；将字根按一定的位置关系拼合起来，就构成了单叫字根；将字根按一定的位置关系拼合起来，就构成了单字。字。笔画的类型只有笔画的类型只有5种，它们分别是横、竖、撇、捺、种，它们分别是横、竖、撇、捺、折折。汉字的拆分原则为：书写顺序汉字的拆分原则为：书写顺序、取大优先、取大优先、兼顾、兼顾直观直观、能连不交、能连不交、能散不连。、能散不连。2五笔字型中汉字的字根五笔字型中汉字的字根 汉字有很多字根，五笔字型输入法根据其输入方案汉字有很多字根，五笔字型输入法根据其输入方案的需要，精选出的需要，精选出130
10、种常见的字根，分布在除种常见的字根，分布在除Z键之外的键之外的25个键位上，任何汉字都可由这些字根组合得到。字根个键位上，任何汉字都可由这些字根组合得到。字根图参见书中图参见书中21页。页。3汉字的拆分原则汉字的拆分原则 2.6.2 单字的编码与输入单字的编码与输入 汉字编码是指输入汉字时需要在键盘上按下的按键。汉字编码是指输入汉字时需要在键盘上按下的按键。1.输入键名字输入键名字 连击四下键名字所在的键。连击四下键名字所在的键。2.输入成字字根输入成字字根 先打一下它所在的键，再打它的第一个单笔画、先打一下它所在的键，再打它的第一个单笔画、第二个单笔画以及其最后一个单笔画，不足第二个单笔画以
11、及其最后一个单笔画，不足4键时，加键时，加打一次空格键。打一次空格键。3.一级简码一级简码 只要击键一次，再打一下空格键。只要击键一次，再打一下空格键。4.二级简码二级简码 只须键入前两个字根码，再加空格键。只须键入前两个字根码，再加空格键。5.三级简码三级简码 只要键入前三个字根码，再加空格键。只要键入前三个字根码，再加空格键。6.全码全码 键入其前键入其前3位和最末一位字根位和最末一位字根。7.识别码识别码 输入汉字时，含输入汉字时，含4个或个或4个以上字根的汉字，用个以上字根的汉字，用4个字根码个字根码组成编码；不足组成编码；不足4个字根的汉字，编码除包括字根码以外，还个字根的汉字，编码
12、除包括字根码以外，还要补加一个识别码。如仍不足要补加一个识别码。如仍不足4码，可按空格键。码，可按空格键。2.6.3 词组的编码与输入词组的编码与输入 1.双字词双字词 取两个字的单字全码中的前两个字根代码，共四码。取两个字的单字全码中的前两个字根代码，共四码。2.三字词三字词 前两字各取其第一码，最后一字取其前两码，共四码。前两字各取其第一码，最后一字取其前两码，共四码。3.四字词四字词 各取单字全码的第一码，共各取单字全码的第一码，共4码。码。4.多字词多字词 取第一、二、三及末一个汉字的第一码，共四码。取第一、二、三及末一个汉字的第一码，共四码。2.6.4 重码处理重码处理 当屏幕编号显
13、示重码字时，按字的使用频率安排，高当屏幕编号显示重码字时，按字的使用频率安排，高频字在第一号位，此时只要继续输入下面一个字或者按空频字在第一号位，此时只要继续输入下面一个字或者按空格键，格键，1号字就会自动跳到屏幕光标处。如果所要的字在号字就会自动跳到屏幕光标处。如果所要的字在第第2个位置上，可按数字键个位置上，可按数字键2，即可将所要的字挑选到屏幕，即可将所要的字挑选到屏幕上。上。对于国标中一级汉字中的重码字，不常用字仍按常规对于国标中一级汉字中的重码字，不常用字仍按常规编码，对于常用字，可在末码后加上编码，对于常用字，可在末码后加上“L”，这使得一级，这使得一级汉字中的重码字大多可以实现无
14、重码输入。汉字中的重码字大多可以实现无重码输入。2.6.5 万能学习键万能学习键 Z键在五笔字型中被称为万能学习键，它可以代替其他键在五笔字型中被称为万能学习键，它可以代替其他25个字母键中的任何一键来输入汉字。以下列出了使用个字母键中的任何一键来输入汉字。以下列出了使用Z键键帮助输入的几种情况。帮助输入的几种情况。u当欲输入某个汉字的完整编码而其个别编码不知道时，可当欲输入某个汉字的完整编码而其个别编码不知道时，可以用以用Z键代替。键代替。u当欲输入某个汉字，但不知怎样拆分时，可用当欲输入某个汉字，但不知怎样拆分时，可用Z键代替不键代替不清楚的字根代码。清楚的字根代码。u当欲输入某个汉字，但
15、不知道识别码时，可用当欲输入某个汉字，但不知道识别码时，可用Z键代替识键代替识别码。别码。3.1 认识文件与文件夹认识文件与文件夹 3.1.1 什么是文件什么是文件 在电脑中，文件是最小的数据组织单位，它是指存储在电脑中，文件是最小的数据组织单位，它是指存储在磁盘上的程序或文档。文件的外观由文件图标、文件名在磁盘上的程序或文档。文件的外观由文件图标、文件名和扩展名组成。不同类型的文件有不同的图标和扩展名。和扩展名组成。不同类型的文件有不同的图标和扩展名。3.1.2 什么是文件夹什么是文件夹 文件夹是存放文件的场所。由一个黄色的方块图标和文件夹是存放文件的场所。由一个黄色的方块图标和名称组成。名
16、称组成。3.2 熟悉熟悉“我的电脑我的电脑”窗口与资源管理窗口与资源管理器器 3.2.1 认识认识“我的电脑我的电脑”窗口窗口 3.2.2 认识资源管理器认识资源管理器 在在“我的电脑我的电脑”窗口的工具栏中单击窗口的工具栏中单击“文件夹文件夹”按钮，按钮，可打开资源管理器。资源管理器在窗口左侧用目录树的形可打开资源管理器。资源管理器在窗口左侧用目录树的形式清晰地显示文件夹结构及内容。式清晰地显示文件夹结构及内容。3.3 熟悉菜单与对话框熟悉菜单与对话框 3.3.1 熟悉菜单熟悉菜单 在在Windows中，操作命令被分门别类地集合成菜单显中，操作命令被分门别类地集合成菜单显示在窗口的菜单栏上。
17、示在窗口的菜单栏上。3.3.2 熟悉对话框熟悉对话框 3.4 文件与文件夹的管理文件与文件夹的管理 3.4.1 选择文件和文件夹选择文件和文件夹 1选中一个文件或文件夹选中一个文件或文件夹 在文件夹窗口中单击所需的文件或文件夹即可将其选在文件夹窗口中单击所需的文件或文件夹即可将其选中，被选中的文件或文件夹呈蓝底白字显示。中，被选中的文件或文件夹呈蓝底白字显示。2选中相邻的文件或文件夹选中相邻的文件或文件夹 可以使用鼠标拖动和配合【可以使用鼠标拖动和配合【Shift】键进行选择。】键进行选择。3选中不相邻的文件或文件夹选中不相邻的文件或文件夹 使用鼠标和【使用鼠标和【Ctrl】键】键 进行选择。
18、进行选择。4选中全部文件或文件夹选中全部文件或文件夹 选择选择“编辑编辑”“全部选定全部选定”菜单或按【菜单或按【Ctrl+A】组】组合键选择。合键选择。3.4.2 新建文件夹和文件新建文件夹和文件 1新建文件夹新建文件夹 打开某个磁盘文件夹窗口，选择打开某个磁盘文件夹窗口，选择“文件文件”“新新建建”“文件夹文件夹”菜单。菜单。2新建文件新建文件 打开文件夹窗口，在窗口空白处单击鼠标右键，在弹打开文件夹窗口，在窗口空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择出的快捷菜单中选择“新建新建”命令，然后在弹出的子菜单命令，然后在弹出的子菜单中选择一种文件类型。中选择一种文件类型。3.4.3 重命名文
19、件和文件夹重命名文件和文件夹 在文件上右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择在文件上右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“重命名重命名”命令，输入新的文件夹名称，单击空白处命令，输入新的文件夹名称，单击空白处或按【或按【Enter】键。】键。3.4.4 移动和复制文件或文件夹移动和复制文件或文件夹 移动、复制文件或文件夹是指将一个或多个文件、移动、复制文件或文件夹是指将一个或多个文件、文件夹或其副本从一个磁盘或文件夹中转移到另一个磁文件夹或其副本从一个磁盘或文件夹中转移到另一个磁盘或文件夹中。盘或文件夹中。1移动文件或文件夹移动文件或文件夹 用鼠标右键单击要移动的文件或文件夹，在弹出的用鼠标右键单击要移
20、动的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择快捷菜单中选择“剪切剪切”命令，然后切换到目标文件夹命令，然后切换到目标文件夹窗口，用鼠标右键单击空白处，从弹出的快捷菜单中选窗口，用鼠标右键单击空白处，从弹出的快捷菜单中选择择“粘贴粘贴”命令。命令。2复制文件或文件夹复制文件或文件夹 用鼠标右键单击要移动的文件或文件夹，在弹出的快用鼠标右键单击要移动的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择捷菜单中选择“复制复制”命令，然后切换到目标文件夹窗口，命令，然后切换到目标文件夹窗口，用鼠标右键单击空白处，从弹出的快捷菜单中选择用鼠标右键单击空白处，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴粘贴”命令。命令。3.4.5 文件与
21、文件夹的删除和恢复文件与文件夹的删除和恢复 1删除文件或文件夹到删除文件或文件夹到“回收站回收站”只需选中要删除的内容只需选中要删除的内容，按【Delete】键。2恢复误删除的文件或文件夹恢复误删除的文件或文件夹 在在“回收站回收站”窗口选择希望还原的内容，单击窗口选择希望还原的内容，单击“回收回收站任务站任务”窗格中窗格中“还原选定的项目还原选定的项目”链接项。链接项。3永久删除文件或文件夹永久删除文件或文件夹 右击桌面上的右击桌面上的“回收站回收站”图标，然后从弹出的快捷菜单图标，然后从弹出的快捷菜单中选择中选择“清空回收站清空回收站”。3.4.6 查找文件或文件夹查找文件或文件夹 单击单
22、击“开始开始”按钮，从弹出的开始菜单中选择按钮，从弹出的开始菜单中选择“搜搜索索”命令，打开命令，打开“搜索结果搜索结果”窗口，在窗口，在“搜索助理搜索助理”窗格窗格中选择需要搜索的文件类型，接着填写搜索信息，然后选中选择需要搜索的文件类型，接着填写搜索信息，然后选择驱动器，最后单击择驱动器，最后单击“搜索搜索”按钮，在右侧的窗口中显示按钮，在右侧的窗口中显示符合搜索条件的文件或文件夹的名称和它所在的位置等信符合搜索条件的文件或文件夹的名称和它所在的位置等信息息。3.5 文件的异地传送文件的异地传送 3.5.1 用软盘传送文件用软盘传送文件 3.5.2 用用U盘传送文件盘传送文件 U盘具有速度
23、快、容量大、安全性较好、方便等特点，盘具有速度快、容量大、安全性较好、方便等特点，因而逐渐替代了传统的因而逐渐替代了传统的3.5英寸软盘。英寸软盘。3.5.3 用刻录机刻录光盘传送文件用刻录机刻录光盘传送文件 如果电脑中安装了刻录机，并且身边又有空白光盘，如果电脑中安装了刻录机，并且身边又有空白光盘，可以将文件或文件夹刻录到光盘中进行传输。一张普通的可以将文件或文件夹刻录到光盘中进行传输。一张普通的空白光盘有空白光盘有700M左右的存储空间，可以刻录很多数据。左右的存储空间，可以刻录很多数据。首先将一张空白光盘放入刻录机首先将一张空白光盘放入刻录机，选择要刻录的文件，选择要刻录的文件，将其拖到
24、光驱图标上将其拖到光驱图标上，打开，打开“CD驱动器驱动器”窗口，单击左窗口，单击左侧任务窗格中的侧任务窗格中的“将这些文件写入将这些文件写入CD”链接项，接着根链接项，接着根据提示操作即可。据提示操作即可。4.1 初识初识Word 2007 Word 2007 是是Microsoft Office 2007大家族中的一大家族中的一员，主要用于编排电子文档员，主要用于编排电子文档。4.1.1 启动启动Word 2007 4.1.2 熟悉熟悉Word 2007使用界面使用界面 4.1.3 退出退出Word 2007 要退出要退出Word 2007，可单击窗口标题栏右侧的，可单击窗口标题栏右侧的“
25、关关闭闭”按钮按钮 ，或单击或单击“Office按钮按钮”，在弹出的列表中，在弹出的列表中单击单击“退出退出Word”按钮。按钮。4.2 输入文本的方法和技巧输入文本的方法和技巧 4.2.1 文本输入和增删改文本输入和增删改 启动启动Word 2007后，首先单击后，首先单击Windows XP状态栏上的状态栏上的输入法图标选择一种自己熟悉的输入法，然后在文档中输输入法图标选择一种自己熟悉的输入法，然后在文档中输入文字。入文字。输入文本时，如果输错了的话，可以按【输入文本时，如果输错了的话，可以按【Backspace】键删除插入点左侧的文字，或者按【键删除插入点左侧的文字，或者按【Delete
26、】键删除插入】键删除插入点右侧的文字。点右侧的文字。默认情况下，文本编辑状态为插入状态，因此，我默认情况下，文本编辑状态为插入状态，因此，我们可以在文档的任意位置增补文字。此时应首先单击确们可以在文档的任意位置增补文字。此时应首先单击确定插入点的位置，然后输入要增补的文字，后面的内容定插入点的位置，然后输入要增补的文字，后面的内容将自动后移。将自动后移。如果希望改写某些内容，可以首先双击状态栏中的如果希望改写某些内容，可以首先双击状态栏中的“改写改写”按钮按钮 ，将文本编辑状态切换到改写模式，然将文本编辑状态切换到改写模式，然后确定插入点并输入希望改写的内容。后确定插入点并输入希望改写的内容。
27、4.2.2 输入特殊符号输入特殊符号 单击单击“插入插入”选项卡，在选项卡，在“符号符号”组中单击组中单击“符号符号”按按钮，在展开的列表中进行选择，或单击钮，在展开的列表中进行选择，或单击“其他符号其他符号”选项，选项，此时系统将打开此时系统将打开“符号符号”对话框。在该对话框中单击选定对话框。在该对话框中单击选定符号后单击符号后单击“插入插入”按钮即可。按钮即可。4.3 文档的保存、关闭、打开和新建文档的保存、关闭、打开和新建 4.3.1 保存文档保存文档 单击快速访问工具栏上的单击快速访问工具栏上的“保存保存”按钮按钮 ，或，或单击单击“Office按钮按钮”，在弹出的列表中选择，在弹出
28、的列表中选择“保存保存”选项，或者选项，或者按【按【Ctrl+S】组合键，然后在打开的】组合键，然后在打开的“另存为另存为”对话框中对话框中进行设置，单击进行设置，单击“保存保存”按钮即可。按钮即可。4.3.2 关闭文档关闭文档 单击单击“Office按钮按钮”，在打开的列表中选择，在打开的列表中选择“关闭关闭”项，此时将关闭文档但并不退出项，此时将关闭文档但并不退出Word 2007。若此时文。若此时文档尚未保存，档尚未保存，Word 2007将弹出一提示对话框，提示用将弹出一提示对话框，提示用户保存文档。户保存文档。4.3.3 打开文档打开文档 u打开文件夹窗口，找到希望打开的文件，然后双
29、击该文打开文件夹窗口，找到希望打开的文件，然后双击该文件。件。u要打开最近编辑过的文档，可以单击要打开最近编辑过的文档，可以单击“开始开始”按钮，选按钮，选择择“我最近的文档我最近的文档”菜单列表中的菜单列表中的Word文档。文档。u要在要在Word 2007中打开最近编辑过的文档，可首先启动中打开最近编辑过的文档，可首先启动Word 2007，然后单击，然后单击“Office按钮按钮”，在弹出列表右侧，在弹出列表右侧的的“最近使用的文档最近使用的文档”列表区中选择所需的文档。列表区中选择所需的文档。u如果希望打开任意文档，可在启动如果希望打开任意文档，可在启动Word 2007后，单击后，单
30、击“Office按钮按钮”，在弹出的列表中选择，在弹出的列表中选择“打开打开”选项，或选项，或按【按【Ctrl+O】组合键，此时系统都会打开】组合键，此时系统都会打开“打开打开”对话对话框。选择希望打开的框。选择希望打开的Word文档，然后单击文档，然后单击“打开打开”按钮。按钮。4.3.4 新建文档新建文档 单击单击“Office按钮按钮”，在弹出的列表中选择，在弹出的列表中选择“新建新建”选选项，打开项，打开“新建文档新建文档”对话框，在左侧的列表中选择对话框，在左侧的列表中选择“空空白文档和最近使用的文档白文档和最近使用的文档”项，在中间的列表区中选择项，在中间的列表区中选择“空白文档空
31、白文档”选项，单击选项，单击“创建创建”按钮，此时将创建一个按钮，此时将创建一个空白文档。空白文档。在在“新建文档新建文档”对话框左侧的列表中选择对话框左侧的列表中选择“已安装的已安装的模板模板”选项，在中间的列表区中选择所需的选项，单击选项，在中间的列表区中选择所需的选项，单击“创建创建”按钮，即可方便地创建符合标准的传真、报告、按钮，即可方便地创建符合标准的传真、报告、信函及简历等。信函及简历等。4.4 文档编辑方法和技巧文档编辑方法和技巧 文档编辑操作主要包括内容的查找和替换，文字的文档编辑操作主要包括内容的查找和替换，文字的增删改、移动和复制。增删改、移动和复制。4.4.1 查找与替换
32、查找与替换 1查找查找 确定查找的位置，打开确定查找的位置，打开“查找和替查找和替换换”对话框，在对话框，在“查找内容查找内容”编辑框中编辑框中输入需要查找的内容，单击输入需要查找的内容，单击“查找下一查找下一处处”按钮，系统将从插入点开始查找，按钮，系统将从插入点开始查找，然后停在第一次出现文字的位置，查找然后停在第一次出现文字的位置，查找到的内容会呈蓝色底纹显示到的内容会呈蓝色底纹显示，继续单，继续单击击“查找下一处查找下一处”按钮，系统将继续查按钮，系统将继续查找相关的内容。查找完毕后，会出现一找相关的内容。查找完毕后，会出现一个提示对话框。单击个提示对话框。单击“确定确定”按钮，结按钮
33、，结束查找操作，然后关闭对话框。束查找操作，然后关闭对话框。2替换替换 打开打开“查找和替换查找和替换”对话框，分别在对话框，分别在“查找内容查找内容”编编辑框中输入要查找的内容和辑框中输入要查找的内容和“替换为替换为”编辑框中输入替换为编辑框中输入替换为的内容，然后单击的内容，然后单击“替换替换”或或“查找下一处查找下一处”按钮，系统将按钮，系统将自插入点开始查找，然后停在第一次出现文字的位置。单击自插入点开始查找，然后停在第一次出现文字的位置。单击“全部替换全部替换”按钮，文档中的全部查找的内容都被替换为替按钮，文档中的全部查找的内容都被替换为替换的内容。替换完成后，在显示的提示对话框中单
34、击换的内容。替换完成后，在显示的提示对话框中单击“确定确定”按钮。按钮。4.4.2 文本选择方法文本选择方法 u使用鼠标拖动选择区域。使用鼠标拖动选择区域。u将鼠标指针移至文档的左侧，当鼠标指针呈将鼠标指针移至文档的左侧，当鼠标指针呈 形状时，按形状时，按下鼠标左键，向上或向下拖动鼠标，可选择若干连续行。下鼠标左键，向上或向下拖动鼠标，可选择若干连续行。其他选择方法如下所示。其他选择方法如下所示。4.4.3 文本删除、移动和复制文本删除、移动和复制 选中要删除的内容，然后再按【选中要删除的内容，然后再按【Backspace】或【】或【Del】键，或者按【键，或者按【Ctrl+X】组合键，将所选
35、内容剪切掉。】组合键，将所选内容剪切掉。在同一个文档中进行短距离的复制或移动操作时，可在同一个文档中进行短距离的复制或移动操作时，可使用拖动方法。使用拖动方法。如果要在不同文档之间复制内容，或者虽然在同一文如果要在不同文档之间复制内容，或者虽然在同一文档中，但源位置和目标位置距离较远，此时必须借助剪贴档中，但源位置和目标位置距离较远，此时必须借助剪贴板才能进行。板才能进行。4.4.4 操作的撤销、恢复和重复操作的撤销、恢复和重复 1撤销操作撤销操作 要撤销最后一步执行的操作，可单击快速访问工具栏中要撤销最后一步执行的操作，可单击快速访问工具栏中的的“撤销撤销”按钮按钮 ，如下左图所示，如下左图
36、所示，或按【或按【Ctrl+Z】组合键。】组合键。如果希望撤销以前执行的多步操作，重复单击快速访问工如果希望撤销以前执行的多步操作，重复单击快速访问工具栏中的具栏中的“撤销撤销”按钮，或连续按【按钮，或连续按【Ctrl+Z】组合键。还可】组合键。还可单击快速访问工具栏单击快速访问工具栏“撤销撤销”按钮右侧的按钮，打开历史操按钮右侧的按钮，打开历史操作列表，在其中自上至下移动鼠标指针，选中希望撤销的操作列表，在其中自上至下移动鼠标指针，选中希望撤销的操作，然后在最后一项希望撤销的操作上单击，如下右图所示作，然后在最后一项希望撤销的操作上单击，如下右图所示。2恢复操作恢复操作 执行完撤销操作后，如
37、果又想恢复被撤销的操作，可执行完撤销操作后，如果又想恢复被撤销的操作，可单击快速访问工具栏中的单击快速访问工具栏中的“恢复恢复”按钮按钮 ，或按【或按【Ctrl+Y】组合键。同样，要想恢复多步被撤销操作，可重复单击组合键。同样，要想恢复多步被撤销操作，可重复单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“恢复恢复”按钮按钮 。3重复操作重复操作 若在编辑文档时执行了可以被重复的操作，快速访若在编辑文档时执行了可以被重复的操作，快速访问工具栏中的问工具栏中的“重复重复”按钮按钮 就会显示出来，单击该按就会显示出来，单击该按钮，可重复执行该操作。钮，可重复执行该操作。该按钮的具体名称会随操作变化，有时叫“重
38、复键入”，有时叫“重复字体颜色”5.1 设置字符格式设置字符格式 要设置字符格式，应首先选中文本，然后再利用要设置字符格式，应首先选中文本，然后再利用“开始开始”选项卡选项卡“字体字体”组中的相关工具，或单击组中的相关工具，或单击“字字体体”组右下角的对话框启动器按钮，在打开的组右下角的对话框启动器按钮，在打开的“字体字体”对话框中进行设置。对话框中进行设置。5.2 设置段落格式设置段落格式 要设置段落格式，可直接将光标定位选定段落，然后要设置段落格式，可直接将光标定位选定段落，然后再进行格式设置。要同时为多个段落设置格式，则应首先再进行格式设置。要同时为多个段落设置格式，则应首先选定这些段落
39、，然后再进行段落格式设置。选定这些段落，然后再进行段落格式设置。5.2.1 利用标尺调整段落缩进利用标尺调整段落缩进 5.2.2 利用对齐工具设置段落对齐方式利用对齐工具设置段落对齐方式 5.2.3 利用利用“段落段落”对话框精确设置段落格式对话框精确设置段落格式 5.3 设置边框和底纹设置边框和底纹 利用利用“边框和底纹边框和底纹”命令，可以给选中的段落添加各命令，可以给选中的段落添加各种样式的边框和底纹。种样式的边框和底纹。5.4 项目符号和编号项目符号和编号 利用利用“段落段落”组中的组中的“项目符号项目符号”按钮按钮 和和“编号编号”按按钮钮 ，是为选中段落添加项目符号或编号的最简便方
40、法。，是为选中段落添加项目符号或编号的最简便方法。如果不满意默认的项目符号格式，可单击如果不满意默认的项目符号格式，可单击“段落段落”组中组中“项目符号项目符号”按钮右侧的三角按钮，在弹出的列表按钮右侧的三角按钮，在弹出的列表中进行选择，或单击其下方的中进行选择，或单击其下方的“定义新项目符号定义新项目符号”选项，选项，在打开的在打开的“定义新项目符号定义新项目符号”对话框中进行设置。对话框中进行设置。要修改编号样式，可单击要修改编号样式，可单击“段落段落”组中组中“编号编号”按钮按钮右侧的三角按钮，在弹出的列表中进行选择，或单击其下右侧的三角按钮，在弹出的列表中进行选择，或单击其下方的方的“
41、定义新编号定义新编号”选项，在打开的选项，在打开的“定义新编号格式定义新编号格式”对话框中进行设置。对话框中进行设置。5.5 首字下沉首字下沉 要设置首字下沉，可首先将插入点定位在要设置首字下要设置首字下沉，可首先将插入点定位在要设置首字下沉的段落（通常是一篇文档的第一段），然后单击沉的段落（通常是一篇文档的第一段），然后单击“插入插入”选项卡选项卡“文本文本”组中的组中的“首字下沉首字下沉”按钮，在打开的列表中按钮，在打开的列表中选择首字下沉选项，如选择首字下沉选项，如“下沉下沉”，如左图所示。单击列表底，如左图所示。单击列表底部的部的“首字下沉选项首字下沉选项”项，打开项，打开“首字下沉首
42、字下沉”对话框，可对对话框，可对首字下沉进行详细设置，如设置下沉字体、行数和距正文的首字下沉进行详细设置，如设置下沉字体、行数和距正文的距离。距离。5.6 复制格式和使用样式复制格式和使用样式 5.6.1 使用使用“格式刷格式刷”工具工具 选中希望复制格式的文本或段落，选中希望复制格式的文本或段落，“剪贴板剪贴板”组中组中的的“格式刷格式刷”工具工具 ，选中希望应用格式的文本或段落，选中希望应用格式的文本或段落，释放鼠标即可。释放鼠标即可。5.6.2 样式入门样式入门 样式是一系列格式的集合。样式是一系列格式的集合。当新建一个空白文档时，当新建一个空白文档时，系统自动提供了系统自动提供了“正文
43、正文”、“标题标题1”、“标题标题2”、“标标题题”等样式。等样式。5.6.3 样式类型样式类型 样式分为字符样式和段落样样式分为字符样式和段落样式。打开式。打开“样式样式”任务窗格，可任务窗格，可看到段落样式旁有一个段落标记看到段落样式旁有一个段落标记“”，字符样式旁有字符图，字符样式旁有字符图标标“”，要查看样式设置信，要查看样式设置信息，只需将鼠标指针指向息，只需将鼠标指针指向“样式样式和格式和格式”任务窗格中的样式任务窗格中的样式。5.6.4 使用样式使用样式 对于段落样式，可首先将插入点定位在该段落，然后对于段落样式，可首先将插入点定位在该段落，然后从从“样式样式”组的组的“样式样式
44、”列表中选择样式，或者在列表中选择样式，或者在“样式样式”任务窗格中单击选择样式即可。任务窗格中单击选择样式即可。对于字符样式，应首先选中要应用样式的字符，然后对于字符样式，应首先选中要应用样式的字符，然后再利用再利用“样式样式”列表或列表或“样式样式”任务窗格选择样式即可。任务窗格选择样式即可。5.6.5 创建和修改样式创建和修改样式 打开打开“样式样式”任务窗格，单击窗格左下角的任务窗格，单击窗格左下角的“新建样式新建样式”按钮按钮 ，打开打开“根据格式设置创建新样式根据格式设置创建新样式”对话框，在对话框，在“名称名称”框中键入新样式框中键入新样式的名称，在的名称，在“样式类型样式类型”
45、列表框中选中样式类型，在列表框中选中样式类型，在“样式基准样式基准”下拉下拉框中选择一个可作为创建基准的样式，在框中选择一个可作为创建基准的样式，在“后续段落样式后续段落样式”下拉列表框下拉列表框中为应用该样式段落后面的段落设置一个缺省样式，单击中为应用该样式段落后面的段落设置一个缺省样式，单击“格式格式”按钮，按钮，在展开的列表中选择在展开的列表中选择“字体字体”项，在打开的对话框中进行设置并确定，项，在打开的对话框中进行设置并确定，再次单击再次单击“格式格式”按钮，在打开的列表中选择按钮，在打开的列表中选择“段落段落”，在，在“段落段落”对对话框进行设置并确定，单击话框进行设置并确定，单击
46、“确定确定”按钮关闭对话框，即可创建一个新按钮关闭对话框，即可创建一个新样式。样式。要修改样式，可在要修改样式，可在“样式样式”任务窗格中右击样式名任务窗格中右击样式名称，在弹出的列表中选择称，在弹出的列表中选择“修改修改”项，此时会打开项，此时会打开“根根据格式设置创建新样式据格式设置创建新样式”对话框，在其中对样式进行修对话框，在其中对样式进行修改即可。改即可。5.7 页面设置页面设置 5.7.1 设置页面设置页面 要设置页面，可首先打开文档，然后单击要设置页面，可首先打开文档，然后单击“页面布局页面布局”选项卡，在选项卡，在“页面设置页面设置”组中进行设置。组中进行设置。也可以在也可以在
47、“页面设置页面设置”对话框进行设置。对话框进行设置。5.7.2 分页与分节分页与分节 首先定位插入点，然后单击首先定位插入点，然后单击“页面布局页面布局”选项卡，在选项卡，在“页面设置页面设置”组中单击组中单击“分隔符分隔符”按钮，在打开的列表中按钮，在打开的列表中选择选择“分页符分页符”选项，可对文档进行分页。选项，可对文档进行分页。要对文档进行分节，可首先定位要对文档进行分节，可首先定位要分节的插入点，然后在要分节的插入点，然后在“分隔符分隔符”列表中选择一种分节符类型即可。列表中选择一种分节符类型即可。5.7.3 设置分栏设置分栏 1使用使用“分栏分栏”按钮按钮 设置等宽栏设置等宽栏 选
48、中要进行分栏的文本。如果不选中文本，表示对整选中要进行分栏的文本。如果不选中文本，表示对整篇文档进行分栏，单击篇文档进行分栏，单击“页面布局页面布局”选项卡选项卡“页面设置页面设置”组中的组中的“分栏分栏”按钮，在展开的列表中选择一种分栏方式。按钮，在展开的列表中选择一种分栏方式。2使用使用“分栏分栏”命令设置分栏命令设置分栏 3设置通栏标题设置通栏标题 通栏标题就是跨越多栏的标题。设置通栏标题的方通栏标题就是跨越多栏的标题。设置通栏标题的方法有多种，用户可以先将标题设置为单栏，然后再对其法有多种，用户可以先将标题设置为单栏，然后再对其后的文本进行分栏。或者选中位于已分栏区域的标题，后的文本进
49、行分栏。或者选中位于已分栏区域的标题，然后将其设置为单栏。然后将其设置为单栏。4设置等长栏设置等长栏 将插入符置于要设置等长栏的结尾位置，在将插入符置于要设置等长栏的结尾位置，在“分隔分隔符符”列表中选择列表中选择“连续连续”类型。类型。5.7.4 设置页眉与页脚设置页眉与页脚 1添加页眉和页脚添加页眉和页脚 打开文档，单击打开文档，单击“插入插入”选项卡上选项卡上“页眉和页脚页眉和页脚”组组中的中的“页眉页眉”按钮，在展开按钮，在展开的列表中选择页眉样式，输的列表中选择页眉样式，输入页眉文本。单击入页眉文本。单击“导航导航”组中的组中的“转至页脚转至页脚”按钮，按钮，单击单击“页眉和页脚工具
50、页眉和页脚工具 设计设计”选项卡上的选项卡上的“页脚页脚”按钮，按钮，在展开的列表中选择页脚样在展开的列表中选择页脚样式，然后输入页脚文本，最式，然后输入页脚文本，最后退出页眉和页脚编辑状态。后退出页眉和页脚编辑状态。2修改与删除页眉和页脚修改与删除页眉和页脚 若要修改页眉和页脚内容，在页眉或页脚位置双击若要修改页眉和页脚内容，在页眉或页脚位置双击鼠标，进入页眉和页脚编辑状态进行编辑修改即可。若鼠标，进入页眉和页脚编辑状态进行编辑修改即可。若要更改页眉或页脚样式，可分别在要更改页眉或页脚样式，可分别在“页眉页眉”或或“页脚页脚”列表中重新选择一种样式，则整个文档的页眉或页脚都列表中重新选择一种
