1、第二章第二章涉外商务信函的翻译涉外商务信函的翻译第一节第一节 商务信函简介商务信函简介 一一 商务信函的商务信函的12种要素种要素 信头（信头（letterhead）案号案号(reference)日期日期(date)封内地址封内地址(inside address 注意项注意项(attention line)称呼称呼(salutation)Next 事由栏事由栏(subject)信的正文信的正文(body of letter)信尾敬语信尾敬语(complimentary close)签名签名(signature)缩写名、附件及分送标志部分缩写名、附件及分送标志部分 （IEC:initials,e
2、nclosures and carbon copies block）附言附言(postscript)商务信函实例商务信函实例1 1Kee&Co.,Ltd 34 Regent Street London,UK Inside Address 收信人地址 Dear Sirs，Salutation称呼 We have obtained your name and address from Dee&Co.Ltd,and we are writing toenquire whether you would be willing to establish business relations with us
3、.We have been importers of shoes for many years.At present,we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you.We look forward to your early reply.Yours faithfully,Complimentary Clos
4、e客套结束语 Tony Smith Signature Block签名栏 Enc:invoice for consulting services Enclosure Notation 商务信函实例商务信函实例2 2 1117 The High Road Austin TX 78703 6 June 2006 MR.David Patricks Road,Yiwu Zhejiang Province.China(PRC)Dear buyer:It is good to hear from you again.You inquired about my bamboo baskets on Sept
5、ember 15,1998.I sent you a company catalog at that time.I can send you a second catalog if you need?You are not the only importer in Brazil that has asked us about bamboo baskets.I have also received inquires from ABC company,Universal Co Ltd in Brazil,but they always inquired another kind of basket
6、s.I will introduce this kind of basket for you if you need.Would you like me to help you by making a special sample for you Brazil market?We are a professional bamboo products manufacture with 14 years experiences in China,offering over 1,500 various kinds of bamboo products and monthly output up to
7、 5 millions pieces.We are the best manufacturer that you can trust in China.The details for the product(as the attached photo)you inquired as following:FOB XXX,Min.Order:2,000,Price:USD1.80/pc,Delievery Time:30 days after the receipt of send you a smaple with catalog together.I look forward to see y
8、our reply!买家您好买家您好,很高兴再次收到您的查询：您在去年很高兴再次收到您的查询：您在去年9 9月月1515日曾向我们查询过竹篮，那时我日曾向我们查询过竹篮，那时我们曾寄过公司目录给您，如您需要我可们曾寄过公司目录给您，如您需要我可再寄一次给您。再寄一次给您。您并不是巴西唯一向我们查询过竹您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商，我们也曾收到来自巴西篮的进口商，我们也曾收到来自巴西ABCABC、UniversalUniversal等的进口商的查询，但等的进口商的查询，但他们总是查询另一种竹篮，如您有需要他们总是查询另一种竹篮，如您有需要，我可以向您介绍那一类的竹篮，您是，我可以向您
9、介绍那一类的竹篮，您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您？品给您？我们是有十四年专业竹制品经验的我们是有十四年专业竹制品经验的中国制造商和提供超过中国制造商和提供超过1,5001,500种多种多样的竹制品，月产量达五百万个，样的竹制品，月产量达五百万个，是您最值得信赖的中国竹制品供应是您最值得信赖的中国竹制品供应商。您询问的产品如附图资料如后商。您询问的产品如附图资料如后：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。我明天会寄一份。我明天会寄一份目录给您，若您能提供您的快递帐目录给您，若您能提供您的快递帐号，我们将把样品一同寄给您！号，我们将把样品
10、一同寄给您！2 2 涉外商务信函语篇风格涉外商务信函语篇风格的特点，也称的特点，也称7C7C原则原则 21 完整(completeness)22 简洁(conciseness)23 具体(concreteness)24 正确(correctness)25 清晰(clarity)26 体谅(consideration)27 礼貌(courtesy)2 21 1 完整完整 (completeness)(completeness)实例解说：Cellulose Tape 1/2x 3yds,with plastic dispenser 700 doz./ditto-but 1/2“x 5 yds,1,
11、000doz.”这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。中文意思是：“纤素带（幅）宽半英寸，长码，带塑料包装纤素带（幅）宽半英寸，长码，带塑料包装容器，容器，0 0打；打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长码，同上，但（幅）宽宽半英寸，长码，打。打。”问题问题是后半句不清楚。是后半句不清楚。“ditto”“ditto”在这里表示前在这里表示前面提到的商名称纤维素带，但不能包括面提到的商名称纤维素带，但不能包括“带塑带塑料包装容器料包装容器”，因此，幅英寸长码的纤维素，因此，幅英寸长码的纤维素带是否带是否 要塑料包装容器没有说清楚，不完要塑料包装容器没有说清楚，不完整。整。所以最好改
12、成：所以最好改成：Cellulose Tape 1/2x 3yds,with plastic dispenser 700 doz.Cellulose Tape 1/2 x 5yds，with plastic dispenser 1000 doz.这样既完正，又这样既完正，又清楚明确，不引起误解。清楚明确，不引起误解。2 22 2 简洁简洁 (conciseness)(conciseness)简洁是有客观标准的。虽然西方国家的作者之间在怎样用词才算简洁方面还是有争论的，不过他们的一些看法还是有一定参考价值的。怎样才能使商业书信简洁？西方国家作者有很多建议，先介绍如下：（一）避免使用陈旧的商业术语
13、 陈旧的与传统的商业术语（Commercial jargon）对信的内容没有什么作用，应该避免使用。Ex 1：Wordy:We wish to acknowledge receipt of your letter of November 14 with the check for Stg.10 enclosed and wish to thank you for sameConcise:We appreciate your letter of November 14 and the check for Stg.10 you sent with it.例二：Wordy:We take liber
14、ty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textiles in your cities.Would you please introduce to us some exporters of cotton textiles in your city?Concise:Please introduce to us some exporters of cotton textiles in your city.（二）（二）要长
15、话短说，避免罗嗦要长话短说，避免罗嗦 通常商业人士每天需要阅读大量的书信，对开通常商业人士每天需要阅读大量的书信，对开门见山，长话短说，直接切题的信特别欢迎。门见山，长话短说，直接切题的信特别欢迎。因此，因此，写信要力求长话短说，写信要力求长话短说，例如：例如：不要写不要写Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.应写作应写作Please find out the reason.不要写不要写We express our regret at being unable to fulfill your order
16、on this occasion.应写作应写作 We are sorry we cannot meet your present order.要使用简洁的语言，有可能的话，要使用简洁的语言，有可能的话，尽量使用尽量使用单词来代替某些娇柔做作的短语。单词来代替某些娇柔做作的短语。删去不必要的形容词，如下列句子中的形容删去不必要的形容词，如下列句子中的形容词或副词删去后并不影响句子的原意：词或副词删去后并不影响句子的原意：The proposal is under(active)consideration.The answer is(definitely)correct.I would(rathe
17、r)think the fare is too high.The(true)facts are as stated.（三）三）要注意每句句子的长短要注意每句句子的长短 例如：例如：“We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days,and if you would be so kind as to allow us to do so,kindly give us your reply by cable without delay.”这句话过分这句话过分“
18、客气客气”，使句子过长而不清，使句子过长而不清楚。内容要求对方同意延期交货楚。内容要求对方同意延期交货20天，天，一般情况下，应尽可能提出延期到那一一般情况下，应尽可能提出延期到那一天的具体日期。天的具体日期。这句话可压缩为：这句话可压缩为：Please reply by telegram immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.2 23 3 具体具体 (concreteness)(concreteness)2 24 4 正确正确 (correctness)(correctness)商业书信必须
19、写得正确，因为它涉及到买卖双方的商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。）的根据。广义的说，商业书信的正确性表现在广义的说，商业书信的正确性表现在：（一）（一）运用正确的语言水平运用正确的语言水平 （二）（二）叙述得正确叙述得正确 （三）（三）数字要正确数字要正确 （四）（四）正确理解和运用商业术语正确理解和运用商业术语 （五）（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他 的六个的六个 。（一）一）运用正确的语言运用正确的语言（二（二 ）叙述得正确）叙述得
20、正确叙述得正确叙述得正确：商业书信的内容要叙述得正确，商业书信的内容要叙述得正确，既不要说得不够既不要说得不够(Understatement)，更不要说，更不要说得过头得过头(Overstatement)。例一例一 This stove is absolutely the best(or:the very best)on the market.(这种炉子是市场上绝对最好的炉子。这种炉子是市场上绝对最好的炉子。)这句话是用来介绍商品的，但没有这句话是用来介绍商品的，但没有具体介绍商具体介绍商品的性能，而是抽象地断定这种炉子是品的性能，而是抽象地断定这种炉子是“市场市场上最好的上最好的”。这样介绍
21、商品，不但不能达到推。这样介绍商品，不但不能达到推销的目的，反而使人对写信人有销的目的，反而使人对写信人有“卖狗皮膏药卖狗皮膏药”的感觉。的感觉。改写 Our model A195 is designed on modern lines,without any increase in fuel consumption,25%more heat than the older models.So you will agree that it is the outstanding stove for economy of fuel.(我们的型炉子是按近代样我们的型炉子是按近代样式设计的，在不增加燃料
22、消耗的情况下式设计的，在不增加燃料消耗的情况下，比其他各种旧式炉子温度高。，比其他各种旧式炉子温度高。所以，你会同意，这是优良的节约燃料所以，你会同意，这是优良的节约燃料的炉子。的炉子。)（三）（三）字要正确字要正确字要正确：字要正确：做对外贸易离不开数字。对商业书信中的数字的正做对外贸易离不开数字。对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时确性要特别加以注意，有时“失之毫厘，差之千里失之毫厘，差之千里”。甚至引起不同的理解。甚至引起不同的理解。（a）“以上以上”，“以下以下”，“以前以前”，“以后以后”，“从从.到到.”等的表达法等的表达法 （b）二美元和二美元以上）二美元和二美元以上$
23、2 or (and)$2 above (over)不少于罗的定单不少于罗的定单 50gross or(and)up(upward,upwards)（四）（四）正确理解和运用商业术语正确理解和运用商业术语理解和运用商业术语理解和运用商业术语：一般常用的商业用语用字简洁，意义明一般常用的商业用语用字简洁，意义明确，使用得好，工作进行得顺利，使用确，使用得好，工作进行得顺利，使用得不好，就会引起混乱，误解，甚至产得不好，就会引起混乱，误解，甚至产生不必要的纠纷生不必要的纠纷.如：You ask very short delivery for your order.写信的人原意是说“你们要求赶快交你们
24、的定货。”可是short delivery不是快点交货的意思，而是“短交”的意思，这就用错了商业术语。因此，应该说：Your require quick(prompt)delivery of your order.（五）正确运用其他的六个。2 25 5 清晰清晰 (clarity)（一）避免使用可能产生不同理解或意义不一）避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词明确的词 例一例一 As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco,we have bimonthly direct services.(从香港到旧金山有直达船，从香港
25、到旧金山有直达船，)但是但是bimonthly 究究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。次？不明确。因此，最好清楚明白说明因此，最好清楚明白说明一个月两次一个月两次还是还是两个月一次两个月一次”（a）We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco.（每月两次直达船）（b）We have semimonthly direct sailing from Hongkong to San Francisco.（每半月一次直达船）（c）We have a
26、direct sailing from Hongkong to San Francisco every two month.（每两个月一次直达船）（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：a)Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible;b)Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter.以上两句中的“”修饰的内容不同：a)你们要求我们尽快做些什么
27、。b)请尽快告诉我们。a)可译成“请告诉我们你们要我们为此尽快做些什么”；b)可译为“请尽快告知，你们要我们为此事做些什么”。（三）注意代名词（三）注意代名词,关系代词和先行词的关关系代词和先行词的关系按照英语习惯系按照英语习惯,句子中的代名词和关系句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚特别注意，以免引起误解或不清楚.例：例：不好：They informed Messrs.John&Smith that they would receive an answer in a few days.较好：They infor
28、med Messrs.John&Smith that latter would receive an answer in a few days.(四四)注意前后一致和紧凑，连贯注意前后一致和紧凑，连贯 不一致：不一致：Being a certified public accountant,I am sure you can help us.一致：Being a certified public accountant,you can surely help us.or;As you are a certified public accountant,I am sure you can help
29、us.（五）仔细和恰当地分段落五）仔细和恰当地分段落 商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）现举例说明：Dear Sirs,It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter
30、of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency.Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted,we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction
31、 of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France.Yours faithfully,以上这封信只有一段，供两句。第一句39字，第二句66句。读后虽 然能基本了解其内容，但读起来很舒服。信的内容大体有三点：伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止 开立信用证；这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能
32、取消；.希望对方随时告之有关情况。按照这三点，适当地分段，把信重新改写，读起来比原来的清楚易按照这三点，适当地分段，把信重新改写，读起来比原来的清楚易懂：懂：Dear Sirs,It is reported in a vernacular newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign cur
33、rency funds.Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and willbe released with establishment if a new import policy.We are much concerned,however,about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran.We,therefore,shall be obliged if you will keep us well info
34、rmed of development of this new state of affairs,especially in connection with imports from France.Yours faithfully,26 体谅体谅(consideration)27 礼貌礼貌(courtesy)COURTESY译成“礼貌”。但是根据西方国家函电书籍作者普遍的看法，所谓COURTESY是“客气而又体谅人”的意思。这样的形式很多，现在提供一些常见的供参考：（一）把命令变成请求的常用形式：Please,Will you.,Will you please.,如：a)Will you gi
35、ve us more detailed information on your requirement?b)Will you please(kindly)let us hear from you on these two points?（二）虚拟式（Past Subjunctive From）如：a)Would you compare our sample with the goods of other firms?b)We would ask you to ship the goods by the first available vessel.c)We wish you would let
36、 us have your reply soon.d)This would seem to confirm our opinion.e)We should be grateful if you would help us with your suggestion.f)We might be of some service to you in a similar case.以上的b,也可用 will,shall,may,但是用Past Subjunctive Form则表示更客气婉转些。27 礼貌礼貌(courtesy)（三）缓和用法（Mitigation）为了缓和过分强调或刺激对方，常用:We
37、 are afraid,we would say,we may(or,might)say,we(would)think,it seems(or would seem)to us,we(would)suggest,as you are(or:may be)aware,as we need hardly point out等等表达法来缓和语气，如：a)It was unwise of you to have done that.We would say that it was unwise of you to have done that.b)You ought to have done it.I
38、t seems to us that you ought to have done it.c)We cannot comply with your request.We are afraid we cannot comply with your request.d)Our products are the very best on the market.We might say that our products are the very best on the market.符合符合7C7C原则的信函实例原则的信函实例Dear Sirs,Our client in Mumbai reques
39、ts us to obtain from you a pro forma invoice for color TV sets with the following specifications:“Haier”brand color TV sets 25-inch and 34-inch(each 500sets).Would you please airmail us the soonest possible your pro forma invoice for 1,000 color TV sets with prices CIF Mumbai,so that we obtain our c
40、lients confirmation.There is no question about our getting the necessary import license from our authorities.As soon as the said license is approved,we shall establish an L/C in your favour.Thank you for your close cooperation in this respect.Yours Sincerely,John Smith敬启者：敬启者：我们的一个孟买客户要求我们从贵方取我们的一个孟
41、买客户要求我们从贵方取得下列规格的彩色电视机形式发票：得下列规格的彩色电视机形式发票：“海尔海尔”彩色电视机彩色电视机2525英寸和英寸和3434英寸各英寸各500500台。台。请尽快航邮注有孟买到岸价格的请尽快航邮注有孟买到岸价格的1 1，000000台彩色电视机的形式发票，以便我们取得客台彩色电视机的形式发票，以便我们取得客户认可。从当局取得必要的进口许可证当无户认可。从当局取得必要的进口许可证当无问题。问题。一俟获得许可证即开以贵方为受益人的一俟获得许可证即开以贵方为受益人的信用证。信用证。感谢贵方的密切合作。感谢贵方的密切合作。你真诚的，你真诚的，约翰史密斯约翰史密斯第二节第二节 商务
42、信函的文体特点及其翻译商务信函的文体特点及其翻译1 1 商务信函的文体特点商务信函的文体特点 1 11 1 词汇使用特点词汇使用特点 1 11 11 1 用词规范正式用词规范正式 1 11 12 2 表意准确、专业性强表意准确、专业性强 1 11 13 3 用语朴素、淡于修饰用语朴素、淡于修饰 1 12 2 语法使用特点语法使用特点 1 12 21 1 句子类型句子类型 1 12 22 2 句式结构句式结构 （1 1）复合句与简单句结合，以复合句为主）复合句与简单句结合，以复合句为主 （2 2）常用并列结构）常用并列结构 （3 3）状语位置独特）状语位置独特 1 12 23 3 虚拟语气的运用
43、虚拟语气的运用2 2 商务信函的翻译要点商务信函的翻译要点 2 21 1 商务英语信函翻译的原则商务英语信函翻译的原则 2 22 2 商务英语信函翻译的注意事项商务英语信函翻译的注意事项1 1 商务信函的文体特点商务信函的文体特点11 词汇使用特点词汇使用特点111 用词规范正式用词规范正式 （1）商务英语信函经常以意义相同或相）商务英语信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以，如以inform或或advise代替代替tell，以，以duplicate代替代替copy，以，以dispatch代替代替send，以，以otherwise代替代
44、替or；以介词短语代替；以介词短语代替简单的介词，如以简单的介词，如以as for，in respect to，in connection with和和with regarding to等等代替代替about等。等。例如：例如：We are pleased to advise you that your order NO.105 has been dispatched in accordance with your instruction.我们很高兴地通知你们：第我们很高兴地通知你们：第105号号订单货物已遵照你方指示运出。订单货物已遵照你方指示运出。1 11 11 1 用词规范正式用词规范正
45、式We will meet you half way by offering a discount of 5%in view of our long pleasant relations.鉴于我们之间长期愉快的业务关系，本公鉴于我们之间长期愉快的业务关系，本公司将酌情考虑给予司将酌情考虑给予5%的折扣。的折扣。（2）商务信函中还经常使用）商务信函中还经常使用here/there+介词构成的复合词，如介词构成的复合词，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefore等。等。例如
46、：All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof.In such a case,Seller is bound to reimburse buyer for any loss or damage sustained therefrom.All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof.所有报盘和销售均应遵守本报价
47、单背面所有报盘和销售均应遵守本报价单背面所印的条款。所印的条款。In such a case,Seller is bound to reimburse buyer for any loss or damage sustained therefrom.在次情况下，卖方负责偿还买方由此所在次情况下，卖方负责偿还买方由此所遭受的损失。遭受的损失。1 11 12 2 表意准确、专业性强表意准确、专业性强商务信函用词表意准确、专业性强，主要表商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在使用大量的专业术语、行话、外来词、现在使用大量的专业术语、行话、外来词、缩略语以及一般词语在商务英语语境中的特缩略语以及一
48、般词语在商务英语语境中的特殊用法。殊用法。（1）专业术语类：）专业术语类：Trimming charges 平仓费平仓费 insurance policy 保险单保险单 coverage 保险项目保险项目 establishment 开证开证 counter-suggestion 反还盘反还盘 surcharges附加费附加费 pro forma invoice premium clearance sale underwriter 保险人 L/C CIF FOB bid C.B.D.counter-offer irrevocable letter of credit pro forma inv
49、oice形式发票 premium保险费 clearance sale清仓削价销售 underwriter 保险人 L/C 信用证 CIF 到岸价格 FOB离岸价格 bid 递盘 C.B.D.付现提货 counter-offer还盘 irrevocable letter of credit 不可撤消信用证1 11 12 2 表意准确、专业性强表意准确、专业性强例如：We shall cover TPND on your order.我们将为你方的货物我们将为你方的货物投保盗窃和提货不着险投保盗窃和提货不着险。It would be appreciated if you would let us
50、know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.请报下列商品伦敦请报下列商品伦敦船上交货船上交货之最低价。之最低价。（2）外来词类：）外来词类：拉丁语的拉丁语的status quo（现状），意大利语的（现状），意大利语的del credere（保付货价的），汉语中的（保付货价的），汉语中的litchi（荔（荔枝），枝），tungoil（桐油），（桐油），mango（芒果）等。（芒果）等。（3）行话：长期的函电交往使人们在使用术语上）行话：长期的函电交往使人们在使用术语上形成共识
