1、1会务接待工作中注意事项与案例分析会务接待工作中注意事项与案例分析 2会务工作是任何一个会议取得成功的基础和保障。会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。所以制定一个会议的接待方案对会务的会前准备来说，是非常重要的。(会务接待工作是围绕会议和接待活动全过程、全方位工作而开展的一系列参谋性、协调性和事务性的服务工作，包括会务接待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项的落实等，具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务
2、接待工作中的失误。)会务工作可以在自己的工作范围内发挥其主动性和创新性。（例如：天气提示、接站短信、房签问候卡）会务工作会务工作 3会务工作会务工作会前会前会中会中会后会后承办承办参会参会提交回执提交回执提交提交PPT报告报告承办承办承办承办综管办综管办综管办综管办报告报告PPT汇总汇总会务协调会务协调协调人协调人回执汇总回执汇总费用申报费用申报预订房间预订房间设备、资料设备、资料茶歇、订餐茶歇、订餐讲座安排讲座安排综管办综管办录像录音录像录音车辆调配车辆调配讲座讲座会中协调会中协调费用结算费用结算纪要纪要接机接站接机接站团队建设团队建设接待方案接待方案后续执行后续执行送行送行费用报销费用报销
3、申请费用申请费用4协调人协调人 一、按流程环节分解任务，确保责任到位。根据会议和接待活动的规模大小确立具体负责的领导和工作人员，把标准化流程中的各项任务具体分解到每一个人，把责任落实到每一个人，不留死角，不留空档。二、按流程要求完成任务，确保落实到位。任务分工明确以后，责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施，防止走样。三、按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。由于标准化流程环节较多，要求精细，各责任人和各相关部门可能出现工作脱节，对突发性事件和临时性事件缺乏应变能力和解决办法。因此，在按标准化流程实施的过程中，必须加强协调，统筹兼顾，协调人应督查各项流程各项细节是否到位，及时组织相关人员相互合
4、作、查漏补缺，对没有到位的流程事项紧急处理，灵活安排。同时要与会议相关部门保持密切联系，及时发现和协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。必要时要制订相关应急预案，以确保工作人员在遇到重大突发性事件和临时性变动时能够处变不惊。5协调人协调人案例1：协调人不见了案例2：会务人员新人不认识案例3：安排有变不更新案例4：默认了软卧综管办人力资源行政后勤市场部 6回执汇总回执汇总订房、接机、订票、订餐抵达回执汇总抵达回执汇总姓名姓名性别性别机构机构联系方式联系方式抵达日期抵达日期航班航班/车次车次起始地起始地抵达时间抵达时间备注备注返程回执汇总返程回执汇总姓名姓名性别性别机构机构联系方式联系方式返
5、程日期返程日期航班航班/车次车次起始地起始地起飞时间起飞时间备注备注7费用申报费用申报项目项目天数天数数量数量单价单价合计合计住宿费行政单间行政标间交通费会务资料茶歇餐费11月26日晚餐11月27日午餐11月27日晚餐其他合计合计8预订房间预订房间依据回执订房间；交通因素-早到晚走 案例：房订1天-重新登记换房间标间(到达顺序)；单间补差价费用标准看房间条件（味道，网络设备）案例1：房间无桌子网络远 案例2：搬（丽江）宾馆提前订-同事身份证-拿房卡写姓名 案例1：到了等房间；12点退房-7点到-提前通知老师 案例2：同事身份证保密领导楼层分开 案例：隔壁房签-免费的矿泉水-水果9设备、资料设备
6、、资料条幅（室内、室外）欢迎指示牌桌签会议议程、文具（一支笔几张纸即可）案例：会务资料960元录音录像设备（确保电力充足）、接线板投影调试会议室，桌椅摆放 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。场内其他人员的座次安排：横排法、竖排法、左右排列法。10茶歇、订餐茶歇、订餐茶歇-请保留超市小票提前订餐订位 案例：火车过去无早饭，宾馆吃，人均标准早到晚走11 中餐餐饮座次中餐餐饮座次 主墙主墙 主主1客1客2主主2主主3客3客4主主4主主5秘书或助理女主人主桌主桌1#桌2#桌3#桌4#桌12中餐桌次中餐桌次 13接机接机/接站接站降落前发短信接机牌新东方标接
7、多人-等（最好不要超过半个小时）租车、打车议程、讲座安排14团队建设团队建设提前踩点-订餐行程路线-司机15接待方案接待方案 提前发邮件案例：讲座出发前，不知道自己是否有讲座，哪儿？受众？谁搭？16提交回执提交回执按时完整提交 案例1：会开始了没到，会没结束走了 案例2：接-无信息17提交报告、提交报告、PPT 如何使加了图片的如何使加了图片的OFFICE文件变小文件变小TIPS：PPT文件过大的解决办法（适用于所有文件过大的解决办法（适用于所有OFFICE文件）文件）PPT中由于包含很多图片，往往有几M甚至几十M，无法通过邮件发送。可以把PPT文件打开后，在任一图片上点右键，选择“显示图片工
8、具栏”，然后点如下图1所示的压缩图片按钮。在出现的工作框里选择应用于“文档中的所有图片”和更改分辨率为“Web/屏幕”，然后选确定。这个操作可以大大压缩图片过多的PPT文件的大小。18会务协调会务协调提前订机票，订不到-订好了，请假不去提前到会场-会前必须要做的基础性工作会前必须要做的基础性工作 案例：录音、电脑答应无；文具19讲座讲座主持-讲座老师沟通 案例：介绍错误订快餐 案例：没饭吃协调车 案例：打车串场-距离；讲座时间 案例：40分钟、公车20会中协调会中协调各种短信叫醒-提前40分钟调整房间点菜 案例：众口难调？合影544455444445544421344451-主人 2-主宾 3
9、-第二主宾 4-客方人员（或主客插排）5-主方人员21费用结算费用结算发票抬头：广东启德教育服务有限公司会议相关费用-集团；其他-学校；快餐-学校费用控制：案例1：2人讲座快餐费 案例2：相关费用会议结束当天早退房22送行送行提前换登机牌23纪要纪要插入插入对象对象 浏览浏览找到需嵌入文件找到需嵌入文件更改图标更改图标在题注中输入想要在题注中输入想要显示的文件名显示的文件名确定确定由文件创建由文件创建四周型或紧密型四周型或紧密型 右键点击图标右键点击图标设置对象格式设置对象格式版式版式 确定确定 确定确定插入插入 显示为图标显示为图标PDF24理解、沟通理解、沟通案例1：生气案例2：接待邮件共
10、同的目标互相帮助、互相关心25建议建议由于会务接待工作灵活多样，会务接待工作中有很多意想不到的情况发生，所以标准化流程的实施也需要不断完善和改进，确保会务和接待工作高效优质。在具体工作中还需做好三个方面的工作：一、及时总结。每一次按照标准化流程完成会务接待工作后，及时做好了资料归档和工作小结。认真总结成绩，查找问题，特别是对领导的指示精神要认真思考，反复领悟，不断提高服务水平。二、认真完善。在按照标准化流程进行会务接待工作中，要针对不够精细、不够完美的环节及时进行完善，对具体要求及时进行补充，确保同样的问题不重复发生，失误一次比一次少，力求零失误。三、不断创新。为进一步提高会务接待工作效率，要建立健全会务接待工作基础资料库，有效提高工作效率。
