1、会议运营管理之会议筹备管理 6.1 会议初期筹备 会议初期筹备的主要工作是建立会议组织机构，制定会议工作计划，编制会议预算和筹措会议启动资金；选择专业会议管理机构。业界人士曾形象的将这些主要工作比喻成一个人：会议组织机构就像人的脑袋，工作计划和会议预算就像人的两条腿，资金就像人体流动的血液，专业会议管理机构就像人的两只手，这种比喻充分说明了筹备初期所完成的这些工作的重要性。6.1 会议初期筹备6.1.1 6.1 会议初期筹备6.1.1 6.1 会议初期筹备6.1.1 6.1 会议初期筹备6.1.1 主要负责：(l）各轮会议通知的编辑和印刷；(2）论文集的印刷；(3）各轮会议通知的邮寄；(4）各
2、轮会议通知反馈表的搜集和数据库的制作；6.1 会议初期筹备6.1.1 (5）会场和设备的保障；(6）所有社会活动的安排；(7）代表注册用品的准备；(8）现场注册；(9）工作人员的管理。6.1 会议初期筹备6.1.1 3公关宣传组 与有关专业媒体联系并进行公关活动，在有影响的专业媒体上发布会议公告及其他会议信息，召开会议的新闻发布会，利用多种场合宣传会议，树立会议在社会公众中的良好形象。这些工作关系到会议的出席率和能否顺利进行，所以，大中型会议都设立专门的公关宣传组来做这些工作，小型会议虽然不必设立单独的公关宣传组，而是把这些工作放在会务组里，但应安排得力的人员重点来做。6.1 会议初期筹备6.
3、1.1 主要负责会议代表的接待工作，包括：(l）会前预订宾馆，预测房间数量，协商价格；(2）会前将代表住店信息提供给宾馆；(3）会议期间协助宾馆安排代表用房；(4）安排国内代表的返程机、车票，协助国外代表确认机票；(5）安排会议代表的就餐。6.1 会议初期筹备6.1.1 对于大型会议和规格很高的会议，与会的贵宾会很多，有的甚至是我国各级政府主要领导人和国际组织的领导人，就需要设立单独的贵宾接待组来安排贵宾参加会议的有关事宜。但是，中小型会议的贵宾通常不会很多，因此没有必要单独成立贵宾接待组，这部分工作通常是放在接待组里来完成的。6.1 会议初期筹备6.1.1 具体负责会议的财务管理，内容包括：
4、(l）编制会议预算；(2）收取代表的各项费用；(3）支付会议的各项开支；(4）情况发生变化时调整预算并及时向会议各级领导汇报；(5）会议结束后，完成财务决算。6.1 会议初期筹备6.1.1 负责筹集会议资金的具体工作，包括：(l）编制筹资文件；(2）搜集所有可能给会议赞助的个人和单位的名单；(3）与可能赞助的个人和单位联系和谈判；(4）签订筹资合同；(5）催要赞助款 6.1 会议初期筹备6.1.1 7.附设展览组 如果会议不设立单独的附设展览委员会，则可在秘书处下设立附设展览组。它负责所有与附设展览有关的事务，具体工作将会在第九章详细论述。即使是将附设展览的组织工作承包给某个PEO，会议秘书处
5、也要指定专人负责与附设展览有关的工作。6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立8.交通组 主要负责安排会议使用的各种车辆，为与会者预订、购买交通票，如飞机票、火车票、长途汽车票、轮船票，帮助与会者预约出租车等。会议的筹备机构中是否建立单独的交通组也要根据会议的需要，举办大型会议时，需要车辆很多，需要预订、购买的交通票也很多，应当设置专门的交通组；举办中小型的会议时，可将这部分工作放到接待组中来完成。6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立9.旅游组 负责会议代表的旅游安排，内容包括：(l）提供通知书中旅游部分的内容，例如设计线路、确 定价格；(2）安排会议期间的旅游参观活动；(
6、3）组织会前、会后的旅游活动；(4）安排会议期间的陪同人员活动。6.1 会议初期筹备6.1.1 会议组织机构建立 10.安保组 负责会议期间的安全保卫工作，包括在会场人口、重要部位安排固定点守卫和会场的流动巡逻，与政府公安、安全部门以及保安公司的联络和协调等。大型会议设立专门的安保组，中小型会议可放在会务组里面。6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立（二）确定会议对外公布的联络人 参加会议的代表有可能来自全国各地或世界上任何一个国家，为了能使他们很方便地随时与会议取得联系，要尽早公布对外联络人的姓名、通信地址、会议网页、电子信箱、传真和电话。6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机
7、构建立 1、通信地址和收件人 会议的通信地址必须安全可靠，因为注册表和支票等重要东西有时要通过邮寄递达，绝不能出现差错。如果信件要通过单位的收发室，应让收发室的人了解会议组织者的单位、收件人和会议的（英文）名称，对外公布的收件人应和收发室建立良好的关系。6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 2电子邮件 由于目前互联网的越来越普及和使用的方便、快捷、经济，电子邮件成为目前筹备会议的主要通信手段。这里要强调的是，为了通信的安全可靠，会议应使用在本地政府的电信部门注册登记的电子信箱，例如北京地区应在北京无线通信管理局开设电子信箱。会议主办者千万不要为了节省经费而使用在一般商业网站注册的电
8、子信箱，这些信箱经常出现故障，并且邮箱容量有限，不能保证经常性的通畅联络，因而容易使与会代表产生抱怨，甚至取消参加会议。6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 3会议网页 建立会议专用网页及时发布会议信息也是目前最常用的办会手段。会议组织者可向有关域名管理机构申请会议的专用域名，租用独立的磁盘空间，这样费用比较高。委托PCO承办会议时，由于PCO有自己的专用网站，会议主页可放在这个专用网站上，费用就非常低了。6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 3会议网页 对于国际会议，由于我国的互联网与国际上的互联网连接的光缆的频带还不足够宽，因而北美和欧洲地区的会议代表经常反映浏览我
9、国的会议网站的速度太慢，这和我们浏览北美和欧洲地区的网页时感觉速度慢是相同的道理，因此有的会议组织者会在这些地区开设镜像网站，以满足这些地区的参会代表的需要。6.1 会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 4电话 对外公布的电话，要求接电话的工作人员一定要具备良好的电话礼仪常识，对会议有全面了解，能够解答代表提出的各种问题。对于国际会议，还要求有较强的英语听说能力。由于国际长途电话费用昂贵，在筹备国际会议的过程中，很少有国外代表打电话来询问问题。如果有代表采用此种方式，一般都是比较重要或比较紧急的事情，工作人员听不懂，或听懂了但又不能及时解答，对方会非常沮丧，甚至有可能取消出席会议。6.1
10、会议初期筹备6.1.2 会议组织机构建立 5.传真传真机要使用单线的电话线，不要和电话线共用一条线，一般也不要使用分机。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分会议组织机构建立后，应该立即开始制定会议的工作计划。大型会议从筹备到开始、结束持续时间很长，通常都要跨几个年度，就是筹备一个几百人的中小型会议也至少需一两年的时间，因而工作计划经常分几个阶段来制定。阶段的划分没有多少理论依据，经常是一种工作习惯，因会而异，因人而异。不同的会议组织对各个阶段的叫法也不统一，习惯上把它分为初期筹备阶段、征集论文阶段、代表注册阶段、会议举行阶段和会议善后阶段等五个阶段。6.1 会议
11、初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 1.初期筹备阶段的主要工作 初期筹备阶段的主要工作是：建立会议机构；制定会议详细工作计划；发布会议第一轮通知；选择并确定承办会议的专业会议管理机构；编制会议初步预算和落实筹备经费；初步挑选会议场所和会议住宿、餐饮场所或供应单位。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 2论文征集阶段的主要工作 举办会议的目的就是要进行交流，征集会议论文是进行交流的基础，论文多则表明将来参加会议的人数也可能多；论文质量好将来会议的水平才有可能高。从市场推广的角度来看，征集论文的活动实质是会议的销售活动，它决定了未来会议的数量和
12、质量。将来此次会议学术水平的高低和会议规模的大小，很大程度上取决于论文的征集工作是否成功。这个阶段经历的时间最长，大型会议一般需要12年，中小型会议一般需要半年左右，全部工作主要就是围绕征集会议论文展开的。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 3代表预先注册阶段的主要工作 这个阶段的工作主要是围绕编辑和制作会议注册通知书进行的。会议的注册通知书基本包含会议的所有主要内容，这些内容都是经过会议的学术委员会和组织委员会联合召开几次会议，反复讨论和研究确定的。会议组织者还需要与注册通知书中所有涉及的会议服务机构签署协议书，如会议中心、宾馆、旅行社和出租汽车公司等，才能
13、将有关的内容公布出去。这一阶段的另一项主要工作是接收代表的注册，处理注册的有关事宜，统计出各种数据，提供给各个与会议有关单位，为会议的现场组织实施作好充分的准备。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 4会议举行期间的组织工作 会前的筹备工作和会议期间的组织工作有千丝万缕的联系，很难用一个明确的时间将它们截然分开。一般可以从会议举办的前几天开始算起，到底是多少天，也是仁者见仁，智者见智的事情，很难统一。会议举行期间的组织工作主要是组织实施会议的各项专业和社会活动。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（一）会议的阶段划分 5会议结束后的后续工作 会议的后
14、续工作可以从会议的闭幕式结束后开始，一直到会议的全部工作结束为止，这个阶段有时可延续到会议结束后的几个月的时间。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 会议组织者和会议代表双方是互动的，会议组织者每次发布的会议信息，都要求会议代表能有反馈。确定每次发布信息的时间和反馈的时间都是会议前期筹备中最重要的工作内容。时间一经确定，会议组织者将按这个时间表来安排这几年的工作，也要让所有可能参加会议的代表了解这些时间。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 1.1.开始征集论文的时间 组织机构建立后，学术委员会就应开始策划有关的会议的学术内容，大
15、型会议一般应在会议召开的前20个月左右开始启动，中小型会议一般应在会议召开前的1到半年左右开始启动。学术委员会确定了主要学术内容后，秘书处就要安排征文通知书的编辑和印刷，应尽可能提早向潜在参会代表发出征集论文通知书。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 2.2.论文投稿的截止时间要规定一个代表向会议提交论文的最后时间，这个时间被称为论文投稿的截止时间（call for paper deadline），大型会议通常是将这个时间定在举办会议的一年前。如果是上半年举办的会议，投稿截止时间可定在前一年的10月份；若是在下半年举办的会议，可放到前一年的年底或当年的年初。6
16、.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 3.论文录取通知书发出的时间 由于多数会议代表需要凭论文录取通知书向所在机构申请参加会议的经费，会议组织者就应尽可能地向论文作者发出论文录取通知书。一般应在注册通知书发放之前或同时发出。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 4.注册通知的发放时间可根据代表提交论文的情况，将论文录取通知书和注册通知书一起寄给代表。寄出的时间最好是在会前6个月以上。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 5.预先注册的截止时间举办会议室一项计划性非常强的工作，这项工作的基础就是参加会议
17、代表的人数。为了使会议组织者能够尽早掌握参加会议的代表人数，每个会议都会设立一个预先注册的截止时间（registration deadline）,在这个时间前注册的会议代表的注册费要适当的低一些。预先注册截止日的时间设立应该按会议规模的大小而不同，大型会议的时间可以提前一些，可以订在会前3到4个月。6.1 会议初期筹备6.1.2 制定会议工作计划（二）重要日期的确定 6.宾馆和旅游预订的截止时间 像确立预先注册截止时间一样，对于会议代表预订宾馆和旅游，也要设立一个预订的截止时间。规模在上千人的会议要求截止时间在会前的3至4个月；几百人的会议2个月左右就可以。6.1 会议初期筹备6.1.3 公关
18、宣传工作 为扩大会议的影响力、吸引更多的代表前来参加会议而进行的公关宣传活动是不可缺少的。会议组织者非常清楚只要多增加几个会议代表，他们缴纳的注册费就可收回全部公关宣传费用。6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传方式包括：1在国内外杂志刊登广告 选择所举办会议领域中最有权威的杂志，刊登广告可以收到很好的效果，虽然有时广告费很贵。中华医学会泌尿外科专业委员会每4年在我国举办一届的北京国际泌尿外科大会（Beijing International Symposium on Urology，缩写为BISU)，主要的宣传方式是在美国泌尿外科杂志上刊登广告，会议通知的广告连续刊登三次，版面虽然只有A4纸
19、的1/4大，但每一次的广告费都是美元。6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传工作 2.发布、散发会议第一轮通知（first announcement)会议第一轮通知（first announcement）或会议预备通知（preliminary announcement）可以适当地印一些，通常其印刷数量是将来可能参加会议人数的十几倍甚至几十倍，道理和刊登广告是一样的，为了起到广种薄收的作用。会议的会议第一轮通知或预备通知可以使用2至3年的时间。因为邮寄费太贵，除了用邮寄的方式散发会议第一轮通知或预备通知外，会议组织者还经常在系列性会议的上一届会议上或有人参加内容相近的其他国际和国内会议时，随身
20、携带一部分在会上散发。此外，还可以通过电子邮件等形式尽可能早地广泛发布，以引起潜在的会议参加者的注意。6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传工作 3散发招贴画 为了加强会议的宣传效果，有些会议还印制招贴画散发。由于招贴画的印刷都比较精美，印刷的份数又不会太多，因而印刷费用也比较高。招贴画一般也是有人参加各种会议时，在会上张贴和散发。有时也可寄给国内外有关机构，请它们代为张贴。6.1 会议初期筹备6.1.3 公关宣传工作 4.利用会议网页宣传 利用互联网宣传会议是既省力又省钱的方式。在会议初期筹备阶段就要随时将最新的会议筹备信息发布到会议网页上向潜在的会议代表宣传。6.1 会议初期筹备6.1.
21、3 公关宣传工作 5召开新闻发布会 重要的会议还有必要召开专门的新闻发布会进行宣传。选择合适的场所，邀请有关媒体记者参加，把会议要召开的信息发布给媒体.通过媒体，以新闻报道的形式发布传播出去，可以起到一个放大的作用，迅速把会议信息传递到潜在的与会者那里，这是一种有效的会议宣传方式。6.1 会议初期筹备6.1.4 选择PCO 正确选择PCO是保证大型会议取得圆满成功的重要条件之一。会议主办单位最缺少的是举办大型会议的经验，PCO具有丰富的经验，与会议主办单位共同组织会议，容易使会议获取成功。会议初期，就要尽早寻求与PCO合作，以把由于经验欠缺等原因而造成会议运作失误的可能性降到最低程度。6.1
22、会议初期筹备6.1.4 选择PCO 这样的好处是可将会议只委托给一家机构来完成，既简化了机构之间的相互关系，也极大地方便了参加会议的代表，如通过PCO代表就可完成注册、宾馆和旅游预订的工作。如果选择余地较大，可以通过招标的办法，筛选几家有一定实力的PCO来竞办会议，从中选出一家具有较强实力、经验的PCO来帮助组织、运作和管理会议。6.1 会议初期筹备6.1.5 编制会议预算和落实会议筹备经费 编制会议预算和筹措会议启动筹备经费也是会议筹备初期最重要的两项工作，这部分内容将在会议财务管理中进行详细论述。6.1 会议初期筹备6.1.2 初步挑选会议场所和会议住宿、餐饮场所等供应机构 但不要急于确定
23、，可以多选几家，反复比较、谈判，以利于最终选择到价格低质量高的会议场所和会议住宿、餐饮场所或供应单位。6.2 会议论文征集 6.2 会议论文征集 会议应给会议代表足够多的时间准备他们的论文，同时程序委员会也需要足够的时间来进行论文的评审。大型会议一般是在举办前20个月、中小型会议一般应在会议召开前的一到半年左右开始进行论文征集工作。会议这个阶段的主要工作就是围绕征文和评审论文展开的。6.2 会议论文征集6.2.1 确定会议的专业内容（一）确定会议主题（theme）和相关的议题（topics)确定会议主题和相关的议题应该紧密围绕着本学科的最新研究成果和今后的发展方向进行，应能涵盖该专业领域中的全
24、部学科内容，范围尽量扩展到一些交叉学科领域中，才能引起其他有关专家学者的兴趣，以吸引更多的人员参加会议 6.2 会议论文征集6.2.1 确定会议的专业内容 通常会议既安排全体大会，也经常按具体议题安排分组会议。全体大会的学术主题经常是以大学科为主，涉及面广，专业构成也比较复杂。相对而言分组会议的专业面就比较窄，容易向更深的层面探讨，有时反而更能引起代表的关注。总之，二者都是会议的主要活动方式，相得益彰。6.2 会议论文征集6.2.1 确定会议的专业内容 （二）确定会议的初步日程 程序委员会在确定了会议的大会主题和分组会的议题后，可参考以往会议的学术活动，确定本次会议的初步日程（prelimin
25、ary progr。），以三天会议为例，最简单的安排如下：6.2 会议论文征集6.2.1 确定会议的专业内容（三）确定征文的形式 会议的征文有三种形式。第一种是向会议代表征集论文全文；第二种是先向会议代表征集论文摘要，程序委员会根据摘要的内容和质量，决定是否通知论文作者提供论文全文；第三种是只向会议代表征集只有几百字的论文摘要。6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 由于征文通知书的印数相当多，通常印数可达今后实际参加会议代表人数的儿倍甚至十几倍。对于千人以上的会议，征文通知书的印数都在上万份为了减少邮寄费用，征文通知书要尽量减少重量，大都采用简易折页形式，长为20厘米，宽为9厘米
26、，一般有3折或4折两种形式，页码视内容而定论文征集通知书均由封面、主页和表格三部分内容组成 6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 （一）征文通知书的封面6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 （二）征文通知书的主页 主页主要应包含以下内容：1大会主席的邀请信 为节约篇幅，邀请信不要超过一页，邀请信的右上角可以附有主席的照片，有的会议还有主席的亲笔签字。2组织机构 应将下列人员在征文通知书中列出：大会主席、副主席；组织委员会主席、副主席和成员；程序委员会主席、副主席和成员；秘书长、副秘书长和司库。如果是国际会议，按国际惯例，所有会议书面文件所涉及的人员只列出他们的姓名和
27、国籍即可。英文姓名的表示有所不同，特别是中国人姓名的英文表示。如果是国际组织的系列性会议，应参照上几届的写法。若是我国机构主办的国际会议，一般可参照中国日报的写法。6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 3学术题目 包括会议主题和议题两部分内容。4征文要求 主要包括：对论文的字数限制；论文的格式要求；提交论文的截止日期和论文的寄送地址和收件人，并附有论文格式纸。5会议初步日程 可在通知书中给出初步的会议日程，应包括现场报到的日期、开幕式和大会特邀演讲的日期、大型活动的时间安排，例如招待会、宴会等活动以及闭幕式的日期，给那些想参加会议的人士一个初步的时间印象。6.2 会议论文征集6.
28、2.2 编辑印刷征文通知书6.初步旅游线路 会议组织者可在会前、会间和会后均安排一些旅游路线。路线可适当多安排几条，以便会议代表有更大的选择余地。旅游路线只涉及将要参观访问的城市和大约的天数即可，不用介绍得特别详细。为增加对代表的吸引力和提高效率，会议组织者可将专业参观和旅游结合起来安排。7.联系方法 联系人姓名、通讯地址、邮编、传真、电话和电子信箱、网址。8.重要日期 要将会议的重要日期列出，使代表对会议的筹备进程有个整体的了解。一般应包括下列重要日期：论文投稿的截止日期；发放论文接受函的日期；注册通知书的发放日期和预先注册、住宿预定的截止日期。6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通
29、知书（三）表格 征文通知书的第三部分是各种表格，常用的有论文摘要表、会议反馈表。1论文摘要表（abstract form)论文摘要表包括以下主要内容：作者的姓名、头衔、工作单位、通讯地址、其他联系方法（主要是传真和电子信箱），论文题目，论文所属的专业议题，作者希望论文发表形式是口头演讲还是张贴演讲，口头演讲的作者要求使用的设备，包括多媒体投影仪、光学投影仪、幻灯机和录像机等，6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书（三）表格 征文通知书的第三部分是各种表格，常用的有论文摘要表、会议反馈表。2.反馈表（reply form)会议代表还要求填写会议反馈表，以便使会议组织者能对会议的其他信
30、息有个宏观的了解，如可能有多少陪同人员参加会议，可能有多少代表参加旅游活动等。有些会议代表并不提交论文，但也希望参加会议。对于这部分代表可以仅填写会议反馈表交给秘书处。6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 （四）征文通知书的印刷 目前绝大多数会议还要将征文通知书制作成文字材料，向潜在的参会人员邮寄。主要原因一是征文通知书的发放是宣传推广会议的最重要和最直接的手段，潜在的会议代表接到印刷精美的会议文件，会给他们留下美好的印象，容易促使他们下决心参加会议，特别是还有相当一些年龄比较大的专家学者，还习惯阅读印刷品；其二是征文通知书的体积小、重量轻，印刷和邮寄费都不会太贵；其三是大多数的
31、与会代表要从征文通知书上了解到会议网页，才有可能今后通过会议网站获取会议信息。6.2 会议论文征集6.2.2 编辑印刷征文通知书 但目前会议征文通知书也有很大的改进，许多会议都不再给代表邮寄论文稿纸和论文作者须知，而将这部分内容放到会议网页上，供代表下载使用。为保持会议的形象和档次，征文通知书都设计得非常精美，配有多幅彩色图片或图案，并使用铜版纸彩色印刷。为保持会议文件的连续性，也为了节约设计成本，征文通知书的版式还会在以后的各轮通知书中继续使用。6.2 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 征文通知书与第二轮通知一起发放，它是第二轮通知的中心内容。征文通知书的发放是宣传推广会议的最重要和
32、最直接的手段。通过对会议进行的数理统计，将来实际参加会议的代表人数通常是征文通知书发放份数的1/10左右，系列性会议的比例会高一些，而普通会议有时还会远远低于这个比例。目前绝大多数国际会议和国内会议仍采用传统邮寄方式，将一封一封的征文通知书直接邮寄到会议代表的手中，经过多次会议的检验，这种方式至今仍是最有效的方法。6.2 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 （一）搜集名单的几种方式 1向会议主办机构索取 会议主办机构，如社团的秘书处等。举办国际组织的国际会议最简单的方法是向国际组织索取。一般它会将前几届的代表通信录（naming list）提交给会议组织者。中华口腔医学会在2001年举办
33、第7届世界预防口腔大会的名单就是世界牙科预防协会提供的，存储名单的数据库也是用美国微软公司的数据库软件Microsoft Access制作的，和目前我国大量使用的数据库相同，给会议组织者使用带来了极大的方便。6.2 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 （一）搜集名单的几种方式 2搜集相类似会议的代表名录 会议组织者也可向同类的其他会议的组织者索取参加该会的代表名单，或者从其他会议的论文集中去寻找论文作者和他们的有关信息。中国抗癌学会在2001年举办第1届亚太地区肿瘤生物学会议时的名单就是这样搜集的。在几大本厚厚的论文集中摘出作者的有关邮寄信息、形成邮寄名单，其工作量也是巨大的。6.2 会
34、议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 （一）搜集名单的几种方式 3在国外购买有关的名录 在美国有专门按行业出售名录的公司。会议组织者可以购买一些，有的公司提供的名单是在不干胶上印好的，使用非常方便，直接贴在信封上就能使用，价格也并不十分昂贵。6.2 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 （一）搜集名单的几种方式 4在互联网上摘录 有的会议组织工作人员在互联网上的相关网站上查找本学科领域里的有关人员的信息，也是一种不错的搜集名单的方法。中国畜牧兽医学会在1998年举办北京国际养猪大会时，最初的名单就是中国农业科学研究院畜牧所科研处的人员通过互联网摘录的，总共摘录了3 000多个名单。6.2
35、 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 （一）搜集名单的几种方式 5有关人员的提供 会议组织者可发动有关人员，由他们提供同行的名片和电子信箱，有时也能凑出几百个名单。6.2 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 （二）名单的整理 会议组织者将从各种渠道搜集到的名单，制成专门的数据库，数据库的内容要包括姓名、通讯地址、电子邮件。6.2 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 （三）征文通知书的发放 论文通知书可通过各种渠道广为散发，要让更多的人都能看到征文通知书，从而写作有关论文发给会议，写论文的人越多，参加会议的人就会越多。尽量能使世界上该学科领域的所有专家学者都知道有这样一个会议将
36、要召开，宣传的目的就达到了。6.2 会议论文征集6.2.3 征文通知书的发放 1.邮寄 2.在国内外同类会议上散发 3.将征文通知书的重要内容在国内外刊物上登广告 4.将会议的网页与国内外的相关的网页链接 5.通过电子邮件发放6.2 会议论文征集6.2.4 论文和表格的接收 当会议征集论文通知书发出之后，会议组织者的任务就只有耐合等待。许多代表好像并不着急，就是只有几百字的论文摘要不到规定的投稿截止日期，也不肯早早提交。6.2 会议论文征集6.2.4 论文和表格的接收 （一）论文接收 代表向会议提交论文一般的规律是越接近投稿的截止日期，收到的论文越多。在截止日期的前后几天内，形成了一个接收论文
37、的高峰。6.2 会议论文征集6.2.4 论文和表格的接收 1网上接收 2电子信箱 3邮寄6.2 会议论文征集6.2.4 论文和表格的接收 （二）论文摘要表的接收 同论文的接收一样，接收论文摘要表也使用同样三种方式，即通过互联网直接接收、电子邮件接收和邮寄接收。摘要表中的信息也是论文数据库中的重要数据，会议组织者应将没有包括在论文中的信息补充到论文数据库中，建立一个完整的论文数据库。6.2 会议论文征集6.2.4 论文和表格的接收 （三）分类整理 会议组织者应将接收到的论文或论文摘要表及时按会议的各个专题分类，同时要建立论文的数据库，将论文作者和论文题目等所有有关信息存储到数据库中，以便在今后的
38、筹备工作中使用。使用网页提交论文和填写摘要表，论文和有关数据的数据库就自动生成了。6.2 会议论文征集6.2.4 论文和表格的接收 （四）回执的接收 征文通知回执的接受同样也有三种方式。会议组织者也应及时将收到的回执中的全部信息输人到专门为回执建立的数据库。分析这些数据可初步掌握参加会议的代表人数、陪同人员人数、参加旅游的人数，根据这些人数，估计出将来会议的实际规模。根据对多个各种类型会议的统计，将来真正参加会议代表的人数很少有超过提交回执的人数的。6.2 会议论文征集6.2.5 论文的评审和录取 （一）论文评审的标准 论文的审查是会议筹备中最主要的工作之一。有些国际组织的系列性会议，要求极其
39、严格，如举办第14届国际自控联大会时，所有的论文寄到中国的学术委员会，分类整理后，又全部寄往美国，由国际学术委员会审查。会议共征集到2 300篇论文，录取比例为70%,17个专题会议共录取了1 600余篇。但大部分会议的程序委员会对论文的评审，特别是对论文摘要的评审都采取很宽容的标准。6.2 会议论文征集6.2.5 论文的评审和录取 1.内容要切题 论文的内容一定要严格在会议的议题规定范围之内，否则即使内容再好，也不应录取。论文的内容也不应该太陈旧，缺乏时代性和新颖性。2篇幅按规定 论文的页数和摘要的字数要按会议的要求。一般论文的页数要按规定，不能随意超出，而论文摘要的字数可适当多一些，但也不
40、要超过巧。6.2 会议论文征集6.2.5 论文的评审和录取 3.格式符合标准 严格按征文通知中所要求的论文格式。在20世纪八九十年代举办国际会议时，对于许多版式不符合会议规定的论文，会议组织者还组织专门的人员重新打字。4语言 这是对国际会议而言的。我国和前苏联以及东欧的一些国家的学者，由于历史的原因，英文基础较差，提交的论文中的语法错误甚多，无法被录取。目前由于这种原因被筛选下来的论文占了很多。6.2 会议论文征集6.2.5 论文的评审和录取 （二）论文评审的方式 评审论文既可采用集中开会的形式，也可采用邮寄和网上评审的方法。程序委员会按会议的专业议题组成一个个论文评审小组，将接收到的论文交给
41、各个论文评审小组，由它们提出最初的评审意见。程序委员会根据初评意见，最终决定是否录取。程序委员会还要根据论文的数量和质量，确定所录取的论文在会议上的发表形式，是特邀演讲还是一般演讲，是大会演讲还是分组会演讲，是口头演讲还是张贴演讲。6.2 会议论文征集6.2.5 论文的评审和录取 （三）确定各类论文的接收比例 程序委员会在征文时，对会议的学术活动应有一个初步的规划和安排。论文的征集应与学术活动的安排相吻合，也就是要掌握各种演讲相互之间合适的比例，国际会议还要考虑国外代表与国内代表演讲数量比例和国别之间的比例。6.2 会议论文征集6.2.5 论文的评审和录取 1.特邀演讲和一般演讲 会议应该邀请
42、一些最著名的学者在会上作大会特邀演讲，他们参加会议的带动效应是绝对不可低估的。但考虑会议经费的因素，不可能邀请得太多，其他的大会邀请演讲通常就要从所征集的论文中选取。2.大会演讲和分组会演讲 由于时间因素，大会演讲和分组会的演讲的比例一般为13，最多也只能达到1:2。6.2 会议论文征集6.2.5 论文的评审和录取 3口头演讲和张贴论文 由于时间和会场的原因，会议除了安排口头演讲之外，也按比例安排一定数量的张贴论文，比例可按论文数量决定。4.国外代表演讲和国内代表演讲 如果是国际会议，还存在一个国内和国外演讲的比例平衡问题。由我国机构主办的国际会议经常出现的问题是国内代表的论文数量大大多于国外
43、代表的论文数量，论文评审时将国内和国外会议论文定为2,1的比例比较恰当。6.2 会议论文征集6.2.5 论文的评审和录取 （四）发放论文录取通知书 对已经决定录取的论文，论文录取通知书应尽可能早地发给论文作者，以免耽误了作者凭此通知向有关机构申请参加会议的经费。有些会议组织者缺乏经验，不了解论文录取通知书对代表参加会议的重要性，不发或没有及时发，等到离会议举办只有两三个月，论文作者都还没注册交费时，才意识到问题的严重性，但此时已无可挽回了。6.2 会议论文征集6.2.5 论文的评审和录取 论文录取通知书通常应包括下列主要内容，1.被录取文章的题目（这是因为有些论文作者提交多篇论文时，就要明确会
44、议所录取的论文题目），2.所录取的论文在会上是大会演讲还是分组演讲、是口头演讲还是张贴论文，3.论文演讲或张贴的日期和具体时间（若是在分组会上演讲，还要明确分组会的编号）。论文通知书可采用电子邮件或书信的形式发出。6.2 会议论文征集6.2.6 编辑出版论文集 会议论文集是最重要的会议文件，特别是国际组织年会的论文集也是各个国家图书馆、大学和研究机构保存的文献，如我国科技部的情报所就专门保存重要国际会议的论文集。论文集在某种程度也代表了这个国际会议的专业水平。会议要十分重视论文集的编辑和出版工作。6.2 会议论文征集6.2.6 编辑出版论文集 （一）论文集的形式 第一种形式是出版论文全集。第二
45、种形式是会前先出版论文摘要集，会后再出版论文集。第三种形式是只出版论文摘要集。6.2 会议论文征集6.2.6 编辑出版论文集 会议采用哪种论文出版形式，完全由程序委员会确定，就是同一国际组织的年会，也可以有不同的形式，由于论文涉及版权的问题，越来越多的国际会议选择出版论文摘要集。目前由于计算机技术的广泛应用和人们环保节能意识的不断增强，越来越多的会议不再印制论文集或者论文摘要集，而是采用DVD或VCD光盘来代替。6.2 会议论文征集6.2.6 编辑出版论文集 （二）论文集的主要内容 不同会议的论文集或论文摘要集所包括的内容都不会完全相同，程序委员会决定该会议论文集的主要内容。6.2 会议论文征
46、集6.2.6 编辑出版论文集 1欢迎词 2组织机构 3.学术日程 4论文 5.作者索引6.2 会议论文征集6.2.6 编辑出版论文集 （三）论文集的出版 论文全集或论文摘要集通常选用16开本。封皮可采用精装硬壳，也可选用覆膜的软皮；封皮的设计可参考各轮通知的版式。每集的厚度一般不要超过500页。论文全集或论文摘要既可以在国内出版，也可以在国外出版。6.2 会议论文征集6.2.6 编辑出版论文集 l.国内出版 国内会议的论文全集，一般都在国内出版。论文全集可以选择国内比较好的出版社，有的会议也选择本行业的出版社。在20世纪八九十年代，在国内举办的国际会议还比较少，我国代表的文章能够刊登在国际会议
47、的论文集上是一种荣誉，也是许多单位职称评定的重要参考依据。因此要求国际会议的论文集一定要有正式书号。目前情况发生了很大的变化，国际会议越来越多，不再要求论文集一定要有书号。6.2 会议论文征集6.2.6 编辑出版论文集 2国外出版 有些国际会议的论文集在国外出版。国际上有许多出版商都要选择一些有影响的国际会议论文集作为自己的出版物，用以提高自己刊物的发行量。有些国际会议在筹备期间，经常会有好几家出版商与会议组织者联系。会议组织者要选择国际上有一定知名度的出版商，他们可以利用自己的发行渠道扩大论文集的征订数量，这样出版费用可以比较低，有时还会免费赠送一些。6.2 会议论文征集6.2.6 编辑出版
48、论文集 论文摘要可选用影响比较高的杂志社，将论文集作为该杂志的增刊编辑出版。由于这些杂志社都是面向全世界的，出版量很大，可以提高论文摘要甚至会议的影响力，虽然有时出版的费用会高一些。6.2 会议论文征集6.2.6 编辑出版论文集 （四）论文集的其他形式 1.光盘 2网上公布 6.3 会议预先注册 会议的征文和注册这两个筹备期间最重要的阶段之间并不存在一个明显的时间和工作界限，两个阶段的工作经常是相互交叉的。如果将整个会议运作看成一个商业过程，征文阶段就如同会议的宣传推广，而代表注册就是检验销售的成果。当会议的征文通知书发出后，在会议召开前12个月或者更早，会议组织者就应该为会议预先注册的有关工
49、作开始作准备了。6.3 会议预先注册6.3.1 会议预先注册的准备工作 注册通知书在整个会议筹备过程中的作用和地位与作战计划在指挥一场战役中的作用和地位是基本相同的，所以在起草注册通知书之前，要做好全部与之相关的准备工作，为此，会议组织者需要多次召开程序委员会和组织委员会的联席工作会议，商讨通知书中的主要内容和各种价格，如果是国际会议，有时还要将初步确定的内容和价格向国际组织汇报之后，才能开始编制注册通知书。6.3 会议预先注册6.3.1 会议预先注册的准备工作 （一）专业内容要求基本落实 在所有准备工作中最重要的是会议专业内容的落实，首先是大会的特邀演讲的落实。会议应将邀请到的该领域中世界知
50、名学者、学科带头人或诺贝尔奖金获得者等作为大会的特邀演讲人，要将他们的姓名、演讲题目、演讲时间公布在注册通知书中。在论文评选和接收工作结束后，会议的比较详细的专业日程也应公布在注册通知书中，如果论文作者能够在注册通知书中发现自己的名字和论文题目，对于他们最终决定参加会议有很大的促进作用。6.3 会议预先注册6.3.1 会议预先注册的准备工作 （二）与会议服务机构签订合同 凡是注册通知书中涉及的会议场所、宾馆、旅行社、航空公司、出租汽车公司等都要进行联络和谈判，直到签署合同。与这些为会议提供服务的单位签订合同是一件非常困难的事情，因为此时会议组织者还不明确一年之后真正能参加会议的代表人数，对所预
