1、Access 2007 DBMS採購付款循環資料庫實作周國華屏東商業技術學院會計系2008/4/2智慧財產權聲明智慧財產權聲明 本文件係由周國華師獨自撰寫，除引用之概念屬於原文作者外，其餘文字及圖形內容之智慧財產權當然屬於周師獨有。任何機構或個人，在未取得周師同意前，得直接以本文件做為學校、研究機構、企業、會計師事務所、政府機關或財團法人機構舉辦教學或進修課程之教材，否則即屬侵權為。任何機構或個人，在未取得周師同意前，得在自編撰的教材中直接大引用本文件的內容。屬單頁內部分內容之引用，亦請註明出處。2屏東商業技術學院 周國華採購付款循環REA概念模式屏東商業技術學院 周國華3履行2參與4參與3進
2、貨付款存貨現金驗收人員出納人員供應商對偶參與5參與6參與9參與10存量-流量1存量-流量2採購人員參與2參與1採購單請購履行1提議保留2保留1存貨管理人員進貨退出出貨人員轉回存量-流量3參與7參與811邏輯資料模式 按前頁REA概念模式擬出銷售收款系統的邏輯資料模式，包含17個資料表如下(實底線代表主索引，虛底線代表外來鍵)：訪客記錄表(訪客編號,日期,開始時間,結束時間,地點,業務員編號,客戶編號)提議關係表(訪客編號,存貨編號,客戶反應)業務人員資料表(業務員編號,姓名,身份證字號,戶籍地址,出生日期,聯絡電話)客戶資料表(客戶編號,名稱,地址,聯絡電話,信用額度)存貨資料表(存貨編號,名
3、稱,衡量單位,標準成本,定價)銷貨訂單資料表(銷貨單編號,下單日期,指定交貨日,銷售總金額,營業稅,運費,訪客編號,業務員編號,客戶編號)保留2關係表(銷貨單編號,存貨編號,訂購數量,單位售價)履行2關係表(銷貨單編號,銷貨編號)屏東商業技術學院 周國華4 銷貨資料表(銷貨編號,日期,撿貨單編號,裝箱單編號,提單編號,出貨員編號,客戶編號,收款編號)存量-流量1關係表(銷貨編號,存貨編號,出貨數量,單位售價)出貨人員資料表(出貨員編號,姓名,身份證字號,戶籍地址,出生日期,聯絡電話)收款資料表(收款編號,日期,金額,現金帳編號,客戶編號,出納員編號)銷貨退回資料表(銷貨退回編號,日期,退貨金額
4、,驗收報告編號,貸項通知編號,銷貨編號,驗收員編號,客戶編號)存量-流量3關係表(銷貨退回編號,存貨編號,退貨數量,單位售價,貨品狀況,退貨原因)驗收人員資料表(驗收員編號,姓名,身份證字號,戶籍地址,出生日期,聯絡電話)現金帳資料表(現金帳編號,帳戶型態,銀行名稱)出納人員資料表(出納員編號,姓名,身份證字號,戶籍地址,出生日期,聯絡電話)屏東商業技術學院 周國華5建立資料表應注意事項 在完成概念資料模式(REA)及邏輯資料模式(資料表結構)後，即可按照邏輯模式內容在Access內建置資料表。資料表應逐份建立，並應注意每份資料表只能有一個自動編號欄位(通常是主索引)。若資料表內有外來鍵，且外
5、來鍵在其本身資料表內的格式為自動編號，則須將此外來鍵的格式設定為數字。關係資料表之複合主索引在實質上亦為外來鍵，若這些構成主索引的外來鍵在其本身資料表內的格式為自動編號，則須將這些複合主索引的格式設定為數字。按照邏輯模式在Access內建立完全部資料表後，應在資料庫工具索引標籤頁面選按資料庫關聯圖按鈕，將全部資料表顯示在工作頁面後，用滑鼠逐一將一方資料表的主索引拖曳至多方的對應外來鍵上，以建立關聯性。屏東商業技術學院 周國華6銷售收款循環資料表(Access 實體資料模式)7屏東商業技術學院 周國華資料庫關聯圖屏東商業技術學院 周國華8使用表單輸入資料 資料表(table)建立完成、並設定好關
6、聯性後，應進一步為各個資料表建立對應的表單(form)，以做為資料輸入的介面。為維護資料表的安全性，資料庫系統的建構者應盡可能避免一般使用者直接在資料表內進行資料編修作業。建立與資料表對應的表單，一方面可讓使用者透過較具親和力的介面來操作資料庫，另方面因表單只能逐筆增修資料，可避免使用者因一時大意或蓄意而造成整份資料表的毀損。透過資料表建立表單，可先選定特定資料表，然後選按建立索引標籤頁面的表單按鈕，Access即自動產生一份與該資料表對應的表單。經過適當的編修處理，即可使用該表單做為資料表內容的維護介面。若表單內容來自多個資料表，則可選按建立索引標籤頁面其他表單按鈕的表單精靈，透過精靈指引來
7、完成表單的製作。屏東商業技術學院 周國華9以表單整合系統 在為各個資料表建立好對應的表單後，應進一步建立整合性表單，以做為系統整合的介面。資料庫系統通常會設定一個開啟系統後的預設表單畫面，此畫面內包含系統簡介，以及各項功能按鈕。每個功能按鈕指向不同表單，故透過設定多個功能按鈕即可將各表單的功能整合在整合性表單畫面中。當系統漸趨複雜後，可設定多層次的整合性表單畫面，讓使用者在不同的整合性表單畫面之間轉換。欲建立整合性表單，應選按建立索引標籤頁面的空白表單按鈕，在設計檢視頁面中建立按鈕，並將按鈕設定成指向特定表單。在建立整合性表單後，可在特定功能表單內建立回主畫面按鈕，以方便使用者在特定功能表單與
8、整合性表單之間做轉換。屏東商業技術學院 周國華10起始畫面表單設定 為了讓資料庫開啟後能直接進入預設起始畫面，須進行以下設定：選按建立索引標籤頁面的巨集按鈕，在巨集編輯頁面的巨集指令欄中選擇OpenForm指令，然後在畫面下方巨集指令引數的表單名稱中，選擇做為系統預設開啟畫面的表單。此時，上方的引數欄中即出現該選定的表單名稱。將巨集存檔，名稱設定為AutoExec。此後，只要每次一開啟資料庫，就會自動進入預設的起始表單畫面。此處所謂資料庫係指由單一檔案所代表的資料庫而言，而非指開啟Access 2007資料庫軟體。屏東商業技術學院 周國華11表單：新增、檢視與更正 表單在開啟時，可預設其為新增
9、資料表單、檢視資料表單、資料更正表單(因此，同一來源資料表可產生多個對應表單)：新增表單：表單開啟時所有欄位內容均為空值，以供新增資料輸入用。設定方式：將屬性表中的選取類型設定為表單，將資料索引標籤內的資料輸入屬性改為是。並確定允許新增、允許刪除、允許編輯三個屬性的值均為是。檢視表單：表單開啟後預設顯示第一筆資料，可設定上一筆、下一筆按鈕以方便檢視。在檢視表單中不能進行新增、刪除或編輯動作。設定方式：將屬性表中的選取類型設定為表單，將資料索引標籤內的資料輸入、允許新增、允許刪除、允許編輯四個屬性的值均設定為否。資料更正表單：表單開啟後預設顯示第一筆資料，可設定上一筆、下一筆按鈕以搜尋欲更正之紀
10、錄。設定方式：將屬性表中的選取類型設定為表單，將資料索引標籤內的資料輸入設定為否，允許新增、允許刪除、允許編輯三個屬性的值均設定為是。屏東商業技術學院 周國華12單一表單畫面 以表單做為系統使用介面，可透過表單之間轉換的設定，讓螢幕上只呈現單一表單畫面，一方面可降低系統負荷，另方面可維持螢幕畫面的簡潔。設定方式：在每一個轉換表單畫面的按鈕中，增加一個巨集指令Close。順序：先Close目前表單，再OpenForm新的表單。注意：若以上兩個指令順序顛倒，系統會先開啟新表單、再關閉新表單，因此畫面上仍是原先的舊表單。解決方式：可在巨集編輯畫面中調整指令順序。或者，不更動順序，但在Close指令的
11、引數中先將物件類型選定為表單、再從物件名稱中選擇欲關閉的表單。屏東商業技術學院 周國華13起始畫面表單設定 為了讓資料庫開啟後能直接進入預設起始畫面，須進行以下設定：選按建立索引標籤頁面的巨集按鈕，在巨集編輯頁面的巨集指令欄中選擇OpenForm指令，然後在畫面下方巨集指令引數的表單名稱中，選擇做為系統預設開啟畫面的表單。此時，上方的引數欄中即出現該選定的表單名稱。將巨集存檔，名稱設定為AutoExec。此後，只要每次一開啟資料庫，就會自動進入預設的起始表單畫面。此處所謂資料庫係指由單一檔案所代表的資料庫而言，而非指開啟Access 2007資料庫軟體。屏東商業技術學院 周國華14起始畫面表單
12、設定 為了讓資料庫開啟後能直接進入預設起始畫面，須進行以下設定：選按建立索引標籤頁面的巨集按鈕，在巨集編輯頁面的巨集指令欄中選擇OpenForm指令，然後在畫面下方巨集指令引數的表單名稱中，選擇做為系統預設開啟畫面的表單。此時，上方的引數欄中即出現該選定的表單名稱。將巨集存檔，名稱設定為AutoExec。此後，只要每次一開啟資料庫，就會自動進入預設的起始表單畫面。此處所謂資料庫係指由單一檔案所代表的資料庫而言，而非指開啟Access 2007資料庫軟體。屏東商業技術學院 周國華15起始畫面表單設定 為了讓資料庫開啟後能直接進入預設起始畫面，須進行以下設定：選按建立索引標籤頁面的巨集按鈕，在巨集
13、編輯頁面的巨集指令欄中選擇OpenForm指令，然後在畫面下方巨集指令引數的表單名稱中，選擇做為系統預設開啟畫面的表單。此時，上方的引數欄中即出現該選定的表單名稱。將巨集存檔，名稱設定為AutoExec。此後，只要每次一開啟資料庫，就會自動進入預設的起始表單畫面。此處所謂資料庫係指由單一檔案所代表的資料庫而言，而非指開啟Access 2007資料庫軟體。屏東商業技術學院 周國華16起始畫面表單設定 為了讓資料庫開啟後能直接進入預設起始畫面，須進行以下設定：選按建立索引標籤頁面的巨集按鈕，在巨集編輯頁面的巨集指令欄中選擇OpenForm指令，然後在畫面下方巨集指令引數的表單名稱中，選擇做為系統預設開啟畫面的表單。此時，上方的引數欄中即出現該選定的表單名稱。將巨集存檔，名稱設定為AutoExec。此後，只要每次一開啟資料庫，就會自動進入預設的起始表單畫面。此處所謂資料庫係指由單一檔案所代表的資料庫而言，而非指開啟Access 2007資料庫軟體。屏東商業技術學院 周國華17屏東商業技術學院 周國華18
