第六章档案的检索课件.ppt

1、第六章第六章档案的检索档案的检索1档案检索档案检索档案检索概述档案检索概述档案著录标引档案著录标引档案检索工具档案检索工具计算机网络检索计算机网络检索2第一节第一节 档案检索工作概述档案检索工作概述 一、档案检索的定义一、档案检索的定义 档案检索包含广义和狭义两种含义。广义的档案检索包含广义和狭义两种含义。广义的档案检索包括档案信息存储和档案查检两个具体档案检索包括档案信息存储和档案查检两个具体的过程。狭义的检索只限于查找所需档案的过程。的过程。狭义的检索只限于查找所需档案的过程。（一）档案信息存储阶段的主要内容（一）档案信息存储阶段的主要内容 1.1.档案信息存储的定义：是指将档案原件中档案

2、信息存储的定义：是指将档案原件中具有检索意义特征的信息，如文件作者、题名、具有检索意义特征的信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在一定的载体上，进行分时间、主题词等，记录在一定的载体上，进行分类或主题标识，编制成档案检索工具，建立档案类或主题标识，编制成档案检索工具，建立档案检索体系的过程。检索体系的过程。2.2.环节环节 a.a.档案的著录和标引档案的著录和标引3 著录和标引是对档案的内容和形式特征进行著录和标引是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，并赋予规范化的检索标识的分析、选择和记录，并赋予规范化的检索标识的过程；过程；著录和标引的结果，就是制作出反映档案内著录和标引的

3、结果，就是制作出反映档案内容、形式、分类和存址的可以用来检索的条目。容、形式、分类和存址的可以用来检索的条目。b.组织档案检索工具组织档案检索工具 是指按照一定的规则，对著录和标引所产生是指按照一定的规则，对著录和标引所产生的大量条目进行系统排列，使之形成某种类型的的大量条目进行系统排列，使之形成某种类型的检索工具，并根据需要进行检索工具的匹配，组检索工具，并根据需要进行检索工具的匹配，组成手工的或计算机检索系统。成手工的或计算机检索系统。（二）档案查检阶段的主要内容（二）档案查检阶段的主要内容 1.定义：档案查检就是利用检索工具和检索系定义：档案查检就是利用检索工具和检索系统查找所需档案的过

4、程。统查找所需档案的过程。4 2.环节环节 a.确定查找内容确定查找内容 确定查找内容是指对利用者的检索要求进行分确定查找内容是指对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的主题，形成查寻概念，析，确定利用者所需档案的主题，形成查寻概念，并将这些概念借助检索语言转换为规范化的检索标并将这些概念借助检索语言转换为规范化的检索标识。识。从确定利用主题到形成检索表达式的过程，也从确定利用主题到形成检索表达式的过程，也称为制定检索策略。称为制定检索策略。b.查找查找 查找就是档案人员或利用者通过各种手段把表查找就是档案人员或利用者通过各种手段把表示利用需求的检索标识或检索表达式与存储在手工示利用需

5、求的检索标识或检索表达式与存储在手工检索工具或计算机数据库中的标识进行相符性对比，检索工具或计算机数据库中的标识进行相符性对比，将符合利用要求的条目查找出来。将符合利用要求的条目查找出来。5二、档案检索在档案工作中的地位二、档案检索在档案工作中的地位v档案检索是开发档案信息资源的必要条件，保证利用工作顺利进行的基本手段。v1.检索是提供利用的先期工作v2.检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段v3.检索形成了档案业务中一个独立的重要环节6 三、档案检索效率三、档案检索效率 1.查全率（检全率）查全率（检全率）是指检索结果满足利用者要求的全面程度，即检是指检索结果满足利用者要求的全面程度，即检

6、索出来的有关档案与全部有关档案的百分比；与之对索出来的有关档案与全部有关档案的百分比；与之对应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。档案的百分比。查全率查全率检索出的有关档案检索出的有关档案全部有关档案全部有关档案100%7 2.查准率（检准率）查准率（检准率）是指满足利用者要求的准确程度，即检索出是指满足利用者要求的准确程度，即检索出来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档案与检索出来的全部档案的百分

7、比。案与检索出来的全部档案的百分比。查准率查准率检索出的有关档案检索出的有关档案检索出的全部档案检索出的全部档案100%8 注意注意：查全率和查准率之间存在着一种互：查全率和查准率之间存在着一种互逆关系，即如果放宽检索范围，以求得较好的逆关系，即如果放宽检索范围，以求得较好的查全率，那么，查准率就会下降；反之亦然。查全率，那么，查准率就会下降；反之亦然。v放宽检索条件、限制放宽检索条件、限制 检全率高检全率高 检准率低检准率低v限制检索范围限制检索范围 检准率高检准率高 检全率低检全率低 9检全率检全率=检出的有关档案/全部有关档案100%漏检率漏检率=未检出的有关档案/全部有关档案100%漏

8、检率=（1检全率）100%检准率检准率=检出的有关档案/检出的全部档案100%误检率误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案100%误检率=（1检准率）100%10有关档案无关档案检出档案未检出档案ABDC%100CAA检全率%100BAA检准率11例v在一次检索中，共检出档案在一次检索中，共检出档案100100篇，经过专家判定，篇，经过专家判定，其中与提问相关的为其中与提问相关的为6060篇，其余的篇，其余的4040篇为误检档案，篇为误检档案，那么；另外，后来发现，检索系统中还有那么；另外，后来发现，检索系统中还有9090篇相关篇相关文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这文献由于各种原

9、因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查全率和查准率。次检索的查全率和查准率。查全率查全率=60（60+90）x100%=40%查准率查准率=60（60+40）x100%=60%12四、档案检索语言四、档案检索语言 档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言，专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统。（1）单义性（2）专业性13第二节第二节 档案著录和标引档案著录和标引 档案检索工作的一项重要内容就是编制各种档案目录，以档案检索工作的一项重要内容就是编制各种档案目录，以从不同的角度揭示和介绍档案的内容和成分，指出其存放位置，从不同的角度揭示和介绍档案的内容和成分，指出其存放位置，为

10、利用者提供查找档案的途径。为利用者提供查找档案的途径。著著 录录标标 引引选择著录项目和信息选择著录项目和信息形成主题概念形成主题概念转换为检索语言转换为检索语言记录在载体上记录在载体上14 一、档案著录一、档案著录 （一）档案著录的含义和作用（一）档案著录的含义和作用 1.定义：档案著录是指在编制档案目录时，对档定义：档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。程。内容特征是指档案的主题，表现为档案的分内容特征是指档案的主题，表现为档案的分类号、主题词、摘要等；类号、主题词、摘要等；形式特征是指档案的标题、作者、形

11、成时间、形式特征是指档案的标题、作者、形成时间、档号、文种、载体等。档号、文种、载体等。2.作用：档案著录时形成档案目录的基础。由著作用：档案著录时形成档案目录的基础。由著录项目形成的档案条目就是以后人们利用档案时录项目形成的档案条目就是以后人们利用档案时查找的信息线索。查找的信息线索。15 （二）档案著录规则（二）档案著录规则 1.著录项目：是指用以揭示档案的内容和形著录项目：是指用以揭示档案的内容和形式特征所需要的记录事项。包括以下项目：式特征所需要的记录事项。包括以下项目：（1）题名与责任说明项，该项包括正副题名、文）题名与责任说明项，该项包括正副题名、文件编号、责任者、附件等项目。件编

12、号、责任者、附件等项目。（2）稿本与文种项，该项目包括稿本和文种两个）稿本与文种项，该项目包括稿本和文种两个单元。单元。（3）密级与保管期限项，该项包括密级和保管期）密级与保管期限项，该项包括密级和保管期限两个单元。限两个单元。（4）时间项。）时间项。16 （5）载体类型及形态项，该项包括载体类型、数）载体类型及形态项，该项包括载体类型、数量及单位、规格三个单元。量及单位、规格三个单元。（6）附注与提要项，该项包括附注、提要两个单）附注与提要项，该项包括附注、提要两个单元。元。（7）排检与编号项，该项包括分类号、档案馆代）排检与编号项，该项包括分类号、档案馆代号、档号、缩微号、电子文档号、主题

13、词或关键词六号、档号、缩微号、电子文档号、主题词或关键词六个单元。个单元。2.标识符号标识符号 标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。3.著录格式著录格式 著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及表达著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及表达方式。方式。档案著录规则档案著录规则规定，一般使用段落符号式的规定，一般使用段落符号式的条目格式，实际工作需要也可以使用表格式条目格式。条目格式，实际工作需要也可以使用表格式条目格式。17 4.著录用文字和著录信息源著录用文字和著录信息源 著录时使用的文字必须规范化。著录时使用的文字必须规范化。汉字必须是规范

14、化的简化汉字；外文与汉字必须是规范化的简化汉字；外文与少数民族文字必须依照其书写规则。文件编少数民族文字必须依照其书写规则。文件编号项、时间项、载体类型及形态项、排检与号项、时间项、载体类型及形态项、排检与编号项中的数字一律使用阿拉伯数字。图形编号项中的数字一律使用阿拉伯数字。图形及符号应照原文著录，无法照原文著录的可及符号应照原文著录，无法照原文著录的可改为其他形式的相应内容，并加改为其他形式的相应内容，并加“”号标号标识。识。著录的信息源，单份文件或一组文件著著录的信息源，单份文件或一组文件著录时主要依据文头、文尾；一个或一组案卷录时主要依据文头、文尾；一个或一组案卷著录时，主要依据案卷封

15、面、卷内文件目录、著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等；被著录档案本身信息不足时，可备考表等；被著录档案本身信息不足时，可参考其他有关档案材料。参考其他有关档案材料。18 5.著录级别著录级别 按照按照档案著录规则档案著录规则，档案著录级别可，档案著录级别可以是单份文件、一组文件、一个案卷或一组案以是单份文件、一组文件、一个案卷或一组案卷。卷。一般，对于价值较大或珍贵档案应主要采一般，对于价值较大或珍贵档案应主要采用文件级著录，辅之以案卷级、一组文件或一用文件级著录，辅之以案卷级、一组文件或一组案卷的著录。组案卷的著录。对于内容比较单一的案卷，可以采用案卷对于内容比较单一的案卷，可

16、以采用案卷级著录；对于反映同一问题的案卷以及由内容级著录；对于反映同一问题的案卷以及由内容基本相同的文件组成的案卷，可以以一组文件基本相同的文件组成的案卷，可以以一组文件为单位著录；对于相同题名的若干案卷，可作为单位著录；对于相同题名的若干案卷，可作为一组案卷著录。为一组案卷著录。19 （三）著录项目细则（三）著录项目细则 1.题名与责任者说明项题名与责任者说明项 题名又称标题，是表达档案中心内容、形式特征，题名又称标题，是表达档案中心内容、形式特征，并使其个别化以区别于其他档案的名称；责任者是指并使其个别化以区别于其他档案的名称；责任者是指对档案内容的创造负有责任的团体或个人。对档案内容的创

17、造负有责任的团体或个人。（1）正题名）正题名 正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录，题的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录，题名中的各种符号也不应遗漏。名中的各种符号也不应遗漏。单份文件无题名时，依据其内容拟写题名，并加单份文件无题名时，依据其内容拟写题名，并加“”。单份文件的题名不能揭示其内容时，原题名照录，单份文件的题名不能揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加并根据其内容另拟题名附后，加“”以示区别。以示区别。20 （2）并列题名）并列题名 是指以第二种语言文字书写的与正题名对

18、是指以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。并列题名前加照并列的题名。并列题名前加“=”以示区别。以示区别。（3）副题名及说明题名文字）副题名及说明题名文字 是指解释或从属正题名的另一题名。必要是指解释或从属正题名的另一题名。必要时照原文著录，其前加时照原文著录，其前加“：”以示区别。以示区别。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时照原文著录，范围、用途等的说明文字。必要时照原文著录，其前加其前加“：”。21 （4）文件编号）文件编号 是文件制发机关或个人赋予的顺序号，包是文件制发机关或个人赋予的顺序号，包括发文字号、科

19、技试验报告流水号、标准规范文括发文字号、科技试验报告流水号、标准规范文件的统编号、图号等。文件编号照原文著录，其件的统编号、图号等。文件编号照原文著录，其前加前加“：”号。号。（5）责任者）责任者 当责任者只有一个时，照原文著录，其前当责任者只有一个时，照原文著录，其前加加“/”号。号。有时，有多个责任者，著录列居首位的责有时，有多个责任者，著录列居首位的责任者；立档单位本身就是责任者的必须著录，其任者；立档单位本身就是责任者的必须著录，其余的视需要著录。余的视需要著录。责任者之间以责任者之间以“；”隔开。隔开。22 机关团体责任者必须著录全称或通用机关团体责任者必须著录全称或通用简称；个人责

20、任者一般只著录姓名，必要简称；个人责任者一般只著录姓名，必要时，在姓名后著录职务，并加时，在姓名后著录职务，并加“（）（）”号。号。清代以前的个人责任者应冠以朝代名清代以前的个人责任者应冠以朝代名称，用称，用“（）（）”括起来。括起来。少数民族个人责任者因为各民族有差少数民族个人责任者因为各民族有差异，应按照少数民族习惯著录。异，应按照少数民族习惯著录。外国责任者应著录各个历史时期易于外国责任者应著录各个历史时期易于识别的国别简称，其后著录统一的中文姓识别的国别简称，其后著录统一的中文姓氏译名。氏译名。23 （6）附件）附件 是指文件正文后的附加材料。只著录是指文件正文后的附加材料。只著录附件

21、题名，其前加附件题名，其前加“+”号。文件正文后有号。文件正文后有多个附件时，应逐一著录附件题名，各附多个附件时，应逐一著录附件题名，各附件题名前均加件题名前均加“+”。如果附件题名具有独立检索意义，也如果附件题名具有独立检索意义，也可以另行著录条目，并在附注中说明。可以另行著录条目，并在附注中说明。24 2.稿本与文种项稿本与文种项 稿本是文件的文稿、文本、版本的名稿本是文件的文稿、文本、版本的名称，依实际情况著录为正本、副本、草稿、称，依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、原版、修订本、影印本等，其前加原版、修订本、影印本

22、等，其前加“.”。文种是指文件种类的名称。文种依实文种是指文件种类的名称。文种依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、原始记录、报告、批复、函、会议纪要、原始记录、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加加“：”号。号。25 3.密级与保管期限密级与保管期限 4.时间项时间项 时间一律用八位数字表示，时间一律用八位数字表示，“20090401”20090401”5.载体类型及形态项载体类型及形态项 6.附注项与提要项附注项与提要

23、项 7.排检与编号项排检与编号项26段落符号式条目格式段落符号式条目格式 著录项目分为四段：著录项目分为四段：第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附

24、注项，回行时，齐头著录。回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。27无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按文件或一组案卷，均按“段落符号式条目格式段落符号式条目格式”依依次著录。次著录。28 SA2+NT612SA2+NT612 4434014434016-3-115-46-3-115-4长沙茶厂速溶减肥茶车间扩建工程环境影响报告书：

25、长沙茶厂速溶减肥茶车间扩建工程环境影响报告书：D-0330/D-0330/彭维宁；刘彭维宁；刘耀煌耀煌.副本副本.长期长期.19870800.19870800.4949页页 本报告书系针对长沙茶厂经外经部批复同意在原厂址上改建扩建速本报告书系针对长沙茶厂经外经部批复同意在原厂址上改建扩建速溶减肥茶车间而作。其内容包括工程及环境概况、工程环境现状、监测及溶减肥茶车间而作。其内容包括工程及环境概况、工程环境现状、监测及评价、工程环境影响评价、工程环保可行性论证意见等。基本结论是：扩评价、工程环境影响评价、工程环保可行性论证意见等。基本结论是：扩建该车间，不仅经济效益和社会效益好，设计所规定的环保措

26、施实施后，建该车间，不仅经济效益和社会效益好，设计所规定的环保措施实施后，环境效益也是好的，该工程是可行的。环境效益也是好的，该工程是可行的。环境管理环境管理 环境监测环境监测 环境噪声环境噪声 工业大气影响工业大气影响 工业废水工业废水 工业建筑工业建筑 制茶制茶 29 TB552TB5521212+SA321+SA3211212 412403 412403 2-4-31-122-4-31-12天津市污染气象要素的研究天津市污染气象要素的研究=Research of the Pollution=Research of the Pollution Meteorological Element

27、in Tian jin/Meteorological Element in Tian jin/孙奕敏孙奕敏(天津市气象科研所副研天津市气象科研所副研究员究员)；王长有，铁学熙；王长有，铁学熙(天津市气象科研所助理研究员天津市气象科研所助理研究员)等等.正正本本.永久永久.19821105-19851031.19821105-19851031.8 8卷卷.责任者还有边海；李檬；陈责任者还有边海；李檬；陈英；刘学军英；刘学军.1988101119881011获天津市科技进步二等奖获天津市科技进步二等奖通过大气边界层中的湍流与气象特征来研究大气污染物质的输送和通过大气边界层中的湍流与气象特征来研究大

28、气污染物质的输送和扩散稀释规律，为大气污染的预报提供了科学依据。本课题为扩散稀释规律，为大气污染的预报提供了科学依据。本课题为“六五六五”期间国家攻关项目期间国家攻关项目天津市城市生态系统与污染综合防治研究天津市城市生态系统与污染综合防治研究课题中课题中所属的大气专题项目。所属的大气专题项目。大气污染大气污染 气象要素气象要素 大气边界层大气边界层 天津天津30 A712 A712 4110014110014-1-1994-424-1-1994-42巨人之声：邓小平原始讲话录音：新出音管字巨人之声：邓小平原始讲话录音：新出音管字19941994046046号；号；ISRC ISRC CN-F2

29、7-93-370-00/ACN-F27-93-370-00/AD/D/中央档案馆中央档案馆(编辑编辑)；深圳市先科娱乐传播有限；深圳市先科娱乐传播有限公司公司(出品出品)等等.珍藏版珍藏版.公开：永久公开：永久.19941994.录音磁录音磁带：带：6 6盒：盒：60min60min张景堂张景堂(总编辑总编辑)；沈正乐，叶大鹰；沈正乐，叶大鹰(总监制总监制)同内容小册子同内容小册子1 1本，依本，依邓小平文选邓小平文选第三卷排印第三卷排印播放时间播放时间2383223832本录音带包括邓小平在国庆本录音带包括邓小平在国庆3535周年庆祝典礼、全国科学大会、中共周年庆祝典礼、全国科学大会、中共中

30、央工作会议、中共理论工作务虚会、全国政协五届二次会议、中国文中央工作会议、中共理论工作务虚会、全国政协五届二次会议、中国文学艺术工作者第四次代表大会、中共十二大、中顾委第二次全体会议、学艺术工作者第四次代表大会、中共十二大、中顾委第二次全体会议、全国科技工作会议、中共全国代表会议上的讲话。全国科技工作会议、中共全国代表会议上的讲话。邓小平邓小平 讲话讲话 中共中共 代表会议代表会议 科技工作科技工作 文艺工作文艺工作 理论工作理论工作31 GA41-24GA41-24 411001 411001 89-3-10-1-1089-3-10-1-10全国档案工作会议全国档案工作会议/唐珂唐珂(摄影摄

31、影).).正本正本.公开：永久公开：永久.19910820-19910822.19910820-19910822.照片：照片：1010张：张：5 5英寸英寸.彩色彩色.参见参见文书卷文书卷89-1-243089-1-243019911991年年8 8月在北京回龙观宾馆召开全国档案工作会议，月在北京回龙观宾馆召开全国档案工作会议，会议工作人员唐珂拍摄的大会主席台、国务院秘书长罗干讲会议工作人员唐珂拍摄的大会主席台、国务院秘书长罗干讲话、国家档案局局长冯子直报告及大会会场分组会会场等话、国家档案局局长冯子直报告及大会会场分组会会场等1010张照片。张照片。档案工作档案工作 会议会议 罗干罗干 安成

32、信安成信 冯子直冯子直 北京北京 32例浙江省劳动厅文件浙劳培1994215号关于印发浙江省职业技能鉴定实施办法的通知各市、地、县劳动局(劳动人事局)、省级有关部门：浙江省职业技能鉴定实施办法已经劳动部批准，现印发给你们，请按照执行。附：浙江省职业技能鉴定实施办法一九九四年十一月十四日分类号为GF96618;档号为6116;档案馆室号为00066;缩微号为16/6;需长期保存,共5页 主题词：职业技能；鉴定办法 33段落符号式条目格式段落符号式条目格式 著录项目分为四段：著录项目分为四段：第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行

33、，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。第四段

34、落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。34 GF966-18 00066 6-1-1-6 16-6 关于印发浙江省职业技能鉴定实施办法的通知：浙劳培1994215号/浙江省劳动厅+浙江省职业技能鉴定实施办法.正本：通知.公开：长期.19941114.5页：16开 劳动、人事部门执行浙江省职业技能鉴定实施办法。职业技能 鉴定办法 35例关于印发关于违反控制社会集团购买力规定的处理暂行办法的通知（87）控购字第10 号各省、自治区、直辖市即计划单列市计委、经委、财政厅（局）、人民银行分行、商委、商业厅（局）、公安厅（局），控制社会集团购买力领导小组、办公室，国务院各部委、各直属机构，中

35、直机关事务管理局、全国政协，中国人民解放军总后财务部、中国人民武装警察部队，（加发南京市、成都市）：现将关于违反控制社会集团购买力规定的处理暂行办法印发给你们，请按照执行。在执行中有什么问题和改进意见，请随时告诉我们，以便在执行一段时间后再进行补充和修订。全国控制社会集团购买力办公室国家计委国家经委财政部中国人民银行商业部公安部一九八七年十一月二十五日注：该文件后附关于违反控制社会集团购买力规定的处理暂行办法一文，3页361987112537 二、档案标引二、档案标引 1.定义：档案标引是指在档案著录中对档定义：档案标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化案内容进行分析和选

36、择，并赋予其规范化检索标识的过程；标引的目的是提供检索检索标识的过程；标引的目的是提供检索途径。途径。2.档案标引的类型：档案标引的类型：（1）分类标引分类标引赋予分类号标识的过赋予分类号标识的过程；程；（2）主题标引主题标引赋予主题词标识的过赋予主题词标识的过程。程。38 3.档案标引的步骤与方法档案标引的步骤与方法 （1）主题分析）主题分析 主题分析是确定被标引档案主题概念的过主题分析是确定被标引档案主题概念的过程。程。a.主题的类型：主题的类型：主题的类型根据档案的内容可以分为单主主题的类型根据档案的内容可以分为单主题和多主题。单主题是指一件（卷）档案题和多主题。单主题是指一件（卷）档案

37、只表达一个问题。多主题是指一件（卷）只表达一个问题。多主题是指一件（卷）档案记述两个以上的问题。档案记述两个以上的问题。39主主 题题单主题：一件单主题：一件（卷）档案只（卷）档案只表达一个问表达一个问题。题。多主题：一件（卷）档案记述两多主题：一件（卷）档案记述两个以上的问题。个以上的问题。单元主题：用一个单元词单元主题：用一个单元词即可表达的主题。即可表达的主题。复合主题：又称多元主题，复合主题：又称多元主题，是指用若干个单元词组配是指用若干个单元词组配或直接采用复合词表达的或直接采用复合词表达的主题。主题。40v主题因素分为下列五种：v(1)主体因素主体因素。“XX县人民政府关于加强粮食

38、收购工作的决定”，其中的“粮食收购工作”即为主体因素。v(2)通用因素通用因素。“拖拉帆的生产规划”这个主题中，“规划”为通用因素。v(3)位置因素位置因素。“北京市发展乡镇企业情况的报告”，其中“北京市”为位置因素。v(4)时间因素时间因素。“XX省人民政府1986年度工作报告”其中“1986年”为时间因素。v(5)档案类型因素档案类型因素。v上述五种主题因素的组配次序如下：ABCDE，不同档案主题所包含的主题因素多少不同，应根据标引深度的要求选择应该标引的主题概念。例如v“中国七五期间工业经济体制改革”包含了上述五种因素，如果标引深度规定为3的话，那么只能选择“工业经济一经济体制改革一中国

39、”41 b.主题分析的步骤和方法主题分析的步骤和方法:第一，阅读与理解文件或案卷的标题。第一，阅读与理解文件或案卷的标题。第二，阅读文摘、简介、前言、领导人第二，阅读文摘、简介、前言、领导人批语等，从中发现标题中未予表达的内容。批语等，从中发现标题中未予表达的内容。第三，浏览正文，了解文件的大概内容。第三，浏览正文，了解文件的大概内容。第四，查阅文件的外部特征，如作者、第四，查阅文件的外部特征，如作者、时间、密级等，明确文件的形成背景和作时间、密级等，明确文件的形成背景和作用范围。用范围。42v国务院关于加强精神文明建设的通知主题分析：单元主题标引结果：精神文明建设v中华人民共和国1987年国

40、库券条例主题分析：复合主题，位置因素和时间因素在此不能省略。标引结果：国库券-条例-中国-1987档案主题标引实例43（2）概念转换）概念转换 a.分类标引概念转换的基本做法：根分类标引概念转换的基本做法：根据主题分析的结果，查找档案分类表，将据主题分析的结果，查找档案分类表，将相应类目的分类号作为检索标识，标于著相应类目的分类号作为检索标识，标于著录的条目之上。录的条目之上。b.主题标引概念转换的基本做法：根主题标引概念转换的基本做法：根据主题分析的结果，查找主题词表，将相据主题分析的结果，查找主题词表，将相应的主题词作为检索标识，标于著录的条应的主题词作为检索标识，标于著录的条目之上。目之

41、上。对多主题文件的概念转换，必须先分解为对多主题文件的概念转换，必须先分解为单主题，再分别赋予其分类号，或再采用主单主题，再分别赋予其分类号，或再采用主题词分组组配的标识方法。题词分组组配的标识方法。44v 中国档案分类法中国档案分类法和和中国档案主题词表中国档案主题词表是进行档案标引的依据，相当于两本标引的工具书。是进行档案标引的依据，相当于两本标引的工具书。中国档案分类法 中国档案主题词表 45（一）（一）中国档案分类法中国档案分类法 v中国档案分类法中国档案分类法主要用于档案分类标引和主要用于档案分类标引和组织档案分类目录，适用于我国各个历史时期所形组织档案分类目录，适用于我国各个历史时

42、期所形成的各类档案，其体系和类目的设置是以不同时期成的各类档案，其体系和类目的设置是以不同时期国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容记述和反映的事物属性关系，形成从总到分，内容记述和反映的事物属性关系，形成从总到分，从一般到具体的逻辑体系。从一般到具体的逻辑体系。46v47v2.2.中华人民共和国档案分类表的结构体例中华人民共和国档案分类表的结构体例 中华人民共和国档案分类表主要包括：中华人民共和国档案分类表主要包括：（1 1）基本大类。）基本大类。v 中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置了中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设

43、置了1919个基本大类，即：个基本大类，即：中国共产党党务中国共产党党务 国家政务总类国家政务总类 政法政法 军事军事 外交外交 政协、民主党派、群众团体政协、民主党派、群众团体 文化、教育、卫文化、教育、卫生、体育生、体育 科学研究科学研究 计划、经济管理计划、经济管理 财政、金融、财政、金融、保险、审计保险、审计 商业、旅游业、服务业商业、旅游业、服务业 农、林、牧、渔农、林、牧、渔业业 工业工业 交通交通 邮电通讯邮电通讯 城乡建设、建筑业城乡建设、建筑业 环环境保护境保护 海洋、气象、地震、测绘海洋、气象、地震、测绘 标准、计量、专利标准、计量、专利 。48主表是分类表的主体，具体地列

44、出了每一大类下面各个主表是分类表的主体，具体地列出了每一大类下面各个属类的名称和代号。属类的名称和代号。49v 复分表是为了使主表不至于庞大，而将主表中具有复分表是为了使主表不至于庞大，而将主表中具有共性的内容抽出来而单独形成的各种分类表，目的是对一共性的内容抽出来而单独形成的各种分类表，目的是对一些档案进行细分。些档案进行细分。v 辅助表有辅助表有4 4个个:综合复分表（新民主主义档案分类表、综合复分表（新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表）、世界各国和地区表民国档案分类表、清代档案分类表）、世界各国和地区表()()、中国地区表、中国民族表、中国地区表、中国民族表50v 中国

45、档案主题词表中国档案主题词表是进行档案主题标引和主题检索是进行档案主题标引和主题检索的词语工具书，共收录主题词的词语工具书，共收录主题词2589125891条，其中，正式主题词条，其中，正式主题词2178521785条，非正式主题词条，非正式主题词4106 4106 条。条。v 1.1.中国档案主题词表中国档案主题词表的选词范围的选词范围v中国档案主题词表中国档案主题词表选录了选录了2020世纪初以来反映政党、世纪初以来反映政党、政府机关的管理活动的名词，公文中经常涉及的政治活动、政府机关的管理活动的名词，公文中经常涉及的政治活动、经济建设、科学研究、生产技术和新事物等各方面的名词术经济建设、

46、科学研究、生产技术和新事物等各方面的名词术语，还有民族宗教、语言文字、组织机构、职务职称、法律语，还有民族宗教、语言文字、组织机构、职务职称、法律法规、节日节令、科学技术、矿物元素、文学艺术、体育运法规、节日节令、科学技术、矿物元素、文学艺术、体育运动、动物植物等。动、动物植物等。（二）（二）中国档案主题词表中国档案主题词表51v2.2.中国档案主题词表中国档案主题词表的结构体例的结构体例v 52分类标引实例分类标引实例v建设部关于加强城市规划工作的通知建设部关于加强城市规划工作的通知主题分析：单主题为单元主题，直接归入相应类别即可。标引结果：R122v新洲县委、县政府关于新洲县委、县政府关于

47、1985年保卫工作，机要工作的年保卫工作，机要工作的规划规划主题分析：多主题，包括两个并列主题，即(1)保卫工作规划；(2)机要工作规划，应分别标引。标引结果：(1)C331l-32；(2)B22332说明：“32为“综合复分表”中”规划”的复分号。53 （3）审校）审校 审校是标引的最后一道程序，是确保标引质量审校是标引的最后一道程序，是确保标引质量的重要环节。的重要环节。审校的内容：审校的内容：a.档案的主题是否提炼得准确全面；主题概档案的主题是否提炼得准确全面；主题概念是否准确恰当；是否遗漏了隐含的主题；所标念是否准确恰当；是否遗漏了隐含的主题；所标主题是否具有检索意义。主题是否具有检索

48、意义。b.是否存在过度标引或标引不足的问题。是否存在过度标引或标引不足的问题。c.分类标引是否符合分类标引规则；主题标分类标引是否符合分类标引规则；主题标引是否符合主题标引规则和组配规则。引是否符合主题标引规则和组配规则。d.标引的类号、主题词是否充分、完整、准标引的类号、主题词是否充分、完整、准确，书写是否正确无误。确，书写是否正确无误。e.对同一主题的标引是否前后一致。对同一主题的标引是否前后一致。54 审校的程序：分为自校、互校、总校。审校的程序：分为自校、互校、总校。a.自校：标引人员对自己的标引结果进行校自校：标引人员对自己的标引结果进行校对，发现主题分析有误、归类不当、前后不一致、

49、对，发现主题分析有误、归类不当、前后不一致、符号错误等问题，及时纠正。符号错误等问题，及时纠正。b.互校：标引人员对标引结果互相进行校对，互校：标引人员对标引结果互相进行校对，纠正因个人理解不同而引起的错误，保持不同人纠正因个人理解不同而引起的错误，保持不同人员标引的一致性。员标引的一致性。c.总校：在自校、互校后，进行总校，进一总校：在自校、互校后，进行总校，进一步消除标引中的错误和误差，保证标引工作的整步消除标引中的错误和误差，保证标引工作的整体优化。体优化。55练 习v中共中央关于整党问题的决定v工青妇组织和党政部门关心大龄未婚青年入A251入C19156 档案检索工具是沟通档案信息资源

50、和利用者的一座桥梁，也是档案信息存储和查检的一座桥梁和通向档案宝库的一条捷径。档案检索工具的作用如图所示。第三节第三节 档案检索工具档案检索工具57一、档案检索工具的种类一、档案检索工具的种类档案检索工具档案检索工具按编制体例按编制体例按检索范围按检索范围按功能按功能按载体按载体目目 录录索索 引引指指 南南全宗范围的检索工具全宗范围的检索工具档案馆范围的检索工具档案馆范围的检索工具专题范围的检索工具专题范围的检索工具若干档案馆范围的检索工具若干档案馆范围的检索工具查检性检索工具查检性检索工具馆藏性检索工具馆藏性检索工具介绍性检索工具介绍性检索工具网络检索工具网络检索工具机读式检索工具机读式检