1、管理沟通之会议沟通,苏玉 2015年6月16日,2,授课计划安排,3,4,二,传递必要的信息,收集和交换意见,制定发展的决策,解决现实的问题,一,三,四,为什么要开会？,解决争端或冲突,五,人类社会发展的产物（普遍）,有目的的集体活动,有组织的集体活动,一种集体活动形式,短时间聚集的集体活动,5,会议的五大模式,传递必要的信息,收集和交换意见,制定发展的决策,解决现实的问题,解决争端或冲突,6,令人讨厌深恶痛绝的会议,争吵无序,主线偏离,效率有度,会期无限,身曹心汉,7,开了个深恶痛绝的会议！,蔑视！ 做人怎么可以这样呢！ 一个比较重要的会议，由公司总经理和顾客代表机构的主任共同主持，整个技术
2、系统的人都来参加，还有公司各个部门的负责人，称之为公司验收联席会议，例行召开的，每季度一次，我是记录人，依据记录下发会议纪要！ 会上，由公司的技术副总经理汇报上一次顾客代表提案的完成情况。今天的验收领导可能不愉快，从会议的一开始就否定一切，不给公司的技术副总经理留一点尊严的指责，当着领导和下属的面，横扫他的威信！我在那记录，心里很不好受，讨厌这种不和谐气氛，以至于深恶痛绝！ 做人怎么可以这样！不管你是什么职位，你多有优越感，一定不要这样去伤害别人。可能，别人做的是不够，可能很不够，但是这是他的水平，你高高在上，是你的能力，但是不能用自身的能力和权力来衡量和指责不如你的人。,8,课程内容,组织和
3、参加会议,群体沟通的优缺点,会议沟通技巧与方法,9,如何解决这些问题？,10,群体沟通的优缺点：案例导入,某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略,案例背景,11,三种策略,第一组工人：采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限。,第二组工人：告诉有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程。,第三组工人：要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每
4、个成员全部参与，如同一个团队一样。,工艺流程改造,策略三,策略二,策略一,12,三种效果,13,一,二,四,三,参与程度不同,角色定位不同,情感归属不同,自我认知不同,为什么会结果迥异？,14,群体沟通合作优势,15,群体沟通两大优势,产生更多的承诺,参与产生理解,参与产生归属,参与产生信任,产生更多灵感,产生更大胆决策,实现价值创新结合,16,群体沟通四大缺点,17,如何解决这些问题？,18,影响因素框架,群体变量 群体规模 成员的个性和目标 身份和角色,可控因素 领导风格 群体的相互影响和角色定位,任务变量 任务的性质 任务要求 困难程度,环境变量 群体的自然位置 群体间的关系 群体的期望
5、,沟通结果 群体沟通效率 成员间关系满意度,19,会议的五大目的,信息传播,信息共享,决策制定,问题解决,动员激励,20,决定模式的五大要素,主体,时间,受众,沟通,顺序,谁发言?,他(她)对谁讲话?,发言多长时间？,与谁交谈?,其后会有谁发言?有几人?,21,会议沟通模式,个别人员支配模式,蜘蛛模式,海星模式,创新决策,紧急经验决策,紧急经验决策,22,选择相应的沟通策略,个别成员支配模式：阿米巴分工合作、密切合作 蜘蛛模式：尊重权威、全力配合、提供支持 蛛网模式：信息开放、无所限制，头脑风暴 倡导：摒弃个人成见和小集团意识,23,如何解决这些问题？,24,明确会议目的：确定任务变量,四项参
6、考指标确定会议主题 信息共享 动员激励 信息传播 问题解决和决策制定,25,选择会议时空外在环境变量,确定会议地点 确定会议时间,26,确定与会者构成群体变量,27,规模,28,与会者结构,同质性,竞争性,导向性,1.同质性和相异性的平衡 2.竞争性和合作性的平衡 3.结果导向和过程导向的平衡,三大平衡,29,与会者角色安排,主持者,参会者,会议秘书 记录员 服务员 翻译,角色安排,会务人员,会议成员,会议主席,30,会议控制,会议主席,31,会议主席的职责与技巧,会议控制 决定讨论主题； 明确讨论范围； 确保人们围绕主题依次发言； 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； 确保其他成员了解会
7、议进展情况。,促进讨论 发言机会均等 讨论把握方向 分组聚焦全面 提问明确具体,32,1. 会议主席角色,案例： 某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。 如果你是会议主席
8、，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?,33,会议主席的职责与技巧,促进讨论 讨，提问,处理不同意见 对争论双方或各方的观点加以澄清； 分析造成分歧的因素； 研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； 将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入； 若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。,作出决定,会议引导 识别主题/问题； 交换和开发建议； 评价不同方案； 选择行动计划（5W1H）。,34,主持者的基本技巧,常用的介绍方法： 自我介绍 互相介绍 主席介绍 名片介绍 会
9、议中可应用的技巧： 造成“我群感”（确定会议基调、控制沟通量、阻止占用时间行为）； 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类； 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标； 利用与会者的经验、专长； 对与会者的错误采取宽容态度。,35,与会者的责任与基本技巧,决定是否需要出席会议 准备（了解议程 准备问题） 准时与会、全情投入 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听，尊重他人 开放心态、支持他人， 确保公平参与 反对要有根据、言之有物 以能提高团队绩效的方式行事 会后总结,36,如何解决这些问题
10、？,37,会议的组织准备工作,1. 确定会议主题和目标 2. 制订会议计划 3. 制订会议议程 4. 发放会议通知 5. 会场布置安排 会场的选定 会场内设备的准备 会场的布置,38,制定会议计划限制主持和与会者,会议的四个阶段 开始阶段 讨论或报告阶段 总结阶段 结束阶段 十大法则,39,会议议程,会议议程的目的 有利于达到会议目的 提高会议效率 使每一个与会者聚精会神 由会议主席组织制定会议议程 会议举行前将讨论事务内容和顺序做出决定 有讨论的事务需要的支撑材料 表明会议时间、地点、目的、议题及顺序 提前一周至两三天发放,40,会议议程技巧,区分议题并加以控制、调解（将使会议团结一致，或分
11、裂会议），合理排序 把需要创造性和投入大量精力的议题前置 整个会议持续时间不超过两小时（间歇） 会议议程议题应清楚明确，慎用其他事务,41,会议议程实例,M计算机公司 一号项目检查会议 日期：2015年6月16日，星期二 时间：下午2:003:45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程 1公司第四季度销售情况； 2上次会议记录； 3上次会议记录中提出的问题； 4关于CPU进展报告； 5关于Case设计进展报告； 6关于软件进展报告； 7下次会议日期、时间、地点。 附件 1软件进展报告，第7号； 2Case设计进展报告，第2号； 3关于软件问题的短文。,42,会议记录,目
12、的 备案资料（法庭审讯） 提供证据（董事大会） 防止争议（股东大会） 信息内容 会议本身信息：名称、日期、时间、地点 会议主体信息：主办者、出席人员、缺席人员 会议程序信息：会议过程、主要发言、决议 会议后续信息：下次会议时间、地点,43,会议记录实例,M计算机公司一号项目第6次检查会议纪录 时间:2015年6月12日(星期五) 下午2:30开始，4:10结束。 地点：B大厦第二会议室举行。,下次会议的时间：2014年12月25日，星期四，下午2：30 地点：在B大厦第二会议室举行。,出席会议者：庄子期(主席)，钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉 请假者：吴倩 无故缺席者：李杰，张明,确认上次会议记录
13、：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。 对上次会议记录中提出问题的进展： 周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。 决议：周亦梅在有关客户度假归来后邀他们参加会议。 完成时限：下次会议前。 汇报进展报告： 周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在十二月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。 决议：周敏与吴倩会谈，由唐婉 解决问题。 完成时限：2014年12月21日,44,会议记录技巧,重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间 主持人不要兼任会议记录工作。 会议记录尽可能维持在一页纸内 会议记录内容应全面 尽量当天（最迟第二天）将会议记录发给与会者,45,46,会议的五个步骤,过程,结果,执行,准备,谢谢！,
