1、第二节第二节 采购业务控制采购业务控制第七章第七章 业务活动控制业务活动控制通过本章的学习，了解内部控制的九项业务活动，包括资金活动、采购业务、资产管理、销售业务、研究与开发、工程项目、担保业务、业务外包以及财务报告；同时对各个业务活动的内部控制总体要求加以了解，熟悉各个业务活动的业务流程，掌握各个业务活动的关键风险点及控制措施。3内部会计控制方法与内容具体关系内部会计控制方法与内容具体关系不相容职务分离不相容职务分离授权审批控制授权审批控制会计系统控制会计系统控制财产保护控制财产保护控制预算控制预算控制风险防范风险防范内部报告内部报告电算系统电算系统内部审计内部审计货币资金货币资金筹筹 资资
2、投投 资资采购与付款采购与付款销售与收款销售与收款实物资产实物资产工程项目工程项目担担 保保成本费用成本费用4复习：复习：n货币资金业务常见弊端货币资金业务常见弊端5n截留各种现金收入截留各种现金收入n挪用资金挪用资金n虚报冒领虚报冒领n出借账号（洗钱）出借账号（洗钱）n现金超额存放现金超额存放n白条抵库白条抵库n非法违规出借非法违规出借6复习：复习：货币资金业务货币资金业务内部控制要点内部控制要点71 1货币资金业务的职务分离货币资金业务的职务分离2 2资金预算控制资金预算控制3 3库存现金控制库存现金控制4 4银行存款控制银行存款控制5 5财务印章控制财务印章控制6 6定额备用金控制定额备
3、用金控制89水松纸：水松纸是把原纸进行印刷加工之后得到的一种装潢纸，其花纹图案以烟叶枝干的横断面为据，色泽采取仿古式、无光泽(或少光泽)，使人产生古朴、优雅之感。又名接装纸，是一种卷烟包装材料，专供卷烟用作包裹在过滤嘴外面的，把滤棒粘接到烟条末端的纸，属特种工业用纸。1011集团简介n浙江亚伦集团系国家二级企业，中国行业百强企业、全国造纸行业重点骨干企业。年上缴利税达2000多万元，在一个财政收入不及一亿的龙游县，它在当地经济发展中的作用举足轻重。该集团向来以改革创新闻名，是衢州市国企改革的一面旗帜。12亚伦集团总经理接受记者专访获得技术创新奖13采购业务中常见的弊端采购业务中常见的弊端（一）
4、n （1）盲目采购。）盲目采购。采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采购，而是盲目采购或采购不及时，造成超储积压或者供应脱节的情况。n （2）收受回扣，中饱私囊。）收受回扣，中饱私囊。采购人员为了私人利益在采购中没有进行比价管理，而是选择有回扣的供应商，这往往造成采购材料质量得不到保证，或者价格高于市场平均价格，致使企业利益受损。这种状况在国有企业中尤为突出。（3）虚报损耗，中途转移。）虚报损耗，中途转移。这属于企业的内盗现象，运输部门为了中饱私囊，在运输途中转移材料，而对公司上报谎称损耗。14n （4）混淆采购成本混淆采购成本。会计人员在会计记账中，对采购成本没有很好的区分，确认的成
5、本不能真实反映企业是为采购材料而发生的。比如对生产企业，与材料采购相关的运输费、保险费、合理损耗等，都要计入采购成本，而这对商品流通企业并不适用。（5）验收不严，以少报多，以次充好验收不严，以少报多，以次充好。采购验收人员玩忽职守，不能严格验收采购材料的质量和数量。如果采购和验收职责没有分离，由一个人担任两项不相容职务，这种内控的缺陷容易诱发材料验收中的舞弊行为，造成伪劣材料鱼龙混杂，轻者损害企业利益，重者伪劣产品充斥市场，损害消费者利益。（6）违规结算，资金流失。违规结算，资金流失。通常企业在受到采购发票后，根据发票金额授权会计签发支付凭单，出纳审核后支付划拨款项，如果没有严格的付款控制程序
6、，就存在结算隐患。比如，对同一笔采购业务重复付款，或者误期支付失去客户信誉。采购业务中常见的弊端采购业务中常见的弊端（二）15案件经过案件经过“致富带头人致富带头人”王品发王品发1993年，王品发走马上任，成为亚伦集团的总经理、党委书记，1995年又兼任集团公司董事长。从一名政工干部走上企业经营者的岗位，王品发有些眼花缭乱，世界观、人生观开始错位，他利欲熏心，以致在企业走下坡路的同时，自己也一步一步滑向犯罪的深渊。16灾难的降临灾难的降临上级检查上级检查 世上没有不透风的墙。亚伦集团职工世上没有不透风的墙。亚伦集团职工 上访后，上级即对亚伦集团的主要领导进行经上访后，上级即对亚伦集团的主要领导
7、进行经济责任审计。对王品发任期内各项经济指标进济责任审计。对王品发任期内各项经济指标进行核实，查程序看效果，重点审查有无重大决行核实，查程序看效果，重点审查有无重大决策失误和越权行为；审查财务收支方面的真实策失误和越权行为；审查财务收支方面的真实性、合法性和效益性；审查其内控是否健全有性、合法性和效益性；审查其内控是否健全有效；审计期末资产，摸清企业家底。效；审计期末资产，摸清企业家底。案件经过案件经过 17法眼辨真相法眼辨真相审计结果审计结果 案件经过案件经过 结果发现，1995年1月到1998年12月，个体商贩陈某几乎垄断了集团的水松纸采购供应生意，总价款近270万元。有的发票存在涂改情况
8、，并与亚伦集团所购货物数量出入很大。陈某开具的结账发票连号，不符合正常发票使用规律。部分票据中，集团下属的实业公司经理签字审批日期与陈某开票日期相同甚至超前。公司与陈某的货款结算基本上按陈某提供的房地产发票结账，从账面看，陈无利可图，不合常规，部分销货业务由经理自带汇票与陈某一同采购。进行多次分析之后，审计人员认为陈某以房地产发票与实业公司结账，而未开具当地地方税务发票，涉嫌偷税12余万元。而实业公司与陈某大笔交易背后的关键人物，正是亚伦集团的总经理王品发。18 集团公司对外销售水松纸事项。即公司将水松纸低价销售给任某，年销量几乎被其个人包揽。经查证，集团1994-1995年累计销售各种水松纸
9、5933.62吨，存在以下异常情况：客户深圳某装饰材料公司，共购水松纸961.66吨，其中，1991年购220.02吨，平均售价低于公司年度平均售价约60元；1995年购249.91吨，平均售价低于公司年度平均售价约1700元；1995年107.47吨，平均售价低于公司年度平均售价共2150元。另一客户深圳某实业公司1995年共购买水松原纸703.07吨，平均售价低于公司年度平均售价500余元。据查，上述两公司采购各种水松纸后，均由任某销售给云南的烟草企业。低价巨额销售，且由一人经手，其中必有蹊跷。后来查明，王品发在进购原材料，基建招投标，发包，职工福利等方面，导演的一出出权钱交易的丑剧，露出
10、了真相。个人折、案金额高达60余万元，龙游县纪委认定其违纪金额28万余元，依法予以收缴。集团内上行下效，蛀虫成窝，其内幕触目惊心。上自总经理、副总经理，下至热电分厂煤调度员、采购员等共计20余人因涉嫌受贿、贪污纷纷落马。案件经过案件经过 法眼辨真相法眼辨真相审计结果审计结果 19 案案底揭示底揭示 本案是一起典型的内部会计控制度采购环节不健全，自上而下内外勾结，而导致舞弊行为发生的案例。20采购循环内部控制基本要点采购循环内部控制基本要点1、批准的供应商名单及信息2、请购控制制度3、采购控制制度4、收货制度5、限制接近6、债务记录控制21付款处理付款处理验验 收收采购计划采购计划采购作业采购作
11、业会计记录会计记录应付账款处理应付账款处理采购循环图采购循环图22采购计划采购计划 亚伦集团在水松纸采购业务中，采购人员滥用职权，损公肥私，收受客户回扣和贿赂。并不是完全按照价格和实际需求制定采购计划23付款处理付款处理 付款政策不明确，会计人员对重复付款现象没有任何察觉，沆瀣一气24采购作业采购作业 采购人员未按照公司的计划、要求进行采购，在采购过程中为自己个人利益不通过“比价”而是“回扣”来选择供应商。25验收验收 仓储部门并没有对采购原料的实际数量进行验收，填写入库单26会计记录环节会计记录环节n采购结束后会计人员未能遵循规章进行记账，采购成本没有明确的区分，使得成本不能真实反映企业是为
12、采购材料而花费的金额。27应付账款处理应付账款处理n 会计人员不能够把握好这一关，以少报多乱开发票。会计人员不能按照采购审计的流程行事，导致同一笔采购业务重复付款，票据混乱的情况出现。28采购控制要点（一）采购控制要点（一）n请购与审批控制请购与审批控制n 1-1、是否已建立请购的一般和特殊授权程序n 1-2、是否对所有请购的商品和劳务编制请购单n 1-3、购置商品和劳务是否有计划，计划是否批准n供应商管理控制供应商管理控制n 2-1、采购中是否有报价、比价、议价环节n 2-2、采购中是否有样品品质确认与供应商整体评估环节n 2-3、是否有供应商长期考核管理流程n实施采购控制实施采购控制n 3
13、-1、采购人员是否定期轮换n 3-2、采购人员职责是否明确29采购控制要点（二）采购控制要点（二）n验收及入库控制验收及入库控制n 4-1、验收时是否盘点或检查商品并与订货单核对n 4-2、验收部门将商品送交仓库或其他请购部门，是否 取得对方签章收据 n付款管理控制付款管理控制n 5-1、编制凭单时，是否将凭单同订购单、验收单、和供应商发票配合n 5-2、是否将应付账款明细账和供应商及时核对n 5-3、是否有措施防止未核准款项被支付n6、采购环节不相容职务相分离、采购环节不相容职务相分离30法网恢恢防止舞弊 为了防止采购中的这些舞弊行为，通常有效的采购中不能制定单一供应商或某些特定供应商而排除
14、其他竞争者，在购置大批货物时应获取一些合理的有竞争性的书面报价单。选取某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表以证明不选取其他竞争性报价供应商的理由。对大宗采购业务，应成立评标委员会实行招投标管理，保证投标商家进行公平竞争，由采购部门和其他部门共同选定中标商家，这种牵制防止了采购部门滥用职权，一手遮天，保证了选定的中标者以最低的成本和最优的质量提供采购材料。31一是要监督检查制度化，对单位的财务状况要定期和不定期地进行检查；二是监督检查要“真刀真枪”，对监督检查过程中发现的内部控制中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。面对舞弊绝不手软面对舞弊绝不手软32内部控制的目标一、经营管
15、理合法合规目一、经营管理合法合规目标标二、资产安全目标二、资产安全目标三三、提高经营的效率和效提高经营的效率和效果目标果目标四、财务报告及相关信息财务报告及相关信息真实完整目标真实完整目标-提高会提高会计信息质量计信息质量 五、促进企业实现发展战五、促进企业实现发展战略目标略目标33 据据20012001年年1010月月5 5日的日的新闻晨报新闻晨报报道，北京市第二中级人报道，北京市第二中级人民法院判处利用职务之便贪污公款民法院判处利用职务之便贪污公款840840万元人民币的原北京万元人民币的原北京市第六市政工程公司水电工程处主任沈某死刑，缓期两年执市第六市政工程公司水电工程处主任沈某死刑，缓
16、期两年执行，剥夺政治权利终身，并没收个人全部财产。行，剥夺政治权利终身，并没收个人全部财产。法院经审理查明，法院经审理查明，19981998年年2 2月至月至1010月，沈某在担任北京市月，沈某在担任北京市第六市政工程公司水电工程处主任期间，利用职务之便，用第六市政工程公司水电工程处主任期间，利用职务之便，用向他人索要的空白合同及空白商业零售专用发票，伪造了工向他人索要的空白合同及空白商业零售专用发票，伪造了工矿产品购销合，矿产品购销合，案例案例虚构了水电工程处从北京某电线电缆有限公司购虚构了水电工程处从北京某电线电缆有限公司购买价值买价值382.6382.6元电力电缆的事实，并指令保管元电力
17、电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库验收单，又用写有员填写虚假的材料入库验收单，又用写有187.04187.04万元和万元和195.6195.6万元的两张空白发票平账万元的两张空白发票平账。在此期间，沈某还分别将其所在单位共计在此期间，沈某还分别将其所在单位共计358358万万元的两张转账支票转入其女友刘某的个人股票元的两张转账支票转入其女友刘某的个人股票账户内，用于个人炒股和购买房产、汽车等，账户内，用于个人炒股和购买房产、汽车等，案发后退回及追缴人民币案发后退回及追缴人民币141141余万元、港币余万元、港币130130余万元。余万元。案例分析案例分析：案例分析：（1）不相容职务未分
18、离）不相容职务未分离 电力电缆的电力电缆的请购、审批和实际采购请购、审批和实际采购全由沈某全由沈某一个人完成一个人完成，从而为，从而为虚假采购虚假采购创造空间。创造空间。（2）采购和验收没有形成牵制）采购和验收没有形成牵制 采购过程中采购人员不能同时负责货物验收采购过程中采购人员不能同时负责货物验收工作，否则可能会造成采购人员购买劣质材料工作，否则可能会造成采购人员购买劣质材料。本案例中虽然采购人与验收人为两个人，但。本案例中虽然采购人与验收人为两个人，但由于保管员受沈某控制，实际上采购职务与验由于保管员受沈某控制，实际上采购职务与验收职务两者根本没有起到相互牵制的作用，导收职务两者根本没有起
19、到相互牵制的作用，导致采购与验收如同一个人执行，从而产生了虚致采购与验收如同一个人执行，从而产生了虚假的材料入库。假的材料入库。（3）对凭证审核不严密）对凭证审核不严密 在采购的最后环节，即应付账款的控制上对在采购的最后环节，即应付账款的控制上对于入账凭证的审核不严密造成应付账款的入账于入账凭证的审核不严密造成应付账款的入账依据不真实，沈某是用两张空白发票平账，可依据不真实，沈某是用两张空白发票平账，可能是由于会计部门在审核该应付账款入账依据能是由于会计部门在审核该应付账款入账依据时没有审核这两张发票的真实性或者会计部门时没有审核这两张发票的真实性或者会计部门也受沈某一人控制，造成虚假应付账款
20、。也受沈某一人控制，造成虚假应付账款。（4）支票管理也存在漏洞）支票管理也存在漏洞 在支票支出时，都必须有经核准的发票或其在支票支出时，都必须有经核准的发票或其他必要凭证作为书面证据，在支票上写明收款他必要凭证作为书面证据，在支票上写明收款人和金额，且由专人签发。在本案例中，沈某人和金额，且由专人签发。在本案例中，沈某在将两张转账支票转入个人账户时，没有提供在将两张转账支票转入个人账户时，没有提供任何支票支出所需的任何有效书面证据，造成任何支票支出所需的任何有效书面证据，造成公款变为私款。公款变为私款。采购业务控制n一、采购业务的总体要求l（一）完善采购管理制度l企业应当结合实际情况，全面梳理
21、采购业务流程，完善采购业务相关管理制度。l（二）严格执行与监控l企业各部门按照规定的审批权限和程序办理采购业务，落实责任制，建立价格监督机制。采购业务控制n二、采购业务流程l（一）请购与审批l（二）购买l（三）验收与付款采购业务控制采购子流程n目标：在正确的时间，以最优的价格购买到适当数量和质量的商品。输入处理输出采购申请供应商选择填写采购订单采购计划采购订单货物接收子流程n目标：按照订单的数量接收货物，并核对供应商承诺的时间和质量输入处理输出接受订购货物计数记录接收的货物采购订单库存记录质量检验采购业务控制采购业务控制n三、采购业务的关键风险点l（一）编制需求预算和采购预算l（二）采购申请与
22、审批l（三）选择供应商l（四）确定采购方式和采购价格l（五）订立采购合同采购业务控制l（六）管理供应过程l（七）验收l（八）付款l（九）退货l（十）加强会计系统控制职务分离制度1.在请购单中，对需要采购的存货品种、数量由在请购单中，对需要采购的存货品种、数量由生产或销售部门生产或销售部门、保管部门保管部门根据需要量和现有根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价；价；2.采购合同应由采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财生产或销售部门、采购部门、财务（会计）部门和法律部门务（会计）部门和法律部门会同供货单位共同会同供货单位共同签订；签订
23、；3.存货的存货的采购人员采购人员不能同时负责存货的不能同时负责存货的验收保管验收保管；职务分离制度4.存货的采购人员、保管人员、使用人员存货的采购人员、保管人员、使用人员不不能同能同时负责时负责会计记录会计记录；5.采购人员应与负责付款采购人员应与负责付款审批审批的人员相分离；的人员相分离；6.审核审核付款付款人员人员应与应与付款人员付款人员相分离；相分离；7.记录记录应付账款的应付账款的人员人员应与应与付款人员付款人员相分离。相分离。n（一）编制需求预算和采购预算n风险：n1.需求预算和采购预算不合理n2.采购与生产经营计划不协调n控制措施：n1.需求部门应根据实际生产经营需要，准确、及时
24、地编制需求预算，并且不能在提出需求计划时指定或变相指定供应商。n2.采购部门根据需求预算和现有库存情况，统筹安排采购预算，并按规定的权限和程序经相关负责人审批后将其作为企业刚性指令严格执行。l（二）采购申请与审批n风险：n1.缺乏采购申请制度，请购审批不当或越权审批n2.对市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压、企业生产停滞或资源浪费等情形。n控制措施：n1.企业应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。n2.企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类
25、汇总，统筹安排企业的采购计划。n3.具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。n（三）选择供应商n风险：1.缺乏供应商评估和准入制度n2.缺乏供应商管理系统和淘汰制度n3.供应商评估不严，供应商选择不当n4.采购物资质次价高n5.采购舞弊行为n控制措施：n1.建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系
26、以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。n2.采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。n3.建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。n4.建立供应商信息系统的进入控制，确保系统不会被非法修改。l（四
27、）确定采购方式和采购价格l风险：l1.采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。l2.供应商的报价未有得到适当的审批，以致采购员可能会因私人利益问题，如收回佣等，向有关系的供应商进行采购，因而引致未能反映合理及真确的采购价格。n控制措施：n1.健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。n2.应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。n3.大宗采购
28、应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。n4.采购价格应经过适当的审批，并有机制确保审批后的价格不被篡改。n5.采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。n6.建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。四、订货控制制度四、订货控制制度核心点：对询价、签订合同的控制和订货单的控核心点：对询价、签订合同的控制和订货单的控制制采购部门向各家供货商询价采购部门向各家供货商询价比较价格、质量、付款条件、交货时间、供应商的信誉比较价格、质量、付款条件、交货时间、供应商的信誉初步
29、确定合适的供应商并准备谈判初步确定合适的供应商并准备谈判根据谈判结果签订订货合同及订货单根据谈判结果签订订货合同及订货单将订单及时送交生产或销售、保管、财会等部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款将订单及时送交生产或销售、保管、财会等部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款第三节 资产管理控制资产管理控制n一、资产管理的总体要求l（一）全面梳理资产管理流程l（二）查找管理薄弱环节l（三）重视投保资产管理控制n二、存货管理流程l存货包括原材料、周转材料、在产品、半成品、产成品或商品等。企业代管、代销、暂存、受托加工的存货，也应纳入本企业的存货管理。l（一）存货管理的流程l存货管理的业务流程主要
30、有存货取得、验收入库、存货保管、领用发出以及销售处置等。具体如图所示。7.3 资产管理控制 外 购其 他 方 式自 行 生 产存 货 取 得是 否 通 过 验 收仓 储 保 管查明原因否是领用发出销售处置会计信息系统盘点清查资产管理控制n（二）存货管理关键风险点l1 存货取得l2 验收入库l3 存货保管l4 领用发出l5 盘点清查l6 销售处置l7 会计系统控制l案例案例7-5 定期盘点，防微杜渐定期盘点，防微杜渐资产管理控制n三、固定资产管理l企业的固定资产主要包括为生产商品、提供劳务、出租或经营管理目的持有的房屋、建筑物、机器设备以及运输工具等。l（一）固定资产管理业务流程l固定资产管理业
31、务流程主要包括资产取得、资产验收、登记造册、资产投保、运行维护、定期评估、更新改造以及淘汰处置等。具体如图所示。资产管理控制 资 产 验 收资 产 取 得是 否 通 过 评 估是否自 行 建 造其 他 方 式外 购运 营 维 护定 期 评 估更 新 改 造淘 汰 处 置否资 产 投 保登 记 造 册会计信息系统l1 固定资产的取得l2 固定资产验收l3 登记造册l4 固定资产投保l5 固定资产的运行维护l6 固定资产更新改造l7 固定资产盘点清查l8 固定资产淘汰处置l9 会计系统控制案例案例7-6 处置审批，名存实亡处置审批，名存实亡（二）固定资产管理的关键风险点资产管理控制n四、无形资产管理l企业无形资产包括品牌、商标、专利、专有技术和土地使用权等。l（一）无形资产管理业务流程l无形资产管理业务流程主要包括无形资产取得与验收、资产的使用与保护、技术升级和更新换代、无形资产处置。具体如图所示。资产管理控制资 产 取 得是 否 通 过 评 估是否自 行 研 发其 他 方 式外 购使 用 与 保 护定 期 评 估技 术 升 级更 新 改 造资 产 处 置否资 产 验 收资产管理控制n（二）无形资产管理的关键风险点l1 无形资产的取得与验收l2 无形资产的使用与保护l3 技术升级和更新换代l4 无形资产处置l5 会计系统控制谢谢大家！
