1、公文概述公文概述公文格式公文格式一、什么是公文一、什么是公文?n公文是公务文书的简称，行政机关的公公文是公务文书的简称，行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的文是行政机关在行政管理过程中形成的具有具有法定效力法定效力和和规范体式规范体式的公务文书，的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的种类（公文的种类（P241-242）n国务院办公厅国务院办公厅2000年年8月月24日发布的日发布的国家行政国家行政机关公文处理办法机关公文处理办法（2001年年1月月1日起执行）日起执行）规定：国家行政机关公文分规定：国家行政机关公文分13种：种：命令
2、（令）；命令（令）；决定；决定；公告；公告；通告通告；通知通知；通报通报；议案；议案；报告报告；请示请示；批复；批复；意见；意见；函函；会议纪要。会议纪要。二、公文的格式二、公文的格式n公文具有规定的格式，这样可以保公文具有规定的格式，这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。工作效率。构成公文的基本要素构成公文的基本要素n文种文种：公文的第一要素：公文的第一要素n事由：公文的主体部分事由：公文的主体部分n收发机关收发机关n生效日期：如果没有明确规定生效日期，生效日期：如果没有明确规定生效日期
3、，那么发布日期就是生效日期那么发布日期就是生效日期行政公文的基本结构行政公文的基本结构n公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。机关、印发机关和时间等部分组成。n文头部分文头部分n行文部分行文部分n文尾部分文尾部分国家机关公文格式国家机关公文格式(P176)n下行文格式首页下行文格式首页n上行文格式首页上行文格式首页n通用公文格式末页通用公文格式末页文头部分文头部分
4、n发文机关发文机关n秘密等级秘密等级n紧急程度紧急程度n发文字号发文字号n签发人（上行文）签发人（上行文）（一）发文机关（版头）（一）发文机关（版头）n发文机关即公文的作者，发文机关应写机发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。关全称或规范化的简称。“红头红头”n版头的大小与单位级别、公文内容及性质版头的大小与单位级别、公文内容及性质有关。有关。版头大小版头大小n大版头大版头:下行文居多，体现领导机关的权威下行文居多，体现领导机关的权威性和公文的严肃性，后加性和公文的严肃性，后加“文件文件”。n中版头中版头:表现机关单位的庄重。一般（厅）表现机关单位的庄重。一般（厅）局级机关
5、单位用，局级机关单位用，“文件文件”可加，可不加。可加，可不加。n小版头：对平级和不相隶属的上下级机关单小版头：对平级和不相隶属的上下级机关单位行文，显示谦逊得体，一般不套用位行文，显示谦逊得体，一般不套用“文件文件”二字。二字。（二）秘密等级（密级）（二）秘密等级（密级）n公文的秘密等级分为公文的秘密等级分为“绝密绝密”、“机密机密”、“秘秘密密”三种三种n标注在公文首页标注在公文首页右右上角。上角。n秘密等级由公文拟稿人提出，核稿人审核，签发秘密等级由公文拟稿人提出，核稿人审核，签发人决定。人决定。n其具体标识为其具体标识为“”，“”前标密级，后标保前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限
6、的，绝密、机密、秘密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按年密分别可按年、年、年认定。、年、年认定。（三）紧急程度（三）紧急程度n紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。n紧急公文分为紧急公文分为“特急件特急件”、“急件急件”、“限时限时送达送达”三种，标注在三种，标注在 版头版头右上角右上角“秘密等级秘密等级”下。下。n平件处理时间一周；急件三天；特急件最迟不平件处理时间一周；急件三天；特急件最迟不超过超过24小时；限时送达按限定时间送达并加快小时；限时送达按限定时间送达并加快办理。办理。（四）发文字号（四）发文字号n发文字号是指发文机关编
7、制的公文代号。发文字号是指发文机关编制的公文代号。n发文字号由发文机关代字、发文年度、发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。发文顺序号三部分组成。n序号是机关发文的流水号，当年所发的第序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是一份公文是1号，以后依次顺排即可。号，以后依次顺排即可。除除命令命令(令令)外外，其它公文的序号前，其它公文的序号前不加不加“第第”字，数字前面也不加字，数字前面也不加“0”。n发文字号位于发文机关以下，红线以上。发文字号位于发文机关以下，红线以上。n代字。代字。n“国发国发”：国务院；：国务院；n“中发中发”：中共中央；：中共中央；n“国办发国办发
8、”：国务院办公厅；：国务院办公厅；n“陕政字陕政字”：陕西省人民政府；：陕西省人民政府；n“川府字川府字”：四川省人民政府；：四川省人民政府；n“沪府发沪府发”：上海市人民政府。：上海市人民政府。n发文年度的要求：发文年度的要求：n用方括号括入；不能缩写；位置在用方括号括入；不能缩写；位置在“代字代字”和和“序号序号”之间之间n如国务院如国务院1998年制发的第年制发的第 号文件，发号文件，发文字号为文字号为“国发国发1998号号”。（六）签发人（六）签发人n签发人：指代表签发人：指代表“发文机关发文机关”最后核查最后核查并批准公文发出的领导人姓名，以示对并批准公文发出的领导人姓名，以示对签发
9、的公文负有全面的责任。签发的公文负有全面的责任。n报送上级机关的请示、报告，要注明签报送上级机关的请示、报告，要注明签发人。发人。n签发人的姓名署于发文字号的右侧：签发人的姓名署于发文字号的右侧：“签发人：签发人：”。n通常由正职或主持日常工作的副职领导通常由正职或主持日常工作的副职领导人签发人签发。附：公文份号附：公文份号n 公文份号是同一公文印制若干份时每份公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，用以掌握每份公文的流向。的顺序编号，用以掌握每份公文的流向。n位于版头左上角，用阿拉伯数字标识。位于版头左上角，用阿拉伯数字标识。n 绝密、机密公文应标明份号。绝密、机密公文应标明份号。文头
10、部分改错文头部分改错行文部分行文部分n标题标题n主送机关主送机关n正文正文n附件附件n落款落款（一）标题（一）标题n公文标题位于版头下面居中的位置，公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。区别标志。n公文标题由公文标题由发文机关名称发文机关名称、公文主题、公文主题（事由事由）、）、文种文种三部分组成。三部分组成。例如：例如：国务院关于加强血吸虫病防治工国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定作的决定公文标题的类型公文标题的类型n完全式完全式n省略式省略式（文种不能省）（文种不能省）n省事由。省事由。中国共产党平和县委员会专题会中国共
11、产党平和县委员会专题会议纪要议纪要n省发文机关。省发文机关。关于妥善处理高等学校学生关于妥善处理高等学校学生退学后有关问题的请示退学后有关问题的请示n省事由和发文机关。省事由和发文机关。公告公告公文标题的要求公文标题的要求n文种准确文种准确n事由扼要准确事由扼要准确n文字简练文字简练n县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告划并增产指标向市政府的报告（如何改？）（如何改？）批转或转发公文的标题批转或转发公文的标题n一般由一般由批转或转发机关名称批
12、转或转发机关名称、被批转或转发被批转或转发的公文标题的公文标题、文种文种三部分组成。三部分组成。例如：例如：国务院国务院批转国家土地管理局批转国家土地管理局关于部分地方关于部分地方政府越权批地情况报告政府越权批地情况报告的的通知通知。n除批转法规性文件加书名号外，均不对原标除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。题加书名号。标题排列标题排列n整齐美观。除字数较少的一行字标题整齐美观。除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成齐肩形、正梯外，两行以上的可排成齐肩形、正梯形（形（P211）、倒梯形（）、倒梯形（P206）、除）、除号形。号形。n在转行时，在转行时，不要把人名、地名、机关不
13、要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开名称等专用名词乃至词拆开。（二）主送机关（台头）（二）主送机关（台头）n主送机关是公文的主要行文对象或受文机关。主送机关是公文的主要行文对象或受文机关。n不要在主送机关前附带感情色彩的形容词不要在主送机关前附带感情色彩的形容词。n有些公文如公示、通告、会议纪要等，可不写有些公文如公示、通告、会议纪要等，可不写主送机关。主送机关。n下行文的主送机关可以有多个。下行文的主送机关可以有多个。n上行文上行文的主送机关只能有的主送机关只能有一个一个，且，且不主送个人、不主送个人、不多头主送、不越级主送不多头主送、不越级主送。（三）正文（三）正文n正文是公文的主
14、体，是反映公文具体内容的部分。n开头（常用形式）n根据式：根据、依据、遵照等（根据式：根据、依据、遵照等（P214）n目的式：为了、为（目的式：为了、为（P197）n原因式：由于、鉴于原因式：由于、鉴于n主体n结尾：文种不同，结尾不同文种不同，结尾不同正文的结构层次序数和数字n第一层：一、二、三第一层：一、二、三n第二层：（一）、（二）、（三）第二层：（一）、（二）、（三）n第三层第三层：1、2、3n第四层：（第四层：（1）、（）、（2）、（）、（3）另：另：正文正文中的数字除词组、惯用语、缩略语等必中的数字除词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，都应当使用须使用汉字外，都应当使用阿拉伯数字阿
15、拉伯数字。（四）附件（四）附件n附件是根据正文的需要附加的公文或材料，附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。用以对正文作补充说明或提供参考资料。n公文如有附件，公文如有附件，应当在正文之后，机关署应当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。n附件应当置于主件之后，与主件装订在一附件应当置于主件之后，与主件装订在一起。无附件的公文，省略此项。起。无附件的公文，省略此项。（五）落款（五）落款n制文机关名称（全称或规范性简称）或主管领导制文机关名称（全称或规范性简称）或主管领导人签署（签名落款）人签署（签名落款）
16、n成文时间成文时间n公文的签发日期，标注于正文右下方。年、月、日不公文的签发日期，标注于正文右下方。年、月、日不可或缺，可或缺，用汉字书写用汉字书写。n印章印章n印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。公文效力的凭证。n印章盖于公文右下端落款处，印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年上不压正文，下要骑年盖月。盖月。印章要清楚、印章要清楚、端正端正。行文部分改错行文部分改错文尾部分文尾部分n附注附注n主题词主题词n抄送机关抄送机关n印发机关和时间印发机关和时间（一）附注（一）附注n附注用以说明在公文其它区域不便说明的附注
17、用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。各种事项。n如需要加以解释的名词术语，或用于表如需要加以解释的名词术语，或用于表 示示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。于落款下另起一行空两格位置。（二）主题词（二）主题词n主题词是由对这一公文内容所述及的主题用主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加规范的词加文种文种组成，以便日后按公文的主组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。题和文种进行检索。n制订公文主题词表，防止随意性。制订公文主题词表，防止随意性。国务院国务院主题词表主题词表（P254）。）。n一件公文的主题词至少
18、用两个，一件公文的主题词至少用两个，一般不超一般不超过七个。过七个。n不用标点，每两词之间空一格不用标点，每两词之间空一格（三）抄送机关（三）抄送机关n抄送机关是指虽然不主办，但应该了解抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。这件公文内容的有关机关。n抄送机关名称应写在抄送机关名称应写在“主题词主题词”后公文后公文尾部的两条等长平行细实线内。尾部的两条等长平行细实线内。（四）印发机关和时间（四）印发机关和时间n印发机关，为发文机关的办公部门；印发机关，为发文机关的办公部门；n印发时间，一般为印刷时间，放在抄送印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。机关细实线下。公文结
19、构的指定项目和选择项目公文结构的指定项目和选择项目n指定项目n发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、生效标别和页码（正文、生效标别和页码（共共7项项）。）。n选择项目n秘密等级、紧急程度、签发人、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间。（共9项）改错（改错（P240）公文改错训练公文改错训练2公文改错训练公文改错训练3三、行政公文的行文规则三、行政公文的行文规则n行文关系行文关系n上行文、下行文和平行文上行文、下行文和平行文公文的行文关系公文的行文关系n公文的行文关系是发文机关和受文公文的行文关系是发文机关和受文机关的关系。机关的关系。n隶
20、属关系隶属关系n指导关系指导关系n平行关系平行关系n不相隶属关系不相隶属关系政府部门行文有以下5条规则：n政府各部门依据部门职权范围可以相互行文；政府各部门依据部门职权范围可以相互行文；n政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文；行文；n属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送上级主管部门处理；应直接报送上级主管部门处理；n部门内设机构除办公厅部门内设机构除办公厅(室室)外，不得对外正式外，不得对外正式行文；行文；n政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复
21、问题、审批事项外，一般不得向下级政府正复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。式行文。上行文的行文规则上行文的行文规则n下级机关向上级机关行文，称为上行文。下级机关向上级机关行文，称为上行文。如请示、报告。如请示、报告。n主送机关一般只有一个。双重领导应分清主送机关一般只有一个。双重领导应分清主送机关和抄送机关。主送机关和抄送机关。n上行文应逐级行文。一般不得越级请示和上行文应逐级行文。一般不得越级请示和报告。报告。n上行文一般不能直接送上级机关负责人，上行文一般不能直接送上级机关负责人，而应送上级主管机关。而应送上级主管机关。下行文的行文规则下行文的行文规则n下行文是指上级机关向下级
22、机关行文，下行文是指上级机关向下级机关行文，包括命令、决定、批复、通知、意见等。包括命令、决定、批复、通知、意见等。n下行文的主送机关可以有多个。下行文的主送机关可以有多个。n政府及其部门向下级机关或本系统的政府及其部门向下级机关或本系统的重重要要行文，应当同时抄送直接上级机关。行文，应当同时抄送直接上级机关。平行文的行文规则平行文的行文规则n平行文是同级机关或不相隶属机关之间平行文是同级机关或不相隶属机关之间的行文，如函、议案。的行文，如函、议案。n同级机关或不相隶属机关之间可以互发同级机关或不相隶属机关之间可以互发非指令性文件。非指令性文件。n指令性文件，可请示领导机关，以领导指令性文件，可请示领导机关，以领导机关或秘书部门（办公厅、室）的名义机关或秘书部门（办公厅、室）的名义行文，将有关指令性内容的文件转发给行文，将有关指令性内容的文件转发给同级机关或不相隶属的机关执行。同级机关或不相隶属的机关执行。
