T-003-第五讲-行政文秘人员时间管理课件.ppt

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1、OpenClose用心体会你发现越来越少的时间给自己;越来越多的时间给工作;越来越苦涩的笑容给家人;越来越紧张的情绪在工作越来越多的努力在赚钱;越来越强的渴望想自由;时间就是生命 v 孔子孔子 “逝者如斯夫,不舍昼夜。逝者如斯夫,不舍昼夜。”v 沙士比亚沙士比亚 “时间的无声的脚步,是不会因为我们有许多事情时间的无声的脚步,是不会因为我们有许多事情 要处理而稍停片刻。要处理而稍停片刻。”v 人生人生7070古来稀,(假设你能活古来稀,(假设你能活100100岁)。岁)。3 3、生命倒计时法、生命倒计时法 我的生命已用去 天 我的生命只剩下 天 签名:年 月 日请写出你签写前面表格的直接感受请写

2、出你签写前面表格的直接感受v 你打算如何去度过?你打算如何去度过?5 5、时间价值分析法、时间价值分析法v 时间价值表时间价值表:年收入(万元)年工作时间(天)且工作时间(小时)每天价值(元)每小时价值(元)每分钟价值(元)2254878.749.840.1642548157.4819.680.3362548236.2229.520.4882548314.9639.360.66102548393.7049.200.80v你的时间价值分析你的时间价值分析:年收入(万元)年工作时间(天)日工作时间(小时)每天价值(元)每小时价值(元)每分钟价值(元)去 年目 标C 重要而不紧迫重要而不紧迫A 重要

3、又紧迫重要又紧迫D 既不重要既不重要 也不紧迫也不紧迫B紧迫而不重要紧迫而不重要价价 值值(重要)(重要)紧迫紧迫v 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段,在此时注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段,在此时段做最有价值的事;段做最有价值的事;v 注意研究你注意力集中的时间有多长,在此时间内解注意研究你注意力集中的时间有多长,在此时间内解决问题;决问题;v 该休息的时候一定要休息,在你感到疲倦之前就休息,该休息的时候一定要休息,在你感到疲倦之前就休息,你每天清醒的时间,就多增加了你每天清醒的时间,就多增加了1 1小时。小时。v 现代管理之父杜拉克认为,有效的管理者不是从他们现代管理之父杜拉克

4、认为,有效的管理者不是从他们的任务开始,而是从他们时间开始。的任务开始,而是从他们时间开始。记录时间;记录时间;分析时间;分析时间;管理时间。管理时间。v 以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性,强调产品与产能的齐头并进;与急迫性,强调产品与产能的齐头并进;v 有效个人管理的六个标准(有效个人管理的六个标准(1 1):):一致:使命与价值观、角色与目标、重点与计一致:使命与价值观、角色与目标、重点与计 划、欲望与划、欲望与 自制等应合谐一致;自制等应合谐一致;平衡:人应在事业、财富、生活、奉献等方面平衡:人应在事业、财富、生活、奉献

5、等方面 平行发展平行发展;1010、柯维时间管理法柯维时间管理法v 有效个人管理的六个标准(有效个人管理的六个标准(2):):有重心:以一周为单位订计划,每天应各有不同的优有重心:以一周为单位订计划,每天应各有不同的优 先目标,但要相互呼应;最有价值的事先做;先目标,但要相互呼应;最有价值的事先做;重人性:个人管理的目的在人而不在事;重人性:个人管理的目的在人而不在事;有弹性:应可因个人作用和需求的变化而调整;有弹性:应可因个人作用和需求的变化而调整;携带方便:管理工具应便于携带,随时记录与调整。携带方便:管理工具应便于携带,随时记录与调整。v 有效个人管理的四个步骤有效个人管理的四个步骤 确

6、定角色:确定你认为重要的角色;确定角色:确定你认为重要的角色;选择目标:分别为每个角色确定未来一周要达成的选择目标:分别为每个角色确定未来一周要达成的 目标;目标;安排进度:为这些目标确定完成时间;安排进度:为这些目标确定完成时间;逐日调整:每日清晨依据行事历,安排一天做事的逐日调整:每日清晨依据行事历,安排一天做事的 顺序。顺序。v 写下你明天要做的写下你明天要做的6 6件最重要的事;件最重要的事;v 用数字标明每件事的重要性次序;用数字标明每件事的重要性次序;v 明天早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;明天早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;v 然后再开始完成第二项、第三项

7、然后再开始完成第二项、第三项;v 每天都要这样做,养成习惯;每天都要这样做,养成习惯;1111、艾维艾维利时间管理法利时间管理法v 20/8020/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的,因此,定律是由意大利经济学家巴莱多发明的,因此,也叫巴莱多定律;也叫巴莱多定律;v 用用80%80%的时间和精力照顾好能给你带来的时间和精力照顾好能给你带来80%80%的销售额的的销售额的20%20%的的 优质客户;优质客户;v 用用80%80%的时间和精力学习能给你产生的时间和精力学习能给你产生80%80%的效果的的效果的 20%20%的最基本的理论和方法(成功者已证明的);的最基本的理论和方法(成功者已证

8、明的);v 最最20/8020/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。v穆尔穆尔v冰箱冰箱 1212、20/80时间管理法时间管理法v“我要得到什么样的结果?我要得到什么样的结果?”v“这件事是否可以不干?这件事是否可以不干?”v“这件事是否可以交给别人去干?这件事是否可以交给别人去干?”v“是否还有更好的方法?是否还有更好的方法?”1313、日程表时间管理法日程表时间管理法v 电话;电话;v 移动电话;移动电话;v E-mailE-mail;v 网址;网址;v 传真;传真;1414、善用省时工具善用省时工具v 交通系统;交通系统;v

9、电脑;电脑;v 手提电脑;手提电脑;v PDAPDA;v 语音系统。语音系统。7:00 1 上下班 7:30 2 开会 8:00 3 打电话 8:30 4 阅读文件、整理通信 9:00 5 帮助下属 9:30 6 接待宾客 10:00 7 向上级汇报 10:30 8 公务出差 11:00 9 拜访客户 11:30 10 其它工作上的活动 12:00 11 整理仪容 12:30 12 饮食 13:00 13 睡觉 13:30 14 煮饭 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打扫房屋 15:00 17 杂务与家事 15:30 18 卖杂物 16:00 19 其它的逛街活动 16:30 20 缴款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活动 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭沟通 19:00 25 其它家庭活动 19:30 26 听广播与音乐 20:00 27 看电视 20:30 28 休闲阅读 21:00 29 嗜好 21:30 30 观看比赛 22:00 31 运动 22:30 32 休闲旅游 23:00 33 聚会与社交 23:30 34 其它休闲活动 24:00 35 其它活动

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