1、商贸有限公司合同管理制度1. 目的：为规避合同隐患，杜绝合同纠纷，规范合同管理，防范法律风险，制订本办法。2. 适用范围：1) 适用内容：合同管理的原则、职责、合同的订立、审核、审批、合同范本的修改与使用、合同的履行、变更和解除、争议的处理、合同专用章、合同检查与考核。2) 适用对象：XX及辖属门店合同作业与管理适应之。3. 合同管理的原则1) 立项审批原则：实行事前审批，事前确认合同内容、预算及执行计划；2) 依法合规原则：确保合同的合法性、周密性、安全性和利己性，行政法务部门是合同管理的最高机构。3) 承办负责原则：实行承办人制度，由承办人对合同的全流程承担责任，接受监督。4) 会签审批原
2、则：分级管理，多重审查，严格把关。4. 职责1) 行政部（暂由公司总经理助理负责）：是公司合同综合监督管理部门，负责合同的法务审查、合同管理的规范、指导、监督、检查工作和所有合同存档备查。2) 财务部：是公司合同专业监督部门，负责对合同的契约要件、交易条件、履约能力等是否符合法律及公司权益进行专业监督。3) 防损部（暂由公司公司稽核部门负责）：是合同风险控制监督部门，负责对合同订立及履约的全流程进行监察，并根据制度对违规行为提请处罚。4) 承办人制度a) 每一项合同须由公司确定一主要承办单位或承办人（附件合同承办审批权限表；b) 合同承办人须为本公司正式聘用员工，不得是社会临时性借用、临时性聘
3、用人员。c) 承办人应对合同订立、履行的全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题须及时与有关部门及法律机构进行协商，并以承办人为主解决。d) 合同承办部门应当履行以下职责： 负责合同项目的申请报批； 负责调查、了解对方当事人主体资格、资信和履约能力等情况； 具体承办合同的谈判； 负责合同的草拟、会签、修改，保证合同的可行、合法、有效性； 负责督促合同的履行和违约追偿； 参加合同争议的调解、仲裁和诉讼活动。5) 合同会签制度（参照业务流程审批权限表）a) 合同会签的实质是合同内容的内部检讨与协作；b) 会签部门均为与合同履行相关的部门；c) 稽核部门为所有合同的监督会签部门；d) 会签单位依据
4、合同承办审批权限表之规定，未明确会签单位的审查，由总经办指定会签单位；e) 原则上所有合同都必须经过法务和财务审核；涉及经济往来的，财务必须参与审核；f) 格式合同的审查会签须依据经过正式批准的合同标准；g) 合同条件超出规定标准或有特殊要求的，须由承办部门提交超限申请书；h) 审查会签部门可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。i) 审核意见应明确、具体，禁止使用模糊性语言，旦使用，视为对合同草案的否定。j) 审查会签部门的不同意见应明确说明理由或提出修改意见。发现重大错误、遗漏、不妥时，应以书面方式提出修改意见；需要退改时，应连同全部文件退还承办人。k) 必须提交法务律师审查的
5、合同：新合同，或者经谈判对原合同范本作出修改，或者任何一个审查会签部门提出需要由律师（法务）审查的。6) 超限审批制度a) 凡合同内容超出合同管理规定及相关既定标准之范围的，须进行超限审批。超限审批的目的是为了保证合同内容确实代表公司法人的真实意愿，杜绝任何超越规定标准的行为。b) 超限审批属于前置性审批，必须在合同签订之前完成。c) 由合同承办人填写超限申请书，报总公司由董事长或其授权人批准。d) 合同会签部门均有权就超限问题提出质询，并要求进行超限审批。e) 下述情况必须提交超限申请书审批： 交易条件低于市场标准或我公司规定的平均标准的； 合同内未明确阐述却又是合同内容之主要依据的； 合同
6、内涉及的费用项目超出一定金额的；（详见费用管理办法） 其它超出合同管理规定及相关既定标准之范围的； 未做具体规定但被会签单位认为需要进行超限审批的。7) 合同审批签字权限（详见合同承办审批权限表）a) 签字权限 合同签字人必须是公司总经理或总公司董事长授权的人员，合同签字必须代表由法定代表人决定的利益与责任； 签字人资格不得低于主管、科长级别；签字授权只能向更高级别转移。b) 批准权限 合同批准人为公司总经理或总公司董事长授权人（原则上不低于副总级）； 超限申请书的批准人为总公司董事长或授权人。c) 授权与受托 法定代表人可以授权委托其他人代行合同批准与签字事项； 授权人为公司法人代表，授权必
7、须以书面形式（或经批准的正式文件）； 书面授权委托书须明确授权范围和期限，受托人应当在授权范围内订立合同。 授权委托书的管理由总经理助理负责。5. 合同订立的基本原则与标准1) 合同订立的基本原则：a) 必须坚持对己方有利的原则。b) 必须坚持权利义务对等原则。c) 必须符合我公司确定的标准与条件。d) 涉及公司内部其他单位和部门的，应事先在内部进行协商，统一平衡，会签后再签约。e) 合同用语：文字表达要清楚、准确、简练。对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应予特别明确。术语、专用词汇、重要概念，应设专门条款解释。f) 争议管辖：所有异地合同的签订，签约时应力争协议合同由我方所在地人民
8、法院管辖，经济合同尤其要争取。g) 合同的起草应由己方或以己方为主承担。h) 须严格执行先立项申请、后合同谈判，先内容程序审查、后批准签字用印的程序。力求做到由对方先签字并盖章。i) 超出公司既定标准限制的，须事先进行超限申请书的审批。j) 重大合同文本的起草，承办部门应召开专门会议，征求相关部门的意见。k) 采用格式合同的，应提请对方注意免除或者限制自身责任的条款。l) 严禁并不予承认任何非书面形式的合同行为。2) 合同标准的基本要求a) 合同标准的确立是合同缔结的前提条件；b) 合同标准应该符合市场标准和企业需求；c) 合同标准属于公司级文件，由相关专业部门组织制定，须按程序审批，审批人公
9、司总经理或总公司董事长授权人；6. 合同的内容要件与其确认1) 合同的基本条款a) 当事人名称、法定地址、邮政编码、法定代表人姓名、职务、开户银行；b) 标的(指货物、劳务、工程项目、场地等)名称、型号、规格等；c) 数量和质量，包括检测标准和方式；d) 价款金额、付款时间、付款方式；e) 合同有效期限、履约地点和方式；f) 合同的变更、转让和解除条件；g) 违约责任；h) 争议处理；i) 签约日期、地点；j) 签字：法人代表或法人委托人的亲笔签字。2) 合同的格式a) 合同当事人协商同意的有关修改合同的文书、电报、电传和图表，也是合同的组成部分 。b) 不得用货单、调拨单、计划衔接表、预算单
10、、收欠条等代替合同。c) 经济合同除即时结清者，一律采用书面格式，并必须采用统一的经济合同文本。虽属即时结清，但批量、交易金额较大，或有专业技术要求，当场难以检测产品内在质量，有试用期、保质期等要求的交易，也应当订立书面合同。d) 除特殊情况外，合同文本应当是正式打印或印刷制成。如确有笔误或少量文字需要修改的，应由双方在修改处加盖各方公章或校对章。7. 合同签订前的准备1) 合同内容确认：a) 项目许可：以已经通过批准的工作计划、立项报告、预算等为主要执行条件；b) 标准准备：必须明确可度量性标准，该标准须经正式批准；c) 时间准备：必须预留签订合同所需要的时间。2) 缔约谈判：a) 合同谈判
11、应由合同承办人及具有相应专业技术知识和法律知识的人员参加。b) 重大合同谈判，应有企业法律顾问参加。c) 应保持谈判人员的稳定，无特殊情况，不得更换。3) 超限审批a) 需要进行超限审批的，须在合同签订之前提交超限申请书。8. 合同的审查、批准、用印及归档1) 内容审查：a) 主要包括：合同对方当事人的主体资格、资信情况、履约能力、合同内容和签约手续进行了解、审查和确认：b) 名片、厂家介绍、产品介绍、广告宣传资料、电话号码、未经确认的复印资料，不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。c) 合同附件只能是对主文的补充，不能和主文的规定相冲突。d) 订立担保或者对对
12、方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保；对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。e) 涉及产权关系变动、土地使用权权属变更、专利转让、使用许可、具有涉外因素等合同订立后，应当到公证部门办理公证。对本单位生产、经营影响较大，法律关系比较复杂的合同，也应根据实际情况办理公证。依法应当登记或备案的合同应依照法律规定的程序到有关部门登记或备案。2) 内容审查流程a) 内容审查由承办部门负责组织，填写合同审查会签表（多份同类型合同同时报批时，可共用一张合同审查会签表）；b) 涉及需要我司支付费
13、用的合同，在会签时需附经审批后的项目申请/立项报告。c) 承办部门根据合同承办审批权限表的规定选择会签单位，送交会签单位；d) 会签部门根据公司确定的标准对合同进行审查，并在合同审查会签表上写明审查意见。e) 会签部门认为需要增加超限审批的须特别提出，承办单位须按规定补充。f) 承办部门针对会签单位的意见对合同进行修正或回复意见，并在合同审查会签表上写明回复意见；g) 会签期间，若审查意见出现异议时，应本着“协商解决”的原则，寻求最终的结论；h) 会签完成后，根据合同承办审批权限表之规定由合同批准人确认结果，签署同意；i) 合同签字人根据合同审查会签表上的“终审意见”栏批准人的同意签字，方可依
14、次在合同上签字，形成正式合同。j) 合同承办人携合同审查会签表及合同文本至行政部进行程序审查及完成用印手续。3) 程序审查a) 程序审查由行政部负责进行。b) 程序审查内容： 查看会签部门是否齐全、批示意见是否同意。 签字人资格：最低级别签字人不得低于主管、科长级别；签字授权只能向更高级别转移。4) 合同用印a) 行政部主管确认程序审查无误后，在合同审查会签表上签字同意用印。b) 行政部经办人将合同原件、合同审查会签表交印章保管人再行确认。c) 印章保管人在合同审查会签表上签字同意并执行用印。5) 合同归档a) 用印完毕后，行政部经办人随即将一份原件登记归档，并送至指定存档地点；b) 其它原件
15、或复印件的存档地点须在合同审查会签表上注明；c) 合同审批流程全部结束后，行政部经办人和合同承办人须在合同审查会签表上签名。6) 审批时限a) 一个会签单位审核时间原则上不超过一天，按一个工作日计算为8个小时。9. 合同范本的修改与使用1) 行政部负责合同范本的审定及修改。2) 合同范本的使用a) 各部门可根据合同谈判具体情况将有关约定内容填写在合同范本中，并可在合同范本的特别条款或在合同范本中添加特别条款约定合同范本中未约定内容；b) 各部门可根据合同谈判的具体情况对有关合同条款作出修改、变更，但应当在报送审核的同时应说明修改、变更的理由；任何未经正式批准的变动须提报超限申请书；c) 各部门
16、不得对合同范本中的任何条款内容增加或删减，所有变动内容应在特别条款中予以约定；10. 合同的履行、变更和解除3) 承办部门负责合同的履行及变更和解除的申请，行政部负责合同变更和解除的审定。4) 合同的履行a) 合同生效后，合同当事人须按照约定履行义务，不得无故或借故迟延履行、不完全履行或不履行。b) 合同履行过程中的通知、交付、接收、验收、提出异议等行为均应采取书面形式。对与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。c) 合同承办部门须根据合同内容确定履约责任，承担履约责任的部门应按照责任认真履行合同。d) 在履行合同过程中，应随时对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现
17、问题，合同承办人要及时处理，并将该情况以书面形式行政部和分管领导，依法行使维权动作，最大可能减少和避免损失，维护自身合法权益。e) 合同结算必须通过财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。f) 接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。异议文件须经行政部审核，并在行政部备案。g) 合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。h) 收到对方履行异议时，应在法定期
18、限内以法定或约定方式予以答复。5) 合同变更和解除a) 变更或解除合同，须符合法定或约定的条件和程序。b) 对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。c) 因不可抗力或特殊原因不能履行合同的，应当以书面形式及时通知对方当事人，对方当事人要求变更或解除合同的，应当在法定或约定的期限内书面明确回复意见，协商变更或者解除合同，并履行相应手续。我方单方面解除合同的，应当具备法律规定的条件或合同约定的条件。d) 我方符合法定或约定的解除合同条件的，应当及时报告部门负责人和分管副总，并落实是否行使合同解除权。报告的
19、内容应包括，我方因此遭受的损失、合同解除前后的经济效益分析等。合同订立后，不得因姓名、名称的变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动而不履行合同义务。e) 经工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。f) 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。11. 争议的处理6) 承办履约单位负责合同争议处理执行工作，行政部负责合同争议处理的法律程序工作。7) 承办单位须在合同争议发生后7日内、结案后15日内应将书面材料报公司行政部备
20、案。8) 履约单位发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告，并由行政部向公安机关报案。9) 合同纠纷发生后，相关单位应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，履约部门应当提议向法院申请证据保全。10) 在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，履约部门应当及时提议向法院申请财产保全。11) 合同在履行过程中发生争议的，应当在法定期限内，通过以下方式解决：a) 协商、协调解决；b) 依照合同约定的仲裁条款进行仲裁；c) 合同中无仲裁约定、争议发生后又未达成仲裁协议，或合同约定
21、通过诉讼方式解决的，依法向人民法院提起诉讼。d) 公司重大合同争议的调解、仲裁及诉讼，应事先及时汇报总公司领导。12. 合同档案的管理12) 行政部负责合同的统一管理，负责合同的保管、交接、登记、查询、销毁等管理工作。13) 所有合同须在行政部登记归档；14) 所有经济合同原件须要有一份在财务中心存档；15) 合同原件需要由承办单位保存的，需要遵守以下规定；a) 保管人的级别：部门最高领导人保管，且最高领导人不低于经理级；b) 保管的方式：必须使用专用档案文件柜（箱），且要存放在独立办公室。16) 招商合同复印件须交稽核部门备案。17) 合同文件的查询、保管、归档、销毁等具体规定参照档案管理办法。13. 合同管理的监督18) 行政部负责对公司合同管理情况进行监督、检查和评比，根据公司制度提报奖罚。19) 因签订合同造成的违规，一律以重大责任事故论处，对所有参加合同审签的相关人员追究责任。20) 在合同管理中失职、渎职给公司造成重大经济损失触犯刑律的，移送司法机关追究其刑事责任。14. 附件合同审批流程图、合同承办审批权限表、合同审查会签表、超限申请书。17
