1、企业行政事务管理制度行政事务管理制度名称行政事务管理编 码xzswgl版 本1.0页 次1/6修改状态0第一章 总则第一条 为了规范公司行政事务管理行为, 理顺内部关系, 提高办事效率, 特制定本制度。本制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法, 以加强行政管理的有效性, 并在公司内部形成办事有程序, 工作有标准, 事事有人管, 人人有专责的局面。第二条 办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调, 加强对各项工作的督促和检查, 沟通内外联系, 保证上情下达和下情上报; 逐步建立并完善各项规章制度, 促进公司各项工作的规范化管理。 第三条 办公室应加强对外联络, 拓展公关业务, 促进公司与社会各
2、界的广泛合作和友好往来, 树立良好的企业形象。 第四条 本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理; 印章管理; 办公室设备管理、 办公用品管理、 办公室日常涉外公务及礼仪管理制度; 办公环境卫生、 办公纪律管理; 保密规定等。 第二章 办公室档案管理办法第五条 档案管理范围: 1公司文件档案: 包括公司资质、 方针政策、 决定、 年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料。2人事档案: 劳动合同、 员工档案、 社保资料、 考勤记录等。3行政档案: 办公物资、 设备、 一般易耗品的购买、 使用记录等相关档案、 例会记录等。 4项目档案: 项目资料、 项目会议记录等具有参考价值的文
3、件资料。 5销售档案: 合同、 协议、 对外宣传资料等。第六条 公司的档案介质能够为纸质档案和电子档案, 由公司办公室负责管理。第七条 管理职责: 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、 安全保密和使用方便。 第八条 档案的收集与整理 、 借阅及销毁的管理办法详见公司档案管理制度。第九条 以上未尽事宜, 参照公司档案管理制度执行。第三章 办公室印章管理办法第十条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具, 印章的管理, 关系到公司正常的经营管理活动的开展, 为防止不必要事件的发生, 维护公司的利益, 特制定本办法。 第十一条 公司的印章由办公室发放、 回收, 财务部负责印章的保管和
4、监督印章的使用。 相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期行政事务管理制度名称行政事务管理编 码xzswgl版 本1.0页 次2/6修改状态0第十二条 公司印章一律由总经理或副总经理在用印申请单上签字批准后方可用印, 印章应在财务室内使用并由专管人员亲自用印, 力求做到印迹清晰、 规范。第十三条 财务部根据用印申请单建立用印台账, 对印章使用情况进行登记备查。对各类介绍信存根, 要妥善保管。 第十四条 公司一般不允许开具空白介绍信、 证明, 如因工作需要或特殊情况需要, 必须经总经理批示后方可开出, 持空白介绍信外出工作回来必须汇报情况, 未使用必须交回。第十五条 以上未尽事宜
5、, 参照公司印章使用管理制度执行。第四章 办公设备管理第十六条 办公设备的采购 1办公设备的采购要本着节约、 合理、 适用的原则。采购大中型设备器具、 大宗基建材料等, 必须有两人参加洽谈, 货比三家, 务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、 红包及高额贵重馈赠; 不得受贿, 不得索取钱物。 2各部门根据实际需要申请购买办公设备, 单位价值1000 元以上的需经总经理批准, 单位价值在 1000 元以下的由部门经理批准, 办公室审核, 原则上由办公室安排购买, 或经办公室同意由申购部门自行购买。 第十七条 办公设备的发放、 领用与保管 1办公设备( 如计算机等) 由办公室统一安排发放,
6、 领用人签字领用, 并负责保证办公设备的外观整洁、 功能完好。 2办公设备必须详细备案纪录, 登记造册, 由办公室统一保管。第十八条 办公设备与用品的借用 1凡借用公司办公设备、 器材, 需填写办公设备借用单, 并由部门主管签字认可。2借用办公设备时限最长为1 周, 超时未还的, 办公室有责任督促归还。 第十九条 办公设备的归还 1短期借用的办公设备, 如照相机、 硬盘等, 在使用完后应及时归还办公室, 办公室应检查办公设备使用状态良好后办理归还手续。 2个人领用及长期借用的办公设备需在该员工离岗或调岗时归还办公室, 由办公室检查设备的使用状态良好后为其办理交接手续。 3领用或借用设备发生损坏
7、或遗失的, 视具体情况照价或折价赔偿。 4公共办公设备如有故障或缺少相关配件, 员工不得随意自行拆装修理, 应由办公室及时联系安排维修或更新事宜。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期行政事务管理制度名称行政事务管理编 码xzswgl版 本1.0页 次3/6修改状态0第二十条 公共办公设备管理 1公共办公室设备是指公司空调、 饮水机、 沙发等由办公室负责管理, 办公室应保证设备的安全、 完整、 整洁、 卫生。 2使用人在使用公司公共设备时注意合理、 安全使用, 并爱护公共设备。3公司复印机、 打印机、 投影仪等由办公室管理, 由设备管理员负责配合具体保养与维护。 第二十一条
8、以上未尽事宜, 参照公司办公设备及用品管理制度执行。第五章 办公用品管理办法第二十二条 公司办公用品是指单位价值在100 元以内的低值易耗品, 包括办公文具、 卫生用品。 第二十三条 办公用品的采购 1办公用品的采购应本着节约、 合理、 适用的原则, 由办公室根据库存情况、 实际使用情况, 统一进行采购。 2办公用品采购由办公室指定专人负责, 并采取以下方式: 1) 定点: 公司指定大型超市或指定的办公用品专营店进行办公用品采购。 2) 定量: 动态调整, 保证常备物资的库存合理性。 3) 特殊物品: 批量价值较高的物品, 应选择多方厂家的产品进行比较, 择优选用。 第二十四条 办公用品入库应
9、按照分类原则, 及时登记入库。第二十五条 办公用品的领用 1办公用品领用应由领用人填写办公用品领用单, 办公室负责核对发放。2. 办公室有权根据办公用品领用情况, 控制员工的办公用品领用总支出。 第二十六条 办公用品的月度统计 1办公室负责每月底对库存办公用品进行盘存, 要求做到帐实相符。 2办公室根据统计结果和库存情况, 对次月的办公用品消耗进行预估, 进行必要的增补。 第二十七条 办公用品归还 1员工在离职时, 应将部分可再用的办公用品进行归还, 如考勤卡、 文件架、 文件夹、 计算器等。 2员工领用的办公用品不需再用, 又不影响再次使用的, 能够归还至办公室, 由办公室办理相关手续。 第
10、二十八条 以上未尽事宜, 参照公司办公设备及用品管理制度执行。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期行政事务管理制度名称行政事务管理编 码xzswgl版 本1.0页 次4/6修改状态0第六章 办公环境、 办公纪律管理办法第二十九条 办公环境管理1每个员工都有责任维护办公环境, 下班前将所有文件存档, 保证桌面整洁, 保管好保密性文件, 及时处理废纸。2办公室内禁止吸烟。 3员工应爱护公共设施、 注意公共卫生。 第三十条 办公室安全1不得将易燃、 易爆品带入办公室。2员工需注意用电用水安全, 不得乱动人工警报器及其它灭火器材。 第三十一条 办公秩序1遵守劳动纪律, 不得迟到、
11、早退、 旷工。 2离开办公室前, 将贵重物品、 文件档案柜和抽屉锁好。 3每天最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并切断电源。 4不要将私人访客带入办公室。 5不得在办公室内打闹、 嬉戏、 大声喧哗。 第三十二条 电话管理1公司的电话主要作为方便与外界沟通、 开展业务之用, 员工不得使用公司电话服务于私人用途。 2员工接听电话应使用普通话及礼貌规范用语, 接听电话统一首语: 您好! 员工接听电话应对重要电话做好记录, 记录对方名称、 联系人、 联系电话及事由, 并迅速传达相关人员。 3与客户或公司领导及同事联络时, 先问候对方, 并自报某部门某人, 简明扼要的告之本次谈话目的和要点,
12、结束时礼貌道别, 等对方放下电话后, 自己再放电话。第七章 员工礼仪第三十三条 仪表1员工要保持头发整洁、 自然, 指甲不能太长, 并保持清洁, 注意修剪。 2员工应保持身体清洁, 特别是在夏季需经常洗澡; 不要让身体发出异味而影响她人工作和学习。 3员工着装须大方得体, 与工作的环境相适应, 男性职员不得穿奇装异服, 衬衣的领子不得有污秽。女性职员不穿过于暴露和性感的服装。如遇正式场合或商务拜会须着职业装。 4员工夏季着装严禁穿背心、 穿拖鞋。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期行政事务管理制度名称行政事务管理编 码xzswgl版 本1.0页 次5/6修改状态0第三十四条
13、 工作中应注意的礼仪1上级交办的事, 立即去做, 不得拖延, 办理结果需及时反馈, 在办理过程中主动向上级汇报进展情况。 2经办机密事项时, 不漏口风与她人, 不得与公司内外无关之人谈论本公司机密。 3承办其它部门主管交办的事情前, 必须先报告自己的部门主管; 承办公司领导交办的事情, 办理的同时通告自己的部门主管。 4同事间未经同意不得翻看对方的文件、 资料等; 遇紧急情况, 经上级主管同意能够查找。 5关心并积极参与公司的集体活动, 不得无故缺席。 第三十五条 公务接待礼仪1公务接待反映的不但是接待个人的综合素质, 也反映公司整体风貌, 代表公司想形象, 因此公务接待应遵循热情、 尊重、
14、平等、 适度的原则进行。 2接待客户需注意着装、 仪容、 举止、 常见礼节等。 3对于临时来访的人员, 需做到文明、 礼貌待客, 主动、 友善地和来访者打招呼、 问候, 耐心应答, 不厌其烦, 在来访者离开时, 主动与其道别。 第八章 会议管理规定第三十六条 公司各部门根据经营管理的需要确定相应的会议, 会议定期、 定时、 定人召开。 第三十七条 与会者必须对会议内容贯彻执行, 做到有布置、 有落实、 有检查。 第三十八条 会议不得无故缺席、 迟到。第三十九条 以上未尽事宜, 参照会议管理制度执行。第九章 保密制度第四十条 员工有责任严格遵守公司保密条例。 第四十一条 全体员工都应保护公司机密
15、信息、 文件及软件, 并有义务不向任何第三方或未经授权的个人传递、 透露、 转交、 使用、 出售、 转售、 租借或其它任何形式使用相关保密资料, 并确保所有能够接触到属于公司的机密信息、 文件和软件的相关人员同样遵守此条例。 第四十二条 机密信息包括: 书面或口头信息、 资料、 手册、 方法、 工艺、 合同与协议文本等不为公众所知的信息; 文件包括: 备忘录、 笔记、 信函、 计划、 磁带等; 软件指机器内的任何程序包括: 可读密码、 数据、 操作指令等。 相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期行政事务管理制度名称行政事务管理编 码xzswgl版 本1.0页 次5/6修改状态
16、0第四十三条 发现其它员工有泄密行为或非本公司人员有窃取公司机密行为和动机时, 应及时制止并向办公室汇报。 第四十四条 其它保密内容参照保密竞业限制协议。第十章附则第四十五条 以上未提及的行政事务处理( 如来客就餐、 水管煤气报修等) , 统一由责任人填写内部联络单交办公室协调安排处理。第四十六条 行政部负责本制度的制定、 发放、 修改、 废止等工作。第四十七条 总经理( 常务副总) 负责本规定的核准工作。第四十八条 相关表单附后。第四十九条 本规定自颁布之日起执行。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期附表一 办公设备借用单日 期借用部门借用人设备名称设备型号数 量借用时间归还时间用 途部门主管意 见行政主管意 见备注注: 归还时间由办公室在设备借用归还时填写。附表二: 内部联络单发出部门发 件 人发出日期收件部门收 件 人要 求回复日期联络事宜回复意见及日期备注
