1、 第章第章 文字处理基础文字处理基础1ppt课件2022-12-31 本章要点：2ppt课件2022-12-31本章逻辑结构本章逻辑结构5.1 Word 2003 基本操作基本操作 5.1.1 Word 2003的启动、退出与窗口的组成的启动、退出与窗口的组成 5.1.2 文档的新建与文本的输入文档的新建与文本的输入 5.1.3 试图方式与显示比例试图方式与显示比例 5.1.4 文档的打开与保护文档的打开与保护 5.2 编辑文档编辑文档 5.2.1 文本选定文本选定 5.2.2 文本的插入、复制和删除文本的插入、复制和删除 5.2.3 撤销与恢复操作撤销与恢复操作 5.2.4 查找、替换字符和
2、文档拼写检查查找、替换字符和文档拼写检查3ppt课件2022-12-31本章逻辑结构本章逻辑结构5.3 文档的排版文档的排版 5.3.1 字符格式的设置字符格式的设置 5.3.2 格式化段落格式化段落 5.3.3 设置项目符号和编写设置项目符号和编写 5.3.4 设置边框和底纹设置边框和底纹 5.3.5 样式和模版的应用样式和模版的应用5.4 页面设置与文档打印页面设置与文档打印 5.4.1 页面设置页面设置 5.4.2 插入分隔符和页码插入分隔符和页码 5.4.3 添加页眉和页脚添加页眉和页脚 5.4.4 打印预览与打印设置打印预览与打印设置5.5 表格表格4ppt课件2022-12-31本
3、章逻辑结构本章逻辑结构 5.5.1 表格的制作表格的制作 5.5.2 编辑表格编辑表格 5.5.3 表格格式化表格格式化 5.5.4 表格中的数据计算和排列表格中的数据计算和排列5.6 插入对象与绘图插入对象与绘图 5.6.1 插入图片插入图片 5.6.2 设置图片格式设置图片格式 5.6.3 绘制图形绘制图形 5.6.4 插入公式插入公式 5.6.5 插入文本框插入文本框 5.6.6 插入艺术字插入艺术字5ppt课件2022-12-31本章逻辑结构本章逻辑结构5.7 邮件的合并邮件的合并 5.7.1 “邮件合并邮件合并”的操作过程的操作过程 5.7.2 制作套用信函制作套用信函 5.7.3
4、制作信封和标签制作信封和标签6ppt课件2022-12-315.1 Word 2003基本操作 5.1.1 Word的启动与退出及窗口的组成 1.Word 2003 的启动的启动 通常情况下，可以按一下通常情况下，可以按一下4 4种方法之一来启动种方法之一来启动 Word 2003 常规启动，单击常规启动，单击Windows系统系统“开始开始”菜单下菜单下“程序程序”子菜单子菜单的的”Microsoft Office”下的下的“Microsoft Office Word 2003”选项。选项。快捷启动，双击桌面上的快捷启动，双击桌面上的“Microsoft Office Word 2003”快
5、捷方式图标。快捷方式图标。通过双击已有的通过双击已有的 Word 2003 文档进入文档进入 Word 2003 。单击单击“开始开始”菜单，单击菜单，单击“新建新建 Office 文档文档”，再出现的对话框中选择，再出现的对话框中选择“空白文档空白文档”，也可以启动，也可以启动 Word 2003 。7ppt课件2022-12-31 2.2.Word 2003的退出的退出 要退出要退出Word 2003 ，可采用以下各种方法之一。，可采用以下各种方法之一。a.a.单击单击Word 2003标题栏右侧的标题栏右侧的“关闭关闭”按钮。按钮。b.b.单击标题栏左侧的单击标题栏左侧的“”图标，在随之
6、打开的下拉菜单中，单击图标，在随之打开的下拉菜单中，单击“关关闭闭”选项。选项。c c.双击标题栏左侧的双击标题栏左侧的“”图标，在弹出的对话框中单击图标，在弹出的对话框中单击“是是”按钮。按钮。d d.单击菜单中的单击菜单中的“文件文件”命令，在随之打开的下拉菜单中单击命令，在随之打开的下拉菜单中单击“退出退出”选选项。项。e.e.按组合键按组合键Alt+F4Alt+F4。如果在退出操作之前，没有保存已被修改的文档，则在退出如果在退出操作之前，没有保存已被修改的文档，则在退出WordWord时，时，Word 2003Word 2003 将会弹出一个对话框，询问用户是否要保将会弹出一个对话框，
7、询问用户是否要保存对文档的修改。用存对文档的修改。用户根据需要选择户根据需要选择“是是”或或“否否”或或“取消取消”按钮来执行相应的操作。按钮来执行相应的操作。我们如何进行文字处理，需要什么工具，如何启动和退出该程序呢？现在你能自己做 一做吗？8ppt课件2022-12-313.Word 2003 窗口的组成窗口的组成 Word 2003 Word 2003 启动后，出现在屏幕上的就是启动后，出现在屏幕上的就是Word 2003 Word 2003 的窗口，它主的窗口，它主要由要由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏等组成标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏等组
8、成。（1 1）标题栏标题栏 标题栏位于窗口的顶部。它包含应用程序名、文档名和控制按标题栏位于窗口的顶部。它包含应用程序名、文档名和控制按钮。首次打开钮。首次打开 Word 2003 Word 2003 时，系统默认打开的文档名为时，系统默认打开的文档名为“文档文档1 1”,第二第二次新建文件时，默认的文档名为次新建文件时，默认的文档名为“文档文档2 2”，依次类推。，依次类推。Word 2003 Word 2003 文文档文件名扩展名为档文件名扩展名为“DOCDOC”.（2 2）菜单栏菜单栏 菜单栏位于标题栏下边，提供了各种操作命令构成菜单栏位于标题栏下边，提供了各种操作命令构成 的菜单选项，
9、它有的菜单选项，它有“文件文件”、“编辑编辑”、“视图视图”、“插入插入”、“格式格式”、“工具工具”、“表格表格”、“窗口窗口”和和“帮助帮助”9 9个菜单。个菜单。要选择菜单栏中的某个命令选项，可使用鼠标，也要选择菜单栏中的某个命令选项，可使用鼠标，也 可用按可用按 Alt+F Alt+F 键激活菜单栏。单击菜单项，可以弹键激活菜单栏。单击菜单项，可以弹 出下拉式菜单，用户可以通过单击选择相应的命令出下拉式菜单，用户可以通过单击选择相应的命令 来执行来执行 Word 2003 Word 2003 的某项操作。的某项操作。9ppt课件2022-12-31 不能用的命令被自动隐藏起来，并在菜单
10、的下方出现按钮，几单此按不能用的命令被自动隐藏起来，并在菜单的下方出现按钮，几单此按钮，将展开所有菜单选项。钮，将展开所有菜单选项。（3）工具栏工具栏 工具栏位于菜单栏的下方，工具栏以图标形式显示工具按钮，用户直工具栏位于菜单栏的下方，工具栏以图标形式显示工具按钮，用户直接单击工具按钮，即可执行某项操作，更加方便、快捷。用鼠标拖动工接单击工具按钮，即可执行某项操作，更加方便、快捷。用鼠标拖动工具栏前面的灰色竖线，可以改变工具栏在窗口中的位置。工具栏占用屏具栏前面的灰色竖线，可以改变工具栏在窗口中的位置。工具栏占用屏幕空间，不宜显示太多，常用有幕空间，不宜显示太多，常用有“常用常用”和和“格式格
11、式”工具栏。工具栏。（4）标尺标尺 标尺有水平标尺和垂直标尺两种，用来确定文档在屏幕及纸张上的位标尺有水平标尺和垂直标尺两种，用来确定文档在屏幕及纸张上的位置。可利用水平标尺上的缩进按钮进行段落缩进和边界调整。还可以利置。可利用水平标尺上的缩进按钮进行段落缩进和边界调整。还可以利用标尺上的制表符来设置表位。标尺的显示或隐藏可以通过单击用标尺上的制表符来设置表位。标尺的显示或隐藏可以通过单击“视图视图”菜单中的菜单中的“标尺标尺”命令来实现。命令来实现。（5）编辑区编辑区 编辑区就是窗口中的大空白区域，是用户输入、编辑和排版文本的区编辑区就是窗口中的大空白区域，是用户输入、编辑和排版文本的区域。
12、域。“I I”形光标即为插入点形光标即为插入点,可以接受键盘的输入。在编辑区里，完成可以接受键盘的输入。在编辑区里，完成文档的全部输入、编辑和排版功能。文档的全部输入、编辑和排版功能。10ppt课件2022-12-31 （6）滚动条滚动条 滚动条分垂直滚动条和水平滚动条，另外，还有上翻、下翻、上翻一滚动条分垂直滚动条和水平滚动条，另外，还有上翻、下翻、上翻一页下翻一页、左移和右移等六个按钮，通过它们快速确定信息在文档中页下翻一页、左移和右移等六个按钮，通过它们快速确定信息在文档中的位置。垂直滚动条上还有的位置。垂直滚动条上还有“选择浏览对象选择浏览对象”按钮，单击该按钮可以选按钮，单击该按钮可
13、以选择不同的文档浏览方式。择不同的文档浏览方式。(7)视图切换按钮视图切换按钮 试图切换按钮位于编辑区的左下角，水平滚动条的左端，单击各项按试图切换按钮位于编辑区的左下角，水平滚动条的左端，单击各项按钮可以切换文档的四种不同的视图显示方式，不同的显示方式将在本章钮可以切换文档的四种不同的视图显示方式，不同的显示方式将在本章后面做详细的介绍。后面做详细的介绍。（8）状态栏状态栏 状态栏位于窗口的底部，显示当前窗体的状态，如当前的页号、节号状态栏位于窗口的底部，显示当前窗体的状态，如当前的页号、节号当前页数及总页数、光标插入点位置、改写当前页数及总页数、光标插入点位置、改写/插入状态、当前使用的语
14、插入状态、当前使用的语言等信息。言等信息。(9)任务窗格任务窗格 Word 2003 Word 2003 将许多对话框显示于将许多对话框显示于“任务窗格任务窗格”中，以方便用户的操作中，以方便用户的操作和使用。如果用户不需要使用的话，就关闭任务窗格即可。和使用。如果用户不需要使用的话，就关闭任务窗格即可。11ppt课件2022-12-31 5.1.2 文档的新建与文本的输入 启动启动 Word 2003Word 2003 后，系统自动打开一个文件名为后，系统自动打开一个文件名为“文档文档1 1”的空白文的空白文档，可以直接输入内容并进行编辑设置和排版，文档的实际名字等保存时档，可以直接输入内容
15、并进行编辑设置和排版，文档的实际名字等保存时再根据用户的需要确定。再根据用户的需要确定。1.文档的新建文档的新建 新建空白文档的主要方法有以下几种：新建空白文档的主要方法有以下几种：直接单击直接单击“常用常用”工具栏的工具栏的“新建新建”按钮，就直接打开了一个空白新按钮，就直接打开了一个空白新文档窗口；文档窗口；单击单击“文件文件”菜单中的菜单中的“新建新建”命令。就在原有的文档窗口中弹出命令。就在原有的文档窗口中弹出“新建文档新建文档”任务窗格，然后在该任务窗格中单击任务窗格，然后在该任务窗格中单击“空白文档空白文档”命令；若命令；若选择选择“本机上的模板本机上的模板”，就打开了模板对话框，
16、然后在，就打开了模板对话框，然后在“常用常用”选项卡中选项卡中选择选择“空白文档空白文档”，然后再单击，然后再单击“确定确定”按钮，即打开了一个空白新文档按钮，即打开了一个空白新文档窗口；窗口；使用快捷键使用快捷键 Ctrl+NCtrl+N,可直接打开一个空白新文档窗口。可直接打开一个空白新文档窗口。12ppt课件2022-12-31 2.文本的录入文本的录入 Word 2003 Word 2003 只能把欲录入文档的字符输入到当前文档窗口中编辑区的只能把欲录入文档的字符输入到当前文档窗口中编辑区的I I形光标位置，因此，为了将字符录入到正确的位置，首先要确定光标的位形光标位置，因此，为了将字
17、符录入到正确的位置，首先要确定光标的位置，然后再选择合适的输入方法。置，然后再选择合适的输入方法。（1 1）光标定位光标定位 光标表示录入文本时的位置，除了可用键盘的光标控制键定位光标位光标表示录入文本时的位置，除了可用键盘的光标控制键定位光标位置外，还可以在插入处用鼠标单击定位。置外，还可以在插入处用鼠标单击定位。（2 2）输入法的启动和切换输入法的启动和切换 在输入中文之前，可以通过鼠标和键盘来完成中文输入法的启动和切在输入中文之前，可以通过鼠标和键盘来完成中文输入法的启动和切换。换。鼠标操作鼠标操作 单击单击 Windows XP Windows XP 任务栏上的输入法指示器图标任务栏上
18、的输入法指示器图标 ,屏幕上就会弹屏幕上就会弹出出“输入法输入法”菜单。该菜单列出了当前系统已安装的中文输入法，单击其菜单。该菜单列出了当前系统已安装的中文输入法，单击其中一种，就可以切换到该输入法状态下。中一种，就可以切换到该输入法状态下。键盘操作键盘操作 启动或关闭中文输入法按启动或关闭中文输入法按 Ctrl+Space Ctrl+Space 键；英文和各种中文输入法键；英文和各种中文输入法之间切换按之间切换按 Alt+Shift Alt+Shift 或或 Ctrl+Shift Ctrl+Shift 键。键。En13ppt课件2022-12-31 （3）文本的输入文本的输入 输入法选定后，
19、就可以在光标位置处开始输入文本。输入法选定后，就可以在光标位置处开始输入文本。Word 2003 Word 2003 软件软件的默认输入状态是插入状态（即每输入一个字符，光标以右及其以下的字的默认输入状态是插入状态（即每输入一个字符，光标以右及其以下的字符均后退一个字符）。按一下符均后退一个字符）。按一下 Insert Insert 键。文本输入状态变为改写状态键。文本输入状态变为改写状态（即每输入一个字符，将覆盖光标以右的一个字符），再按一下该键又变（即每输入一个字符，将覆盖光标以右的一个字符），再按一下该键又变为插入状态；也可以通过双击为插入状态；也可以通过双击 Word 2003 Wor
20、d 2003 窗口中的状态栏中窗口中的状态栏中 来实现来实现插入改写的切换，如下图：插入改写的切换，如下图：插入与改写的切换插入与改写的切换 （4）特殊符号和难检字的输入特殊符号和难检字的输入 如果要输入键盘上没有的特殊符号或难检字，有以下几种方法来实现。如果要输入键盘上没有的特殊符号或难检字，有以下几种方法来实现。菜单操作菜单操作 单击单击“插入插入”菜单中的菜单中的“符号符号”命令，在弹出的符号对话框中选择命令，在弹出的符号对话框中选择需要的字体以及下面的符号和不常用的汉字（需要的字体以及下面的符号和不常用的汉字（GBKGBK中收集的全部汉字），中收集的全部汉字），并单击插入按钮，即可将选
21、择的字符插入到光标所在的位置。并单击插入按钮，即可将选择的字符插入到光标所在的位置。改写改写 录制录制 修订修订 扩展扩展 改写改写 中文（中国）中文（中国）14ppt课件2022-12-31 使用软键盘使用软键盘 光标移至输入法状态条的软键盘按钮上并单击右键，就可以打开软键光标移至输入法状态条的软键盘按钮上并单击右键，就可以打开软键盘选项，在选项中选择一种你要输入的符号类型，就可以进入符号键盘，盘选项，在选项中选择一种你要输入的符号类型，就可以进入符号键盘，只需要用鼠标单击软键盘上对应的键就可以输入相应的符号。只需要用鼠标单击软键盘上对应的键就可以输入相应的符号。5.1.3 视图方式与显示比
22、例 1.视图方式视图方式 所谓视图，就是浏览文档的方式或文档的显示方式。所谓视图，就是浏览文档的方式或文档的显示方式。Word 2003 提供提供了普通、了普通、Web 版式、页面、大纲和阅读版式等版式、页面、大纲和阅读版式等5种视图方式。在种视图方式。在Word 2003 应用程序窗口的左下角有应用程序窗口的左下角有5个控制按钮，单击这个控制按钮，单击这5个按钮，可以实现个按钮，可以实现视图之间的切换。还可以通过视图之间的切换。还可以通过“视图视图”菜单，来选择所需要的视图。这些菜单，来选择所需要的视图。这些视图各有特点，下面分别进行介绍。视图各有特点，下面分别进行介绍。（1）普通视图普通视
23、图 普通视图只显示文本格式，可以进行文档的输入和编辑，但不显示页普通视图只显示文本格式，可以进行文档的输入和编辑，但不显示页边距、页眉和页脚、背景图形和分栏等信息。当文档满一页时，就会出现边距、页眉和页脚、背景图形和分栏等信息。当文档满一页时，就会出现一条虚线，该虚线称为分页符。由于普通视图不显示附加信息，因此具有一条虚线，该虚线称为分页符。由于普通视图不显示附加信息，因此具有占有计算机内存少、处理速度快的特点。在普通视图下可以快速的输入、占有计算机内存少、处理速度快的特点。在普通视图下可以快速的输入、编辑和设置文本格式。编辑和设置文本格式。15ppt课件2022-12-31 （2）Web 版
24、式视图版式视图 在在 Web 版式视图中，模拟该文档在版式视图中，模拟该文档在 Web 浏览器上浏览的效果。在浏览器上浏览的效果。在 Web 版式视图中，可以看到文档背景和为适应窗口大小而自动换行显示的文本，版式视图中，可以看到文档背景和为适应窗口大小而自动换行显示的文本，且图形位置与在且图形位置与在 Web 浏览器中的位置一致。浏览器中的位置一致。（3）页面视图页面视图 页面视图，是页面视图，是 Word 2003 的默认视图。在这种视图方式下，实现文档的默认视图。在这种视图方式下，实现文档“所见即所得所见即所得”效果；文档的页与页之间是不相连的，可以看到文档在纸张效果；文档的页与页之间是不
25、相连的，可以看到文档在纸张上的确切位置。在页面视图下可以编辑页眉和页脚、调整页边距、处理分栏上的确切位置。在页面视图下可以编辑页眉和页脚、调整页边距、处理分栏和编辑图形对象等。和编辑图形对象等。（4）阅读视图阅读视图 在在Word 2003 中增加了阅读版式，在该视图方式下最合适阅读多页文档。中增加了阅读版式，在该视图方式下最合适阅读多页文档。阅读版式将来的文章编辑区缩小，而文字大小保持不变；如果多页，它回自阅读版式将来的文章编辑区缩小，而文字大小保持不变；如果多页，它回自动分成多屏。在该视图下同样可以进行文字的编辑工作。在动分成多屏。在该视图下同样可以进行文字的编辑工作。在Word 2003
26、窗口，窗口，单击工具栏上阅读按钮或单击工具栏上阅读按钮或 Alt+R 即转为阅读版式。阅读版式视图只保留即转为阅读版式。阅读版式视图只保留“阅阅读版式读版式”和和“审阅审阅”工具栏。工具栏。16ppt课件2022-12-31 （5）大纲版式大纲版式 在大纲视图下，编辑几十页乃至几百页长的文档大纲（文档的各级在大纲视图下，编辑几十页乃至几百页长的文档大纲（文档的各级标题）的操作就变得简单了。在大纲视图中，既可以查看文档的大纲，标题）的操作就变得简单了。在大纲视图中，既可以查看文档的大纲，还可以通过拖动鼠标来移动、复制和重新组织大纲，也可以通过折叠文还可以通过拖动鼠标来移动、复制和重新组织大纲，也
27、可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题以至正文内容。大纲档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题以至正文内容。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景如图：视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景如图：17ppt课件2022-12-31 2.设置显示比例设置显示比例 在在 Word 2003 中，可以在屏幕上放大文档以便仔细查看文档，或者中，可以在屏幕上放大文档以便仔细查看文档，或者缩小比例以便集中查看文档的版面效果。缩小比例以便集中查看文档的版面效果。单击单击“常用常用”工具栏中比例按钮，在出现的下拉式列表中选择缩放工具栏中比例按钮，在出现的下拉式列表中选择缩
28、放比例，或者直接在列表框中输入所要显示的比例值。比例，或者直接在列表框中输入所要显示的比例值。下图是显示比例为下图是显示比例为“双页双页”的显示效果。的显示效果。18ppt课件2022-12-31 使用使用“视图视图”菜单中的菜单中的“显示比例显示比例”命令，在显示比例对话框中命令，在显示比例对话框中自定义文档的缩放比例。自定义文档的缩放比例。5.1.4 文档的打开、保存与保护文档的打开、保存与保护 1.1.文档的打开文档的打开 如果需要查看或编辑已经保存的如果需要查看或编辑已经保存的 Word 文档，可以在文档，可以在 Word 2003 窗口使用文件菜单中的打开命令。打开一个文档是指把磁盘
29、上存储的相窗口使用文件菜单中的打开命令。打开一个文档是指把磁盘上存储的相应的文档调入内存，并显示在工作区中。打开应的文档调入内存，并显示在工作区中。打开 Word 2003 文档的办法文档的办法很多，常用的方法有：很多，常用的方法有：（1）用菜单命令打开文档用菜单命令打开文档 选择选择“文件文件”菜单中的菜单中的“打开打开”命令，系统将弹出如下图所示的命令，系统将弹出如下图所示的“打开打开”对话框，然后在对话框，然后在“查找范围查找范围”列表框中，选择要打开的文档所列表框中，选择要打开的文档所在的位置（磁盘、文件夹），并在其文件列表中选择要打开的文件名，在的位置（磁盘、文件夹），并在其文件列表
30、中选择要打开的文件名，单击单击“打开打开”按钮。按钮。19ppt课件2022-12-3120ppt课件2022-12-31 （2）用工具栏按钮打开文档用工具栏按钮打开文档 单击常用工具栏上的打开按钮，即弹出打开对话框，然后选择要打单击常用工具栏上的打开按钮，即弹出打开对话框，然后选择要打开的文件。打开文件时，系统默认的文件类型是开的文件。打开文件时，系统默认的文件类型是“所有所有 Word 文档文档”（文件扩展名是（文件扩展名是DOC、DOT等）。如果要打开其它类型的文件，可在该等）。如果要打开其它类型的文件，可在该对话框的对话框的“文件类型文件类型”列表框中选择文件类型。文件类型列表框列举了
31、列表框中选择文件类型。文件类型列表框列举了Word 2003只能打开的文件类型，系统在打开文件时自动将该其转换成只能打开的文件类型，系统在打开文件时自动将该其转换成Word 文档。文档。（3）通过文件菜单中列出的文档打开最近使用的文件通过文件菜单中列出的文档打开最近使用的文件 在在Word 2003 的文件菜单下方显示最近打开过的文件列表，选择的文件菜单下方显示最近打开过的文件列表，选择其中的文件名可打开该文件。在默认状态下，列出最近使用过的其中的文件名可打开该文件。在默认状态下，列出最近使用过的4个文个文件名。如果要修改列出文件数，可在菜单栏上选择工具菜单中的选项命件名。如果要修改列出文件数
32、，可在菜单栏上选择工具菜单中的选项命令，在选项对话框的常规选项卡的令，在选项对话框的常规选项卡的“列出最近所用文件列出最近所用文件”文本框中改变文本框中改变文件数目。文件数目。2.文档的保存文档的保存 文档建立或修改好后，需要将其保存到磁盘上。由于断电很容易使文档建立或修改好后，需要将其保存到磁盘上。由于断电很容易使为保存的数据丢失，所以要养成随时保存文档的好习惯。文档的保存操为保存的数据丢失，所以要养成随时保存文档的好习惯。文档的保存操作一般有：作一般有：21ppt课件2022-12-31 （1）保存新建文档保存新建文档 单击文件菜单中保存命令（或者单击长用工具栏上的保存按钮），单击文件菜单
33、中保存命令（或者单击长用工具栏上的保存按钮），系统将弹出另存为对话框，如图所示，在对话框中设定保存的位置并输系统将弹出另存为对话框，如图所示，在对话框中设定保存的位置并输入文件名（缺省时，系统将自动以该文档第一段部分文字为文件名），入文件名（缺省时，系统将自动以该文档第一段部分文字为文件名），然后单击对话框右下角的然后单击对话框右下角的“保存保存”按钮。按钮。所存文所存文件的名称件的名称文档存文档存储储位置位置22ppt课件2022-12-31 在在“另存为另存为”对话中可以单击对话中可以单击“工具（工具（L）”，系统将弹出一个下拉，系统将弹出一个下拉菜单，该菜单中有多个选项，若选择其中的菜单
34、，该菜单中有多个选项，若选择其中的“保存选项保存选项”命令，则弹出命令，则弹出“保存保存”对话框，从中可以设置对话框，从中可以设置“自动保存时间间隔自动保存时间间隔”等参数：若选择等参数：若选择其中的其中的“安全措施选项安全措施选项”，则弹出，则弹出“安全性安全性”对话框，从中可以为文件对话框，从中可以为文件增加增加“打开文件时的密码打开文件时的密码”、“修改文件是的密码修改文件是的密码”等安全措施，如果等安全措施，如果只设置了只设置了“打开文件时的密码打开文件时的密码”，则打开的文件只能阅读不能修改。，则打开的文件只能阅读不能修改。（2）保存修改后的已有文档保存修改后的已有文档 保存修改后的
35、已有文档，只需要单击工具栏上的保存修改后的已有文档，只需要单击工具栏上的“保存保存”按钮或单按钮或单击击“文件文件”菜单中的菜单中的“保存保存”命令，系统将以原路径和原文件名存盘，不命令，系统将以原路径和原文件名存盘，不在弹出在弹出“另存为另存为”对话框。对话框。（3）另存文档另存文档 Word 2003 允许将打开的文件保存到其他位置，而原来位置的文允许将打开的文件保存到其他位置，而原来位置的文件不受影响。单击件不受影响。单击“文件文件”菜单中的菜单中的“另存为另存为”命令，在系统弹出命令，在系统弹出“另存为另存为”对话框中设定保存路径及文件名。对话框中设定保存路径及文件名。（4）以网页的形
36、式另存文档以网页的形式另存文档 选择文件菜单中的选择文件菜单中的“另存为网页另存为网页”命令，在弹出的对话框中选择好命令，在弹出的对话框中选择好路径和文件名后，单击路径和文件名后，单击“保存保存”按钮即可（文档的扩展名为按钮即可（文档的扩展名为html）。）。23ppt课件2022-12-31 5.8 邮件的合并 邮件合并就是：在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通邮件合并就是：在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（如信资料（如Excel表、表、Access数据表等相关信息），从而批量生成需要的数据表等相关信息），从而批量生成需要的邮件文档。邮件合并功能除了可以批量
37、处理信函、信封等于邮件相关的文邮件文档。邮件合并功能除了可以批量处理信函、信封等于邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等，能极大地提高工档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等，能极大地提高工作效率。下面主要介绍信函、信封、标签的制作过程。作效率。下面主要介绍信函、信封、标签的制作过程。5.8.1 “邮件合并邮件合并”的操作过程的操作过程 “邮件合并邮件合并”的操作过程主要有三大步骤的操作过程主要有三大步骤.1.建立主文档建立主文档 主文档是指邮件文档中内容固定不变的部分，如信函中的信体部分、信主文档是指邮件文档中内容固定不变的部分，如信函中的信体部分、信封上的寄
38、信人信息等。建立主文档的过程与新建一个封上的寄信人信息等。建立主文档的过程与新建一个Word 文档一模一样，文档一模一样，唯一不同的是需要考虑唯一不同的是需要考虑Word 文档中要留出怎样的空间才能与数据源更完美文档中要留出怎样的空间才能与数据源更完美地结合。地结合。2.准备数据源准备数据源 24ppt课件2022-12-31 数据源就是数据记录表，其中包含着与通信相关的字段和记录内容。数据源就是数据记录表，其中包含着与通信相关的字段和记录内容。通常可以用已有的通信录作为数据源，如果没有现成的，也可以新建立通常可以用已有的通信录作为数据源，如果没有现成的，也可以新建立一个数据源。在使用一个数据
39、源。在使用ExcelExcel表格做数据源时不要加一行标题。表格做数据源时不要加一行标题。3.3.将数据源合并到主文档中将数据源合并到主文档中 利用邮件合并工具，可以将书院合并到主文档中，得到我们需要的利用邮件合并工具，可以将书院合并到主文档中，得到我们需要的目标文档。合并完成的文档份数取决于数据表中记录的条数。目标文档。合并完成的文档份数取决于数据表中记录的条数。5.8.2 5.8.2 制作套用信函制作套用信函 邮件合并的操作通常有两种方法邮件合并的操作通常有两种方法:1.1.数据源准备数据源准备 数据源就是信函中所有要用到的数据。这个数据源可以是数据源就是信函中所有要用到的数据。这个数据源
40、可以是ExcelExcel工作工作表、表、Word Word 表格、表格、AccessAccess表，还可以是表，还可以是MSSQL Server MSSQL Server 数据库。数据库。2.2.主文档模板准备主文档模板准备 主文档文件就是即将制作出的信函的模板主文档文件就是即将制作出的信函的模板.3.3.邮件合并邮件合并 (1)(1)打开主文档模板文件打开主文档模板文件25ppt课件2022-12-3126ppt课件2022-12-31Word 2003窗口的组成栏标题任务窗格状态栏视图切换按钮滚动条辑编区标尺工具栏菜单栏27ppt课件2022-12-31任务窗口任务窗口视图切视图切换按换按钮钮28ppt课件2022-12-31标题栏标题栏菜单菜单栏栏工具栏工具栏编辑编辑区区标尺标尺“格式格式”工工具具栏栏“常用常用”工工具具栏栏29ppt课件2022-12-31普通普通视图视图30ppt课件2022-12-31Web版式视版式视图效果图效果31ppt课件2022-12-31页面版式页面版式视图效果视图效果32ppt课件2022-12-31阅读版阅读版式视图式视图效果效果33ppt课件2022-12-31
