1、第二讲第二讲 会议组织与服务会议组织与服务学习任务学习任务 学习目标：习得本模块的内容之后，要求学生了解会议发展现状，熟知会议操作流程，掌握会议工作要点，能够完整的组织会议，并提供现场服务。任务：组织一次小规模会议，并提供现场服务。实践任务实践任务 一、组织一次会议，并提供相关服务 会议前：1、提交会议策划书，经审批合格方可组织。会议中：1、组织会议并提供服务。2、提交会议服务手册等相关材料。会议后：1、会议客户回访，会议效果评估 2、提交会议客户评价表，总结报告。课前准备课前准备 1、分小组 班级学生48人，分为4各小组，每个小组12人。2、会场布置 全班为了方便小组研讨，采用讨论式场地布置
2、。第二讲第二讲 会议组织与服务会议组织与服务 任务一：3分钟一组 各小组成立一家会展服务公司。要求：1、公司名称、标识。2、公司的宗旨或者口号。3、公司的组织机构：先预设一名领导者，一名秘书。下设：接待部、协调部、营销部 外联部、旅游部等（注意，不可过庞杂）4、课堂上领导者公布公司详情，宣布成立！5、上交公司资料，涵括以上内容和名单。信签纸或者A4纸。第二讲第二讲 会议组织与服务会议组织与服务熟悉了解会议业-掌握会议的内涵-会议的申办-会议的策划-会议的组织-会议现场服务-会后总结评估会议与会议业会议与会议业 章首案例威斯特伐利亚会议威斯特伐利亚会议-最早的国际会议 威斯特伐利亚，即今德国的北
3、莱茵-威斯特法伦州，位于德国的北部。这次会议被公认为使欧洲最早的一次国际会议。1643年“三十年战争”参战各国为了恢复欧洲和平，而在威斯特伐利亚召开会议结束战争。会议上法国和瑞典巩固了战场上所取得的成果，取得了与神圣罗马帝国同等的地位。他开创了用国际会议形式解决国际争端，结束战争的先例，并肯定了国家主权原则，标志着近代国际关系史和近代欧洲外交史的开端，对后世国际关系产生了深远的影响。会议与会议业会议与会议业 案例分析：什么是会议？会议具备什么样的特征？会议通常的理解就是“聚众议事”。众：三个人以上。（两个人）聚众：主持人、议事规则 聚众议事：共同关心的话题和希望表达的意愿 聚 与 散：临时性的
4、活动。会议：一定时空内，为达到一定目的所进行的有组织的交流沟通或商议事项的集体活动。会议与会议业会议与会议业 会议的特征：（1）目的性：会议目标（2）组织性：策划、流程、规则等有序（3）集体性：群体行为（3人以上）（4）交流信息：过程后集中（5）口头交流：主要方式（书面、音像、手语等式辅助手段或特殊方式）会议与会议业会议与会议业 国际会议协会国际会议协会ICCA 国际大会及会议协会，简称ICCA，创建于1963年，是全球国际会议最主要的机构组织之一，是会务业最为全球化的组织。ICCA在全球拥有80个成员国家，其首要目标是通过对实际操作方法的评估以促使旅游业大量地融入日益增长的国际会议市场，同时
5、为他们对相关市场的经营管理交流实际的信息。作为会议产业的领导组织，ICCA为所有会员提供最优质的组织服务，为所有会员间的信息交流提供便利，为所有会员最大限度地发展提供商业机会，并根据客户的期望值提高和促进专业水准。目前，我国有30家单位加入ICCA。会议与会议业会议与会议业 国际协会联盟UIA 1907年，国际协会联盟（UIA）在比利时首都布鲁塞尔成立，至今仍为汇集国际组织各类信息的中心。每两年召开一次，会员不超过250个。会议与会议业会议与会议业国际专业会议组织者协会国际专业会议组织者协会 IAPCO国际专业会议组织者协会（The International Association of P
6、rofessional Congress Organizers，简称IAPCO）是会议组织者和国际性会议管理人员的专业协会，创立于1968年，总部在英国伦敦，目前拥有29个国家的 80名成员，这些成员有公司的，也有个人的。协会的目的在于制定高等级的专业化标准，在组会方面保持高专业化的水准；协助PCO1获取技能以及组织会议所需的专长；倡导参会者寻求PCO的协助；调研专业组织者面临的问题，并使之得以解决。IAPCO作为一个卓越的标志已广泛被客户及会议行业认可，成为国际性活动，特别是会议组织方面的全球性品牌。会议与会议业会议与会议业 会议产业委员会 CIC 1949 会议联络委员会 2000 会议产
7、业委员会会议与会议业会议与会议业会议专业工作者国际联盟会议专业工作者国际联盟MPI MPI(Meeting Professional International),即“国际会议工作者联盟”于1972年在美国达拉斯成立，是会议专业工作者的全球性组织，拥有70多个分会，会员超过2.4万名，分布在60多个国家，均为会展项目策划、开发和运作方面的专家、学者和企业家等。MPI为会议产业从业者提供了一个相互学习、交流和合作的平台。会议与会议业会议与会议业国际会议中心协会国际会议中心协会国际会议中心协会（Association International des Plalis de Congres，简称AI
8、PC）于1958年成立于罗马，为非营利组织，目前有来自世界49个国家和地区的160个国际会议中心会员。我国北京国际会议中心、香港会议和展览中心、台湾地区台北国际会议中心都是其会员。AIPC主要宗旨是：为结合全世界会议中心资源，通过会员间的交流，交换有关会议管理、会议技术、会议沟通以及会议新需求等信息，向提供会员有关会议管理和顾问服务；通过会员间主管的交流，提升有关会议硬件管理与营运、财务运作、组织与员工发展、行销与客户管理和环保诉求等相关议题的水准。协会在行业术语的释义方面，统计数据方面以及国际会议等其它方面起着非常重要的作用。AIPC每年都要在世界上不同地方举行年会和委员大会，来自全球各地的
9、人士互相讨论行业议题并交换意见。会议与会议业会议与会议业 国际会议发展 欧洲和美国是世界会议产业最发达的两大地区。瑞士是一个只有700万人口的内陆小国，可平均每年举办的国际会议超过2000个，每年因会议而吸引的外国游客超过3000万人；法国一年至少要办700多个国际会议，其中巴黎就占400多个，会议每年为巴黎带来7亿多美元的经济收入；美国更是占联合国之地利，国际会议连绵不断。亚洲地区的日本、香港、新加坡则是会议旅游市场近年来发展较快的国家和地区，特别是香港已成为亚洲会议产业“大哥大”。会议与会议业会议与会议业 我国会议业 伴随着我国国际声望的提高，从1990我国第一次举办亚运会，中国举办国际会
10、议呈上升趋势，有一定的发展空间和潜力。不足：专业协会刚刚成立，有待发展；专业定义尚无标准；基础设施欠缺，质量不好，品牌极少，专业性不强，竞争激烈。-发展的初步阶段会议与会议业会议与会议业 发展态势分析 1、规模不大，1000以内95%；时间短，5-4；赞助商少；区域性会议明显。2、安全问题、危机管理焦点 3、专业化操作 4、资源共享 5、举办地特色 6、亚太地区发展迅速第二部分第二部分 会议的内涵会议的内涵 一、会议的构成会议的主题会议主办者会议方式会议时间会议地点会议参加者第三届亚洲财富论坛第三届亚洲财富论坛亚洲财富的亚洲财富的可持续增长可持续增长“亚洲财富论坛第三届（中国）年会”将于12月
11、17日-18日在北京隆重举行，大会将携手世界500强企业总裁/副总裁、亚洲500强企业总裁/副总裁、亚洲各国500强企业以及各国政府领导人等千余人相聚北京，共阅亚洲财富走势，共创共享2010年亚洲财富盛宴。通过深度剖析缔造亚洲财富的真实案例，给你呈现一幅2010亚洲财富全景图！见附件1：亚洲财富论坛二、会议的内涵二、会议的内涵 二、会议的分类 1、按照举办单位或举办机构划分:（1）公司类会议:公司类会议规模大小不一，小到几个人，大到上千人。（2）协会类会议：协会类会议在会议市场中同样占有相当重要的位置。（3）其他组织会议：二、会议的内涵二、会议的内涵 2、按会议规模划分 根据会议的规模即参加会
12、议的人数的多少，可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。小型会议：出席的人数少则几人，多则几十人，但是不超过100人；中型会议：出席人数在100-1000人之间；大型会议：出席人数在1000-10000人之间；特大型会议：人数在10000人以上，例如节日聚会、庆祝大会等。二、会议的内涵二、会议的内涵 3、按照会议的性质和内容划分 年会、大会(convention)专业会议(conference)：研讨、讲座、论坛 日常议会：日常会议和例会二、会议的内涵二、会议的内涵 4、按照会议活动特征划分 商务性会议 度假型会议 展销型会议 文化交流型会议 专业学术型会议 政治型会议 培训型会
13、议二、会议的内涵二、会议的内涵 5、按照会议的地域和影响力划分 国际会议 国内会议 区域性会议 地区性会议二、会议的内涵二、会议的内涵 6、按照会议方式划分 现场会 展示会或演示会 电话会议 电话会议 电视电话会议 广播会议 网络会议 座谈会 茶话会 招待性宴会二、会议的内涵二、会议的内涵 7、举办时间和特点划分 定期会议 非定期会议二、会议的内涵二、会议的内涵 8、会议阶段和程序 预备会议 正式会议 非正式会议二、会议的内涵二、会议的内涵 9、是否盈利 营利性会议 非营利性会议二、会议的内涵二、会议的内涵 10、行业或者会议的主题 医学、科学、教育、农业、环境、工业、能源、管理、文化、艺术、
14、体育、建筑、安全等类别。三、会议的申办三、会议的申办 会议召开的前提，是能够得到相关行业和部门的支持和审批。我们这里所说的申办过程，是国际会议的申办过程。国际会议比较有代表性，同时，申办过程也比较标准和严格，对于其他会议申办也极具参考价值。三、会议的申办三、会议的申办 韩国国际会议申办 韩国济州国际会议中心从2003年3月开馆到2005年8月，先后举办了联合国环境规划署特别会议、亚太旅游协会年会及亚洲开发银行年会等142个会议及活动。除岛内参加者外，共有95094人（外国人1197）访问济州岛，由此带来的航空、住宿、购物、旅游及交通等直接经济效益达到1005.92亿韩元（8750万美元），同时
15、，间接效益达到946.25亿韩元（9680万美元），因此，除创造就业岗位外，共带来2000亿韩元的经济效益。三、会议的申办三、会议的申办 方式：轮流主办：会员国轮流主办 地区性轮流主办 竞标主办三、会议的申办三、会议的申办 程序 拟定竞标计划书-各竞标环境和因素分析 提出正式申请 宣传发动与筹备 接待考察人员 投票表决三、会议的申办三、会议的申办 办会人的职业素质 1、能吃苦，强烈的服务意识 2、专业知识和业务能力 3、综合协调与沟通 4、有责任心 5、创新意识四、会议的策划四、会议的策划 任务二：策划一个主题会议 要求：根据实际情况，结合现有条件，策划一次主题会议。作业：提交一份会议策划书。
16、四、会议的策划四、会议的策划（一）成立一个策划小组（二）进行会议策划，并撰写会议策划书 1、会议的宗旨或目标：为什么开会？举例：博鳌亚洲论坛：21世纪是亚洲的世纪，世界旅游中心逐渐东移，是亚洲旅游业面临竞争、合作的新的发展格局，诸多问题如资源互补、客源互流、环境建设、合作方式等都成为亚洲各国所关心。论坛的举办将为各国旅游业搭起一个增进了解、探讨问题、共谋发展的平台。香山科学会议的宗旨是：创造宽松学术交流环境，弘扬学术民主风气，面向科学前沿，面向未来，促进学科交叉与融合，推进整体综合性研究，启迪创新思维，促进知识创新。四、会议的策划四、会议的策划 2、会议的名称 简短、易读、易记并容易引起关注
17、所属机构名称：联合国大会、红十字大会 所属的集团：英国联邦首脑会议，欧佩克部长会议 所在地区：非洲国家首脑会议，亚太区域和平会议、旧金山会议 所属专业或者职业：世界林业会议、世界建筑师会议 突出的国际问题：世界人口会议，联合国最不发达国家会议 社会主张或政治运动：世界佛教徒大会、世界反对各族隔离行动大会 等四、会议的策划四、会议的策划 3、会议类型 确定类型和形式四、会议的策划四、会议的策划 4、会议的主题和议题 精确、简明、有号召力，引人注目 1995北京第四届妇女大会：以行动谋求平等、发展与和平；2001年上海APEC：新世纪，新挑战，参与 合作 促进共同发展 2005北京财富论坛：中国和新的亚洲世纪四、会议的策划四、会议的策划 5、会议规模与层次 会议总人数及动用的人力资源 目标、效果、效率、场地、成本四、会议的策划四、会议的策划 6、会议参加者 精心选择，保证实现会议目的四、会议的策划四、会议的策划 7、会议的时间 什么时候 会期多长四、会议的策划四、会议的策划 8、会议地点 举办地 场所四、会议的策划四、会议的策划 9、会议议程 日程及活动安排四、会议的策划四、会议的策划 10、策划 发言策划：主要方式 会议宣传推广、公关策划：会议预算：成本
