1、文件标准化讲义与文件标准化与日常管理讲义（简化版）Document system standardization and Daily management一，标准化（standardization）n标准化：所谓标准化，就是将企业里有各种各样的规范，如：规程、规定、规则、标准、要领等等，这些规范形成文字化的东西统称为标准（或称标准书）。制定标准，而后依标准付诸行动则称之为标准化。标准化要点Key point of standardizationn那些认为编制或改定了标准即认为已完成标准化的观点是错误的，只有经过指导、训练才能算是实施了标准化。标准化的四大目的 Four purposes of
2、standardizationn在工厂里，所谓制造就是以规定的成本、规定的工时，生产出品质均匀、符合规格的产品。如果制造现场的作业如工序的前后次序随意变更，或作业方法、作业条件随人而异有所改变的话，一定无法生产出符合上述目的的产品。因此，必须对作业流程、作业方法、作业条件加以规定并贯彻执行，使之标准化。标准化有以下四大目的：n技术储备、n提高效率、n防止再发、n教育训练。标准化的意义n标准化的作用主要是把企业内的成员所积累的技术、经验，通过文件的方式来加以保存，而不会因为人员的流动，整个技术、经验跟着流失。这样就做到个人知道多少，组织就知道多少，也就是将个人的经验（财富）转化为企业的财富。更因
3、为有了标准化，每一项工作即使换了不同的人来操作，也不会因为不同的人，在效率与品质上出现太大的差异。标准化的意义n如果没有标准化，个人将所有曾经发生过问题的对应方法、作业技巧等宝贵经验装在脑子里带走后，新员工可能重复发生以前的问题，即便在交接时有了传授，但凭记忆很难完全记住。没有标准化，不同的师傅将带出不同的徒弟，其工作结果的一致性可想而知。标准化实施步骤n流程图绘制n任务职掌确定n表单设计nKPI设定1.业务流程图flowchart2.业务流程图flowchart3.业务流程图flowchart4.作业流程图绘制注意事项Attentionn1，文不如表，表不如图。要简单，通俗易懂具有可读性。n
4、2,PDCA循环的运用。n3,运用通用专业术语。n4,重点在于流程图中交接点（即两个部门交接处）n5,流程图要与相关部门进行讨论，忌讳“闭门造车”n6,流程与实际相符，具有可操作性5、请采购作业流程作业1n现场用10分钟绘制本部门作业流程图常见应修改的作业流程常见应修改的作业流程流程修改注意事项n1,部门责、权、利不对等n2,橡皮图章n3,重复确认n4,注重表单同步整理二，任务职掌的展开各公司及厂部据如下要求；填写厂(部)任务展开表n1.组织赋予任务、n2.本身实力n3.公司二阶文件，流程所确定其基本任务(一次展开)及“主要任务”(二次展开).二，任务职掌的展开n各课级单位依据厂部已确定的厂部
5、“主要任务”为科内一次展开，n依主要任务之达成手段进行细分，确定科级“二次展开”，n并根据达成“二次展开”所需之手段，确定课内“三次展开(职掌)”.并填写课(组)team任务职掌展开表。二，任务职掌的展开二，任务职掌的展开n如何确定工作中的重点项目二，任务职掌的展开重要度54321上级要求主管平日非常重视此项目，常提起 常提及此工作 偶而会要求 相当少要求 从未提起此项作业 表现业绩自已认为此工作做好，可完全表现本单位之绩效 可适度表现本单位绩效 普通 有一点点的表现 完全显示不出本单位绩效 本身担心此作业及评价项目自已相当担心做不好 会担心做不好普通偶而才想起此事，不大担心 完全不担心 经常
6、发生频度很高，每日发生 每月有数次每周13次 每月发生一两次 一年有数次 一年才有、一两次 二，任务职掌的展开nA类项目：16分以上nB类项目：1115分nC类项目：410分评分原则：在一个科级单位内，A类项目35个。二，任务职掌的展开區區分分 分分 析析重重要要度度一一次次二二次次三三次次評評價價項項目目相相關關工工作作指指引引原原因因系系結結果果系系上上級級要要求求表表現現業業績績本本身身擔擔心心經經常常發發生生點點數數合合計計ABC管管理理項項目目1.1年度系統開發計划製定與系統開發可行性評估1.2系統標準化模組建立,系統流程與架構確定1.3系統分析文件的建立與審核系統分析達成率5442
7、151.系統評估與分析1.4系統分析進度追蹤2.1擬定程式開發計划並追蹤進度程式開發達成率資訊系統評估與分析工作指引5434162.2程式文件的開發與測試資訊系統開發與測試工作指引2.程式開發2.3模組化程式開發與落實3.1網絡主機安裝與維護管理網絡管理工作指引3.2網絡規划與系統權限的分配大陸關系企業資訊系統的規划、建立、整合、推動與落實3.網絡管理3.3網絡數據安全性管理系統安全及穩定性工作指引二，任务职掌的展开n 请填写一份本部门任务职掌展开表n（15分钟）三、三、KPI关键关键考核考核项目项目Key Performance Indicatorsn请关注您部门的A级项目。三、KPI关键考
8、核项目Key Performance Indicators n关键绩效指标的一个重要的SMART原则。nKPI考核的双向性，注意考核前的沟通。三、KPI关键考核项目Key Performance IndicatorsnS即Specific，代表具体的，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；n考核目标细化。n明确所处地位与具备能力。三、KPI关键考核项目Key Performance IndicatorsnM即Measurable，代表可度量的，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；n计划达成率：%n完成次数 ：次n重复发生次数：n矫正预防未达成率：三、
9、KPI关键考核项目Key Performance IndicatorsnA即Attainable，代表可实现的，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；n请仔细考虑可达成的实际情况，长期达不成的目标不如长期达不成的目标不如不设。不设。n在实际情况下，考虑指标缓慢提升。三、KPI关键考核项目Key Performance IndicatorsnR即Realistic，代表现实性，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察。n该指标可被您在部门的客户、上级证实。n该指标可通过日常作业记录证实。三、KPI关键考核项目Key Performance Indicatorsn；T即Ti
10、mebased，代表有时限，注重完成绩效指标的特定期限。三、KPI关键管理项目Key Performance Indicators三、KPI关键考核项目Key Performance Indicatorsn1、晕轮效应(HALLO EFFECT)：所谓“晕轮效应”就是指管理者对下属的某一绩效要素(如，与他人相处能力)有效高的评价时，会导致管理者对该下属的其它绩效要素(如，工作质量)也有较高评价。当评价对象是那些对管理者表现特别友好(或不特别友好)的员工时，这种现象容易发生。比如，一位对管理者表现不友好的员工通常不仅会在“于他人沟通能力”这方面得到较差的评价，而在其它的绩效要素上也会得到较差的评
11、价。要避免这这一问题的关键是评价者本人要能够重视这一问题。三、KPI关键考核项目Key Performance Indicatorsn2、局中趋势(CENTRAL TENDENCY)。所谓“局中趋势”就是指管理者在确定评价等级时，很可能即避开较高的等级、也避开较低的等级，而把大多数的员工评定有中间的等级上。这种过于集中的评价结果就会使工作绩效变得抽曲。同时不利于企业作出准确的人才晋升、工资晋升等决策。要避免这一问题，关键是采用什么样的评价方法，如果采用“等级评价法”就能够比较好的避免这种居中趋势。三、KPI关键考核项目Key Performance Indicatorsn3、偏紧、偏松倾向(S
12、TRICTNESS/LENIENCY)。所谓偏紧/偏松倾向就是指某此管理者倾向于从来都给下属的工作绩效做出较低或较高的评价。克服这种倾向的办法就是要求管理者必须对下属的工作绩效以排序的方式进行等级排序，并将所有员工合理分布在低绩效和高绩效之间即采用等级评价或强制分布评价法，就可以比较好的避免这种倾向。三、KPI关键考核项目Key Performance Indicatorsn请填写一份KPI表，明确项目定义。四；作业表格设计与文件标准化n管理表单的作用与意义图表(表单)是为了实施各种管理、配合生产经营的需要而进行的。因此，图表(表单)与管理制度的联系是十分密切的。要设计图表(表单)，首先应明确
13、管理制度的功能及图表(表单)对管理制度的作用、意义；四；作业表格设计与文件标准化n其次，设计图表(表单)有其自身应遵循的原则、程序。在此前提下，设计图表(表单)才会完整、统一，具有效率。管理是一系列判断、决定及实行制度的过程，建立管理制度目的是减少企业组织对人为的依赖，并运用分工、合作的方法处理生产经营过程中出现的各种问题，提高工作效率。四；作业表格设计与文件标准化n因此，管理制度对于企业而言有其相应的作用与功能：1 管理制度可增加组织的工作能力；n2 管理制度是群体分工合作的方式；n3 管理制度是集体分工合作方法、稳定工作品质 品质的方法；n4 管理制度是企业组织减少对人员能力与经验依赖的方
14、法。四；作业表格设计与文件标准化n管理制度的制定、建立，关键是实行及实行的效果、效率及使用弹性。要实现管理制度的功能，使制度真正发挥作用，有很多途径与手段，其中，图表(表单)是一种重要工具。所以，图表(表单)对管理制度具有重要作用和意义：四；作业表格设计与文件标准化n1 确保资料收集方法的一致性，提高资料可信度；n2 能减少资料收集整理工作的重复，避免管理资料的流失 n3 能简化管理资料的收集整理过程；n4 能促进日常管理资料的收集、整理工作自动化，减少决策性资料搜集的困扰；n5 能明确划分资料的提供、传递权责关系。四；作业表格设计与文件标准化n 设计图表(表单)时，应充分考虑图表(表单)于管
15、理制度实行的配合关系，以便能更好发挥图表(表单)的功能，此外图表(表单)设计还有其自身应遵循的功能：n1 图表(表单)应有具体明确的功能；n2 图表(表单)流程应力求清楚、简单、迅速；n3 图表(表单)格式应简单、统一、易看、易填、易懂、n4 资料力求完整；n5 方便资料填写；n6 减少书写工作，避免不必要文字书写；四；作业表格设计与文件标准化n7、避免资料重复n8 表格便于套写，减少同一资料两次以上填写；n9 简化表格装订工作，减少不必要重复工作；n10、格式统一便于归类；n11、表格联数适当；n12、流程设计合理；n13、体制数量适当。图表(表单),不能流于形式，接受后要珍惜资源。各接受部门要及时整理归纳，提取有效的信息。管理表单的作用与意义
