1、备品备件管理制度及外委修理管理制度902020年4月19日文档仅供参考，不当之处，请联系改正。备品备件管理制度为进一步规范公司备品配件管理，实现备品配件管理的精细化，帮助备品配件业务人员和新进人员熟悉备品配件工作内容和工作流程，尽快适应工作岗位，提高业务技能和管理水平，满足公司备品配件管理的需要。在系统总结近几年备品配件管理经验的基础上，优化分级采购方案和管理流程，增强信息管理，完善监督考核机制，提高备品配件管理的规范性，重新修订编写了备品配件管理业务指导书，用于指导公司备品配件的管理工作。第一章 备品配件的范围第二章 备品配件的定额管理1、 定额的含义2、 定额的编制3、 定额的审核4、 定
2、额的分解、考核与优化第三章 备品配件计划管理1、 计划的重要性2、 计划的编制3、 计划的评审4、 计划的实施5、计划的申报质量考核和追究第四章 备品配件采购权限管理1、 采购权限的划分2、 分级采购方案3、 一厂一策式分级采购管理4、浙江区域分级采购管理第五章 事故和交叉备件管理 1、 事故备件的范围 2、 事故备件的采购、储备和领用 3、 交叉储备备件的范围、采购、储备和领用第六章 进口备品配件管理1、 计划的申报2、 计划的审核3、 入、出库及付款流程第七章 备品配件采购管理1、 备品配件采购的方式2、 招（议）标采购程序3、比质比价采购程序4、采购合同的签订5、合同的履行及管理6、采购
3、渠道和供应商管理第八章 备品配件验收及仓储1、 备品配件的验收2、 备品配件入库及付款流程3、 备品配件仓储管理4、 备品配件的账务管理第九章 备品配件领用及消耗1、 备品配件领用管理2、 备品配件领用流程3、 备品配件消耗管理第十章 备品配件调剂管理1、 废旧备件管理2、 调剂管理3、 调剂流程第十一章 备品配件基础管理1、 备品配件目录编制2、 技术资料管理第十二章 备品配件监督管理第十三章 备品配件管理报表及信息披露管理1、备品配件管理报表2、备品配件信息披露内容第十四章 备品配件信息化管理1、 信息化管理要求2、 备品配件的编码一 备品配件的范围生产性维修用备品配件和辅助材料属股份公司
4、机电保全部、供应部两个部门管理，为便于归口管理和统计，机电保全部、供应部分别按以下范围进行归口管理：1.1由机电保全部归口管理的范畴1.1.1粉磨设备备件：主要是指球磨机隔仓板、衬板、护板；选粉机叶片及粉磨设备用其它备件；1.1.2破碎设备备件：主要是指破碎机锤头、锤轴、衬板、篦子板及破碎设备用其它备件；1.1.3输送设备备件：主要是皮带机托辊、滚筒；提升机、板喂机、螺旋输送机链条、斗子、槽板、吊瓦及输送设备用其它备件；1.1.4计量设备备件：主要是指各种皮带称、喂料称、配料称、地中衡用备件；1.1.5装卸设备备件：主要是指各种包装机、门机用各种备件等；1.1.6环保、工艺阀门、各类风机、水泵
5、设备备件：主要是指各种袋收尘、工艺阀门、膨胀节、各类风机、空压机、水泵、冷却塔等设备用各种备件；1.1.7机电设备用各种液压、润滑元件及气动元件；1.1.8机电设备用滑动轴承、滑动轴承座、非标轴承及轴承座；1.1.9非国家标准的密封件、机械传动用专用链条、链轮；1.1.10特殊的紧固件，如耐热不锈钢紧固件、高强度及特殊用途的紧固件；1.1.11传动装置中减速机及部件、制动器、联轴器、液力偶合器、电动滚筒备件；1.1.12化验室各类专用设备备件；1.1.13电机、变压器、变频器、软启动器、供配电设备、200A及以上容量的断路器、接触器；1.1.14 DCS、PLC控制系统备件、计量设备、料位计、
6、电动执行器、UPS电源、热电偶、热电阻，各种变送器和控制仪表、光缆及特殊电缆；1.2由供应部归口管理的范畴1.2.1机动运输车辆；1.2.2各类工程机械备件，如各种装载机、推耙机、叉车等备件；1.2.3各种三角带及“V”形带、输送皮带、环形皮带，斜槽帆布；1.2.4各种滚动轴承及标准轴承座；1.2.5各种标准紧固件；1.2.6各种标准橡胶密封件、各种盘根；1.2.7各种二类电气产品、电线、电缆；1.2.8各类钢材；1.2.9球磨机耐磨钢球；1.2.10各类润滑油、脂；1.2.11蓬布、收尘袋；1.2.12标准砂；1.3公司在申报计划、统计和分析时应按归口管理的范围进行，具有委托采购权的公司（如
7、生技处、供应处分别承担采购职责时），也应按上述范围归口管理进行采购。1.4下列属固定资产范畴，由股份公司归口统一管理，不属于备品配件范畴，按股份公司固定资产管理相关制度进行管理。使用期限超过一年，单位价值在 元以上，在生产经营活动中独立发挥作用，而且保持原有物质形态的劳动资料和其它物质资料，包括土地、房屋及建筑物、机器机械设备、运输设备、电气电子设备、通讯设备、办公设备，以及其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在 元以上，而且使用期限超过两年的，也应作为固定资产。二备品配件的定额管理公司对备品配件的管理实行定额制管理，定额分吨产品消耗定额、储备定额。储
8、备定额根据生产线的规模、数量、现有库存金额确定；公司要从定额指标管理入手，抓营运质量；认真落实“二项定额”编制、分解和考核工作，实行月度控制、季度分析。定额实际执行情况要与相关负责人和管理责任人员的薪酬考核挂钩。2.1年度定额计划备品配件年度定额计划由吨产品消耗定额计划、储备定额计划组成。2.1.1编制依据2.1.1.1年度生产经营综合计划；2.1.1.2各项单耗定额；2.1.1.3公司设备运行现状及设备管理年度计划；2.1.1.4公司历年来吨产品消耗的历史统计数据或股份公司内同类生产线吨产品消耗的历史统计数据。2.2编制方法2.2.1定额编制重点编制吨产品消耗和储备计划；2.2.2吨产品消耗
9、定额编制：根据上述各项计划及有关统计数据,按备件分类标准及生产线或生产区域确定生产线或生产区域年度备件消耗量，汇总确定公司年度备件消耗总量；按公司生产经营综合计划确定的总产量计算出吨产品消耗额度；2.2.3储备定额的编制：公司依据年度备品配件消耗总额、上年度备件储备总额及新增产能规模确定储备总额；2.2.5每年12月份公司机、电专业根据本专业的实际情况编制本专业年度定额计划编制公司备品配件管理定额计划，报公司办公会审核后报股份公司机电保全部。2.2.6备件消耗定额编制格式如下： 公司 年备品备件分区域消耗定额计划 生产区域备件类别月度小计 年度小计 月消耗（元）月产量（吨）月消耗（元/吨）年消
10、耗（元）年产量（吨）年消耗（元/吨）水泥粉磨（ * ）衬板链条其它小计发运合 计 2.3定额的审核各子公司按上述要求编制备品配件管理二个定额计划报机电保全部，机电保全部组织初审并召集专业委员会进行评审，报股份公司审定后报集团公司审批。2.4定额的分解、考核与优化2.4.1消耗定额的分解：备品配件消耗定额经集团公司审批下发后，在实际生产和备品配件供应中必须认真贯彻执行，公司应建立健全日常管理制度，加强定额基础管理，并按本公司实际管理情况按管理区域对定额进行分解，落实到各二级单位和管理责任人；公司也可根据实际情况按月度对定额进行分解，但分解后整个公司的年度消耗必须控制在股份公司审批下发的定额之内。
11、定额一般按发运、水泥粉磨系统二个区域进行分解，同时要细化分解到每条生产线，以便实际考核工作的可操作性。工程机械由供应部门管理，指标由供应部门确定。码头到熟料库顶及放散系统属发运区域。年度定额指标能够按月度均指标分解，也可根据实际生产计划检修情况，按月指标不均分解。2.4.2定额的考核2.4.2.1公司对定额分解后与本公司二级单位及管理责任人的月度考核挂钩，年终与二级单位领导及管理责任人考评挂钩，同时须建立健全一整套适合本公司管理特点的定额管理制度，如备品配件领用的分级审批制度、超定额使用审批制度、交旧领新制度、修旧利废和废旧备品配件处理制度等。2.4.2.2股份公司依据生产经营计划确定的定额指
12、标，按公司实际执行情况对公司领导班子年薪挂钩考核。2.4.2.3备品配件超出定额标准的，由公司申报计划，报集团公司特批后，方可使用超定额指标。3备品配件采购计划管理备品配件采购计划是企业生产经营计划的重要组成部分，是装备管理工作的中心环节,有了准确严密的计划，才能据以有效进行组织、实施把握装备运行状态。准确编制备品配件月度采购计划，是公司落实“二项定额”管理的前提，也是在低储备状态下满足生产运行的关键。3.1月度采购计划的编制与申报3.1.1公司机、电专业管理部门根据下月生产、设备维修实际情况，结合库存储备，合理考虑采购周期及储备量，经研讨后每月25日前向生技处申报下月备品配件采购计划。3.1
13、.2月度备品配件计划应列出明确的备件名称、规格型号、数量、库存数量、到货时间、供货单位建议等，对有特殊要求的备品配件必要时需提供样品、图纸、生产厂家、材质等资料。3.1.3生技处根据申报的备品配件计划，编制下月备品配件采购计划。3.1.4公司要重视并加强计划的编制工作，努力提高配件计划的编制质量，应指定熟悉现场、有经验且工作责任心强的专人负责。3.2月度采购计划的评审3.2.1生技处组织各生产单位召开月度备品配件评审会，公司分管领导参与，对上月备品配件执行情况进行通报，对下一月备件计划进行评审。3.2.2审核依据：3.2.2.1下月实际需用量3.2.2.2各类备品配件的合理储备量（生产消耗情况
14、、采购周期）3.2.2.3当前实际库存情况3.2.2.4公司可供调剂的库存资源3.2.2.5市场因素（市场价格变动、资源情况）3.2.2.6 供应商的批量价格优惠情况3.2.2.7公司资金状况3.2.2.8全年备品配件定额3.2.3经公司评审后的统购备件计划于每月4日前报报区域装备小组，由区域装备小组报机电保全部对公司上报的统购采购计划进行汇总、评审并编制公司月度统购备件采购计划报公司分管领导审核后，于每月10日前反馈给公司设备管理部门。3.2.4机电保全部评审时主要是结合公司生产线的维修、现有储备情况，兼顾事故备件、交叉备件区域储备和工程项目可调剂情况，对消耗量大、制造周期长的耐磨件及价值较
15、高的传动减速机等备件规格型号、技术参数、采购数量和采购时间进行审核。3.3月度采购计划的实施：3.3.1统购采购备件计划由机电保全部负责实施采购或机电保全部委托公司实施采购；3.3.2委购备件由公司负责组织实施采购。3.3.3对机电保全部评审并经股份公司领导审批的计划中需公司修改和确认完善的内容，公司必须认真执行保证计划的严肃性。3.3.4属统购备件机电保全部书面委托公司采购，公司需将其实际执行情况于下月3日前与月度备件计划一起反馈、上报机电保全部，具体格式见下表： 公司 月份委托采购备件执行情况反馈表序号备件名称规格、型号单位计划采购实际采购执行情况说明3.4紧急备品配件采购计划的申报和执行
16、：紧急备品配件采购计划需经公司生技处分管领导签字，公司分管领导审批后，公司可先行采购，后补充到下月采购计划中，其中统一采购备件需上报机电保全部，经机电保全部（书面委托后）后可自行采购。公司评审并经分管领导审核后报股份公司机电保全部3.5统购备件计划审核流程如下：公司设备管理部门根据各生产单位申报情况初步评审并编制本公司采购计划审批结果反馈给公司设备管理部门机电保全部组织评审并报股份公司领导审批后执行3.6月度备品配件采购计划申报格式： 公司 月份采购备件计划申报表序号备件名称规格与图号单位装机数量库存数量申报数量用途建议厂家备注公司领导： 部门领导： 编制：装机数量指同一公司内有互换性的备件总
17、数，装机数量、库存数量的准确是审核计划的关键；规格、图号准确性直接决定采购的效率和差错。3.7经常统计分析逐步了解备品配件的正常寿命周期，为科学编制备品配件计划，需熟悉部分备品配件使用寿命。 在日常设备管理中要对各类备件使用情况进行状态检测，掌握各类备件使用规律。3.8备品配件计划申报质量考核和追究3.8.1计划有效期：月度备件计划有效期为三个月，三个月内仍未采购的备件计划，如需采购须重新申报采购计划。对未采购的备件计划首先应分析原因，如属计划不科学、现场实际情况有变更或规格型号错误等应作废或调剂到新计划中，以不断提高计划的编制水平和体现计划的有效性。3.8.2计划审核：统购备件计划审核采取公
18、司和机电保全部二级评审制，计划经公司审核申报后需机电保全部组织评审，计划的审核要落实问责制，杜绝盲目采购造成的积压和浪费。3.8.3责任追究：因计划不准确造成备件积压或储备超定额的，应对相关人员进行责任追究和经济赔偿。 3.8.4 备件超储和积压的界定备件超储是指公司备件的库存总额超过了股份公司所规定储备定额的部分。备件积压是指因计划不准确、规格、型号错误或因工作责任心不强而导致多购、误购，且一定时期内不需使用或不能使用的备件；不含因现场设备技改或撤除后造成积压的备件。4备品配件采购权限管理按照“集团有优势的集团做、子公司有优势的子公司做”的原则，为充分发挥股份公司统一采购和供应的成本和规模效
19、应，进一步规范备品配件管理，降低运行成本，兼顾各子公司管理水平不一，考虑各子公司地域的差异性，对备品配件进行分级采购管理。4.1采购权限的划分4.1.1进口配件由国际业务部负责采购，国产化的进口备件由机电保全部负责采购或书面委托白马厂采购；4.1.2事故备件事故备件中的进口备件由国际业务部负责采购，国产事故备件由机电保全部负责采购，事故备件修复由机电保全部负责或书面委托子公司办理；4.1.3统购备件由机电保全部负责采购或书面委托公司采购；4.1.4委购备件由公司自行采购；4.1.5原配置没有，生产需增加或改进的部件由机电保全部负责采购或书面委托子公司采购。4.2事故备件范围事故备件主要指生产线
20、主机设备的关键部件，其范围由公司专业委员会讨论确定。事故备件主要指：4.2.1破碎机转子等关键部件；4.2.2大型风机转子等关键部件；4.2.3粉磨系统大型斗提机、选粉机、磨机传动减速机及瓦、磨机球面瓦等关键部件；4.2.4主机设备用高压电机。4.3统购备件范围4.5.1耐磨件：球磨机隔仓板、衬板、护板；破碎机锤头、转子、推力板、篦子板；4.5.2输送链：提升机、板喂机等输送链条；4.5.3皮带机各类托辊；4.5.4传动设备备件： 15kw及以上减速机、电动滚筒总成件；4.5.5电气自动化设备备件：高压电机和90kw及以上低压电机总成件；15kw及以上变频器、软启动器总成件； DCS和PLC控
21、制系统备件；4.5.6单价在2万元以上的备品配件。4.4委购件范围4.6.1铆焊件、非标加工件；4.6.2备件修复；4.6.3包装、收尘、风机、泵类、空压机、液压、气动备件；4.6.4输送设备备件；4.6.5起重设备备件；4.6.6装（卸）车（船）机备件；4.6.7制动器、联轴器、液力偶合器；4.6.8电机集电环、碳刷、风叶等备件；4.6.9 200A及以上容量接触器、断路器和现场仪表；4.6.10机电保全部书面委托采购的备品配件；注：上述1至9项的委购备件范围均不含事故备件、统购备件。4.5统购备件合同：4.5.1统购备件合同是指股份公司经招（议）标与相关供应商签订的合同，主要是指球磨机耐磨
22、件、皮带机托辊、输送设备链条、破碎机锤头、热电阻（偶）年度合同；4.5.2统购备件合同主要由机电保全部负责执行，由机电保全部负责下达备件送货计划、催货、办理委托付款函；公司按合同要求负责备件到货的验收及使用跟踪，出现异常情况及时与机电保全部联系，并按机电保全部书面委托函要求办理合同付款； 4.6渠道备件合同：4.6.1渠道备件合同是指股份公司为发挥集团规模采购优势、降低备件采购成本与相关供应商签订的合同，主要为空压机、液压气动元件、铆焊件、非标加工件、袋收尘、卸料器、液偶、各种专用螺栓、包装机、皮带机清扫器、电气自动化元器件备件合同；机电保全部要随时跟踪、掌握、了解渠道合同的执行情况，如发现备
23、件性价比优于上述渠道备件合同所规定的供应商，要及时对原有供应渠道进行调整和优化。4.6.2渠道备件合同由公司自行下达计划采购，属于渠道合同范围内的月度备件计划不需上报机电保全部。4.6.3渠道备件合同实行动态管理，如公司能够采购到性价比优于渠道备件合同规定的备件，公司能够另行选择供货渠道采购，其采购价格不得高于渠道价，如高于渠道价，责令相关责任人进行赔偿。 4.7一厂一策式分级采购管理4.7.1备品配件分级管理根据公司特点，在上述分级的基础上，逐步扩大分级采购的比例，根据公司阶段性设备管理特点及生产线实际配置情况，按“一厂一策”定期进一步细化分级内容，逐步建立成本最低、速度最快、质量最优的备件
24、保供体系，并形成区域内备件保供网络。4.7.2 为执行好分级采购工作，机电 保全部要定期对公司备件采购范围及情况进行检查，也可组织各子公司之间进行互查，确保备件采购在授权范围内执行。4.7.3公司备品配件具体分级采购内容见机电保全部下发给公司的台州海螺备品配件采购分级管理的实施方案。5事故与交叉备件管理事故备件是充分发挥集团公司规模优势进行集中购置、统一和交叉储备、统一调配使用。事故备件储备方案在各子公司上报的基础上，经专业委员会认真研讨后由机电保全部编制报公司审批后执行，对事故备件储备方案，根据实际使用情况，定期优化。5.1事故备件的范围5.1.1当前针对粉磨站事故备件主要是指：5.1.1.
25、1进口和国产大型斗提机传动减速机等关键部件；5.1.1.2选粉机传动减速机等关键部件；5.1.1.3磨机主减速机高速轴及瓦等关键部件；5.1.1.4高压电机。5.2事故备件的采购、储备和领用5.2.1事故备件由机电保全部统一管理，集中采购，统一和交叉相结合的方式储备，储备的事故备件不占用公司储备定额。5.2.2公司领用事故备件前需向机电保全部提出申报，办理相关手续，经机电保全部初审并经股份公司分管领导批准后方可领用。5.2.3事故备件领用后即进入公司当期备品配件消耗；事故备件领用后机电保全部负责修复或补充，并对事故备件库存动态情况及时向专业委员会和公司报告。5.2.4事故备件付款流程机电保全部
26、办理付款结算通知白马财务开发票并提交公司财务处白马财务审核生技处办理入、出库手续提交财务处和仓库保管员并办理付款手续公司财务处向生技处提供需办理入、出库的事故备件清单及价格公司财务处将付款情况反馈给机电保全部财务处付款 公司仓库保管员建立出、入库账5.3交叉储备备件为了进一步提高备品配件利用率，防止少数价值较大，利用率不高的备品配件重复采购和储备，对一些主要备品配件实行交叉储备。5.3.1交叉储备备件的范围：5.3.1.1传动用减速机类：如重板喂料机减速机、大型电动滚筒、各种7.5KW以上的DCY、ZSY传动减速机等；5.3.1.2液偶总成类：粉磨站设备用500以上液偶总成件；5.3.1.3电
27、器备件类：75KW以上交流电机、45KW以上变频电机、30KW以上变频器、45KW以上软启动器、计量秤控制器等；5.3.1.4交叉储备备品配件的储备方案，在公司上报的基础上经机电保全部研讨评审报批后执行。5.4交叉备件的采购、储备和领用5.4.1交叉备件由机电保全部统一管理，集中采购，采取交叉的方式储备，储备的交叉备件占用各子公司的储备定额；5.4.2公司领用交叉备件前需向机电保全部提出申报，办理相关手续，经机电保全部批准后方可领用。5.4.3交叉备件领用后即进入公司当期备品配件消耗；交叉备件领用后机电保全部负责修复或补充，并对交叉备件库存动态情况及时向专业委员会和各子公司报告。5.4.4交叉
28、备件付款流程公司财务开发票并提交相应公司财务处公司生技处机电保全部办理付款结算通知生技处办理入、出库手续提交财务处和仓库保管员并办理付款手续公司财务处向生技处提供需办理入、出库的交叉备件清单及价格 财务处付款公司财务处将付款情况反馈给机电保全部 公司仓库保管员建立出、入库账6进口备品配件管理进口备品配件技术管理和计划审核由机电保全部负责，采购由国际业务部办理，具体按安徽海螺集团有限责任公司进出口业务管理办法办理。6.1进口备品配采购计划的申报6.1.1公司设备管理部门根据年度工厂生产、设备维修情况，合理考虑进口备品配件采购周期及储备量，编制进口备品配件采购计划，进口配件采购计划每半年申报一次，
29、经公司分管领导审批后于每年的5月25日、11月25日前上报机电保全部；6.1.2进口配件采购计划应注明备件名称（中文、英文）规格型号、数量、所属主机名称及出厂编号、主机制造厂家等，对一些总成类部件，应单独注明规格型号、出厂编号、主机制造厂家等，对有特殊要求的备品配件必要时需提供样品、图纸等资料。6.1.3进口备品配件计划申报表格式： 公司 年进口备件计划申报表序号备 件名 称（中文）备 件名 称（英文）规格型号出厂编号单位数量制造厂家主机名称备注公司领导： 部门领导： 编制：6.2进口备品配件计划的审核6.2.1进口备品配件采购计划审核依据：6.2.1.1公司半年度内实际需用量6.2.1.2进
30、口备品配件的合理储备量（生产消耗情况、采购周期）6.2.1.3当前实际库存情况6.2.1.4 公司可供调剂的进口库存资源6.2.1.5市场因素（市场价格变动、资源情况）6.2.1.6公司资金状况6.2.1.7全年备品配件定额6.2.2机电保全部计划主管根据上述内容进行审核，编制机电保全部进口配件采购计划，报分管领导和部长双签后，上报公司领导及董事长批准，将批准后的采购计划送交进出口业务部门执行采购，并将计划的审批结果反馈给公司。6.2.3临时急需的进口备品配件采购,由公司主要负责人签字确认报机电保全部审核,经股份公司总经理批准后由进出口部办理。6.3进口备件相关业务流程6.3.1进口备品配件采
31、购计划审核流程如下：公司采购计划机电保全部（公司领导审核） （审核、部门领导、股份公司分管副总和总经理审批） 询价 反馈国际业务部 6.3.2白马厂中心库进口备品配件入库流程国际业务部安排送货到白马厂中心库并向机电保全部提供装箱清单及备件合同国际业务部组织供货商、机电保全部、白马厂中心库开箱验收白马厂财务处和财务部审核并向机电保全部提供备件合同实际发生的净值总额（人民币） 国际业务部向财务部提供备件合同实际发生的付款清单机电保全部办理备件入库验收单并提交财务部和白马厂机动处白马厂中心库建立入库账6.3.3直接为公司订购的进口备品配件入库流程（入公司仓库）国际业务部向财务部提供备件合同实际发生的
32、付款清单公司财务处和财务部审核并向生技处提供备件合同实际发生的净值总额（人民币） 生技处办理备件入库验收单并提交财务处和仓库保管员仓库保管员建立入库账6.3.4白马厂中心库进口备件出库流程白马厂中心库存发货机电保全部审批机电保全部办理出库单提交白马厂财务处和机动处公司申报领用计划仓库保管员建出库账6.3.5直接为公司订购的进口备件出库流程同公司备品配件的出库流程一致6.3.6白马厂中心库进口备件付款流程机电保全部办理付款结算通知白马财务开发票并提交相应子公司财务处财务部审核生技处办理入、出库手续提交财务处和仓库保管员并办理付款手续公司财务处向生技处提供需办理入、出库的进口备件清单及价格 白马财
33、务处定期将付款情况反馈给机电保全部财务处付款 仓库保管员建立出、入库账7备品配件采购管理备品配件采购管理应本着“公开、公正、公平、透明”的原则，按照“行为制度化，工作透明化，效益最大化”的工作思路，依据备品配件采购计划，以不断优化、稳定供应渠道入手来开展备品配件采购工作。7.1备品配件采购方式7.1.1招标采购。凡本公司设备运行所用备件其需求量较大的备件采购行为都应进行招标，招标须有三家或三家以上的备选渠道，特殊情况下也能够为两家（如只有两个合格的备选渠道）。7.1.2议标采购。对一些备件规格、型号与前期采购时一样，且前期所采购备件使用质量比较正常，价格合理，经批准后能够进行议标采购，议标采购
34、重点是对供应商所供产品进行分项报价，对成本进行细化，以进一步降低采购费用。7.1.3比质比价采购。对于批量少的零星采购，采购时可经过传真等方式进行比质比价采购。7.1.4下列情况不需招（议）标及比质比价，采购时与供应商（供应商需提供资质材料）直接商谈：7.1.4.1集团部室推荐供应商。7.1.4.2采购的设备备件只能从唯一渠道获得。7.1.4.3采购的备件由公司改制。7.1.4.4国家政策规定定点采购的备件。7.2招（议）标采购程序7.2.1编写招（议）标请示，起草招（议）标文件，成立招（议）标领导组和工作组。7.2.2招（议）标请示经招（议）标领导组组长审核后执行。招（议）标请示应包含以下内
35、容：a、招（议）标采购备件名称、规格、计划采购数量和用途；b、明确招（议）标目的和招（议）标方案；c、明确所选择的招（议）标渠道；d、明确招（议）标地点和时间；7.2.3招（议）标：按招（议）标请示批准情况发出投标邀请，商务投标前应与投标单位进行技术交流和确认，并形成书面确认材料。投标文件应在规定的投标截止时间之前，按统一格式密封送达或邮寄到投标地点，过期不予受理。对招（议）标文件没有做出实质性回答的投标文件无效。7.2.4开标与评标：招（议）标工作组人员根据需要决定是否参与开标、评标，招标领导组应综合比较投标单位备件的性能、质量、价格、交货期和投标方的资信情况等因素，本着公正、科学、严谨的原
36、则和招（议）标文件的要求进行评标，综合评价出中标侯选单位，不保证最低报价的投标最终中标。7.2.5定标：评标结束后，编写招（议）标结果汇报，招（议）标结果汇报公司领导审批后方可生效，招（议）标结果经过审批后，发出中标通知书。与中标方签订合同。合同内容应与投标文件内容一致。7.2.6招（议）标采购工作必须公开、公平、公正、透明，遵循竞争、择优的原则。同时必须在法律事务室、纪检等部门的指导与监督下进行。工作人员不得向投标人透露已获取招（议）标文件的潜在投标人的名称、数量和投标方案以及可能影响公平竞争的有关招（议）标投标的其它情况。7.2.7招（议）标采购主要工作流程如下：成立领导和工作组，编制招（
37、议）标文件统计招标材料：年需求量,原采购渠道、原采购价格，确定新渠道 招标请示 组织招标技术谈判经过后，进行商务谈判、交流，生成商务文本技术谈判、交流，生成技术文本 经过谈判的投标资格单位进行密封报价招标领导组集体评标，初步议定中标单位 投标 签订供货合同协议招标结果报股份公司分管副总经理和总经理批准后执行招标汇报会签7.3比质比价采购程序7.3.1比质比价采购时，需对各供应商的资质进行论证，并尽可能做到货比三家，对于确实无法做到两家以上相比的，也应与同期采购的同类备品配件进行比质比价。7.3.2对供应商所报价格等信息应保密，不得向其它供应商透露，供应商确定时部门负责人和公司分管领导应参与谈判
38、共同决定。7.3.3比质比价内容要形成书面评审意见、报批后方可签订合同。 7.4采购合同的签订：7.4.1合同的签订7.4.1.1备品配件合同的签订严格按合同法及经济合同评审管理办法执行.合同条款上要明确地规定产品的规格型号、数量、技术要求，交货期、合同金额，付款方式，发货地点，违约责任等。对于整机备件、主机设备的重要配件，以及单件价值超过1万元的备品配件原则上须拟订供货技术文本，对供货范围和技术参数，使用条件等进行必要的描述，保持合同的完整性。7.4.1.2经相关部门及公司领导审批后，与中标单位签订合同。合同起草原则上由我方签订合同部门的谈判人员或谈判组负责，力争合同起草权，以掌握主动。7.
39、4.1.3备品配件合同签订要有合同会签单，经相关部门会签，报公司总经理审批，经公司委托代理人签字后，方可盖章。7.4.1.4备品配件合同应单独编号并应保持编号连续性。7.4.1.5禁止无合同采购。7.4.2统一采购备品配件比质比价采购合同签订流程机电保全部分管领导机电保全部分管人员填写合同评审表 附合同文本 审核合同管理部门股份公司分管领导股份公司总经理 会签 审定其它相关部门 执行合同管理部门机电保全部经办人员 审批 合同评审表 合同盖章 合同文本 存档公司备件管理人员填写合同评审表3、委托采购备品配件比质比价采购合同签订流程：设备管理部门分管领导 附合同文本 审核公司总经理公司分管领导合同
40、管理及财务部门 会签 审定其它相关部门设备管理部门业务员执行合同管理及财务部门审批 合同评审表 盖合同章合同文本 存档7.5合同的履行及管理 7.5.1合同的履行：7.5.1.1根据买卖双方签订的合同条款监督卖方对合同的履行。通知卖方按要求供货，通知使用单位参于验收、办理入库。依据验收情况和合同相关条款等进行付款结算。负责处理合同执行过程中发生的其它相关事宜，合同经办人员为合同的第一责任人，对合同的执行情况负主要责任；7.5.1.2由机电保全部签订的统购合同由机电保全部负责下备件送货计划、催货、办理委托付款函；公司按合同要求负责备件到货的验收及使用跟踪，出现异常情况及时与机电保全部联系，并安机
41、电保全部书面委托函要求办理合同付款； 7.5.1.3由机电保全部签订的渠道合同，公司按渠道合同采购备件的，送货计划、催货、付款等合同执行均由公司负责；7.5.1.4由公司自行签订的备件合同由公司负责合同执行； 7.5.2合同的管理7.5.2.1合同应有专人管理且需对合同进行登记，以便及时掌握合同执行情况，合同执行情况登记表格式如下： 年度 公司备品备件合同登记表截止 月 日 单位：万元合同号合同主要内容签订厂家总 价交货期到货情况付款情况备注7.5.2.2公司每季度应将合同执行情况登记表反馈给机电保全部，以便机电保全部及时、准确了解掌握合同执行情况。7.6备品配件采购渠道管理7.6.1潜在供应商的管理：采购管理人员根据各子公司备品配件需求计划，对需求的各类备品配件的市场分布、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合性的调查、分析、论证，充分做好采购前的准备工作。7.6.2潜在供应商的资信检查：对经市场调查后选定的各供应厂商进行资信审查（如民事资格、经营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信誉、产品质量等），以确定是否具有合同履约能力和独立承担民事责任的能力。7.6.3供应商评审工作流程：备件采购部门备件管理人员
