1、第一页，共88页。工程档案验收主要内容工程验收依据工程档案验收依据验收程序和方法如何准备档案验收验收中发现的问题和解决方法2 2第二页，共88页。工程验收依据验收依据国防科工局?国防科技工业固定资产投资工程竣工验收实施细那么?2021第四条：委托军工集团公司负责其成员单位档案单项验收工作工程验收依据：国家有关法律、法规、及相关规定；工程可行性研究报告、初步设计批复，包括设计变更、方案或概算以及相关文件；3 3第三页，共88页。工程验收依据国防科工局下达的年度验收方案竣工财务决算、审计资料引进技术或成套设备的合同以及国外提供的设计文件等资料环保、消防、人防、劳动平安卫生、质量评定、档案等单项验收
2、文件地方建立主管部门批准的具有法律效力的文件规划证、施工证等4 4第四页，共88页。工程档案验收依据国防科技工业固定资产投资工程档案工作管理方法，科工计2021 931号主要管理规定：?国防科技工业固定资产投资工程档案验收方法?、?重大建立工程档案验收方法?遵从的标准：?国家重大建立工程文件归档要求与档案整理标准?DAT28-2002、?归档文件整理规那么?DAT22、?科学技术档案案卷构成的一般要求?GBT11822、?企业档案工作标准?DAT425 5第五页，共88页。工程档案验收依据国防科技工业固定资产投资工程档案工作管理方法科工计2021 931号六章31条职责分工：科工局、军工集团、
3、工程单位归档：建立单位+参建单位档案验收：现场验收的必备条件、分段验收6 6第六页，共88页。工程档案管理职责分工科工局：制定制度、监视指导检查、宣贯交流主管单位：建立档案工作体系、工程档案验收、培训、档案信息报送建立单位：明确档案工作职责、集中管理归档要求：详细具体档案验收条件：完成批复内容、单项验收完成、财务决算审计、全部材料归档7 7第七页，共88页。工程档案验收依据?国防科技工业固定资产投资工程档案验收方法?161号文根本要求：完整、准确、系统、平安责任在建立单位档案验收的组织国防科工委局或授权档案机构验收组组长+专家不少于5人8 8第八页，共88页。工程档案验收依据验收程序下达验收方
4、案申请验收时间：竣工验收前2个月30天，15个工作日答复验收通知汇报、监理、质询、检查档案、宣布意见9 9第九页，共88页。工程档案验收的程序和方法一、工程档案的完整、准确、系统情况一、工程档案的完整、准确、系统情况 1 1按照按照DADAT 28T 282002?2002?国家重大建立工程文件归国家重大建立工程文件归档要求与档案整理标准档要求与档案整理标准?，结合工程产生文件材料的实，结合工程产生文件材料的实际情况，检查工程档案的完整性、准确性、系统性。际情况，检查工程档案的完整性、准确性、系统性。2 2工程文件材料的收集、整理、归档和工程档案的整理工程文件材料的收集、整理、归档和工程档案的
5、整理与移交符合与移交符合DADAT28T282002?2002?国家重大建立工程文件归档要求国家重大建立工程文件归档要求与档案整理标准与档案整理标准?及及GBGBT11822T118222000?2000?科学技术档案案卷构科学技术档案案卷构成的一般要求成的一般要求?。1010第十页，共88页。工程档案验收的程序和方法二、工程档案的平安二、工程档案的平安 1.1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。房分开。2 2档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标档案柜架、卷盒、卷皮等档案装
6、具符合标准要求。准要求。3.3.归档文件材料的制成材料符合耐久性归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。要求。4 4采取有效措施保证档案实体和信息平采取有效措施保证档案实体和信息平安。安。1111第十一页，共88页。工程档案验收的程序和方法三、档案验收申请报告的内容要求三、档案验收申请报告的内容要求 (1)(1)工程概况任务来源、建立起止时间、投资额、工程概况任务来源、建立起止时间、投资额、工程主要建立内容、主要设备购置清单；工程主要建立内容、主要设备购置清单；(2)(2)工程档案管理概况保证工程档案的完整、准确、系统工程档案管理概况保证工程档案的完整、准确、系统所采取的控制措施，工程文件材料的
7、形成、收集、整理与归所采取的控制措施，工程文件材料的形成、收集、整理与归档情况，档案种类和数量、案卷质量、竣工图质量保证工档情况，档案种类和数量、案卷质量、竣工图质量保证工程档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；程档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；(3)(3)档案在工程建立、管理、试运行中的作用；档案在工程建立、管理、试运行中的作用；(4)(4)申请验收的档案目录申请验收的档案目录 (5)(5)存在的问题及解决措施。存在的问题及解决措施。1212第十二页，共88页。工程档案验收的程序和方法工程档案验收不合格的工程，由工程档案验收组工程档案验收不合格的工程，由工程档案验收组提出整改意见，
8、要求工程建立单位法人于工提出整改意见，要求工程建立单位法人于工程竣工验收前对存在的问题限期整改，并进展复程竣工验收前对存在的问题限期整改，并进展复查。复查后仍不合格的，不得进展竣工验收，并查。复查后仍不合格的，不得进展竣工验收，并由工程档案验收组提请有关部门对工程建立单位由工程档案验收组提请有关部门对工程建立单位法人通报批评。造成档案损失的，依法追究法人通报批评。造成档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。有关单位及人员的责任。1313第十三页，共88页。工程档案验收的程序和方法一自评申报一自评申报 工程参建各单位对照验收标准自评，并由工程建立或工程参建各单位对照验收标准自评，并由工程建立或
9、监理单位将自评情况汇总，形成书面报告监理单位将自评情况汇总，形成书面报告1414第十四页，共88页。工程档案验收的程序和方法二验收组织二验收组织 军工集团档案部门具体组织验收军工集团档案部门具体组织验收1515第十五页，共88页。工程档案验收的程序和方法工程档案验收会议议程：工程档案验收会议议程：1.1.会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员；会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员；2.2.验收组长宣布档案验收组成员名单；验收组长宣布档案验收组成员名单；3.3.工程建立单位工程建立单位(法人法人)汇报工程建立概况、工程档案工作情况；汇报工程建立概况、工程档案工作情况；4.4.监理单位汇报工程档
10、案质量的审核情况；监理单位汇报工程档案质量的审核情况；5.5.验收组提出相关质询，组长提出检察验收的有关要求；验收组提出相关质询，组长提出检察验收的有关要求；6.6.工程档案验收组检查工程档案及档案管理情况；工程档案验收组检查工程档案及档案管理情况；8.8.工程档案验收组对工程档案质量进展综合评价；工程档案验收组对工程档案质量进展综合评价；9.9.工程档案验收组形成并宣布工程档案验收意见；工程档案验收组形成并宣布工程档案验收意见；10.10.有关单位负责人讲话。有关单位负责人讲话。1616第十六页，共88页。工程档案验收的程序和方法听取汇报听取汇报 1 1、工程档案验收组听取工程建立单位和监理
11、单位、工程档案验收组听取工程建立单位和监理单位如果有多个监理，可以选代表有关工程概况和工程如果有多个监理，可以选代表有关工程概况和工程文件材料收集整理情况口头汇报；文件材料收集整理情况口头汇报；2 2、工程参建各单位建立、设计、施工、监理向验、工程参建各单位建立、设计、施工、监理向验收组提交竣工文件材料编制情况的书面报告及目录。收组提交竣工文件材料编制情况的书面报告及目录。1717第十七页，共88页。工程档案验收的程序和方法观察现场观察现场 工程档案验收组观察工地现场及档案管理现场工程档案验收组观察工地现场及档案管理现场如果时间不够，工地现场可以不看；如果时间不够，工地现场可以不看；观察工地主
12、要是增加对建立工程本身的认识，从而观察工地主要是增加对建立工程本身的认识，从而更全面、准确地了解和掌握工程档案的内容；更全面、准确地了解和掌握工程档案的内容；观察档案管理现场主要是检查档案库房及设施设观察档案管理现场主要是检查档案库房及设施设备。备。1818第十八页，共88页。工程档案验收的程序和方法检查档案检查档案 方式：质询、现场查验、抽查案卷。方式：质询、现场查验、抽查案卷。数量：不少于数量：不少于100100卷卷1001001,15%)1001,15%)重点：工程前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、重点：工程前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、招投标文件、协
13、议等。质检文件、重要合同、招投标文件、协议等。1919第十九页，共88页。档案验收检查方法一组织管理一组织管理 1 1、制度体制、制度体制 5 5、合同管理、合同管理 2 2、同步开展、同步开展 6 6、办公设备、办公设备 3 3、责任考核、责任考核 7 7、信息化、信息化 4 4、人员配备、人员配备 2020第二十页，共88页。工程建立单位认真执行国家档案法律法规，建立健全工程档案各项规章制度，建立了切合实际的工程档案工作的管理体制和工作程序。工程建立单位对档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、建立等参建单位实行有效的监视、指导，确保工程档案工作与工程建立同步进展。工程档案实行领
14、导负责制，确定了负责工程档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。工程文件的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理培训。采用先进信息技术，实现工程档案管理信息化。保证工程档案工作所需经费，配备了复印机、计算机及声像器材等必备的办公设备，满足工作需要。第二十一页，共88页。一组织管理11 制度体制1是否建立了工程档案工作各项规章制度 主要抽查工程建立单位提供的有关规章制度。2222第二十二页，共88页。12 同步开展工程建立单位(法人)对工程档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计
15、、施工、监理等参建单位进展有效的监视指导。自觉承受有关部门对工程档案工作的检查监视和指导，对检查中发现的问题能及时整改。一看相关文件材料；二看实际效果。2323第二十三页，共88页。12 同步开展 是否做到工程档案工作与工程建立同步进展 一看工程档案工作开展的时间；二看工程建立单位和监理单位工作方案和安排；三看单位工程交工验收记录；四看申报工程档案验收的时间。2424第二十四页，共88页。1 13 3 责任考核责任考核1 1工程档案工作实行领导负责制工程档案工作实行领导负责制 一看工程相关领导的岗位责任制；二看解决档案工作一看工程相关领导的岗位责任制；二看解决档案工作实际问题的事例实际问题的事
16、例2525第二十五页，共88页。1 13 3 责任考核责任考核是否确定了负责档案工作的部门及领导是否确定了负责档案工作的部门及领导 一看工程相关部门及领导的岗位责任制；二看相关部一看工程相关部门及领导的岗位责任制；二看相关部门形成的有关文件材料。门形成的有关文件材料。2626第二十六页，共88页。1 13 3 责任考核责任考核是否采取了有效的考核措施是否采取了有效的考核措施 看相关部门形成的有关文件材料，如年度考核记录、看相关部门形成的有关文件材料，如年度考核记录、总结、通报等。总结、通报等。2727第二十七页，共88页。1 14 4 人员配备人员配备1 1配备了适应工作需要的档案管理人员配备
17、了适应工作需要的档案管理人员 一看相关的文件材料，二看被检查工程档案一看相关的文件材料，二看被检查工程档案工作的完成情况工作的完成情况2828第二十八页，共88页。1 14 4 人员配备人员配备档案管理人员经过档案专业岗位培训档案管理人员经过档案专业岗位培训 主要看建立单位和监理单位提供的相关人员培训证主要看建立单位和监理单位提供的相关人员培训证书。书。2929第二十九页，共88页。1 15 5 合同管理合同管理1 1工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理 抽查建立单位与设计、监理、施工单位签订的合抽查建立单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。
18、同文本。3030第三十页，共88页。1 15 5 合同管理合同管理 2 2要求明确要求明确 抽查建立单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。抽查建立单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。3131第三十一页，共88页。1 15 5 合同管理合同管理 3 3控制措施有力控制措施有力 一看建立单位的合同要求，二看建立单位的结算规定，三一看建立单位的合同要求，二看建立单位的结算规定，三看各参建单位文件材料归档情况。看各参建单位文件材料归档情况。3232第三十二页，共88页。1 16 6 办公设备办公设备 1 1保证档案工作所需经费保证档案工作所需经费 一看相关的文件或记录，二看工程档案工作的条件
19、。一看相关的文件或记录，二看工程档案工作的条件。3333第三十三页，共88页。1 17 7 信息化信息化 采用先进信息技术，实现工程档案管理的信息化。采用先进信息技术，实现工程档案管理的信息化。重点从根底设施、资源建立、应用效果三方面考重点从根底设施、资源建立、应用效果三方面考核。核。3434第三十四页，共88页。二案卷质量二案卷质量 1 1、形成质、形成质量量 1 1齐全齐全完整完整 2 2真实真实准确准确 3 3耐久耐久有效有效 2、整理质量、整理质量 1排列系统排列系统 2封面脊背封面脊背 3案卷题名案卷题名 4卷内目录卷内目录 5卷内备考卷内备考 6纸张折叠纸张折叠 7案卷装订案卷装订
20、3535第三十五页，共88页。2 21 11 1齐全完整齐全完整 按照按照?国家重大建立工程文件归档范围和保管期限表国家重大建立工程文件归档范围和保管期限表?所所列内容，参考各行业归档范围的规定，重要文件归档无遗漏。列内容，参考各行业归档范围的规定，重要文件归档无遗漏。检查竣工图纸含修改通知单或征地图、重要合同、协议检查竣工图纸含修改通知单或征地图、重要合同、协议书等重要文件是否缺失。书等重要文件是否缺失。3636第三十六页，共88页。2 21 12 2真实准确真实准确 1 1所有归档文件材料真实，内容准确，签署手续完所有归档文件材料真实，内容准确，签署手续完备。备。重点抽查各种施工记录、结算
21、材料、进场材料质量证重点抽查各种施工记录、结算材料、进场材料质量证明文件和会议纪要等的签署手续。明文件和会议纪要等的签署手续。3737第三十七页，共88页。2 21 12 2真实准确真实准确 2 2竣工图编制准确，修改到位，签署手续完备，能真竣工图编制准确，修改到位，签署手续完备，能真实反映工程竣工时的实际情况。检查竣工图内容与施工图实反映工程竣工时的实际情况。检查竣工图内容与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录是否设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录是否相符。相符。重点抽查竣工图修改是否到位，竣工图章填写是重点抽查竣工图修改是否到位，竣工图章填写是否完整，签署手续是
22、否完备。否完整，签署手续是否完备。3838第三十八页，共88页。2 21 13 3耐久有效耐久有效 1 1归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式标准，符合档案保护要求格式标准，符合档案保护要求 一看纸张质量，有无破损或易破损；二看字迹材料，一看纸张质量，有无破损或易破损；二看字迹材料，有无铅笔、圆珠笔等易退色笔迹；三看有无不应复印归档但有无铅笔、圆珠笔等易退色笔迹；三看有无不应复印归档但实际归复印件，归档文件应以原件为好。实际归复印件，归档文件应以原件为好。3939第三十九页，共88页。2 21 13 3 耐久有效耐久有效 2 2录音、录像文件
23、应保证载体的有效性录音、录像文件应保证载体的有效性 主要检查归档的录音带、录像带有无变质，能主要检查归档的录音带、录像带有无变质，能否正常播放。否正常播放。4040第四十页，共88页。2 21 13 3 耐久有效耐久有效 3 3长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。主要检查归档光盘的型号，数据是否可读。主要检查归档光盘的型号，数据是否可读。4141第四十一页，共88页。整理质量2 22 21 1排列系统排列系统 分类清楚，组卷合理，排列系统、有序。分类清楚，组卷合理，排列系统、有序。工程档案案卷与卷内文件的排列符合国家或专业主工程档案案卷与卷内文件的排列符
24、合国家或专业主管部门的有关标准标准。管部门的有关标准标准。一看整个工程的案卷排列是否科学一看整个工程的案卷排列是否科学合理一般按照工程建立的阶段先后进展排合理一般按照工程建立的阶段先后进展排列；二看每一阶段案卷排列是否科学合理列；二看每一阶段案卷排列是否科学合理一般综合性内容在前，专业题性内容一般综合性内容在前，专业题性内容在后；三看卷内文件排列是否科学合理在后；三看卷内文件排列是否科学合理一般按问题一般按问题时间排列，保持文件之间时间排列，保持文件之间的有机联系。的有机联系。4242第四十二页，共88页。2.2.2 2.2.2 封面脊背封面脊背检查书写是否正确清晰、与卷内文件是否一致，密级检
25、查书写是否正确清晰、与卷内文件是否一致，密级标注是否正确标注是否正确。4343第四十三页，共88页。2 22 23 3 案卷题名案卷题名 案卷题名标准，简明扼要，能准确提醒卷内文案卷题名标准，简明扼要，能准确提醒卷内文件材料的主要内容和特征。责任者件材料的主要内容和特征。责任者+内容内容+文种一般文种一般不超过不超过6060个字。个字。重点看能否准确提醒卷内文件内容和特征，重点看能否准确提醒卷内文件内容和特征，其次看表达是否标准和简明扼要。其次看表达是否标准和简明扼要。4444第四十四页，共88页。2 22 24 4卷内目录卷内目录 卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏；卷内目录与卷内文件材
26、料实物相符，无错漏；著录格式符合标准要求，字迹清晰。著录格式符合标准要求，字迹清晰。一看著录内容是否准确，二看文件条目有无遗漏；三一看著录内容是否准确，二看文件条目有无遗漏；三看著录格式是否标准如补充题名。看著录格式是否标准如补充题名。4545第四十五页，共88页。2 22 25 5卷内备考卷内备考 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。查人，立卷时间等。一看有无标明卷内文件的件数、页数这对单件装订的一看有无标明卷内文件的件数、页数这对单件装订的案
27、卷尤其重要，二看有关人员签字是否完备。案卷尤其重要，二看有关人员签字是否完备。4646第四十六页，共88页。2 22 26 6纸张折叠纸张折叠 案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱贴为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般裱贴为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准采用国际标准A4A4型或国家通用型或国家通用1616开型。图样折开型。图样折叠时标题栏露在右下角。叠时标题栏露在右下角。现场抽查。现场抽查。4747第四十七页，共88页。2 22 27 7案卷装订案卷装订 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种
28、形式；图纸可不装订，但同一工程应统一。整卷装订的案卷要整图纸可不装订，但同一工程应统一。整卷装订的案卷要整齐、结实，单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页右齐、结实，单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。上方加盖、填写档号章。整卷装订和单件装订分别抽查。整卷装订和单件装订分别抽查。4848第四十八页，共88页。三档案平安三档案平安 1 1、用房设施、用房设施 2 2、档案装具、档案装具 3 3、平安措施、平安措施4949第四十九页，共88页。3 31 1 用房设施用房设施 档案库房与阅览、办公用房档案库房与阅览、办公用房“三分开。档三分开。档案库房配置有防火、防盗、防水
29、、防有害生物和温案库房配置有防火、防盗、防水、防有害生物和温湿度调控等设施。湿度调控等设施。现场检查。一看档案用房，二看各种设施。现场检查。一看档案用房，二看各种设施。5050第五十页，共88页。3 32 2 档案装具档案装具 档案柜架、卷盒档案柜架、卷盒PH=8PH=8、卷皮等档案装具符合标、卷皮等档案装具符合标准要求。准要求。按照有关标准对照检查。按照有关标准对照检查。5151第五十一页，共88页。3 33 3 平安措施平安措施 采取有效措施保证档案实体和信息平安。采取有效措施保证档案实体和信息平安。一看相关制度、规定如库房管理制度、保密制一看相关制度、规定如库房管理制度、保密制度、借阅利
30、用制度、计算机网络管理规定，二看实际效度、借阅利用制度、计算机网络管理规定，二看实际效果。果。5252第五十二页，共88页。工程档案验收的程序和方法评分定等评分定等 验收组对照验收组对照?档案验收评分方法档案验收评分方法?中所列的中所列的“验验收标准，逐项进展评议打分，并根据评分结果确收标准，逐项进展评议打分，并根据评分结果确定等级。定等级。最后，验收组组长要根据评定结果，提出验收最后，验收组组长要根据评定结果，提出验收意见，由验收组讨论通过。意见，由验收组讨论通过。5353第五十三页，共88页。工程档案验收的程序和方法工程档案验收意见反响单逐项局部项目（工程）名称建设单位检查内容序号检查案卷
31、号（档号）评价意见符合要求不符合要求12345454第五十四页，共88页。工程档案验收的程序和方法工程档案验收意见反响单综合局部项目（工程）名称建设单位项目档案综合评价1.完整性2.准确性3.系统性4.有效性是否同意通过验收专家签字：日期：5555第五十五页，共88页。工程档案验收的程序和方法意见反响意见反响 验收组组长或由组长委托验收组其他成员将验收验收组组长或由组长委托验收组其他成员将验收评定结果和验收意见向工程建立单位和各参建单位进展反评定结果和验收意见向工程建立单位和各参建单位进展反响。响。5656第五十六页，共88页。工程档案验收的程序和方法结果通知结果通知 工程档案验收会议完毕后，
32、验收组织单位将工程档工程档案验收会议完毕后，验收组织单位将工程档案验收结果以书面形式通知工程建立单位法人。案验收结果以书面形式通知工程建立单位法人。对验收不合格的工程，由档案验收组提出书面整改对验收不合格的工程，由档案验收组提出书面整改意见，交建立单位改进，整改完后，重新申请验收。意见，交建立单位改进，整改完后，重新申请验收。5757第五十七页，共88页。工程档案验收的程序和方法工程档案验收结果通知的内容工程档案验收结果通知的内容验收合格的工程档案专项验收结果由验收组织单位发文。验收合格的工程档案专项验收结果由验收组织单位发文。5858第五十八页，共88页。建立工程档案验收程序图解自评申报验收
33、组织听取汇报观察现场检查档案评分定等意见反响结果通知5959第五十九页，共88页。验收中发现的问题和解决方法存在的问题存在的问题近年来的固定资产投资工程档案验收过程中发现许多单位在近年来的固定资产投资工程档案验收过程中发现许多单位在档案管理各个环节中存在着这样或那样的问题。这些问题主档案管理各个环节中存在着这样或那样的问题。这些问题主要集中在材料收集、档案整理、保管条件完整性、系统性、要集中在材料收集、档案整理、保管条件完整性、系统性、平安性等几个方面。平安性等几个方面。问题原因分析问题原因分析未建立系统收集档案材料的制度、标准、标准未建立系统收集档案材料的制度、标准、标准工程活动参与者的培训
34、不充分，责任落实不到位工程活动参与者的培训不充分，责任落实不到位工程的复杂性造成工程档案资料收集的复杂工程的复杂性造成工程档案资料收集的复杂工程人员与档案人员缺少充分的沟通工程人员与档案人员缺少充分的沟通档案工作投入资源缺乏档案工作投入资源缺乏6060第六十页，共88页。验收中发现的问题和解决方法材料收集方面材料收集方面复印件较多、材料缺少、后补的文件较多复印件较多、材料缺少、后补的文件较多档案整理方面：档案整理方面：没有分类方法没有分类方法有方法，但方法与实体分类不一致。有方法，但方法与实体分类不一致。保管条件方面：保管条件方面：有些单位档案保管条件比较简陋，达不到档案有些单位档案保管条件比
35、较简陋，达不到档案平安保管的根本要求。平安保管的根本要求。6161第六十一页，共88页。验收中发现的问题和解决方法改进的方法改进的方法在材料收集方面，进一步完善相关规章制度，并制定切在材料收集方面，进一步完善相关规章制度，并制定切实可行的保障措施和相关人员的年度考核、福利待遇实可行的保障措施和相关人员的年度考核、福利待遇挂钩，确保制度落实到位。在材料整理方面，制定切挂钩，确保制度落实到位。在材料整理方面，制定切合单位实际情况的档案分类编号方法，并按照方法实行，合单位实际情况的档案分类编号方法，并按照方法实行，材料整理时应按照有关要求进展。在档案保管方面，随材料整理时应按照有关要求进展。在档案保
36、管方面，随着单位的开展，应逐步改善。着单位的开展，应逐步改善。6262第六十二页，共88页。验收中发现的问题和解决方法需要加强收集的材料需要加强收集的材料工程立项及各审批环节的过程文件工程立项及各审批环节的过程文件工程管理的过程文件，工程前期讨论的文件工程管理的过程文件，工程前期讨论的文件工程相关的会议纪要、组织变更工程相关的会议纪要、组织变更工程发表的论文、专利文件、汇编、专刊工程发表的论文、专利文件、汇编、专刊实物档案未收集，如见证件、岩芯、重要试样实物档案未收集，如见证件、岩芯、重要试样缺少电子文件收集的制度标准，如函件、试验数据、设计缺少电子文件收集的制度标准，如函件、试验数据、设计文
37、件、模型等文件、模型等第六十三页，共88页。验收中发现的问题和解决方法需要加强收集的材料需要加强收集的材料基建类基建类加强设备、音像方面的材料收集加强设备、音像方面的材料收集产品类产品类除鉴定证书以外，加强以下方面材料的收集：除鉴定证书以外，加强以下方面材料的收集：样机试制方案、样机试制方案、样机试制工艺流程、样机试制工艺流程、试制工艺文件和工艺装备文件、试制工艺文件和工艺装备文件、样机试制运行记录、样机试制运行记录、样机试制过程纪要、样机试制过程纪要、设计文件补充及更改材料、设计文件补充及更改材料、设计文件更改记录、设计文件更改记录、6464第六十四页，共88页。验收中发现的问题和解决方法设
38、备类设备类 除开箱材料之外，注意收集考察决策、安装调试、维护除开箱材料之外，注意收集考察决策、安装调试、维护修、改造方面的材料：修、改造方面的材料：设备购置方案申请书、设备购置方案申请书、设备购置方案投资预算书、设备购置方案投资预算书、设备购置技术经济论证材料、设备购置技术经济论证材料、设备购置批准书、设备购置批准书、设备购置协议书、订货合同、设备购置协议书、订货合同、设备安装任务书、设备安装任务书、设备安装工艺工程、设备安装工艺工程、设备精度检查记录、试车记录、设备精度检查记录、试车记录、设备性能检查与运转情况纪录、设备性能检查与运转情况纪录、6565第六十五页，共88页。验收中发现的问题和
39、解决方法设备安装调试验收单、设备安装调试验收单、设备安装验收移交单、设备安装验收移交单、设备运转、检修记录、设备运转、检修记录、设备运行交接记录、设备运行交接记录、设备事故报告、设备事故报告、设备性能平安、精度检查记录、设备性能平安、精度检查记录、设备故障修理停车记录、设备故障修理停车记录、设备送修转交单、设备送修转交单、设备修理完工通知单、设备修理完工通知单、设备二级保养记录、设备二级保养记录、设备大修理完工报告及质量检查记录、设备大修理完工报告及质量检查记录、设备改进方案、改造方案设备改进方案、改造方案6666第六十六页，共88页。验收中发现的问题和解决方法照片档案存在的问题：照片档案存在
40、的问题：1 1、收集不全。收集不全。2 2、整理凌乱。整理凌乱。3 3、装具混乱。装具混乱。尤其是收集不全的问题特别突出。尤其是收集不全的问题特别突出。a a材料不全材料不全 b b底片不全底片不全 c c照片说明不全照片说明不全6767第六十七页，共88页。验收中发现的问题和解决方法完整性方面：完整性方面：1 1、前期文件收集不完整、前期文件收集不完整 2 2、缺工程合法性证明文件；如缺工程核准、批复文件，缺土地使用证、建立用地、缺工程合法性证明文件；如缺工程核准、批复文件，缺土地使用证、建立用地规划许可证、施工许可证等。规划许可证、施工许可证等。3 3、招投标文件中缺评标记录、评标报告和中
41、标通知书；、招投标文件中缺评标记录、评标报告和中标通知书；4 4、质监文件、设计变更文件没有闭环，缺整改结果反响材料；、质监文件、设计变更文件没有闭环，缺整改结果反响材料；5 5、调整内容的文件不完整、调整内容的文件不完整 6 6、设备文件不齐全；、设备文件不齐全；7 7、缺照片、录音、录像材料。、缺照片、录音、录像材料。8 8、与工程相关的过程文件不完整、与工程相关的过程文件不完整 要保证工程文件齐全、完整，建立单位一是要制定归档制度，从源头上要保证工程文件齐全、完整，建立单位一是要制定归档制度，从源头上保证文件能收集齐全；二是要对参加工程建立的各单位、各部门、各环节文保证文件能收集齐全；二
42、是要对参加工程建立的各单位、各部门、各环节文件的积累、收集加强监视、指导；件的积累、收集加强监视、指导；6868第六十八页，共88页。验收中发现的问题和解决方法有效性方面主要表现：有效性方面主要表现：1 1、文件签字、盖章手续不完备。如合同、协议只盖章，没有法人签字，、文件签字、盖章手续不完备。如合同、协议只盖章，没有法人签字，或只有签字，没有盖章；隐蔽工程验收记录签字不全，或缺设计单位签字，或只有签字，没有盖章；隐蔽工程验收记录签字不全，或缺设计单位签字，或缺建立单位签字。或缺建立单位签字。2 2、档案正本中有些文件不是原件。、档案正本中有些文件不是原件。3 3、有些竣工图没盖竣工图章，或签
43、字不全。、有些竣工图没盖竣工图章，或签字不全。4 4、监理文件不标准、监理文件不标准真实性、准确性方面主要表现：真实性、准确性方面主要表现：1 1、竣工图修改不到位，竣工图没有按设计变更做相应的更改。、竣工图修改不到位，竣工图没有按设计变更做相应的更改。2 2、在施工图上修改不注明修改依据。、在施工图上修改不注明修改依据。3 3、原材料出厂合格证、检验报告的日期晚于复检日期。、原材料出厂合格证、检验报告的日期晚于复检日期。要保证文件有效、真实、准确，需要文件形成单位、监理单位和建立单位对要保证文件有效、真实、准确，需要文件形成单位、监理单位和建立单位对文件的内容和形成过程认真审核把关。文件的内
44、容和形成过程认真审核把关。6969第六十九页，共88页。验收中发现的问题和解决方法平安性平安性1 1、档案保管设施、设备不满足条件防潮、防火等、档案保管设施、设备不满足条件防潮、防火等2 2、电子文件缺少备份和检验手段、电子文件缺少备份和检验手段3 3、各单位普遍缺少档案修复能力，残损档案不能及时修复、各单位普遍缺少档案修复能力，残损档案不能及时修复4 4、重要档案异地、异质保存缺少条件、重要档案异地、异质保存缺少条件7070第七十页，共88页。验收中发现的问题和解决方法系统性系统性1 1、档案分类科学性不强、档案分类科学性不强2 2、卷内备考不详细、卷内备考不详细其他方面其他方面为追求系统性
45、，把一册文件拆为数册分别成卷，破坏了文件的原始完整。为追求系统性，把一册文件拆为数册分别成卷，破坏了文件的原始完整。7171第七十一页，共88页。验收中发现的问题和解决方法工程档案管理贯穿于工程建立的全过程，在不同的时间段或不同工程档案管理贯穿于工程建立的全过程，在不同的时间段或不同的责任单位有不同的控制要点需要注意。的责任单位有不同的控制要点需要注意。1 1、建立单位在工程筹建、报批、招投标、签订合同、设计变更等、建立单位在工程筹建、报批、招投标、签订合同、设计变更等阶段，需要特别关注的节点是：阶段，需要特别关注的节点是：1 1地质勘察报告、拆迁进度表、合同文件包括承包合同和委地质勘察报告、
46、拆迁进度表、合同文件包括承包合同和委托合同。托合同。2 2勘察、设计、监理、施工招投标文件：招标书、中标的勘察、设计、监理、施工招投标文件：招标书、中标的投标书未中标的投标书一般保存两年即可、评标报告评标报投标书未中标的投标书一般保存两年即可、评标报告评标报告是建立单位归档整理时容易无视的内容之一，但它对工程核查与告是建立单位归档整理时容易无视的内容之一，但它对工程核查与审计意义重大，必须引起建立单位的重视缺一不可。审计意义重大，必须引起建立单位的重视缺一不可。3 3计量计量支付报表、工程变更费用报审与签认、工程及支付报表、工程变更费用报审与签认、工程及合同变更处理意见、分包单位资质报审资料等
47、。合同变更处理意见、分包单位资质报审资料等。7272第七十二页，共88页。验收中发现的问题和解决方法4 4所有的变更，均要有谈判纪要或会议纪要。变更谈判所有的变更，均要有谈判纪要或会议纪要。变更谈判纪要或与变更有关的会议纪要也是建立单位在工程档案管理纪要或与变更有关的会议纪要也是建立单位在工程档案管理过程中常常被无视的内容，造成归档时资料不全的现象比较过程中常常被无视的内容，造成归档时资料不全的现象比较多，在工程建立过程中，任何一个变更都会对工程进度控制多，在工程建立过程中，任何一个变更都会对工程进度控制造成一定的影响，都会引起投资额的变化，对变更必要性的造成一定的影响，都会引起投资额的变化，
48、对变更必要性的讨论和决定过程是证明变更合理性的证据，因此，有关变更讨论和决定过程是证明变更合理性的证据，因此，有关变更的所有谈判记录都必须及时收集和归档。的所有谈判记录都必须及时收集和归档。5 5要加强工程档案管理力度，有效增强工程档案的监管作用，要加强工程档案管理力度，有效增强工程档案的监管作用，建立单位在与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，就应当建立单位在与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，就应当设立专门条款，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载体文设立专门条款，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载体文件的整编归档内容及各方应承担的责任，以制度形式将档案管理件的整编归档内容及各
49、方应承担的责任，以制度形式将档案管理真正纳入工程管理流程，与程序捆绑，有效实行节点控制。设计真正纳入工程管理流程，与程序捆绑，有效实行节点控制。设计单位的初步设计图和说明、技术设计图和说明、设计变更文件和单位的初步设计图和说明、技术设计图和说明、设计变更文件和图纸要确保完整、准确，由建立单位整理归档。图纸要确保完整、准确，由建立单位整理归档。7373第七十三页，共88页。6 6建立单位在工程交竣工验收阶段，要注意对交竣工验建立单位在工程交竣工验收阶段，要注意对交竣工验收申请、交竣工检测意见书和交竣工监视报告的收集归收申请、交竣工检测意见书和交竣工监视报告的收集归档。档。2 2、监理单位在工程档
50、案收集、整理、归档过程中肩负着双、监理单位在工程档案收集、整理、归档过程中肩负着双重的责任由于监理单位在工程建立中的特殊地位，建立单重的责任由于监理单位在工程建立中的特殊地位，建立单位要充分发挥监理单位的作用，在监理合同中增加其对设位要充分发挥监理单位的作用，在监理合同中增加其对设计、施工单位归档文件的审核责任。由监理单位对设计单计、施工单位归档文件的审核责任。由监理单位对设计单位、施工单位文件材料的形成、积累、立卷归档进展监视、位、施工单位文件材料的形成、积累、立卷归档进展监视、检查，在控制节点进展审核、签署，发现问题及时令其整检查，在控制节点进展审核、签署，发现问题及时令其整改。改。因此，
