1、路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2023年1月23日星期一高效项目管理办公室高效项目管理办公室PMO读书分享读书分享路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索PMO的介绍PMO的基本职能PMO的其它重要职能如何在组织内建立PMO职能一二三四目 录路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索1.1PMO的基本定义1.2PMO的主要作用1.3PMO在组织结构中的位置PMO的介绍1.4PMO的干系人路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索1 12 2PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门，这些标准化的程序应该
2、能形成一致和可重复的结果，同时项目成功的机率是上升的。PMO是组织内部项目管理最优实践的中心，是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。1.确保通过项目实施，实现组织的战略目标2.让组织在有限的资源发挥最大的价值3.提高组织成功实施项目的整体能力说明不同公司对PMO的定义不同，公司不同阶段对PMO的需求也不同说明PMO定义定义PMO作用作用初级的PMO对项目团队提供单项的支持（工具模板、培训等）高级的PMO对项目的结果负责（选择、监控、纠偏、停止、绩效评价）路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索3 33 3组织级PMO：直接向组织最高管理层汇报，负责组织所有
3、项目的选择、监控、收益评价。基本作用：建立流程、标准、规则和方法论，通过资源管理、优先级管理、系统思考等手段提高所有项目的绩效，从而保证组织战略的实现。组织级PMO：存在与部门之内，直接向部门经理报告，负责部门内部所有项目选择、监控和绩效评估。基本作用：通过资源优化等手段，追求最佳的投入和产出比，支持部门及组织战略目标的实现。说明组织级PMO可能存在与任何形式的组织结构中说明PMO位置位置PMO位置位置 部门级PMO主要存在与大型的职能型组织中，这些职能型组织的主营业务是日常运作型工作（IT行业存在，部门下属项目较多）路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索4 44 41.P
4、MO的直接领导是组织的总经理或部门经理。PMO从他们那里获取组织战略、工作方向、职能要求等指导方针，向他们报告所辖项目的整体情况，提供足够的信息，帮助他们做出正确的决策2.项目的发起人、项目经理和项目团队3.其它职能部门PMO组织很多项目评审活动都需要相关职能部门的参与和支持.4.项目客户说明PMO干系人干系人PMO干系人干系人项目客户由项目经理和项目团队负责管理，PMO并不直接面对客户。（项目完成后的满意度调查由PMO直接负责）PMO直接为项目团队提供支持，也直接监控他们的工作绩效，提出建议或启动纠偏措施说明路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索PMO在项目生命周期各个阶
5、段的的职责2.1PMO在项目选择阶段的职责2.2PMO在项目启动和计划阶段的职责2.3PMO在项目实施阶段的职责2.4PMO对危机项目的整改2.5PMO在项目总结和评价阶段的职责路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1PMO在项目选择阶段的职责2.1.1PMO在项目选择阶段的职能综述2.1.2通用的项目选择过程2.1.3内部项目选择阶段的职责和评审工作2.1.4客户项目选择阶段的职责和评审工作路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.1PMO在项目选择阶段的职能综述主要目的：选择正确的项目，阻止错误的项目。主要工作：1.当项目发起人提出立项申请后
6、，PMO按既定的流程召集项目评审会议，并对评审过程进行监控。2.邀请相关人员参加（相关部门代表及专家）。3.负责宣布会议决策、解释决策，并且记录决策及决策依据。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索识别新项目新项目分类评审和初选按照优先级进行排序对项目组合进行平衡批准新项目PMO应完善项目列表并记录项目的相关信息，供后续选择的决策之用。不同的项目类别支持不同的战略目标，不同的类别的项目其选择和批准的标准和流程也不相同。组织评审会议分析新项目的相关信息。当多个项目同时出现，应对项目优先级进行排序，有助于组织在资源约束条件下对项目取舍快速合理的决策。主要依据为组织战略计划，及年
7、初项目组合计划，当某类项目已经完成指标时，应停止发展。正式宣布批准新项目，通知相关责任人，为新项目分配资源及预算。更新项目清单，及时通告拓展市场达到利润对项目取舍做出初步判断优先级评估标准的建立项目组合计划不应随意更改启动和计划的筹备工作开始2.1.2通用的项目选择过程路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索1 12 2分析内容：市场信息、技术信息、用户信息、供应商信息、客户资信、客户的招标文件等说明新项目评审信息分析把项目的得分及评审意见与组织既定的项目选择标准进行对比，即可对项目取舍进行初步的判断。评审内容：项目建议书、可行性研究报告、投标文件、项目定价方案、商务合同文本
8、等。评审方法：多因数加权的评分模型2.1.2通用的项目选择过程-对新项目的评审和初选路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索优先级的规则提现了项目对组织的价值，也反映了组织对项目的态度。说明优先级评估标准把项目的得分及评审意见与组织既定的项目选择标准进行对比，即可对项目取舍进行初步的判断。影响评估标准的主要因素：项目对组织战略的支持程度、项目实施期的长短、项目风险收益比等。2.1.2通用的项目选择过程-按优先级对项目进行排序说明优先级的排序对后续解决项目内部冲突有重要的意义优先级评估标准路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.3内部项目选择阶段PMO
9、的职责与评审工作内部项目是指组织自己出资、自己实施或者分包实施、项目最终产品归组织自己所有或使用的项目。客户项目是指组织根据与客户签署的商务合同、为客户实施项目、项目最终产品需要交付给客户的项目。内部项目选择阶段项目发起人及团队职责：前期调研工作，依据调研结果完成项目建议书及可行性研究报告。PMO职责：组织及监控项目建议书和项目可行性研究报告的评审和批复过程。PMO与项目团队在此阶段的关系和主要职责如下图所示：路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索项目选择阶段项目团队的职责编写项目建议书编写可行性研究报告项目启动和计划阶段SE项目建议书评审项目可行性研究报告评审PMO的职责
10、PLCS项目开始点：项目发起人产生的构思E阶段性结束点：可行性研究报告得到批准可行性研究报告被否决项目建议书被否决注：PLC-Project Life Cycle，项目生命周期12路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.3内部项目选择阶段PMO的职责与评审工作内部项目评审PMO组织两次关键评审：项目建议书评审和可行性研究报告评审项目建议书的评审评审对象：项目建议书评审组织者：PMO评审参与者：PMO、公司相关决策层、项目发起人、财务部门、采购部门、以及其它相关部门评审关注的主要区域：1.项目预期收益；2.战略相关度；3.项目的必要性；4.成本效益分析5.实施能力分析；
11、6.项目风险分析；7.项目组合平衡。实施能力：资金能力、技术能力、资源能力、运行能力等多方面评审结果：立项或不立项。立项后开始可行性研究；不立项则停止投入资源路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.3内部项目选择阶段PMO的职责与评审工作项目可行性研究报告的评审评审对象：可行性研究报告评审组织者：PMO评审参与者：PMO、相关领域专家、公司相关决策层、项目发起人、财务部门、采购部门、以及其它相关部门评审关注的主要区域：1.项目预期收益；2.项目方案技术的可行性；3.项目组织的可行性；4.项目的经济可行性；5.其它方面的可行性评审；6.项目整体风险评估；7.项目的平衡。
12、评审结果：通过或不通过。通过后正式启动项目；不通过则停止投入资源路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.3内部项目选择阶段PMO的职责与评审工作可行性研究报告评审关注的主要区域项目方案技术的可行性-专家评审-提供有价值的意见和的建议关注的主要问题：1.技术架构是否正确、稳定、先进、具有前瞻性；2.方案是否包含新技术、新技术是否可以获取；3.组织中现有人员是否具有方案实施所需要的技能和经验；4.如果需要外包，市场上是否具有合格的供应商；5.技术风险的识别和应对。项目的组织可行性评审：主要评估组织中的所有成员对项目所持有的态度其它方面可行性评审：是否符合当地的法律法规、是
13、否符合行业道德标准路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.3内部项目选择阶段PMO的职责与评审工作常用的评审和决策的方法：一票否决法和多因素加权评分法一票否决法：PMO组织专家对以上各个方面（技术、经济、组织等）的可行性和项目整体风险进行评估，只要一个方面不符合组织要求，这个项目就被否决。多因素加权评分法：关键因素及其所占的权重方面因素权重专家打分专家打分专家打分 财务IRR原始分加权分原始分加权分原始分加权分利润率回收期组织战略的相关度.路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.3PMO的行政工作如项目未获批准，PMO负责此项目所有文档和信息
14、的收集和保存，被否决项目的信息也是资产的一部分，对组织日后的项目决策和项目运作都有一定的参考价值。如项目获得批准，则进入启动和计划阶段。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.4客户项目选择阶段PMO的职责与评审工作客户项目是指组织根据与客户签署的商务合同、为客户实施项目、项目最终产品需要交付给客户的项目。客户项目选择阶段项目发起人及团队职责：准备投标文件、提交项目建议书、与客户签署合同。PMO职责：制定各个评审环节的流程，针对具体项目，PMO负责评审活动的组织和监控PMO与项目团队在此阶段的关系和主要职责如下图所示：路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上
15、下而求索项目选择阶段项目团队的职责发现项目机会SE项目机会评审合同条款风险评审PMO的职责PLCS项目开始点：发现项目计划E阶段性结束点：项目建议书未被客户选中获得客户合同失去客户合同注：PLC-Project Life Cycle，项目生命周期准备投标文件提交项目建议书方案被客户选中与客户签署合同项目启动和计划阶段项目建议书评审项目建议书未被选中123路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.4客户项目选择阶段PMO的职责与评审工作客户项目评审PMO组织三次评审：项目机会评审、项目建议书评审、客户合同条款评审2.1.4.1对项目机会的评审评审对象：项目机会说明评审组织
16、者：PMO评审参与者：PMO、销售经理、拓展经理及项目实施部门评审关注的主要区域：1.项目预期收益；2.战略相关度；3.客户的资信；4.实施能力分析；5.项目组合平衡。评审结果：通过或否决；通过后进入投标准备阶段；否决则停止投入资源路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.4客户项目选择阶段PMO的职责与评审工作对项目机会的评审的对象-项目机会说明项目机会评审的发起人是销售经理项目机会说明主要内容包括：项目内容、预期收益、项目预计金额、预计工期、所需资源、主要风险、客户名称、客户主营业务、客户合作历史等信息。对项目机会的评审关注的主要区域-客户的资信客户资信方面是选择项
17、目时需要考虑的重要因素之一。客户资信存在问题可能导致项目中途夭折，或者项目结束后，无法拿到合同款项，从而给公司带来重大的损失。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.4客户项目选择阶段PMO的职责与评审工作2.1.4.2对投标文件的评审评审对象：项目建议书、项目损益计划、项目整体风险评估报告评审组织者：PMO评审参与者：PMO、投标小组、销售经理、项目经理、相关技术领域专家、项目实施部门、法务部门、采购部门评审关注的主要区域：1.项目技术方案是否可行；2.项目实施计划是否合理；3.项目成本估算是否合理；4.项目预期收益是否符合公司要求；5.项目现金流计划是否符合公司要
18、求；6.项目整体风险评估结果是否在公司接受范围内；7.项目组合平衡。评审结果：通过、修改后后再评审或放弃项目路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.4客户项目选择阶段PMO的职责与评审工作2.1.4.2对投标文件的评审评审对象：项目建议书、项目损益计划、项目整体风险评估报告项目建议书：项目技术方案、项目实施计划、项目报价等内容项目损益计划：项目成本详细估算、客户报价、项目预期利润和利润率、项目现金流分析等内容项目整体风险评估报告：投标小组提交或邀请专家对项目进行评估路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.4客户项目选择阶段PMO的职责与评审工
19、作2.1.4.3对合同条款的评审评审对象：合同文本草稿（通用条款、专用条款、技术条款、商务条款）；如合同内容与招标文件中工作范围、价格存在差异，招标小组应重新提供成本估算和项目损益计划。评审组织者：PMO评审参与者：PMO、投标小组、销售经理、项目经理、相关技术领域专家、项目实施部门、法务部门、采购部门、合同管理部门评审关注的主要区域：1.比较合同中的技术部分是否与投标文件的技术部分存在差异；2.比较合同的商务部分；3.评审合同条款中的潜在风险；4.评估是否可以通过合同条款转移或降低乙方风险；5.项目整体风险评审报告；6.项目组合平衡。评审结果：通过、修改后后再评审或放弃项目路漫漫其修远兮路漫
20、漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.1.3PMO的行政工作如项目未获批准，PMO负责此项目所有文档和信息的收集和保存，被否决项目的信息也是资产的一部分，对组织日后的项目决策和项目运作都有一定的参考价值。如项目获得批准，则进入启动和计划阶段。项目名称项目发起时间机会评审投标文件评审客户选责合同条款评审客户选择特殊原因说明项目12013.1.1通过通过否决错过投标时间项目22013.1.1通过通过通过否决没有盖章项目32013.1.1通过通过通过通过否决选择另外一家某公司项目数据库（摘录）路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.2PMO在项目启动和计划阶段的职责2.2
21、.1PMO在项目启动和计划阶段的职责综述2.2.2PMO在项目启动和计划阶段的行政支持工作2.2.3PMO在项目启动和计划阶段的主要监控环节2.2.4PMO在项目启动和计划阶段的主要评审活动路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索项目启动和计划阶段项目团队的职责发布项目章程SE1.分配项目编号2.确定项目优先级3.委派或推荐项目经理评审项目计划PMO的职责PLCS项目开始点：内部项目：项目可行性研究得到批准客户项目：合同签订E阶段性结束点：项目管理计划发布项目启动会议召开组建项目初始团队编制项目管理计划召开项目管理启动会议12.2.1PMO在项目启动和计划阶段的职能综述过程监
22、控过程监控过程监控注：仅适用于高优先级项目路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.2.2PMO在项目启动和计划阶段的行政支持工作2.2.2.1分配项目编号，建立项目账户2.2.2.2评估并确定项目的优先级序号因素权重得分1战略重要性0.22总金额0.153总工期0.14预期收益0.15项目团队0.16同地办公0.057新技术应用0.18风险评估0.2总计1.0多因素加权平均法路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.2.2PMO在项目启动和计划阶段的行政支持工作2.2.2.2评估并确定项目的优先级评估优先级的主要作用：（1）根据项目优先级，为项目委派级
23、别合适的项目经理。（2）根据项目优先级，选择合适的团队组织方式和合适的团队成员。（3）根据项目优先级，PMO的监控方式也不相同。（4）项目优先级是解决多项目冲突的依据之一。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.2.2PMO在项目启动和计划阶段的行政支持工作2.2.2.3委派或建议项目经理PMO主要作用：（1）依据项目的具体情况，委派或建议合适的项目经理。（2）监控整个委派过程，确保项目经理委派的合理性。（3）PMO负责项目经理在实施过程中的绩效评价。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.2.3PMO在项目启动和计划阶段的主要监控环节PMO主要三个
24、监控环节：项目章程发布、项目管理计划发布、项目启动会议监控环节1：项目章程发布三个方面对这一环节进行监控：项目章程是否按时发布项目章程内容是否完整项目经理委派是否合理路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.2.3PMO在项目启动和计划阶段的主要监控环节PMO主要三个监控环节：项目章程发布、项目管理计划发布、项目启动会议监控环节2：项目管理计划发布PMO为管理计划提供模板PMO采取抽查的方式，如有问题，PMO直接与项目团队进行沟通并督促其进行整改。针对高优先级别应召开评审汇集，对计划的合理性进行全面的评审。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.2.3
25、PMO在项目启动和计划阶段的主要监控环节PMO主要三个监控环节：项目章程发布、项目管理计划发布、项目启动会议监控环节3：项目启动会议PMO监控项目团队是否按时召开并发布会议纪要。对高优先级项目，PMO将对启动会议的准备工作提供建议，并列席会议。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.2.4PMO在项目启动和计划阶段的主要评审活动PMO项目管理计划评审（高优先级项目）评审会议主要内容：（1）评审计划的完整性（2）评审计划的合理性常见问题：任务在逻辑上是否正确、是否清晰？任务各个分解层级是否漏项？进度计划是否切实可行、其中历时估算是否合理？编制进度计划时是否为了满足强制日期而
26、采用了倒推法？是否有相应的风险应对计划？沟通计划是否建立在干系人分析的基础上？人力资源计划是否考虑了组织人力资源的可获取性，是否得到了项目责任人的确认？在关键人员的获取上面是否存在不确定性？项目整体风险评估的过程和结果是否可靠？计划是否考虑了合理的时间和成本预留，预留是否和项目风险程度相匹配？项目的重大风险计划是否都有应对计划，残余风险是否和项目的风险程度相匹配？给客户的程度是否得到了潜在供应商的支持？项目管理计划是否得到了潜在供应商的承诺？项目管理计划中是否有需要客户配合的事项，如果有是否得到了客户的确认？路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.2.4PMO在项目启动和
27、计划阶段的主要评审活动PMO项目管理计划评审会议的结果（高优先级项目）评审会议三种结果：通过、带着意见通过、不通过路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3PMO在项目实施阶段的职责2.3.1PMO在项目实施阶段的职责综述2.3.2PMO确定项目绩效管理办法2.3.3PMO在项目实施阶段的主要监控环节2.3.4PMO在项目实施阶段的主要审查活动2.3.5PMO在项目实施阶段的其他工作路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索召开项目绩效审查会议项目启动和计划阶段 项目团队的职责SE1.编制并发布项目组合绩效报告2.整改危机项目绩效报告审查PMO的职责PLC
28、S项目开始点：项目管理计划发布项目启动会议召开E阶段性结束点：项目交付物得到正式验收与PMO文档同步项目文档向PMO提交月度绩效报告12.3.1PMO在项目实施阶段的职能综述过程监控过程监控第1月 第2月第N月第N+1月2项目走查3注：PMO监控周期一般为1个月路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.2PMO确定项目绩效管理方法2.3.2.1PMO确定项目绩效管理方法的两个原则：1.充分考虑组织环境的因素 例：项目经理负责的范围，如不包括成本则不需要提供 成本绩效方面的信息。2.考虑各方面对项目绩效的期望例：干系人对项目如果再进度、成本、质量等方面都有期望，那么项目绩
29、效管理应涵盖干系人期望的全部指标。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.2PMO确定项目绩效管理方法2.3.2.2PMO常用的几种项目绩效管理方法：1.信号灯方法(1)绿灯绿灯表示项目实际进展与项目计划没有偏差，项目正按照计划进行，项目不需要PMO的指导和建议。(2)黄灯黄灯表示项目实际进展与项目计划相比出现了一定的偏差，但是偏差范围在干系人容忍范围内。根据预测该偏差不会影响项目成果的最终验收，常见的情况有：非关键路径上的工作出现了进度偏差，但对总工期没有影响 项目出现了技术问题，但是找到了合适的解决方案项目中间交付物验收不顺利，但是通过整改可以迅速得到验收等路漫漫
30、其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.2PMO确定项目绩效管理方法2.3.2.2PMO常用的几种项目绩效管理方法：1.信号灯方法(3)红灯红灯表示项目实际进展与项目计划相比出现了明显的偏差，而且偏差范围在干系人容忍范围外。常见的情况有：项目干系人投诉，明确表达了他们对项目过程的不满情绪 项目出现了严重的技术问题，项目团队无法找到解决方案根据预测该偏差可能影响项目成果的最终验收项目整体绩效成本方面严重超支客户满意度暂无客户投诉质 量暂无问题安 全暂无问题进 度整体计划超出3天成 本成本方面严重超支红绿绿绿红黄路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.
31、2PMO确定项目绩效管理方法2.3.2.2PMO常用的几种项目绩效管理方法：1.信号灯方法补充说明：项目整体绩效与各方面绩效的关系(1)取最差值，如果存在一方面亮红灯，则整体绩效亮红灯，比较保守(2)根据项目绩效指标的优先级确定，按优先级别最高的指标定。项目整体绩效优先级成本方面严重超支客户满意度高暂无客户投诉质 量高暂无问题安 全中暂无问题进 度中整体计划超出3天成 本低成本方面严重超支绿绿绿红黄绿路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.2PMO确定项目绩效管理方法2.3.2.2PMO常用的几种项目绩效管理方法：2.挣值分析方法（主要用于成本绩效，较复杂，略）3.里
32、程碑图法（只能反映进度，比较清晰）合同签订项目启动产品策划项目开工项目开盘2012.10.102012.10.202012.11.302013.5.302013.12.30目前进展 报告时间2012.12.20项目整体情况：严重延误进度偏差：-20工作日项目公司提交里程碑的同时应提交里程碑偏差分析报告，分析原因，并提出整改计划。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.2PMO确定项目绩效管理方法2.3.2.2PMO常用的几种项目绩效管理方法：4.电子表格法（适用于项目经理只对项目进度负责、同时项目较多）项目里程碑合同签订项目启动产品策划项目开工项目 开盘项目交付项目1
33、计划完成项目1实际完成路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.3PMO在项目启动和计划阶段的主要监控环节PMO主要两个监控环节（监控周期为1个月）：项目团队是否按时向PMO管理的项目数据库同步项目文档；项目团队是否按时向PMO提供绩效报告。监控环节1：对文档的同步监控项目团队同步实施项目文档的有点：为项目团队的文档备份保证项目资料的完整性提高项目管理过程的透明度促进团队之间的信息共享PMO监控文档同步情况，抽查文档内容发现问题发出限期整改通知路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.3PMO在项目启动和计划阶段的主要监控环节监控环节2：对项目绩
34、效报告的监控PMO发布项目绩效报告管理制度，规定报告内容、格式、提交频率和日期报告内容：整体绩效情况、偏差原因分析、趋势分析、纠偏措施、风险分析、项目绩效预测、需协调事项等提交频率：一般为一个月，对于危机整改项目为一周注：PMO对不能提交项目绩效报告的项目定义为黑盒状态，PMO无法了解项目目前状态，PMO将此类项目列入失控项目区域路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.4PMO在项目启动和计划阶段的主要审查活动2.3.4.1审查项目绩效报告例：比较完整的项目绩效报告框架 路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索序号提 纲1项目整体绩效：进度绩效：成本
35、绩效：质量绩效：客户满意度：2项目其他方面状况人力资源：沟通：销售回笼：3项目重大偏差：偏差说明：偏差原因：纠偏措施：效果预测：4项目十大变更列表附项目变更登记手册5项目十大问题列表附项目问题登记手册6项目十大风险列表附项目风险登记手册7项目完工情况预测8项目收益预测路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.4PMO在项目启动和计划阶段的主要审查活动2.3.4.1审查项目绩效报告对上述绩效报告也可以在一定程度上做一定的简化：(1)项目绩效信息+十大问题清单问题编号问题编号问题描述问题描述解决方案解决方案预计解决日期预计解决日期上榜时间（周）上榜时间（周）责任人责任人1二
36、层玻璃破坏更换5.191王五2三层渗漏水严重维修5.196.192张三(2)项目绩效信息+TOP10清单（风险、机会、问题）(3)项目绩效信息+存在偏差的任务清单偏差顺序偏差顺序任务名称任务名称任务状态任务状态进度偏差进度偏差偏差影响偏差影响偏差原因偏差原因责任人责任人纠偏措施纠偏措施1 1封顶封顶完成完成1515天天工期工期1515天天天气天气2 2景观设计景观设计完成完成50%50%1010不影响不影响设计设计路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.4PMO在项目启动和计划阶段的主要审查活动2.3.4.1审查项目绩效报告对项目绩效报告的审查，PMO通常给出下面几种
37、结论：(1)PMO认为绩效报告没有提供充分的、准确的项目信息，因此要求项目团队限期重新提交绩效报告；(2)PMO认为项目没有偏差，暂时不需要采取进一步的措施；(3)PMO认为项目存在一定的偏差，但偏差程度不大，处于黄色区域；(4)PMO认为项目偏差很大，处于红色区域，需召开项目审查会议后，进一步采取措施；(5)PMO任务某些项目应不在成立，应纳入终止区域。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.4PMO在项目启动和计划阶段的主要审查活动2.3.4.1审查项目绩效报告列入终止区域的项目一般具有以下特点：组织战略目标发生了改变，项目不支持组织的新战略市场发生了变化，项目产
38、品完成后在市场上的表现和预期有出入技术发生变革，项目采用的技术已被市场淘汰项目发生的偏差太大，无法纠正路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.4PMO在项目启动和计划阶段的主要审查活动2.3.4.2项目审查会议(1)确定项目审查会议名单根据项目绩效报告的审查情况确定参与项目审查会议的名单，列入审查名单的项目包括：处于红色区域的项目，处于黄色区域但是PMO认为项目制定的整改措施不力的项目，处于黄色区域停留三个月以上的项目，高优先级别项目，以及PMO提议终止的项目。(2)召集项目审查会议(3)确定参会人员名单(4)项目经理应做的会前准备项目经理应详细分析问题原因及整改措施
39、，不能仅仅把问题仍给专家路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.4PMO在项目启动和计划阶段的主要审查活动2.3.4.2项目审查会议(5)审查会议上审查的主要事项PMO专家团队主要的审查事项有：项目当前绩效、项目完工预测项目偏差是否在干系人容忍范围内 项目管理过程是否符合规范项目经理和团队成员行为是否符合规范项目中的主要问题区域(6)审查结果的种类及应做的工作项目处于绿色区域，不需要启动整改行动（高优先级别）项目处于黄色区域，项目团队有能力通过整改纠正偏差项目处于红色区域，项目团队的整改计划得到了确认和批准，项目绩效报告由月度报告变为周报告，PMO进行进一步的紧密监控
40、项目处于红色区域，项目团队的整改计划未得到批准，PMO将委派专家对项目进行现场走查，获取详细信息，帮助团队制定新的整改计划项目处于终止区域，PMO根据情况决定走查还是直接召开项目终止评审会议路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.4PMO在项目启动和计划阶段的主要审查活动2.3.4.2项目审查会议(7)独立审查与内部审查的比较独立审查过程中不涉及情感上的牵连，而项目团队内部审查可能牵涉项目成员与项目的情感，以及项目成员互相之间的情感外部专家可以从多个方面分析，而项目成员在项目中待的时间过长，很容易形成角色定式和思维定式，很难全面客观地分析问题，很难清晰判断问题所在 独
41、立审查过程可以借鉴多方的经验教训和智慧，而不仅仅局限于项目团队的智慧。专家可以把多个项目的经验专递过来路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.4PMO在项目启动和计划阶段的主要审查活动2.3.4.3项目走查PMO每月都应该制定走查项目计划的名单，并完成这项项目的走查，走查时，PMO的专家走入项目现场，走进项目团队，对项目中间交付物进行检查，对项目资料进行审查，对其项目成员进行访谈，以发现项目问题，并与项目团队制定一起解决问题的方案。通常列入PMO走查的计划的项目包括：1.处于黄色区域和红色区域的部分项目2.优先级别高的项目3.有些处于终止区域的项目PMO走查结束后，应
42、总结走查结果，发布走查报告。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.4PMO在项目启动和计划阶段的主要审查活动2.3.4.4文档审查项目本身应建立三本登记册：项目风险登记册、项目变更登记册、项目问题登记册。PMO应坚持各个登记册是否记录详细、准确、符合事实，并根据里面具体内容对项目整体情况进行分析。2.3.4.5干系人访谈路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索项目绩效审查过程总结项目绩效报告审查终止区域红色区域黄色区域绿色区域重新提交报告失控区域项目绩效报告审查终止区域红色区域黄色区域绿色区域高优先级部分全部全部项目绩效报告审查终止区域红色区域黄色
43、区域绿色区域高优先级项目项目整改方案未或批准部 分高优先级项目项目整改方案未或批准无须整改项目团队整改项目团队整改PMO密切监控红色区域PMO采取整改行动终止评审会议启动路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.5PMO在实施阶段的其它工作PMO除了以上的监控环节和审查活动外，还有两项非常重要的工作：编制和发布项目组合报告和对危机项目的整改1.编制和发布项目组合报告 目的：(1)使项目干系人了解项目状态、及时为项目提供必要的支持(2)可以促进团队之间的合作和组织资源的优化利用(3)可以使组织决策层和管理层及时了解组织战略的实现情况，并根据实际情况采取措施(4)还可以为选
44、择项目、确定项目优先级、评估是否终止项目、调整组织战略方向提供依据。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.5PMO在实施阶段的其它工作1.编制和发布项目组合报告 PMO编制组合报告时主要依据以下信息来源：(1)项目团队提交的绩效报告(2)项目审查会议得到的结论(3)项目走查得到的结论(4)来自项目干系人的投诉、意见和建议路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.5PMO在实施阶段的其它工作1.编制和发布项目组合报告 对处于实施阶段的项目来说，PMO通过组合报告向干系人报告：项目目标实现的可能性为了提高项目可能性，PMO和项目团队将采取的行动方
45、案在项目组合报告中，PMO按照绩效情况把项目分为6个区域，每个区域向干系人传达的信息如下。(1)绿色区域项目特征。项目没有出现偏差，一切按照计划进行。PMO的行动方案。常规监控，不采取特别措施。项目团队的行动方案。按计划管理项目，不需要采取整改措施项目完工预测。项目目标可以实现，干系人期望可以得到满足对干系人的要求。一如既往对项目提供支持路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.5PMO在实施阶段的其它工作1.编制和发布项目组合报告(2)黄色区域项目特征。项目存在偏差，但是偏差处在干系人的容忍范围内，PMO没有收到干系人的投诉，项目团队表示有能力通过执行整改方案来纠正项
46、目绩效误差。PMO的行动方案。常规监控，根据项目团队需要，为整改过程提供支持和指导。项目团队的行动方案。制定和执行整改计划，根据需要，获取PMO的支持项目完工预测。项目目标可以实现，干系人期望可以得到满足，但项目目前存在问题。对干系人的要求。密切关注项目进展，主动为项目提供支持。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.5PMO在实施阶段的其它工作1.编制和发布项目组合报告(3)红色区域项目特征。项目偏差超出了干系人的容忍度，收到了干系人投诉，或者收到了项目团队的问题升级报告。PMO的行动方案。委派责任专家与项目团队一起制定项目整改方案。责任专家对项目整改过程进行持续的
47、、紧密的监控，并根据需要提供现场支持和指导。项目团队的行动方案。和PMO专家一起制定项目整改方案，并执行整改方案，及时报告整改进展，及时获取PMO和专家的支持。项目完工预测。项目目标实现存在威胁，如果不采取行动，干系人期望可能难以得到满足。对干系人的要求。密切关注项目进展，主动参与项目整改。在允许的范围内，调低对项目目标的期望。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.5PMO在实施阶段的其它工作1.编制和发布项目组合报告(4)危机区域项目特征。除了具备上述红色区域的项目特征外，处于危机区域的项目还具备以下特征：项目团队对项目失去信心，士气低迷，关键成员纷纷离开项目组客
48、户怨声载道，甚至表示通过法律渠道解决问题项目问题项目经理迷失方向，对项目管理项目失去信心项目整改方案难以得到干系人的认可PMO的行动方案。成立专门的项目整改小组，委派责任专家担任整改小组组长。整改小组进驻项目团队，带领项目团队一起寻求并落实项目整改方案，把项目绩效挽回到关系人可以接受的范围内。项目团队的行动措施。在项目整改小组的带领下，完成项目整改行动。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.5PMO在实施阶段的其它工作1.编制和发布项目组合报告项目完工预测。项目目标实现存在重大威胁，如果不执行整改行动，干系人期望难以得到满足。对干系人的要求。密切关注项目进展，积极配
49、合项目整改小组的工作。在允许的范围内，调低对项目目标的期望。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.5PMO在实施阶段的其它工作1.编制和发布项目组合报告(5)终止区域项目特征。项目批准的理由已不复存在，项目对组织失去了价值。PMO的行动措施。召开项目终止会议，对是否终止做出决策。如决定项目终止，则项目团队启动终止流程，PMO对终止过程进行监控，如决定不终止项目而对项目绩效进行整改，则PMO启动危机项目整改流程。项目团队的行动方案。根据PMO评估结论采取相应的行动。一旦决定终止项目，大部分的项目实施人员将离开项目团队，只有少部分人员完成项目终止和收尾程序，并根据干系人
50、的要求完成相关的商务或法律程序。项目完工预测。即使项目按原计划完成，仍然不能为组织和干系人带来价值。对干系人的要求。在PMO的领导下，完成项目的终止程序，并根据评审决策，配合完成项目收尾程序。路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索2.3.5PMO在实施阶段的其它工作1.编制和发布项目组合报告(6)失控区域项目特征。失控项目是指不遵循组织项目管理制度、不及时向PMO报告项目状况信息、不配合PMO监控和管理，导致PMO对其失去了控制的项目。例如：(1)项目团队不按时向PMO提供项目绩效报告，或者提交的报告不符合PMO的要求；(2)项目团队不及时在项目管理信息系统中更新项目进展信
