1、第一章：建立业务关系How to establish business relations?Main contentsl1.出口交易之前的各项准备工作 l2.寻找进口商的方法l3.建立业务关系的途径Preparation:l1.1.对国际市场的调查研究与出口营销对国际市场的调查研究与出口营销l2.2.落实货源、制定出口商品的生产（收购）计划落实货源、制定出口商品的生产（收购）计划l3.3.制定出口商品经营方案制定出口商品经营方案l l4.4.选定客户和建立业务关系选定客户和建立业务关系l l5.5.开展出口促销活动开展出口促销活动 Methodsl资料分析法 l-指通过分析各种资料（统计资料、
2、名录类资料和报章类资料等）来寻找进口商的方法；l-海关统计资料,行业协会或商会的统计资料,口岸,码头及船公司的统计资料等等;METHODSl一般性方法：l1.自我介绍l2.请国外银行介绍进口商l3.请国内外的贸易促进机构或友好协会介绍客户，如我国的贸促会l4.请我驻外使馆商务处或外国驻华使馆介绍合作对象。l5.通过参加国内外展览会、交易会建立关系l6.利用国内外的专业咨询公司介绍进口商METHODSl搜寻网站搜寻网站l1.1.通过网络寻找直接生产商（可能采通过网络寻找直接生产商（可能采购我们的产品）购我们的产品）l2.2.通过网络寻找进口销售商通过网络寻找进口销售商 搜寻网站l大型的搜索引擎。
3、如：大型的搜索引擎。如：yahooyahoo，googlegoogle，excite excite 等，一般用等，一般用关键词搜索；注意不要固定用几个搜索引擎，同样的关关键词搜索；注意不要固定用几个搜索引擎，同样的关键词在不同的引擎上搜索的结果不同。键词在不同的引擎上搜索的结果不同。要尽可能使用目要尽可能使用目标国本土的搜索引擎标国本土的搜索引擎l该行业的行业网。每个行业几乎都有行业网站，一般会该行业的行业网。每个行业几乎都有行业网站，一般会在这些网页上看到会员列表和相关链接在这些网页上看到会员列表和相关链接l通过大型的搜索引擎找到目标国（或全世界）的黄页网通过大型的搜索引擎找到目标国（或全世
4、界）的黄页网站和工商企业目录站和工商企业目录l大型的公司数据库。如美国的大型的公司数据库。如美国的THOMPSONTHOMPSON网等网等lB2BB2B网站，很多网站，很多B2BB2B网上有生产商的信息网上有生产商的信息l名录网站名录网站名录网站名录网站 国际贸易平台国际贸易平台 国际搜索引擎国际搜索引擎CHANNELS AND WAYSl在找到潜在的交易对象的公司名称和联在找到潜在的交易对象的公司名称和联系方法后，可以通过两种基本途径与其系方法后，可以通过两种基本途径与其建立关系：建立关系：l1.1.派出代表到目标市场去和交易对象进行派出代表到目标市场去和交易对象进行面对面的联系；面对面的联
5、系；-成本高，较盲目成本高，较盲目l2.2.通过函电或发送资料建立联系通过函电或发送资料建立联系-随着随着现代通信科技的发展，已成为最快捷、最现代通信科技的发展，已成为最快捷、最节省的方式节省的方式Business Lettersl建立业务关系的信函一般应包括以下内容：建立业务关系的信函一般应包括以下内容：l1.1.信息来源：即如何取得对方的资料信息来源：即如何取得对方的资料l2.2.致函目的致函目的l3.3.公司概述公司概述lA.A.经营范围：主要介绍经营那些产品或提供那些服务；经营范围：主要介绍经营那些产品或提供那些服务；lB.B.经营方式：如一般贸易、转口贸易、来料来件加工装经营方式：如
6、一般贸易、转口贸易、来料来件加工装配、进料加工、代理、独家代理等配、进料加工、代理、独家代理等lC.C.经营实力：如经营历史、资金资本状况、市场竞争力、经营实力：如经营历史、资金资本状况、市场竞争力、其他优势等其他优势等l4.4.产品介绍产品介绍l当明确对方需求时，宜选择某类特定产品进当明确对方需求时，宜选择某类特定产品进行具体的推荐；行具体的推荐；l当不明确对方需求时，宜对企业产品整体情当不明确对方需求时，宜对企业产品整体情况做笼统介绍况做笼统介绍 （可能的情况下，附上商品目（可能的情况下，附上商品目录、报价单或另寄样品供对方参考）录、报价单或另寄样品供对方参考）l5.5.激励性结尾激励性结
7、尾Sourcel1.We learned from the that you are interested in l2.Mr.has recommended you to us as a leading importer inl3.We have obtained your name and address from the l4.Our market survey showed that you are the largest importer ofObjectl1.In order to expand our products intowe are writing to you to se
8、ek cooperation possibilities.l2.We are writing to you to establish long-term trade relations with you.l3.We wish to express our desire to enter into business relationship with you.Introduction of company and productsn1.We are a leading company with many years experience inn2.We enjoy a good reputati
9、on internationally in the circle of n3.We have a good variety ofn4.Our products are enjoying popularity inn5.To give you a general idea of our products,we are enclosing our catalogue for your reference.Endingl1.Your comments on our products or any information on your market demand will be really app
10、reciated.l2.We are looking forward to your specific inquiries.l3.We are looking forward to your favorable reply.Your letter must bel-Clearl-Completel-Concisel-Courteousl-CorrectNotesl1.1.有些人喜欢在信中回顾前信所述，这有些人喜欢在信中回顾前信所述，这是一个很坏的习惯。尤其是回答信件，是一个很坏的习惯。尤其是回答信件，更不要复述来信所述，因为对方怎么会更不要复述来信所述，因为对方怎么会不知道他所写的信，或以前的
11、双方通信不知道他所写的信，或以前的双方通信内容。如果他真的忘记了，他自然会去内容。如果他真的忘记了，他自然会去翻阅。翻阅。Notesl2.2.尽量减少和免除信中不必要的词句。如：尽量减少和免除信中不必要的词句。如：absolutely necessaryabsolutely necessary（绝对需要），需要就（绝对需要），需要就是需要，是需要，necessarynecessary就足够了，何需就足够了，何需absolutelyabsolutely（绝对）。又如，（绝对）。又如，missent in error,missent in error,寄错了就寄错了，加上寄错了就寄错了，加上in
12、errorin error是多余的。是多余的。l3.3.用动词来代替片语。如果你需要写用动词来代替片语。如果你需要写reached a decisionreached a decision，不如直接写，不如直接写decided decided。又如用又如用presentpresent代替代替make a presentationmake a presentation。Notesl段落简单，每段一个要点，要点写在段段落简单，每段一个要点，要点写在段落的第一句。落的第一句。l如果你在信中所提及的各项事情是可以如果你在信中所提及的各项事情是可以用表列出的话，最好就用表列出，否则用表列出的话，最好就用
13、表列出，否则也无妨逐点逐点一、二、三、四也无妨逐点逐点一、二、三、四，来列出表达。来列出表达。Notesl最后一点，下笔时如讲话般，首先不要拘泥于最后一点，下笔时如讲话般，首先不要拘泥于文笔，用词，就把写信当做跟对方讲话一样，文笔，用词，就把写信当做跟对方讲话一样，只不过不是用嘴巴来讲，而是用笔来讲，这样只不过不是用嘴巴来讲，而是用笔来讲，这样自然会流畅得多。自然会流畅得多。当然写之前你自己必须清楚当然写之前你自己必须清楚你准备要表达的内容要点，你准备要表达的内容要点，就好象你要见对方就好象你要见对方之前也须有所准备要说什么一样。写完之后还之前也须有所准备要说什么一样。写完之后还要重复看看有没
14、有前述的问题。记着，一封写要重复看看有没有前述的问题。记着，一封写得好的信，才可以有可能达到你写这封信的目得好的信，才可以有可能达到你写这封信的目的，否则只是徒费你的心机和对方的精力；更的，否则只是徒费你的心机和对方的精力；更重要的是你的心机，因为对方看你写得不好，重要的是你的心机，因为对方看你写得不好，便没心情看而把信扔掉便没心情看而把信扔掉 Notesl减少和免除不必要的字句，例如：减少和免除不必要的字句，例如：It is It is believed that the sum of$100,000 should be believed that the sum of$100,000 sh
15、ould be spent spent in the interest ofin the interest of this program.this program.（为了这（为了这项计划相信要花项计划相信要花1010万元。）句中底下划了万元。）句中底下划了线的都属多余，如果我们这样写：线的都属多余，如果我们这样写：We We should spend$100,000 on the programshould spend$100,000 on the program，这就，这就更直接，省掉了足足十个字。更直接，省掉了足足十个字。Notesl另一个原则，如果有两个用词或词组，其一为另一个原则，如
16、果有两个用词或词组，其一为你所熟悉的，另一为你所不熟悉的，有时间当你所熟悉的，另一为你所不熟悉的，有时间当然可以翻阅词典弄清含义，也许本来不太熟悉然可以翻阅词典弄清含义，也许本来不太熟悉的词更贴切合用，但时间有限的话，要用你所的词更贴切合用，但时间有限的话，要用你所熟悉的词或词组。同样道理，有两个用词，一熟悉的词或词组。同样道理，有两个用词，一长一短，用短的不用长的。长一短，用短的不用长的。l用短句，不用长句。一项研究指出，一般英文用短句，不用长句。一项研究指出，一般英文句子皆只在句子皆只在2020字之内，超过字之内，超过2020字则会令读者增字则会令读者增加理解困难。加理解困难。Golden
17、 Rules for writing letters and memos lPlan aheadlShort sentenceslOne paragraph one idealShort words easy understood lThink about your reader.Your reader商务英语信函的基本格式l信头信头 Headingl信内地址信内地址 Inside Addressl称呼称呼 Salutationl正文正文 Bodyl结尾套语结尾套语 Complimentary Closel签署签署 SignatureFormat of a Business Letter -H
18、eading-Date Inside Address Dear Sirs,-Y ours Faithfully,Signature 一一 缩行式缩行式(Indented format)封内地址和其他需封内地址和其他需要分行的地方的后要分行的地方的后一行一行,都比前一行都比前一行缩进二格或三格。缩进二格或三格。信的正文信的正文,每一段每一段的开始一行都缩进的开始一行都缩进若干格。若干格。Format of a Business Letter -Heading-Date Inside Address Dear Sirs,-Yours Faithfully,Signature 二二 平头式平头式(B
19、lock format)每一行都是从左边每一行都是从左边开始取齐开始取齐,成一垂直成一垂直线。线。Format of a Business Letter-Heading-Date Inside Address Dear Sirs,-Y ours Faithfully,Signature 三三 修正齐头式修正齐头式(The modified block format)前两种格式的混合前两种格式的混合体。体。(1)信的正文信的正文部分采用平头式部分采用平头式.(2)作者的地址、作者的地址、日期、结尾敬语及日期、结尾敬语及签名采用缩行式。签名采用缩行式。操作一操作一 建立业务关系建立业务关系l写建交
20、函（写建交函（Start LetterStart Letter）l语言：简洁语言：简洁l结构：完整结构：完整l内容：明晰内容：明晰l逻辑：严密逻辑：严密Structure of Start Letterl Source of informationl Purpose of writingl Company profile l Product introductionl A pushing endl治理事故隐患，确保安全生产。22.11.1822.11.18Friday,November 18,2022l增强质量意识，提高全员素质。19:21:0619:21:0619:2111/18/2022
21、7:21:06 PMl三心二意，扬鞭奋蹄，四面出击，勇争第一。22.11.1819:21:0619:21Nov-2218-Nov-22l质量不仅由生产者决定，更应由顾客决定。19:21:0619:21:0619:21Friday,November 18,2022l首件检验不马虎，制程作业无错误。22.11.1822.11.1819:21:0619:21:06November 18,2022l治病要早，除患要细。2022年11月18日下午7时21分22.11.1822.11.18l多看一眼安全保险，多防一步少出事故。2022年11月18日星期五下午7时21分6秒19:21:0622.11.18l
22、业务规划，重在管理，坚持不懈，永葆佳绩。2022年11月下午7时21分22.11.1819:21November 18,2022l遵守百次不如处置一次。2022年11月18日星期五19时21分6秒19:21:0618 November 2022l清扫：清除垃圾和脏污，并防止污染的发生。下午7时21分6秒下午7时21分19:21:0622.11.18l质量是企业的生命安全是职工的生命。22.11.1822.11.1819:2119:21:0619:21:06Nov-22l整理整顿天天做，清扫清洁时时行。2022年11月18日星期五19时21分6秒Friday,November 18,2022l令顾客愉快，他们才会做好，次次都做对。22.11.182022年11月18日星期五19时21分6秒22.11.18谢谢大家！谢谢大家！
