1、会计信息系统会计信息系统第二章第二章 系统管理与基础设置系统管理与基础设置汪刚 制作本章知识结构本章知识结构汪刚 制作第一节第一节 系统管理应用基础系统管理应用基础l一系统管理的主要功能一系统管理的主要功能l二、系统管理的使用者二、系统管理的使用者l三、系统管理操作的基本流程三、系统管理操作的基本流程汪刚 制作一系统管理的主要功能一系统管理的主要功能l1账套管理账套管理 账套是指一组相互关联的数据。用户可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套。账套管理是对账套的统一管理，包括账套的建立、修改、引入和输出（恢复备份和备份）等功能。l2年度账管理年度账管理 每个账套中可以存放不同年度的会计数据
2、即为年度账。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等功能。l3权限管理权限管理 通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的员进入系统，另一方面可以对网络财务软件中所含的各个子系统的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。操作权限的集中管理包括设定系统用户、定义用户的角色以及设置用户的权限等功能。l4系统安全维护系统安全维护 系统安全维护包括系统运行监控、设置数据自动备份计划、清除系统运行异常任务、记录上机日志和刷新等功能。汪刚 制作二、系统管理的使用者二、系统管理的使用者1系统管理员系统管理员 系统管理员负责整个系统的安全运行和数据维护系统管理员负责整个系统
3、的安全运行和数据维护。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。2账套主管账套主管 账套主管负责所辖账套的管理账套主管负责所辖账套的管理。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。对所管辖的账套来说，账套主管是级别最高的，拥有所有模块的操作权限。汪刚 制作二、系统管理的使用者二、系统管理的使用者例2-1：以系统管理员（admin）的身份注册系统管理。操作演示操作演示汪刚 制作三、三、系统管理操作的基本流程系统管理操作的基本流程l1启用当年操作
4、流程启用当年操作流程设置操作员权限启动子系统启动系统管理以系统管理员身份注册进入系统管理设置操作员新建账套 设定账套主管以账套主管的身份注册进入系统管理汪刚 制作三、三、系统管理操作的基本流程系统管理操作的基本流程l2.以后年度操作流程以后年度操作流程启动系统管理建立新年度账结转上年数据启动其他系统进行新年度操作汪刚 制作第二节第二节 系统管理系统管理l一账套管理一账套管理l二、用户及权限管理二、用户及权限管理l三、年度账管理三、年度账管理l四、系统安全维护四、系统安全维护汪刚 制作一一 账套管理账套管理l1建立账套建立账套 建立账套，就是在企业财务软件中为本企业或本核算单位建立一套符合核算要
5、求的账簿文件。根据企业的具体情况进行账套参数设置，软件将按照这些基础参数自动建立一套“账”，而将来进行系统的数据输入、处理、输出时，数据的内容和形式就会由账套基础参数决定。只有系统管理员才有权创建新账套。系统的账套参数主要包括账套信息、单位信息、核算类 型、基础信息、分类编码方案、数据精度等内容。汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（1）账套信息）账套信息 账套代码账套代码（或账套号）是系统用于区分不同核算账套的编号。账套代码具有唯一性，即每个账套只能用一个账套代码表示，一般不能重复，它与核算单位名称是一一对应的关系，共同用于代表指定的核算账套。账套名称账套名称用于输入新建账套的名称，即核算单位
6、的名称。其作用是标志新账套的信息，以便在显示和打印账薄和报表时使用。账套路径账套路径是新建账套所要存放在系统中的路径。有的软件会指定某一路径为系统默认路径，用户不能更改，但大多数软件允许用户自行指定账套路径。启用会计期启用会计期是用于输入新建账套将被启用的会计核算时间，一般为某一月份。启用日期应在新建账套时设定，而且一旦设定便不能更改汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（1）账套信息）账套信息 汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（2）单位信息）单位信息 单位信息单位信息用于输入新建账套的基本信息，主要包括单位的名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话、传真、电子邮件、税号和备注等内
7、容。其中单位名称是系统必要的信息，必须输入，将来在打印发票时使用，单位简称是核算单位的简称，最好输入。汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（2）单位信息）单位信息 汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（3）核算类型核算类型 记账本位币记账本位币是核算单位按照会计法规要求采用的记账本位币名称，通常系统默认的记账本位币是人民币。企业类型企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息，一般系统提供工业和商业两种类型。行业性质行业性质是系统用来明确新建账套采用何种会计制度的重要信息，选择不同的行业性质，执行不同的会计核算，行业性质的选择将决定企业用到何种一级会计科目。账套主管账套主管是系统指定的本账套的负责人，
8、一般可以是会计主管。设置账套主管是为了便于对该账套的管理，明确会计核算人员的职责和权利。是否按行业性质预设科目是否按行业性质预设科目是为了方便用户预置所属行业的标准一级会计科目，用户可以自行选择该项。汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（3）核算类型核算类型汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（4）基础信息）基础信息 如果企业存货、客户、供应商相对较多，可以对其进行分类管理。如果选择对存货、客户、供应商进行分类，在进行基础信息设置时，必须先设置存货、客户、供应商分类，然后才能设置存货、客户、供应商的档案。如果没有选择对存货、客户、供应商进行分类，在进行基础信息设置时，可以直接设置存货、客户、供应商
9、的档案。汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（4）基础信息）基础信息汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（5）分类编码方案）分类编码方案 为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统将对会计科目、企业部门、结算方式、客户分类、地区分类、存货分类、供应商分类等进行编码。编码方案是指设置编码的级次方案。编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数称为级次，每级（或每段）的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之各和。汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（5）分类编码方案）分类编码方案 思考与理解：思考与理解：本例中科目编码方案为4222。你理解它的含义吗？请用此编码方案给如下
10、会计科目编码。应交税费-应交增值税-进项税额 （全编码）2221 01 01 22210101 -销项税额、02 22210102 -应交营业税 02 222102汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（5）分类编码方案）分类编码方案 汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（6）数据精度定义）数据精度定义 数据精度是指定义数据的小数位数。由于各用户对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应不同的需求，系统提供自定义数据精度的功能。进行数据精度定义，有助于系统在数据处理过程中对数据的小数位数进行取舍，从而保证数据处理的一贯性。数据精度定义主要包括存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位
11、、换算率小数位和税率小数位的定义等内容。用户可以根据本核算单位的具体情况进行设置。汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（6）数据精度定义）数据精度定义 汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（7）系统启用）系统启用 会计信息系统由若干子系统构成。企业会计核算涉及哪些子系统，即可对其启用。总账子系统是会计信息系统中的核心子系统。一般情况下，需要启用此子系统。若暂不使用某子系统，可以后到企业应用平台中启用。汪刚 制作一一 账套管理账套管理l（7）系统启用）系统启用汪刚 制作一一 账套管理账套管理例2-2：北京明达有限责任公司账套相关信息如下。(1)账套信息账套号：666；账套名称：北京明达公司账套；账套
12、路径：默认；启用会计期：2012年01月；会计期间设置：1月1日至12月31日。(2)单位信息单位名称：北京明达科技有限责任公司；单位简称：明达科技；单位地址：北京市海淀区中关村路6号；法人代表：张同；邮政编码：100085；联系电话及传真：66886688；电子邮件：；税号：111112222233333。(3)核算类型记账本位币：人民币（RMB）；企业类型：工业；行业性质：2007年新会准则科目；账套主管：刘宁；要求按行业性质预置会计科目。(4)基础信息该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类。(5)分类编码方案科目编码级次：4222其他编码级次设置采用默认值
13、。(6)数据精度采用系统默认值。(7)系统启用“总账”子系统启用日期为“2012年1月1日”。操作演示操作演示汪刚 制作一一 账套管理账套管理l2账套的输出账套的输出 账套的输出功能（即会计数据备份）是指将所选的账套数据进行备份输出。此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题。账套的输出功能除了可以进行数据备份以外，还可以完成删除账套的操作。如果系统内的账套已经不需要继续保留，则可以使用账套的输出功能进行删除。操作演示操作演示汪刚 制作一一 账套管理账套管理l3账套的引入账套的引入 账套的引入功能（即会计数据恢复）是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增加有利于保证系统数据的安全。同时该功能
14、的增加也有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入到母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。操作演示操作演示汪刚 制作一一 账套管理账套管理l4修改账套修改账套 通常，只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。在修改账套过程中，系统会自动列出所选账套的账套信息、单位信息、核算信息、基础设置信息、分类编码方案信息和数据精度信息，账套主管可以根据需要，对允许修改的内容进行修改。操作演示操作演示汪刚 制作二、用户及权限管理二、用户及权限管理l1角色管理角色管理 角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类
15、职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色（他们可以是一个部门的人员，也可以不是一个部门但工作职能是一样的角色统称）。在设置角色后，可以定义角色的权限。用户被设置为某个角色后，在系统内的所有账套都拥有该角色的权限，而无需重新设置。进行角色管理的优点是方便控制操作员权限，可以依据职能统一进行权限的划分。汪刚 制作二、用户及权限管理二、用户及权限管理l2用户管理用户管理 用户是指有权登录系统，对应用的系统进行操作的人员，即通常所指的“操作员”。每次登录系统，都要进行用户身份的合法性检查，只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。只有系统管理员才有权设置用户。用户管理主要
16、完成对所核算账套用户的增加、删除、修改等维护工作。汪刚 制作二、用户及权限管理二、用户及权限管理例2-3：设置用户。编号：11；姓名：刘宁；口令：1；所属部门：财务部。操作演示操作演示汪刚 制作二、用户及权限管理二、用户及权限管理l3权限管理权限管理（1）功能级权限 在系统管理中可以实现一般的功能权限管理，也可以实现一般的权限集中管理功能。只有系统管理员和该账套的账套主管才有权进行权限设置，但两者的权限又有区别。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的用户进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的用户进行权限指定。权限管理主要完成对用户权限的增加、删除、修改等维护工作。汪刚 制
17、作二、用户及权限管理二、用户及权限管理l3权限管理权限管理（2）数据级权限 数据级权限可以通过两个方面进行权限控制：一个是记录级权限控制，另一个是字段级的权限控制。字段级权限控制是指对单据中包含的字段进行权限分配，这样可以提高系统的安全保密性。记录级权限控制是指对具体业务对象进行权限分配，通常根据所选定的用户或角色以及业务对象进行明细的数据权限分配工作。例如，可以限制某制单人所能使用的凭证类型或会计科目。（3）金额级权限 金额级权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内
18、。例如，可以设定某制单人录入的凭证最大金额或某业务员所签订的采购订单的最大金额。汪刚 制作二、用户及权限管理二、用户及权限管理例2-4：设置用户“李芳”具有666账套的“出纳签字权限。操作演示操作演示汪刚 制作三、年度账管理三、年度账管理l1建立年度账建立年度账 建立年度账功能是由账套主管在新年度开始时，建立起新年度的核算账簿。l2引入和输出年度账引入和输出年度账 年度账的引入和输出，其基本含义与账套的引入和输出是一致的，作用都是对数据的备份与恢复。所不同的是两者的数据范围不一样，账套的引入和输出是针对整个账套的全部数据，而年度账的引入和输出则是针对账套中某一特定年度数据进行的。一般来说，两者
19、所使用的备份文件由系统所设定的默认前缀名是不同的。汪刚 制作三、年度账管理三、年度账管理l3结转上年数据结转上年数据 启用新年度账后，就需要把上年度的相关账户的余额及其他会计信息结转到新年度账中。具体顺序如下：成本管理结转上年建立新年度账资金管理结转上年供销链结转上年固定资产管理结转上年工资管理结转上年应收应付结转上年账务子系统结转上年汪刚 制作三、年度账管理三、年度账管理l4清空年度数据清空年度数据 有时，用户会发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候，便可使用清空年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有：
20、账套基础信息、系统预置的科目报表等。保留这些基本信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。汪刚 制作四、系统安全维护四、系统安全维护l1系统运行监控系统运行监控l2设置数据自动备份计划设置数据自动备份计划l3清除系统运行异常任务清除系统运行异常任务l4上机日志上机日志l5刷新刷新 汪刚 制作第三节第三节 基础设置基础设置l一、基础档案整理一、基础档案整理l二、企业机构基础信息设置二、企业机构基础信息设置汪刚 制作一、基础档案整理一、基础档案整理基础档案分类基础档案目录档案用途前提条件机 构 设置部门档案设置与企业财务核算和管理有关的部门先设置部门编码方案人员档案设置企业的各个职能部门中
21、需要对其核算和业务管理的职工信息先设置部门档案，才能在其下增加职员往 来 单位客户分类便于进行业务数据的统计、分析先对客户分类，然后确定编码方案客户档案便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析先建立客户分类档案供应商分类便于进行业务数据的统计、分析先对供应商分类，然后确定编码方案供应商档案便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析先建立供应商分类档案地区分类针对客户/供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析汪刚 制作一、基础档案整理一、基础档案整理存货存货分类便于进行业务数据的统计、分析先对存货分类，然后确定编码方案存货档案便于存货核算、统计、分析和实物管理先确定对存货分类
22、、确定编码方案财务会计科目设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案及外币凭证类别设置企业核算的凭证类型外币设置企业用到的外币种类及汇率项目目录设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录收付结算结算方式设置资金收付业务中用到的结算方式付款条件设置企业与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法开户银行设置企业在收付结算中对应的开户银行信息汪刚 制作二、企业机构基础信息设置二、企业机构基础信息设置l1部门档案部门档案 在会计核算中，通常将数据按部门逐级进行分类和汇总，下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案需要按照已经定义好的部门编码级次原则
23、输入部门编号及信息，其主要内容包括部门编码、部门名称、负责人、部门属性、电话、地址等信息。如果在设置部门负责人时已经输入了人员档案，就可以从已输入的人员档案中进行选择；如果还未设置人员档案，则可以在设置人员档案后再返回到部门档案设置中，采用修改功能进行补充设置。汪刚 制作二、企业机构基础信息设置二、企业机构基础信息设置l1部门档案部门档案 在会计核算中，通常将数据按部门逐级进行分类和汇总，下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案需要按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及信息，其主要内容包括部门编码、部门名称、负责人、部门属性、电话、地址等信息。如果在设置部门负责人时已经输入了
24、人员档案，就可以从已输入的人员档案中进行选择；如果还未设置人员档案，则可以在设置人员档案后再返回到部门档案设置中，采用修改功能进行补充设置。汪刚 制作二、企业机构基础信息设置二、企业机构基础信息设置例2-5：设置如下部门档案。部门编码：1；部门名称：管理中心；部门属性：行政管理。操作演示操作演示汪刚 制作二、企业机构基础信息设置二、企业机构基础信息设置l2、人员类别、人员类别 人员类别与工资费用的分配、分摊有关，工资费用的分配及分摊是薪资管理系统的一项重要功能。人员类别设置的目的是为工资分摊生成凭证设置相应的入账科目做准备，可以按不同的入账科目需要设置不同的人员类别。人员类别是人员档案中的必选
25、项目，需要在人员档案建立之前设置。操作演示操作演示汪刚 制作二、企业机构基础信息设置二、企业机构基础信息设置l3人员档案人员档案 人员档案主要用于记录本企业职员的个人信息资料，设置人员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。在设置人员档案时，应先设置好部门档案后才能在这些部门下增加其相应的职员信息。人员档案设置主要包括职员编码、职员名称、部门名称、职员属性等内容。操作演示操作演示汪刚 制作三、财务基础信息设置三、财务基础信息设置l1会计科目设置会计科目设置 会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录。它是填制凭证、登记账簿、编制报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计工作的顺利实施，
26、同时会计科目设置的层次深度也直接影响会计核算的详细、准确程度。在设置会计科目时，需要设置的基础信息包括：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、助记码、余额方向、是否有外币核算、是否有数量核算、是否有各项辅助核算、是否是日记账、是否是银行账等。汪刚 制作三、财务基础信息设置三、财务基础信息设置l2凭证类别设置凭证类别设置 会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录。它是填制凭证、登记账簿、编制报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计工作的顺利实施，同时会计科目设置的层次深度也直接影响会计核算的详细、准确程度。在设置会计科目时，需要设置的基础信息包括：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式
27、、助记码、余额方向、是否有外币核算、是否有数量核算、是否有各项辅助核算、是否是日记账、是否是银行账等。汪刚 制作三、财务基础信息设置三、财务基础信息设置l3外币设置外币设置 企业的经济业务中涉及到外币业务时，需要进行汇率设置与管理，进行外币设置的作用是，一方面可以减少录入汇率的次数和差错，另一方面可以避免在汇率发生变动时出现错误。进行外币设置主要包括固定汇率与浮动汇率、折算方式、小数位数、币符、币名等内容的设置。操作演示操作演示汪刚 制作三、财务基础信息设置三、财务基础信息设置l4项目管理设置项目管理设置 企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在建工程、对外投资、技术改造项
28、目、项目成本管理、合同等。进行项目管理的目的是将具有共同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对项目进行分级管理。企业需要进行项目核算与管理时，应先在建立会计科目时设置相关的项目核算科目，然后再定义项目大类、指定核算科目、定义项目分类、定义项目目录。汪刚 制作四、往来单位基础信息设置四、往来单位基础信息设置l1客户分类客户分类 当往来客户较多时，可以先对客户进行分类，以便对客户分类统计和汇总，从而达到分类管理的目的。可以按行业、地区、客户信誉资质等对客户进行分类。建立起客户分类后，必须将客户档案设置在最末级的客户分类之下。操作演示操作演示汪刚
29、制作四、往来单位基础信息设置四、往来单位基础信息设置l2客户档案客户档案 对每一个被定义为客户往来核算的会计科目，都要建立相应的客户档案。建立客户档案是为企业的销售管理、库存管理、应收账管理服务的。客户档案信息主要包括客户编码、客户名称、客户所属分类、所属地区名称、发展日期、联系人、电话、邮政编码、开户银行、银行账号、专营业务员名称、分管部门名称等内容。汪刚 制作四、往来单位基础信息设置四、往来单位基础信息设置例2-6：设置如下客户档案。客户编码：001客户名称：北京飞宇中学客户简称：飞宇中学所属分类码：01001所属地区：04税号：11111开户银行：工行银行账号：73853654地址：北京
30、市朝阳区开拓路1号邮政编码：100011 操作演示操作演示汪刚 制作四、往来单位基础信息设置四、往来单位基础信息设置l4供应商档案供应商档案 对每一个被定义为供应商往来核算的会计科目，都要建立相应的供应商档案。建立供应商档案是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供应单位统计时，都会用到供应商档案。l供应商档案信息主要包括供应商编码、供应商名称、供应商所属分类、所属地区名称、发展日期、联系人、电话、邮政编码、开户银行、银行账号、专营业务员名称、分管部门名称等内容。操作演示操作演示汪刚 制作四、往来单位基础信息设置四、往来单位基础
31、信息设置l5地区分类地区分类 地区分类是企业根据自身管理要求出发，对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，以便对业务数据进行统计与分析。地区分类设置主要包括类别编码和类别名称两项内容。操作演示操作演示汪刚 制作五、存货基础信息设置五、存货基础信息设置l1存货分类存货分类l2存货档案存货档案l3计量单位计量单位汪刚 制作六、收付结算信息设置六、收付结算信息设置l1结算方式结算方式 为了便于管理和提高银行对账的效率，在基础信息设置中应进行银行结算方式的设置，用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。它与财务结算方式是一致的，如现金结算、支票结算等。结算方式设置主要项目包括：结算方式编码、结算
32、方式名称、是否进行票据管理等。操作演示操作演示汪刚 制作六、收付结算信息设置六、收付结算信息设置l2付款条件付款条件 付款条件也可称为现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还货款而允诺在一定期限内给予的规定折扣优待。付款条件设置的作用是便于企业对经营过程中与往来核算单位协议规定的收、付款折扣优惠方法进行有效的管理。付款条件设置主要项目包括：付款条件编码、付款条件名称、信用天数、优惠天数、优惠率等。汪刚 制作六、收付结算信息设置六、收付结算信息设置l3开户银行开户银行 开户银行设置是指企业在收付结算中对应的开户银行的有关信息设置。主要包括开户银行编码、开户银行名称、银行账号等。汪刚 制作七、供应链基础信息设置七、供应链基础信息设置l1仓库档案仓库档案l2收发类别收发类别l3采购类型采购类型l 4销售类型销售类型l5产品结构产品结构l6成套件成套件l7费用项目费用项目l8发运方式发运方式l9货位档案货位档案l10非合理损耗类型非合理损耗类型汪刚 制作八、其它基础信息设置八、其它基础信息设置l1常用摘要常用摘要l2自定义项自定义项汪刚 制作
