1、大学档案管理办法汇编目录834 / 34大学档案管理办法校发37号 签发人:第一章 总则第一条 为了规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为学校各项工作服务，根据中华人民共和国档案法及其实施办法、高等学校档案管理办法、干部档案工作条例、干部档案分类整理标准等法规，结合我校实际制定本办法。第二条 本办法所称档案的范围，包括综合档案和人事档案。综合档案是指大学师生员工在从事党政管理、教学、科研和其他业务管理等各项工作中形成的，对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史材料记录和电子副本。人事档案是指在人事管理活动中形成的、记载和反映个人经历、政治思
2、想、业务能力、工作业绩等集中保存以备查考的文字及其他各种形式的历史材料记录。第三条 大学各单位应遵守本办法，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。第二章 管理体制第四条 我校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，各部处、院（系）、直属单位有一位领导分管本单位的档案工作，并配备固定的档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、归档和移交工作，并将其列入本单位的岗位职责范围。第五条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存综合档案（含电子档案）和人事档案并提供利用和服务业务机构，同时还是开发利用档案资源的信息交流中心，具
3、有行政管理和业务指导双重职能。档案馆的档案管理主要职责：（一）宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法等国家和地方关于档案工作的法律法规和规章制度，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。（二）制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。（三）负责规划、协调全校档案工作，对各单位档案工作进行监督、指导、检查。（四）负责本校各类档案和有关资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作，以及相应电子文件的归档、利用工作。（五）负责全校档案管理人员的业务学习与培训工作。（六）严格执行保密制度，协助有关单位做好档案密级划控和守密、解密工作。（七）开展档案宣传教育
4、活动，研究档案理论和档案业务，编研档案资料，开发档案信息资源。（八）做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防霉、防强光、防尘等 “九防”工作，确保档案安全。第六条 学校各单位档案管理的职责为：（一）认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规和学校档案管理工作的相关规章制度，保证本单位档案完整、准确、及时归档。（二）各单位应有一位领导分管档案工作，并将档案管理工作纳入本单位的议事日程。（三）应选派政治觉悟高、业务素质强的正式人员作为档案管理人员，并将档案工作作为年终工作考核范围，并提供档案管理人员工作所需的工作条件。（四）应定期做好本单位档案归档的检查、审核工作。第七条 各单位档案管
5、理人员的职责为：（一）档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规和学校档案管理工作的规章制度，履行档案管理工作职责。（二）档案管理人员应努力学习档案业务知识，积极参加有关的档案业务学习培训。（三）档案管理人员应定期做好本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。（四）对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。第八条 档案工作是衡量和检查学校各单位基础工作管理水平和质量的重要指标，档案馆代表学校对各单位及个人每年归档情况进行检查、考核，对档案工作优秀者给予奖励，对违反档案管理法规者给予
6、通报批评或处罚，构成犯罪的，按照国家相关法规依法追究刑事责任。第三章 档案管理第九条 学校各单位的工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作与档案工作同时进行。第十条 学校综合档案由形成单位立卷归档。各单位档案管理人员根据综合档案归档要求，负责对纸质文件材料整理组卷，电子文件材料著录，检查核对后，经本单位主管档案工作的领导签字向档案馆移交；未来随着档案信息化工作的进展，在校园网上产生的各类归档数据，将由学校相关职能部门共同协商处理此类数据。第十一条 学校人事档案实行按人立卷管理。各归档单位根据人事档案归档要求，负责对各类归档材料整理并形成归档清单（含电子版），检查核对后
7、，经本单位主管档案工作的领导签字向档案馆移交。第十二条 我校档案材料由八类组成，各类档案按照如下细则立卷归档：（一）文书档案：按大学文书档案管理实施细则执行（附件1）。（二）研究生学籍档案：按大学研究生学籍档案管理实施细则执行（附件2）。（三）科研档案：按大学科研档案管理实施细则执行（附件3）。（四）会计档案：按大学会计档案管理办法文件执行。（五）基建档案：按大学基建档案管理实施细则执行（附件4）。（六）声像档案：按大学声像档案管理实施细则执行（附件5）。（七）教职工人事档案：按大学职工人事档案管理实施细则执行（附件7）。（八）学生人事档案：按大学学生人事档案管理实施细则执行（附件8）。第十三
8、条 归档材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法、电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）以及大学电子文件归档与管理实施细则执行（附件6）。第十四条 归档时间（一）文书档案、研究生学籍档案在次年6月底前归档。（二）会计档案在会计年度终了后，于第三年6月底前归档。（三）科研档案在项目完成后两个月内归档。（四）基建档案在项目完成后三个月内归档。（五）人事档案应当在档案材料形成后10天内办理归档。重大活动（事件）实行追踪归档，活动结束后，一个月内由该活动举办（主办）单位负责形成完整的归档材料归档，档案
9、馆有责任督促。第十五条 对保管期满的档案，档案馆会同学校相关单位进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册，报校长办公会批准。销毁档案时，应当由档案馆、相关单位、审计处等共同派员监销。第四章 档案查询利用第十六条 利用学校的开放档案，按中华人民共和国档案法的有关规定办理；对于未开放的本校档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：（一）本校人员因公查阅本单位归档档案，需单位批准后，凭个人证件即可查阅；查阅非本单位归档档案，须经原归档单位（项目负责人）或档案馆领导同意，必要时报请校领导审查批准后方可查阅。（二）利用本人的学籍、学位档案，须持本人身份证或毕业证书复印件，说明利用目的后，方可查阅。委
10、托他人办理的，被委托人须出示本人合法证件（身份证、护照等）并持有委托人的有效证件（复印件）方可查阅。（三）外单位利用档案须持单位公函，经相关单位批准或经档案馆领导同意方可查阅。（四）港、澳、台同胞、境外组织或个人要求利用档案须持相关主管单位介绍信函或经校领导同意方可查阅。（五）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经档案馆领导或校领导批准并备案。档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，违规者，视情节轻重，报学校依法处理。第十七条 利用学校的人事档案，按中组部干部档案工作条例的有关规定办理，查阅利用必须履行登记手续并遵循下
11、列规定：（一）查阅干部人事档案的人员须是中共党员或本单位专职人事秘书，查阅人事档案应严格履行登记手续，任何人不得查阅本人及其亲属的档案。未经组织批准，下级人员不得查阅上级人员的档案，查阅处级以上干部的档案需经学校组织部领导批准。（二）外单位查阅档案，应持本单位组织、人事部门介绍信函，注明查阅人姓名、职务、政治面貌及查阅理由；校内各单位需要查阅本单位人员档案的，应持本单位介绍信函，方可查阅。（三）除组织、人事部门外，人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经有关单位负责人批准后，方可借出。借出时间不得超过5天（含休息日），借出档案不得复制、遗失、污损、涂改、抽拆和转借，违规者，视情节轻
12、重，报学校依法处理。第十八条 档案馆应创造条件开展更高层次的信息服务活动，提供档案检索工具，积极开展档案编研工作，编印各种材料汇编、基础数字汇集、专题概要等。第五章 档案的鉴定与统计第十九条 档案应以国家有关规定和档案自身保管期限等为依据，每五至十年进行一次价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限，具体鉴定程序遵循下列规定：（一）档案馆应在调查研究基础上制订档案鉴定计划，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史价值，根据学校工作的需要和为国家积累档案材料的需要，客观全面鉴定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。1、永久保管档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研
13、究有长远利用价值的各类档案，列为永久保管（保存51年及以上）。2、长期保管档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管（保存16-50年）。3、短期保管档案：凡是在较短时间内对学校有参考利用价值的文件材料，列为短期保管（保存15年及以下）。（二）档案馆提出档案鉴定工作申请，报分主管校领导审核，主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。（三）成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由主管档案工作的校领导、档案部门和有关单位人员组成。（四）按照国家有关规定，统一档案鉴定标准。（五）鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价
14、值，需销毁的档案进行登记造册（一式两份），并提交档案鉴定报告。（六）经主管校领导审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清册上签署意见。第二十条 档案馆应根据中华人民共和国统计法、中华人民共和国档案法等相关法规，结合本校实际情况，每年做一次档案统计工作，具体统计程序遵循下列规定：（一） 建立档案统计制度。（二） 指定专人兼管档案统计工作。（三）统计内容应包含全馆档案构成（馆藏永久档案、长期档案、短期档案卷数及每年接收永久档案、长期档案、短期档案卷数）、档案利用（利用卷数及人次）、档案工作人员构成、档案馆基本概况等情况的统计工作以及上级档案部门需要的各种报表的填报工作。（四）统计数字应准确无误。（五）
15、统计结果资料应上报主管校领导审核，并至少保留一份存档以备日后考查使用。第六章 条件保障第二十一条 根据我校发展规模和馆藏档案的增加数量，学校为档案馆提供符合档案管理要求并能适应现代化管理需要的档案工作条件及设备。第二十二条 对于破损、褪色、霉变和散失的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色的档案应及时数字化，加工成电子档案保管以及档案信息化建设，学校将给予经费保障。第七章 附则第二十三条 本办法自公布之日起施行，原学校档案工作的有关规定同时废止。第二十四条 本办法由大学档案馆负责解释。二九年十二月附件1：大学文书档案管理实施细则附件2：大学研究生档案管理实施细则附件3：大学科研档案管
16、理实施细则附件4：大学基建档案管理实施细则附件5：大学声像档案管理实施细则附件6：大学电子文件归档与管理实施细则附件7：大学职工人事档案管理细则附录7-1：干部档案归档范围附录7-2：人事档案材料用纸规格附录7-3：新调入人员教工基本信息表附录7-4：人事档案归档清单附件8：大学学生人事档案管理细则附录8-1：XX学院XX级本科生新生归档名单附录8-2：XX级研究生新生归档名单附录8-3：XX学院XX年本科毕业生归档名单附录8-4：XX学院XX年毕业研究生归档名单附录8-5：党员材料归档清单附录8-6：其他材料归档清单附录8-7：本科生档案核查单附录8-8：研究生档案核查单附录8-9：复印人事
17、档案介绍信附件1：大学文书档案管理实施细则文书档案是指我校各单位及个人从事党群、行政、教学、科研、外事等管理活动中形成的，办理完毕的，对学校和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录，文书档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。第一条 文书档案归档范围及保管期限（一）文书档案归档范围1、综合类党代会、团代会、学生会、工代会等校、院（系）规模会议：（1）会议的计划、通知、议程、报告、决议、总结、记录、纪要和发言稿、照片（永久）（2）会议主席团、秘书长和代表、列席代表名单（永久）（3）会议选举结果和上级批复（永久）（4）会议简报、情况反映、提案及办理情况（长期）（5）学校代表
18、参加各级代表大会（党代会、团代会、工代会）名单、发言材料（长期）（5）会议领导讲话稿 （长期）（6）会议工作人员名单、代表证、列席证、选票式样（短期）会议文件：（1）党代会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会等重大活动、会议决议、纪要、记录（永久）（2）校长办公会、校行政会、学术委员会、职称评审委员会、教授会等会议记录、纪要及会议讨论通过的文件（永久）（3）全校性大会、党员干部会、党员大会会议记录（长期）（4）党委、校长办公会对上级来文的批复 重要的（永久） 一般的（长期）（5）学校和单位召开的专业性会议记录和大会材料 重要的 (长期) 一般的（短期）（6）上级主管机关召开会议的主要文件处理结
19、果有查考价值的（短期）2、组织、纪检、人事工作类（1）上级机关对本校的人员编制、机构设置、撤销、合并及改变机构名称、改变领导关系、干部任免的通知、意见、批复（永久）（2）学校关于干部任免、报告、批复、通知（长期）（3）学校对基层总支、支部改选的报告、审批表、批复（长期）（4）学校关于批准入党、转正、延期、退党的材料及通知书（永久）（5）学校党员、师生员工、毕业生名册（永久）（6）学校对师生员工、学生的奖惩材料、优秀党员、先进集体、先进个人的材料 （长期），开除党籍和恢复党籍（永久），其它处分（包括免于处分）材料（长期）（7）上级、学校工资调正工作的规定、通知、计划、方案、报告、总结、核定统计表
20、、审定名册及批复（永久）（8）学校评定职称有关材料（永久）（9）学校关于教职工国内外培训、进修、考察等计划、报告及通知（长期）（10）学校关于人员录用、招聘、借用、转正等有关文件材料（长期）（11）学校教职工要求调动工作的报告、批复及来往文书（短期）（12）行政调转关系介绍信，党、团员组织关系介绍信存根，临时关系不归档（长期）（13）本校教职工退（离）职、退（离）休、顶替、死亡、抚恤等工作有关材料及名册 （永久）（14）学校关于招生工作计划、报告、总结、批复、新生名册 （永久）（15）学校关于毕业生分配方案、计划、总结、报告、通知、批复 （永久）（16）学校学生助学金评定名册和工作总结 （短期
21、）3、宣传、统战、保密、外事工作类（1）学校关于国内外各个时期形势宣传教育报告提纲及党课教育计划、总结 重要的 (长期)， 一般的（短期）（2）反映本校工作活动的新闻报道、通讯及本校校刊（长期）（3）学校各民主党派、民主人士和统战对象情况（长期）（4）学校各民主党派、华侨、少数民族事务工作中形成的材料（短期）（5）上级对保密工作的指示重要的（长期），一般的（短期）（6）学校关于外国留学生、外籍专家工作、计划、总结、报告、批复重要的（长期）一般的（短期）（7）学校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘请书、专家名册（简历表），外国留学生、毕业生名册（长期）（8）外宾赠送礼品登记（长期）（9）学校
22、出国代表团的考察计划、总结、讲话、照片及名单重要的（长期），一般的（短期） 4、教学工作类（1）学校关于专业设置、调整及上级的批示重要的（永久），一般的（长期）（2）学校各专业教学计划、教学大纲、考试试题（长期） 学校各专业各类基础课程、必修课、主干课程的教案（长期）（3）学校师资培训计划、总结及典型材料（长期）（4）学校教师工作量和完成情况（短期）（5）教学研究活动计划、总结、典型材料及重要的经验交流材料（长期）（6）学校学生教学生产实习计划及总结报告（长期）（7）学校班主任工作计划、总结及典型材料（短期）（8）学校举办的各种进修班、师资班、短训班的计划、总结、计划、名册、成绩册（长期）（9
23、）学校关于学生（研究生、国外留学生、函授生、进修生、夜大学生）的学历证明、休学、退学、复学、取消入学资格。转学工作报告、决定及重要的来往函件（永久）（10）学校关于学生（研究生、外国留学生、函授生、进修生、夜大生）考核成绩册，各专业学生成绩、评语及处理升留级的请示、报告和决定 （长期）（11）学校职工各类培训考核成绩单及考核存根（短期）5、科研工作类（1）上级下达的科研任务书 针对本校的（永久），一般的（短期）（2）学校上报科研项目计划及批复（永久）（3）学校科研成果登记表及重点学科项目的执行情况及汇编（永久）（4）学校科研、学术性会议文件 重要的（长期），一般的（短期）（5）各类学术委员会成
24、员名单（长期）6、生产基建、设备类（1）上级对我校基建工作的指示及批复（永久）（2）学校基建物资计划及统计报表年度的（永久），季度的（短期）（3）学校有关基建施工、财务、预决算、物资等方面的文件 重要的（永久），一般的（短期）（4）学校教学、设备计划、总结、报告、订货单 重要的（长期），一般的（短期）（5）各种物资设备移交清册（长期）（6）有关设备 报废、调拨报告及批复（长期）（7）关于清仓工作的规定、通知、仓库盘点盈亏报表、报告及批复（长期）（8）国内外订货总表、合同及登记卡片（长期）7、后勤工作类（1）上级关于后勤工作的有关指示（短期）（2）房屋维修计划、房屋管理、调配等有关规定（短期）（
25、3）学校绿化工作计划（短期）（4）伙食管理、医疗保健、幼儿教育等有关规定（短期）（5）爱国卫生有关文件及我校爱国卫生工作计划、总结等（短期）（6）计划生育工作计划、总结及工作中形成的文件材料 (短期)8、财务工作类（1）上级针对本校下达有关财务工作指示、规定等文件 重要的或需要参照执行的（长期），一般的（短期）9、工、青工作类（1）上级工会对我校工会工作指示及我校工会工作计划、总结、报告等 针对本校的（长期），一般的（短期）（2）学校工会关于组织、宣传、福利等有关文件（短期）（3）团员名册（长期）（4）学校团委对团员、学生、青工进行思想教育有关文件材料（短期）（5）团组织发展计划（短期）上述文
26、件未包含但对学校和社会有保存价值的文件也应该归档。（二）文书档案保管期限文书档案的保管期限分短期（15年及以下）、长期（16-50年），永久（51年及以上），保管期限的时间从文件材料办理完毕的次年算起。第二条 文书档案归档时间学校各立卷单位应于次年6月底前完成本单位档案的归档移交工作。第三条 文书档案（纸质）归档整理要求（一）文书处理单位立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，对文件材料分类组卷，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和单位的主要职能活动，便于查找利用。（二）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正本在前，
27、附件在后；正本在前，定稿在后；发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。（三）卷内文件用阿拉伯数字从1起依次标注，无论单面或双面只编写一个页号（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。（四）利用档案管理信息系统录入和打印卷内文件目录及备考表。（五）去除卷内文件的金属物，以文件的左下角取齐，用线绳沿文件材料的左侧装订，五孔一线，要求案卷卷内文件顺序排列准确，无漏订、错订，并要求装订的案卷整齐、美观。第四条 文书档案归档移交手续（一）各单位档案管理人员向档案馆移交纸质及电子档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权
28、拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。（三）检查无误后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。附件2：大学研究生档案管理实施细则研究生档案是指在研究生教学和管理和科研等实践活动中形成的、具有保存、查考和利用价值的文字、图表、声像等不同载体形式资料。档案主要包括培养计划、论文选题及工作计划、论文答辩情况表、专家评议书、授予学位审批表、完整毕业论文电子版及摘要、成绩单等。研究生档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。第一条 研究生档案归档范围及保管
29、期限（一） 归档范围：培养计划、成绩单、论文选题及工作计划、论文答辩情况表、专家评议书、授予学位审批表、毕业生登记表、论文摘要、论文电子版。（二） 保管期限：研究生档案保管期限为长期。第二条 研究生档案归档时间各学院档案管理人员应在次年6月底前，完成毕业研究生档案归档移交工作。第三条 研究生档案（纸质）归档整理要求（一）根据文件材料形成的规律，按照培养计划、成绩单、论文选题及工作计划、学位答辩审批材料、论文评审书、毕业生登记表、学历学位证明、论文摘要的顺序进行系统整理装订，每位研究生的材料组成一卷；电子版论文由图书馆每年定期向档案馆移交。（二）编写卷内顺序号：卷内文件用阿拉伯数字从1起依次标注
30、，在每页单面标注页码（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。（三）填写卷内目录及备考表：卷内目录中序号为阿拉伯数字号、名称为卷内文件标题的全称、张次为每份文件首页上标注的页码区间，备考表要标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷过程中需要说明的问题及组卷人签字。（四）拆除文件材料和表格金属书钉，以文件的左下角取齐，打孔，用线绳沿文件材料的左侧装订，五孔一线。（五）归档材料要求字迹工整、图样清晰，一律用黑色签字笔，碳素笔或黑色钢笔填写，严禁用圆珠笔、铅笔书写。第四条 研究生档案归档移交手续（一）学院档案管理人员向档案馆移交纸质档案时，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案
31、馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。附件3：大学科研档案管理实施细则科研档案是指我校在科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，由科技处和档案馆共同负责科研档案工作的业务指导、监督和检查。第一条 科研档案的归档范围及保管期限（一） 科研档案归档范围1、科研项目：国家基础性重大研究项目、国家高技术研究发展计划、项目、国家重点科技（攻关）计划项目、国家
32、自然科学基金项目、国家杰出青年科学基金项目、海外青年学者合作研究基金项目、国家创新研究群体计划项目、国家重大研究计划项目、教育部重大项目、国防科研计划项目、学校正式签订的国际合作项目、经科技处确认的其他项目。2、科技成果：获得国家级奖励的成果、获得省部委、市级奖励的成果、通过鉴定、评审的成果、获得专利权的成果、经科技处确认的获得其它奖励的成果。3、科技合同：包括各类科研项目签订的合同。（二）科研文件归档范围1、准备阶段：申请报告（开题报告、方案论证、预研报告、调研报告）；审批文件、合同书、协议书、技术合同。2、研究实验阶段：各种考察调研的原始记录；实验、分析、整理数据、测试等原始记录、图表；设
33、计、工艺的技术规范；技术说明；研究报告、论著；实物、样品、标本照片、录像。3、总结鉴定实验阶段：工作总结、科研报告、使用报告、论著；鉴定材料；年度计划实施检查情况报告。4、成果和奖励申报阶段：申报奖励材料；申请专利材料；得奖材料。5、推广应用阶段：成果推广应用、技术转让等材料。（三）科研档案保管期限科研档案保管期限分为永久、长期、短期。保管期限由科技处负责确定，校综合档案室只接收永久、长期保管的科研档案。第二条 科研档案归档时间由科技处负责归档的科研文件，课题负责人在项目完成2个月内交给科技处，由科技处统一于次年6月底前归档；其它非科技处负责归档的科研项目文件由课题负责人在项目完成2个月内，来
34、档案馆办理归档，办理归档手续后的科研项目方可结题。第三条 科研档案（纸质）归档整理要求（一）根据科研文件材料形成的规律，对科研文件材料的内容，价值、数量和载体形式进行系统地整理，一个项目组成一卷或多卷。（二）归档的科研文件材料必须是原件（定稿），文件材料的整理单位为件，一事一份文件的为一件，正文与附件为一件，同一项目多份文件为一卷；书、图册等一册（本）为一卷，同一项目奖状、证书等奖品为一卷。（三）编写卷内顺序号：卷内文件用阿拉伯数字从1起依次标注，无论单面或双面只编写一个页号（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。（四）填写卷内目录及备考表：卷内目录中图号或文件编号为图样的图
35、号、文件的文号、名称为科技文件标题的全称、张次为每份科技文件首页上标注的页号，备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。（五）拆除文件材料和表格金属物，并用线绳沿文件材料的左侧装订。（六）归档材料要求字迹工整、图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔书写。 第四条 科研档案归档移交手续（一）科技处档案管理人员或课题负责人向档案馆移交纸质档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。（三）检查无问题后，交接双方办理交接手续
36、，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。附件4：大学基建档案管理实施细则基建档案是指我校基建项目从规划、设计、施工、竣工及维修过程中产生的，具有保存价值的文字、图表及配套声像、计算资料，还包括学校的总体规划及各种建筑物的总平面图。基建档案必须实行集中统一管理，由基建处和档案馆共同负责基建档案工作的业务指导、监督和检查。第一条 基建档案归档范围及保管期限（一）基建档案归档范围1、土地征用拆迁阶段：上级有关土地征用、拆迁方面的批准文件；校区土地面积总图、实用面积总图、平面图、地形图；国有土地使用证；国有土地使用权申请材料；征地红线图、拆迁、补偿协议书；总体规划设计阶段形成的材料，如总体规划可
37、行性研究报告、总体规划设计方案、总体规划设计评价、鉴定及审批、总体规划图等。2、基建材料：项目建议书及上级批复；可行性研究报告、资源调查报告、项目评估材料；设计任务书及计划任务书；地质勘察方面的所有材料；地形、地貌控制点建筑物、重要设备及安装测量定位、观测记录、招投标文件。3、设计阶段：总体规划设计、初步设计、技术设计及施工图设计；设计评价、鉴定及审批材料。4、施工阶段：承包合同、协议书、招投标、租赁文件；施工执照、产权证书； 施工预算书；开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、计划、安全措施及工艺等；原材料及构件出厂证明、质量鉴定书；建筑材料试验报告、土、岩石试验报告、
38、基础工程施工图； 隐蔽工程验收记录；设计变更、工程更改洽商单；施工总结、技术总结；竣工报告、竣工验收报告；设备及管线安装施工过程中产生的相关文件；电气、仪表安装施工过程中产生的相关文件。5、竣工验收阶段：整个项目的竣工验收报告；平面图、结构图、水、电、气、通风等竣工图纸；质量审查材料；竣工验收会议决议文件；工程概算、预算、决算；工程主要材料消耗、器材管理；交付使用的固定资产。6、房屋使用维护阶段：公有房屋所有权证、公有房屋使用权证房屋维修、改建、扩建过程中形成的材料,如房屋分布图；水电图、管道图等。（二）基建档案保管期限基建档案保管期限分为永久、长期、短期。保管期限由基建处负责确定，档案馆只接
39、收永久、长期保管的基建档案。第二条 基建档案归档时间基建档案在项目竣工后3个月内归档。第三条 基建档案（纸质）归档整理要求（一）根据基建文件材料的形成规律，对基建文件材料的内容，价值、数量和载体形式进行系统地整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目的首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。 （二）文字材料排列正件在前、附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别、序号排列，即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。（三）编写卷内顺序号：用阿拉伯数字从1起单页依次标注。（四）填写卷内目录及备考表：卷内目录中标清图样的
40、图号、文件的文号，基建文件标题的全称、张次，备考表要标明案卷内文件材料、图纸的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。（五）拆除文件材料和表格的金属钉，并用线绳沿文件材料的左侧装订，图纸一律按A4的尺寸进行折叠，图标外露。（六） 归档材料要求字迹工整、图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔书写。第四条 基建档案归档移交手续（一）基建部门向档案馆移交纸质档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。（三）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目
41、录一式两份，双方签字后各保存一份备查。附件5：大学声像档案管理实施细则声像档案是指我校在教学、科研、党政管理和其他重大活动中直接形成的具有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，并辅以文字说明的历史记录。第一条 声像档案归档范围及保管期限（一）声像档案归档范围1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片，如领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料。2、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料。3、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象的声像材料。4、记录本校重点工程及其它具有保存价值的声像材料。（二）声像档案保
42、管期限声像档案按其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划分为永久、长期、短期三种保管期限，保管期限由归档人员负责确定。第二条 声像档案归档时间对具有归档价值的声像材料，宣传部或承办单位应及时整理，归档时间为次年6月底以前。第三条 声像档案归档整理要求（一）将声像材料按照“年度事件（主题）”分类，反映同一事件、同一主题的组成一卷（即一个文件夹）。（二）挑选：对同一事件、同一主题的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。（三）编号：对同一事件、同一主题的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号，纸质照片、底片分别编流水号，照片号
43、和底片号要保持一一对应。（四）编写文字说明：声像材料要有文字说明，并写清拍摄（录音）时间、地点、人物、内容、文字说明、拍摄者（简称6要素）。文字说明要求文字简洁、语言通顺，能够概括反映声像材料的全部信息。第四条 声像档案归档移交手续（一）归档人员向档案馆移交的各种介质声像材料，交接双方应当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）归档单位提交的电子声像材料，档案馆管理人员应检查声像材料信息。（三）检查无误后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。附件6：大学电子文件归档与管理
44、实施细则第一章 总则第一条 为了加强对本校电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据中华人民共和国档案法、电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）和高等学校档案管理办法，结合本校实际情况，制定本细则。第二条 本细则所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；归档电子文件（电子档案）是指具有参考价值和凭证作用并作为档案保存的电子文件。第三条 我校档案馆须建立相应的计算机软、硬件档案管理系统，管理电子文件，通过该系统实现档案信息资源共享。第四条 各单位应将电子文件的归档工作纳入档
45、案管理员的岗位职责，档案管理员应认真积累本单位形成的电子文件，完成电子文件的归档工作。电子文件移交前由形成单位负责，移交后则由校档案馆负责。第五条 在学校信息化建设和办公自动化系统的功能设计和完善工作中，应考虑电子文件的归档要求，在办公自动化软件中配置电子文件归档接口与档案管理系统对接，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，实现电子文件归档及在线管理和利用。第二章 电子文件的收集第六条 电子文件收集积累的要求（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留、收集、归档，记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改文稿均应被保留、收集、归档。（二）应采取严格的安全措施，保
46、证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体介质上。（三）收集积累的电子文件格式类型为文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件、数据库文件和图形文件。1、文本电子文件以PDF、XML、DOC、TXT为通用格式。2、图像电子文件以BMP、JPEG、TIFF为通用格式。3、视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。5、数据库文件以DBF、 XLS为通用格式。（四）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。第三章 电子文件的归档第七条 电子文件的归档范围（一）文书档案中的公文要求电子文件与纸质文件同步进行归档；没有电子文件的公文应扫描获得电子文件，与原公文一同归档。（二）各单位形成的声像档案、数据库文件和相关软件、多媒体课件（各种级别的精品课程、基础课、
