1、Flextronics Institute(Doumen Zhuhai)Flextronics Institute(Doumen Zhuhai)管理管理-表述技巧表述技巧2023-1-152Flextronics Corporate Presentation培训注意事项培训注意事项$学员身份$已经告知替代你工作的同事处理必要事务$不带与培训无关的物品进培训室$关掉手机$电话讯息请于小休时才作处理$请守时以确保课程能顺利完成2023-1-153Flextronics Corporate Presentation如何有效地操作会议如何有效地操作会议培训目标培训目标2023-1-154Flextro
2、nics Corporate Presentation在会议操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序在会议操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序呢？呢？会议操作会议操作 会前安排会前安排 会议召开会议召开 会后程序会后程序2023-1-155Flextronics Corporate Presentation会议操作会议操作 有效操作会议是一项挑战，你必须经常把自己的、下属有效操作会议是一项挑战，你必须经常把自己的、下属的以及公司的目标结合在一起，耐心十足的做计划。的以及公司的目标结合在一起，耐心十足的做计划。从以下陈述中选出在操作会议过程中运用表述技巧所能从以下陈述中选出在操作会议过程中运用表
3、述技巧所能获得的价值。获得的价值。A.你能处理会议过程中所发生的冲突。你能处理会议过程中所发生的冲突。B.你能确定每个人都参与了会议。你能确定每个人都参与了会议。C.你能避免会议中的冲突。你能避免会议中的冲突。2023-1-156Flextronics Corporate Presentation会议操作会议操作正确答案：正确答案：A&B实际上，如果能合理操作，会议就会更有效。所实际上，如果能合理操作，会议就会更有效。所有的与会者都应该参与其中来获取需要的信息。有的与会者都应该参与其中来获取需要的信息。2023-1-157Flextronics Corporate Presentation 成
4、功的会议需要一个成功的会议需要一个明确的方向明确的方向。作会前。作会前准备，需要积极并仔准备，需要积极并仔细耐心的思考。细耐心的思考。如果你都不知道你要去哪儿那你就要当心了，因为你不可能到达那儿了。Yogi Berra会前准备会前准备2023-1-158Flextronics Corporate Presentation 安排会议相关的后勤工作安排会议相关的后勤工作 制订一份会议议程制订一份会议议程 通知与会者会议详情通知与会者会议详情I.会前准备会前准备会议准备会议准备2023-1-159Flextronics Corporate Presentation案例案例比尔负责公司每月销售会议的后
5、勤工作。为了让会议举办成功，比尔负责公司每月销售会议的后勤工作。为了让会议举办成功，他拟了一张准备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要工作，右他拟了一张准备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要工作，右栏中列出了需再一次确认的事项。栏中列出了需再一次确认的事项。主要工作确认事项选择会议场地和时间确认与会者的最佳时间预定并检查会议室确认会议室的大小合适确认主持人所要求的设备再一次检查媒体设施准备提神的茶点通知酒店提供茶点的种类与时间制订会议室与桌型的最后安排计划 检查桌椅摆放，是否需要桌子或只需要椅子？指定人员协助如有必要，指定人员设置并操作媒体设施2023-1-1510Flextronics Cor
6、porate PresentationII.制订会议议程制订会议议程 会议目的概述会议目的概述 场地场地 开始与结束的时间开始与结束的时间 主持人与会议主题的清单主持人与会议主题的清单 每个主题的时间构造每个主题的时间构造 下次会议的日期与具体时间下次会议的日期与具体时间会前准备会前准备2023-1-1511Flextronics Corporate PresentationIII.通知与会者通知与会者 通知的方式由组织的大小决定通知的方式由组织的大小决定 给每个与会者足够的时间调整自己的时间表并做必要的安排给每个与会者足够的时间调整自己的时间表并做必要的安排 用传真或用传真或e-maile-
7、mail的方式提前通知（包括常规邮件与提醒的方式提前通知（包括常规邮件与提醒e-maile-mail）确认出席人数确认出席人数会前准备会前准备2023-1-1512Flextronics Corporate Presentation案例（二）案例（二）Joan被任命做一个销售会议的议被任命做一个销售会议的议程，但她以前从来都没有做过。程，但她以前从来都没有做过。会议两周前，她开始会议两周前，她开始e-mail给与给与会者通知会议的时间与地点；随会者通知会议的时间与地点；随后，又发了一张包括所有议题的后，又发了一张包括所有议题的清单。马上，类似清单。马上，类似“我们应该获我们应该获知更多的情况知
8、更多的情况”“”“谁将主讲这些谁将主讲这些议题？议题？”的反馈分涌而至。无奈的反馈分涌而至。无奈，Joan只能和她的上司一起重只能和她的上司一起重新做这次会议计划。新做这次会议计划。现在，请回答以下的几个问题：现在，请回答以下的几个问题：2023-1-1513Flextronics Corporate Presentation案例（二）案例（二）以下说法是对还是错？以下说法是对还是错？尽管该销售会议被重新计划，尽管该销售会议被重新计划，Joan仍正确的使用了会仍正确的使用了会前准备技巧起草了一个成功的会议。前准备技巧起草了一个成功的会议。对对 错错实际上，实际上，Joan应该将通知再提前一点，
9、并制订一个详应该将通知再提前一点，并制订一个详细、有效且专业的议程。细、有效且专业的议程。2023-1-1514Flextronics Corporate Presentation案例（二）案例（二）虽然虽然Joan在制订会议计划上不太明白，但是她依靠经验行事。在制订会议计划上不太明白，但是她依靠经验行事。Joan应使用以下哪些方法来制订成功会议的计划呢？请选择。应使用以下哪些方法来制订成功会议的计划呢？请选择。q下次这种情况应请一个制订会议计划的专业人士来协下次这种情况应请一个制订会议计划的专业人士来协 助处理。助处理。q制订一个包括时间结构，议题和主讲人名单的议程。制订一个包括时间结构，议
10、题和主讲人名单的议程。q至少提前一个月通知与会者。至少提前一个月通知与会者。q认为常规的邮件和认为常规的邮件和e-mail 是通知与会者的最好方法。是通知与会者的最好方法。如果如果Joan提前通知与会者并制订了议程，她的会前准备就成功了。提前通知与会者并制订了议程，她的会前准备就成功了。2023-1-1515Flextronics Corporate Presentation好的开始是成功的一半！好的开始是成功的一半！会前准备会前准备2023-1-1516Flextronics Corporate Presentation会议召开会议召开怎样的会议就算成功？怎样的会议就算成功？大纲中列出的事情
11、都做了大纲中列出的事情都做了与会者十分满意自己会上与会者十分满意自己会上 的表现的表现 所以，在每一次会议中，你都应该所以，在每一次会议中，你都应该:围绕其大纲与目标围绕其大纲与目标 鼓励参与鼓励参与1.1.会末总结会末总结 2023-1-1517Flextronics Corporate Presentationq 维持会议进程并将每个议题控制在短时间以内。在议程中设置每个议题的时间范围。q 会议目标应贯穿始终。安排人员缓和会议气氛；安排人员做会议记录并提醒时间。围绕大纲与目标围绕大纲与目标2023-1-1518Flextronics Corporate Presentation鼓励参与鼓励
12、参与参与是任何会议成功的要素。参与是任何会议成功的要素。以下是以下是Mack和和Sara关于会议中与会者问题的讨论。关于会议中与会者问题的讨论。2023-1-1519Flextronics Corporate Presentation案例案例M-Mack；S：SaraM：你知道吗，我认为这次会议开展得不错，除了坐在后面：你知道吗，我认为这次会议开展得不错，除了坐在后面 的那两个销售部的女人。的那两个销售部的女人。S：我明白你的意思。她们不仅迟到了，还一直在聊天。会议：我明白你的意思。她们不仅迟到了，还一直在聊天。会议 好象与她们无关。好象与她们无关。M：别这么说。看起来她们只是在消磨时间。得有
13、个办法让：别这么说。看起来她们只是在消磨时间。得有个办法让 她们改正才行。她们改正才行。S：我不知道。她们看来很不合作。：我不知道。她们看来很不合作。2023-1-1520Flextronics Corporate PresentationMMack；SSaraM：啊，我有个主意。我向来坚信“分而治之”，不妨一试。把她们分开去参与。S：把她们分开去参与？她们心思好象都没在这上面。M：她们会惊讶并把它作为为一项挑战。让我们来个出其不 意。我们可以组织一些临时团队。我想我们应该先把她 俩 分开，让她们各自成为一个小组的主持人。那样，她 们就会被隔开而更投入了。她们所做的一切都要遵守主持 人工作表。
14、S：真是个好主意，值得去试试。她们会认为被放在了起 跑线上，我知道她们两都是很精明的，如果她们能专 心投入会议，那么它们在会议后会获得更多。案例案例2023-1-1521Flextronics Corporate Presentation要将消极的人员参与情况转变成积极，你需要使用：由会议的种类来决定使用的方式。由会议的种类来决定使用的方式。o 角色扮演角色扮演 o “破冰破冰”游戏游戏o 问答时间问答时间o 讨论时间讨论时间o 头脑风暴头脑风暴 o 小组讨论小组讨论鼓励参与鼓励参与2023-1-1522Flextronics Corporate Presentation会末总结会末总结会议将
15、要结束时，请注意会末总结。总结讨论的所有议题及所作出的重要决定。收取反馈：评估与分析，收集肯定的和否定的 建议，以便以后改进。2023-1-1523Flextronics Corporate Presentation案例案例Susan是一个新上任的经理，没有什么经验，却被要求组织是一个新上任的经理，没有什么经验，却被要求组织公司的季会。从以下选项中，选出有效措施帮助她成功操作公司的季会。从以下选项中，选出有效措施帮助她成功操作这个会议。会议中，这个会议。会议中，SUSAN应该：应该：会议从问答环节开始会议从问答环节开始以与会者填写评估表来结束会议以与会者填写评估表来结束会议指派会议主持人指派会
16、议主持人与会者可随意选择相关议题与会者可随意选择相关议题实际上，指派支持人和运用评估表都是正确的步骤。在成实际上，指派支持人和运用评估表都是正确的步骤。在成功会议中，与会者是决不能选择议题的。而问答环节应该功会议中，与会者是决不能选择议题的。而问答环节应该晚一点使用。晚一点使用。2023-1-1524Flextronics Corporate Presentation会议召开会议召开如果你始终坚持会议大纲与目标，不断激励，如果你始终坚持会议大纲与目标，不断激励，并并简明扼要的进行会末总结，那你的会议就是成功有简明扼要的进行会末总结，那你的会议就是成功有效的效的。2023-1-1525Flext
17、ronics Corporate Presentation会后程序会后程序好的会后程序由以下组成：给与会者会议记录 回顾会议中的数据资料 计划下一次会议直到它结束，其实都没有真正地结束。-Yogi Berra2023-1-1526Flextronics Corporate Presentation即时发布会议记录。即时发布会议记录。正确理解反馈正确理解反馈 (问问自己问问自己)a.a.这次会议达到预期的目的的吗？这次会议达到预期的目的的吗？b.b.人员参与足够吗人员参与足够吗?c.c.作出任何重大决策了吗作出任何重大决策了吗?会后程序会后程序2023-1-1527Flextronics Cor
18、porate Presentation会后程序会后程序ScottScott和和RachelRachel在回顾那些从部门会议上得来的数在回顾那些从部门会议上得来的数据资料，但所得结果却不相同。据资料，但所得结果却不相同。2023-1-1528Flextronics Corporate Presentation案例案例S-ScottS-Scott；R-RachelR-RachelS S：从得到的反馈看来这次会议是非常成功的。：从得到的反馈看来这次会议是非常成功的。R R：我知道你很高兴，但我的感觉却很复杂。：我知道你很高兴，但我的感觉却很复杂。S S：我不明白。你也听到了散会时那些销售员的反馈。：
19、我不明白。你也听到了散会时那些销售员的反馈。R R：是的，但他们只占少数，而且大部分是朋友。如果你仔：是的，但他们只占少数，而且大部分是朋友。如果你仔 细看一下这些反馈表，就会发现真实的情况。这里才代细看一下这些反馈表，就会发现真实的情况。这里才代 表大部分人。表大部分人。S S：我看到了一些否定的意见，但这并不重要。：我看到了一些否定的意见，但这并不重要。2023-1-1529Flextronics Corporate PresentationS-Scott；R-RachelR：我认为很重要。从这些看来，他们在抱怨我们没有按 照议程的时间规定来进行，而且有些发言人因为材料 组织不充分表述不清
20、楚使人迷惑不解。S：你说的对。可能我只看到了我想看到的东西，而忽略 了遗留的问题。R：是的。以前我与你有同感。但我们可以根据反馈表的 意见对下次会议有所改进，还能加入公司的底线。案例案例2023-1-1530Flextronics Corporate Presentation分析结果：分析结果：q 应多花时间做会议议程以便确认议题。应多花时间做会议议程以便确认议题。q 为员工设立明确的目标。为员工设立明确的目标。q 指派个人或一个团队来评估这次会议。指派个人或一个团队来评估这次会议。q 给与会者发邮件并明确的询问其反馈。给与会者发邮件并明确的询问其反馈。会后程序会后程序2023-1-1531F
21、lextronics Corporate Presentation计划下一次会议需考虑到：会后程序会后程序 安排最佳的会议时间和地点。安排最佳的会议时间和地点。选择最好的会议形式。选择最好的会议形式。制订详细的会议议程。制订详细的会议议程。有效的桌型安排。有效的桌型安排。选择有力的视听支持。选择有力的视听支持。指派有效的主持人。指派有效的主持人。制定小组或公司目标制定小组或公司目标2023-1-1532Flextronics Corporate Presentation案例案例Rod对会议结果非常满意。一切都很顺利，而且他还收集到了对会议结果非常满意。一切都很顺利，而且他还收集到了很多数据资料
22、。现在，他必须做好会后的总结工作以防虎头蛇很多数据资料。现在，他必须做好会后的总结工作以防虎头蛇尾。请从以下所列各会后工作中选出尾。请从以下所列各会后工作中选出Rod需要用到有效的表达需要用到有效的表达技巧的项。技巧的项。集合与会者一起对所得数据进行筛选，选出有效的。电话联系所有与会者并对其表示感谢。查看评估意见，决定下次开会改变桌型。第二天e-mail给每位与会者会议记录。对在会议中达成的重要决策制定执行计划。一般来说，花时间去查阅评估材料，迅速给与会者会议记录，一般来说，花时间去查阅评估材料，迅速给与会者会议记录，在以后的会议计划中采用此次的反馈意见，都能提高会议的有在以后的会议计划中采用此次的反馈意见，都能提高会议的有效性。效性。
