1、电子邮件写作电子邮件写作Copyrights Zhuang,Jing 为什么要写邮件？写邮件时最困难的事情是什么？平常工作时最常写的是什么邮件？提纲提纲 电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语目的目的结构结构内容内容中文中文English日本语日本语DeutschFranaise#%提纲提纲 电子邮件的目的电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语电子邮件的目的电子邮件的目的 电子邮件可以用来帮助发件人达成以下目的提出要求/指示传递相关信息作出解释说明 不要事事都用邮件解决 发送给正确的人TO 需要针对邮件
2、采取行动的人CC 需要知情的人或是可能有帮助的人 写作中始终记得自己的目的 对事，不对人提纲提纲 电子邮件的目的 电子邮件的结构电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语电子邮件的结构电子邮件的结构 电子邮件的结构服务于电子邮件的目的 对各种观点观点进行分组分组 向读者灌输思想观点最有效的途径是自上而下自上而下式 使用“金字塔原理金字塔原理”写作 同样的内容+不同的结构=不同的含义电子邮件的结构电子邮件的结构 分组分组 狗、猫、大象、龙、恐龙、老虎 十二生肖 狗 老虎 龙 非十二生肖 猫 大象 恐龙 现在存在 狗 猫 大象 老虎 现在不存在 龙 恐龙 可以家养 狗 猫
3、 通常不可家养 大象 龙 恐龙 老虎 合适的分组可以让收件人所看到的事物和你想要告诉他们的保持一致电子邮件的结构电子邮件的结构 自上而下自上而下 电子邮件不是文学作品 自上而下是一种给定的逻辑联系 跳跃会造成信息缺失 一 二 三；总 分 总电子邮件的结构电子邮件的结构 金字塔原理金字塔原理 金字塔中的观点遵循三个原则每一层次的观点必须是低一层次观点的概括每一组的观点必须在逻辑上属于同一范畴每一组的观点必须符合逻辑顺序 常用逻辑顺序演绎顺序：按演绎推理组织内容因果顺序：按因果关系组织重要性顺序：按重要程度组织 条理清晰的关键，是把你的观点组织成金字塔结构，然后按照组织好的结构下笔提纲提纲 电子邮
4、件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语电子邮件的内容电子邮件的内容 电子邮件的内容最终也服务于电子邮件的目的 清晰的标题 恰当的主体 有头有尾电子邮件的内容电子邮件的内容 标题标题 标题必须是邮件所谈论的事情 转发前检查标题 标题可以是邮件核心思想的浓缩 标题长短合适，可以省略不必要的词语 一个邮件最好只有一个或一类主题电子邮件的内容电子邮件的内容 主体主体 主体的内容详细程度取决于收件人不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同有些指代要清楚，不用不常用的缩写 主体的内容详细程度取决于主题情境的事态资源是否充足立场是否一致资源充足资源充足
5、资源不充足资源不充足立场一致立场一致立场不一致立场不一致简单罗列事实通知即可是否有必要向上汇报强调共同利益说明不良后果罗列问题给出解决方案电子邮件的内容电子邮件的内容 主体主体 最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的 邮件主体里不可缺少的三个部分 如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息 我希望对方采取哪些行动措施 我需要对方什么时候给予回复电子邮件的内容电子邮件的内容 主体主体 行文时的注意事项 明确简洁 不要模棱两可 避免使用复杂的句子 清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致 换位思考 强调对方利益 可以强硬地表达立场，但最好不要使用责难、挖苦对方的语气 慎用大
6、写字母、红色字体和感叹号电子邮件的内容电子邮件的内容 开头和结尾开头和结尾 建议不要省略问候语 建议在首句和对方寒暄一下 建议在结束部分积极展望一下双方未来的合作 请使用公司要求的标准签名格式和缩略格式提纲提纲 电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语电子邮件的典型类型电子邮件的典型类型 提出要求/指示基本涵盖日常的工作邮件 传递相关信息会议纪要转发通知 作出解释说明案例描述分析报告电子邮件的典型类型电子邮件的典型类型要求要求/指示指示 日常工作最常用的邮件 建议和特定联系人约定特定标题、格式 不易出错 方便整理 关键信息尽可能详细
7、 时间 数量 注意用语礼貌电子邮件的典型类型电子邮件的典型类型传递信息传递信息 会议纪要To Do List 有逻辑顺序Open Issues 列明所需资源Deadline&Responsible person 转发通知F.Y.I.?只转发给需要的人转发一串长长的讨论时，不妨自己总结一下规避潜在风险电子邮件的典型类型电子邮件的典型类型解释说明解释说明 案例描述 情景、冲突、问题、解决方案（建议）标准式：情境冲突、问题解决方案 突出忧虑式：冲突、问题情境解决方案 突出信心式：问题情境、冲突解决方案 分析报告 开篇点明主题 清晰划定报告范围 对主要发现进行摘要 以结论和建议措施结尾提纲提纲 电子邮
8、件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语电子邮件中的英语电子邮件中的英语电子邮件中的英语 开篇Thanks for+名词/动名词I am writing to+动词How is going on?结语Thank you and waiting for your reply/comments.Thank you and hope we can get it done together.Thank you and hope the situation can get better soon.电子邮件中的英语电子邮件中的英语 询问进度Im a little co
9、ncerned about+名词/动名词Is everything on schedule?What is current situation for+名词/动名词 回复进度Everything is going well.We have a slight/serious problem with+名词电子邮件中的英语电子邮件中的英语 提出建议I propose/suggest that we can/should+动词How about+动名词 在建议后给出原因For one thing,+原因On reason is that+原因 回复建议In my opinion,it is(not)
10、a good idea.I am not sure about this suggestion,can I get back to you later?电子邮件中的英语电子邮件中的英语 表示遗憾I am sorry,but+从句Unfortunately,+从句 表示高兴It is my pleasure to+动词We are pleased to+动词电子邮件中的英语电子邮件中的英语 表示要求Please kindly+动词Could you pls+动词Would it be possible for you to+动词 表示确认/根据As 主语 mentioned,+从句As we d
11、iscussed,+从句电子邮件中的英语电子邮件中的英语 连接词追加：and,also,in addition,moreover转折：but,however,still,yet,in contrast比较：similarly,in the same way,likewise因果：because,due to,so,therefore顺序：first.next,then,after that,finally总结：to summarize,in summary举例：for example,for instance强调：especially,in particular,I would like to
12、 emphasize参照：as above,as below,as following电子邮件中的英语电子邮件中的英语 灵活运用不同人称代词不要使用You直接作为句子的开始使用We可以强调集体的努力和拉近距离对于没有十足把握的观点尽量使用I 灵活运用主动态/被动态 不论主动态或被动态，主语总是被突出的 多用主动态表现出主动积极 We have got it done.It is done.传达不好的消息时多用被动态 We did not approve your application Your application was not approved有用的建议有用的建议 重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件 重要的邮件发出之前再读一遍，正文和附件中的关键数据再核对一遍 如果觉得自己邮件措辞过于激烈，不妨写好后先不发，心情平复后重新读一遍，改一遍 非必要情况不要发过大的附件（5M），如果附件较大，请压缩后发送 看到别人写得比较好的邮件可以摘录其中的句子以后使用书目推荐书目推荐 金字塔原理 美巴巴拉明托 商务电子邮件写作大全 韩Kevin Kyung
