1、采 购 监 控07CONTENTSl采购监控是采购主管的重要职责,也是直线管理人员的重要职责,采购监控的主要依据是采购计划,因为在采购的运作过程中,实际工作与采购计划往往会出现偏差,而采购监控的职责就是纠正偏差,并采取各种措施,把那些不符合要求的采购活动纳入到正常的轨道上来,使企业稳定地实现采购的目标。l采购监控就是对采购流程的控制。采购流程的控制包括了整个采购的流程,但这并不意味着整个采购流程的各种活动都是控制的直接对象,因为这需要花费大量的资源,是不可能也是不必要的。采购监控应当抓住采购流程中的关键点,以重点控制达到控制全局的目的。l从采购监控的对象来看,主要有采购目标、采购方式、采购人员
2、、采购资金、采购信息管理以及采购货物的接收。一一 采购监控的方法采购监控的方法 针对采购监控的对象不同,可以分别采取不同的监控方法。(一)对采购目标的监控(二)对采购方式的监控(三)对采购人员的监控(1)加强采购人员的素质管理。采购人员应当具备较高的道德素质,要有敬业精神,热爱企业;要品性正派,不贪图私利;采购人员应当有较高的业务素质,对材料的特性、生产过程、采购渠道、运输保管、市场交易行情、交易规则等有深入的了解;采购人员应当思维敏捷,表达能力强。(2)制定采购人员行为规范。要经常就规范加以宣传,一旦有人违反该行为规范,应及时、严格执行奖惩。(四)对采购资金的监控(五)对采购信息管理的监控(
3、六)对采购货物接收的监控二二 采购监控的实施采购监控的实施 概括而言,采购监控应该从以下几个方面着手实施。(一)建立健全采购规章制度(1)采购控制程序。(2)采购规范。(3)采购管理办法。(4)采购作业规定。(5)采购作业指导。(6)外协加工管理办法。(7)材料与采购管理系统。(8)进料验收管理办法。(9)采购争端解决的规定。(二)实施标准化采购作业流程(1)要制定标准化的采购作业流程,制定采购作业手册,明确每一个步骤,对出现的每一种情况的处理办法都要作出规定,要求每一个步骤都要留下记录,这样才能有效地进行监控。(2)要明确采购人员的权限范围,即给予采购人员一定的自主权,以提高其积极性,提高工
4、作效率。但是,对权限范围也要给予限制,防止采购人员滥用权力,增加采购风险,给企业带来经济损失。(3)建立请示汇报制度,如果出现超越权限范围的情况,要及时请示采购主管,或者采购副总经理。特别是在采购活动中的一些关键环节,如签订合同,改变作业程序、指标等,一定要及时请示汇报。(4)建立资金使用制度,对采购资金的使用要建立严格的规章制度,对资金使用的各环节须加以监控。特别是货款的支付,要慎重从事,充分考虑供应商的信用情况,从而降低采购风险。(5)建立运输进货控制制度,降低进货风险,在签订采购合同时要明确进货风险与责任以及理赔的相应办法,一些贵重货物要办理好保险,降低采购进货的风险。(三)建立采购评价制度(1)对采购人员的评价。(2)对采购部门的评价。(四)及时对采购人员进行奖惩(五)采购内部审查在执行采购内部审查制度时,应注意以下两点:(1)秉公办事、防止舞弊。同时,也要防止互相推诿、逃避责任的行为。(2)发现并纠正错误。技术的进步使得工作处理上的错误逐渐减少,因此,这里所说的错误,多数是原始数据的错误,例如采购物料的数量、规格、品质、时间等。
