1、会议准备非集中式会议集中式会议是否采用信息化手段会议结束是否采用信息化手段会议形式会议场所会议通知会议流程安全保卫后勤服务会议纪要会议评估是否节能、环保以人为本是否高效会议进行绿色会议的管理程序会议前会议时会议后时间、地点、会议须知、会议议程、参加人员、会议地址等讨论议题、注意事项等会议纪要、会议精神等彩信、邮件、短信等形式参与人员广东移动的绿色会议行动决策者在绿色会议中的推动力传统角色传统角色关键点关键点信息化的绿色会议信息化的绿色会议1.1.会开得越会开得越“勤勤”越好越好2.2.无计划、无控制无计划、无控制会议管理会议管理1.1.身体力行，倡导高效节能的绿色会风，身体力行，倡导高效节能的
2、绿色会风，只开有实际效果的会只开有实际效果的会2.2.控制会议成本，对会议性质合理划分，控制会议成本，对会议性质合理划分，制定各类会议开支标准制定各类会议开支标准1.1.无须考虑信息接收结果无须考虑信息接收结果2.2.集中式办会，不考虑会议形式创新集中式办会，不考虑会议形式创新3.3.不考虑节能与成本节约不考虑节能与成本节约会议形式会议形式1.1.多用信息化手段实现环保、高效、节能、多用信息化手段实现环保、高效、节能、人性化人性化2.2.根据预算灵活组合会议形式根据预算灵活组合会议形式3.3.从物料等细节节约会议成本从物料等细节节约会议成本注重会议派头，会议安排不划分等级注重会议派头，会议安排
3、不划分等级会议服务会议服务根据会议规格、地理特性制定会务标准根据会议规格、地理特性制定会务标准会议开完就算了，不注重会议的总结会议开完就算了，不注重会议的总结闭环监控闭环监控 1.1.推动绿色会议信息化的评估推动绿色会议信息化的评估2.2.重视会议计划的闭环监控重视会议计划的闭环监控判断某个会议是否应该开这样的情况下这样的情况下不应该开会不应该开会具体情况具体情况准备不充分准备不充分1.1.与会时间紧迫，不可能有适当的准备与会时间紧迫，不可能有适当的准备2.2.没有清晰的会议议程或缺乏合适的目标，与会者不清楚可能要讨论什么没有清晰的会议议程或缺乏合适的目标，与会者不清楚可能要讨论什么3.3.擅
4、自变更会议议程、延长会议时间，与会者没有准备好擅自变更会议议程、延长会议时间，与会者没有准备好效果难以保证效果难以保证1.1.主要人员不能到会主要人员不能到会2.2.回中没有决策流程，容易跑题回中没有决策流程，容易跑题3.3.对议题涉及的术语困惑不解或歧义对议题涉及的术语困惑不解或歧义4.4.会议环境干扰因素太过会议环境干扰因素太过5.5.与会者参加积极性不高，认为会议浪费时间和精力与会者参加积极性不高，认为会议浪费时间和精力没有实质内容没有实质内容 1.1.某些决定并非重要或并非紧急，只是内容简单的常规性、事务性会议某些决定并非重要或并非紧急，只是内容简单的常规性、事务性会议2.2.直接交由
5、少数人负责即可的事情直接交由少数人负责即可的事情3.3.决策者已经做出决定了决策者已经做出决定了成本太高成本太高1.1.规格计划太高，会导致开支过大规格计划太高，会导致开支过大2.2.会议地点太偏僻，交通成本高会议地点太偏僻，交通成本高有更好的替代方案有更好的替代方案1.1.可以合并召开的会议不分别召开可以合并召开的会议不分别召开2.2.将专题性会议、专业会议和综合会议逃开的不分别召开将专题性会议、专业会议和综合会议逃开的不分别召开3.3.能通过网络、电话等形式解决的，不集中召开能通过网络、电话等形式解决的，不集中召开4.4.能通过发文等形式解决的通报类会议不再开会通知能通过发文等形式解决的通
6、报类会议不再开会通知5.5.能开短会，绝不开长会能开短会，绝不开长会6.6.能一次性开会传达部署到基层的会议，不层层开会能一次性开会传达部署到基层的会议，不层层开会传统会议和信息化会务关系系统的比较会务内容会务内容传统做法传统做法信息化会务的做法信息化会务的做法会议场地选择会议场地选择没有全面的商家信息，没有全面的商家信息，每次通过电话沟通，每次通过电话沟通，现场踩点确定会议场所，现场踩点确定会议场所，造成时间成本及人工成本的浪费造成时间成本及人工成本的浪费网络化预订会议酒店；通过会务信息化系统的不同标准自动配网络化预订会议酒店；通过会务信息化系统的不同标准自动配套相应方案，省时省力套相应方案
7、，省时省力背景板、指示背景板、指示牌、会议指南牌、会议指南等物料制作方等物料制作方案核定案核定制作会议物资安排表，每次人手确定不同会议所需要的不同物资制作会议物资安排表，每次人手确定不同会议所需要的不同物资根据输入的会务标准输出物资根据输入的会务标准输出物资使用模型，自动列出需要的物资使用模型，自动列出需要的物资与会人员信息与会人员信息收集于与整理收集于与整理通过传真、电话、邮件收集参会通过传真、电话、邮件收集参会人数、人员姓名、职位、到达情人数、人员姓名、职位、到达情况等信息。经常出现信息丢失或况等信息。经常出现信息丢失或更新不及时、准确的情况更新不及时、准确的情况各单位通过登录信息收集网站
8、各单位通过登录信息收集网站输入个人信息，会务组织方随输入个人信息，会务组织方随时查询，即时更新时查询，即时更新房间分配及相房间分配及相关工作落实关工作落实根据实际与会人员级别及数量，根据实际与会人员级别及数量，分配手动分配房间，人员如有变分配手动分配房间，人员如有变动，牵一发而动全身动，牵一发而动全身系统设置各级别人员入住方案，系统设置各级别人员入住方案，输入与会人员信息后自动合理分配输入与会人员信息后自动合理分配会场、围餐及会场、围餐及合照作为安排合照作为安排按照正确的单位、部门、职位顺序按照正确的单位、部门、职位顺序进行手动排序、安排座位，人员如进行手动排序、安排座位，人员如有变动，牵一发
9、而动全身有变动，牵一发而动全身系统设置各级别人员作为安排方案，输入与会人员信息后自动系统设置各级别人员作为安排方案，输入与会人员信息后自动合里排序合里排序会务车辆准备会务车辆准备及调度及调度在举办大型会议中，如单靠人手分配车辆，会造成车辆安排的混乱在举办大型会议中，如单靠人手分配车辆，会造成车辆安排的混乱根据信息化会务管理系统进行车辆调配，方便、及时、高效。根据信息化会务管理系统进行车辆调配，方便、及时、高效。系统配有行程时长、路线设定，并可实时监督车辆行进情况系统配有行程时长、路线设定，并可实时监督车辆行进情况接机工作安排接机工作安排传统方式中，所有接机信息要通过电话一个一个传递、何时。常出
10、传统方式中，所有接机信息要通过电话一个一个传递、何时。常出现不及时、不到位而漏接、错接人员现不及时、不到位而漏接、错接人员信息化会务管理系统可通过网络实时更新，所有相关人员均可信息化会务管理系统可通过网络实时更新，所有相关人员均可及时知晓人员到达信息，保证服务的精准及时知晓人员到达信息，保证服务的精准注：上述所讲会务信息化系统和统一通信多媒体客户端（IMS），将在未来帮助会务工作人员解决许多难题。开会的风险开会的风险例子例子解决方案解决方案1.1.交通安全交通安全 2.2.餐饮风险餐饮风险3.3.会场突发事件会场突发事件硬件事件硬件事件 1.1.会场设施突然会场设施突然“罢工罢工”：停电，音响
11、、计算机和投影、空调故障等：停电，音响、计算机和投影、空调故障等2.2.户外回忆突遇天气变化，如暴雨、闪电打雷等户外回忆突遇天气变化，如暴雨、闪电打雷等3.3.会场周围发生突发事件，受其影响，会议难以继续会场周围发生突发事件，受其影响，会议难以继续通过提前准备好备用器材，设计好通过提前准备好备用器材，设计好备用活动方案，提前收集各种信息备用活动方案，提前收集各种信息，做好准备工作来解决预防的。对，做好准备工作来解决预防的。对于受周围突发事件影响的会议应该于受周围突发事件影响的会议应该重视与会者安全，暂停会议，离开会场重视与会者安全，暂停会议，离开会场软件事件软件事件1.1.大会重要主持人或者主
12、讲者因各种原因不能到会大会重要主持人或者主讲者因各种原因不能到会2.2.大会发言人发言超时，或者跑题，影响了后续的议程和相关主题的讨论大会发言人发言超时，或者跑题，影响了后续的议程和相关主题的讨论3.3.发言人的观点有违会议主办方主旨，产生负面影响发言人的观点有违会议主办方主旨，产生负面影响4.4.会议现场突然出现恶意捣乱的其他人员会议现场突然出现恶意捣乱的其他人员对于这类风险，就需要会议现场组织对于这类风险，就需要会议现场组织者的丰富经验和迅速反应，挽回不良者的丰富经验和迅速反应，挽回不良影响，或者及时采取行动，暂停会议。影响，或者及时采取行动，暂停会议。安全事故安全事故1.1.确保会议的安
13、全，包括参会人员的人身安全和会议资确保会议的安全，包括参会人员的人身安全和会议资料的保密要求。料的保密要求。2.2.有的与会者不方便透露行踪，会议组织者应对入住酒店时强调人员信息的保密性，有的与会者不方便透露行踪，会议组织者应对入住酒店时强调人员信息的保密性，避免与会者隐私受侵害避免与会者隐私受侵害3.3.设计商业机密或是政府规划，机密级别资料做好回收，避免外泄信息。设计商业机密或是政府规划，机密级别资料做好回收，避免外泄信息。超出预支超出预支会议开支内容：会议开支内容：1.1.会议室会议室/厅费用：场地租金；布置费用；设施租借费用；其他支持费用厅费用：场地租金；布置费用；设施租借费用；其他支
14、持费用2.2.住宿费用住宿费用3.3.餐饮费用：早、中、晚餐；酒水及服务费；会场茶歇；联谊酒会等餐饮费用：早、中、晚餐；酒水及服务费；会场茶歇；联谊酒会等4.4.交通费用：出发地至会务地的交通费用；会议期间交通费用；欢送交通及返程交交通费用：出发地至会务地的交通费用；会议期间交通费用；欢送交通及返程交通费用通费用5.5.人工成本支出：翻译人员；礼仪人员人工成本支出：翻译人员；礼仪人员6.6.视听设备视听设备7.7.其他杂费其他杂费开会的风险点风险控制，不得不做的三件事风险控制，不得不做的三件事做法做法1.1.成本控制成本控制1.1.信息化信息化2.2.变更会议形式变更会议形式2.2.会场控制会
15、场控制（1 1）场内控制）场内控制(会场内的风险控制需要会务组织者仔细会场内的风险控制需要会务组织者仔细和认真负责的工作态度，也需要深度的和认真负责的工作态度，也需要深度的专业知识和精神）专业知识和精神）1.1.电源符合情况如何？是否会突发停电？电插头是否够用？电源符合情况如何？是否会突发停电？电插头是否够用？2.2.音响效果如何？最后一排的参会者是否能听清？音响效果如何？最后一排的参会者是否能听清？3.3.计算机和投影是否正常？最后一排的视觉效果如何？计算机和投影是否正常？最后一排的视觉效果如何？4.4.发言者的相关资料是否已事先存入计算机？发言者的相关资料是否已事先存入计算机？5.5.空调
16、设施是否正常？温度设置是否合适？空调设施是否正常？温度设置是否合适？6.6.要开产品展示会，会场的灯光是否足够？要开产品展示会，会场的灯光是否足够？7.7.消防设施是否齐备？消防设施是否齐备？8.8.安全出口的指示是否清晰？是否亲自走一遍确认过安全通道安全出口的指示是否清晰？是否亲自走一遍确认过安全通道?（2 2）场外控制）场外控制（会议风险控制同时要关注场外因素，（会议风险控制同时要关注场外因素，这往往是会务组织者比较容易忽视的。这往往是会务组织者比较容易忽视的。需要会务组织者事先多收集信息，提早需要会务组织者事先多收集信息，提早预防，形成备用方案。预防，形成备用方案。1.1.确认会议餐饮菜
17、单，视察厨房卫生，注意会议期间天气对饮食的影响。在菜单设置上，避免容易引起肠胃不适的菜式（如确认会议餐饮菜单，视察厨房卫生，注意会议期间天气对饮食的影响。在菜单设置上，避免容易引起肠胃不适的菜式（如生冷海鲜等）；同时，要注意是否有特殊民族人员，要注意饮食禁忌生冷海鲜等）；同时，要注意是否有特殊民族人员，要注意饮食禁忌2.2.反复确认并提示交通工具的出发时间、路线、上下车地点、保持与领队者的联系反复确认并提示交通工具的出发时间、路线、上下车地点、保持与领队者的联系3.3.准备一些常用非处方药品准备一些常用非处方药品4.4.密切关注户外会场的天气变化，准备适当的用具，或者准备代替方案，提示与会者户
18、外参会的场地情况密切关注户外会场的天气变化，准备适当的用具，或者准备代替方案，提示与会者户外参会的场地情况5.5.会场外环境是否对会场产生影响？交通是否方便？会场外环境是否对会场产生影响？交通是否方便？6.6.如果受到会场外的突发事件的影响会议无法继续，宣布会议暂停或者及时转移会场。如果受到会场外的突发事件的影响会议无法继续，宣布会议暂停或者及时转移会场。3.3.效果控制效果控制（影响会议效果主要有两个方面：一是（影响会议效果主要有两个方面：一是会议议题设置；二是会议流程的控制。）会议议题设置；二是会议流程的控制。）1.1.主办部门十分清晰会议的目的，针对议题做好与会人员范围界定、议程设置、时
19、长设定等工作主办部门十分清晰会议的目的，针对议题做好与会人员范围界定、议程设置、时长设定等工作2.2.事前准备充分的会议材料，并对需要其他部门配合的事项提前进行沟通事前准备充分的会议材料，并对需要其他部门配合的事项提前进行沟通3.3.会议进行中要做好时间控制，避免无限讨论、议而不决的会议现场会议进行中要做好时间控制，避免无限讨论、议而不决的会议现场4.4.做好突发事件的预案和代替方案，如果遇到恶意捣乱会场的其他人员，及时沟通劝阻其离开会场做好突发事件的预案和代替方案，如果遇到恶意捣乱会场的其他人员，及时沟通劝阻其离开会场5.5.告知与会者和工作人员遵守会议内容和文件的保密制度，保证会议内容的安
20、全告知与会者和工作人员遵守会议内容和文件的保密制度，保证会议内容的安全封杀风险奇招封杀风险奇招1.1.做好成本预算，用电子材料代替纸质材料，让信息化传递各项信息，省时、省力、省钱做好成本预算，用电子材料代替纸质材料，让信息化传递各项信息，省时、省力、省钱2.2.做足准备工作，将会场内外可能发生的各项风险及防范措施一一列举，执行时逐项审查，防止出现漏洞做足准备工作，将会场内外可能发生的各项风险及防范措施一一列举，执行时逐项审查，防止出现漏洞降低风险必做事件开会的目的通常有以下几种开会的目的通常有以下几种1.集思广益的会议：希望在某领域讨论出一个可行的成果，或提出新想法，或解决某问题工作布置会：上
21、级向下级布置工作2.信息发布的会议：与与会者分享各种信息、资源，如上下级间、分区间、组织内外的分享激励士气的会议：动员大会，号召公司团结一致，共同进步，共同发展汇报型会议：下级向上级汇报工作情况谈判型会议：通过严谨的谈判程序，希望达到一个双方认同的方案表彰或批评会议：当众表扬或批评别人的会议，当众树立榜样或者以此为戒作为会议组织者，我们必须向发起方确认一下信息作为会议组织者，我们必须向发起方确认一下信息1.会议的主题是什么？5.与会者是哪些人？2.是否使用信息化形式召开会议？6.需要那种级别的服务？3.哪些议题是必须包含的？7.什么时间召开比较好？4.对会议的流程与设备有什么特别要求？8.会议
22、召开的时间长短？这些信息都要从会议发起者身上获得，而且需要通过反复的沟通。因为在意向形成到需求被正式确认的过程中，这些信息都在不断地变化一些会议发起者的开会意向有时并不完全确定，会议组织者就要多从执行需要的角度，提醒会议发起者有哪些信息是策划会议执行前必须确定的会议时间、时长人员级别、数量会议议程会议组织者会议城市会议酒店设备服务提供商房间数量房间物资会务人员数量会场面积用餐形式、餐厅面积设计物料会场数量设备需求会议发起者注：最左边的信息点必须由会议组织者向会议发起者反复确认，因为每一个信息点的具体化都将牵涉到大量关联工作信息点关联工作会议的主题确认 会议主题式放映会议召开目的的议题。一般都先
23、由会议发起者决定会议的主题，由此细化出会议的多个议题形成会议议程，参加者、规模等。会议的议程确认 会议的议程是会议重要的一环，完整的议程能使与会者很好地理解会议的目的，他们也可以提前准备相关事实与资料。会务人员确定主题后，要迅速细化出会议的多个议题，形成议程，并让会议发起者确认。确认会议主题时要注意的1.会议主题能放映的目的2.会议主题要明确，要体现会议需要传达的核心信息3.会议内容敏感度较高的会议，在主题设置上要着重考虑是否可公开。从会议质量角度出发，议程安排注意事项1.议程中的议题要完整，有始有终，以务实、高效为基准2.议程中议题的安排要按照轻重缓急，重要议题排在议程前端，次要议题排在后端
24、。3.分组讨论人员安排要合理，主持人设置的重要性不可忽视要保证讨论的效果4.议程安排要以人为本：议题期间适当安排休息时间；餐后不要立即举办强度大的会议；主要领导讲话的顺序。5.议程不要“左摇右摆”，保证资料准备的质量从会议组织者角度出发，议程安排注意事项1.要有清晰地时间节点安排，保证会务组织者及时提供休息、餐饮服务2.要有清晰地地点安排，以免使会议代表迷路3.会议组织者要清晰每个环节的设备要求，以便筹备人员能准时、准确提供到位4.会议最后一天尽量不要临时增加议题或延长会议时间，避免会议代笔紧急调整行程安排，打乱其后续工作注：左摇右摆。个人理解：议程不要在会中随意调动，即兴转变顺序。信息收集分
25、析整理制订计划方案执行结果反馈收集信息包括但不限于以下内容：1.会议信息（1）召开时间、期望地点；（2）会议议程、会议时长（3）会议设备、物料需求2.与会人员信息（1）与会人员规格（2）与会人员规模（3）与会人员详细信息：重要领导喜好、行程安排；与会代表姓名、性别、级别等根据各项信息进行划分，是属于满足需求型还是细分需求或是引导需求的。根据不同需求类型制订会务方案方案执行的过程中，不断关注各个工作点落实情况，根据最新需求进行应急调整1.现场执行结果反馈，检查工作落实情况；2.会议结束后总结，为下一次会务工作提升做好准备工作。创造我们会议管理的“五步曲”模型满足需求型标准化、流程化执行占绝大多数
26、的会议代表细分需求型个性化、有针对执行数量不多，级别相对较高的重要群体引导需求型精品化服务 会议接待中的核心人员 类别划分 满足需求型：如果会议人数较多，同时级别要求不高，这种会议服务应当采取标准化和流程化的服务执行方案，保证会议需求得到满足，但是不需超出标准。第一，这一类型会议人数较多，同时导致变动因素增多，因此，保证会议依时顺利召开是基本前提，过多投入服务人力、物力容易造成本末倒置。第二，这一类型会议与会人员规格不高，会议预算相应较少。因此，不提供过分个性化的服务，是绿色会议的要求，也是提高会务工作效率是会务资源按照需要分配的要求。第三，采取标准化和流程化的服务执行方案并坚持这个方案，才能
27、达到会议成本控制的目标。细分需求型：细分需求是指与会人员中较为重要的群体，在会议中处于第二级别的人员。针对这类群体需根据所得信息制订个性化方案，尽量满足人员的需求。引导需求型：针对这类群体的需求信息收集渠道较窄，且信息变动性较大，通常需要会议组织者提前制订两套或以上接待方案。引导需求型群体除参加会议意外还会有其他的行程安排，如异地市场考察、重要公关拜访等活动。会议组织者必须时刻保持信息的更新，并及时落实。模式优点：将客户进行等级划分按照不同类型制定相应服务标准，有助于合理利用人员资源，提升团队接待能力，提高满意度。针对满足型群体制订执行方案序号工作项目内容描述主要负责人配合人完成时间1背景板、
28、指示牌、会议指南等物料制作方案核定1.由广告公司负责会议主背板、各分会场背板、横幅、指示牌、代表证、会议手册等物料设计及制作工作2.会议组织部门跟进物料设计及制作2服务接待人员安排1.设置各环节工作岗位，并对应相关服务人员；2.根据每次会议需求撰写岗位职责；3.对各岗位人员进行培训。3航班信息收集1.来程代表航班信息收集；2.返程代表航班信息收集；3.按照到达时间顺序排列航班信息表。4接、送机1.预约接、送机车辆；2.接、送机工作人员安排；3.在与会人员出发前往会议地点前一天致电告知接机事宜；4.关注航班情况。5房间分配及房间物资管理1.提前与酒店确认房间号码提供时间、以房卡提供时间；2.按照
29、与会人员级别分配房间；3.会议期间协调一切关于住房安排事宜；4.放入房间内物资管理及落实房务人员，报道当天提前将物资放入房间。6会议签到1.签到人员岗位分工、职责规范、服务口径拟定，职责培训；2.签到物资准备：会议手册、代表证、会议资料、房卡、签到表等；3.按照每张签到表人员名单将对应的房卡分类整理，便于分发。7会场及围餐座位安排按照公司顺序及部门级别顺序安排座位。原则：会场及合照座位：左大右小；用餐座位：右大左小8会务车辆准备及现场调度会务期间会议接机车辆及会务车辆的申请、现场调度9会场布置及物品准备1.会场设备调试；2.按照排位表，监督酒店摆放座位。每节会议节数（上、下午）督促酒店重新摆齐
30、桌椅及台面物品（纸张不够的要及时补充）；3.桌面物品（鲜花、茶水、矿泉水、纸巾、薄荷糖、笔记本、笔等）准备及摆放。10用餐安排1.与会人员自助餐、围餐安排，包括：1）确定菜单；2）与酒店落实餐台摆放细节；3）控制用餐上菜时间，监督用餐过程菜式补充。11休息室1.与酒店落实会议期间休息室地点及休息室内沙发、茶几设施摆放；2.与酒店落实大会休息期间差点，基本保障点心及水果各3-4款，并分设两条餐台摆放3.每节会议开始后，督促酒店摆放茶点12信息化服务会议开始前及会议期间，将会发送问候类信息及通知类信息13医务人员安排安排医务人员在会议期间保障工作14围餐酒水安排会议级别及规模准备围餐酒水15系统支
31、撑总负责人1.会场wlan铺设2.博客直播、电视电话会议设备安装、调试3.会议场地电源线布设4.酒店通话网络信号调测、保障准备针对细分需求型及引导需求型群体制定会务执行方案日期时间内容地点跟进人员关键点x月日（报到前一天）20:00发送欢迎短信1.接机地点；2.接机代表联系方式3.当日天气预报X月日（报到）接机机场1.跟进航班到达情况，调整接机领导到达机场时间2.不遗漏行李19:00酒店入住酒店1.提前领取房卡，检查房间并摆放物资和行李；2.将房卡交给相应贴心管家19:30晚餐餐厅1.提前通知陪同用餐人员；2.跟进用餐进度20:30汇报会议安排会见室1.准备会议议程；2.熟知大会各项流程安排2
32、1:00发送明天日程短信1.叫醒时间；2.用餐时间及地点3.会议时间及地点21:30设置明天叫醒酒店确定叫醒时间x月x日（会议第一天）7:30叫醒服务酒店确认重要人员是否已被叫醒，如果至开会前15分钟还未到场，则人工再行叫醒一次8:00早餐餐厅1.提前通知陪同用餐人员；2.跟进用餐进度8：3012：00上午会议大会议室关注会议中需求12:10午餐酒店自助餐厅监督用餐过程菜式补充午休酒店确定叫醒时间下午会议会议室关注会议中需求客户拜访某地1.外出车辆安排、调派2.外出用餐安排返回酒店酒店确定第二天行程安排叫醒服务酒店确认重要人员是否已被叫醒，如果至开会前15分钟还未到场，则人工再行叫醒一次早餐餐
33、厅1.提前通知陪同用餐人员；2.跟进用餐进度上午会议（大会结束）大会议室关注会议中需求午餐酒店自助餐厅监督用餐过程菜式补充类别高压线救生衣房间没有预留多余房间分配房间时，每种房间类型需多出1-2间没有延迟房卡失效时间，导致无法开门会议结束日退房时间需在酒店正常退房时间基础上退后2-3个小时没有设置会议叫醒时间早上会议叫醒时间设置在回忆开始前1小时；下午会议叫醒时间设置在会议开始前15分钟餐厅没有提前确定好菜单按照回忆的规模及规格踢啊前确定好餐标及菜单自助餐时没有预留用餐区域及VIP用餐席提前与酒店预订，靠窗边、环境好的VIP席位；并确认与会代表用餐区域没有设置回族餐和回族席位全国会议一定要收集
34、民族信息，安排回族餐单没有预订VIP用餐房间及菜单报到当天及会议期间预留VIP用围餐房间没有预备讲话筒围餐安排一定要预备讲话筒，最好是无线麦接机忘记拿行礼牌和接机牌忘记接机场外场牌如有公司领导参与接机，需提前向机场租借外场牌忘记安排司机用餐人员分给一个人同时安排两个无法并行工作的岗位根据会议实际行程进行人员、工作分配物资准礼品数量没有预留充分所送每种礼品数量需要比实际数量预备多2-3份大件礼品没有配置行礼包所送礼品体积较大或数量较多时，需要装在行礼包内赠送信息化不经上级确认就将各种会务短信发给VIP会议彩信可以在报请上级领导确认后，依实际情况向VIP发送短信发送时间设置于会议进行时，中午午休时
35、和晚上22：00后事先做好短信发送方案，在确定的适当时间发送车辆安排没有将vip外出开会的行程提前一天以上通知vip司机需提前一天以上将vip外出信息通知司机接机时不考虑行李运送问题接机时应额外安排别克车运送行李接机的对象为夫妻或两人以上的，没有安排中巴车安排中巴车前往接机集体活动出行没有应急车辆安排机动车辆，以备随时调用带错路提前踩点熟悉环境，如己带错，要巧妙地带领往正确方向迟到提前出发、控制时间，若未能到达时许有其他同事补位车辆迟到用车时间提前通知司机，如车辆未能及时到达要快速调动最方便到达的车辆出现作为拥挤的情况提前了解来访人数、天数，合理安排车辆，估算行李多少并专车送往，如超出估算意外
36、的特殊情况要让科任先上车并安排一位工作人员陪同会场只预留和与会人员数量一致的座位会场座位应比会议报名人数多20-30个会场灯直射vip从vip角度考虑，调节灯光方向、强度没有考虑会场灯光对ppt播放，摄像的影响ppt幕布周围灯光需打暗打薄，尤其应保证领导能看清楚pptppt放映前不检查文件是否损坏，内容是否完整等情况会议开始前仔细检查所有需放映的ppt没有安排vip休息室先在会场安排vip休息室没有准备无线麦在会场提前准备无线麦 礼仪出现错误的称呼vip称谓要清楚，如遇错称及时道歉并纠正饮食按照自己的主观意见点菜平时增强对食品的了解（做法、气味、功效），如已经点错，要立即要求酒店做其他食品替换
37、并对客人表示道歉不经确认，晚上给客人品绿茶vip习惯提前知道，茶的种类多份备，茶的功效中心记会场台卡摆放后不进行二次和对事前检查要仔细，台卡及打印模板（u盘）随身备，发现错误及时纠正拍照的时候没有电相机提前充足电，另外包里备足电池设置会议前的“高压线”和“救生衣”物资清单会场内场内设备投影仪、投影幕、音响、备用无线麦、备用笔记本电脑场内布置台卡、会议背景板、多功能插线板、行列指示牌、绿色植物音响控制台笔记本电脑、录音笔、u盘演讲台无线麦、有线麦和夹麦、激光笔、茶水、笔记本电脑、电源插座、台卡、鲜花领导席无线麦、有线麦、水、笔记本、签字笔、干纸巾、鲜花、网络使用方法说明与会代表席座位序号牌、茶水
38、、笔记本、笔、干纸巾、网络使用方法说明摄录影相机、录像机、脚架会场外会场外墙宣传海报电梯口主会场指示牌、分会场指示牌会场入口欢迎牌、指示牌、物资回收箱配套设施洗手间指示牌、休息区指示牌、用餐处指示牌签到处1.签到处背景板、签到笔、签到表2.鲜花、会议手册、代表证、房卡3.签到板（大型活动时使用）4.题辞簿（政府领导出席适用）5.u盘（代替纸质会议资料，会后回收）6.参观活动门票（视具体情况）休息区1.纸巾盒、热毛巾、烟灰缸、打火机2.茶水、物资回收箱其他1.接机牌2.行李标识牌3.留座卡4.药箱物资清单预备表物资数量表项目名称数量负责人制作类物资签到背景板签到板代表证欢迎牌主会场指示牌洗手间指
39、示牌休息间指示牌用餐区指示牌电梯口指示牌宣传kt板会议指南会议资料会议背景板台卡座位表座位序号牌物资回收箱购买类物资笔笔记本题词簿签到笔桶水物资准备确认表工作项目所需物品物品数量关键点控制负责人联系电话物品到位时间物品提供人联系电话其他相关联系人完成时间签到处签到背景板根据会议要求设计，规格必须遵循公司手册签到桌桌面上红布绒面、规格符合签到桌大小题词簿红面油性笔黑色鲜花 颜色鲜艳、层次分明签到板、欢迎牌、线路指示牌根据会议要求设计，规格必须遵循公司手册座位安排指示牌会议指南代表证主席台长桌椅子红布绒面台卡宋体字体，视台面的大小，使用大卡或小卡激光笔红外线光合紫外线光两用有线麦克风声音清晰度调试
40、，确保电池使用时间鲜花颜色鲜艳、层次分明投影幕选对放对很重要 1.距离因素投影幕的大小与首排观众的距离、尾排观众的距离息息相关。如果屏幕离首排观众太近，需要抬头观看，容易疲劳；如果屏幕离尾排观众太原，则看不清楚屏幕内容。（1）1.5米原则和16倍原则1.5米原则：屏幕离地面的距离应至少为1.5米（人做着时视平线离地面一般为1.4米），这样观众就能看到屏幕全貌。16倍原则：第一排观众应该坐在离屏幕宽度1倍的距离之外，而最后一排观众应该坐在离屏幕宽度6倍的距离以内。（2）对角线法则另外一种摆放标准，前排观众与屏幕的距离应不少于屏幕对角线长度，后排观众与屏幕的距离应不超过屏幕对角线长度的5倍。例如屏
41、幕对角线长度为3米，则前排观众应该在3米之外，后排的观众坐在15米以内。2.放置方式 单屏，一般放在会场前段演讲台的另一侧；如果没有演讲台，或者会议规格不高、规模较小的会议，也可以放在会场前端的正中间，保证所有与会人员均可清晰看到屏幕内容。双屏并列，一般放在会场前端正中间，用于演讲期间同时播放不同内容，如演讲思路及视频资料同时展示。双屏两边各一，用于大型会议使用，使全部与会人员均可清楚看到屏幕内容。注：ppt文字字号最低不小于18号 指示牌的有效指示1.欢迎牌 节能减排行动要求减少指引牌的使用数量，因此，欢迎牌只需制作一块，放置于会议报到场所最显眼处。安放地点：会场正门时间：报到当天以及第二天
42、上午1/20a 1/10a1/3aalogo参加xx公司xxxx会议的领导和嘉宾们！热烈欢迎热烈欢迎 2.签到处 签到处有三种材料：易拉宝、拉网展架、太空架。小型会议采用易拉宝；100以下的中型会议采用拉网展架；100人以上的大型会议采用太空架。安放地点：大堂或会场门外时间：会议前签到期间1/3axx公司xxxx会议签到处签到处logo1/10a1/20aa66cmxx公司xxxx会议签到处签到处logo16.6mm8.3mm220cm指示牌的有效指示1/20a 1/10a1/3aalogoxx公司xxxx会议会场会场1.主会场指示牌 安放地点：会场正门、会场门口、电梯口及关键路口、转弯处时间
43、：会议全程 地点：_ 1/20a 1/10a1/3aalogoxx公司xxxx会议会议进行中会议进行中2.“会议进行中”指示牌 安放地点：会场门口时间：会议期间3.洗手间指示牌 安放地点：会场走廊、洗手间外时间：会议全程1/20a 1/10a1/3aalogoxx公司xxxx会议洗手间洗手间指示牌的有效指示1/20a 1/10a1/3aalogoxx公司xxxx会议休息区休息区1.休息区指示牌 安放地点：会场门口、休息区门口时间：会议全程2.电梯口指示牌 安放地点：会场走廊、电梯口及其余关键路口、转弯处时间：会议全程1/20a 1/10a1/3aalogoxx公司xxxx会议电梯口电梯口3分组
44、讨论会场指示牌 安放地点：分组讨论会场门口、会场走廊、电梯口及其余关键路口、转弯处时间：会议全程1/20a 1/10a1/3aalogoxx公司xxxx会议分组会议第分组会议第x组组指示牌的有效指示1.住宿处指示牌 安放地点：会场走廊、电梯口及其余关键路口、转弯处时间：会议全程1/20a 1/10a1/3aalogoxx公司xxxx会议住宿处住宿处2.用餐处指示牌 安放地点：会场走廊、电梯口及其余关键路口、转弯处时间：会议全程1/20a 1/10a1/3aalogoxx公司xxxx会议用餐处用餐处识别牌的有效标示1.大台卡规格：260mmx127mm设计：三种形式A姓名使用隶书130点：单位、
45、职位使用宋体一号B姓名使用隶书160点：单位使用宋体小初号C姓名使用隶书160点适用会议：为了使台卡录像中清晰可见，应该在电视电话会议及发言席使用大号的台卡logoxx公司 李先生 广东公司logoxx公司 李先生广东公司logo李先生ABC2.纸制折叠三角形台卡规格：175mmx90mm设计：三种形式A姓名使用隶书70点：单位、职位使用宋体二号B姓名使用隶书100点：单位使用宋体一号C姓名使用隶书100点。适用会议：适用于中小型会议，纸制台卡特别容易移位，摆放时要注意固定（光面桌面要粘在桌面上，绒布桌面要用夹子固定）3.有机玻璃台卡规格：175mmx90mm设计：三种形式A姓名使用隶书70点
46、：单位、职位使用宋体二号B姓名使用隶书100点：单位使用宋体一号C姓名使用隶书100点适用会议：在大型会议或重大会议使用显得正规，会议后应该保存好循环再用1.行列识别牌 安放地点：有会议桌、贴在会议桌外侧；没有会议桌，贴在椅子外侧时间：会议全程识别牌的有效标示第x排88mm2.餐台识别牌 安放地点：餐桌正中面向门口时间：就餐前30分钟至就餐后30分钟0X01布置方式体现会议要求布置方式布置方式效果效果适用会议适用会议剧院式排座剧院式排座隆重、庄严隆重、庄严大型表彰会、典礼、大型表彰会、典礼、演讲、新闻发布会、演讲、新闻发布会、产品展示会产品展示会课桌式排座课桌式排座严肃、学习严肃、学习工作布置
47、会、总结会、培训工作布置会、总结会、培训U U型式排座型式排座主次分明主次分明座谈会、研讨会、座谈会、研讨会、汇报会汇报会长桌式排座长桌式排座权威、正式权威、正式董事会、讨论会、谈判董事会、讨论会、谈判椭圆型式排座椭圆型式排座弱化主次弱化主次座谈会、研讨会、汇报会座谈会、研讨会、汇报会双双U U型式排座型式排座主次分明主次分明座谈会、研讨会、汇报会座谈会、研讨会、汇报会沙发式排座沙发式排座高端但不高端但不失轻松失轻松高层会见高层会见宴会式排座宴会式排座不分高低、不分高低、平等协商平等协商讨论会、国际会议讨论会、国际会议一、通常的会议形式一、通常的会议形式 1.剧院式排座：隆重、庄严 剧院式是最
48、常用的排座方式之一，适用于大型的乖哦给你做布置会、新闻发布会、电视电话会议等会议。剧院式排座显得隆重、庄严，而且没有桌子的排座形式能最大限度地利用会场空间摆放椅子。格局布置：剧院式排座布置一般设有主席台，观众席的座位都面向主席台按行排列，有正面向座位、左面向座位和右面向座位，还有楼上座位。小的剧院式会场只有正面的座位，中间留有通道；大的剧院式会场各个面向都有座位，且有用完善先进的视听设备。投影幕的位置：一般处于舞台两侧，靠近背景板并略低于背景板：（1）面积小于300平方米的会场，选用2米x1.5米投影幕；（2）面积小于300平方米的会场，高度在5米以上的会场，选用4米x1.5米投影幕；（3）此
49、外还需要根据最后一排的视觉效果选择投影幕，如会场长度大于25米（即可摆放22排桌椅），应在会场中部两侧增设液晶显示屏。位置布局：第一排与主席台的距离约34米；第一排与投影幕的距离应4米以上；排与排之间的通道距离约0.50.6米；（可容纳1个身位）；最后一排与投影幕的距离：（1）15米，选用2米x1.5米的投影幕；（2）20米，选用4米x3米的投影幕。舞台高度：视会场高度而定，会场高度小于3米，舞台高度应为0.2米；会场高度大于3米，舞台高度应为0.4米。除了可以在舞台上设置主席台，也可以设置演讲台，供嘉宾轮流上台站立发言。演讲台最佳位置应设立在平台的黄金分割点，即演讲台位于舞台右侧，假设舞台长
50、度为a，那演讲台距离平台左边缘0.618a。黄金分割点符合美学，让人看得舒服，更集中精神。往往这样的细节就能改进会的质量。ppt文件字体大小：最小为18号字体（1）选用2米x1.5米的投影幕时，应该15米以内的与会人员都能看清楚；（2）选用4米x3米的投影幕时，应该20米以内的与会人员都能看清楚。通道通道通道通道通道最后一排最后一排最后一排通道背景板投影幕投影幕主席台剧院式平面图座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座位座
