1、第二十章 学术会议论文报告 关键问题学术会议论文报告最需要关注的是什么?如何做口头报告?怎样准备?它包括什么内容?幻灯片内容须用什么字体?幻灯片应否加插额外的声效及动画?口头报告有哪些常犯错误?报告时如何平衡不同背景的观众?如何准备海报?海报应该包括什么内容?海报能否直接用文章内表格?如何衡量口头报告及海报的好坏?第一节 报告内容第二节 海报展示第三节 论文报告及幻灯片展示第一节 报告内容1.最重要的是吸引力 学术研讨会多以论文报告（paper presentation)、海报（poster)展示或小组报告(Small group)、圆桌会议（round table）等形式进行。除了主题发言外
2、,每篇论文报告的时间大都只有1020分钟。因此无论以何种形式发表研究报告,最重要的是我们必须在最短的时间内吸引参与者的注意,令他们有兴趣索取进一步的资料。最常见的问题是研究者对内容不知如何取舍,长篇大论且毫无重点,最终未能吸引与会者的兴趣。2.合理编排内容 一般来说,绝大部分的口头报告及海报内容,仍是按一般论文内容的次序去编排也就是说,从文献综述、研究方法、结果到讨论,是一篇浓缩版的论文。虽然大部分报告的内容次序大致相同,但每篇报告仍有它独特的地方,例如,某研究的实验设计很精彩,或参与者极为罕见（如全部参与者都是奥运金牌获奖者),我们自然会用较多篇幅去描述这些特点。3.有所取舍,少就是多 研究
3、报告内容的多寡受论文报告的时间及海报的大小所限制,很多研究者急促平淡地诵读论文,或用细小字体,以便海报能包括较多的内容,但往往得不偿失。在1020 分钟论文宣读时间或海报大小等限制下,西方谚语少就是多(les Is more）及简约主义（minimalism)是十分有用的指导原则。只要观众对我们的研究产生兴趣,他们自然会进一步索取资料。4.多用图表 因口头报告论文的时间及海报的大小均受限制,所以我们在幻灯片及海报中会较一般学术文章用更多的图表,以最简洁、清楚和富有吸引力的方式展示结果5.留白 无论是幻灯片还是海报,应尽量留空位,减少排版太满带来的压迫感。第二节 海报展示1.应有摘要 海报内容的
4、开始部分应有研究的摘要,但这摘要较一般文章摘要更短,务求在第一时间吸引观众,令他们有兴趣阅读海报的其他内容。2.简洁自明 为求简洁,海报内容可以点列,无须用完整句子,但与幻灯片不同,许多与会者会自行阅读海报,所以海报应有足够资料,以不用讲解能自明为原则。除了一些特地前来仔细浏览某一海报的与会者外,绝大部分海报的观众只会简单浏览,所以必须善用简洁易明的图表。3.只需列关键文献及联络方法 不应在海报内列出所有参考文献,只需列出最重要的关键文献。应展示研究者的电邮等联络方法及研究的相关网址。许多会议主办者亦鼓励研究者准备及派发一张简介,甚至一张小纸条（附联络方法）。如果研究者并非全部时间站在展板旁介
5、绍,他 们亦可以在展板上张贴一张白纸,让有兴趣进一步索取资料者留下联络电邮地址。4.尽量依会议要求设计海报大小 从不同会议可见,各海报的大小不一定十分统一,应容许一点弹性。不过,我们应该尽量依大会的指示去准备海报。5.字体要足够大 字体要足够大,在一米外仍十分清晰。可考虑用 arial、helvetica,英文内容用20号字体,标题用48号（nicol&pexman,2010)。6.善用标题及空白 要善用标题及空白,以区分不同内容,方便读者找他们最有兴趣的部分。7.使用分栏 一般海报内容是由上至下,由左至右,以横行展示。为方便阅读,每横行不能太长。我们习惯将海报分为几个栏（column),由左
6、至右排列。8.善用色彩 五彩缤纷不一定更好。毋庸置疑,恰当的色彩能吸引读者（nicol&pexman,2010),且能用以区分海报内不多的部分,去突出重点。但是,一般来说,五彩缤纷,用上多种颜色及字体往往令内容更凌乱,看起来也不一定专业。9.多用红、蓝、黄 除了刻意强调的关键词外,内容字体用黑色。多用红、蓝、黄,选取两三种颜色后,在不同部分固定且一致地用相同的颜色。例如,海报内有学童的照片,我们用学童校服的某种蓝色调,作为主标题字体的颜色,再用学童帽子的红色,作为次要标题字体的颜色。10.最好用白色背景 尽量避免用图片或图画作为海报的背景,若真有此需要,应用极淡的色调,甚至在文字部分改用全白的
7、背景论文报告及幻灯片展示第三节 论文报告及幻灯片展示1.风格统一 各张幻灯片应有一致的格式（如花纹图案）、色调、字体及风格,令它们看来更有连贯性。2.使用小标题 为令幻灯片的内容结构更清晰,同一部分的内容可用相同的小标题。例如,我们用四张幻灯片做讨论,在幻灯片右上角小标题的位置写上讨论（1)讨论(2)等。3.点列 除非是名人语录等须原文照录,否则幻灯片的所有内容应简单点列,不用完整句子。因为幻灯片的作用是辅助口头报告,并非让读者自行阅读,所以可以比海报更简单,无须也不应该用完整句子。例如,N=350,1315岁学童4.字号字体要合理 幻灯片内容字号一般需28号或以上,不能太小。尽量用黑色字体,
8、尤其是在光照较强的场地,观众难以阅读浅色的内容及文字。5.不能直接用文章内表格 一般来说,简单地将文章内的表格放在幻灯片上,字体肯定太小,难以清楚地阅读。所以我们应该摘取文章表格内最重要的数字,并做简化（例如,减少小数位,删去p值),再放在幻灯片上。每当论文报告者说我知道表格字体太小,你们看不清楚时,我们总是会问他们为什么明知故犯,不事先将部分表格内容删去,放大最重要的部分。6.内容不能过多 幻灯片的内容虽然用图表展示较易理解,但也不能一闪而过,我们应有足够的时间让与会者细阅及了解内容。会议中研究者准备的幻灯片过量、轻重不分,报告时超时或飞跳幻灯片等,是常见的通病。若以12分钟解说每张幻灯片,
9、一个1520分钟的报告,一般来说只能采用不多于10 张的幻灯片7.确保软件共容性 若采用大会提供的电脑,需确保软件的版本（及语言）共容,能顺利展示全部内容。亦可准备不同软件版的档案（如 pdf、word),以备不时之需8.小心决定是否要加插声效及动画 小心决定是否需加插额外的声效及动画,有时这些从前看来颇吸引人的东西,已渐渐变成低级趣味。9.亲近观众 若可以,用遥控器及激光笔,找一个与观众更便于互动的位置,比站在讲坛后更佳。10.用互动促进气氛 在宣读论文时,应尽量面向观众,眼神与观众有交流,不要沉闷地读出讲稿,更不应面向投射银幕。到达会场后,可与一些已到会场的参与者交流。以一个简短的故事或笑
10、话做开场白能促进会议气氛,但这些故事或笑话应该与论题有关,且配合该场合的气氛。与论文内容的要求一致,我们不应随便以性别、种族、残疾等作为笑话中被取笑的对象。11.多练习 宣读论文也涉及演讲技巧。对欠缺教学、演讲经验及信心的研究生,如何在演讲开始的数分钟内吸引观众的兴趣、投人及了解研究的问题和重要性,并不容易。事前练习、找其他同事或同学评论及提意见,十分重要。如果英文口语能力有限,但须用英语做报告,可以尽量将内容及关键词语放在幻灯片上,也就是说,幻灯片正文文字比正常情况要稍多,那么观众就算听不清楚我们的英语,也能从幻灯片了解内容。为减轻背诵内容的压力,可准备讲稿,尽量用短句子,事先找老师矫正读音
11、,报告时清楚地读出讲稿虽然感觉较沉闷,但仍然比临时拼凑句子效果更佳。12.平衡不同背景的观众 在大部分的研讨会中,观众的背景都是相差甚大的,虽然部分是该课题的专家,可是部分却是一无所知的观众。但如果我们只停留于浅白简单的报告,就会降低该报告的学术水平。为解决这个两难问题,大部分的报告者会尽量由一个较通俗浅白的起点,引发出研究所解决的问题及其重要性,然后用较学术化的语言带出研究结果,再用通俗一点的解释,指出研究的贡献及启示等。同时满足不同背景的观众,是我们需要关注及处理的问题。13.简明扼要地回答问题 一般学术会议,会预留数分钟,让与会者发问。因回答时间往往只有数分钟,回答应尽量简明切题。对一些难以短时间解决的争论,或只有少数听众有兴趣的资料,我们可以邀请与会者留下,会后再做讨论或回答,这样我们便可以回答更多不同的问题。14.印发内容 为方便与会者,很多会议都要求或鼓励宣读论文的研究者,在会议中印发简报或相关资料,其中必须包含研究者的联络方法,或有关研究的网址,以便于日后的学术交流。课后练习解析 见教材224-225
